פורטל ספקים - מדריך למשתמש

‫יצירת חשבונית דיגיטלית בפורטל מטריקס‬ ‫תוכן עניינים‬ ‫‪ .1‬מבוא ‪2................................................................................................................................‬‬ ‫‪ .2‬כניסה לפורטל ‪3...................................................................................................................‬‬ ‫‪ .3‬מסך הבית‪5.........................................................................................................................‬‬ ‫‪ .4‬ניווט בתפריט ‪6.....................................................................................................................‬‬ ‫‪ .5‬קליטת חשבוניות‪7................................................................................................................‬‬ ‫‪ 5.1.‬קליטת חשבונית ציוד ‪7......................................................................................................‬‬ ‫‪ 5.2.‬קליטת חשבונית שרותים‪9.................................................................................................‬‬ ‫‪ 5.3.‬קליטת חשבונית כספית ‪9..................................................................................................‬‬ ‫‪ .6‬שאילתות ואחזור מידע ‪10......................................................................................................‬‬ ‫‪ 6.1.‬מעקב חשבוניות‪10...........................................................................................................‬‬ ‫‪ 6.2.‬שאילתות נוספות ‪10.........................................................................................................‬‬ ‫‪ .7‬כלי מערכת‪11......................................................................................................................‬‬ ‫‪1‬‬

‫יצירת חשבונית דיגיטלית בפורטל מטריקס‬ ‫‪ .1‬מבוא‬ ‫פורטל הספקים הינו פלטפורמת תקשורת אינטרנטית מבוססת ענן המאפשרת קשר בין גופי רכש לספקים‪.‬‬ ‫המערכת מאפשרת לספק להעלות לאתר חשבוניות‪ ,‬נוסף על האפשרות לצפות בנתוני חשבוניות קיימות‪,‬‬ ‫סטטוס החשבוניות‪ ,‬סטטוס תשלומים‪ ,‬הזמנות רכש וכד'‪.‬‬ ‫העלאת חשבונית לאתר מאתחלת תהליך ‪ WF‬שמאפשר לאשר חשבוניות בצורה ממוכנת‪ ,‬שקופה‬ ‫ומבוקרת‪.‬‬ ‫המערכת מאפשרת צפייה בנתוני חשבוניות‪ ,‬סטטוס החשבוניות‪ ,‬סטטוס תשלומים‪ ,‬הזמנות רכש ועוד‪ .‬כמו‬ ‫כן‪ ,‬ניתן להעלות למערכת חשבונית‪ ,‬אותה ניתן יהיה לאשר בצורה ממוכנת‪ ,‬שקופה ומבוקרת באמצעות‬ ‫תהליך מובנה (‪.)WF‬‬ ‫‪2‬‬

‫יצירת חשבונית דיגיטלית בפורטל מטריקס‬ ‫‪ .2‬כניסה לפורטל‬ ‫קישור לפורטל‪/https://suppliers-matrix.tafniterp.co.il/xtafnit :‬‬ ‫לצפייה מיטבית יש לגלוש לפורטל באמצעות דפדפן ‪ Chrome‬או ‪Edge‬‬ ‫יש להזין כתובת מייל‪ ,‬וללחוץ על הכפתור \"שלח קוד לנייד\"‬ ‫‪3‬‬

‫יצירת חשבונית דיגיטלית בפורטל מטריקס‬ ‫•‬ ‫• הודעת ‪ SMS‬עם סיסמת כניסה חד פעמית תשלח לטלפון הנייד של איש הקשר שמוגדר‬ ‫במערכת המידע של מטריקס‬ ‫• בכניסה הראשונה למערכת‪ ,‬תידרשו לאשר את תנאי השימוש בפורטל‪ .‬האישור הוא חד פעמי‬ ‫ונדרש בכניסה הראשונה‪ ,‬או במקרה של עדכון התנאים בלבד‬ ‫‪4‬‬

‫יצירת חשבונית דיגיטלית בפורטל מטריקס‬ ‫‪ .3‬מסך הבית‬ ‫במסך הבית מוצגות היתרות לתשלום‪ ,‬והזמנות הרכש הפתוחות‬ ‫על ולבחור את הספק והחברה עבורם רוצים‬ ‫על מנת לקלוט חשבונית‪ ,‬יש ללחוץ‬ ‫לקלוט את החשבונית‪.‬‬ ‫‪5‬‬

‫יצירת חשבונית דיגיטלית בפורטל מטריקס‬ ‫‪ .4‬ניווט בתפריט‬ ‫לחיצה על שלושת הפסים בחלק הימני העליון של המסך פותחת את תפריט הניווט‬ ‫מהתפריט ניתן לנווט לנתוני הזמנות‪ ,‬נתוני תעודות המשלוח ולנתונים פיננסיים (תחת תפריט \"כספים\")‬ ‫‪6‬‬

‫יצירת חשבונית דיגיטלית בפורטל מטריקס‬ ‫‪ .5‬קליטת חשבוניות‬ ‫כדי לקלוט חשבונית‪ ,‬יש לפתוח את תפריט ה\"כספים\" ולבחור באפשרות \"קלט חשבונית\"‬ ‫(כספית או שירותים‪ ,‬על פי סוג החשבונית)‬ ‫סוגי חשבוניות‬ ‫הפורטל מאפשר קליטה של ‪ 3‬סוגי חשבוניות‪:‬‬ ‫‪ ‬חשבונית ציוד‪:‬‬ ‫חשבוניות ציוד מכסות תעודות משלוח‪ .‬בעת אספקת הטובין על הספק לצרף‬ ‫תעודת משלוח‪ ,‬על מנת שזו תיקלט במערכת ותתאפשר קליטה של חשבונית‬ ‫‪ ‬חשבונית שירותים‪:‬‬ ‫משמשת למקרה שבו הספק סיפק אל מול הזמנת הרכש שרות ולא מוצר‬ ‫‪ ‬חשבונית כספית‪:‬‬ ‫משמשת קבלנים שמספקים שירותים קבועים ללא הזמנת רכש‬ ‫‪ .5.1‬קליטת חשבונית ציוד‬ ‫‪ ‬יש להזין את מספר החשבונית‪ ,‬ולהוסיף הערה במידת הצורך‬ ‫בסיום הפעולה יש ללחוץ על \"הצג\"‪.‬‬ ‫‪7‬‬

‫יצירת חשבונית דיגיטלית בפורטל מטריקס‬ ‫פעולה זו תציג את תעודות המשלוח הפתוחות‬ ‫• יש לאתר את תעודת המשלוח הרלוונטית‬ ‫• ניתן לבצע חיפוש גם לפי מספר הזמנת רכש (ראה סעיף ‪ – 6‬כלי מערכת ) יש לסמן בתיבת הסימון‬ ‫את הרשומות שאותן אמורה החשבונית לכסות‬ ‫• ניתן לעדכן את הכמות לכיסוי‪ ,‬לכמות קטנה מהכמות בתעודת המשלוח‬ ‫• בחלק התחתון של המסך‪ ,‬תבצע המערכת חישוב של ערך החשבונית בהתאם לכמויות ולמחירים‬ ‫שמופיעים בהזמת הרכש‬ ‫• על מנת להשלים את התהליך יש להעלות את קובץ החשבונית באמצעות לחיצה על כפתור‬ ‫\"הוספת קובץ\"‪ ,‬ולחיצה על \"אישור\"‬ ‫ניתן להעלות לפורטל קבצי ‪ PDF‬בלבד‬ ‫‪ ‬יפתח מסך שמסכם את הפריטים‪ ,‬הכמויות והסכומים שנבחרו‬ ‫אישור של מסך זה מסיים את תהליך העלאת החשבונית לפורטל‬ ‫‪‬‬ ‫‪8‬‬

‫יצירת חשבונית דיגיטלית בפורטל מטריקס‬ ‫‪ .5.2‬קליטת חשבונית שרותים‬ ‫תהליך הקליטה של חשבונית שירותים זהה לתהליך הקליטה של חשבונית ציוד‪.‬‬ ‫במקרה זה יש לאתר את הזמנת הרכש (ולא תעודת המשלוח)‬ ‫‪ .5.3‬קליטת חשבונית כספית‬ ‫‪ ‬יש להזין את מספר החשבונית‪ ,‬ולהוסיף הערה במידת הצורך‪ .‬בסיום הפעולה יש ללחוץ על‬ ‫\"רשומה חדשה\"‬ ‫‪ ‬במסך שנפתח יש להזין את פרטי החשבונית‬ ‫‪ ‬יש אפשרות לקלוט יותר מרשומה אחת לחשבונית‬ ‫‪ ‬בסיום הפעולה יש ללחוץ על \"אישור\"‬ ‫‪ ‬על מנת להשלים את התהליך יש להעלות את קובץ החשבונית באמצעות לחיצה על הכפתור‬ ‫\"הוספת קובץ\"‪ ,‬ולאחריה לחיצה על \"אישור\"‪.‬‬ ‫ניתן להעלות לפורטל קבצי ‪ PDF‬בלבד‬ ‫‪9‬‬

‫יצירת חשבונית דיגיטלית בפורטל מטריקס‬ ‫‪ .6‬שאילתות ואחזור מידע‬ ‫‪ .6.1‬מעקב חשבוניות‬ ‫המערכת מאפשרת לספק לצפות בסטטוס החשבוניות‪ .‬הנתונים מופיעים תחת \"כספים\"‪.‬‬ ‫קיימים ‪ 3‬סטטוסים‪:‬‬ ‫‪ ‬חדש – חשבונית שעלתה לפורטל‬ ‫‪ ‬בעבודה – חשבונית שעברה לאישור‬ ‫‪ ‬מאושרת – חשבונית שאושרה ועברה לתשלום‬ ‫חשבוניות שנדחו מופיעות גם הן תחת \"כספים\"‪.‬‬ ‫בעמודת \"הערה\"‪ ,‬ניתן לראות את סיבת הדחייה של החשבונית‬ ‫‪ .6.2‬שאילתות נוספות‬ ‫תחת \"כספים\"‪ ,‬ניתן לצפות במסך שמציג את מצב חשבון הספק‪ ,‬ובשאילתת התשלומים של הספק‪.‬‬ ‫‪10‬‬

‫יצירת חשבונית דיגיטלית בפורטל מטריקס‬ ‫‪ .7‬כלי מערכת‬ ‫המערכת מאפשר לבצע את הפעולות הבאות‪:‬‬ ‫‪ ‬סינון‪ :‬על מנת לבצע סינון‪ ,‬יש ללחוץ על המשפך שמופיע מימין לשם העמודה‬ ‫מיון – יש ללחוץ על שם העמודה‪ .‬לחיצה אחת מבצעת מיון מהערך הקטן לערך הגדול‪.‬‬ ‫לחיצה נוספת מבצעת מיון הפוך‬ ‫‪ ‬יצוא לאקסל – ניתן יצא את נתוני הטבלאות לאקסל באמצעות לחיצה על הסימון‬ ‫\"יצוא לאקסל\"‬ ‫‪11‬‬