การสืบค้นข้อมูล

การสืบค้นข้อมูล จัดทำโดย นางสาวธมนวรรณ พอน่อ ชั้น ปวส. 2 เลขที่ 3 การจัดการสำนักงาน

การสืบค้นข้อมูล ในโลกยุคอินเตอร์เน็ตในปัจจุบันนี้มีข้อมูลมากมายมหาศาล การที่เราจะค้นหา ข้อมูล จำนวนมากเราไม่อาจจะคลิก เพื่อค้นหาข้อมูลพบได้ง่าย ๆ จำเป็นจะต้อง อาศัย การค้นหาข้อมูลด้วยเครื่องมือค้นหา ที่เรียกว่า Search Engine เข้ามา ช่วยเพื่อความสะดวกและรวดเร็ว เว็บไซต์ที่ให้บริการค้นหาข้อมูลมีมากมายทั้งที่ เป็นของคนไทย และต่างประเทศ

การสืบค้นข้อมูล (Information retrieval) คือ กระบวนการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ โดยใช้เครื่องมือค้นหาข้อมูลที่สถาบันบริการสารสนเทศจัดเตรียมไว้ให้ การสืบค้นข้อมูลแบ่งออกเป็น 2 วิธี คือ 1. การสืบค้นข้อมูลด้วยระบบมือ (Manual system) สามารถกระทำได้โดยผ่าน เครื่องมือหลายประเภท เช่น บัตรรายการ บัตรดรรชนีวารสาร บรรณานุกรม เป็นต้น 2. การสืบค้นข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ (Computer system) สามารถกระทำ ได้โดยผ่านอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ในการค้นหาข้อมูลจากฐานข้อมูลต่าง ๆ ได้แก่ - ฐานข้อมูลโอแพ็ก - ฐานข้อมูลซีดีรอม - ฐานข้อมูลออนไลน์ - ฐานข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต

ประเภทในการค้นหาข้อมูล 1. Seach Engine เป็นเว็บไซต์ที่ช่วยในการค้นหาข้อมูล โดยใช้โปรแกรมช่วยใน การค้นหาที่เรียกว่า Robot ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเว็บไซต์ในอินเตอร์เน็ต มาเก็บไว้ในฐานข้อมูล ซึ่งการค้นหาข้อมูลรูปแบบนี้ จะช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูล ได้ตรงกับความต้องการเฉพาะได้ระบุคำที่เจาะจงลงไป เพื่อให้ Robot เป็นตัวช่วย ในการค้นหาข้อมูลซึ่งเป็นรูปแบบที่เป็นที่นิยมมาก เช่น www.google.com

2. Search Directories การค้นหาข้อมูลตามหมวดหมู่ โดยมีเว็บไซต์ ที่เป็นตัวกลางในการรวบรวมข้อมูลในระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต โดย จัดข้อมูลเป็นหมวดหมู่เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกข้อมูลตามที่ต้องการได้ โดยการจัดหมวดหมู่ของข้อมูลจะจัดตามข้อมูลที่คล้ายกัน หรือเป็น ประเภทเดียวกัน นำมารวบรวมไว้ในกลุ่มเดียวกัน ลักษณะการค้นหา ข้อมูล Search Directories จะทำให้ผู้ใช้สะดวกในการเลือกข้อมูลที่ ต้องการค้นหา และทำให้ได้ข้อมูลตรงกับความต้องการ และสามารถที่จะ เข้าไปดูว่ามีเว็บไซต์ใดบ้างที่ได้ทันที เช่น www.sanook.com

3. การค้นหาจากหมวดหมู่ หรือ Directories การให้บริการค้นหาข้อมูลด้วย วิธีนี้ เปรียบเสมือนเราเปิดหน้าต่างเข้าไปในห้องสมุด ซึ่งได้มีการจัดหมวดหมู่ ของหนังสือไว้แล้ว และภายในหมวหมู่ใหญ่นั้น ๆ ยังประกอบด้วยหมวดหมู่ ย่อย เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจนยิ่งขึ้น หรือแบ่งประเภทของข้อมูลให้ชัดเจน เราสามารถเข้าไปหยิบหนังสือที่ต้องการได้ แล้วเปิดเข้าไปอ่านเนื้อหาข้างใน ของหนังสือเล่มนั้น จะช่วยให้การค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น มีเว็บไซต์มากมาย ที่ให้บริการการค้นหาข้อมูลในรูปแบบนี้ เช่น http://www.excite.com/

รูปแบบในการสืบค้นข้อมูล 1. การค้นหาข้อมูลในรูปแบบ Index Directory วิธีการค้นหาข้อมูลแบบ Index นี้ข้อมูลจะมีความเป็นระเบียบเรียบร้อยมากกว่า การค้นหาข้อมูลด้วย วิธี Search Engine โดยจะถูกคัดแยกข้อมูลออกมาเป็น หมวดหมู่ และจัดแบ่งแยก Site ต่าง ๆ ออก เป็นประเภท สำหรับวิธีใช้งาน เราสามารถที่จะ Click เลือกข้อมูลที่ต้องการจะดูได้เลยใน Web Browser จากนั้น ที่หน้าจอก็จะแสดงรายละเอียดของหัวข้อปลีกย่อยลึกลงมาอีกระดับหนึ่ง ปรากฏขึ้นมาให้เราเลือกอีก ส่วนจะแสดงออกมาให้เลือกเยอะแค่ไหนขึ้นอยู่กับ ขนาดของฐานข้อมูลใน Index

2. การค้นหาข้อมูลในรูปแบบ Search Engine วิธีที่นิยมใช้ในการค้นหา ข้อมูล คือ การใช้ Search Engine ซึ่งผู้ใช้ส่วนใหญ่ 70% จะใช้วิธีการค้นหา หลักการทำงานของ Search Engine จะแตกต่างจากการใช้ index ลักษณะจะเป็นฐานข้อมูลขนาดใหญ่มหาศาลที่กระจายอยู่ทั่วไป บน Internet ไม่มีการแสดงข้อมูลออกมาเป็นลำดับขั้นของความสำคัญ การใช้งานจะ เหมือนการสืบค้นฐานข้อมูล อื่น ๆ คือ เราจะต้องพิมพ์คำสำคัญ (Keyword) ซึ่งเป็นการอธิบายถึงข้อมูลที่เราต้องการจะเข้าไป ค้นหานั้น ๆ

ประโยชน์ในการสืบค้นข้อมูล 1. ค้นหาเว็บที่ต้องการได้สะดวก รวดเร็ว 2. สามารถค้นหาแบบเจาะลึกได้ ไม่ว่าจะเป็น รูปภาพ, ข่าว, MP3 และอื่นๆ อีกมากมาย 3. สามารถค้นหาจากเว็บไซต์เฉพาะทาง ที่มีการจัดทำไว้ เช่น download.com เว็บไซต์ที่เกี่ยวกับข้อมูล และซอร์ฟแวร์ เป็นต้น 4. มีความหลากหลายในการค้นหาข้อมูล 5. รองรับการค้นหาโดยใช้ภาษาไทย

เทคนิคที่ควรรู้ในการสืบค้นข้อมูล 1. เลือกรูปแบบการค้นหาให้ตรงกับสิ่งที่เราต้องการมากที่สุด 2. ใช้คำมากกว่า 1 คำที่มีลักษณะเกี่ยวข้องกันเพื่อช่วยในการค้นหา 3. ใช้บริการของผู้ให้บริการเฉพาะด้าน 4. ใส่เครื่องหมายคำพูดครอบคลุมกลุ่มคำที่ต้องการ 5. ใช้เครื่องหมายบวกลบคัดเลือกคำ 6. หลีกเลี่ยงการใช้ตัวเลข 7. หลีกเลี่ยงภาษาพูด

Thank you!