ใบความรู้ เรื่อง ความรู้พื้นฐานโปรแกรมประมวลผลคำ

ปวช 1 คอมพวิ เตอร์ธุรกจิหน่วยที่ 1 ความรู้พืน้ ฐานโปรแกรมประมวลผลคา

บทที 1 ความรู้พ้นื ฐานโปรแกรมประมวลผลคา 1.1 ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคา โปรแกรมการประมวลผลคา (Word Processing) เป็นการนาหลายๆคามาเรียงกนั ใหอ้ ยใู่ นรูปแบบที่กาหนด ซ่ึงเราสารารถกาหนดไดว้ า่ จะมีกีตวั อกั ษรต่อหน่ึงบรรทดั หรือหนา้ ละก่ีบรรทดั ก้นั ระยะหนา้ หลงั เทา่ ไร และสามารถแกไ้ ขเพมิ่ เติมไดส้ ะดวกจนกวา่ จะพอใจแลว้ จึงสงั่ พมิ พเ์ อกสารน้นั ๆ ออกมากี่ชุดกไ็ ด้ ซ่ึงเอกสารที่ไดจ้ ะเหมื่อนกนั ทุกปรการโปรแกรมหรือชุดคาสงั่ ที่เราสามารถทางานเอกสารและสงั่ งานต่างๆน้ีไดม้ ีชื่อเรียกวา่ โปรแกรมเวริ ์ดโพรเซสเซอร์(Word Processor Program) โปรแกรมประมวลผลคา เป็นโปรแกรมที่ช่วยสร้างเอกสารประเภทต่าง ๆ ได้อยา่ งสะดวกและรวดเร็วอาทิเช่น จดหมาย บนั ทึกขอ้ ความ ใบปะหนา้ โทรสาร แบบฟอร์มต่าง ๆเป็นตน้ โดยเกบ็ ในส่ืออิเลก็ ทรอนิกส์แทนกระดาษ ผใู้ ชส้ ามารถเพมิ่ เติมหรือแกไ้ ขขอ้ มูลท่ีเกบ็ไดโ้ ดยท่ีไม่ตอ้ งพิมพใ์ หม่ท้งั หมด

1.2 วิวฒั นาการของโปรแกรมประมวลผลคา โปรแกรมประมวลผลคายคุ แรก ๆ ใชโ้ ปรแกรมของต่างๆประเทศ เช่นโปรแกรม WORD STAR ของบริษทั ไมโครโปร จากดั ซ่ึงสามารถพมิ พข์ อ้ ความได้เฉพาะภาษาองั กฤษเท่าน้นั จึงทาใหไ้ ม่ไดร้ ับความนิยมจากผใู้ ชช้ าวไทยนกั ต่อมาในปี พ.ศ.2529 นายแพทยช์ ุษณะ มากรสาร ไดพ้ ฒั นาโปรแกรมประมวลผลคาที่มีชือวา่ \"ราชวถิ ีเวริ ์ดพซั ี (Rajavithi Word PC)\" ซ่ึงโปรแกรมน้ีเขียนข้ึนดว้ ยภาษา Assemblyท้งั หมด การใทชง้ านเหมือนโปรแกรม WORDSTAR สามารถพมิ พข์ อ้ ความไดท้ ้งัภาษาไทยและภาษาองั กฤษ และมีการปรับปรุงพฒั นามาเร่ือย ๆ จ่ึงไดร้ ับความนิยมจากผใู้ ชอ้ ยา่ งสูงสุดในเวลาต่อมา ในปี2532 สถาบนั บริการคอมพวิ เตอร์ และภาควชิ าวศิ รกรรมคอมพิวเตอร์ คณะวศิ วกรรมศาสตร์จุฬาลงกรณ์หมาลยั ไดร้ วมมือกนั พฒั นา โปรแกรมจดั พิมพเ์ อกสาร์ภาษาไทยและองั กฤษ โดยออกแบบใหง้ ่ายต่อการใชง้ านและมีความสามารถไดใ้ นการใชง้ านและมีความสามารถใชง้ านเช่นเดียวกบั โปรแกรมโปรมวลผลต่างๆ โดยต้งั ชื่อวา่ \"ซียไู รดเ์ ตอร์\" มีลกั ษณะการทางานเหมือน WORDSTAR และประกาศใหใ้ ชเ้ ป็นโปรแกรมสาธารณะ (Public Domain) โปรแกรมประมวลผลคาในปัจจุบนั จะใชซ้ ุดซอฟตแ์ วร์ซ่ึงเป็นโปรแกรมสาเร็จรูป (Package) ชุดซอฟตแ์ วร์น้ีเรียกวา่\"โปรแกรมชุดสานกั งาน (Office Program)\" โดยบริษทั ไมโครซอฟตค์ อร์เปอร์เรช้นั

ไดผ้ ลิตโปรแกรมชุดไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศ ออกสู่ตลาดคร้ังแรกชือวา่ \"ไมโ่ ครซอฟตอ์ อฟฟิ ศ รุ่น4.3\"ซ่ึงประกอบดว้ ย 1 word 2 Excel 3 Access 4 Database Software5 Power Point 6 Presentation Software ซ่ึงมีการพฒั นามาเร่ือยๆ2.0 และ 6.0 เป็นโปรแกรมที่ทางานบนระบบ windows ของบริษทั ไมโครซอฟตแ์ ละเป็นซอฟตแ์ วร์ที่มีลิขสิทธ์ิ (License) และพฒั นาปรับปรุงเป็นไมโครซอฟออฟฟิ ศ2007 ปัจจุบนั ไดพ้ ฒั นาปรับปรุงเป็นไมโครซอฟออฟฟิ ศ 2010 1.3 คุณลกั ษณะของโปรแกรมประมวลผลคาที่ดี1.3.1 มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help) โปรแกรมประมวลผลคาที่ดีตอ้ งมีระบบขอความช่วยเหลือ ท่ีคอ่ ยช่วยใหน้ าแนนนาช่วยแหลือใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถทางานไดอ้ ยา่ งสะดวกและรวจเร็ว เช่น หากเกิดปัญหากบั การใชง้ านหรือสงสยั เกียวกบั วธิ ีการใชง้ านแทนทีจะตอ้ งเปิ ดหาในหนงั สือคูม้ ือการใชง้ านของโปรแกรมก็สามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมไดท้ นั ที1.3.2 มีระบบอตั ิโนมตั ิ โปรแกรมประมวลผลคาท่ีดีควรจะมีระบบอตั ิโนมตั ิ ที่จะช่วยใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถทางานกบัเอกสาร ไดอ้ ยา่ งสะดวกสะบายมากข้ึน เช่น การตรวจสอบอตั ิโนมตั ิ (Auto Format)การแกไ้ ขอตั ิโนมตั ิ (Auto Correct) มีระบบใส่ขอ้ ความอตั โนมตั ิ ตรวจสอบการสะกดคาผดิ ไดท้ ้งั ภาษาไทยและภาษาองั กฤษเป็นตน้

1.3.3 การใชข้ อ้ มูลร่วมกนั กบั โปรแกรมอ่ืน ๆ ได้ โปรแกรมประมวลผลคาท่ีดีควรมีความสามารถในการทางานที่สร้างดว้ ยโปรแกรมอ้ืนไดม้ าใชง้ านร่วมกบั โปรแกรมได้ เช่น การแทรกภาพอะกษร สญั ลกั ษร์ เป้ฯตน้ นอกจากน้ี ครวมีความสามารถในการดึงโปรแกรมเอกสารจากโปรแกรม Word Processing อื่น ๆ มาใชง้ านโปรแกรมได้1.3.4 เรียนรู้การใชง้ านไดง้ ่าย โปรแกรมประมวลผลคาท่ีดีไม่ควรใชเ้ วลานานเกินไปสาหรับการเรียนรู้โปรแกรมครวมี บทเรียนสอนหรือสาธิต เกียวกบั ข้ีนตอนต่าง ๆ ในการใชง้ านโปรแกรม เพือใหส้ ามารถเรียนรู้การใชง้ านไดอ้ ยา่ งรวจเร็ว1.3.5 มีระบบคน้ หาและแทนท่ีคา โปรแกรมประมวลผลคาท่ีดีควรมีระบบการแทนท่ีคาใหช้ ่วยจดั การรูปแบบคน้ หาคาเพือการแกไ้ ขหรือการแทนคาไดส้ ะดวกรวจเร็ว1.3.6 จดั รูปแบบเอกสารไดส้ ะดวก โปรแกรมประมวลผลคาท่ีดีควรจะมีเครื่องมือท่ีช่วยรูปแบบจดั การ้เอกสารไดส้ ะดวกและซ่ึงครวมีความสามารถจดั เอกสารรูปแบบไดร้ วจเร็ว มีข้นั ตอนการจดั รูปแบบท่ีไม่ยงุ ยาก1.3.7 กาหนรูปแบบอกั ษรไดห้ ลากหลายขนาด

โปรแกรมประมวลผลคาท่ีดีควรมีคุณสมบตั ิในการเปลียนแปลงและกาหนดรูปแบบของอกั ษร ของขนาดตวั อกั ษรไดห้ ลากหลายรูปแบบ ท้งั ตวั อกั ษรพิเศษต่างๆ โดยท่ีไม่มีในแป้นพิมพด์ ว้ ย 1.4 ความสาคญั ของโปรแกรมประมวลผล ปันจุบนั สานกั งานท้งั ภาครัฐและเอกชน ไดม้ ีการนาโปรแกรมประมวลผลคามาใชใ้ นการพมิ พเ์ อกสารและรายงานต่าง ๆ แทนเคร่ืองพมิ พด์ ีดมากข้ึน ท้งั น้ีเน่ืองจากความกา้ วหนา้ ของเทลโนโลยคี อมพิเตอร์โดยเฉพาะอยา่ วยงิ่ การพฒั นาความสามารถควัประมวลผลและการเกบ็ ขอ้ มูลของหน่วยเกบ็ ขอมวลสาของต่างๆ มีความจสูงข้ึน รวมถึงการผลิดเครื่องพมิ พ์ ความเร็วสูงประกอบกบั ราคาเครื่องถูกมาก ทาใหส้ านกั งานต่างๆ หนั มาใช้คอมพิวเตอร์เขา้ มาช่วยในการประมวลผลขอ้ มูล โดยสามารถแลือกแบบ อกั ษรแกไ้ ข เพิ่มเติมปรับปรุง แทรกขอ้ ความ รวมขอ้ ความหรือเอกสาร จดั ขอบเขตหนา้ กระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพมิ พอ์ อกมา นอกจากน้ียงั สามารถบนั ทึกเอกสารต่าง ๆ ตลอดจนเรียกใชง้ านแฟ้มขอ้ มูลท่ีไดเ้ กบ็ บนั ทึกไวข้ ้ึนมาใชง้ านภายหลงั ได้ 1.5 ประโยชนข์ องโปรแกรมประมวลผลคา 1.5.1 การเกบ็ เอกสาร การจดั เกบ้ เอกสารที่พิมพข์ ้ึนดว้ ยการดาษน้นั อาจจะสูญเสียหายหรือฉีกขาดได้แต่การจดั เก็บเอกสารในรูปแบบ ไฟลน์ ้นั จะอยคู่ รบถว้ ยตราบท่ีสือใชใ้ นการเกบ็ บนั ทึกขอ้ มูลเช่น แผน่ ซีดี ฮาร์ดิก อยใู นสภาพดีและสาบูรณ์1.5.2 การคน้ หาและเรียกใชง้ านขอ้ มูล

โปรแกรมประมวลผลคาจะมีความสามารถใชค้ น้ หาขอ้ ความหรือคาท่ีเราตอ้ งการหรือแทนทีคาหรือขอ้ ความดว้ ยคาใหม่โดยอนั ติโนมตั ตลอดการเรียกใชข้ อ้ มูลกท็ าโดยงายและสะดวกเพียงแต่ทราบช่ือของไฟล์ จะไม่ยงุ่ ยาก เหนือนกบั การเกบ็ เอกสาร และเรียกใชเ้ อกสาร1.5.3 การทาสาเนา การทาสาเนาเอกสารดว้ ยเครื่องพิพมด์ ีดจะตอ้ งใชก้ ระดาษคาร์บอน และสามารถทาสาเนาไดเ้ พียงคร้ังล่ะ 3 - 4 แผน่ ในขณะคอมพิวเตอร์สามารถทาไดไ้ ม่จากดั และทุกสาเนามีความชดั เจนเท่าเทียมกนั1.5.4 การเปลียนแปลงแกไ้ ขเ้ อกสาร การพิมพเ์ อกสารดว้ ยเคร่ืองพิมพด์ ีดจะมีการพมิ พผ์ ดิ อยเู่ สมอ ๆ ทาใหเ้ สียเวลาคอ่ นขา้ งมาก นอกจากน้ีเคร่ืองพมิ พด์ ีดเท่าท่ีครวและจะปรากฎรอยการแกไ้ ขขดู ลบ แต่คอมพิวเตอร์จะแกไ้ ขเ้ อกสารในการลบในไฟล์ ซ่ึงช่วยใหป้ ระหยดั เวลาและค่าใชจ้ ่าย1.5.5 การจดั รูปแบบเอกสาร โปรแกรมประมวลผลคามีความสามารถในการจดั ทาแบบเอกสารไดอ้ ยา่ งดีและมีประสิทธิภาพ เช่น การก้นั ระยะห่างหนา้ และ หลงั การใส่ขอ้ ความหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษการจดั เอกสารหลายคอลมั น์ การจดั รูปแบบอตั ิโนมตั ช่วยใหเ้ กิดความสะดวกในการทางานเหนือกวา่ การทางานแบบเอกสารธรรมด