ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวโปรแกรม Microsoft Excel ทำ ebook

ครชู าติ ตนั กุระ การใชง้ าน MICROSOFT EXCEL โรงเรียเทศบาลวดั เหมอื งแดง ความรเู้ บ้ ืองตน้ เทศบาลเมืองแพร่ จงั หวดั แพร่

ความรู้เบื้องต้นเกยี่ วโปรแกรม Microsoft Excel สรา้ งเวริ ก์ บ๊กุ ใหม่ เอกสาร Excel เรียกวา่ เวิร์กบุ๊ก แต่ละเวิรก์ บุ๊กจะมเี วริ ์กชตี ซง่ึ โดยปกติจะเรียกวา่ สเปรดชตี คณุ สามารถเพิ่มเวิร์กชตี ลงในเวิร์กบ คณุ ต้องการ หรือคณุ สามารถสรา้ งเวิร์กบุก๊ ใหมเ่ พื่อเก็บขอ้ มูลของคุณแยกตา่ งหากก็ได้ 1. คลกิ ไฟล์ > ใหม่ 2. ภายใต้ ใหม่ ให้คลกิ ท่ี เวริ ก์ บุ๊กเปล่า ใส่ข้อมลู ของคณุ 1. คลิกตรงเซลล์ท่วี ่าง ตัวอย่างเช่น เซลล์ A1 บนเวิร์กชีตใหม่ เซลล์ถกู อา้ งองิ โดยตำแหน่งท่ีตัง้ ของเซลลใ์ นแถวและคอลมั นบ์ นเวิรก์ ชีต ดังนั้นเซลล์ A1 จะอยูใ่ นแถวแรกของคอลมั น์ A 1. พิมพข์ ้อความหรือตวั เลขลงในเซลล์ 2. กด Enter หรือ Tab เพ่ือยา้ ยไปยังเซลลถ์ ัดไป เรยี นรู้เพ่มิ เตมิ เก่ยี วกับวิธกี ารใสข่ อ้ มลู ด้วยตัวเองลงในเซลล์ของเวริ ก์ ชตี

ใช้ ผลรวมอตั โนมัติ เพ่ือรวมขอ้ มูล เมอ่ื คุณได้ใสต่ ัวเลขในเวิรก์ ชตี ของคุณ คุณอาจต้องการบวกตัวเลขเหลา่ นั้น วธิ ีทร่ี วดเรว็ ในการทำคือใช้ ผลรวมอัตโนมัติ 1. เลอื กเซลล์ที่อยู่ทางด้านขวาหรือด้านลา่ งของตัวเลขทค่ี ุณต้องการรวม 2. คลกิ หนา้ แรก > ผลรวมอัตโนมัติ หรอื กดแป้น Alt+= ผลรวมอัตโนมตั จิ ะบวกตัวเลขตา่ งๆ และแสดงผลลัพธ์ในเซลล์ท่ีคุณเลือกไว้ สรา้ งสตู รอย่างงา่ ย การบวกตวั เลขเป็นเพยี งหนึ่งในส่งิ ทคี่ ุณสามารถทำได้ แต่ Excel ยงั สามารถทำการคำนวณทางคณติ ศาสตร์อ่ืนๆ ไดด้ ้วย ลองใช สตู รเพ่อื บวก ลบ คูณหรอื หารตัวเลขของคุณ 1. เลือกเซลลแ์ ละพิมพเ์ ครือ่ งหมายเทา่ กบั (=) ซ่ึงจะบอกให้ Excel ทราบว่าเซลลน์ ีจ้ ะมสี ูตรอยู่ 2. พิมพ์ตัวเลขและตัวดำเนินการการคำนวณรวมกัน เช่น เครอื่ งหมายบวก (+) สำหรบั การบวก เครอ่ื งหมายลบ (-) สำหรับการลบ จัน (*) สำหรบั การคูณ หรือเครอ่ื งหมายทับ (/) สำหรบั การหาร ตัวอยา่ งเชน่ ใส่ =2+4, =4-2, =2*4 หรอื =4/2 1. กด Enter เพอื่ ทำการคำนวณ นอกจากนี้ คุณยงั สามารถกด Ctrl+Enter หากคณุ ต้องการให้เคอรเ์ ซอรอ์ ยบู่ นเซลลท์ ่ใี ช้งานอยู่ เรยี นรู้เพ่มิ เตมิ เกีย่ วกับการสร้างสูตรอย่างงา่ ย

นำรูปแบบตวั เลขไปใช้ เมือ่ ต้องการแยกความแตกต่างระหวา่ งชนดิ ตัวเลขทแี่ ตกต่างกัน ใหเ้ พิ่มรูปแบบ เชน่ สกลุ เงิน เปอรเ์ ซ็นต์ หรือวนั ท่ี 1. เลือกเซลลท์ ี่คณุ มตี วั เลขที่ตอ้ งการจดั รูปแบบ 2. คลกิ หน้าแรก > ลูกศรถดั จาก ท่วั ไป 1. เลอื กรูปแบบตวั เลข ถา้ ไม่มีรูปแบบตวั เลขที่ต้องการใช้ ให้คลกิ ที่ รปู แบบตัวเลขเพิ่มเตมิ เรยี นรเู้ พ่มิ เตมิ เกีย่ วกบั วธิ ีการจดั รปู แบบตวั เลข

ใสข่ ้อมลู ของคุณลงในตาราง วธิ ีทง่ี า่ ยในการใช้ความสามารถซง่ึ มีอย่างมากมายของ Excel คอื การวางข้อมูลของคุณลงในตาราง ซึง่ จะชว่ ยใหค้ ุณสามารถกรอ ข้อมูลของคุณเพอื่ นำไปใชต้ ่อไป 1. เลอื กข้อมูลของคณุ โดยคลิกที่เซลล์แรก แล้วลากไปยังเซลลส์ ดุ ทา้ ยในข้อมูลของคุณ ถ้าจะใชค้ ยี บ์ อรด์ ให้กด SHIFT ค้างไว้ขณะทค่ี ุณกดแปน้ ลูกศรเพ่ือเลอื กข้อมลู ของคุณ 1. คลิกท่ีปุ่ม การวเิ คราะหอ์ ย่างรวดเรว็ ท่ีมมุ ขวาล่างของสิ่งทเี่ ลือก 1. คลกิ ตาราง แล้วยา้ ยเคอรเ์ ซอร์ของคณุ ไปที่ ปมุ่ ตาราง เพ่ือให้คุณสามารถเห็นลักษณะที่ปรากฏของขอ้ มูลของคุณได้ ถา้ คณุ ชอ คลิกทปี่ มุ่ ดงั กล่าว 1. ขณะน้ีคณุ สามารถทำสิง่ ตา่ งๆ กับข้อมูลของคุณ ได้แก่ กรองเพือ่ ดเู ฉพาะขอ้ มูลท่คี ุณต้องการ หรอื เรียงลำดับ เชน่ จากคา่ มากท ที่สุด คลิกท่ลี กู ศร ในส่วนหวั คอลัมน์ของตาราง 2. ถ้าจะกรองข้อมูล ให้ยกเลิกการเลอื กกล่อง เลอื กท้ังหมด เพ่ือลา้ งเคร่ืองหมายทเี่ ลอื กทั้งหมด แลว้ กาเครื่องหมายในกล่องของข้อ ให้แสดงในตารางของคุณ

1. ถ้าจะเรยี งลำดับข้อมูล ให้คลิก เรียงลำดับจาก ก ถึง ฮ หรือ เรียงลำดับจาก ฮ ถงึ ก เรยี นรูเ้ พิม่ เติมเกย่ี วกับการกรองข้อมลู ในตาราง Excel

แสดงผลรวมของตัวเลขของคุณ เคร่อื งมือการวิเคราะหอ์ ยา่ งรวดเรว็ จะทำให้คุณสามารถหาผลรวมตวั เลขของคุณได้อย่างรวดเร็ว ไม่วา่ คุณจะต้องการหาผลรวม จำนวน Excel จะแสดงผลการคำนวณใต้หรอื ถัดจากตวั เลขของคณุ 1. เลือกเซลล์ทม่ี ีตวั เลขท่ีคุณตอ้ งการเพิ่มหรอื นับจำนวน 2. คลกิ ทีป่ มุ่ การวเิ คราะหอ์ ย่างรวดเร็ว ทมี่ มุ ขวาล่างของส่ิงท่เี ลอื ก 3. คลกิ ผลรวม ย้ายเคอร์เซอร์ของคุณไปทป่ี ุม่ เพอ่ื ดผู ลการคำนวณของข้อมูลของคณุ จากนั้นคลกิ ทปี่ มุ่ เพ่ือนำผลรวมไปใช้ ทำให้ขอ้ มูลของคณุ มีความหมายมากข้นึ การจดั รูปแบบตามเง่ือนไขหรือใชเ้ สน้ แบบประกายไฟสามารถเนน้ ขอ้ มลู ทีส่ ำคัญทีส่ ดุ ของคณุ หรือแสดงแนวโนม้ ของข้อมลู ได้ ใ วเิ คราะหอ์ ย่างรวดเรว็ สำหรับการแสดงตัวอย่างแบบสดเพ่อื ลองดูผลลัพธ์ 1. เลอื กข้อมูลที่คุณต้องการตรวจสอบให้ละเอียดขนึ้ 2. คลิกปมุ่ การวเิ คราะห์อยา่ งรวดเร็ว ซง่ึ ปรากฏทม่ี มุ ขวาลา่ งของส่ิงทีค่ ณุ เลือก 3. สำรวจตวั เลือกบนแท็บ การจัดรูปแบบ และ เส้นแบบประกายไฟ เพื่อดวู ่าขอ้ มูลของคุณจะแสดงผลอยา่ งไร

ตัวอยา่ งเช่น เลอื กระดับสใี นแกลเลอรี การจัดรูปแบบ เพ่ือแยกแตกต่างระหวา่ งอุณหภูมิสูง กลางและต่ำ 1. คลกิ ตวั เลือกท่ีคุณชอบ เรียนรเู้ พม่ิ เติมเก่ยี วกบั วธิ ีการนำการจดั รูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้ หรือวเิ คราะห์แนวโนม้ ในขอ้ มลู โดยใช้เส้นแบบประกายไฟ แสดงข้อมูลของคุณในแผนภมู ิ เครือ่ งมือการวเิ คราะหอ์ ยา่ งรวดเร็วจะแนะนำแผนภมู ทิ ี่เหมาะกบั ขอ้ มูลของคณุ และช่วยนำเสนอข้อมูลเป็นภาพดว้ ยการคลิกเพ 1. เลอื กเซลล์ทีม่ ีขอ้ มูลท่ีคุณต้องการแสดงในแผนภมู ิ 2. คลกิ ปุม่ การวเิ คราะห์อยา่ งรวดเรว็ ซึง่ ปรากฏท่มี มุ ขวาลา่ งของสิง่ ท่ีคณุ เลือก 3. คลกิ แผนภูมิ ใหเ้ ล่ือนเมาสไ์ ปตามแผนภมู ทิ ีแ่ นะนำ เพอื่ ดูว่าแผนภูมิใดเหมาะทส่ี ดุ สำหรับข้อมูลของคณุ แลว้ คลิกแผนภมู ทิ ค่ี ุณต หมายเหต:ุ Excel จะแสดงแผนภูมิต่างๆ ในแกลเลอรนี ้ี ท้ังน้ขี ้ึนอยู่กบั สิ่งท่ีไดแ้ นะนำให้สำหรับขอ้ มลู ของคุณ เรียนรู้วธิ อี น่ื ๆ ในการสร้างแผนภมู ิ

บันทกึ งานของคุณ 1. คลกิ ปุ่ม บันทึก บน แถบเครื่องมอื ด่วน หรอื กดแป้น Ctrl+S ถา้ คณุ ไดบ้ นั ทึกงานของคุณไว้กอ่ นหน้าแล้ว ก็ถอื วา่ เสร็จเรยี บรอ้ ย 1. ถ้าน่เี ป็นการบนั ทกึ ครั้งแรก ใหด้ ำเนนิ การในข้ันตอนถดั ไปเพ่ือทำใหเ้ สรจ็ สมบูรณ์ 1. ภายใต้ บันทึกเป็น เลือกตำแหนง่ ทีต่ งั้ ท่ีคุณต้องการบนั ทกึ เวริ ์กบุก๊ แล้วเรียกดูไปยังโฟลเดอร์ 2. ในกลอ่ ง ชื่อไฟล์ ให้ป้อนชื่อเวิรก์ บุก๊ ของคุณ 3. คลกิ บันทกึ เพ่ือให้เสร็จสมบูรณ์ การพิมพ์ 1. คลกิ ไฟล์ > พิมพ์ หรือกดแป้น Ctrl+P 2. ดตู ัวอย่างก่อนพิมพ์โดยคลิกลูกศร หนา้ ถดั ไป และ หน้าก่อน หนา้ ตา่ งแสดงตัวอย่างจะแสดงตัวอยา่ งหน้าในรูปแบบขาวดำหรือสี ข้นึ อยู่กบั การต้ังคา่ เครือ่ งพิมพ์ของคณุ ถา้ คุณไม่พอใจตวั อยา่ งการพิมพ์ที่ไดเ้ ห็น คุณสามารถเปลย่ี นระยะขอบกระดาษ หรอื เพิม่ ตวั แบง่ หนา้ ได้ 3. คลิก พิมพ์