2 Niw

หน่วยท่ี 2 การใชโ้ ปรแกรม Microsoft Office word 2010

หน่วยท่ี 2 การใชโ้ ปรแกรม Microsoft Office word 2010 2.1 โปรแกรมต่างๆในโปรแกรม Microsoft Office 2010โปรแกรม Microsoft Office 2010 เป็นผลิตภณั ฑข์ องบริษทั Microsoft Corporation ท่ีไดร้ ับความนิยมมากในปัจจุบนั ประกอบดว้ ยโปรแกรมชุดต่างๆดงั น้ี1. Office Home and Student 20102. Office Home and Business 20103. Office Professional 20104. Office standard 20105. Office Professional Plus 20106. Office Professional Academic 2010โดยบริษทั Microsoft Corporation ไดแ้ บ่งชุดโปรแกรม Microsoft Office 2010 ออกเป็น 2 ชุด ดงั น้ี1ชุดท่ีใชท้ ่ีบา้ น ท่ีทาํ งาน หรือที่โรงเรียน ในกรณีตอ้ งการสง่ั ซ้ือสิทธ์ิการใชง้ านนอ้ ยกวา่ 5 สิทธ์ิ (License)2ชุดที่วางจาํ หน่ายผา่ น Volume Licensing ในกรณีตอ้ งการสง่ั ซ้ือสิทธ์ิการใชง้ านมากกวา่ 5 สิทธ์ิ 2.2 การตดิ ต้งั Microsoft Office Professional Plus 2010ไมโครซอฟทเ์ ปิ ดใหล้ ูกคา้ แบบ Volume License (VL) ท่ีมีไลเซนส์ Software Assurance (SA) สามารถดาวน์โหลด Office 2010 RTM ไดแ้ ลว้ เม่ือวนั ท่ี 27เมษายน 2553 ท่ีผา่ นมา (อ่านรายละเอียดเพ่มิ เติมไดท้ ่ี Office2010 RTM Available to Volume License Customers) สาํ หรับบทความน้ีจะแสดงข้นั ตอนการติดต้งั Microsoft Office Professional Plus 2010 เวอร์ชนั 32-bit บนWindows 7 Ultimate ครับท้งั น้ี ไฟลต์ ิดต้งั Microsoft Office Professional Plus 2010 ที่ดาวนโ์ หลดจากVolume License Service Center(VLSC) น้นั จะอยใู่ นรูปแบบไฟล์ ISO อิมเมจ ดงั น้นั จะตอ้ งทาํ การเบิร์นลงแผน่ CD/DVD หรือจะตอ้ งใช้โปรแกรมจาํ ลองไดรฟ์ ทาํ การเมา้ ต์ ISO อิมเมจก่อนจึงจะสามารถใชท้ าํ การติดต้งั ได้ โดยการติดต้งั MicrosoftOffice Professional Plus 2010 มีข้นั ตอนดงั น้ี1. ใส่แผน่ CD/DVD ติดต้งั Microsoft Office Professional Plus 2010 เขา้ ในไดรฟ์ จากน้นั ในหนา้ไดอะลอ็ กบอ็ กซ์ User Account Control (UAC) ใหค้ ลิกContinue กรณีท่ี AutoPlay ไม่ทาํ งานใหค้ ลิกไอคอน Windows Explorer ซ่ึงอยดู่ า้ นขวาของป่ ุม Start แลว้ ดบั เบิลคลิกไดรฟ์ ที่ใส่แผน่ CD/DVD

User Account Control2. รอจนโปรแกรมเตรียมการเซ็ตอพั ระบบแลว้ เสร็จจากน้นั ในหนา้ Read the Microsoft Software LicenseTerms ใหเ้ ลือกเชค็ บอ็ กซห์ นา้ I accept the terms in this agreement เสร็จแลว้ คลิก ContinueMicrosoft Software License Terms3. ในหนา้ Choose the installation you want จะเป็นหนา้ ที่ใหเ้ ลือกวา่ จะติดต้งั แบบดีฟอลทห์ รือทาํ การติดต้งัโดยปรับแต่งเอง (Customize) หากติดต้งั แบบดีฟอลทใ์ หค้ ลิก Install Now แลว้ ไปยงั ข้นั ตอนท่ี 5 หากติดต้งัแบบปรับแต่งเองใหค้ ลิก Customize แลว้ ไปยงั ข้นั ตอนที่ 4หมายเหต:ุ แนะนาํ ใหต้ ิดต้งั แบบปรับแต่งเอง (Customize) เน่ืองจากมีหลายองคป์ ระกอบท่ีไม่มีความจาํ เป็นใชง้ าน

Choose the installation4. ในหนา้ ไดอะลอ็ กบอ็ กซ์ถดั ไปใหเ้ ลือกองคป์ ระกอบของ Microsoft Office ท่ีตอ้ งการติดต้งั ในกรณีท่ีตอ้ งการกาํ หนดโฟลเดอร์ที่จะใชต้ ิดต้งั เองสามารถทาํ ไดโ้ ดยการคลิกแทบ็ File Location แลว้ ป้อนพาธของโฟลเดอร์ท่ีตอ้ งการ หากตอ้ งการกาํ หนดรายละเอียดเก่ียวกบั ผใู้ ชใ้ หค้ ลิกแทบ็ User Informationแลว้ ป้อนรายละเอียด อน่ึงหลงั จากทาํ การกาํ หนดค่าต่างๆ เสร็จเรียบร้อยแลว้ ใหค้ ลิก Install Now เพ่อื เริ่มการติดต้งั Microsoft Office Professional Plus 2010Choose the installation4. ในหนา้ ไดอะลอ็ กบอ็ กซถ์ ดั ไปใหเ้ ลือกองคป์ ระกอบของ Microsoft Office ท่ีตอ้ งการติดต้งั ในกรณีที่ตอ้ งการกาํ หนดโฟลเดอร์ท่ีจะใชต้ ิดต้งั เองสามารถทาํ ไดโ้ ดยการคลิกแทบ็ File Location แลว้ ป้อนพาธของโฟลเดอร์ท่ีตอ้ งการ หากตอ้ งการกาํ หนดรายละเอียดเก่ียวกบั ผใู้ ชใ้ หค้ ลิกแทบ็ User Informationแลว้ ป้อน

รายละเอียด อน่ึงหลงั จากทาํ การกาํ หนดคา่ ต่างๆ เสร็จเรียบร้อยแลว้ ใหค้ ลิก Install Now เพอ่ื เริ่มการติดต้งั Microsoft Office Professional Plus 2010Customize installation 5. ในหน้าไดอะลอ็ กบอ็ กซ์ Installation Progress รอจนการตดิ ต้งั โปรแกรมแล้วเสร็จInstallation Progress 6. ในหน้าไดอะลอ็ กบอ็ กซ์ถดั ไปคลกิ Close เพ่ือจบการตดิ ต้งั Microsoft Office Professional Plus 2010

Successfully Installedเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Professional Plus 2010หลงั จากทาํ การติดต้งั Microsoft Office Professional Plus 2010 เสร็จเรียบร้อยแลว้ จากน้นั ให้คลิก Start คลิก All Programs คลิก Microsoft Office แลว้ คลิกโปรแกรมที่ตอ้ งการใชง้ าน เช่น MicrosoftWord 2010 หรือ Microsoft PowerPoint 2010 เป็นตน้Office Professional Plus 20102.3 การเปิ ดใชง้ านโปรแกรม Microsoft Word 2010โปรแกรม Microsoft Word 2010 เป็นโปรแกรมท่ีใชใ้ นการจดั ทาํ เอกสารต่าง ๆ ไม่วา่ จะเป็น รายงานจดหมาย ตลอดจนตารางขอ้ มูลต่าง ๆ ซ่ึงใชง้ านง่าย ไม่ยงุ่ ยาก จึงเป็นโปรแกรมที่ไดร้ ับความนิยมอยา่ งสูงใน

ปัจจุบนั จนทาํ ใหบ้ ริษทั ผผู้ ลิตไดม้ ีการพฒั นาโปรแกรมใหม้ ีความสามารถมากกวา่ เดิมอีก และโปรแกรมใหม่น้ีมีชื่อ วา่ Microsoft Word 20101 การเร่ิมตน้ ใชง้ าน Microsoft Word เร่ิมดว้ ยการเปิ ดโปรแกรม Microsoft Word ดงั น้ี 2 จะเปิ ดหนา้ ต่างโปรแกรม Microsoft Word 2010 ดงั ภาพ2.4 ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Word 2010ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Office Word 2010เม่ือเขา้ สู่โปรแกรม Microsoft Office Word 2010 แลว้ จะปรากฏหนา้ ต่างโปรแกรม ดงั น้ี

• แทบ็ เคร่ืองมือด่วน ( Quick Access Toolbar ) เป็นแถบเคร่ืองมือเพอื่ ใหส้ ามารถเรียกใชง้ านได้อยา่ งรวดเร็ว ผใู้ ชย้ งั สามารถเพม่ิ ป่ ุมคาํ สง่ั ท่ีใชง้ านบ่อยๆไวท้ ่ีแถบน้ีไดด้ ว้ ย• ชื่อแฟ้ม และ โปรแกรม (Title Bar) เป็นส่วนท่ีแสดงช่ือของโปรแกรมและชื่อไฟลเ์ อกสารท่ีเรากาํ ลงั ใชง้ านอยู่• แทบ็ คาํ สั่ง(Menu Bar) เป็นเมนูคาํ สงั่ หลกั ของโปรแกรมซ่ึงแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ เพื่อใหง้ ่ายต่อการใชง้ าน• แถบ Ribbon เป็นแถบท่ีรวบรวมคาํ สง่ั ต่างๆ ของเมนูหรือทลู บาร์ เพอ่ื ใหผ้ ใู้ ชเ้ ลือกใชง้ านง่ายข้ึน• แบบอกั ษร( Font ) เป็นแทบ็ กาํ หนดรูปแบบและลกั ษณะพเิ ศษใหก้ บั ตวั อกั ษรและขอ้ ความ• แถบไม้บรรทดั ( Ruler ) เป็นแถบแสดงมุมมองไมบ้ รรทดั• ป่ ุมปิ ด เปิ ดไม้บรรทดั เป็นทางลดั สาํ หรับการเปิ ด/ปิ ด มุมมองไมบ้ รรทดั• เคอร์เซอร์แสดงตาํ แหน่งพมิ พ์ (Cursor) ตวั กะพริบเลก็ ๆ บนจอภาพ ทาํ หนา้ ท่ีบอกใหเ้ ราทราบวา่ตวั อกั ขระที่เราจะป้อนตวั ตอไปปรากฏอยทู่ ี่ใด• แทบ็ เล่ือน(Scroll Bar) แถบส่ีเหลี่ยมยาวท่ีอยรู่ ิมขวาสุดของโปรแกรม ใชส้ าํ หรับเล่ือนดูขอ้ ความบนจอภาพข้นึ หรือลง แนวต้งั หรือแนวนอนได้• มุมมอง ย่อ/ขยาย (View Bar) แสดงมุมมองในเอกสารแบบต่างๆ• แทบ็ สถานะ(Status Bar) แสดงสถานะการทาํ งานปัจจุบนั บนหนา้ จอ2.5 การจดั การส่วนต่างๆของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Word 2010ในการซ่อนหรือแสดงส่วนต่าง ๆ ของหนา้ ต่างโปรแกรม Microsoft Word 2010 เราสามารถจดั ส่วนต่าง ๆของหนา้ ต่างโปรแกรมได้ ดงั น้ี2.5.1 การเพม่ิ ป่ ุมคาํ สง่ั บนแถบเคร่ืองมือด่วนเดิมป่ ุมคาํ สง่ั บนแถบเครื่องมือด่วน จะมีเพยี ง 3 ป่ ุม คือ ป่ ุมบนั ทึก (Save) ป่ ุมเลิกทาํ (Undo)และป่ ุมทาํ ซ้าํ(Redo) ถา้ ตอ้ งการเพม่ิ ป่ ุมคาํ สง่ั บนแถบเครื่องมือด่วน เราสามารถเพิม่ ได้ ดงั น้ี1. ใหค้ ลิกป่ ุมกาํ หนดแถบเครื่องมือด่วนเอง ซ่ึงอยทู่ า้ ยแถบเคร่ืองมือด่วน<---- คลกิ ป่ ุมกาํ หนดเคร่ืองมือด่วนเอง

2. จะมีรายการท่ีเป็นชื่อป่ ุมคาํ สง่ั บนแถบเคร่ืองมือด่วนใหค้ ลิกเลือกรายการป่ ุมคาํ สง่ั ที่ตอ้ งการกจ็ ะมีเคร่ืองหมายถกู นาํ หนา้ ในการสาธิตคร้ังน้ีจะเพิม่ ป่ ุมสร้าง ป่ ุมเปิ ด ป่ ุมพิมพด์ ่วนและป่ ุมแสดงตวั อยา่ งการพมิ พ์ ภาพท่ี 2.5 แถบเครื่องมือด่วน2.6 การสร้างเอกสารใหม่ในโปรแกรม Microsoft Word 2010ส่วนมากการทาํ งานอนั ดบั แรกในโปรแกรม Microsoft Word กค็ ือ การสร้าง เอกสารที่ตรงกบั ความตอ้ งการข้ึนมาใชง้ าน ซ่ึงการสร้างเอกสารกส็ ามารถทาํ ได้ ดงั น้ี1.การสร้างเอกสารเปล่า1.1 คลิกป่ ุม แฟ้ม (File) >สร้าง (New) >เอกสารเปล่า (Blank document)1.2 คลิกป่ ุม สร้าง (Create) หลงั จากน้นั เอกสารใหม่กจ็ ะถูกสร้างข้ึนมา ภาพท่ี 2.6.1 การสร้างเอกสารเปล่า2. การสร้างเอกสารจากแมแ่ บบเป็นการสร้างเอกสารจากแม่แบบสาํ เร็จรูปท่ีมีอยใู่ นโปรแกรม ซ่ึงมีข้นั ตอนดงั น้ี2.1 คลิกป่ ุม แฟ้ม (File) >สร้าง (New) >ตวั อยา่ งแม่แบบ (Sampletemplates) ภาพท่ี 2.6.2 การสร้างเอกสารจากแม่แบบ2.2 เลือกแมแ่ บบที่เราตอ้ งการ2.3 คลิกป่ ุม สร้าง (Create) ภาพที่ 2.6.3 การสร้างเอกสารจากแม่แบบ 2.4 เอกสารใหม่จะถูกสร้างข้ึนมาตามแม่แบบท่ีเลือก ภาพที่ 2.6.4 การสร้างเอกสารจากแมแ่ บบ2.7 การเปิ ดแฟ้มเอกสารเก่าในโปรแกรม Microsoft Word 2010 เม่ือเรามีเอกสารเก่า หรือไฟลง์ านเดิมที่บนั ทึกไวเ้ รียบร้อยแลว้ ตอ้ งการท่ีจะเปิ ดข้ึนมาใชง้ าน หรือทาํ งานต่อ มีวิธีการดงั น้ี 1. เปิ ดโปรแกรม Microsoft Word 2010 โดย คลิกท่ี Start > Programs > Microsoft Office > Microsoft Word 2010 2. เม่ือโปรแกรม word เปิ ดข้ึน คลิกท่ีแฟ้ม > เปิ ด ดงั ภาพ ภาพที่ 2.7.1 การเปิ ดแฟ้มเอกสาร 3. โปรแกรมจะเปิ ดหนา้ ต่าง เปิ ด ใหเ้ ลือกวา่ ไฟล์ word อยทู่ ี่ไหน มองหาใน จะต้งั ค่าท่ี MY Document เสมอเราตอ้ งร ไหน โฟลเดอร์ไหน เลือกที่อยใู่ หถ้ ูกและเลือกไฟล์ แลว้ คลิกเปิ ด ภาพที่ 2.7.2 การเปิ ดแฟ้มเอกสาร

4. อีกวธิ ีการหน่ึง คือ เปิ ดโปรแกรม word คลิกท่ีแฟ้ม > จะมองเห็นเอกสารล่าสุด ถา้ มีชื่อเอกสารท่ีเราจะใชง้ าน กค็ ภาพที่ 2.7.3 การเปิ ดแฟ้มเอกสาร2.8 การบันทกึ แฟ้มเอกสารของโปรแกรม Microsoft Word 2010 ในการทาํ งานโปรแกรม word เราควรจะคลิกป่ ุมบนั ทึก บนแทบ็ ไวเ้ รื่อย ๆ เพื่อป้องกนั งานสูญหาย เนื่องจาก ไฟดบั ปลก๊ั ห การบนั ทึกงานคร้ังแรก ใหท้ าํ งานข้นั ตอนดงั น้ี 1. คลิกที่ไอคอนบนั ทึก โปรแกรมจะเปิ ดหนา้ ต่าง บนั ทึกเป็น 2. ในช่องบนั ทึกใน ใหค้ ล่ีสามเหล่ียมเลก็ ๆ ลงมาเพ่ือเลือกบนั ทึกงานวา่ เกบ็ ไวท้ ี่ใด ไดร์ฟไหน โฟลเดอร์ใด 3. ในช่องช่ือแฟ้ม ใหต้ ้งั ช่ือไฟล์ 4. แลว้ คลิกบนั ทึก ภาพที่ 2.8.1 การบนั ทึกแฟ้มเอกสาร นอกจากน้ี การบนั ทึกไฟลง์ าน นอกจากจะคลิกท่ีป่ ุมบนั ทึก แลว้ ยงั สามารถบนั ทึกไดโ้ ดย 1.ไปที่แทบ็ แฟ้ม > คลิกบนั ทึก ดงั ภาพ ภาพท่ี 2.8.2 การบนั ทึกแฟ้มเอกสาร 2. โปรแกรมจะเปิ ดหนา้ ต่าง เปิ ด ใหเ้ ลือกบนั ทึกในไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ไหนและต้งั ช่ือไฟลก์ ่อนคลิกบนั ทึก เหมือนวิธีเดียว 3. การบนั ทึกอีกรูปแบบหน่ึง คือ บนั ทึกเป็น ใชใ้ นกรณีท่ีเราตอ้ งการเปล่ียนที่เกบ็ หรือเปลี่ยนช่ือไฟล์ ภาพท่ี 2.8.3 การบนั ทึกแฟ้มเอกสาร2.9 การปิ ดโปรแกรม Microsoft Word 2010 เม่ือทาํ งานพิมพเ์ อกสารต่างๆเรียบร้อยแลว้ (มิไดห้ มายความวา่ พมิ พจ์ นเสร็จงานแต่พมิ พจ์ นพอใจตรงไหนกไ็ ด)้ และตอ้ งการ คร้ังแต่หากลืมบนั ทึกเมื่อออกจากโปรแกรมจะมีคาํ เตือนใหบ้ นั ทึกเช่นเดียวกบั การปิ ดไฟล(์ ใหส้ งั เกตวา่ เป็นคาํ เตือนของไฟ ออกจากโปรแกรม Microsoft Word ทาํ ไดโ้ ดยคลิกป่ ุม Office\ออกจาก Word (Exit Word) ภาพที่ 2.9 การออกจากโปรแกรม Microsoft Word 2010