accre1

การปฏิบัติงานข้นั ต้นเกยี่ วกบั การบันทกึ บัญชีลูกหนีแ้ ละการรับเงนิ

การควบคุมและเตรียมเอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชีเกย่ี วกบั ลูกหนีแ้ ละการรับเงนิ  1. ตรวจสอบการออกใบวางบิลใหถ้ ูกตอ้ ง  2. ตรวจสอบวนั ครบกาหนดชาระจากลูกหน้ีใหถ้ ูกตอ้ ง  3. ตรวจสอบการจดั ชุดเอกสารการออกใบเสร็จรับเงินและการนาเงิน ฝากธนาคารใหถ้ ูกตอ้ ง  4. แนวทางการควบคุมภายใน

ตรวจสอบการออกใบวางบิลใหถ้ กู ตอ้ ง“ ใบวางบิล/ใบแจง้ หน้ี เป็นเอกสารท่ีผปู้ ระกอบการออกเพื่อ ใหล้ ูกคา้ ทราบถึงจานวน เงินท่ีตอ้ งชาระ และใชเ้ ป็นเอกสารสาหรับการชาระเงิน ส่วนใหญ่มกั ใชก้ บั บริษทั ที่มีขนาด ใหญ่ หรือธุรกิจที่มีการใชเ้ ครดิตในการชาระเงิน โดยในแต่ละบริษทั จะมีวนั สาหรับการ วางบิลท่ีแตกต่างกนั ซ่ึงสามารถสอบถามวนั จากฝ่ ายบญั ชีของลูกคา้ ไดโ้ ดยตรง แต่ปัญหา ท่ีมกั พบบ่อยในการทาเอกสาร ใบวางบิล/ใบแจง้ หน้ี คือ ความผดิ พลาดของการออก เอกสาร เช่น ”1. การกรอกรายละเอียดต่าง ๆ ไม่ครบถว้ น, 2. ไม่ตรงตามใบเสนอราคา รวมไปถึงปัญหาการลืมส่งเอกสาร ทาใหผ้ ปู้ ระกอบไดร้ ับเงิน ชา้ กวา่ กาหนดกระบวนการในการวาง ใบวางบิล

กระบวนการในการวาง ใบวางบิล ใบแจง้ หน้ี มีข้นั ตอนดงั นี้ 1. สอบถามฝ่ ายบญั ชีของลูกคา้ เรื่องกาหนดการวางบิล และรับเช็คของบริษทั 2. จดั เตรียมเอกสารจานวน 1 ชุด (ตน้ ฉบบั และสาเนา) หากมีใบเสนอราคา หรือใบสงั่ ซ้ือกค็ วรแนบ เอกสารไปกบั ใบวางบิลดว้ ย 3. นาส่งเอกสาร โดยผรู้ ับเอกสารจะเซ็นช่ือเพ่อื เป็นการรับรองการวางบิล ในข้นั ตอนน้ีตน้ ฉบบั เอกสารจะอยกู่ บั ลูกคา้ ในขณะที่เอกสารสาเนาใหเ้ รานากลบั มา 4. รับเชค็ ตามวนั ที่กาหนด ในวนั ดงั กล่าวใหผ้ ปู้ ระกอบการเตรียม “ใบกากบั ภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” ไปใหพ้ ร้อมเพื่อรับเงิน ท้งั น้ีบางธุรกิจเอกสาร “ใบกากบั ภาษี” ทางลูกคา้ อาจจะขอใหผ้ ขู้ ายจดั เตรียม และนาส่งพร้อม ใบวางบิล/ใบแจง้ หน้ีในข้นั ตอนที่ 3 กไ็ ด้

ขอ้ มูลฝ่ ายผปู้ ระกอบการ (ผู้ออกเอกสารใบวางบลิ /ใบแจ้งหนี้ 1. ชื่อและท่ีอยบู่ ริษทั 2. เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี และสานกั งานสาขา 3. เบอร์ติดต่อบริษทั และเบอร์แฟกซ์ 4. เลขท่ีใบวางบิล 5. ลายเซ็นผวู้ างบิล และ ระบุวนั ท่ีท่ีออกเอกสาร

ขอ้ มูลฝ่ ายลกู คา้ (ผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี)้ 1.ชื่อและท่ีอยบู่ ริษทั 2.เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี และสานกั งานสาขา 3.รายละเอียดของสินคา้ /บริการ ที่สง่ั ซ้ือหรือใหบ้ ริการ พร้อมระบุยอดรวม 4.วนั ครบกาหนดชาระเงิน 5.ลายเซ็นผรู้ ับวางบิล และระบุวนั ท่ีที่รับเอกสาร

บริษัท ตวั อยา่ ง จากดั (ไมใ่ ชใ่ บกากบั ภาษี) EXAMPLE.CO.,LTD. สาหรับบริษัท สานกั งานใหญ่ : 123 ถนนเพชรเกษม แขวงบางไผ่ เขตบางแค กทม. 10160 เลขท.่ี ......IV6009002....... Head Office : 123 Petachkasem Road, Bang pai Bank khae, วนั ที่........12/9/60............. Bankkok 10160 โทร. 02-444-5555 fax.02-444-5565 เลขประจาตวั ผ้เู สยี ภาษี¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨¨ จานวนเงิน 25,000.00 ใบแจ้งหนี ้/ วางบิล 25,000.00 INVOICE / DELIVERY ORDER 1,750.00 26,750.00 นามลกู ค้า....................................................................... 802.00 25,947.50ตวั อยา่ ง ทอ่ี ย.ู่ .....................................................................................ใบวางบิล ในนาม บริษัท ตวั อยา่ ง จากดั .............................................................................................. ผ้มู ีอานาจลงนาม เลขท่ีประจาตวั ผ้เู สยี ภาษี Rสานกั งานใหญ่ 0สาขาท.่ี ....... ลาดบั รายการ จานวน ราคา/ตอ่ หนว่ ย 1 25,000.00 1 คา่ บริการ.................................................... หมายเหตุ : รวมเงิน 1. กรณีชาระเงินโดยเช็คกรุณาสง่ั จ่ายเช็คขดี คร่อมในนาม \"บริษัท ตวั อยา่ ง จากดั \" เทา่ นนั้ ภาษีมลู คา่ เพ่ิม 7% 2. บริษัทฯ ขอสงวนสทิ ธ์ิในการแก้ไขใบกากบั ภาษีภายใน 7 วนั บบั จากวนั ที่ระบใุ น ใบกบั กบั ภาษี รวมเงินทงั้ สนิ หกั ณ ที่จ่าย 3% ตวั อกั ษร ( สองหมนื่ ห้าพนั เก้าร้อยสส่ี บิ เจ็ดบาทห้าสบิ สตาค์) จานวนเงินทงั้ สนิ ้ ได้รับสนิ ค้าตามรายการข้างบนไว้เรียบร้อยแล้ว ผ้รู ับสนิ ค้า........................................... ผ้สู ง่ สนิ ค้า....................................... วนั ท่ี...................................... วนั ท่ี.........................................

ตรวจสอบวนั ครบกาหนดชาระจากลูกหน้ีใหถ้ ูกตอ้ งการตรวจสอบวนั ครบกาหนดชาระหน้ีจากลูกหน้ี ดูจากเงื่อนไขการชาระเงินเช่น วนั ที่ 1 มีนาคม 2561บริษทั ไทยจากดั ขายสินคา้ ใหบ้ ริษทั ตวั อยา่ ง จากดั จานวน 50,000 บาท เงื่อนไขการ ชาระเงิน 2/10,n/30 หมายความวา่ ถา้ บริษทั ตวั อยา่ งจากดั จ่ายชาระเงินภายในวนั ที่ 10 มีนาคม 2561 บริษทั ตวั อยา่ งจากดั จะไดร้ ับส่วนลด 2% หากไม่ชาระภายใน 10 วนั จะตอ้ งชาระภายในวนั ท่ี 30 มีนาคม ดงั น้นั วนั ครบกาหนดชาระหน้ีจากบริษทั ตวั อยา่ ง จากดั คือวนั ที่ 30 มีนาคม 2561 หรือแลว้ แต่จะตกลงกนั ระหวา่ งผซู้ ้ือกบั ผขู้ าย

ตรวจสอบการจดั ชุดเอกสารการออกใบเสร็จรับเงินและการ นาเงินฝากธนาคาร 1. ตน้ ฉบบั ใบแจง้ หน้ี/ใบส่งของ เลขท่ี IV ออกใหต้ อนวางบิลและส่งของ 2. สาเนาใบแจง้ หน้ี/ใบส่งของ เลขท่ี IV ออกใหต้ อนวางบิลและส่งของ (มีท้งั หมด 3 ฉบบั ) 3. ตน้ ฉบบั ใบกากบั ภาษี 4. สาเนาใบกากบั ภาษี 5. ตน้ ฉบบั ใบเสร็จ การรับชาระหน้ีจากลูกหน้ีหากรับเป็นเงินสดหรือเชค็ กไ็ ด้ ซ่ึงการรับชาระหน้ีดว้ ยเชค็ กิจการ สามารถนาเชค็ ฝากธนาคารในวนั เดียวกนั กไ็ ดโ้ ดยการเขียนใบนาฝาก พร้อมสมุดคูฝ่ าก(ถา้ มี)

การควบคุมภายในเก่ียวกบั ลูกหน้ีการคา้ 1. สมุห์บญั ชีหรือผทู้ ่ีไดร้ ับมอบหมายจะตอ้ งตรวจสอบอยเู่ สมอวา่ ยอดรวมลูกหน้ีรายตวั จะตอ้ งเท่ากบั บญั ชีคุมยอดลูกหน้ี 2. งบแสดงอายลุ ูกหน้ีจะตอ้ งมีการจดั ทาและตรวจสอบโดยพนกั งานที่ไม่เก่ียวกบั การรับเงิน และเสนอต่อผจู้ ดั การฝ่ ายการเงินและบญั ชี หรือกรรมการผจู้ ดั การ 3. ผจู้ ดั การฝ่ ายการเงินและบญั ชีหรือกรรมการผจู้ ดั การจะตอ้ งแจง้ ใหพ้ นกั งานขายและ พนกั งานเกบ็ เงินทราบถึงลูกหน้ีท่ีคา้ งชาระเกินกาหนด 4. มีการส่งคายนื ยนั ยอดไปยงั ลูกหน้ีเป็นคร้ังคราว 4.1 การรับเงิน 4.2 การบนั ทึกบญั ชีลูกหน้ี 4.3 การขายสินคา้

การควบคุมภายในเก่ียวกบั ลูกหน้ีการคา้ (ต่อ) 5. พนกั งานขายและพนกั งานรับเงิน จะตอ้ งไม่เป็นผทู้ าบญั ชีลูกหน้ี 6. การปรับปรุงบญั ชีลูกหน้ีจะตอ้ งมีการอนุมตั ิโดยเจา้ หนา้ ที่ผใู้ หญ่ที่รับผดิ ชอบ เช่น ผจู้ ดั การฝ่ าย การเงิน 7. การจาหน่ายหน้ีสูญจะตอ้ งอนุมตั ิโดยเจา้ หนา้ ที่ช้นั ผใู้ หญ่ เช่น ผจู้ ดั การฝ่ ายการเงิน 8. เจา้ หนา้ ท่ีบญั ชีลูกหน้ีรายตวั ไม่ไดท้ าหนา้ ท่ีต่อไปน้ี 8.1 การรับเงิน 8.2 ตรวจสอบใบส่งของหรืออินวอยช/์ ใบกากบั ภาษีและใบลดหน้ี 8.3 การใหส้ ่วนลด 8.4 การลงบญั ชีคุมยอดลุกหน้ี 8.5 การอนุมตั ิการจาหน่ายหน้ีสูญ

การควบคุมภายในเก่ียวกบั ลูกหน้ีการคา้ (ต่อ) 9. แผนกสินเช่ือหรือผมู้ ีหนา้ ที่อนุมตั ิการขายเชื่อ 9.1 จะตอ้ งไดร้ ับรายงานเกี่ยวกบั ลูกหน้ีคา้ งชาระนาน เพอ่ื จะไดต้ ิดตามทวงถาม 9.2 ลูกหน้ีใหจ้ ะตอ้ งรับอนุมตั ิจากผจู้ ดั การฝ่ ายขาย และฝ่ ายสินเชื่อหรือผทู้ ี่ไดร้ ับมอบหมายใหท้ า หนา้ ที่น้ี 9.3 จะตอ้ งหมน่ั ตรวจสอบวงเงินสินเช่ือที่อนุมตั ิใหล้ ูกหน้ีรายใดรายหน่ึงอยเู่ สมอ 10. หน้ีสินท่ีคา้ งชาระนาน จะตอ้ งมีการตรวจสอบเอกสารหลกั ฐาน เช่น ใบส่งของตน้ ฉบบั เพือ่ ใหแ้ น่ใจ วา่ มีอยคู่ รบถว้ น หากมีปัญหาสามารถตามทวงถามและดาเนินคดีตามกฎหมายได้

การบนั ทกึ รายการบญั ชีเกยี่ วกบั ลูกหนีแ้ ละการรับเงนิ 1. บนั ทึกรายการบญั ชีเก่ียวกบั ลูกหน้ีและการรับเงินในสมุดรายวนั ทวั่ ไป 2. ผา่ นรายการเก่ียวกบั บญั ชีลูกหน้ีและการรับเงินไปยงั บญั ชีแยกประเภทใหถ้ ูกตอ้ ง 3. ตรวจสอบบญั ชีคุมยอดและบญั ชียอ่ ยลูกหน้ีใหต้ รงกนั 4. ทารายงานรายละเอียดลูกหน้ีคงเหลือใหถ้ ูกตอ้ ง

สมุดรายวนั ทวั่ ไป สมุดรายวนั ทว่ั ไป(General Journal) หมายถึง สมุดท่ีใชบ้ นั ทึกรายการข้นั ตน้ ไดท้ ุกเร่ืองในกรณีท่ีกิจการมีสมุดรายวนั ทวั่ ไปเพยี งเล่มเดียว หรือเป็นสมุดบนั ทึกรายการที่ไม่สามารถบนั ทึกในสมุดรายวนั เฉพาะเล่มอื่นไดใ้ นกรณีท่ีกิจการใชส้ มุดรายวนั ข้นั ตน้หลายเล่ม สมดุ รายวนั ทวั่ ไป หน้าท.ี่ .........ว.ด.ป. รายการ เลขที่ เดบติ เครดติ บญั ชี

บญั ชีแยกประเภท บญั ชีแยกประเภท หมายถึง สมุดบญั ชีที่ใชส้ าหรับบนั ทึกรายการต่อจากสมุดรายวนั ข้นั ตน้ โดยจาแนกไวเ้ ป็นหมวดหมู่ มีความสาคญั ในการจดั ทางบทดลองไดเ้ ร็วและประหยดั เวลา เพราะในบญั ชีแยกประเภทแต่ละบญั ชีไดจ้ ดั ทาและเรียงลาดบั ตามหมวดบญั ชีไวแ้ ลว้สมุดบญั ชีแยกประเภท แบ่งออกไดเ้ ป็น 2 ชนิด ไดแ้ ก่ 1.สมุดบญั ชีแยกประเภททว่ั ไป (General Ledger) 2.สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger)

สมุดบญั ชีแยกประเภททว่ั ไป (General Ledger) เป็นสมุดบญั ชีที่ใชส้ าหรับบนั ทึกรายการต่อจากสมุดรายวนั ข้นั ตน้ ซ่ึงไดแ้ ยกบญั ชีไวเ้ ป็นหมวดหมู่ สมุดบญั ชีแยกประเภททวั่ ไปน้นั ใชบ้ นั ทึกในการเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ หน้ีสิน และส่วนของเจา้ ของ(ทุน) ต่อจากการบนั ทึกลงในสมุดรายวนั ทว่ั ไป ไดแ้ ก่ บญั ชีแยกประเภทสินทรัพย์ บญั ชีแยกประเภทหน้ีสิน และบญั ชีแยกประเภท ส่วนของเจา้ ของ ชอื่ บญั ช.ี .....(1) เลขท.่ี .........(2)พ.ศ. รายการ หน้า เดบติ พ.ศ. รายการ หน้า เครดติเดอื น วนั ท่ี บญั ชี เดือน วนั ท่ี บญั ชี(3) (4) (5) (6) (3) (4) (5) (7)

สมุดบญั ชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นสมุดบญั ชีช่วยซ่ึงเป็นบญั ชี ยอ่ ยคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมุดแยกประเภททว่ั ไป ไดแ้ ก่ สมุดแยกประเภทลูกหน้ีและสมุดแยกประเภทเจา้ หน้ี ชือ่ บัญช.ี .....(1) เลขท.ี่ .........(2)พ.ศ. รายการ หน้า เดบติ เครดติ คงเหลือเดือน วนั ท่ี บญั ชี (3) (4) (5) (6) (7) (8)

ประเภทของบญั ชีแยกประเภท มี 3 ประเภท 1.บญั ชีประเภทสินทรัพย์ หมายถึง บญั ชีที่แสดงมูลค่าของสินทรัพยท์ ่ีกิจการเป็นเจา้ ของแยกตาม ประเภทสินทรัพย์ เช่น บญั ชีเงินสด บญั ชีเงินฝากธนาคาร บญั ชีลูกหน้ี บญั ชีที่ดิน ฯลฯ 2.บญั ชีประเภทหน้ีสิน หมายถึง บญั ชีท่ีแสดงมูลค่าของหน้ีสินท่ีกิจการตอ้ งชาระใหก้ บั บุคคลภายนอก เช่น บญั ชีเจา้ หน้ีการคา้ บญั ชีเงินกธู้ นาคาร บญั ชีคา่ ใชจ้ ่ายคา้ งจ่าย บญั ชีตว๋ั เงินจ่าย เป็นตน้ 3.บญั ชีประเภทส่วนของเจา้ ของ หมายถึง บญั ชีประเภทส่วนของเจา้ ของ (Owner’s equity) หมายถึง บญั ชีท่ีแสดงส่วนของเจา้ ของท่ีเพมิ่ หรือลดลง ไดแ้ ก่ บญั ชีทุน บญั ชีถอนใชส้ ่วนตวั

ตัวอย่าง ต่อไปน้ีเป็นรายการคา้ ที่เกิดข้ึนเดือนธนั วาคม พ.ศ. 2559 ราคา รวมภาษีมูลค่าเพ่มิ 7%ธ.ค. 12 ขายสินคา้ เป็นเงินเชื่อใหห้ า้ งหุน้ ส่วนจากดั จินตนาการคา้ 110,000บาท เลขท่ีเอกสาร IV11/001 เง่ือนไข 2/10,n/30 19 ขายสินคา้ เงินเช่ือ 60,000 บาทให้ บริษทั สวา่ งรุ่งเรือง จากดั ใบกากบัสินคา้ เลขที่ IV11/002 20 รับชาระหน้ีค่าสินคา้ ที่ขายเม่ือวนั ที่ 12 ธ.ค. ท้งั หมด เลขท่ีใบเสร็จรับเงิน 03/1101 และนาเงินฝากธนาคาร

สมุดรายวนั ทวั่ ไป เลขที่ เดบิต หนา้ ที่…1… ว.ด.ป. รายการ บญั ชี เครดิต12 ธ.ค.59 ลูกหน้ี-หจก. จิตนาการคา้ 117,700 ขายสินคา้ ภาษีขาย 110,000 7,700 บนั ทึกการขายสินคา้ เป็นเงินเชื่อ

19 ธ.ค. 59 ลูกหน้ี-บจก.สวา่ งรุ่งเรือง 64,200 ขายสินคา้ 115,500 60,000 ภาษีขาย 2,200 4,200 บนั ทึกการขายสินคา้ เป็นเงินเช่ือ 115,500 117,70020 ธ.ค. 59 เงินสด 115,500 ส่วนลดจ่าย ลูกหน้ี-หจก. จิตนาการคา้ รับชาระหน้ีคา่ สินคา้ ที่ขายเมื่อวนั ที่ 12 ธ.ค.59 เงินฝากธนาคาร เงินสด นาเงินสดฝากธนาคาร

จากโจทยต์ ัวอย่างท่ี 1 สามารถผา่ นรายการ จากสมุดรายวนั ทวั่ ไปไป บญั ชีแยกประเภททวั่ ไป ช่ือบญั ชีลูกหน้ีการคา้ เลขที่104 หนา้ เครดิตพ.ศ.2559 รายการ หนา้ เดบิต พ.ศ. 2559 รายการ บญั ชีเดือน วนั ที่ บญั ชี เดือน วนั ร.ว.1 115,500 2,200 ที่ 64,200ธ.ค. 12 ขายสินคา้ รว.1 110,000 ธ.ค. 20 เงินสด 181,900 ภาษีขาย ร.ว.1 7,700 ส่วนลดจ่าย 19 ขายสินคา้ ภาษีขาย 60,000 31 ยอดยกไป 4,200 181,9002560 64,200ม.ค. 1 ยอดยกมา

บญั ชีแยกประเภทย่อย ชื่อบญั ชีลูกหน้ี - หา้ งหุน้ ส่วนจากดั จินตนาการคา้พ.ศ. 2559 รายการ หนา้ เดบิต เครดิต คงเหลือ 117,700เดือน วนั ที่ บญั ชีธ.ค. 12 ขายสินคา้ รว.1 117,700 21 รับชาระหน้ี รว.1 117,700 -0-

ช่ือบญั ชีลูกหน้ี- บริษทั สวา่ งรุ่งเรือง จากดัพ.ศ.2559 รายการ หนา้ เดบิต เครดิต คงเหลือ 64,200เดือน วนั ที่ บญั ชีธ.ค. 19 ขายสินคา้ รว.1 64,200

ตรวจสอบบญั ชีคุมยอดและบญั ชียอ่ ยลูกหน้ีใหต้ รงกนัยอดลูกหน้ีในบญั ชีแยกประเภทยอ่ ยจะตอ้ งมีค่าเท่ากนั กบั บญั ชีแยกประเภททว่ั ไป ชื่อกิจการ รายงานรายละเอียดลูกหน้ีคงเหลือ ณ วนั ที่ 31 ธนั วาคม 2559บญั ชีลูกหน้ีลูกหน้ี-หา้ งหุน้ ส่วนจากดั จินตนาการคา้ -0-ลูกหน้ี- บริษทั สวา่ งรุ่งเรือง จากดั 64,200รวม 64,200