HC MIND Edisi 2

HCMIND Information and Development Media #2 Mengenal Apa Itu PMS? Bagaimana Mekanisme Kerja PMS? AKHLAK Corner: AKHLAK Meter Learn, Grow and Contribute

-Pearl Zhu PEMBINA IKHDA A. MUKHTAR PIMPINAN REDAKSI DWI ANGGRAENI REDAKTUR HADIAN IMAM M ANANTO INDRIA P

Menuju Performance Unggul Saat ini Era Revolusi Industri 4.0 Performance Management Sistem (PMS) menuntut Sumber Daya Manusia yang sebaiknya dipahami sebagai komunikasi berkualitas dan berdaya saing. Jika antara atasan dengan bawahan, di mana ditanya, dua hal yang berhubungan topik pembicaraan mereka adalah standar dengan peningkatan sumber daya kinerja dan bagaimana mencapainya. manusia, maka Performance Pemberian umpan balik secara teratur akan Management dan Performance meningkatkan pencapaian standar kinerja Apprasial adalah jawabannya. Dalam hal ini Performance Management dan atasan diharapkan menjadi pelatih dan lebih berperan dalam memegang kunci mentor yang akan melatih dan memandu tim perusahaan dalam pencapaian untuk mencapai aspirasi organisasi dan keunggulan kompetitif, dimana bahkan personal karyawan. Performance Management berjalan Dengan adanya partisipasi dari seluruh secara dinamis dan terus menerus. pihak dalam menerapkan Performance Management System maka diharapkan Performance Management adalah sebuah proses yang dilakukan oleh seorang perusahaan mendapatkan kinerja terbaik atasan kepada teamnya untuk dari karyawannya untuk mencapai profit memastikan agar mereka bisa bekerja dan pertumbuhan perusahaan. Selamat dengan optimal sehingga menghasilkan berkomunikasi dalam wadah Performance output sesuai dengan strategi dan tujuan perusahaan. Management System yang telah SDM desain, jadikan ini budaya positif di Bagi seorang karyawan, Performance perusahaan kita yang dapat menjadi acuan Management akan memberikan dan pengembangan kompetensi dalam pengakuan dari perusahaan terhadap menghadapi tugas – tugas menantang saat hasil kerjanya. Sementara bagi ini. Salam 8 pilar! perusahaan, dengan adanya Performance Management, kinerja karyawan akan mengalami perbaikan-perbaikan yang Ikhda A. Mukhtar selanjutnya dapat mendukung kemajuan GM Divisi SDM perusahaan yang berkelanjutan. HC MIND EDISI #2- JUNI 2021

Pada HC MIND edisi pertama kita telah membahas 8 Pilar SDM yang dijelaskan secara ringkas namun tetap memberikan poin penting peran masing-masing pilar. Pada HC MIND edisi kedua ini akan menyajikan informasi dan pembahasan lebih mendalam terkait pilar ke 6 yakni Performance Management. Performance Management merupakan suatu pendekatan sistematik untuk meningkatkan kinerja individu atau tim dalam mencapai tujuan / target organisasi. Performance Management memastikan sejak awal Perencanaan harus sudah in line dengan tujuan organisasi dan saat berjalannya selalu mendapatkan review atau evaluasi agar mencapai apa yang sudah ditentukan. Sebagaimana diketahui perusahaan adalah sebuah organisasi yang bertujuan untuk menghasilkan kemakmuran bagi shareholder maupun stakeholder dengan memaksimalkan dan mengoptimalkan potensi sumber daya yang dimiliki. Pada era VUCA saat ini, selain dituntut untuk memenuhi tingginya harapan para shareholder terkait keuntungan yang harus semakin meningkat, di sisi lain eksekutif perusahaan jg dihadapkan pada kenyataan bahwa kinerja perusahaan semakin sukar untuk diprediksi dan dikendalikan. KEY HIGHLIGHT \"Performance Management adalah suatu pendekatan sistematik untuk meningkatkan kinerja individu atau tim dalam mencapai tujuan / target organisasi\" (Hendry, Bradley and Perkins, 1997).

Kondisi inilah yang menyebabkan mulai Tentu akan percuma jika perusahaan dirancangnya berbagai sistem berbasis membuat sebuah strategi, namun pada teknologi informasi yang mampu akhirnya yang akan dikerjakan kembali membantu eksekutif dalam adalah pekerjaan rutin dan administratif. mengendalikan dan meningkatkan kinerja Mengelola kinerja bukan merupakan hal perusahaan. Salah satu konsep yang yang mudah, perumusan rencana kinerja sekarang sudah diaplikasikan oleh Sasaranharus betul-betul merefleksikan berbagai perusahaan untuk Strategis dan harus dipastikan mengendalikan dan meningkatkan kinerja menujang kinerja perusahaan. mereka adalah Performance Management System (PMS). KPI lebih dari sekedar pekerjaan dasar, perlu kehati-hatian dan pengawasan Performance Management System yang ketat oleh setiap atasan, jangan sampai terjebak pada perencanaan (PMS) dapat dikategorikan sebagai kinerja yang sifatnya pekerjaan rutin dan administratif, yang mana pekerjaan itu sebuah Sistem Penunjang Keputusan merupakan kewajiban dasar karyawan. (DSS) untuk menjelaskan setiap sistem komputer yang digunakan dalam mendukung proses pengambilan keputusan pada sebuah organisasi. Melaksanakan manajemen kinerja yang baik dan terukur akan memberikan manfaat bagi organisasi, tim, dan individu. Manajemen kinerja mendukung tujuan menyeluruh organisasi dengan mengaitkan pekerjaan dari setiap hubungan atasan dan bawahan pada keseluruhan unit kerjanya. HC MIND EDISI #2- JUNI 2021

How PMS Works? Performance Management System (PMS) dapat didefinisikan sebagai sebuah istilah kesatuan sistem yang terdiri dari metodologi, metric, proses, dan sistem teknologi yang digunakan untuk memonitor dan mengendalikan kinerja perusahaan. Dalam PMS ini terdapat siklus kerja yang dinamakan PMS Cycle diantaranya : 1. Perencanaan Kinerja (Performance Planning) Perencanaan kinerja merupakan proses dimana karyawan menentukan Goal Setting atau penentuan tujuan kinerja untuk satu tahun kedepan. Periode ini dilaksanakan pada awal tahun berjalan. Dalam prosesnya, Divisi Perencanaan Strategis akan terlebih dahulu merumuskan sasaran kinerja korporasi atau KPI Direksi (Kolegial) yang akan dijadikan sebagai KPI Team berdasarkan sasaran strategis dan kontrak manajemen Perum Perumnas dengan Kementerian BUMN. Dari sasaran tersebutlah nantinya akan dijadikan dasar untuk dilakukan penurunan (cascading) indikator-indikator kinerja apa saja yang menjadi concern manajemen selama satu tahun kedepan. A. Tahapan Cascading KPI L 1 L 2P r o s e s m e n u r u n k a n i n d i k a t o r - i n d i k a t o r k i n e r j a m u l a i d a r i l e v e l : Selevel GM, : Selevel L3 L4Deputy GM/PMM, : Selevel Manager/PM Muda, : Selevel Asman/PM Pratama sampai L 5d e n g a n : Selevel Officer dan Staff. Pada prakteknya, target korporasi/Direksi yang menjadi pedoman indikator KPI Team akan menjadi dasar penurunan KPI Individu. Workshop Perencanaan Kinerja dilaksanakan sebagai media dialog antara Atasan dan Bawahan untuk saling menyampaikan ekspektasi kinerja apa saja yang akan dicapai dalam satu tahun kedepan. SMART KPIDalam cascading KPI tersebut, harus diperhatikan kaidah (Simple, Measurable, Achievable, Result Oriented, Timely) dan memastikan KPI Atasan dan Bawahan harus saling berhubungan serta pastikan Indikator Kinerja betul - betul dapat dikontrol secara langsung oleh individu karyawan tersebut. Terkecuali Indikator Generik, yang mana memang indikator ini diberikan kepada setiap unit kerja untuk level jabatan L1 s/d L4 (terkecuali Level L5) yang fungsinya untuk mengukur kinerja diluar proses bisnis utama dan dapat ditentukan berbeda setiap tahun. Namun Indikator Generik seyogyanya tidak lebih dari 3 Indikator saja, dan bobot nya pun tidak lebih dari 10%. Selain itu dalam menentukan Indikator Kinerja termasuk target dan bobotnya berpedoman pada WIGs 3 FokusPrinsip (Widely Important Goals) pimpinan harus betul-betul melihat mana Prioritas Kinerja Utama bawahan, idealnya indikator KPI tidak terlalu banyak untuk menjaga fokus kerja (minimal 3, maksimal 9). HC MIND EDISI #2- JUNI 2021

Terdapat beberdapa teknik dalam melakukan cascading diantaranya : Indikator Kinerja 1). Fully Cascade : Atasan dan Bawahan persis sama dari segi target dan indikator. 2). Partial Cascade : Indikator Kinerja Atasan dan Bawahan sama namun dari segi target berbeda. 3). Supporting Cascade : Baik Indikator Kinerja maupun target Atasan dan Bawahan berbeda namun tetap mendukung pencapaian Indikator Kinerja Atasan. TIPS B. Tahapan Penentuan Target 4Langkah Menentukan Setelah indikator kinerja disepakati antara Target Kinerja Atasan dan Bawahan dalam proses cascading, maka selanjutnya masing-masing karyawan 1 Fokus Pada Goals Yang harus mampu menentukan target kinerja yang Paling Penting akan dicapai dalam satu tahun kedepan. Berbagai sumber target didapat dari RJPP, 2 Tentukan Aktivitas Yang RKAP, RKO, Roadmap Kerja Satuan Unit, Dapat Diukur Standar Operasional Prosedur Minimum yang ditetapkan oleh manajemen atau dari sumber 3 Buatlah Scoreboard Indikator lainnya yang sah dan dapat diterima sebagai dan Target Yang Dapat standar. Prinsip dalam menentukan target Memotivasi Anda Dan Team harus Achievable & Challenging demi 4 Ciptakan Budaya Monitoring dan Evaluasi (Berkala dan peningkatan kompetensi bawahan. Terjadwal) C. Tahapan Penentuan Bobot Selain itu dalam hal penentuan bobot hendaknya memperhatikan faktor intensitas dan effort dalam proses mencapai target indikator kinerja tersebut, berprinsip pada WIGs semakin berat maka bobotnya semakin besar dan begitupun sebaliknya. Tidak ada aturan khusus yang mengatur angka pasti bobot masing-masing indikator kinerja selama total bobot keseluruhan adalah 100%. Penentuan bobot ini perlu disepakati antara atasan dan bawahan, maka dari itu peran Atasan lah yang sangat menentukan kualitas perencanaan kinerja bawahan. Sumber: Buku “4 Dicipline of Execution” HC MIND EDISI #2- JUNI 2021

Monitoring 2. Bimbingan Kinerja Check (Performance Monitoring) Mungkin saja ini terdengar baru di Perum Perumnas, namun merujuk pada best practice PMS (Performance Manajemen System) Cycle, Performance Monitoring ini penting dilakukan paling tidak per kuartal disamping monitoring berkala secara informal antara Atasan dan Bawahan. Perum Perumnas menyebutnya Bimbingan Kinerja (BK) yang dilaksanakan per kuartal tahun secara serentak dan difasilitasi oleh Divisi SDM. Pada intinya dalam proses ini karyawan diminta mengisi realisasi KPI nya dan melakukan sesi Coaching & Mentoring antara Atasan dan Bawahan. Hasil Coaching & Mentoring tersebut dituangkan dalam form Pengembangan Individu Karyawan. Tidak lupa perlunya feedback Atasan atas hasil kinerja bawahan, guna mendorong dan memberikan apresiasi atas pencapaian kinerja bawahannya. Dalam proses mengisi realisasi kinerja diharuskan berjenjang mulai dari level jabatan terendah hingga tertinggi, selain itu tentunya dalam mengisi angka realisasi perlu data evidence yang valid, tidak serta merta menuliskan angka realisasi berdasarkan feeling atau perkiraan. Data evidence tersebut perlu dilampirkan dalam sistem sebagai media untuk Atasan melakukan Cek, Konfirmasi dan Klarifikasi atas apa yang dituliskan oleh bawahannya sebagai capaian kinerja. Jika atasan tidak mengecek secara benar, dikhawatirkan kualitas kinerja individu karyawan tidak akan berjalan optimal dan keandalan data pun akan diragukan. KEY HIGHLIGHT CEK KONFIRMASI KLARIFIKASI Jika atasan tidak melakukannya secara benar, Validitas kinerja akan diragukan. HC MIND EDISI #2- JUNI 2021

3. Penilaian Kinerja Nilai yang didapat dari Hal yang unik dari (Performance Appraisal) sistem Penilaian nilai kinerja dan soft Kinerja terbaru Perumnas adalah Penilaian Kinerja competency (perilaku) akan adanya KPI Kolektif, yakni gabungan KPI biasanya dilakukan pada dihitung berdasarkan bobot Individu & KPI Team Bulan Juli tahun berjalan proporsi sesuai Surat untuk Semester I dan setiap Edaran GM SDM No. awal tahun N+1 atau Saat ini di Perumnas tepatnya pada bulan SDM/01/564/II/2021 yang sendiri masih menerapkan disebut Nilai KPI Individu. kebijakan Penilaian per Januari-Februari untuk Jika pada saat Bimbingan penialaian satu tahun. Pada Semester, namun tidak terdapat form tahap ini setiap karyawan menutup kemungkinan Pengembangan Individu, diminta kembali kedepan Perumnas akan maka beda hal pada memperbaharui realisasi KPI menerapkan kebijakan penilaian kinerja karyawan nya. Prosesnya sama penilaian Tahunan karyawan akan diminta dengan Bimbingan Kinerja, IDP selayaknya best practice mengisi form yang membedakan dalam (Individual Development industri pada umumnya. Hal penilaian kinerja ini adanya Plan) yang fungsinya untuk ini bukan tanpa alasan dan penilaian kompetensi, pertimbangan, terdapat mengindentifikasi Gap dalam hal ini Perumnas beberpa indikator yang kompetensi apa yang perlu menggunakan Core Value targetnya tidak ideal jika diperbaiki dan dukungan BUMN yaitu AKHLAK dibagi per semester, serta apa yang diperlukan sebagai bagian Soft adanya kecenderungan karyawan untuk menunjang Competency yang harus distribusi target yang tidak kinerja karyawan tahun dimiliki oleh setiap merata pada semester I berikutnya. karyawan. dan semester II. HC MIND EDISI #2- JUNI 2021

Kalibrasi & Nilai KPI Pimpinan tertinggi dari setiap Unit Kerja diberikan kewenangan untuk menetukan perbandingan nilai KPI individu anggotanya berdasarkan matriks kalibrasi, nantinya terdapat kuota rating KPI Individu yang telah ditentukan berdasarkan matriks kinerja untuk menjadi rujukan. Merujuk pada Surat Keputusan Direktur Hasil dari nilai kalibrasi ini akan dijadikan nilai final KPI Individu yang Utama No. DIRUT/21/02/2021 bahwa selanjutnya akan dijadikan rujukan untuk Talent Mapping. Lantas untuk dasar Insentif KPI dari dijelaskan Perumnas memberlakukan mana? Sesuai surat keputusan Direktur Utama, Nilai KPI Individu dan Nilai KPI Kolektif. Nilai KPIInsentif Kinerja didasarkan pada Kolektif yang diambil dari Nilai KPI Team dan Nilai KPI Individu hasil dari sistem akan KPI Individu yang diatur besaran proporsi ditabulasi untuk dilakukan Kalibrasi oleh bobotnya dalam Surat Edaran GM Divisi SDM. Nantinya setiap karyawan akan mendapat 2 Pimpinan Tertinggi masing-masing Unit (dua) nilai, yakni Nilai KPI Individu dan Nilai KPI Kolektif. Kerja. Lantas Apa Itu Kalibrasi? Kalibrasi merupakan proses dimana nilai KPI Individu akan dilakukan penyesuaian menggunakan metode Force Rank Distribution berdasarkan Kurva Distibusi dalam satu unit kerja atau organisasi. KEY HIGHLIGHT Nilai KPI Individu akan disesuaikan/kalibrasi menggunakan metode Force Rank Distribution berdasarkan Kurva Distrtibusi dalam satu unit kerja. Proses kalibrasi nilai KPI Individu tersebut dilakukan oleh Pimpinan tertinggi setiap Unit Kerja. HC MIND EDISI #2- JUNI 2021

.Picture of PMS Cycle The Dari semua fase PMS Cycle di Conclusion\\ atas ini, Perum Perumnas telah OF PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM melakukan berbagai macam pengembangan dan pembaharuan dalam menunjang prosesnya. Kini seluruh proses PMS dijalankan secara digital dan dapat dipantau secara real time. Tentu kedepan Perum Perumnas akan terus mengembangkan dan memperbaharui PMS ini baik dari segi kebijakan maupun dari segi sistem penunjangnya untuk lebih SMART (Simple, Measurable, Achievable, Result Oriented, Timely) dan yang pasti akan mampu menujang kinerja karyawan dan Perusahaan untuk lebih baik lagi. HC MIND EDISI #2- JUNI 2021

CORNER \"AKHLAK METER : TOP Awardee\" Oct 2020 Kategori Individu Simson Prima Dwi Anggraeni Frida Fauzia Nur Masitha Handria Yudha Kategori Proyek Kalibata Pertani Talang Kelapa Perumnas - BGR Antapani Sukaramai Nov 2020 Kategori Individu Benny Renato Deddy Mahendra Amal Sugiarto Abdul Hakim L. Kurniawan P. Wajar Susilo Kategori Proyek Surabaya Kalibata Pertani Talang Kelapa Pondok Cina Semarang I Jan 2021 Kategori Individu M. Yoerliansyah Habiebie Bagus Salamet Sriyanto M. Fajar Mahdi Ilham Mustafa Fikrul Azizah Yakup Sugiarto Arif Su'udi Hadi Yanuar I. Lukman Edy S. Kategori Proyek Talang Kelapa Pasuruan Cilegon Surabaya