Priručnik za mentore-pdf

Priručnik za mentore

Sadržaj Uvod ............................................................................................ 3 Što je mentorstvo?..................................................................... 5 Tko može biti mentor?............................................................... 8 Ključne vještine svakog mentora........................................... 10 Zadaće mentora........................................................................ 13 Vođenje evidencije o mentorskom radu ............................... 16 Usavršavanje i potpora mentorima ....................................... 18 Povratne informacije o kvaliteti mentorstva ........................ 19 Kako se možete uključiti u program mentoriranja? ............ 20

Uvod Zašto bi Agencija razvijala mentorski program? Mentoriranje novog zaposlenika ima prednosti za sve sudionike - novog zaposlenika, mentora i Agenciju. Mentoriranjem razvijamo talent i znanje novog zaposlenika kako bi uspio u novom poslu, imao uspješnu karijeru i što više doprinio Agenciji a time i samom društvu. Agencija putem mentorskog programa svjesno identificira, organizira i prenosi ključna znanja, vještine i iskustva te ih zadržava u Agenciji i nakon odlaska zaposlenika. Jedan od razloga je također i kultura jer na taj način stvara okružje u kojem dijeljenje znanja i učenje postaju svakodnevica, a ne nametnuta aktivnost. Putem mentorskog programa razvija se komunikacija između različitih Ureda/Službi/Odjela te se potiče stvaranje novih perspektiva i stvara most između generacijske različitosti. Potiče individualnu i organizacijsku produktivnost jer ubrzava učenje i dijeljenje najboljih praksi iz iskustva mentora. Priprema nove voditelje na njihovu lidersku ulogu te olakšava zadržavanje najperspektivnijih zaposlenika. Stvaraju se nova znanja i vještine te potencijalno smanjuju troškove obuke i treninga. Omogućuje se brzo uključivanje novih zaposlenika u svakodnevno funkcioniranje Agencije i izgradnju društvenih kontakata među kolegama. Puno je pogodnosti koje mentorski program pruža svima ali posao mentora nije nimalo jednostavan. Ovaj priručnik trebao bi

pomoći budućem mentoru da se što lakše snađe u toj zahtjevnoj ulozi. Nadamo se da će Vam pomoći.

Što je mentorstvo? Mentorstvo su proces i odnos u kojima iskusna osoba, mentor, pomaže drugoj osobi, mentoriranom zaposleniku, da postigne ciljeve i razvije svoje vještine kroz niz vremenski ograničenih, povjerljivih individualnih razgovora i drugih aktivnosti kroz koje osoba uči. Mentorstvo treba temeljiti na poštovanju obiju strana, povjerenju, otvorenoj komunikaciji i povjerljivosti, kao i na spremnosti za dijeljenjem i stjecanjem novih znanja i iskustava. Obje strane moraju biti odgovorne i spremne preuzeti rizik i razriješenje eventualnih sukoba. Mentorski odnos je profesionalni odnos u kojem su uloge sudionika jasne, kao i tko ima veći utjecaj i odgovornost te je vremenski ograničen; zna se kada počinje i kada završava i što se točno očekuje od obje strane. Osobe koje se mentoriraju su novi zaposlenici. Prilikom razvoja mentorskih programa vrlo bitno je sljedeće: - da se zna i da je jasno što se njime želi posti - znanja, vještine i iskustva koje je potrebno prenositi moraju biti jasno definirana. Mentori i mentorirani zaposlenici moraju znati što se od njih očekuje i koje su im uloge u programu. - od programa svi moraju ostvarivati neku dodanu vrijednost, i mentorirani zaposlenik i mentor i Agencija. U slučaju da mentor nema potrebne osobine i vještine, ne može uspostaviti kvalitetan i povjerljiv odnos s mentoriranim zaposlenikom.

Također se dodana vrijednost neće ostvariti ako se poslovni ciljevi mentoriranog zaposlenika razlikuju od potreba organizacije zbog toga je bitna kvalitetna selekcija novih zaposlenika. - mentorski program mora imati podršku menadžmenta. Na taj način se između ostalog također naglašava i ozbiljnost očekivanja koje Agencija stavlja pred mentorirane zaposlenike i mentore. - mentorskom programu mora se pristupiti strukturirano. Potrebno je definirati zahtjeve, opseg, ciljeve, trajanje programa, utvrditi odgovornosti i uskladiti očekivanja. To ne znači da nema mjesta spontanosti i slobodnom djelovanju mentora koje je izrazito bitno. - mora postojati sustav podrške. Potrebno je osigurati sustav obuke i mentora i mentoriranog zaposlenika te stalni sustav podrške kad se nađu u mentorskim situacijama za koje nisu sigurni kako riješiti. - bilo da se radi o uvođenju u rad novih zaposlenika ili obuci postojećih, kao i o razvoju sadašnjih ili budućih organizacijskih lidera, ne smije postojati jednoobrazni pristup za sve. Potrebno je omogućiti samoorganiziranje mentora i polaznika te modificiranje na stečenim iskustvima.



Tko može biti mentor? Mentor je stručnjak s iskustvom koji pomaže manje iskusnom kolegi u daljnjem razvoju kompetencija, vodeći ga prema usavršavanju vještina koje su kod samog mentora već razvijene. Mentori također imaju koristi od mentorstva. Mentor ima mogućnost dijeliti svoje znanje i iskustvo, razvijati vlastito razmišljanje, razvijati novi odnos i svoje vještine kao mentor. Mentor ima veliku važnost u razvoju novog zaposlenika jer osim što prenosi svoje znanje i iskustvo, on pruža osobnu podršku zaposleniku, razvija mu samopouzdanje, profesionalni integritet i identitet te potiče zaposlenika na samostalno učenje. Prije nego netko prihvati odgovornost mentora potebno je odgovoriti na ova važna pitanja: - Koje iskustvo i znanje mogu ponuditi? - Koja su moja očekivanja kao mentora od tog odnosa? - Postoje li neke prepreke koje bi me mogle spriječiti da doprinesem kvalitetnom razvoju tog odnosa? Dobar mentor: - želi podijeliti znanje - na dobrom je glasu po odnosu s ljudima - ima odlične komunikacijske vještine - dobro je organiziran i zna upravljati s vremenom - prati novosti i razvija svoja znanja i vještine

- vidi mentorstvo kao obostran odnos

Ključne vještine svakog mentora 1. Ima iskrenu želju pomoći - voljan je potrošiti vrijeme da nekomu pomogne i ima pozitivno stajalište o prenošenju znanja drugima. 2. Otvorenog je uma - bit mentorstva je razvijanje ne samo mentoriranog zaposlenika nego i mentora, koji mora biti sposoban prihvatiti nove načine razmišljanja. 3. Ima pozitivan stav i ponaša se kao dobar uzor - pokazujući mentoriranom zaposleniku što mu treba da postane produktivan i uspješan, istodobno mu pokazuje specifične načine ponašanja potrebne za uspjeh u praksi. 4. Motiviran je za stalan rast i razvoj - da bi pomogao drugima u razvoju, mentor nikad ne smije prestati raditi na vlastitom razvoju. 5. Ima samopouzdanja i zna procijeniti situaciju - umjesto da se dokazuje i pokazuje vlastiti ego, dobar mentor mora imati sposobnost kritički preispitati i izazvati mentoriranog zaposlenika tako da ovaj to ne shvati kao prijetnju te mu pomoći da situaciju sagleda iz druge perspektive. 6. Postavlja prava pitanja - pravi mentori postavljaju pitanja koja će mentoriranog zaposlenika potaknuti na razmišljanje. Najprije treba razmisliti o tome što se želi prenijeti mentoriranom zaposleniku, a zatim pronaći pitanje koje će ga dovesti do željenog zaključka. Prilikom postavlja pitanja potrebno je biti diplomatski i taktičan.

7. Aktivan je slušatelj - pokazati nekomu da ga se sluša vrijedna je vještina sama po sebi jer pokazuje drugoj osobi da se cijeni ono što ona govori. Za to je katkad potrebno mnogo strpljenja i volje. 8. Daje povratnu informaciju – na način da je ta informacija točna i objektivna ali mora biti interpretirana tako da mentorirani zaposlenik od nje ima koristi. 9. Razvija kapacitete – pomaže mentoriranom zaposleniku da pronađe adekvatne resurse bilo ljude, knjige, članke, internet informacije ili neke druge alate. 10. Potpora je mentoriranom zaposleniku - kada naiđe na teškoće ili izazove bilo kroz riječi podrške, razumijevanje, ohrabrenje ili pohvalu. Mentor je osoba koja omogućava učenje, a ne osoba koja ima sve odgovore. Svog mentoriranog zaposlenika upoznaje i s drugim kolegama koji bi također mogli biti korisni kontakti ili inspirativni modeli. Kad je potrebno dijeli svoje iskustvo, sve što je naučio i svoj savjet. Treba također naglasiti mentoriranom zaposleniku da iskustvo mentora može biti drugačije od onoga koje će imati mentorirani zaposlenik i služi samo kao primjer. Mentor ne treba rješavati problem na koji mentorirani zaposlenik naiđe već mu pružiti potrebne alate i podršku kako bi ih sam riješio.Treba pomoći mentoriranom zaposleniku da stekne samopouzdanje kroz pozitivne povratne informacije. Također treba i mentorirani zaposlenik tražiti povratnu

informaciju kako bi se ujedno i njegove vještine dodatno razvijale.

Zadaće mentora Mentorstvo nije „pametovanje“ već usmjeravanje, postavljanje izazova i ohrabrivanje, te se odvija kroz određeno vremensko razdoblje. Mentor ima veći utjecaj i veću odgovornost za ovaj odnos. On vodi računa o tome da sa mentoriranim zaposlenikom od početka uspostavi otvorenu i iskrenu komunikaciju u kojoj će se obje strane ponašati empatično i s uvažavanjem. Važno je da mentor pokaže interes za mentoriranje i mentoriranog zaposlenika a u konkretnim situacijama djeluje strpljivo i angažirano. Pozitivna komunikacija i suradnja u kojoj će se mentorirani zaposlenik osjećati sigurno i motivirano za rad doprinijet će zadovoljstvu obiju strana i olakšati postizanje željenih ishoda. Zadaci mentora su mnogobrojni, ali se mogu sažeti u sljedeće: •napraviti plan mentoriranja i mentorskih aktivnosti •voditi evidenciju •voditi konstruktivne rasprave •kontolirati vlastite aktivnosti u mentorskom procesu •postaviti mentorske ciljeve i očekivanja •osigurati vrijeme i trajanje sastanaka •pomoći mentoriranom zaposleniku u ostvarivanju veza s potencijalnim suradnicima, odnosno pružati prilike za umrežavanje.

•davati potrebnu potporu mentoriranom zaposleniku kako bi se čim prije i čim bolje uključio u radno okruženje i specifične radne procese •poticati suradničku atmosferu i kvalitetnu komunikaciju tijekom mentorskog procesa: aktivno slušanje, postavljanje pitanja i davanje povratnih informacija na konstruktivan i poticajan način. •usmjeravati mentoriranog zaposlenika prema profesionalnom osamostaljivanju i odgovornom donošenju profesionalnih odluka, •osigurati razgovor o eventualnim problemima u komunikaciji, uočenim teškoćama ili zastojima. Pri tome mentor treba biti svjestan razlike u statusu između sebe i mentoriranog zaposlenika odnosno treba preuzeti odgovornost za kvalitetu komunikacije u razgovorima o tzv. „teškim temama“. •periodično, a najmanje jednom u 2 tjedna, dati mentoriranom zaposleniku povratnu informaciju o njegovom radu. •podnositi mjesečne izvještaje o radu nadređenom i Službu za upravlj ljud potencijalima Ako je izvješće negativno, „mentorirani zaposlenik“ treba biti s time upoznat prije njegovog podnošenja nadređenom i Službu za upravlj ljud potenc, te se ima pravo o njemu očitovati. •u slučaju problema koji se ponavljaju u komunikaciji, treba se savjetovati s nadređenim, a na kraju i sa Službom za upravlj ljuds potenc koji će pokušati pronaći rješenja za nastavak

suradnje. Ako to nije moguće, mentor i nadređeni će pokrenuti postupak promjene mentora.

Vođenje evidencije o mentorskom radu Jedna od evidencija koju vodi mentor (i nadređeni) je Obrazac uvođenja u posao ( nalazi se na folderu HRM koju mentor (i nadređeni) dobiju na e-mail kako bi ispunili svoj dio prije nego novozaposlena osoba počne raditi. U Obrascu uvođenja u posao nalaze se smjernice uvođenja u posao novih zaposlenika tijekom razdoblja od 6 mjeseci od prvog radnog dana novog zaposlenika. Obrazac sadrži osnovne smjernice pomoću kojih se novom zaposleniku olakšava prilagodba na novi posao, novo radno okruženje, procedure, organizacijsku kulturu. U ovome dijelu osim mentora (i nadređenog) sudjeluju i drugi Uredi/Službe/Odjeli kao što je Služba za upravljanje ljudskim potencijalima, Služba za izobrazbu i Služba za IT. U Obrascu za uvođenje u posao su zadaci i ciljevi postavljeni općenito i služe više kao smjernice. Osim Obrasca za uvođenje u posao, nadređeni i mentor ispunjavaju i Izvješće o radu zaposlenika koji prati razvoj, napredak i uspjeh mentoriranog zaposlenika u savladavanju posla pod nadzorom mentora. Osim navedenih službenih evidencija, mentorima se savjetuje vođenje vlastite evidencije o obavljenim individualnim konzultacijama te izradu programa mentorstva koji bi predstavio mentoriranom zaposleniku. Program mentorstva nije deifiniran i

ostavljen je svakom mentoru da sam osmisli program pojedinačno za svakog mentoriranog zaposlenika kojega će mentorirati, ovisno o njihovim karakterima, stupnju znanja i vještina. Program mentorstva bi trebao pomoći mentoru da se adekvatno posveti mentoriranom zaposleniku bez negativnog utjecaja na vlastite poslove i opterećenost istima. Program mentorstva također pomaže mentoriranom zaposleniku u organiziranju i strukturiranju njegova uvođenja u posao te što se od njega očekuje u narednom razdoblju. Na prvom sastanku s mentoriranim zaposlenikom predlažemo da se mentor i mentorirani zaposlenik pokušaju što bolje međusobno upoznati kako bi im suradnja bila lakša i kako bi bolje razumijeli međusobne potrebe i očekivanja. Obje strane bi trebale jasno reći što je za njih najvažnije u ovom procesu te što ih motivira u privatnom i poslovnom životu. Na taj način će se dobiti smjernice za izradu programa mentoriranja koji će onda najbolje zadovoljiti potrebe i znanja koja mentorirani zaposlenik želi i treba zadovoljiti odnosno razviti.

Usavršavanje i potpora mentorima Mentorski rad je složen proces i stoga je važno da se mentori za njega kontinuirano pripremaju obnavljajući znanje i vještine. Međusobna razmjena iskustava među kolegama također je važan oblik potpore mentorima. Sve nedoumice, teškoće, izazovi i problemi s kojima se mentori susreću trebaju biti otvoreno raspravljeni. Mentorima i onima koji to tek žele postati također je potrebno omogućiti i sudjelovanje na raznim edukacijama o mentoriranju koji će im također pružiti mogućnost razvijanja svoje uloge kao mentora. Mentor može sam predložiti seminare i radionice za koje smatra da će mu biti korisne u stjecanju specifičnih znanja te one seminara i radionica koje će mu pomoći u uspješnom prenošenju tih znanja putem soft skillsa. Iz tog razloga je bitna suradnja i sa Službom za izobrazbu koja će također predlagati i brinuti o izobrazbi mentora putem vannjskih i In-house edukacija.

Povratne informacije o kvaliteti mentorstva Voditelji službe/odjela zaduženi su za praćenje i provedbu kvalitete mentoriranja, usavršavanje mentora te potporu mentorima. Kako su mentori dostupni mentoriranim zaposlenicima tako bi nadređeni trebali biti dostupni mentorima. Povratne informacije će također dobiti i od mentoriranog zaposlenika koji će sa svoje strane moći dati povratnu informaciju o kvaliteti pristupa i prijenosa znanja, iskustva ali i podrške.

Kako se možete uključiti u program mentoriranja? Ako ste se prepoznali u ovim tekstovima pozivamo vas da se uključite u program mentoriranja. Kako? Javite se svom nadređenom kako bi vas imao u planu prilikom sljedećeg odabira mentora za novozaposlenu osobu. Ukoliko Vas nadređeni predloži kao mentora za novog zaposlenika a Vi shvatite da se zbog količine poslovnih obaveza u narednom razdoblju nećete moći adekvatno posvetiti mentoriranom zaposleniku objasnite to vašem nadređenom kako bi vas imao u planu za sljedeći put.