แนวปฏิบัติงานสารบรรณ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

แนวทางการปฏบิ ตั ิงานสารบรรณ เพอ่ื ใหเ้ ปน็ ไปตามระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ ของจุฬาลงกรณม์ หาวิทยาลัย โดย กลมุ่ งานบรหิ ารท่วั ไป คณะรัฐศาสตร์ จฬุ าลงกรณ์มหาวทิ ยาลยั

บนั ทกึ ข้อความ สว่ นงาน งานสารบรรณและพิธีการ กลุ่มงานบรหิ ารทั่วไป ฝ่ายบริหาร คณะรฐั ศาสตร์ จุฬาฯ โทรศัพท์ ๘๗๒๕๖ มือถือ ๐๙๓ ๑๔๗ ๙๖๕๕ ท่ี อว ๖๔๑๕. วนั ท่ี พฤศจกิ ายน ๒๕๖๔ เรอื่ ง แนวทางการปฏบิ ัตงิ านสารบรรณ เพ่ือใหเ้ ปน็ ไปตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๔) พ.ศ.๒๕๖๔ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- เรียน บคุ ลากรคณะรฐั ศาสตร์ ทกุ ท่าน ตามท่ี กลุ่มภารกิจสารบรรณและอานวยการทั่วไป ศูนย์บริหารกลาง ได้มีบันทึกข้อความ ท่ี อว ๖๔/ ๐๕๗๐๑ ลงวันที่ ๒๐ สิงหาคม ๒๕๖๔ เร่ือง แนวปฏิบัติด้านงานสารบรรณตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่า ด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ แล้วนน้ั คณะรัฐศาสตร์ ขอแจ้งให้ทราบแนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณเพื่อให้เป็นไปตามระเบียบสานัก นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๔) พ.ศ.๒๕๖๔ ของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย และแนบรายละเอียด ดงั นี้ ๑. ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ ๒. แนวทางการปฏิบตั ิงานสารบรรณเพ่ือใหเ้ ป็นไปตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี ๔) พ.ศ.๒๕๖๔ ของจฬุ าลงกรณ์มหาวทิ ยาลยั ๓. ทีอ่ ยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกสข์ องจุฬาฯ และหน่วยงานในสังกัด ตามภาคผนวก ๗ แห่งระเบยี บ สานักนายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ.๒๕๖๔ ๔. รปู แบบหนังสอื ประเภทต่าง ๆ ๕. สรปุ สาระสาคญั การปฏิบตั ิงานสารบรรณ จึงเรยี นมาเพ่ือโปรดทราบและถือปฏิบัติตอ่ ไป (รองศาสตราจารย์ ตระกูล มีชัย) รองคณบดี

สรปุ สาระสาคัญตามแนวทางการปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ ๑. ต้งั แต่วันท่ี ๒๓ สงิ หาคม ๒๕๖๔ จฬุ าลงกรณ์มหาวิทยาลัย กาหนดให้หน่วยงานภายใต้สงั กดั ปฏิบตั ิงานด้านสารบรรณดว้ ยการรับ-ส่งหนังสอื โดยใชร้ ะบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ CU-LessPaper ๒. กาหนดท่ีอยู่ไปรษณีย์อิเลก็ ทรอนกิ ส์ (อเี มล) ของคณะรฐั ศาสตร์ [email protected] เพ่อื ใชใ้ นการรับ-ส่งหนังสือของคณะฯ ปฏิบัติดงั นี้ - ขอให้หน่วยงานภายในคณะรฐั ศาสตร์ ท่ีมีความประสงคจ์ ะลงทะเบียนรบั หนังสือ เมื่อได้รับหนังสือ จากหนว่ ยงานต่าง ๆ เข้ามาแลว้ ขอให้สง่ ตอ่ มายังอเี มล [email protected] งานสารบรรณของคณะฯ จะดาเนินการลงทะเบยี นรบั หนังสอื และสง่ ต่อให้กบั หน่วยงานทีเ่ กย่ี วข้องรับไปดาเนนิ การ - เมอ่ื ได้รับอีเมลจากหนว่ ยงานต่าง ๆ เข้ามาขอให้ผปู้ ฏิบตั ิงานสารบรรณแจ้งไปยังผู้จดั ส่งทราบด้วย - การเปดิ ไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์ (อเี มล) ของคณะฯ กาหนดเปิด ๒ ช่วง คือ ช่วงเช้า เวลา ๐๙.๐๐ น. ช่วงบา่ ย เวลา ๑๔.๐๐ น. - เม่ือได้สง่ หนงั สือมาในระบบ CU-LP หรอื ส่งทางอีเมล หน่วยงานทจ่ี ัดสง่ ไม่ต้องส่งเป็นเอกสารมาอีก สาหรับไพล์ PDF มีความละเอียดไม่น้อยกว่า ๓๐๐ dpi ๓. หนงั สอื ท่มี ีชน้ั ความลับ ลับมาก ลับทสี่ ดุ และปกเปดิ ขอใหด้ าเนินการเป็นหนงั สอื ไปกอ่ นเน่ืองจาก ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ยังไมร่ องรบั ความปลอดภัย แตอ่ นญุ าตให้ลงทะเบียนรับหนังสือลับเฉพาะหน้าซอง ของหนงั สือลับเทา่ นน้ั ทั้งนี้ใหข้ ้นึ อยู่กับหัวหน้าสว่ นงานมีแนวทางปฏบิ ตั ิงานอย่างไร และทางมหาวิทยาลัย จะ ดาเนนิ การพัฒนาระบบต่อไปในปงี บประมาณ ๒๕๖๕ ๔. รูปแบบหนงั สือราชการตา่ ง ๆ สามารถดูตวั อยา่ งไดต้ ามเอกสารแนบน้ี งานสารบรรณ คณะรฐั ศาสตร์ ๔ พฤศจกิ ายน ๒๕๖๔



หน้า ๑ ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔ เล่ม ๑๓๘ ตอนพเิ ศษ ๑๑๓ ง ราชกิจจานเุ บกษา ระเบยี บสำนกั นำยกรัฐมนตรี ว่ำดว้ ยงำนสำรบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 โดยท่ีเป็นกำรสมควรแก้ไขเพ่ิมเติมระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วยงำนสำรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เพ่ือรองรับและสนบั สนนุ กำรปฏบิ ัติงำนสำรบรรณดว้ ยระบบสำรบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์เพมิ่ เตมิ อำศยั อำนำจตำมควำมในมำตรำ ๑๑ (๘) แห่งพระรำชบญั ญัติระเบยี บบรหิ ำรรำชกำรแผน่ ดนิ พ.ศ. ๒๕๓๔ นำยกรฐั มนตรีโดยควำมเหน็ ชอบของคณะรัฐมนตรจี ึงวำงระเบียบไว้ ดังต่อไปนี้ ข้อ ๑ ระเบียบน้ีเรียกว่ำ “ระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วยงำนสำรบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564” ขอ้ ๒ ระเบียบน้ีให้ใช้บังคับต้ังแต่วันถัดจำกวันประกำศในรำชกิจจำนุเบกษำเป็นต้นไป เว้นแต่ข้อ ๗ และข้อ ๑๐ ให้ใช้บังคับเม่ือพ้นกำหนดเกำ้ สิบวันนับแต่วนั ประกำศในรำชกิจจำนุเบกษำ เปน็ ต้นไป และขอ้ ๘ ให้ใช้บงั คับตงั้ แตว่ นั ท่ี ๑ มกรำคม พ.ศ. ๒๕๖๕ เป็นตน้ ไป ขอ้ ๓ ให้ยกเลิกควำมในบทนิยำมคำว่ำ “ระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์” ในข้อ ๖ แห่งระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วยงำนสำรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซ่ึงแก้ไขเพ่ิมเติมโดยระเบียบ สำนกั นำยกรฐั มนตรี วำ่ ดว้ ยงำนสำรบรรณ (ฉบบั ท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ และให้ใชค้ วำมตอ่ ไปนีแ้ ทน ““ระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หมำยควำมว่ำ กำรรับส่งและเก็บรักษำข้อมูลข่ำวสำร หรือหนังสือผ่ำนระบบส่ือสำรด้วยวิธีกำรทำงอิเล็กทรอนิกส์ โดยรวมถึงกำรรับส่งโดยใช้ไปรษ ณีย์ อิเล็กทรอนิกส์ของส่วนรำชกำรหรือท่ีส่วนรำชกำรจัดให้แก่เจ้ำหน้ำที่ และระบบส่ือสำรทำงอิเล็กทรอนิกส์อ่ืนใด ตำมทีห่ ัวหนำ้ สว่ นรำชกำรกำหนดดว้ ย” ขอ้ ๔ ให้เพ่ิมบทนิยำมคำว่ำ “หนังสืออิเล็กทรอนิกส์” ระหว่ำงบทนิยำมคำว่ำ “ระบบสำรบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์” และคำว่ำ “สว่ นรำชกำร” ในข้อ ๖ แห่งระเบยี บสำนักนำยกรฐั มนตรี วำ่ ดว้ ยงำนสำรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ““หนังสืออิเล็กทรอนิกส์” หมำยควำมว่ำ หนังสือรำชกำรที่จัดทำและได้รับ ส่ง หรือ เก็บรักษำดว้ ยระบบสำรบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์” ข้อ ๕ ให้เพิ่มควำมต่อไปนี้เป็นวรรคสำมของข้อ ๒๖ แห่งระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำดว้ ยงำนสำรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ “ในกรณีท่ีบันทึกจัดทำในระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือโดยกำรพิมพ์ข้อควำม ในไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรือระบบสื่อสำรอ่ืนใดที่มีกำรยืนยันตัวตน จะพิมพ์ชื่อผู้บันทึกแทน กำรลงลำยมอื ชอื่ กไ็ ด้ และจะไม่ลงวนั เดือน ปีทบี่ ันทกึ กไ็ ด้หำกระบบมกี ำรบนั ทกึ วัน เดอื น ปไี วอ้ ย่แู ลว้ ”

หน้า ๒ ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔ เล่ม ๑๓๘ ตอนพเิ ศษ ๑๑๓ ง ราชกิจจานุเบกษา ข้อ ๖ ให้ยกเลิกควำมในวรรคสองของขอ้ ๒๗ แห่งระเบียบสำนกั นำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วย งำนสำรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซ่ึงแก้ไขเพ่ิมเติมโดยระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วยงำนสำรบรรณ (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ และใหใ้ ชค้ วำมต่อไปนี้แทน “สื่อกลำงบันทึกข้อมูลตำมวรรคหน่ึง หมำยควำมว่ำ ส่ือใด ๆ ที่อำจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วย อุปกรณ์ทำงอิเล็กทรอนิกส์ รวมตลอดท้ังพ้ืนที่ที่ส่วนรำชกำรใช้ในกำรจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ด้วย เช่น บรกิ ำรคลำวด์ (cloud computing)” ข้อ ๗ ให้ยกเลิกควำมในข้อ ๒๙ แห่งระเบยี บสำนักนำยกรฐั มนตรี ว่ำด้วยงำนสำรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซ่ึงแก้ไขเพิ่มเติมโดยระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วยงำนสำรบรรณ (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ และใหใ้ ชค้ วำมตอ่ ไปนแี้ ทน “ข้อ ๒๙ กำรติดต่อรำชกำรให้ดำเนินกำรด้วยระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก เว้นแต่กรณีท่ีเป็นข้อมูลข่ำวสำรลับช้ันลับท่ีสุดตำมระเบียบว่ำด้วยกำรรักษำควำมลับของทำงรำชกำร หรือเป็นสิ่งที่เป็นควำมลับของทำงรำชกำรชั้นลับที่สุดตำมระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรีว่ำด้วยกำรรักษำ ควำมปลอดภัยแห่งชำติ หรอื มีเหตุจำเป็นอ่นื ใดท่ไี มส่ ำมำรถดำเนนิ กำรดว้ ยระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ได้ ในกรณีท่ีติดต่อรำชกำรด้วยระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลกำรส่งทกุ ครัง้ และให้ผูร้ ับแจง้ ตอบรับเพ่ือยนื ยันว่ำหนงั สือไดจ้ ัดสง่ ไปยงั ผู้รับเรยี บรอ้ ยแล้ว ถ้ำไดร้ ับกำรแจ้งตอบรบั แลว้ สว่ นรำชกำรผู้ส่งไมต่ อ้ งจดั ส่งหนงั สือเปน็ เอกสำรตำมไปอกี กำรส่งข้อควำมทำงเครื่องมือส่ือสำร เช่น โทรศัพท์ วิทยุสื่อสำร วิทยุกระจำยเสียง ให้ผู้รับ ปฏิบัติเช่นเดียวกับไดร้ บั หนงั สือ ในกรณีทจี่ ำเป็นต้องยืนยันเปน็ หนงั สอื ให้ทำหนังสือยนื ยันตำมไปทันที สำหรับกรณีทีข่ อ้ ควำมทสี่ ง่ ไมม่ ีหลักฐำนปรำกฏชดั แจง้ ใหผ้ ูส้ ง่ และผรู้ บั บันทึกข้อควำมไว้เปน็ หลกั ฐำน กำรส่งหรือจัดเก็บข้อควำมตำมวรรคสำมด้วยวิธีกำรทำงอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในระบบสำรบรรณ อเิ ลก็ ทรอนิกส์ ให้ถือเปน็ กำรบันทกึ ขอ้ ควำมไวเ้ ป็นหลกั ฐำนแล้ว” ข้อ ๘ ให้เพ่ิมควำมต่อไปน้ีเป็นข้อ ๒๙/๑ แห่งระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วย งำนสำรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ “ข้อ ๒๙/๑ ใหส้ ่วนรำชกำรจัดใหม้ ีทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสอื ส่ง บญั ชหี นงั สือสง่ เก็บ ทะเบียนหนังสือเก็บ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีท่ีขอเก็บเอง บัญชีฝำกหนังสือ และบัญชีหนังสือขอทำลำย ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยกรอกรำยละเอียด เชน่ เดียวกับทะเบียนหรอื บัญชใี นรปู แบบเอกสำร ทะเบียนหรือบัญชีอิเล็กทรอนกิ ส์ตำมวรรคหนึ่งจะอยู่ในระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์หรอื จัดทำ โดยใช้โปรแกรม เช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets หรือ Apple Numbers หรือ แอปพลิเคชันอื่นใดก็ได้ ท้ังน้ี เมื่อมีทะเบียนหรือบัญชีดังกล่ำวในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ไมต่ ้องจัดทำทะเบียนหรอื บญั ชีใดเป็นเอกสำรอกี ”

หน้า ๓ ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔ เล่ม ๑๓๘ ตอนพเิ ศษ ๑๑๓ ง ราชกิจจานุเบกษา ข้อ ๙ ให้เพ่ิมควำมต่อไปน้ีเป็นวรรคสำมของข้อ ๓๐ แห่งระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วยงำนสำรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ “หนังสือท่ีจัดทำขึ้นตำมวรรคหน่ึงและหน่วยงำนสำรบรรณกลำงได้ส่งหนังสือด้วยระบบ สำรบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์แล้ว ให้ถือว่ำกำรเก็บสำเนำหนังสือไว้ในระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ทสี่ ง่ น้นั เป็นกำรเก็บสำเนำไวท้ ห่ี น่วยงำนสำรบรรณกลำงตำมวรรคหน่งึ แล้ว ทัง้ น้ี โดยไมต่ ้องเกบ็ เป็นเอกสำรอีก” ขอ้ ๑๐ ให้เพ่ิมควำมต่อไปน้ีเป็นหมวด ๕ ระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ข้อ ๘๙/๑ ข้อ ๘๙/๒ ข้อ ๘๙/๓ ข้อ ๘๙/๔ และข้อ ๘๙/๕ แห่งระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วย งำนสำรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ “หมวด ๕ ระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ ข้อ ๘๙/๑ ให้ส่วนรำชกำรจัดให้มรี ะบบสำรบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์สำหรบั ปฏิบัตงิ ำนสำรบรรณ หรืออย่ำงน้อยต้องมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลำงสำหรับกำรรับและกำรส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ของสว่ นรำชกำรนั้น ในกรณีที่ส่วนรำชกำรใดมีหน่วยงำนในสังกัดต้ังอยู่ในภูมิภำค หรือมีหน่วยงำนในสังกัด ท่ีจำเป็นต้องมีหน่วยงำนสำรบรรณกลำงแยกต่ำงหำกจำกส่วนกลำงเพื่อประสิทธิภำพในกำรปฏิบัติรำชกำร หรือมเี หตจุ ำเป็นอ่นื ใดใหต้ อ้ งมที ี่อยู่ไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนิกสก์ ลำงตำมวรรคหนึ่งของตนเอง ส่วนรำชกำรน้ัน จ ะ อ นุ ญ ำ ต ห รื อ จั ด ใ ห้ ห น่ ว ย ง ำ น ใ น สั ง กั ด ดั ง ก ล่ ำ ว มี ท่ี อ ยู่ ไ ป ร ษ ณี ย์ อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ก ล ำ ง เ ฉ พ ำ ะ สำหรับกำรรบั และกำรส่งหนังสืออิเล็กทรอนกิ สข์ องหน่วยงำนนน้ั ก็ได้ ให้ส่วนรำชกำรประกำศเผยแพร่ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลำงตำมวรรคหน่ึงและวรรคสอง ในเว็บไซต์ของส่วนรำชกำรน้ัน และให้แจ้งไปยังสำนักงำนพัฒนำรัฐบำลดิจิทัล (องค์กำรมหำชน) เพื่อรวบรวมเผยแพรพ่ ร้อมกบั หมำยเลขโทรศพั ท์ของเจ้ำหน้ำท่ีท่มี ีหน้ำที่ตรวจสอบหนังสือท่ีสง่ มำยังทีอ่ ยู่ ไปรษณยี ์อเิ ลก็ ทรอนิกสด์ ังกลำ่ วดว้ ย เพื่อเป็นกำรอำนวยควำมสะดวกให้แก่ประชำชนและกำรปฏิบัติงำนสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของเจ้ำหน้ำที่ของรัฐ ให้สำนักงำนพัฒนำรัฐบำลดิจิทัล (องค์กำรมหำชน) รวบรวมท่ีอยู่ไปรษณีย์ อิเล็กทรอนิกส์กลำงของหน่วยงำนของรัฐท้ังหมดเพ่ือเผยแพร่ในท่ีเดียวกับที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลำง ของสว่ นรำชกำรตำมวรรคสำมด้วย หลักเกณฑ์และวิธีกำรปฏิบัติในกำรรับส่งและเก็บรักษำข้อมูลข่ำวสำรและหนังสือรำชกำร ด้วยระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้เป็นไปตำมท่ีกำหนดไว้ในภำคผนวก ๖ ท้ังน้ี โดยไม่รวมถึงกำรใช้ ไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ หลักเกณฑ์และวิธีกำรปฏิบัติในกำรรับส่งและเก็บรักษำข้อมูลข่ำวสำรและหนังสือรำชกำร โดยไปรษณยี อ์ เิ ลก็ ทรอนิกส์ ให้เป็นไปตำมท่ีกำหนดไว้ในภำคผนวก ๗

หน้า ๔ ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔ เล่ม ๑๓๘ ตอนพเิ ศษ ๑๑๓ ง ราชกจิ จานเุ บกษา ข้อ ๘๙/๒ ให้นำควำมในข้อ ๓๕ ข้อ ๓๖ ข้อ ๓๘ ข้อ ๓๙ ข้อ ๔๐ ข้อ ๔๑ ข้อ ๔๒ ขอ้ ๔๓ ข้อ ๔๗ ข้อ ๕๘ และข้อ ๕๙ มำใชบ้ ังคบั แกห่ นงั สอื อิเล็กทรอนกิ ส์ดว้ ยโดยอนุโลม ในกรณีท่ีหน่วยงำนสำรบรรณกลำงของส่วนรำชกำรมีควำมจำเป็นต้องพิมพ์หนังสือ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ทีไ่ ด้รับออกเปน็ เอกสำรเพ่อื ดำเนินกำร ให้นำควำมในข้อ ๓๗ มำใชบ้ ังคับดว้ ย ข้อ ๘๙/๓ เพื่อประโยชนใ์ นกำรปฏิบัติงำนสำรบรรณ ในกำรรบั หรอื ส่งหนังสืออิเลก็ ทรอนกิ ส์ ให้ลงเวลำท่ีปรำกฏในระบบว่ำส่วนรำชกำรได้รับหรือได้ส่งหนังสือไว้ในทะเบียนหนังสือรับหรือทะเบียน หนังสือส่ง แล้วแต่กรณี ไว้เพื่อเป็นหลักฐำนทำงรำชกำรด้วย โดยในกรณีที่ได้ส่งไปทำงท่ีอยู่ไปรษณีย์ อิเล็กทรอนิกส์ท่ีไดร้ ับแจ้งไว้หรือที่ได้มกี ำรประกำศเผยแพรต่ ำมข้อ ๘๙/๑ แล้ว แต่ไม่สำเร็จ ให้ลงวนั และเวลำทป่ี รำกฏในระบบว่ำได้จัดสง่ ครง้ั แรกเปน็ วันและเวลำที่ได้สง่ หนังสอื ข้อ ๘๙/๔ กำรเก็บหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ นอกจำกกำรเก็บไว้ในระบบสำรบรรณ อิเล็กทรอนิกส์อันเป็นผลจำกที่ได้มีกำรรับหรือกำรส่งหนังสือน้ัน ให้มีกำรสำรองข้อมูล ( backup) หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ไว้อีกแห่งเป็นอย่ำงน้อยด้วย ทั้งน้ี ตำมหลักเกณฑ์และวิธีกำรที่หัวหน้ำ สว่ นรำชกำรกำหนด หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บรักษำไว้ในกำรสำรองข้อมูลตำมวรร คหนึ่ง และที่ส่งให้ สำนักหอจดหมำยเหตุแห่งชำติ กรมศิลปำกร ตำมข้อ ๕๘ ให้อยู่ในรูปแบบมำตรฐำน เช่น PDF ควำมละเอียดไม่น้อยกว่ำ ๑๕๐ dpi และให้นำหลักเกณฑ์กำรตั้งช่ือไฟล์ที่กำหนดไว้ในภำคผนวก ๗ มำใชบ้ งั คับดว้ ยโดยอนโุ ลม ข้อ ๘๙/๕ หนงั สืออิเลก็ ทรอนกิ ส์ไมม่ ีอำยกุ ำรเกบ็ หนงั สอื โดยปกตใิ ห้เก็บไวต้ ลอดไป เว้นแต่ กรณีมีควำมจำเปน็ ต้องเพ่ิมพื้นที่จัดเก็บในระบบสำรบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ของสว่ นรำชกำร หรือมีเหตผุ ล ควำมจำเป็นอื่นใด หัวหน้ำส่วนรำชกำรจะมีคำสั่งให้ทำลำยหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ท่ีมิใช่เอกสำรจดหมำยเหตุ ตำมกฎหมำยวำ่ ด้วยจดหมำยเหตุแห่งชำติ ท่เี ก็บมำเป็นเวลำเกนิ กวำ่ ๑๐ ปีแลว้ ก็ได้ โดยในกำรทำลำย ให้ใช้วิธีลบออกจำกระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และให้ลบหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ท่ีเก็บไว้ เป็นเวลำนำนที่สุดยอ้ นขึ้นมำ ให้นำควำมในวรรคหนึ่งมำใช้บังคับแก่หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บรักษำไว้ในกำรสำรองข้อมูล ของส่วนรำชกำรตำมข้อ ๘๙/๔ ด้วยโดยอนุโลม โดยหัวหน้ำส่วนรำชกำรจะมีคำส่ังให้ทำลำยได้ เฉพำะหนังสือท่ีเก็บมำเป็นเวลำเกินกว่ำ ๒๐ ปี ซ่ึงได้มีกำรส่งให้สำนักหอจดหมำยเหตุแห่งชำติ กรมศิลปำกร ตำมข้อ ๕๘ แลว้ เม่ือหัวหน้ำสว่ นรำชกำรมคี ำสงั่ ใหท้ ำลำยหนังสืออเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ตำมวรรคหนึง่ หรอื วรรคสองแล้ว ใหน้ ำควำมในสว่ นที่ ๓ กำรทำลำย ของหมวด ๓ กำรเก็บรกั ษำ ยมื และทำลำยหนังสอื มำใชบ้ งั คบั โดยอนโุ ลม” ขอ้ ๑๑ ในกำรพฒั นำระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนกิ สข์ องส่วนรำชกำร หรอื มีปัญหำอปุ สรรค ทำงเทคนิคในกำรปฏิบัติงำนสำรบรรณด้วยระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือในกำรเช่ือมโยงข้อมูล

หน้า ๕ ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔ เล่ม ๑๓๘ ตอนพิเศษ ๑๑๓ ง ราชกิจจานเุ บกษา หรือระบบกับส่วนรำชกำรและหน่วยงำนอ่ืน ส่วนรำชกำรอำจขอรับกำรสนบั สนุนหรือขอควำมช่วยเหลอื จำก สำนักงำนพฒั นำรัฐบำลดจิ ิทัล (องค์กำรมหำชน) หรือสำนกั งำนพัฒนำธรุ กรรมทำงอิเล็กทรอนกิ สไ์ ด้ ข้อ ๑๒ กำรปฏิบัติงำนสำรบรรณด้วยระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ก่อนวันท่ีระเบียบนี้ ใช้บังคับ รวมทั้งหนังสือ เอกสำร และสำเนำที่เกี่ยวข้อง ถ้ำได้กระทำไปโดยสอดคล้องกับหลักเกณฑ์ หรือวิธกี ำรท่ีกำหนดไว้ในระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำดว้ ยงำนสำรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซ่ึงแก้ไขเพิม่ เติม โดยระเบียบน้ี ให้ถือว่ำชอบด้วยระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วยงำนสำรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และให้ปฏิบตั ติ ่อไปตำมที่กำหนดไวใ้ นระเบยี บสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำดว้ ยงำนสำรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซง่ึ แกไ้ ขเพ่มิ เติมโดยระเบียบน้ี และภำคผนวกที่เกย่ี วขอ้ ง ข้อ ๑๓ ใหป้ ลดั สำนักนำยกรัฐมนตรีรักษำกำรตำมระเบียบนี้ ประกำศ ณ วนั ที่ 20 พฤษภำคม พ.ศ. ๒๕64 พลเอก ประยุทธ์ จนั ทรโ์ อชำ นำยกรฐั มนตรี

ภาคผนวก 6 หลกั เกณฑแ์ ละวธิ ีการปฏิบตั ิในการรับส่งและเก็บรกั ษาขอ้ มลู ขา่ วสารและหนังสอื ราชการ ดว้ ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ๑. การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือและการติดต่อราชการสามารถติดต่อผ่านทาง ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จะต้องสนับสนุนการสร้างหนังสือ ให้เป็นไปตามรูปแบบท่ีระเบียบกาหนด หรือจะต้องสามารถรองรับหนังสือที่สร้างโดยใช้กระดาษ แล้วแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และสามารถรับส่งหนังสือทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรอื เรยี กโดยย่อว่า “อีเมล” ตามภาคผนวก ๗ ได้ ๒. เม่ือได้รับหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จะตอ้ งสามารถดาเนนิ การดงั ต่อไปนไ้ี ด้ ๒.๑ ออกเลขท่ีทะเบียนรับและบันทึกลงในทะเบียนหนังสือรับตามลาดับติดต่อกัน ไปตลอดปีปฏทิ ิน ๒.๒ ส่งผลการรับหนังสอื กลับไปยังผูส้ ่งและจัดส่งใหผ้ รู้ ับภายในหน่วยงานต่อไป ๒.๓ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จะต้องสามารถเก็บรักษาหนังสือท่ีมีการรับส่งโดยใช้ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หรือหนังสือท่ีนาเข้าภายหลังได้ และสามารถแสดงข้อมูลเกี่ยวกับ การปฏบิ ัตขิ องหนงั สอื ได้ ๒.๔ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จะต้องสามารถแสดงวัน เดือน ปี และเวลาที่รับ และส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือให้ปรากฏแก่ผู้รับผู้ส่งได้ ในกรณีที่มีการโต้แย้งเร่ืองวันและเวลา ที่หนว่ ยงานทาการลงทะเบยี นรบั หนังสอื ใหน้ าวันและเวลาท่ีหนังสือเข้าสรู่ ะบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ของหน่วยงานผู้รับประกอบการพิจารณาวันและเวลาการรับส่งหนังสือของผู้รับผู้ส่ง คือ วันและเวลา ที่เจา้ หนา้ ท่ขี องหน่วยงานได้ลงทะเบียนรับส่งหนงั สือในระบบ ๒.๕ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จะต้องสนับสนุนการสืบค้นข้อมูลหนังสือท่ีมี การจดั เก็บไว้ ๒.๖ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีระบบสารองข้อมูล (backup system) ทสี่ ามารถกคู้ นื ข้อมูลเพอ่ื ป้องกนั การเสียหายหรือสญู หายของข้อมลู นัน้ ๓. คุณสมบตั ดิ า้ นความปลอดภัยขั้นตา่ ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์อย่างน้อยตอ้ งสามารถ กาหนดสิทธิผู้ใช้ (user) ในการเปิด รับ หรือส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นรายบุคคลได้ และตอ้ งสามารถตรวจสอบยนื ยันผใู้ ชโ้ ดยวิธีการถามชอื่ ผ้ใู ช้และรหัสผา่ นเป็นอย่างตา่ ๔. การรับ การส่ง และการเก็บรักษาหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นไป ตามหลักเกณฑแ์ ละวิธีการขัน้ ต่า ดงั ตอ่ ไปนี้ ๔.๑ หลักเกณฑ์และวธิ ีการท่ัวไป ๔.๑.๑ ให้หัวหน้าส่วนราชการมอบหมายเจ้าหน้าท่ีของหน่วยงานสารบรรณ กลางคนหนึ่งหรือหลายคนเพ่ือทาหน้าที่รับส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ รวมท้ัง เจ้าหนา้ ที่ท่ีได้รับการแต่งต้ังให้เข้าถึงเอกสารชน้ั ความลับเพ่ือทาหนา้ ทร่ี ับส่งหนังสอื ทม่ี ีช้นั ความลับเฉพาะ ในช้ันลับหรือลับมากด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ท้ังนี้ ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับ ของทางราชการ

-๒- ๔.๑.๒ ให้เจ้าหน้าที่ท่ีได้รับมอบหมายหรือแต่งต้ังตาม ๔.๑.๑ ตรวจสอบ ข้อมูลข่าวสารและหนังสือที่ได้รับในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการเป็นประจาตามท่ี หัวหน้าส่วนราชการกาหนด ท้ังนี้ ต้องไม่น้อยกว่าวันละสองครั้งในเวลาราชการ อย่างน้อยหน่ึงคร้ัง ในชว่ งเช้าและอย่างน้อยหน่ึงครงั้ ในช่วงบา่ ย ๔.๑.๓ ให้ผู้ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จัดเก็บข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือ ท่ีหน่วยงานได้รับไว้ในสื่อกลางบันทึกข้อมูลตามท่ีระเบียบกาหนด และลบข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือ ที่ไม่จาเป็นต้องใช้งานแล้ว โดยดาเนินการเป็นประจาตามระยะเวลาที่เหมาะสม ท้ังนี้ ตามท่ีหัวหน้า สว่ นราชการกาหนด ๔.๒ หลกั เกณฑ์และวธิ กี ารเฉพาะ ๔.๒.๑ การสง่ หนงั สอื ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสป์ ระกอบด้วยการรา่ งหนังสือ วิธีการที่สามารถระบุตัวตนและสามารถแสดงเจตนาของเจ้าของลายมือชื่อ (เช่น การใช้ช่ือผู้ใช้ และรหสั ผา่ น) ออกเลขที่หนังสอื บันทกึ ลงในทะเบียนหนงั สอื ส่ง เก็บรักษาสาเนาหนังสือและส่งหนังสอื ไปหนว่ ยงานผูร้ บั ๔.๒.๒ เมื่อได้ส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ส่วนราชการผู้ส่ง ไม่ตอ้ งจดั ส่งหนงั สอื เป็นเอกสารอกี โดยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ตอ้ งสามารถแสดงผลโดยอัตโนมตั ิ ในระบบของผู้ส่งกรณีที่ไม่สามารถส่งหนังสือไปยังผู้รับได้ และผู้ส่งตอ้ งตรวจผลการส่งทุกคร้ังเพ่ือยืนยนั วา่ หนังสือได้จัดส่งไปยังผู้รับเรยี บร้อยแล้ว ๔.๒.๓ การส่งหนังสือที่มีช้ันความลับ ในชั้นลับและลับมากด้วยระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ใช้ที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารช้ันความลับเป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษา ความปลอดภัยโดยสามารถทาการเข้ารหัสข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือเพ่ือป้องกันมิให้ผู้ที่ไม่ไดร้ ับอนญุ าต สามารถอ่านข้อความได้ ทัง้ น้ี ตามระเบียบว่าดว้ ยการรักษาความลับของทางราชการ

ภาคผนวก ๗ หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารปฏิบตั ิในการรบั สง่ และเกบ็ รกั ษาขอ้ มูลขา่ วสารและหนงั สอื ราชการ โดยไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนิกส์ ๑. ให้ส่วนราชการจัดให้มีท่ีอยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรือเรียกโดยย่อว่า “อีเมล” กลาง ของส่วนราชการ เพื่อการรับส่งข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการ โดยให้ใช้ช่ือ saraban ตามด้วย ช่ือโดเมน (domain name) ของส่วนราชการน้ัน หรืออย่างน้อยต้องลงท้ายด้วยชื่อโดเมนของ สว่ นราชการต้นสังกัด ตัวอยา่ งเชน่ ราชการบรหิ ารสว่ นกลาง [email protected] [email protected] ราชการบรหิ ารส่วนภูมิภาค [email protected] [email protected] ราชการบรหิ ารส่วนทอ้ งถน่ิ [email protected] [email protected] ส่วนราชการอาจจัดหาลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (digital signature) เพื่อใช้รับรอง หนังสือของสว่ นราชการที่จะส่งทางอเี มลด้วยก็ได้ ๒. ให้หัวหน้าส่วนราชการมอบหมายเจ้าหน้าท่ีของหน่วยงานสารบรรณกลางคนหน่ึงหรือ หลายคนเพื่อทาหน้าท่ีรับหนังสือทางที่อยู่อีเมลตามข้อ ๑ รวมท้ังตรวจสอบข้อมูลข่าวสารและหนังสือ ราชการท่ีได้รับในระบบอีเมลของส่วนราชการเป็นประจาตามที่หัวหน้าส่วนราชการกาหนด ซ่ึงรวมถึง การตรวจสอบในโฟลเดอร์อีเมลขยะและโฟลเดอร์อื่นใดท่ีอาจมีอีเมลเข้ามาได้ ทั้งน้ี ต้องไม่น้อยกว่า วนั ละสองคร้งั ในเวลาราชการ อย่างนอ้ ยหนงึ่ ครั้งในชว่ งเช้าและอย่างนอ้ ยหนึง่ ครงั้ ในช่วงบา่ ย ในกรณีที่เจ้าหน้าท่ีตามวรรคหนึ่งตรวจสอบพบอเี มลขยะหรอื อีเมลโฆษณา เช่น Spam mail หรือ Junk mail หรือ Hoax mail ไม่ควรเปิดอีเมลนั้น และห้ามมิให้ตอบกลับ เปิดเอกสาร หรือคลิกลิงก์ท่ีแนบมากับอีเมลนน้ั โดยเด็ดขาด โดยให้เจ้าหน้าทตี่ ามวรรคหนึง่ ลบอีเมลน้ันทงิ้ ทนั ที ในกรณีท่เี จ้าหน้าที่ตามวรรคหนึ่งตรวจสอบพบอเี มลทสี่ ่งมาจากสว่ นราชการหรอื หน่วยงาน ของรัฐในโฟลเดอร์อีเมลขยะหรือโฟลเดอร์อื่นใด ให้ย้ายไปยังกล่องจดหมายเข้า (inbox) แล้ว ดาเนินการตามขอ้ ๓ ต่อไป ๓. เม่ือได้รับอีเมลจากภายนอก ให้เจ้าหน้าทีข่ องหน่วยงานสารบรรณกลางท่ีได้รับมอบหมาย ตามข้อ ๒ ดาเนนิ การดังนี้ ๓.๑ ลงทะเบียนรับหนังสือที่แนบมากับอีเมลนั้นในทะเบียนหนังสือรับตามข้อ ๓๘ แหง่ ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ๓.๒ แจ้งยืนยันการไดร้ ับอีเมลโดยการตอบกลับ (reply) อเี มลนัน้ ไปยังที่อยูอ่ เี มลที่ส่งมา หรือท่ีอยู่อีเมลอ่ืนใดตามที่ผู้ส่งไดร้ ะบไุ ว้ ภายในวันทาการท่ีได้รับอีเมลน้ัน หรือในกรณีที่ได้รับภายหลงั ๑๖.๓๐ นาฬิกา ให้ตอบกลบั อย่างชา้ ไม่เกิน ๑๐.๐๐ นาฬิกา ของวันทาการถัดไป ท้ังนี้ เนื้อหาของ อีเมลที่ตอบกลับยืนยันอย่างน้อยต้องมีข้อความระบุว่าส่วนราชการนั้นได้รับอีเมลแล้วพร้อมท้ังระบุ หมายเลขโทรศัพทข์ องส่วนราชการ ทงั้ ภาษาไทยและภาษาองั กฤษด้วย ตวั อยา่ งเชน่

-๒– “ได้รับอีเมลของทา่ นแล้ว สานักงานปลดั สานักนายกรัฐมนตรี 0 2283 4244 Your e-mail is well received. Office of the Permanent Secretary, Prime Minister’s Office +66 2283 4244” ๓.๓ สารองข้อมูล (backup) อีเมลน้ันในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์และ วิธีการท่ีหัวหน้าส่วนราชการกาหนด ซึ่งต้องสามารถเรียกดูในภายหลังได้ เช่น การส่งเข้าอีเมลของ สว่ นราชการที่กาหนดข้นึ เพอื่ สารองข้อมลู เปน็ การเฉพาะ ท้งั นี้ การจัดเก็บหรือสารองข้อมลู หนงั สอื ราชการ ในรปู แบบอิเล็กทรอนกิ สใ์ หน้ าหลักเกณฑก์ ารตง้ั ชอื่ ไฟล์ในข้อ ๔ มาใชบ้ งั คับด้วยโดยอนุโลม ๓.๔ ในกรณีท่ีส่วนราชการนน้ั มรี ะบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ให้นาเขา้ ระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนกิ ส์ ในกรณีทสี่ ่วนราชการนน้ั ไม่มรี ะบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้พิมพ์ออก (print out) เป็นเอกสารแลว้ ดาเนนิ การตอ่ ไปตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ ๓.๕ การจัดส่งอีเมลที่ไดล้ งทะเบยี นรบั แล้วให้ผู้ท่ีเกี่ยวข้องภายในส่วนราชการ ให้เป็นไป ตามหลักเกณฑ์ วิธกี าร และระยะเวลาทีห่ วั หน้าส่วนราชการกาหนด ๓.๖ ในกรณีที่ส่วนราชการได้รับหนังสือราชการที่มีช้ันความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ใหด้ าเนนิ การต่อไปตามระเบยี บว่าด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ และระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยการรกั ษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ ในกรณีท่ีส่วนราชการได้รับหนงั สือราชการท่ีมีชั้นความลับ ในช้ันลับที่สุด ให้ติดตอ่ ผู้สง่ เพือ่ แจง้ ให้ทราบว่าหนังสือน้นั ไมอ่ าจสง่ และรบั ด้วยวธิ กี ารทางอเิ ลก็ ทรอนิกส์ได้ และขอใหด้ าเนนิ การ สง่ ใหมอ่ ีกครั้งเปน็ เอกสาร เมอื่ ได้แจง้ แล้วใหเ้ จา้ หน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางลบอีเมลนน้ั ทิ้งทันที การพิมพ์หนังสือตามวรรคหน่ึงออกเป็นเอกสาร ให้นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ หรือผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับเป็นผู้ดาเนินการ ในระหว่างการดาเนินการ ดังกลา่ วตอ้ งระมัดระวงั มิใหบ้ ุคคลอ่ืนใดอา่ นหรอื เขา้ ถึงอเี มลและหนังสอื นนั้ ได้ ๓.๗ ในกรณีที่ส่วนราชการ หน่วยงาน หรือเจ้าหน้าท่ีได้รับหนังสือราชการถึง ส่วนราชการทางที่อยู่อีเมลอื่นที่ไม่ใช่ที่อยู่อีเมลกลางตามข้อ ๑ เช่น ที่อยู่อีเมลของหน่วยงานภายใน หรือท่ีอยอู่ เี มลของเจา้ หนา้ ท่ีทีส่ ่วนราชการจัดให้เจ้าหนา้ ทน่ี ้ันในการปฏิบัติงาน ให้เปน็ หนา้ ท่ขี องผู้ดแู ลหรอื ใช้งานท่ีอยู่อีเมลน้ันที่จะส่งตอ่ (forward) ไปยังท่ีอยู่อีเมลกลางตามขอ้ ๑ เพื่อดาเนินการต่อไปตามที่ กาหนดในข้อน้ี และให้เจ้าหน้าท่ีตามข้อ ๒ ส่งอีเมลแจ้งกลับไปยังผู้ส่งเพ่ือทราบท่ีอยู่อีเมลท่ีถูกต้อง สาหรับการจดั สง่ ครัง้ ตอ่ ไปด้วย ๓.๘ การดาเนินการตามข้อ ๓ อาจใช้ระบบอัตโนมัติที่ให้ผลลัพธ์เป็นไปตามหลักเกณฑ์ ที่กาหนดก็ได้

-๓- ๔. การจัดทาข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือราชการเพ่ือส่งทางอีเมล ให้ส่วนราชการดาเนินการ ดงั นี้ ๔.๑ จัดทาร่างหนังสือให้ผู้มีอานาจลงช่ือหรือให้ความเห็นชอบร่างหนังสือท่ีจะส่งออกไป ภายนอก ๔.๒ เมื่อผู้มีอานาจลงชื่อได้ลงลายมือชื่อหรือให้ความเห็นชอบหนังสือแล้ว ให้เจ้าของเรื่อง ตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือและส่ิงท่ีจะส่งไปด้วย และให้ประสานหน่วยงานสารบรรณกลาง เพื่อกาหนดเลขทะเบียนหนังสือส่งและลงรายการทะเบียนหนังสือส่งตามข้อ ๔๓ แห่งระเบียบ สานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ แล้วนาเลขดงั กล่าวมากาหนดไว้ในหนังสอื ที่ จะสง่ ไปภายนอก ในกรณีที่ส่วนราชการใดใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในการส่งหนงั สือทางอเี มล โดยระบบดังกล่าวสามารถจัดทาหนังสือและออกเลขหนังสือได้โดยอัตโนมัติเมื่อผู้มีอานาจลงช่ือได้แสดง เจตนาเหน็ ชอบดว้ ยวิธกี ารทางอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ให้ถือว่าได้ปฏบิ ตั ติ าม ๔.๒ แลว้ ๔.๓ ให้เจ้าของเร่ืองแปลงหนังสือและส่ิงท่ีจะส่งไปด้วยให้เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ประเภท PDF เป็นไฟล์เดียว ความละเอียดไม่น้อยกว่า ๓๐๐ dpi เว้นแต่กรณีท่ีส่ิงท่ีจะส่งไปด้วยมีจานวนหน้ามาก จะแยกไฟล์ต่างหากก็ได้ และให้ต้ังชื่อไฟล์ตามหลักเกณฑ์และลาดับ ดังต่อไปนี้ ท้ังน้ี ช่ือไฟล์ให้ ใช้เลขอารบิก และใช้เคร่ืองหมายขีดล่าง (_) แทนการเว้นวรรคหรือเครื่องหมายหรือสัญลักษณ์พิเศษ ทส่ี งวนไมใ่ หใ้ ช้ในช่ือไฟล์ (reserved characters) เชน่ (/) (.) หรือ ($) ๔.๓.๑ ปีพุทธศักราช ๔.๓.๒ รหัสตัวอักษรโรมันประจาส่วนราชการตามที่กาหนดไว้ในเอกสารแนบท้าย ภาคผนวกนี้ ๔.๓.๓ เลขประจาของสว่ นราชการเจา้ ของเรื่อง ๔.๓.๔ เลขทีข่ องหนังสือตามทะเบยี นหนังสอื สง่ ๔.๓.๕ กรณีมีหลายไฟล์ ให้ไฟล์ส่ิงที่จะส่งไปด้วยใช้ช่ือไฟล์เดียวกับหนังสือ แล้วตามด้วยตัวเลขต้ังแต่เลข 1 เป็นต้นไปตามลาดบั ทั้งนี้ โดยไม่ต้องคานึงว่าเป็นตัวเลขเดียวกบั ตวั เลข ของส่งิ ท่สี ่งมาดว้ ยตามท่ีระบใุ นหนังสือหรือไม่ ตัวอยา่ งเช่น 2564_OPM0913_56.pdf ส่งิ ท่ีสง่ มาด้วย ๑ 2564_OPM0913_56_1.pdf ส่งิ ทส่ี ง่ มาด้วย ๒ 2564_OPM0913_56_2.pdf ๕. การสง่ ข้อมูลขา่ วสารหรือหนงั สอื ราชการทางอีเมล ใหส้ ่วนราชการดาเนินการดังนี้ ๕.๑ ให้หัวหน้าส่วนราชการมอบหมายเจ้าหน้าท่ีของหน่วยงานสารบรรณกลางหรือ เจ้าหน้าท่ีในสังกัดส่วนราชการน้ันคนหน่ึงหรือหลายคนเพื่อทาหน้าท่ีส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือของ ส่วนราชการน้ันทางอีเมล

-๔- ๕.๒ ให้เจ้าของเร่ืองนาส่งไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ตาม ๔.๓ รวมทั้งแจ้งท่ีอยู่อีเมลของผู้รับ และหมายเลขโทรศพั ท์ของผ้รู ับ (ถ้าม)ี ให้เจา้ หน้าทตี่ าม ๕.๑ เพอื่ ดาเนินการส่งอีเมลต่อไป ๕.๓ เมอ่ื เจา้ หน้าทตี่ าม ๕.๑ ได้รบั เรอ่ื งแล้ว ให้ปฏบิ ัติดังน้ี ๕.๓.๑ ลงทะเบียนหนังสือส่งโดยระบุเลขทะเบียนส่งตามท่ีระบุไว้ในหนังสือส่ง โดยให้ปฏิบัตเิ ช่นเดยี วกับการส่งหนงั สือเปน็ เอกสาร ๕.๓.๒ ตรวจสอบความเรียบร้อยของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และลงลายมือช่ือ อิเล็กทรอนิกส์ (digital signature) (ถ้าม)ี เพ่ือรับรองความถูกต้องของไฟลอ์ เิ ล็กทรอนิกส์นั้น ๕.๓.๓ เข้าสู่ระบบอีเมล โดยในการส่งหนังสือราชการ ให้ใช้ท่ีอยู่อีเมลกลางของ ส่วนราชการตามข้อ ๑ เทา่ นั้น ๕.๓.๔ ในส่วนชื่อเร่ืองของอีเมล (subject) ให้ระบุโดยใช้ชื่อเรื่องตามท่ีระบุใน หนังสือ ท้ังนี้ ในกรณีมีการกาหนดชั้นความเร็ว ให้ระบุช้ันความเร็วในชื่อเรื่องของอีเมลตามด้วย เครื่องหมายทวิภาค (:) แล้วจึงระบุช่ือเรื่อง ตัวอย่างเช่น ด่วนที่สุด : ขอเชิญประชุมคณะกรรมการ ตรวจรับพัสดุตามสญั ญาเลขท่ี .. ครง้ั ท่ี .. ๕.๓.๕ ในเนื้อหาอีเมล ให้จัดรูปแบบเนื้อหาเป็น HTML โดยให้ใช้การเข้ารหัส ข้อความ (text encoding) แบบ UTF-8 และใชต้ ัวแบบอกั ษร (font) Arial หรือ Verdana หรือ Times New Roman หรือ font อื่นใดซึ่งรองรับการแสดงผลภาษาไทย และสามารถแสดงผลบน อปุ กรณส์ ว่ นใหญไ่ ด้ ๕.๓.๖ เนื้อหาของอีเมลตอ้ งมกี ารจัดเรียงและมเี น้อื หาของข้อความดงั ต่อไปน้ี ๕.๓.๖.๑ คาข้ึนต้น ให้ใช้คาขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตาราง การใช้คาข้ึนต้น สรรพนาม และคาลงท้าย ที่กาหนดไว้ในภาคผนวก ๒ แล้วลงตาแหน่งของผู้ท่ีอีเมล นน้ั มถี งึ หรอื ช่ือบคุ คลในกรณที ี่มีถงึ ตัวบคุ คลไม่เก่ียวกับตาแหนง่ หนา้ ท่ี ๕.๓.๖.๒ ขอ้ ความ ให้ลงสรุปสาระสาคญั ของเรอื่ งใหช้ ัดเจนและเขา้ ใจงา่ ย หากมีความประสงค์หลายประการใหแ้ ยกเป็นข้อ ๆ ๕.๓.๖.๓ คาลงท้าย ให้ใช้คาลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนงั สือตามตาราง การใช้คาขนึ้ ตน้ สรรพนาม และคาลงท้าย ท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวก ๒ ๕.๓.๖.๔ ลงช่อื ใหพ้ มิ พ์ชอ่ื สว่ นราชการท่สี ่งหนังสอื นั้น ๕.๓.๖.๕ ข้อมูลติดต่อ ใหพ้ มิ พช์ ่อื สว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ งหรือหน่วยงาน ที่ออกหนังสือ และหมายเลขโทรศัพท์ ท้ังนี้ ให้ระบุช่ือเจ้าหน้าท่ีท่ีเป็นเจ้าของเร่ืองและหมายเลข โทรศัพท์ทีต่ ิดตอ่ กบั เจ้าหนา้ ท่ีนัน้ ไดไ้ ว้ด้วย ๕.๓.๖.๖ ข้อความขอให้ตอบกลับ เพื่อขอให้ผู้รับอีเมลหรือเจ้าหน้าที่ ท่ีเก่ยี วขอ้ งแจ้งตอบกลบั (reply) ว่าไดร้ บั อเี มลนั้นแล้ว ตวั อยา่ งเชน่ “หากท่านได้รับอีเมลน้ีแล้วกรุณาแจ้งการได้รับกลับมายังท่ีอยู่ อีเมลน้ีดว้ ย จะขอบคณุ ยิ่ง”

-๕- ๕.๓.๖.๗ เส้นปิดข้อความ โดยให้มีเส้นประหรือเส้นทึบปิดข้อความ ยาวตลอดบรรทดั ท่อี ย่ใู ตข้ ้อมูลติดต่อ เพ่อื แสดงใหเ้ ห็นว่าสิ้นสดุ เน้อื หาของอเี มล ๕.๓.๖.๘ ข้อความจากัดความรับผิดมาตรฐาน ให้พิมพ์ข้อความ ทั้งภาษาไทยและภาษาองั กฤษ ดงั ตอ่ ไปนี้ “อีเมล (และ/หรือเอกสารแนบ) น้ีเป็นข้อมูลท่ีเป็นความลับ และอาจเป็นข้อมูลท่ีเป็นเอกสิทธ์ิเฉพาะบุคคล การนาข้อมูลดังกล่าวไปใช้หรือเปิดเผยให้บุคคลอ่ืนใด ล่วงรู้ เป็นการกระทาท่ีไม่ได้รับอนุญาต หากท่านมิได้เป็นบุคคลที่อีเมลฉบับน้ีระบุถึงแล้ว กรุณาลบ อีเมลน้ีออกจากคอมพิวเตอร์ท่ีท่านได้รับ ท้ังนี้ ขอขอบคุณหากท่านได้แจ้งผู้ส่งถึงการจัดส่งอีเมล ผดิ พลาดดว้ ย This e-mail (and/or attachments) is confidential and may be privileged. Use or disclosure of it by anyone other than a designated addressee is unauthorized. If you are not an intended recipient, please delete this e-mail from the computer on which you received it. We thank you for notifying us immediately.” ๕.๓.๗ ให้ระบทุ ีอ่ ยอู่ ีเมลของผ้รู ับไวใ้ นชอ่ ง “ถงึ ” (To) โดยในกรณที ี่มผี ู้รบั หลายคน ให้เรียงลาดับท่ีอยู่อีเมลในช่องเดียวกัน แต่สาหรับกรณีที่ต้องส่งอีเมลที่ส่งออกเป็นสาเนาให้บุคคล อื่นใดด้วยแล้ว ให้ระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับสาเนาในช่อง “สาเนาถึง” (CC) โดยให้ส่งสาเนาไปยังท่ีอยู่ อเี มลของเจา้ ของเรือ่ งดว้ ย (ถ้าม)ี และให้ใชช้ ่อง “สาเนาลับถงึ ” (BCC) สาหรับกรณีดังต่อไปนี้ ๕.๓.๗.๑ การสง่ ไปจัดเก็บเป็นสาเนาภายในระบบของสว่ นราชการ ๕.๓.๗.๒ การส่งหนังสือไปยังผู้รับจานวนเกินกว่าหนึ่งคนซ่ึงส่วนราชการ เห็นว่าจาเป็นตอ้ งมกี ารปกปิดไมใ่ หผ้ รู้ ับทราบว่าได้ส่งไปยังบคุ คลอน่ื ดว้ ย ๕.๓.๘ ก่อนการสง่ อีเมลออก ให้เจ้าหน้าทีต่ าม ๕.๑ แนบหนังสือและสง่ิ ที่จะสง่ ไปดว้ ย ท่ีเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ประเภท PDF และไฟล์อ่ืนใด (ถ้ามี) พร้อมทั้งตรวจสอบความถูกต้อง อีกครั้งหน่ึง หากเห็นว่าถูกต้องครบถ้วน ให้ลงลายมือช่ืออิเล็กทรอนิกส์ (digital signature) (ถ้ามี) เพื่อรับรองความถูกต้องและส่งอีเมลน้ัน พร้อมท้ังบันทึกในทะเบียนหนังสือส่งด้วยว่าได้ส่งหนังสือ โดยทางอีเมลแล้ว ๕.๓.๙ ในกรณีที่ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่จะแนบไปกับอีเมลมีขนาดใหญ่เกินกว่าท่ีจะ สามารถแนบไปได้แล้ว ให้นาไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวไปจัดเก็บไว้ในท่ีท่ีผู้รับอีเมลหรือผู้รับหนังสือ สามารถเข้าถึงได้ตามท่ีส่วนราชการกาหนด และให้คัดลอกที่อยู่ของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์นั้นไประบุไว้ ในสว่ นเนอ้ื หาของอีเมลแทน ๕.๓.๑๐ ภายหลังจากได้ส่งอีเมลแล้ว หากได้รับการตอบกลับ (reply) ตาม ๓.๒ ว่าได้รับอีเมลแล้ว ให้เจ้าหน้าที่ตาม ๕.๑ ส่งต่อ (forward) อีเมลตอบกลับดังกล่าวให้เจ้าของเรื่อง ทราบดว้ ย

-๖- ๕.๓.๑๑ ในกรณีที่ปรากฏวา่ ไม่สามารถส่งอีเมลไปยังผู้รับได้แล้ว ให้เจ้าหน้าที่ตาม ๕.๑ ตรวจสอบและแก้ไขที่อยู่อีเมลให้ถูกต้องตามท่ีมีการประกาศเผยแพร่หรือท่ีได้ให้ไว้แก่ส่วนราชการนั้น แล้วส่งใหม่อีกครั้ง หากตรวจสอบพบว่าถูกต้องแล้วหรือไม่สามารถแก้ไขท่ีอยู่อีเมลได้ ให้แจ้ง เจา้ ของเรือ่ งโดยเรว็ ๕.๔ เมอื่ ได้รับแจง้ วา่ ไมส่ ามารถสง่ อเี มลไปยังทอ่ี ยู่อเี มลของหนว่ ยงานหรอื บุคคลผรู้ บั อเี มล ตามทม่ี กี ารประกาศเผยแพรห่ รือท่ีได้ให้ไว้แก่สว่ นราชการนนั้ ใหเ้ จา้ ของเร่ืองตดิ ต่อหนว่ ยงานหรือบุคคล ผู้รับอีเมลเพื่อยืนยันท่ีอยู่อีเมลที่สามารถรับส่งได้ และแจ้งเจ้าหน้าท่ีตาม ๕.๑ เพื่อดาเนินการส่ง ตาม ๕.๓ อีกคร้งั หากเจ้าหนา้ ท่ีตาม ๕.๑ ส่งอีเมลไปยงั ท่ีอยูอ่ ีเมลทไี่ ด้รับการยืนยนั หรือแจง้ ใหม่แล้วแต่ยัง ไม่สามารถส่งได้สาเร็จ ให้ส่วนราชการนั้นดาเนินการส่งหนังสือให้หน่วยงานหรือบุคคลดังกล่าวด้วย วิธีการอ่ืนตอ่ ไป เพื่อให้ส่งหนังสือน้ันได้โดยไมเ่ กิดความเสียหายแกร่ าชการ ทั้งน้ี ในกรณีท่ีผู้รับหนังสือ เป็นหน่วยงานของรัฐ ให้ผู้ส่งระบุเหตุการณ์ที่ไม่สามารถส่งหนังสือนั้นโดยทางอีเมลได้ไว้ในหนังสือนั้น เพอ่ื ให้หวั หนา้ หน่วยงานผู้รับได้ทราบด้วย ๕.๕ กรณีอีเมลท่ีมีการกาหนดชั้นความเร็วประเภทด่วนที่สุด หรือมีผลให้ผู้รับต้อง ดาเนินการอย่างหน่ึงอย่างใดภายในกาหนดเวลาแล้ว ให้เจ้าของเร่ืองมีหน้าท่ีติดต่อเจ้าหน้าที่ของผู้รับ ทางโทรศัพท์หรือช่องทางอ่ืนใดเพื่อยืนยันว่าได้รับหนังสือน้ันแล้วภายหลังจากท่ีเจ้าหน้าที่ตาม ๕.๑ ไดจ้ ัดส่งอเี มล และเมื่อได้รับแจ้งแลว้ ใหเ้ จ้าของเร่ืองแจ้งใหเ้ จ้าหน้าทีต่ าม ๕.๑ บันทกึ ไวใ้ นหมายเหตุของ ทะเบียนหนังสือส่งว่าได้ยืนยันกับผู้รับแล้ว พร้อมท้ังระบุวันและเวลาท่ีได้รับการยืนยันจากผู้รับด้วย ทง้ั นี้ เว้นแต่กรณที ่ีได้รบั การตอบกลบั ว่าไดร้ บั อีเมลแล้ว จะไม่ดาเนนิ การตามขอ้ น้กี ไ็ ด้ ๖. ในกรณีที่ส่วนราชการใดอนุญาตหรือจัดให้มีที่อยู่อีเมลกลางตามข้อ ๑ สาหรับหน่วยงาน ในสังกัดท่ีต้ังอยู่ในภูมิภาค หรือหน่วยงานในสังกัดที่จาเป็นต้องมีหนว่ ยงานสารบรรณกลางแยกต่างหาก จากส่วนกลาง หรือกรณีมีเหตุผลความจาเป็นอื่นใด ให้หัวหน้าหน่วยงานน้ันมอบหมายเจ้าหน้าที่ของ หน่วยงานคนหน่ึงหรอื หลายคนเพอ่ื ทาหนา้ ที่รับหรอื สง่ หนังสือทางอเี มลกลางดงั กล่าว และให้นาความใน ขอ้ ๒ ขอ้ ๓ ขอ้ ๔ และขอ้ ๕ มาใชบ้ ังคบั แกห่ นว่ ยงานน้ันดว้ ยโดยอนโุ ลม

รหัสตัวอกั ษรโรมนั ประจาสว่ นราชการ แนบท้ายภาคผนวก ๗ หลักเกณฑ์และวธิ ีการปฏบิ ตั ิในการรบั สง่ และเกบ็ รกั ษาข้อมูลขา่ วสารและหนังสอื ราชการ โดยไปรษณียอ์ เิ ลก็ ทรอนิกส์ ๑. รหัสตัวอักษรโรมันประจากระทรวง ทบวง และส่วนราชการท่ีไมส่ ังกัดสานักนายกรฐั มนตรี กระทรวง หรือทบวง ให้กาหนดไว้ ดงั น้ี สานกั นายกรฐั มนตรี OPM กระทรวงกลาโหม MOD กระทรวงการคลัง MOF กระทรวงการตา่ งประเทศ MFA กระทรวงการทอ่ งเท่ยี วและกฬี า MOTS กระทรวงการพัฒนาสงั คมและความมั่นคงของมนษุ ย์ SDHS กระทรวงการอดุ มศกึ ษา วิทยาศาสตร์ วจิ ัยและนวัตกรรม HESI กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ MOAC กระทรวงคมนาคม MOT กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม MDES กระทรวงทรพั ยากรธรรมชาติและสิ่งแวดลอ้ ม MNRE กระทรวงพลังงาน MENE กระทรวงพาณชิ ย์ MOC กระทรวงมหาดไทย MOI กระทรวงยตุ ธิ รรม MOJ กระทรวงแรงงาน MOL กระทรวงวฒั นธรรม MCUL กระทรวงศกึ ษาธิการ MOE กระทรวงสาธารณสุข MOPH กระทรวงอุตสาหกรรม MIND สานักงานพระพทุ ธศาสนาแห่งชาติ ONAB สานกั งานคณะกรรมการพิเศษเพือ่ ประสานงานโครงการ RDPB อันเน่ืองมาจากพระราชดาริ สานกั งานราชบัณฑิตยสภา ORST สานักงานตารวจแหง่ ชาติ RTP สานกั งานป้องกนั และปราบปรามการฟอกเงนิ AMLO สานักงานคณะกรรมการป้องกนั และปราบปรามการทจุ ริตในภาครฐั PACC

๒. รหัสตวั อักษรโรมันประจาจังหวดั และกรุงเทพมหานคร ให้กาหนดไว้ ดังน้ี กระบ่ี KBI ปราจนี บรุ ี PRI สมุทรสงคราม SKM SKN กรงุ เทพมหานคร BKK ปัตตานี PTN สมุทรสาคร SKW SRI กาญจนบรุ ี KRI พะเยา PYO สระแก้ว SBR STI กาฬสินธุ์ KSN พระนครศรอี ยุธยา AYA สระบุรี SPB SNI กาแพงเพชร KPT พังงา PNA สิงห์บรุ ี SRN NKI ขอนแก่น KKN พทั ลงุ PLG สุโขทยั NBP จันทบุรี CHI พิจติ ร PCK สุพรรณบุรี ATG ACR ฉะเชิงเทรา CCO พษิ ณุโลก PLK สรุ าษฎร์ธานี UDN UTT ชลบรุ ี CBI เพชรบุรี PBI สุรินทร์ UTI UBN ชัยนาท CNT เพชรบูรณ์ PNB หนองคาย ชยั ภูมิ CPM แพร่ PRE หนองบัวลาภู ชุมพร CPN ภูเกต็ PKT อา่ งทอง เชียงราย CRI มหาสารคาม MKM อานาจเจรญิ เชยี งใหม่ CMI มุกดาหาร MDH อุดรธานี ตรัง TRG แมฮ่ ่องสอน MSN อุตรดติ ถ์ ตราด TRT ยโสธร YST อทุ ยั ธานี ตาก TAK ยะลา YLA อุบลราชธานี นครนายก NYK ร้อยเอ็ด RET นครปฐม NPT ระนอง RNG นครพนม NPM ระยอง RYG นครราชสีมา NMA ราชบรุ ี RBR นครศรีธรรมราช NRT ลพบรุ ี LRI นครสวรรค์ NSN ลาปาง LPG นนทบุรี NBI ลาพนู LPN นราธวิ าส NWT เลย LEI น่าน NAN ศรสี ะเกษ SSK บงึ กาฬ BKN สกลนคร SNK บรุ รี ัมย์ BRM สงขลา SKA ปทุมธานี PTE สตลู STN ประจวบคีรขี นั ธ์ PKN สมุทรปราการ SPK

แนวทางการปฏิบัตงิ านสารบรรณ เพ่อื ให้เป็นไปตามระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ ของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ----------------------------- เนื่องด้วยได้มีระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วยงำนสำรบรรณ (ฉบับท่ี ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ ประกำศลงในรำชกิจจำนุเบกษำ จึงให้ทุกหน่วยงำนในจุฬำลงกรณ์มหำวิทยำลัย ปฏิบัติตำมระเบียบสำนัก นำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วยงำนสำรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม โดยเฉพำะท่ีแก้ไขเพ่ิมเติมตำมระเบียบ สำนักนำยกรัฐมนตรี วำ่ ดว้ ยงำนสำรบรรณ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ ตลอดถึงภำคผนวกด้วย เพ่ือให้ส่วนงำนต่ำง ๆ สำมำรถปฏิบัติงำนสำรบรรณ ตำมระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรีวำ่ ดว้ ย งำนสำรบรรณฯ ท่ีแก้ไขเพิ่มเติมได้อย่ำงถูกต้องมหำวิทยำลยั โดยศูนย์บรหิ ำรกลำง จึงได้สรุปสำระสำคัญสังเขป ของกำรปฏิบัติงำนสำรบรรณท่ีจะเปล่ียนแปลงไปจำกเดิมตำมตำมระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วย งำนสำรบรรณ (ฉบบั ที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ ดงั ปรำกฏทำ้ ยขอ้ ควำมนี้ นอกจำกนี้ เน่ืองจำกระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรีว่ำด้วยงำนสำรบรรณฯ ที่แก้ไขเพิ่มเติม มีกำรเปลี่ยนแปลงแนวปฏิบัติที่ปฏิบัติสืบต่อมำเป็นเวลำนำน เพื่อควำมทันสมัย รวดเร็ว ลดข้ันตอน ตลอดจน ทรัพยำกรต่ำงๆ ในระยะแรกอำจมีควำมไม่คุ้นชิน หรือไม่สะดวก รวมถึงอำจมีกำรเปล่ียนแปลงแนวปฏิบัติบำง ประกำรในระยะต้นได้ มหำวิทยำลัยจึงใคร่ขอควำมเข้ำใจ ควำมร่วมมือ และโดยเฉพำะขออภัยหำกจะได้มี ควำมไม่สะดวก หรือขัดข้องเกิดขึ้นแก่ผ้ปู ฏบิ ัติ ......................................................... ข้อ ๑ กำรปฏิบัติงำนในด้ำนเอกสำรสำรบรรณทุกชนิดและทุกประเภท เว้นแต่เฉพำะกรณีมี กฎหมำย ขอ้ บงั คบั หรือระเบยี บ ห้ำมไว้ หรือเปน็ เอกสำรลบั ให้ดำเนนิ กำรดว้ ยระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นหลัก และหำกมีกำรส่ง ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลกำรส่งทุกคร้ัง โดยกำรตรวจสอบตู้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ว่ำ เอกสำรดังกล่ำวได้จัดส่งไปยังผู้รับแล้วหรือไม่ และให้ผู้รับแจ้งตอบรับเพื่อยืนยันว่ำหนังสือได้จัดส่งไปยังผู้รับ เรียบรอ้ ยแลว้ อน่ึง มหำวิทยำลัยได้กำหนดไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์สำหรับงำนสำรบรรณของมหำวิทยำลัยและ หน่วยงำนต่ำง ๆ ในสังกัดตำมท่ีแนบมำพร้อมนี้ และได้จัดทำระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ CU-LessPaper ไว้ รองรับกำรดำเนินกำรรับ-ส่งเอกสำรดังกล่ำวเรียบร้อยแล้ว ยกเว้น เอกสำรปกปิด เอกสำรลับที่มีชั้นควำมลับทุก ประเภท ให้ดำเนินกำรรับ-ส่งเอกสำรดังกล่ำวนอกระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ CU-LessPaper อย่ำงไรก็ดี มหำวิทยำลัยกำลังดำเนินกำรจัดทำระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ลับ มำรองรับกำรรับ-ส่งเอกสำรปกปิด เอกสำรลับทม่ี ชี ัน้ ควำมลบั ทกุ ประเภท ในปีงบประมำณ ๒๕๖๕ ข้อ ๒ นำรูปแบบกำรปฏิบัติงำนสำรบรรณท่ีใช้กับหนงั สือ บันทึกข้อควำม และเอกสำรต่ำง ๆ ซ่ึง เปน็ กระดำษ มำใช้กับหนงั สือ บันทึกข้อควำม และเอกสำรต่ำง ๆ ในรปู แบบอเิ ล็กทรอนิกส์ โดยอนุโลม เท่ำที่ไม่ขัด กบั ระเบยี บฯ และสภำพของกำรใช้งำนระบบอเิ ล็กทรอนิกส์ ข้อ ๓ ให้จัดทำทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง บัญชีหนังสือส่งเก็บ ทะเบียนหนังสือ เกบ็ บญั ชสี ง่ มอบหนังสือครบ ๒๐ ปี บัญชหี นงั สือครบ ๒๐ ปที ขี่ อเกบ็ เอง บัญชีฝำกหนงั สือ และบญั ชีหนงั สือ ขอทำลำย ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้โปรแกรม Microsoft Excel หรือ Google Sheets หรือ Apple Numbers หรือ Application อนื่ ใด และไมต่ ้องจดั ทำทะเบยี นหรือบญั ชีใดในรูปแบบของเอกสำรอีก

หนา้ ๒ อนึ่ง หำกได้มีกำรรับ-ส่งเอกสำรในระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ CU-LessPaper แล้ว หน่วยงำนจะไม่จัดทำทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แยกต่ำงหำกก็ได้ เน่ืองจำกระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ CU-LessPaper มีกำรจัดเก็บข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ เมื่อกรอกข้อมูล กำรสรำ้ งหนังสือรับหรอื กำรสร้ำงหนังสอื ส่งในระบบ ส่วนบัญชีหนังสือส่งเก็บ ทะเบียนหนังสือเก็บ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีท่ีขอเก็บเอง บัญชีฝำกหนังสือ และบัญชีหนังสือขอทำลำย อยู่ระหว่ำงดำเนินกำร ปรับปรุงระบบฐำนข้อมูลในระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ CU-LessPaper คำดว่ำจะดำเนินกำรแล้วเสร็จ ในไมช่ ้ำ ข้อ ๔ ให้เจ้ำหน้ำที่สำรบรรณเปิดตู้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงำน และแจ้งตอบรับ กำรไดร้ บั หนังสอื อเิ ล็กทรอนิกสไ์ ปยงั หนว่ ยงำนผู้ส่งหนงั สอื วันละอยำ่ งน้อย ๒ รอบ คือ รอบเช้ำ และ รอบบำ่ ย หำกได้รับไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์หลังเวลำ ๑๖.๓๐ น. ให้เจ้ำหน้ำที่สำรบรรณแจ้งตอบรับกำรได้รับหนังสือ อเิ ลก็ ทรอนกิ สไ์ ปยงั หนว่ ยงำนผูส้ ง่ หนงั สอื ภำยในเวลำ ๑๐.๐๐ น. ของวันถัดไป ข้อ ๕ เนื่องจำกระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ CU-LessPaper ยังไม่มีระบบกำหนดกำร เขำ้ ถึงเอกสำรลบั แต่ละระดับและระบบกำรรักษำควำมปลอดภัยตำมระเบียบว่ำด้วยกำรรกั ษำควำมลบั ของทำง รำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๘ ท่ีบริบูรณ์ จึงไม่สำมำรถรับหนังสือลับผ่ำนระบบดังกล่ำวได้ กำรปฏิบัติกับเอกสำรลับท่ี เกย่ี วขอ้ งกับระบบสำรบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ CU-LessPaper จงึ อนญุ ำตให้ลงทะเบียนรับหนังสือลับเฉพำะหน้ำ ซองของหนงั สือลับเท่ำนนั้ ไม่อนุญำตใหเ้ ปดิ ซองเอกสำรและลงทะเบียนเอกสำรลับในระบบ ข้อ ๖ กำรจัดเก็บหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ไว้ในระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้จัดเก็บในรูป ไฟล์ PDF มีควำมละเอียดไม่น้อยกว่ำ ๓๐๐ dpi เพ่ือให้มีควำมละเอียดเพียงพอสำหรับกำรเก็บไว้เป็นหลักฐำน หรอื ปฏบิ ัติตำมกฎหมำย ข้อบังคบั และระเบียบท่เี กย่ี วข้องกบั งำนจดหมำยเหตุ ข้อ ๗ หนังสืออิเล็กทรอนิกส์อิเล็กทรอนิกส์ ไม่มีอำยุกำรจัดเก็บ ให้เก็บไว้ตลอดไป หำกมี ควำมจำเป็นต้องเพ่ิมพื้นทจ่ี ัดเกบ็ ในระบบสำรบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์หรือมเี หตผุ ลควำมจำเปน็ อน่ื ทจ่ี ะต้องทำลำย ให้ดำเนินกำรเกี่ยวกับกำรขออนุมัติทำลำยตำมระเบียบฯ และแนวปฏิบัติท่ีใช้กับหนังสือหรือเอกสำรท่ีเป็น กระดำษ โดยกำรทำลำยใช้วธิ ลี บออกจำกระบบสำรบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ข้อ ๘ มหำวิทยำลัยอำจออกข้อบังคับ ระเบียบ หรือ แนวทำงเพ่ิมเติม เพ่ือให้กำรปฏิบัติตำม ระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรีว่ำด้วยงำนสำรบรรณ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ สำมำรถดำเนินกำรไปได้อย่ำงมี ประสิทธภิ ำพ ทั้งน้ี เม่ือไดด้ ำเนนิ กำรแล้วจะแจ้งใหท้ รำบตอ่ ไป ข้อ ๙ หำกมปี ญั หำข้อสงสยั เก่ียวกับกำรปฏิบัตงิ ำนสำรบรรณตำมระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรี ว่ำด้วยงำนสำรบรรณ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ โปรดติดต่อสอบถำมได้ที่กลุ่มภำรกิจสำรบรรณและอำนวยกำร ทว่ั ไป ศนู ย์บรหิ ำรกลำง โทร ๐ ๒๒๑๘ ๐๑๗๐-๑ หรือไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ [email protected]

ทีอ่ ยูไ่ ปรษณีย์อิเลก็ ทรอนิกสข์ องจุฬาลงกรณม์ หาวิทยาลยั และหนว่ ยงานในสงั กัด ตามภาคผนวก ๗ แหง่ ระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ จุฬาลงกรณ์มหาวทิ ยาลัย [email protected] คณะครศุ าสตร์ [email protected] คณะจิตวทิ ยา [email protected] คณะทนั ตแพทยศาสตร์ [email protected] คณะนิติศาสตร์ [email protected] คณะนเิ ทศศาสตร์ [email protected] คณะพยาบาลศาสตร์ [email protected] คณะพาณชิ ยศาสตรแ์ ละการบัญชี [email protected] คณะแพทยศาสตร์ [email protected] คณะเภสัชศาสตร์ [email protected] คณะรัฐศาสตร์ [email protected] คณะวทิ ยาศาสตร์ [email protected] คณะวิทยาศาสตรก์ ารกีฬา [email protected] คณะวศิ วกรรมศาสตร์ [email protected] คณะศลิ ปกรรมศาสตร์ [email protected] คณะเศรษฐศาสตร์ [email protected] คณะสถาปัตยกรรมศาสตร์ [email protected] คณะสหเวชศาสตร์ [email protected] คณะสัตวแพทยศาสตร์ [email protected] คณะอกั ษรศาสตร์ [email protected] สานักวิชาทรพั ยากรการเกษตร [email protected] บณั ฑิตวทิ ยาลยั [email protected] วิทยาลยั วิทยาศาสตร์สาธารณสขุ [email protected] วทิ ยาลยั ปิโตรเลียมและปิโตรเคมี [email protected] วิทยาลยั ประชากรศาสตร์ [email protected] สถาบนั การขนส่ง [email protected] สถาบนั วจิ ัยทรัพยากรทางนา [email protected] สถาบนั เทคโนโลยชี วี ภาพและวิศวกรรมพนั ธศุ าสตร์ [email protected] สถาบนั วิจัยพลังงาน [email protected] สถาบันวจิ ยั สภาวะแวดลอ้ ม [email protected] สถาบันวิจัยสังคม [email protected] สถาบนั วิจัยโลหะและวสั ดุ [email protected] สถาบันไทยศึกษา [email protected]

หนา้ ๒ สถาบันภาษา [email protected] สถาบนั เอเชียศึกษา [email protected] สถาบนั บริหารธรุ กิจบัณฑิต ศศินทร์ [email protected] สานักงานการทะเบียน [email protected] สานกั งานวิทยทรัพยากร [email protected] สานักงานสภามหาวิทยาลยั [email protected] สานกั บรหิ ารกิจการนิสิต [email protected] สานกั บรหิ ารการเงนิ การบญั ชี และการพัสดุ [email protected] สานักบริหารแผนและการงบประมาณ [email protected] สานักบรหิ ารทรัพยากรมนุษย์ [email protected] สานักบริหารเทคโนโลยสี ารสนเทศ [email protected] สานักบรหิ ารวชิ าการ [email protected] สานักบริหารวิจยั [email protected] สานกั บริหารวริ ัชกิจและเครือข่ายนานาชาติ [email protected] สานักบรหิ ารยทุ ธศาสตรแ์ ละการขับเคลื่อน [email protected] สานักบริหารระบบกายภาพ [email protected] สานักบริหารศลิ ปวฒั นธรรม [email protected] ศนู ยเ์ ครือขา่ ยการเรยี นรู้เพื่อภูมิภาค [email protected] ศนู ยส์ ตั วท์ ดลอง จฬุ าลงกรณ์มหาวทิ ยาลัย [email protected] ศูนย์วเิ คราะหร์ ายไดแ้ ละปฏบิ ัตกิ ารลงทนุ [email protected] ศนู ย์วิทยาศาสตร์ฮาลาล จฬุ าลงกรณม์ หาวทิ ยาลัย [email protected] ศูนย์วิจยั ไพรเมทแหง่ ชาติ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลยั [email protected] ศูนย์นวตั กรรมการเรยี นรู้ [email protected] ศนู ยบ์ รหิ ารกลาง [email protected] ศนู ยบ์ ริหารความเส่ยี ง [email protected] ศนู ยส์ อ่ื สารองค์กร [email protected] ศูนยก์ ฎหมายและนิตกิ าร [email protected] ศนู ยก์ ารจัดการทรพั ยากรของมหาวทิ ยาลยั [email protected] ศนู ย์บริการสุขภาพแห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย [email protected] ศูนย์รกั ษาความปลอดภัยแห่งจฬุ าลงกรณ์มหาวทิ ยาลัย [email protected] ศนู ย์พัฒนกจิ และนิสติ เก่าสมั พันธ์ [email protected] ศูนยเ์ ครอ่ื งมือวิจยั วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี [email protected] ศูนย์ทดสอบทางวชิ าการแหง่ จฬุ าลงกรณ์มหาวิทยาลัย [email protected] ศูนยบ์ ริการวชิ าการแหง่ จุฬาลงกรณ์มหาวทิ ยาลยั [email protected] ศนู ยก์ ารศึกษาท่วั ไป [email protected] ศูนยก์ ลางนวัตกรรมแหง่ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย [email protected] ศูนยค์ วามปลอดภัย อาชวี อนามัยและสิง่ แวดล้อม [email protected] ศนู ย์ความเป็นเลศิ ด้านการจดั การของเสยี และอันตราย [email protected]

หน้า ๓ สานกั งานจัดการทรพั ยส์ ิน [email protected] สานกั งานสภาคณาจารย์ [email protected] สถาบนั นวัตกรรมบูรณาการแหง่ จุฬาลงกรณม์ หาวิทยาลัย [email protected] ศูนยค์ วามเปน็ เลศิ ดา้ นความหลากหลายทางชีวภาพ [email protected] ศนู ยก์ ฬี าแห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลยั [email protected] ศูนย์ความเป็นเลิศด้านเทคโนโลยีปโิ ตรเคมแี ละวัสดุ [email protected] ศนู ยเ์ ครอื ข่ายงานวิเคราะหว์ จิ ัยและฝกึ อบรม [email protected] การเปลี่ยนแปลงของโลกแห่งภูมภิ าคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ศูนย์จุฬา-ชนบท [email protected] ศนู ย์พุทธศาสนศ์ ึกษา [email protected] ศูนย์ยโุ รปศกึ ษาแหง่ จฬุ าลงกรณ์มหาวทิ ยาลยั [email protected] ศนู ยร์ สั เซยี ศึกษา [email protected] ศูนยส์ ่งเสรมิ การวิจยั ในภมู ิภาคเอเชยี ของมูลนิธิเกาหลี [email protected] ศูนยห์ นังสอื แหง่ จุฬาลงกรณ์มหาวทิ ยาลยั [email protected] ศนู ย์อาเซยี นศึกษา [email protected] ศนู ยอ์ ินเดยี ศึกษา [email protected] สานักกจิ การวฒุ ยาจารย์ [email protected] สานักตรวจสอบ [email protected] สานกั พิมพจ์ ฬุ าลงกรณ์มหาวทิ ยาลัย [email protected] สถานวี ิทยุแห่งจฬุ าลงกรณ์มหาวิทยาลยั [email protected] สโมสรอาจารย์จุฬาลงกรณม์ หาวทิ ยาลยั [email protected]

ที่ อว ๖๔/ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลยั ถนนพญาไท กทม. ๑๐๓๓๐ เรือ่ ง เรียน มถิ นุ ายน ๒๕๖๔ อ้างถึง สง่ิ ทส่ี ง่ มาดว้ ย ดว้ ย/ตามท่ี การนี้ จงึ เรยี นมาเพ่อื โปรดทราบ/พิจารณา ขอแสดงความนับถือ (............................................) อธกิ ารบดี/รองอธิการบด/ี คณบดี ช่อื คณะ/สว่ นงาน ภาควชิ า/กลมุ่ ภารกจิ โทร. ๐ ๐๐๐๐ ๐๐๐๐ โทรสาร ๐ ๐๐๐๐ ๐๐๐๐ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ [email protected]

ส่วนงาน บันทกึ ข้อความ ที่ อว ๖๔/ เรื่อง โทร. ๐ ๐๐๐๐ ๐๐๐๐ โทรสาร ๐ ๐๐๐๐ ๐๐๐๐ วันท่ี มิถนุ ายน ๒๕๖๔ เรียน ดว้ ย/ตามท่ี การนี้ จงึ เรยี นมาเพ่ือโปรดพิจารณา/ทราบ/ดาเนนิ การ (...............................................) รองอธกิ ารบด/ี คณบด/ี ผู้อานวยการ

คาสง่ั จฬุ าลงกรณ์มหาวิทยาลัย ท่ี /๒๕๖๔ เร่อื ง …………………………………………………………. ____________________________ อาศัยอานาจตามความในมาตรา ทั้งน้ี ตง้ั แตว่ นั ที่ สงั่ ณ วันท่ี..............................พ.ศ. ........ (...................................................) อธกิ ารบด/ี รองอธิการบดี

ประกาศ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เรอ่ื ง ........................................................... ดว้ ย/ตามที่ ประกาศ ณ วันท.่ี ...............................พ.ศ. ............... (................................................) อธกิ ารบดี/รองอธิการบดี

ท่ี อว ๖๔/๑๒๓๔๕ ถึง ดว้ ย/ตามท่ี จงึ เรียนมาเพื่อโปรดทราบและ…………………. จฬุ าลงกรณ์มหาวิทยาลยั (ลายมอื ช่อื ) วัน เดือน ปี คณะ/สว่ นงาน โทร. 0 ๐๐๐๐ ๐๐๐๐ โทรสาร 0 ๐๐๐๐ ๐๐๐๐ ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์ [email protected]

ท่ี อว ๖๔/ จฬุ าลงกรณม์ หาวิทยาลยั ถนนพญาไท กทม. ๑๐๓๓๐ หนังสือฉบับน้ีให้ไว้เพ่ือรับรองว่า (ระบุช่ือบุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงานที่จะให้การรับรอง พรอ้ มทง้ั ลงตาแหนง่ และสงั กัด หรือที่ตง้ั แล้วต่อดว้ ยข้อความที่รับรอง) ใหไ้ ว้ ณ วนั ท่ี..................................พ.ศ. ............... (.....................................................) อธกิ ารบด/ี รองอธิการบด/ี ผูอ้ านวยการ

ระเบียบ จฬุ าลงกรณม์ หาวิทยาลัย วา่ ด้วย......................................................................... (ฉบับที่ ............ถ้ามเี ร่อื งเดียวกันเกินกวา่ ๑ ฉบบั ) พ.ศ. ............. --------------------------------- …..……….……………………………………………..........................................……………………...…….…… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… ขอ้ ๑ ระเบยี บนี้เรียกวา่ “ระเบียบ................................................................. พ.ศ. ....” ขอ้ ๒ ระเบียบนีใ้ ห้ใชบ้ ังคับต้ังแต่ ..............................................................................เป็นตน้ ไป ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… ขอ้ (สุดท้าย) ผู้รักษาการตามระเบยี บ (ถ้ามีการแบ่งเป็นหมวดใหน้ าข้อผูร้ ักษาการตามระเบียบ ไปกาหนดเปน็ ข้อสุดท้ายก่อนท่จี ะขึ้นหมวด ๑) ........................................................................................................ ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… ประกาศ ณ วนั ที่..............................พ.ศ. ........ (................................................) อธิการบดี

ขอ้ บงั คบั จฬุ าลงกรณ์มหาวิทยาลัย วา่ ดว้ ย......................................................................... (ฉบบั ที่ ............ถา้ มเี รือ่ งเดียวกนั เกินกวา่ ๑ ฉบบั ) พ.ศ. ............. --------------------------------- …..……….……………………………………………..........................................……………………...…….…… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… ขอ้ ๑ ข้อบังคบั น้เี รียกวา่ “ข้อบงั คบั ................................................................. พ.ศ. ....” ขอ้ ๒ ข้อบังคับน้ีใหใ้ ช้บังคับตั้งแต่ .............................................................................เปน็ ตน้ ไป ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… ขอ้ (สุดทา้ ย) ผรู้ กั ษาการตามขอ้ บังคับ (ถ้ามีการแบง่ เป็นหมวดให้นาขอ้ ผ้รู ักษาการกาหนดเป็น ข้อสุดทา้ ยกอ่ นท่ีจะข้นึ หมวด ๑) ............................................................................................................................... ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… ประกาศ ณ วัน ท.ี่ .............................พ.ศ. ........ (................................................) อธิการบดี

แถลงการณ์ จุฬาลงกรณ์มหาวทิ ยาลัย เรื่อง ........................................................... ฉบับที.่ ...................(ถ้ามี) --------------------------------- ...............…..……………………………………………........................................……………………………… ……………………………………………………………………………………………..…………………………………..……….……………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………..…………………………………………………..…………. ……………………………………………………………………………………………… จฬุ าลงกรณ์มหาวทิ ยาลัย (ลายมือชือ่ ) วนั เดือน ปี

ขา่ ว จฬุ าลงกรณ์มหาวทิ ยาลยั เร่ือง ........................................................... ฉบบั ท.่ี ...................(ถ้ามี) --------------------------------- ...............…..……………………………………………........................................……………………………… ……………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………….… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………… จุฬาลงกรณม์ หาวทิ ยาลยั วัน เดอื น ปี

ตัวอยา่ งสมมติ ที่ อว ๖๔/๑๐๐๐ จุฬาลงกรณม์ หาวิทยาลยั ถนนพญาไท กทม. ๑๐๓๓๐ ๑๗ สิงหาคม ๒๕๖๔ เร่ือง อนญุ าตให้บุคลากรเป็นกรรมการในคณะกรรมการโครงการปลูกฝงั จรยิ ธรรมในองค์กร เรยี น ประธานโครงการปลูกฝังจรยิ ธรรมในองค์กร อา้ งถึง หนงั สอื องคก์ รส่งเสริมคุณธรรมเพอ่ื สงั คม ท่ี อสธ ๒๓/๒๕๖๔ ลงวนั ที่ ๑๕ มิถนุ ายน ๒๕๖๔ สง่ิ ทีส่ ง่ มาด้วย แบบตอบรบั จานวน ๑ ฉบบั ตามหนังสือที่อ้างถึงองค์กรส่งเสริมคุณธรรมเพ่ือสังคม ได้แต่งตั้ง นางพรประภา เสวกวิหารี ผู้อานวยการศูนย์บริหารกลาง เป็นประธานกรรมการโครงการปลูกฝังจริยธรรมในองค์กร ตั้งแต่วันท่ี ๑ สิงหาคม ๒๕๖๔ เป็นตน้ ไป จนกว่าจะเสรจ็ ส้ินภารกิจ ความละเอียดแจ้งแล้วน้นั จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยพิจารณาแล้ว อนุญาตให้นางพรประภา เสวกวิหารี ผู้อานวยการ ศนู ยบ์ รหิ ารกลาง เป็นประธานกรรมการโครงการปลกู ฝังจริยธรรมในองค์กรได้ จึงเรยี นมาเพ่ือโปรดทราบ ขอแสดงความนบั ถือ บณั ฑิต เอื้ออาภรณ์ (ศาสตราจารย์ ดร.บัณฑติ เอื้ออาภรณ์) อธกิ ารบดี ศนู ย์บรหิ ารกลาง โทรศพั ท์ ๐ ๒๒๑๘ ๐๐๐๐ โทรสาร ๐ ๒๒๑๘ ๐๐๐๐ ไปรษณยี ์อเิ ลก็ ทรอนิกส์ [email protected]

ตวั อยา่ งสมมติ บนั ทึกขอ้ ความ ส่วนงาน ศูนย์บริหารกลาง โทร ๐ ๒๒๑๘ ๐๐๐๐ โทรสาร ๐ ๒๒๑๘ ๐๐๐๐ ที่ อว ๖๔/๑๐๐๐ วนั ที่ ๑๗ สงิ หาคม ๒๕๖๔ เรื่อง ขอเชิญประชมุ เรยี น ผู้ช่วยอธิการบดี (อาจารย์ศิรธัช ศริ ิชุมแสง) ด้วยได้มีคาส่ัง จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ที่ ๑๐๐๐/๒๕๖๔ เร่ือง แต่งตั้งคณะกรรมการพัฒนา ประสิทธิภาพเอกสารสารบรรณ ลงวันที่ ๓๑ กรกฎาคม ๒๕๖๔ และท่านได้รับแต่งต้ังเป็นกรรมการด้วยผู้หนึ่ง ตามคาส่ังท่แี นบมาพร้อมนี้ การนี้ มหาวทิ ยาลัยจึงขอส่งสาเนาคาส่ังดังกล่าวมาเพื่อได้ทราบไวช้ ้ันหน่ึงก่อน ส่วนจะนัดประชุม คณะกรรมการเมื่อใด จะไดแ้ จง้ ให้ทราบต่อไป จึงเรียนมาเพือ่ ทราบ ปมทอง มาลากลุ ณ อยุธยา (ผูช้ ว่ ยศาสตราจารย์ ดร.ปมทอง มาลากลุ ณ อยธุ ยา) รองอธิการบดี

ตวั อย่างสมมติ คาสัง่ จฬุ าลงกรณม์ หาวทิ ยาลัย ท่ี ๑๐๐๐/ ๒๕๖๔ เรือ่ ง ให้ผปู้ ฏบิ ตั งิ านในมหาวิทยาลัยไปปฏบิ ัตงิ านตา่ งจงั หวัด --------------------------------------------------------- อาศัยอานาจตามความในมาตรา ๒๗ และมาตรา ๓๒ แห่งพระราชบัญญัติจุฬาลงกรณ์ มหาวิทยาลัย พ.ศ. ๒๕๕๑ และข้อ ๑๒ แห่งข้อบังคับจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยว่าด้วยการรักษาการแทน และปฏิบัติการแทน พ.ศ. ๒๕๕๑ ประกอบกับคาส่ังจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ท่ี ๑๒๓๓/๒๕๖๔ ลงวันที่ ๒๒ มิถุนายน ๒๕๖๔ จึงให้นางพรประภา เสวกวิหารี ข้าราชการพลเรือนในสถาบันอุดมศึกษา ตาแหน่ง ผู้อานวยการศูนย์บริหารกลาง เดินทางไปเข้าร่วมประชุมเครือข่ายสารบรรณนานาชาติ ครั้งที่ ๓๖ ณ มหาวทิ ยาลัยเชยี งใหม่ จังหวัดเชียงใหม่ ในวนั ที่ ๓๐-๓๑ สิงหาคม ๒๕๖๔ สงั่ ณ วนั ท่ี ๑๗ สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๖๔ ปมทอง มาลากลุ ณ อยุธยา (ผชู้ ว่ ยศาสตราจารย์ ดร.ปมทอง มาลากุล ณ อยุธยา) รองอธิการบดี ปฏบิ ตั กิ ารแทนอธิการบดี

ตัวอยา่ ง ประกาศ ศูนย์บริหารกลาง จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เร่อื ง มาตรการปฏบิ ัตขิ องบคุ ลากรศูนย์บรหิ ารกลางเพื่อป้องกนั การแพรร่ ะบาดของโรคติดเชื้อไวรสั โคโรนา ๒๐๑๙ (COVID-19) ฉบบั ท่ี ๔/๒๕๖๔ ตามที่ได้มีประกาศจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลยั เร่ือง การปิดสถานท่ีทาการช่ัวคราว การจัดการเรียนการ สอน และการปฏิบัติงานในช่วงการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา ๒๐๑๙ (COVID-19) ลงวันที่ ๘ เมษายน ๒๕๖๔ นั้น เพื่อให้การดาเนินการของศูนย์บริหารกลาง เป็นไปด้วยความเรียบร้อย เหมาะสมแก่สถานการณ์ อาศัยอานาจตามข้อ ๗ แห่งประกาศจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เร่ือง การปิดสถานท่ีทาการช่ัวคราว การจัดการ เรียนการสอน และการปฏิบัติงานในช่วงการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา ๒๐๑๙ (COVID-19) ลงวันท่ี ๘ เมษายน ๒๕๖๔ จงึ ออกแนวปฏิบัตสิ าหรบั บคุ ลากรศนู ย์บรหิ ารกลางไว้ดังนี้ ๑. ใหบ้ คุ ลากรทุกคนปฏิบัติตามประกาศจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เรอื่ ง การปิดสถานที่ทาการช่วั คราว การจัดการเรียนการสอน และการปฏิบัติงานในช่วงการแพรร่ ะบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา ๒๐๑๙ (COVID-19) ลงวนั ท่ี ๘ เมษายน ๒๕๖๔ โดยเคร่งครดั และจัดทาไทมไ์ ลน์การเดนิ ทางสว่ นบคุ คล ๒. ให้บคุ ลากรศูนย์บริหารกลางปฏิบตั ิงาน ณ ทพี่ ักอาศยั ของตนเองและเตรียมพรอ้ มรบั คาส่งั การจาก ผู้บังคบั บญั ชาใหป้ ฏบิ ตั ิงานตามหน้าทแี่ ละงานอ่นื ๆ ได้ทุกกรณี ๓. ใหบ้ ุคลากรที่มีความจาเป็นต้องมาปฏบิ ัติงาน ณ ท่ที าการ ขออนุญาตเขา้ มาปฏิบัตงิ านพร้อมรายงาน เหตุผลความจาเป็นที่ต้องมาปฏิบัติงาน ณ ท่ีทาการ ผ่านผู้บังคับบัญชาตามลาดับขั้น เม่ือได้รับอนุญาตจาก รองอธิการบดี หรือผู้ช่วยอธิการบดีที่ได้รับมอบหมายแล้ว จึงสามารถมาปฏิบัติงาน ณ ที่ทาการได้ ทั้งนี้ ใหผ้ ู้อานวยการศูนย์บริหารกลางวางหลกั เกณฑ์และวธิ ีการในการขออนุญาตเพ่ือให้บุคลากรถอื ปฏบิ ตั ิ ๔. เฉพาะบุคลากรกลมุ่ ภารกิจสารบรรณและอานวยการทั่วไป ใหผ้ อู้ านวยการศนู ยบ์ รหิ ารกลาง แ ล ะ ผู้ รั ก ษ า ก า ร ใ น ต า แ ห น่ ง หั ว ห น้ า ก ลุ่ ม ภ า ร กิ จ ส า ร บ ร ร ณ แ ล ะ อ า น ว ย ก า ร ทั่ ว ไ ป ร่ ว ม กั น จั ด บุ ค ล า ก ร มาปฏิบัติงานรับ-ส่ง หนังสือและเอกสาร วันจันทร์ วันพุธ และวันศุกร์ ระหว่างเวลา ๐๙.๐๐ - ๑๒.๐๐ น. ท้ังน้ี เพือ่ ให้ภารกิจของมหาวิทยาลัยดาเนนิ ไปโดยเรยี บรอ้ ย ๕. เฉพาะบคุ ลากรกลมุ่ ภารกิจเลขานกุ าร ใหบ้ คุ ลากรสอบถามและนัดหมายแนวทางการปฏบิ ตั งิ าน ร่วมกับผู้บริหารที่ตนเองเป็นผู้ดูแลและอานวยความสะดวก และให้รายงานผู้อานวยการศูนย์บริหารกลาง ผา่ นผู้รกั ษาการในตาแหน่งหวั หนา้ กลมุ่ ภารกจิ เลขานุการ ท้งั นี้ ตง้ั แต่วนั ท่ี ๑๑ เมษายน ๒๕๖๔ เป็นตน้ ไป จนกวา่ จะมีการเปลี่ยนแปลง ประกาศ ณ วนั ที่ ๑๐ เมษายน พ.ศ. ๒๕๖๔ ปมทอง มาลากุล ณ อยธุ ยา (ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.ปมทอง มาลากุล ณ อยุธยา) รองอธิการบดี

ตวั อยา่ งสมมติ ที่ อว ๖๔/๑๐๐๐ ถงึ มหาวิทยาลัยในกากบั ของรฐั ทุกแห่ง ด้วยจฬุ าลงกรณ์มหาวิทยาลยั ได้จัดทารายงานประจาปีพุทธศักราช ๒๕๖๓ ข้นึ เพอ่ื เผยแพร่ กจิ การและผลการดาเนนิ งานของมหาวิทยาลยั การนี้ จุฬาลงกรณม์ หาวิทยาลัยจงึ ขอมอบรายงานประจาปีดงั กลา่ ว จานวน ๑๐ เลม่ เพ่ือใช้ ประโยชน์ หรือนาออกให้บริการแกผ่ ู้สนใจต่อไปตามท่เี ห็นสมควรต่อไป โดยได้สง่ มาพร้อมนี้ จงึ เรยี นมาเพื่อโปรดทราบ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลยั (ปมทอง มาลากลุ ณ อยุธยา) ๑๗ สิงหาคม ๒๕๖๔ ศนู ยบ์ ริหารกลาง โทร. ๐๒-๒๑๘-๐๐๐๐ โทรสาร ๐๒-๒๑๘-๐๐๐๐ ไปรษณยี ์อเิ ลก็ ทรอนิกส์ [email protected]

ตัวอยา่ งสมมติ ที่ อว ๖๔/๑๐๐๐ จฬุ าลงกรณม์ หาวิทยาลยั ถนนพญาไท กทม. ๑๐๓๓๐ หนังสือฉบับน้ีให้ไว้เพ่ือรับรองว่า นางพรประภา เสวกวิหารี เป็นเจ้าหน้าที่ของรัฐประเภท ข้าราชการพลเรือนในสถาบันอุดมศึกษา ตาแหน่ง เจ้าหน้าท่ีสานักงาน ระดับชานาญการ และดารงตาแหน่ง ผูอ้ านวยการศนู ย์บรหิ ารกลาง จุฬาลงกรณม์ หาวิทยาลัยจริง ใหไ้ ว้ ณ วนั ที่ ๑๗ สงิ หาคม พ.ศ. ๒๕๖๔ ปมทอง มาลากลุ ณ อยุธยา (ผู้ชว่ ยศาสตราจารย์ ดร.ปมทอง มาลากุล ณ อยธุ ยา) รองอธกิ ารบดี ปฏบิ ัติการแทนอธิการบดี

ตวั อยา่ ง













ตวั อยา่ ง



ตวั อย่าง แถลงการณ์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เร่อื ง การเล่ือนกาหนดวันพิธีพระราชทานปริญญาบัตร --------------------------------- เนื่องจากสถานการณก์ ารแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา ๒๐๑๙ ท่มี ีความรุนแรง ด้วย ความห่วงใยในความปลอดภัยของบัณฑิต บุคลากร ตลอดจนผู้เก่ียวข้องทั้งหมด คณะอนุกรรมการ ฝ่ายมาตรฐานการแพทย์และสาธารณสุข ในคณะกรรมการดาเนินงานพิธีพระราชทานปริญญาบัตร ประจาปี การศึกษา ๒๕๖๓ จึงมีมติให้ขอพระราชทานพระราชานุญาตเลื่อนกาหนดวันพิธีพระราชทานปริญญาบัตร ประจาปีการศึกษา ๒๕๖๓ ออกไปก่อน และเห็นควรให้เล่ือนการฝึกซ้อม และการถ่ายภาพหมู่ ตลอดจน กิจกรรมที่เกยี่ วข้องกับพิธี ออกไปจนกวา่ สถานการณ์การแพร่ระบาดจะลดความรนุ แรงลง บัดนี้จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยได้รับพระราชทานพระราชานุญาตแล้ว ท้ังน้ี เม่ือสถานการณ์ การแพร่ระบาดลดความรุนแรงลง มหาวิทยาลัยจะได้กราบบังคมทูลขอพระราชทานกาหนดวันพิธีใหม่ และ จะได้ประกาศให้ทราบตอ่ ไป จึงประกาศมาเพ่อื ทราบโดยท่วั กัน จฬุ าลงกรณม์ หาวิทยาลัย ๑๗ สงิ หาคม ๒๕๖๔