หน่วยที่ 11. การวางระบบบัญชีเงินเดือนและค่าแรง

การวางระบบบัญชเี งนิ เดอื นและคา่ แรง วชิ า ระบบบญั ชี 30201 - 2101 โดย อาจารย์กรรณกิ าร์ ผวิ สะอาด

ความหมายและวัตถุประสงคข์ องเงนิ เดอื นและค่าแรง •เงนิ เดอื น คา่ แรง หมายถงึ เงินท่ีจ่ายใหแ้ ก่ลกู จา้ งหรอื พนกั งานของกิจการโดยท่วั ไป •ค่าจ้าง หมายถงึ การจ่ายค่าแรงใหแ้ ก่ลกู จา้ งช่วั คราว หรอื พนกั งานท่ีไดร้ บั คา่ ตอบแทน รายวนั รายช่วั โมง หรอื ตอ่ หน่วยของการผลิตสนิ คา้

เมอื่ จาแนกค่าแรงทเี่ กดิ ขนึ้ แล้ว กจ็ ะจดบนั ทกึ วเิ คราะห์ จาแนก ประเภท และจา่ ยค่าแรง ดงั นี้ •การจัดเกบ็ เวลาการทางานและการคานวณค่าแรง หมายถึง ระบบจดั เก็บ และรวบรวมเวลาการทางานในแต่ ละหน่วยงาน อาจเป็นรายสปั ดาห์ หรอื รายเดือน จากนนั้ จะทาการคานวณคา่ แรงท่ีพนกั งานจะไดร้ บั

เมอื่ จาแนกค่าแรงทเ่ี กดิ ขนึ้ แล้ว กจ็ ะจดบนั ทกึ วเิ คราะห์ จาแนก ประเภท และจา่ ยคา่ แรง ดงั นี้ •การจาแนกคา่ แรง หมายถงึ การจาแนกคา่ แรงท่ีเกิดขนึ้ ว่าเป็นคา่ แรงทางตรง หรอื คา่ แรงทางออ้ ม ตลอดจนแยก คา่ แรงในสว่ นของคา่ การจา้ งงาน และคา่ ล่วงเวลา คา่ ตอบแทนอ่ืนๆ โดยจะจดั เป็นคา่ ใชจ้ ่ายในการผลิต

เมอ่ื จาแนกค่าแรงทเี่ กดิ ขนึ้ แล้ว กจ็ ะจดบันทกึ วเิ คราะห์ จาแนก ประเภท และจา่ ยค่าแรง ดงั นี้ •การจา่ ยคา่ แรง อาจมีการคานวณหกั ภาษีเงินได้ ณ ท่ี จา่ ย รวมถึงเงินประกนั สงั คม เงินสะสมตา่ งๆ เป็นตน้ •การบนั ทกึ บญั ชเี กย่ี วกบั คา่ แรง ในการจดบนั ทกึ บญั ชี เก่ียวกบั คา่ แรง มีวธิ ีปฏิบตั โิ ดยยดึ ตามหลกั การบญั ชีท่ี รบั รองท่วั ไป ซง่ึ จะมีการบนั ทกึ บญั ชีในทกุ ขนั้ ตอน

วัตถุประสงคข์ องระบบบญั ชีเกยี่ วกับเงนิ เดอื นและค่าแรง •เพ่ือควบคมุ ใหก้ ารจ่ายเงินเดอื นและคา่ แรงเป็นการจา่ ยแก่ พนกั งานท่ีมีสิทธิไดร้ บั เท่านนั้ และเป็นไปตามระเบยี บ ปฏิบตั ขิ องกิจการ •เพ่ือใหก้ ารหกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย ถกู ตอ้ งตามท่ีกฎหมาย กาหนด และไดน้ าไปชาระภายในกาหนดเวลาพรอ้ มทงั้ ให้ ขอ้ มลู เก่ียวกบั เงินไดแ้ ละภาษีหกั ณ ท่ีจา่ ย

วัตถุประสงคข์ องระบบบญั ชีเกย่ี วกับเงนิ เดอื นและคา่ แรง •เพ่ือใหไ้ ดข้ อ้ มลู เก่ียวกบั จานวนเงินไดท้ งั้ หมดของพนกั งาน แตล่ ะคน และรายการต่ี อ้ งหกั จากเงินเดือนหรอื คา่ แรง

การคานวณค่าแรง โดยปกติประกอบดว้ ย 2 สว่ น คอื •การคานวณคา่ แรงขนั้ ตน้ •การคานวณคา่ แรงสทุ ธิ

การคานวณคา่ แรงขั้นต้น คา่ แรงท่ีคานวณไดจ้ ากเวลาการทางานจรงิ หรอื ชิน้ งานท่ีคนงานผลติ ได้ โดยท่ียงั มไิ ดห้ กั ภาษี ณ ท่ีจา่ ย หกั เงินประกนั สงั คม เงินสะสม หรอื เงินสารองตา่ งๆ โดย สามารถคานวณจาก ค่าแรงขัน้ ต้น= คา่ แรงปกติ +คา่ แรงล่วงเวลา

การคานวณคา่ แรงสุทธิ นายจา้ งจะหกั ภาษีเงินได้ ณ ท่ีจา่ ย จากคา่ จา้ งท่ีจ่าย แก่ลกู จา้ งเพ่ือนาสง่ สรรพากรเขตท่ีกิจการนนั้ ตงั้ อยู่ คา่ แรงสุทธิ = ค่าแรงขน้ั ตน้ - ภาษเี งนิ ได้ ณ ทจี่ ่าย - ประกนั สังคม - เงนิ สมทบอนื่ ๆ(ถา้ มี)

การเกบ็ และการคานวณค่าแรง เอกสารทใ่ี ช้ในการเกบ็ เวลาการทางานมอี ยู่ 2 ประเภท คอื •บตั รลงเวลา •ใบสรุปเวลาการทางาน หรือบตั รจาแนกเวลาการ ทางาน

บตั รลงเวลา • คอื บตั รท่ีใชบ้ นั ทกึ เวลาในการทางานของพนกั งานและลกู จา้ ง การบนั ทกึ เวลาการทางานของพนกั งานและลกู จา้ งนนั้ มหี ลายวิธี ไดแ้ ก่ • ใชร้ ะบบใหเ้ กียรตโิ ดยไมม่ พี นกั งานเฝา้ หรอื การกวดขนั ใดๆ • ใชร้ ะบบอาศยั หวั หนา้ สว่ นงานคอยควบคมุ • ใชร้ ะบบบตั รนาฬิกา



ใบสรุปเวลาการทางาน หรือบัตรจาแนกเวลาการงาน • คอื หลกั ฐานท่ใี ชบ้ นั ทกึ เวลาการทางานของพนกั งานวา่ ไดใ้ ชเ้ วลา ในการทางานไปกบั การผลติ งานใดบา้ ง ซง่ึ แสดงใหท้ ราบถงึ ประเภทงาน สถานท่ี และเวลาท่พี นกั งานแตล่ ะคนปฏิบตั ิงาน

ข้อควรปฏบิ ตั เิ กยี่ วกบั บญั ชีเดอื นและค่าแรง • ควบคมุ ใหพ้ นกั งานลงเวลา โดยการเซน็ ช่ือหรอื การตอกบตั รบนั ทึกเวลา • ลงเวลาในสมดุ จดเวลาของแผนก • มีมาตรการลงโทษสาหรบั ผมู้ าทางานสาย • ในการทางานลว่ งเวลา หวั หนา้ แผนกจะเป็นผอู้ นมุ ตั ใิ นใบอนมุ ตั กิ าร ทางานลว่ งเวลา • บญั ชีเงินเดอื นและคา่ แรงบนั ทกึ รายการเงินไดแ้ ละรายการหกั ค่าใชจ้ า่ ย ตา่ งๆ ในสมดุ เงินเดือน

พนักงานแบง่ เป็ น 2 ประเภท คอื •พนกั งานเงินเดือนประจา •พนกั งานคา่ จา้ งรายวนั

การวางระบบบญั ชีเงนิ เดอื นและคา่ แรง หน่วยงานทเ่ี กย่ี วขอ้ ง แผนกบุคคล จัดทา บตั รลงเวลา/สมดุ ลงเวลา แผนกบญั ชี จัดทา รายงานการปฏิบตั ิงาน แผนกการเงนิ จัดทา รายงานคา่ ลว่ งเวลา แผนกตน้ สังกัดจดั ทา สมดุ เงินเดือนคา่ แรง บญั ชีเงินเดอื น บญั ชีเงินได้ พนงั งาน บญั ชีภาษีเงินไดห้ กั ณ ท่ีจ่าย บญั ชีประกนั สงั คม ใบสาคญั ส่งั จ่าย ภ.ง.ด.1/ ภ.ง.ด.3

แบบฟอรม์ ทนี่ ามาใช้เกยี่ วกับเงนิ เดอื นและคา่ แรง •แบบฟอรม์ คา่ แรง • แบบฟอรม์ การจา่ ยเงินเดอื นและคา่ จา้ ง • บตั รแสดงการเปล่ยี นแปลงเงนิ เดอื นและคา่ จา้ ง • แบบฟอรม์ คา่ แรงท่ใี ชไ้ ดห้ ลายแผนกเพราะมีรายละเอียด มากกว่า

แบบฟอรม์ ทนี่ ามาใช้เกย่ี วกับเงนิ เดอื นและค่าแรง •บตั รจดบนั ทกึ เวลาทางาน • บตั รบนั ทกึ เวลาแบบคงท่ี • การลงช่ือ เวลาเขา้ ออกงาน ใชก้ บั กิจการขนาดเลก็ • บตั รเวลาทางาน • การจ่ายคา่ แรงตามปรมิ าณงาน • แบบฟอรม์ ท่มี ีไวส้ าหรบั พนกั งานท่ไี ดร้ บั ประกนั อตั ราคา่ จา้ งขนั้ ต่า • แบบฟอรม์ บนั ทกึ เวลาการทานในโรงงานอตุ สาหกรรม

ขัน้ ตอนทางเดนิ เอกสารระบบบญั ชเี งนิ เดอื นและคา่ แรง • ขัน้ ตอนการบนั ทกึ ทะเบยี นประวตั ิพนักงาน 1. เจา้ หนา้ ที่ฝ่ายบคุ คลจะรวบรวมขอ้ มลู ประวตั ิพนกั งานเพื่อใชด้ าเนินกาตอ่ ไปดังนี้ 1.1 ทาทะเบียนพนกั งาน 1.2 ใชเ้ ป็นขอ้ มลู ในการคานวณภาษีเงินไดบ้ คุ คลธรรมดาหกั ณ ท่ีจา่ ย 1.3 ใชใ้ นการทารายงานตา่ งๆ ท่เี กี่ยวขอ้ งกบั ประกนั สงั คม เช่น สปส.6-08, สปส6- 09, สปส.1-02, สปส. 1-10 เพื่อนาสง่ สานกั งานประกนั สงั คม เป็นตน้ 2. เจา้ หนา้ ทีฝ่ ่ายบคุ คลจะนาสง่ ทะเบียนประวตั ิพนกั งานเขา้ ใหม่ ทีผ่ ่านการทดลองงานใหผ้ จู้ ดั การ ฝ่าย/แผนกตน้ สงั กดั ลงนามอนมุ ตั กิ ่อนนาสง่ ใหผ้ จู้ ดั การฝ่ายบคุ คลและกรรมการผูจ้ ดั การลงนาม รบั รองการเขา้ ทางาน 3. เจา้ หนา้ ทฝี่ ่ายบคุ คลจะนาสง่ และจดั เก็บขอ้ มลู ประวตั ิพนกั งาน ดงั นี้

ฉ 1 บนั ทกึ ขอ้ มลู ประวตั พิ นกั งาน หรอื ปอ้ นขอ้ มลู ลงในเครอ่ื ง คอมพิวเตอรใ์ นระบบเงินเดอื นและคา่ แรง เกบ็ เขา้ แฟม้ เป็น หลกั ฐานในการคานวณภาษีเงินไดบ้ คุ คลธรรมดา ฉ 2สง่ ใหพ้ นกั งานเก็บไวเ้ ป็นหลกั ฐาน

พนกั งาน แผนกบคุ คล ขอ้ มลู ประวตั สิ ว่ นตวั ขอ้ มลู ประวตั สิ ว่ นตวั ทะเบียนประวตั พิ นกั งาน 2 ทะเบยี นประวตั พิ นกั งาน 2 ทะเบียนประวตั พิ นกั งาน 1 คานวณภาษี ภ.ง.ด.1 สปส.6-09 สปส.1-02 สปส.1-10 สปส.1-10/1

• ข้นั ตอนการจดั ทาเงนิ เดอื น 1. ฝ่ายบคุ ลจะรวบรวมขอ้ มลู ใบบนั ทกึ เวลาของพนกั งานทกุ คนเพื่อจดั ทา หรอื ปอ้ นขอ้ มลู ลงในระบ บญั ชีเงินเดอื น 2. ฝ่ายบคุ คลจะตอ้ งเขยี นหรอื พิมพร์ ายงานการบนั ทกึ เวลาประจาวนั เพ่ือใชใ้ นการตรวจสอบกบั ใบ บนั ทกึ เวลาทกุ ครง้ั • การทางานลว่ งเวลา 1. ฝ่าย/แผนกตา่ งๆ จะตอ้ งรวบรวมใบขอทางานลว่ งเวลาสง่ ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลทุกคนเพ่ือใชใ้ น การบนั ทกึ หรอื ปอ้ นขอ้ มลู เขา้ สโู่ ปรแกรมเงินเดือนสาหรบั กิจการทใ่ี ชใ้ นโปรแกรมบัญชีสาเรจ็ รูป 2. เจา้ หนา้ ที่ฝ่ายบคุ คลจะตอ้ งพิมพร์ ายงานการทางานลว่ งเวลาเปรยี บเทยี บใบบนั ทึกเวลาทกุ ครง้ั กอ่ นนาสง่ ใหผ้ จู้ ดั การฝ่ายบคุ คลตรวจสอบและลงนาม

ฝ่าย/แผนกตน้ สงั กดั ฝ่ายบคุ คล ใบขอทางานลว่ งเวลา ใบบนั ทกึ เวลา รายงานการบนั ทกึ เวลาประจาวนั ใบขอทางานลว่ งเวลา รายงานการทางานลว่ งเวลาประจาวนั

• ขั้นตอนการขาด สาย ลา ป่ วย ลากจิ อนื่ ๆ 1. ฝ่าย/แผนก จะตอ้ งรวบรวมใบลาซง่ึ ไดร้ บั การอนมุ ตั จิ ากผจู้ ดั การฝ่าย สง่ ให้ เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลบนั ทกึ ขอ้ มลู การลา หรอื บนั ทกึ ขอ้ มลู ลงในโปรแกรมสาหรบั กิจการท่ใี ชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 2. เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลจะพิมพร์ ายงานการลาประจาวนั เปรยี บเทยี บกับใบลาท่ีแต่ ละฝ่ายสง่ มา 3. ทกุ สิน้ เดือนเจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลจะพิมพร์ ายงานการทางานประจาเดอื น เพ่ือเกบ็ ไวเ้ ป็นหลกั ฐานก่อนสง่ ใหโ้ ปรแกรมเงินเดอื นคานวณภาษีเงินไดบ้ คุ คลธรรมดา

แผนกตน้ สงั กดั แผนกบคุ คล ใบลา ใบลา รายงานการลาประจาวนั รายงานการลาประจาวนั รายงานการทางานลว่ งเวลา รายงานการทางานประจาเดือน 1

4. เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลจะพิมพร์ ายงานสรุปเงินเดือน รายงานภาษีเงินได้ บคุ คลธรรมดา ภ.ง.ด. 1 แบบรายการแสดงการสง่ เงินสมทบ สปส.1-10 รายงานการจา่ ยผ่านธนาคาร รายงานการจ่ายเงินเดอื น และตอ้ งนาสง่ ให้ ผจู้ ดั การฝ่ายบคุ คลลงนามเพ่อื รบั รองใหถ้ กู ตอ้ ง 5. เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลนาสง่ และจดั เก็บรายงานการจา่ ยเงินผ่านธนาคาร ดงั นี้ ฉ 1 สง่ ใหธ้ นาคาร ฉ 2 เกบ็ เขา้ แฟ้มเรยี งลาดบั ตามเดอื น

ฝ่ายบคุ คล ธนาคาร 1 รายงานการจา่ ยเงินผ่านธนาคาร1 รายงานสรุปเงินเดือน ภ.ง.ด. 1 รายงานเงินสมทบ รายงานการจา่ ยเงินเดอื น รายงานการจา่ ยเงิน 2 เดอื น 2

6. เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลจะนาเก็บและจดั สง่ รายงานการจา่ ยเงินเดือน ดงั นี้ ฉ 1 สง่ ใหพ้ นกั งานโดยตรง ฉ 2 เกบ็ เขา้ แฟ้มเรยี งลาดบั ตามเดือน ขัน้ ตอนการนาส่งภาษเี งนิ ได้บคุ คลธรรมดา ภ.ง.ด. 1 1. เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลจะตอ้ งทา ภ.ง.ด. 1 และนาสง่ ใหผ้ มู้ ีอานาจลงนามอนมุ ตั ิ 2. เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลจะตอ้ งนาสง่ และจดั เก็บเอกสาร ภ.ง.ด. 1 ดงั นี้ ฉ 1 สง่ กรรมสรรพากรภายในวนั ท่ี 7 ของเดอื นถดั ไป ฉ 2 สง่ ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบญั ชเี พ่ือทาเร่อื งจา่ ยชาระภาษีใหแ้ ก่กรมสรรพากร ฉ 3 เกบ็ เขา้ แฟ้มเรยี งลาดบั ตามเดอื น

แผนกบคุ คล พนกั งาน ฝ่ายบญั ชี กรมสรรพากร 2 ภ.ง.ด. 1 (2) ภ.ง.ด. 1 (1) รายงานการจ่ายเงนิ เดือน รายงานการจา่ ย ระบบเงิน รายงานการจ่ายเงนิ เดือน2 เงนิ เดือน2 สดจา่ ย เดอื น ภ.ง.ด. 1 (1) ภ.ง.ด. 1 (2) ภ.ง.ด. 1 (3) เดือน 3

3. เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลจะตอ้ งจดั ทาหนงั สอื รบั รองการหกั ภาษี ณ ท่ีจา่ ย แบบฟอรม์ ท่กี รมสรรพากรกาหนด 4. เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลจะตอ้ งนาสง่ และจดั เกบ็ เอกสารหนงั สอื รบั รองการหกั ภาษี ณ ท่จี า่ ย ท่รี วบรวมขอ้ มลู ตง้ั แตป่ ีภาษี เดือนมกราคมถงึ เดือนธนั วาคม ดงั นี้ ฉ 1,2 สง่ ใหพ้ นกั งานผมู้ ีเงินไดเ้ พ่ือทาเรอ่ื งสง่ กรรมสรรพากร (ภ.ง.ด. 91) ฉ 3,4 เกบ็ เขา้ แฟม้ เรยี งตามเลขท่ี 5. เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลจะตอ้ งจดั ทา ภ.ง.ด. 1 ภายในเดอื น กมุ ภาพนั ธ์ ตามแบบท่ี กรมสรรพากรกาหนด พรอ้ มทง้ั นาสง่ ใหผ้ มู้ ีอานาจลงนาม 6. เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลจะตอ้ งนาสง่ และจดั เก็บเอกสาร ภ.ง.ด. 1ก ดงั นี้ ฉ 1 สง่ ใหส้ รรพากร ฉ 2 เก็บเขา้ แฟม้ เรยี งลาดบั ตามปี

ฝ่ายบคุ คล พนกั งานผมู้ ีเงินได้ กรมสรรพากร 3 หนงั สอื รบั รอง หนงั สอื รบั รอง หนงั สอื รบั รอง หกั ภาษี ณ ท่จี า่ ย 1,2 หกั ภาษี ณ ทจี่ า่ ย 1,2 หกั ภาษี ณ ที่จา่ ย 1,2 ภ.ง.ด. 91 ภ.ง.ด. 91 หนงั สอื รบั รอง หกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย 3,4 ภ.ง.ด. 1ก (1) ภ.ง.ด. 1ก (1) ภ.ง.ด. 1ก (2) 4

• ขัน้ ตอนการนาส่งประกันสงั คม 1. เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลจะตอ้ งจดั ทาแบบายงานการแสดงเงินสมทบประกนั สงั คม ตามแบบฟอรม์ ท่สี านกั งานประกนั สงั คมกาหนดภายในวนั ท่ี 15 ของเดอื นถดั ไป โดย ใหผ้ มู้ ีอานาจอนมุ ตั ิ 2. เจา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบคุ คลจะตอ้ งนาสง่ และจดั เกบ็ เอกสารแบบรายงานการแสดงการสง่ เงินสมทบประกนั สงั คม ดงั นี้ ฉ 1 สง่ ใหส้ านกั งานประกนั สงั คม ฉ 2 สง่ ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีฝ่ายบญั ชีเพ่ือดาเนินการตามขน้ั ตอนในระบบเงินสด จา่ ย ฉ 3 เกบ็ เงินเขา้ แฟม้ เรยี งลาดบั ตามเดอื น

ฝ่ายบคุ คล สนง.ประกนั สงั คม ฝ่ายบญั ชี 4 แบบแสดงสง่ เงินสมทบ แบบแสดงสง่ เงินสมทบ แบบแสดงสง่ เงินสมทบ ประกนั สงั คม 1 ประกนั สงั คม 2 ประกนั สงั คม 1 ระบบเงิน สดจา่ ย แบบแสดงสง่ เงินสมทบ ประกนั สงั คม 2 แบบแสดงสง่ เงินสมทบ ประกนั สงั คม 3 เดอื น