เอกสารทางราชการในหน่วยงานราชการ

เอกสารทางราชการในหน่วยราชการ

ประเภทของหนงั สือราชการมี 6 ชนิด คือ 1. หนงั สือภายนอก 2. หนงั สอื ภายใน 3. หนงั สอื ประทบั ตรา 4. หนงั สอื สงั่ การ(คา สง่ั ระเบียบ ข้อบงั คบั ) 5. หนงั สือประชาสมั พนั ธ์(ประกาศ แถลงการณ์และข่าว) 6. หนงั สอื ที่เจ้าหน้าที่ทา ขนึ ้ หรือรับไวเป็นหลกั ฐานในราชการ(หนงั สอื รับรอง รายงานการประชมุ บนั ทกึ และหนงั สอื อ่ืน)

1. หนงั สือภายนอก คอื หนงั สือติดตอ่ ราชการที่เป็น แบบพิธี โดยใช้กระดาษ ตรา ครุฑ เป็นหนงั สือตดิ ต่อ ระหวา่ งสว่ นราชการ หรือ สว่ นราชการมีถึงหนว่ ยงาน อ่ืนใดซงึ่ มิใช่ สว่ นราชการ หรือที่มีถึงบคุ คลภายนอก

2. หนงั สือภายใน คือ หนงั สอื ติดตอ่ ราชการท่ี เป็นแบบพิธีน้อยกวา่ หนงั สอื ภายนอก เป็น หนงั สือติดตอ่ ภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือ จงั หวดั เดียวกนั ใช้กระดาษบนั ทกึ ข้อความ (การใช้หนงั สือภายใน สว่ นราชการมกั นยิ มใช้ เฉพาะเร่ืองท่ีตดิ ตอ่ ภายในกรมเดยี วกนั เป็น สว่ นใหญ่ หากมีหนงั สอื ไปตา่ งกรมแม้อยใู่ น กระทรวงเดียวกนั มกั นิยมใช้หนงั สอื ราชการ ภายนอก)

ความแตกตา่ งระหวา่ งหนงั สือภายในกบั หนงั สือภายนอก หนงั สอื ภายใน มีความเป็นแบบพธิ ีน้อยกวา่ กลา่ วคอื ไมต่ ้องลงท่ีตงั้ ไม่มี หวั ข้ออ้างองิ หรือสงิ่ ท่ีสง่ มาด้วยเป็นหวั ข้อแยกออกมาและไมต่ ้องมคี าลงท้ายโดยถือหลกั ความเป็นกนั เอง เนื่องจากเป็นการ ติดตอ่ ระหวา่ งหนว่ ยงานในกระทรวง ทบวง กรมหรือจงั หวดั เดยี วกนั ซง่ึ เป็นท่ีรู้จกั กนั ดีอยแู่ ล้ว หรือ เป็นหนว่ ยงานในสงั กดั เดียวกนั ข. ขอบเขตการใช้หนงั สอื ภายนอก ใช้ได้ทกุ กรณี แตห่ นงั สือภายในจะใช้ได้เฉพาะการตดิ ตอ่ งาน ของหน่วยงานภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจงั หวดั เดียวกนั เทา่ นนั้ จะใช้หนงั สอื ภายในติดตอ่ กบั หนว่ ยงานเอกชนท่ีมใิ ชส่ ว่ นราชการหรือกบั บคุ คลภายนอกไมไ่ ด้

3. หนงั สอื ประทบั ตรา คอื หนงั สือท่ีใช้ประทบั ตราแทนการ ลงช่ือของหวั หน้าสว่ นราชการระดบั กรมขนึ ้ ไป โดยให้ หวั หน้าสว่ นราชการระดบั กองหรือผ้ทู ่ีได้รับมอบหมายจาก หวั หน้าสว่ นราชการระดบั กรมขนึ ้ ไปเป็นผ้รู ับผิดชอบลงช่ือ ยอ่ กากบั ตรา หนงั สือประทบั ตราให้ใช้ได้ทงั้ ระหวา่ งสว่ น ราชการกบั สว่ นราชการ และระหวา่ งสว่ นราชการกบั บคุ คลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไมใ่ ชเ่ ร่ืองสาคญั

4. หนงั สอื สง่ั การ มี 3 ชนดิ ได้แก่ คาสงั่ ระเบียบ และข้อบงั คบั – คาสง่ั คอื บรรดาข้อความท่ีผ้บู งั คบั บญั ชาสงั่ การให้ปฏิบตั ิโดยชอบด้วยกฎหมาย ให้ใช้กระดาษ ตราครุฑ – ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผ้มู ีอานาจหน้าที่ได้วางไว้โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไมก่ ็ได้ เพ่อื ถือเป็นหลกั ปฏบิ ตั ิงานเป็นการประจา ให้ใช้กระดาษตราครุฑ – ข้อบงั คบั คือ บรรดาข้อความที่ผ้มู ีอานาจหน้าท่ีกาหนดให้ใช้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายที่ บญั ญตั ิให้กระทาได้ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ



5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ มี 3 ชนดิ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว – ประกาศ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศ หรือชีแ้ จงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ – แถลงการณ์ คอื บรรดาข้อความท่ีทางราชการแถลงเพอื่ ทาความ เข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตกุ ารณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชดั เจนโดยทวั่ กนั ให้ใช้กระดาษครุฑ – ขา่ ว คอื บรรดาข้อความท่ีทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ



6. หนงั สอื ที่เจ้าหน้าที่ทาขนึ ้ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ คือ หนงั สอื ที่เจ้าหน้าท่ีทาขนึ ้ นอกจาก ที่กลา่ วแล้วข้างต้น หรือหนงั สือที่หนว่ ยงานอื่นใดซงึ่ มิใชส่ ว่ นราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงสว่ น ราชการ และสว่ นราชการรับไว้เป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนงั สอื รับรอง รายงานการ ประชมุ บนั ทกึ และหนงั สืออื่น

– หนงั สือรับรอง คือ หนงั สือท่ีสว่ นราชการออกให้เพ่ือรับรองแก่บคุ คล นิตบิ คุ คล หรือหน่วยงานเพื่อวตั ถปุ ระสงค์อยา่ งหนง่ึ อยา่ งใดให้ปรากฏแกบ่ คุ คลโดยทวั่ ไป ไมจ่ าเพาะเจาะจง ให้ใช้กระดาษครุฑ – รายงานการประชมุ คือ การบนั ทกึ ความคดิ เหน็ ของผ้มู าประชมุ ผ้เู ข้าร่วมประชมุ และมตขิ องที่ประชมุ ไว้เป็นหลกั ฐาน

– บนั ทกึ คือ ข้อความซงึ่ ผ้ใู ต้บงั คบั บญั ชาเสนอตอ่ ผ้บู งั คบั บญั ชา หรือผ้บู งั คบั บญั ชาสงั่ การแกผ่ ้ใู ต้บงั คบั บญั ชา หรือ ข้อความที่เจ้าหน้าท่ี หรือหนว่ ยงานระดบั ต่ากวา่ สว่ นราชการระดบั กรมตดิ ตอ่ กนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยปกตใิ ห้ใช้ กระดาษบนั ทกึ ข้อความ – หนงั สอื อ่ืน คือ หนงั สอื หรือเอกสารอ่ืนใดที่เกิดขนึ ้ เนื่องจากการปฏบิ ตั ิงานของเจ้าหน้าท่ีเพ่ือเป็นหลกั ฐานในทาง ราชการ ซงึ่ รวมถงึ ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบนั ทกึ เสยี ง แถบบนั ทกึ ภาพด้วย หรือหนงั สอื ของบคุ คลภายนอกที่ยื่นตอ่ เจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนงั สอื ของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะ กาหนดขนึ ้ ใช้ตามความเหมาะสม เว้นแตม่ ีแบบตามกฎหมายเฉพาะเร่ืองให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผงั สญั ญา คาร้อง เป็นต้น



หนงั สือท่ีจดั ทาขนึ ้ โดยปกตใิ ห้มีสาเนาคฉู่ บบั เก็บไว้ท่ีต้นเร่ือง 1 ฉบบั และให้มีสาเนาเก็บไว้ท่ีหน่วยงาน สารบรรณกลาง 1 ฉบบั สาเนาคฉู่ บบั ให้ผ้ลู งช่ือลงลายมือชื่อหรือลายมอื ชื่อยอ่ และให้ผ้รู ่าง ผ้พู ิมพ์ และผ้ตู รวจ ลงลายมือช่ือหรือลายมอื ช่ือยอ่ ไว้ท่ีข้างท้ายขอบลา่ งด้านขวาของหนงั สือ

หนงั สอื ราชการภายนอก คือหนงั สือติดตอ่ ราชการท่ีเป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนงั สือ ตดิ ตอ่ ระหวา่ งสว่ นราชการท่ีอยตู่ า่ งกระทรวง ทบวง กรม หรือสว่ นราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอ่ืนซง่ึ ไมใ่ ช่ สว่ นราชการ หรือมีถงึ บคุ คลภายนอก โดยมีสว่ นประกอบ ดงั นี ้๑. ท่ี ให้ลงรหสั พยญั ชนะแล้วตามด้วย เลขลาดบั ที่ประจาของเจ้าของเร่ือง ท่ีหน่วยราชการนนั้ สง่ ออก แล้วทบั ด้วยเลขทะเบียนหนงั สือ ตามลาดบั ในรอบปี เช่น ท่ี กก ๐๕๐๙.๐๑/ ๑๐๑ – ราชการสว่ นกลาง เลขที่ออกหนงั สอื ประกอบด้วย พยญั ชนะ ๒ ตวั ซง่ึ เป็นอกั ษรยอ่ ประจากระทรวง

รูปแบบการพิมพแ์ ละโครงสร้างไม่ถูกตอ้ ง และไม่ใชต้ ามขนาด มาตรฐาน

รูปลกั ษณะ และขนาดของครุฑ ข้อมลู ท่ีถกู ต้อง (๑) ขนาดของครุฑ ระเบียบส านกั นายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ก าหนดขนาดของครุฑไว้ ๒ ขนาด คือหนงั สือภายนอก ก าหนดขนาดครุฑไว้ ๓ เซนตเิ มตร และหนงั สือภายใน และบนั ทกึ ข้อความขนาดครุฑไว้ ๑.๕ เซนติเมตร ดงั ภาพ ตอ่ ไปนี ้

ขนาดครุฑสงู 3ซม ขนาดตวั ครุฑสงู 1.5ซม

การระบชุ ่ือตวั -ช่ือสกลุ ให้ระบตุ อ่ จากด้านหน้าชื่อโดยไมต่ ้องเว้นวรรค เมื่อระบชุ ื่อตวั เสร็จ แล้ว ให้เว้นวรรค ๑ ชว่ งตวั อกั ษร (2 เคาะในคอมพวิ เตอร์) แล้วตอ่ ด้วยช่ือสกลุ นางยคุ นธร ช านาญ ๒) ผ้รู ับที่เป็นผ้ดู ารงตาแหนง่ นนั้ ๆ มิใช่ในฐานะสว่ นบคุ คล - กรณีท่ีเป็นหนงั สือภายนอกและหนงั สอื ประทบั ตรา ให้ระบชุ ื่อ