อันวา 033

รายงานเรื่อง หลกั การพ้นื ฐานของระบบคอมพิวเตอร์ หวั ข้อ บทบาทและหน้าที่ของบุคลากรคอมพวิ เตอร์ และ การจดั เกบ็ ขอ้ มลู ระบบดิจิทลั จัดทาโดย นายอนั วา หวันตนั หยง 033 ปวช.1/1 แผนกคอมพิวเตอร์ธุรกจิ เสนอ อาจารยก์ นิษฐา ปานศรี รายงานเลม่ น้เี ปน็ สว่ นหนง่ึ ของวิชาระบบปฏบิ ตั ิการเบอื้ งตน้ ภาคเรียนที่ 1 ปกี ารศกึ ษา 2562 วิทยาลยั เทคนคิ กระบี่

คำนำ รายงานฉบบั นี้เป็นส่วนหนึง่ ของวิชาระบบปฏบิ ตั กิ ารเบ้อื งต้น ซง่ึ มีวตั ถุประสงค์ในการจดั ทารายงานฉบับนี้ ขึน้ มา เพอื่ ใหไ้ ด้เลง็ เหน็ ว่ายคุ ของคอมพิวเตอร์ วิวัฒนาการของคอมพิวเตอร์ ประเภทของคอมพวิ เตอร์ ขนาดของ คอมพิวเตอร์ สว่ นประกอบของคอมพวิ เตอร์ และคอมพวิ เตอร์ซอฟแวร์ ซ่งึ เป็นเน้ือหาที่อธิบายใหเ้ ขา้ ใจถงึ เรื่อง ระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งมคี วามสอดคล้องกับวิชาระบบปฏิบัติการเบือ้ งต้นและยังสามารถนาความรู้ทีไ่ ด้ไปใชใ้ หเ้ กิด ประโยชนแ์ ก่ตนเองและแกส่ งั คมได้อกี ดว้ ย รวมถึงการจัดทารายงานในเรอื่ งนี้ ถือเปน็ การตอ่ ยอดองค์ความรู้และ เป็นการศึกษาทาความเข้าใจในเรื่องระบบคอมพิวเตอร์ใหม้ ีความเขา้ ใจเพิม่ มากขน้ึ อีกด้วย รายงานฉบบั น้ีไดม้ าจากการศึกษาคน้ ควา้ จากอนิ เตอร์เนต็ โดยผจู้ ดั ทามคี วามประสงค์อย่างยิ่งวา่ รายงานฉบับนี้ คง จะเป็นประโยชน์ได้ไม่มากกน็ ้อยสาหรบั ผู้ท่มี คี วามสนใจในเรือ่ งของระบบคอมพิวเตอร์ ที่ใชป้ รบั แก้ข้อสรปุ ท่ี ผิดพลาดของคอมพวิ เตอร์ หากทา่ นผ้อู ่านพบขอ้ ผดิ พลาดประการใดในรายงานฉบับนี้ ผู้จัดทาจงึ ขออภยั มา ณ โอกาสนดี้ ว้ ย

สารบญั หน้ำ บทบาทและหน้าที่ของบุคลากรคอมพิวเตอร์ 1 บคุ ลากรทางคอมพวิ เตอร์ 1 บุคลากรในหนว่ ยงานคอมพวิ เตอร์ 1 บทบาทและหน้าที่ของบุคลากรทางคอมพิวเตอร์ 1 การจดั เก็บขอ้ มูลระบบดจิ ิทลั 3 กระบวนการจดั การข้อมูลและสารสนเทศ 5 การจดั การข้อมลู ด้วยคอมพิวเตอร์ 6 ระบบฐานข้อมูล 7

บทบำทและหนำ้ ท่ีของบคุ ลำกรคอมพิวเตอร์ บุคลำกรทำงคอมพวิ เตอร์ (PEOPLEWARE) บคุ ลำกรทำงคอมพวิ เตอร์ หมายถึง คนทีม่ ีความรคู้ วามสามารถในการใช้หรือควบคมุ ให้การใช้ คอมพวิ เตอรเ์ ป็นไปอยา่ งราบรนื่ อาจจะประกอบด้วยคนเพียงคนเดียวหรอื หลายคนชว่ ยกนั รบั ผิดชอบ โครงสรา้ ง ของหนว่ ยงานคอมพิวเตอร์ 1. ฝ่ายวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน 2. ฝา่ ยเก่ยี วกบั โปรแกรม 3. ฝา่ ยปฏบิ ตั งิ านเคร่อื งและบรกิ าร บคุ ลำกรในหน่วยงำนคอมพวิ เตอร์ 1. หวั หนา้ หน่วยงานคอมพวิ เตอร์ (EDP Manager) 2. หัวหน้าฝ่ายวิเคราะหแ์ ละวางแผนระบบงาน (System Analyst หรอื SA) 3. โปรแกรมเมอร์ (Programmer)4. ผคู้ วบคมุ เครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer Operator) 5. พนักงานจัดเตรียมข้อมลู (Data Entry Operator) บทบำทและหน้ำทีข่ องบคุ ลำกรทำงคอมพวิ เตอร์ บุคลากรทางคอมพวิ เตอรเ์ ป็นองคป์ ระกอบท่ีสาคญั ส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ ทงั้ นเี้ นื่องมาจาก การทางานของคคอมพิวเตอร์จาเปน็ อย่างยง่ิ ที่จะต้องมีบุคลากรทางดา้ นคอมพวิ เตอรเ์ ป็นผผู้ออกแบบและพัฒนา ระบบ รวมท้ังการสั่งให้คอมพิวเตอร์ทางานตามวตั ถปุ ระสงค์ท่ีตอ้ งการบุคลากรทีมีความเกยี่ วข้องกับระบบ คอมพวิ เตอร์ มีบทบาทและหนา้ ทีแ่ ตกต่างกนั ขึ้นอยู่กบั ลกั ษณะของงานท่ีรบั ผดิ ชอบ ซึง่ สามารถสรปุ เป็นประเภท ใหญ่ ๆ ไดด้ ังน้ี 1. เจ้ำหน้ำทปี่ ฏบิ ัตกิ ำร (operator) เป็นผูร้ บั ผดิ ชอบดแู ลเครื่องคอมพวิ เตอร์ให้สามารถทางานได้ตามปกติ หาก เกดิ ปัญหาขัดข้ืองเกีท่ืยวกบั ระบบจะต้องแจ้งใหผ้ ทู้ ่ีเกย่ี วขอ้ ง ไดท้ ราบ เพ่อื ทาการแก้ไข นอกจากนี้เจา้ หนา้ ที่ ปฏบิ ัติการยงั ทาหนา้ ท่บี ารงุ รักษาอุปกรณ์ทม่ี ีอยใู่ หส้ ามารถพรอ้ มทจ่ี ะนาไปใช้งานได้อยา่ งมปี ระสทิ ธิภาพเจ้าหนา้ ท่ี ปฏิบตั ิการยังรวมถึงเจ้าหนา้ ท่ีบนั ทกึ ข้อมลู เข้าสรู่ ะบบ (date - entry operator) ท่ที าหนา้ ทป่ี ้อนข้อมลู เขา้ ส่รู ะบบ ตลอดจนจดั ทารายงาน และรวบรวมเอกสารคอมพวิ เตอรใ์ หเ้ ป็นระเบยี บ 2. บุคลำกรท่เี ก่ียวข้องกับระบบ (system) และโปรแกรม (program)บุคลากรคอมพวิ เตอรใ์ นกลุ่มนี้ ประกอบดว้ ย

2.1 นกั วเิ คราะห์และออกแบบระบบ (systems analyst and designer) ทาหนา้ ท่ีศกึ ษาและรวบรวมความ ต้องการของผู้ใชร้ ะบบ เพ่ือนามาวเิ คราะห์และออกแบบระบบงานใหม่ และทาหนา้ ทเ่ี ป็นสอื่ กลางระหว่างผใู้ ช้ ระบบและนักเขยี นโปรแกรม (programmer) 2.2 ผบู้ รหิ ารฐานขอ้ มูล (database administrator ) ทาหนา้ ทอ่ี อกแบบและดูแลระบบฐานขอ้ มลู คอมพวิ เตอร์ ตลอดจนบารุงรกั ษาและแก้ไขปญั หาที่อาจเกดิ ขึน้ กบั ฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ขององค์การ 2.3 นกั พัฒนาโปรแกรมระบบ (system programmer) เป็นผ้เู ขียนโรแกรมควบคุมระบบคอมพวิ เตอร์ ให้ คาปรกึ ษาและแก้ไขระบบเม่ือเกดิ ปัญหาท่ีเก่ียวข้องกบั ระบบคอมพวิ เตอร์ 2.4 นักพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ (application programmer) เป็นผู้เขยี นและพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ต่าง ๆ โดยการนาผลทีน่ กั วิเคราะห์ระบบได้ออกแบบไวน้ กั เขยี นโปรแกรมประยกุ ต์ จะต้องทาการทดสอบ แก้ไขโปรแกรม ติดตั้งและบารุงรกั ษาโปรแกรมทพี่ ฒั นาขน้ึ 3. ผจู้ ดั กำรศนู ย์ประมวลผลคอมพิวเตอร์ (electronic data processing manager) ผูจ้ ัดการศูนย์ คอมพิวเตอร์ หรือ EDP manager เป็นบุคลากรระดับบรหิ ารที่ทาหนา้ ที่กาหนดนโยบายและแผนการดาเนนิ งาน ของศนู ยค์ อมพิวเตอร์ การวางแผนเรอื่ งงบประมาณและการจัดหาทรพั ยากรคอมพวิ เตอร์ ตลอดจนการสง่ เสริม และพัฒนาบุคลากรในหน่วยงานให้มีความรู้ความสามารถ ทันกับเทคโนโลยสี มยั ใหม่ 4. ผู้ใชค้ อมพิวเตอร์ (computer user) เปน็ ผ้ใู ห้ข้อมูลความต้องการในการนาคอมพิวเตอรม์ าใชง้ านใน หน่วยงาน ตลอดจนเป็นผใู้ ช้ระบบคอมพวิ เตอรท์ ี่ได้พัฒนาข้ึน หรอื ใชโ้ ปรแกรมประยุกต์อ่ืน ๆ พีเพลิ แวร์ คือ ผูป้ ฏิบตั งิ านตามกระบวนวธิ กี ารในกิจกรรมต่างๆ อนั ได้แก่ การสรา้ งหรือเก็บรวบรวมข้อมูล บางกลุ่มอาจทาหนา้ ทใ่ี นการพฒั นาซอฟท์แวรข์ ึ้นมาใหมๆ่ ตามความต้องการและในการประมาลผล และอาจ เปลย่ี นแปลงโปรแกรมที่มีอยู่แล้วให้สอดคลอ้ งตามความต้องการท่ีเปลย่ี นแปลงในโอกาสตา่ งๆ จะเหน็ ว่าบุคลากร ทางคอมพวิ เตอรบ์ างกลุม่ ทาหน้าทส่ี ร้างกระบวนการวธิ ีการให้แกบ่ คุ ลากรทางคอมพิวเตอรก์ ลุ่มอนื่ ๆ ไดเ้ พื่อใหก้ าร ทางานหรอื ใชง้ านด้วยคอมพวิ เตอรท์ มี่ ีประสทิ ธิภาพ บุคคลทเี่ กี่ยวข้องกับคอมพวิ เตอรม์ ีหลายประเภท ซ่งึ แต่ละ ประเภทก็มหี น้าทแี่ ละความรับผดิ ชอบแตกต่างกันไปดงั นี้ ผ้ใู ชง้ านคอมพวิ เตอร์ (User) หมายถึงผใู้ ชง้ าน คอมพิวเตอร์ทัว่ ไป สามารถทางานตามหน้าท่ีในหน่วยงานนน้ั ๆ เชน่ การพิมพง์ าน การปอ้ นข้อมูลเขา้ เครือ่ ง คอมพวิ เตอร์ การสง่ จดหมายอิเลก็ ทรอนกิ ส์ เป็นตน้ ผู้ใชค้ อมพวิ เตอร์ไม่จาเปน็ ต้องมีความรูด้ า้ นเทคนิคตา่ งๆ ของ คอมพิวเตอร์ก็ได้ -ผ้ดู ูแลและซ่อมบารงุ เครอื่ งคอมพวิ เตอร์ (Supporter) หมายถึงผู้ดูแลและคอยตรวจสอบสภาพเคร่ือง คอมพวิ เตอร์เพื่อใหม้ สี ภาพความพร้อมทจี่ ะทางานได้ตลอดเวลา กลุ่มน้ีจะเรยี นรูเ้ ทคนิคการรกั ษา ดูแลเคร่ือง คอมพิวเตอร์ ตลอดการตอ่ เชื่อม ตลอดจนการใช้งานโปรแกรมต่างๆ ค่อนข้างดี -ผู้เขยี นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ (Programmer) หมายถึงผู้เขยี นโปรแกรมตามผู้ออกแบบและวเิ คราะหร์ ะบบ คอมพิวเตอรเ์ ป็นผู้กาหนด เพื่อใหไ้ ด้โปรแกรมท่ีตรงตามวัตถปุ ระสงค์การใช้งานในองค์กร กลมุ่ นีจ้ ะศึกษามา

ทางดา้ นภาษาคอมพวิ เตอรโ์ ดยเฉพาะ สามารถเขียนคาส่ังคอมพวิ เตอร์โดยภาษาต่างๆ ได้ และเป็นนกั พัฒนา โปรแกรมให้คนอน่ื เอาไปใช้งาน ผอู้ อกแบบและวิเคราะหร์ ะบบคอมพิวเตอร์ (System Analysis) เป็นผทู้ ่มี ีหนา้ ท่ีพจิ ารณาวา่ องค์กรควรจะใช้ คอมพิวเตอร์ในลกั ษณะใดจึงจะเหมาะสม เกิดประโยชน์สูงสดุ และได้คณุ ภาพดี เปน็ ผ้อู อกแบบโปรแกรมก่อนสง่ งานไปใหโ้ ปรแกรมเมอรท์ างานในส่วนตอ่ ไป -ผบู้ ริหารระบบคอมพวิ เตอร์ (System Manager) เป็นผมู้ หี น้าทบี่ รหิ ารทรพั ยากรทุกชนิดทีเ่ กี่ยวกับ คอมพิวเตอร์ใหเ้ กิดประโยชน์สูงสดุ แกอ่ งค์กร กำรจัดเกบ็ ข้อมูลระบบดจิ ทิ ัล ขอ้ มูล (data) หมายถึง ข้อเทจ็ จริง (fact) ท่ีอยู่ในรปู แบบตัวอกั ษร ตัวเลข สญั ลักษณ์พิเศษ รูปภาพ ภาพเคลือ่ นไหว และเสยี ง ซึ่งสามารถบนั ทึกไว้อย่างต่อเน่ืองและมีความหมายอยู่ในตวั เชน่ ชอื่ นกั เรยี น อายุ เพศ จานวนประชากร ปรมิ าณฝน เปน็ ตน้ ขอ้ มลู จะมีอยจู่ านวนมาก และจะถูกนาไปประมวลผลเพอ่ื ใชป้ ระโยชน์ใน เร่อื งต่าง ๆ ได้มากมาย ข้อมลู มีความสาคัญมาก หากข้อมูลทีป่ ้อนให้คอมพิวเตอรผ์ ิด ผลลัพธท์ ่ีได้จากคอมพวิ เตอรจ์ ะผดิ ดว้ ยหรือ เรียกวา่ ป้อนขยะเข้าย่อมได้ขยะออกมา (garbage in – garbage out) กำรประมวลผล (processing) หมายถึง การกระทาของเครอ่ื งคอมพวิ เตอร์กับขอ้ มลู เช่น การรวบรวมเป็น แฟ้มขอ้ มลู การคานวณ การเปรยี บเทยี บ การเรยี งลาดบั การจดั กลมุ่ ข้อมลู การจัดทารายงาน เปน็ ต้น สำรสนเทศ (information) หมายถึง สง่ิ ท่ีได้จากการนาข้อมลู ที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผลเพือ่ นามาใช้ ประโยชน์ตามวัตถปุ ระสงค์ตา่ ง ๆ หรอื อาจกลา่ วได้ว่าสารสนเทศ คือ ขอ้ มูลทผ่ี ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกบั การ ใช้งาน ทันต่อเวลาและอยู่ในรูปแบบทีใ่ ช้ไดส้ ะดวก ซึง่ สารสนเทศทีด่ ีต้องมาจากขอ้ มูลทด่ี ี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมกี ารควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกาหนดใหผ้ ใู้ ดบา้ ง เปน็ ผมู้ ีสทิ ธใิ ชข้ ้อมลู ได้ ข้อมูลที่เป็นความลบั จะตอ้ งมรี ะบบข้นั ตอนการควบคุมกาหนดสิทธ์ใิ นการแก้ไขหรือการ กระทากบั ข้อมลู วา่ จะกระทาไดโ้ ดยใครบา้ ง นอกจากน้ีข้อมูลท่เี กบ็ ไวแ้ ล้วตอ้ งไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทาลายโดย ไมไ่ ดต้ ้งั ใจ ชนิดและลกั ษณะข้อมูล

กำรแบ่งประเภทของข้อมูลขึ้นอยกู่ บั - ความตอ้ งการของผ้ใู ช้ - ลักษณะของข้อมูลที่นาไปใช้ - เกณฑ์ทน่ี ามาพิจารณา สามารถแบ่งชนดิ และลักษณะของขอ้ มูลไว้ 4 รูปแบบ ดังน้ี 1. กำรแบ่งข้อมลู ตำมลักษณะของขอ้ มูล เปน็ การแบ่งข้อมลู โดยพิจารณาจากการรับข้อมลู ของประสาทสัมผัสของร่างกาย ได้แก่ - ข้อมลู ภาพทีไ่ ดร้ บั จากการมองเห็นดว้ ยดวงตา - ข้อมลู เสียงทไ่ี ด้รับจากการฟังด้วยหู - ขอ้ มลู กล่นิ ทไี่ ดร้ ับจากการสูดดมด้วยจมูก - ข้อมูลรสชาติท่ีได้รบั จากการรับรสชาติดว้ ยล้ิน - ข้อมลู สัมผัสที่ได้รับจากความรสู้ กึ ด้วยผวิ หนงั 2. กำรแบ่งข้อมลู ตำมแหล่งข้อมูลท่ีได้รบั โดยพิจารณาจากลักษณะของทีม่ าหรือการได้รบั ข้อมลู ได้แก่ - ขอ้ มูลปฐมภูมิ (Primary Data) คือ ขอ้ มลู ท่ีได้จากการเก็บรวบรวมหรือบนั ทึกจากแหล่งขอ้ มูล โดยตรง ดว้ ยวิธตี ่างๆ เช่น จากการสอบถามการสัมภาษณ์การสารวจการจดบนั ทึกตวั อยา่ งขอ้ มูลปฐมภูมิ ได้แก่ ข้อมูลการ มาโรงเรยี นสายของนักเรยี นชั้นมัธยมศกึ ษาปที ี่ 1 ซึ่งได้จากการจดบนั ทกึ ในรอบ 1 เดอื นท่ผี า่ นมา - ขอ้ มูลทตุ ิยภมู ิ (Secondary Data) คือ การนาข้อมลู ทีผ่ อู้ ่ืนไดเ้ ก็บรวบรวมหรือบันทกึ ไว้มาใชง้ าน ผู้ใช้ไม่ จาเป็นต้องเก็บรวบรวมและบันทึกดว้ ยตนเอง จดั เปน็ ขอ้ มูลทเ่ี กดิ ขึ้นในอดีต มกั ผ่านการประมวลผลแลว้ ตัวอยา่ ง ขอ้ มูลทุตยิ ภมู ิ ไดแ้ ก่ สถิติกำรมำโรงเรยี นสำยของนกั เรยี นชน้ั มธั ยมศกึ ษำปีที่ 1 ในปีพ.ศ.2550 3. กำรแบง่ ข้อมูลตำมกำรจดั เกบ็ ในในส่ืออเิ ล็กทรอนกิ ส์ มีลกั ษณะคล้ายการแบ่งข้อมูลตามลกั ษณะของข้อมลู แตม่ ีการแยกลกั ษณะข้อมลู ตามชนิดและนามสกลุ ของข้อมลู นั้น ๆ ได้แก่ - ขอ้ มูลตวั อกั ษร เช่น ตวั หนังสอื ตัวเลข และสญั ลกั ษณ์ ข้อมลู ประเภทน้ีมักมีนามสกุลต่อท้ายชอ่ื ไฟล์ เป็น .txt และ .doc

- ขอ้ มูลภำพ เช่น ภาพกราฟิกตา่ ง ๆ และภาพถ่ายจากกลอ้ งดจิ ทิ ลั ข้อมูลประเภทน้ีมักมนี ามสกุลต่อทา้ ย ช่อื ไฟลเ์ ปน็ .bmp .gif และ .jpg - ขอ้ มูลเสยี ง เช่น เสียงพูด เสยี งดนตรี และเสียงเพลง ขอ้ มูลประเภทนม้ี ักมีนามสกลุ ต่อท้ายช่ือไฟล์ เป็น .wav .mp3 และ .au - ข้อมูลภำพเคล่ือนไหว เช่น ภาพเคล่ือนไหว ภาพมวิ สิกวดี ีโอ ภาพยนตร์ คลิปวิดโี อ ขอ้ มูลประเภทนี้ มักมนี ามสกุลต่อท้ายชอ่ื ไฟลเ์ ปน็ .avi 4. กำรแบ่งข้อมูลตำมระบบคอมพิวเตอร์ มีลกั ษณะคล้ายและใกลเ้ คียงกบั การแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในสือ่ อิเล็กทรอนิกส์มาก แตม่ ุง่ เนน้ พิจารณา การแบง่ ประเภทตามการนาข้อมูลไปใช้งานในระบบคอมพวิ เตอร์ ไดแ้ ก่ - ข้อมูลเชงิ จำนวน มลี กั ษณะเป็นตวั เลขทส่ี ามารถนามาคานวณด้วยคอมพิวเตอร์ได้ เช่น จานวนเงินใน กระเป๋า จานวนคา่ โดยสารรถประจาทาง และจานวนนักเรียนในหอ้ งเรียน - ขอ้ มลู อักขระ มีลกั ษณะเป็นตวั อกั ษร ตวั หนังสือ และสญั ลักษณ์ ต่างๆ ซึ่งสามารถนาเสนอข้อมลู และ เรียงลาดบั ไดแ้ ต่ไม่สามารถนามาคานวณได้ เชน่ หมายเลขโทรศพั ท์ เลขทบ่ี ้านและช่ือของนักเรียน - ข้อมูลกรำฟกิ เป็นข้อมลู ท่เี กิดจากจุดพกิ ัดทางคอมพวิ เตอร์ ทาใหเ้ กิดรปู ภาพหรอื แผนท่ี เช่น เครอื่ งหมาย การคา้ แบบกอ่ สรา้ งอาคาร และกราฟ - ขอ้ มูลภำพลกั ษณ์ เปน็ ขอ้ มลู แสดงความเข้มและสีของรปู ภาพที่เกดิ จากการสแกนของสแกนเนอรเ์ ปน็ หลัก ซ่งึ สามารถนาเสนอข้อมูล ยอ่ หรอื ขยาย และตัดต่อได้ แตไ่ มส่ ามารถนามาคานวณหรือดาเนนิ การ อย่าง อน่ื ได้ กระบวนกำรจดั กำรขอ้ มลู และสำรสนเทศ การทาขอ้ มลู ให้เปน็ สารสนเทศทีจ่ ะเปน็ ประโยชน์ตอ่ การใช้งาน จาเปน็ ต้องอาศยั เทคโนโลยเี ข้ามาช่วยใน การดาเนนิ การ เริ่มตัง้ แต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมลู การดาเนินการประมวลผลขอ้ มลู ให้กลายเป็น สารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศ เพื่อการใช้งาน มีกระบวนการ 3 ขัน้ ตอน ดงั น้ี 1. กำรรวบรวมและตรวจสอบขอ้ มลู 1.1 กำรรวบรวมข้อมูล เป็นเร่ืองของการเก็บรวบรวมขอ้ มูลซ่งึ มจี านวนมาก และตอ้ งเกบ็ ให้ได้อย่าง ทนั เวลา เชน่ ข้อมูลการลงทะเบยี นเรียนของนักเรยี น ข้อมูลประวตั บิ คุ ลากร ปจั จุบนั มเี ทคโนโลยีช่วยในการจดั เก็บ อย่เู ป็นจานวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเขา้ เครอื่ งคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหสั แท่ง การตรวจใบลงทะเบียน ท่มี ีการฝนดินสอดาในตาแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธกี ารเก็บรวบรวมขอ้ มูลเช่นกนั

1.2 กำรตรวจสอบขอ้ มลู เม่อื มีการเกบ็ รวบรวมขอ้ มูลแลว้ จาเป็นต้องมกี ารตรวจสอบข้อมูล เพ่อื ตรวจสอบความถูกต้อง ขอ้ มูลทเี่ ก็บเข้าในระบบจะต้องมีความน่าเชอ่ื ถือ หากพบที่ผดิ พลาดตอ้ งแก้ไข การ ตรวจสอบขอ้ มูลมีหลายวิธี เชน่ การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนปอ้ นข้อมูลชดุ เดียวกนั เข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แลว้ เปรียบเทยี บกัน หรอื ตงั้ กฎเกณฑใ์ ห้คอมพิวเตอรต์ รวจสอบ 2. กำรประมวลผลข้อมูล ประกอบด้วยกจิ กรรมดงั ตอ่ ไปนี้ 2.1 กำรจดั กลุ่มข้อมลู ข้อมูลทจ่ี ัดเกบ็ จะต้องมีการแบ่งแยกกลมุ่ เพ่ือเตรียมไวส้ าหรบั การ ใช้งาน การ แบ่งแยกกลมุ่ มวี ิธกี ารท่ีชัดเจน เช่น ขอ้ มูลในโรงเรยี นมกี ารแบง่ เปน็ แฟ้มประวตั นิ ักเรยี น และแฟม้ ลงทะเบยี น เพอ่ื ความสะดวกในการคน้ หา 2.2 กำรจดั เรียงข้อมูล เมอ่ื จัดแบ่งกล่มุ เป็นแฟ้มแลว้ ควรมกี ารจดั เรยี งข้อมูลตามลาดับ ตัวเลข หรือ ตวั อักษร หรือเพื่อให้เรยี กใช้งานได้ง่าย ประหยัดเวลา ตัวอยา่ งการจัดเรียงขอ้ มลู เชน่ การจดั เรยี งบตั รข้อมลู ผแู้ ตง่ หนังสือ ในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลาดบั ตัวอักษร การจัดเรยี งช่ือคนในสมุดรายนามผูใ้ ช้โทรศพั ท์ตามลาดบั ตัวอักษร 2.3 กำรสรุปผล บางครงั้ ข้อมลู ที่จัดเกบ็ มจี านวนมาก จาเป็นต้องมีการสรปุ ผลหรอื สรปุ รายงาน เพื่อ นาไปใชป้ ระโยชน์ ข้อมลู ทส่ี รุปไดน้ ี้อาจสื่อความหมายได้ดีกวา่ เชน่ สถิติจานวนนักเรยี นแยกตามช้นั เรียนแต่ละชน้ั 2.4 กำรคำนวณขอ้ มลู ท่ีเก็บรวบรวมมเี ป็นจานวนมากข้อมูลบางสว่ น เป็นข้อมูลตัวเลขทสี่ ามารถนาไป คานวณ เพื่อหาผลลัพธบ์ างอย่างได้ ดังน้นั การสร้างสารสนเทศจากขอ้ มลู จงึ อาศัยการคานวณข้อมูลทเ่ี ก็บไวด้ ้วย เชน่ การคานวณเกรดเฉลย่ี ของนักเรยี นแตล่ ะคน 3. กำรดแู ลรักษำขอ้ มูล ประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปนี้ 3.1 กำรเกบ็ รักษำข้อมูล การเกบ็ รกั ษาข้อมลู หมายถงึ การนาข้อมูลมาบันทึกเก็บไวใ้ นสอื่ บันทึกตา่ ง ๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนย้ี ังรวมถึงการดูแล และทาสาเนาขอ้ มูล เพื่อใหใ้ ช้งานต่อไปในอนาคตได้ 3.2 กำรทำสำเนำขอ้ มูล การทาสาเนาเพ่ือทจี่ ะนาข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนาไปแจกจ่ายในภายหลัง จึง ควรคานงึ ถึงความจแุ ละความทนทานของสอื่ บันทกึ ข้อมลู 3.3 กำรส่ือสำรและเผยแพร่ข้อมลู ข้อมลู ต้องกระจายหรือส่งตอ่ ไปยงั ผูใ้ ช้งานทห่ี า่ งไกลได้งา่ ย การ สอ่ื สารขอ้ มูลจงึ เปน็ เรอ่ื งสาคัญและมบี ทบาททส่ี าคญั ย่งิ ทจ่ี ะทาให้การส่งข่าวสารไปยังผูใ้ ช้ ทาไดร้ วดเร็วและ ทนั เวลา 3.4 กำรปรบั ปรงุ ขอ้ มูล ข้อมูลท่จี ัดเก็บไว้มจี ดุ ประสงคท์ ่จี ะเรียกใชง้ านได้ต่อไป ดังนั้นขอ้ มลู จึงต้องมี การปรับปรงุ ใหท้ นั สมัยอย่ตู ลอดเวลา และจัดเก็บอยา่ งเป็นระบบเพ่ือการคน้ หาได้อยา่ งรวดเร็ว กำรจัดกำรขอ้ มูลด้วยคอมพิวเตอร์ ขัน้ ตอนการประมวลผลข้อมูลดว้ ยเครอ่ื งอเิ ล็คทรอนคิ ส์ แบ่งไดก้ ่ีวิธ่ี อะไรบา้ ง

การประมวลผลข้อมลู ดว้ ยเคร่ืองอิเล็กทรอนกิ ส์ สามารถแบ่งออกเปน็ 3 วธิ ี ดงั น้ี 1. ขนั้ เตรียมข้อมูล เปน็ การจัดเตรยี มขอ้ มลู ทีร่ วบรวมมาแล้วให้อยูใ่ นลักษณะท่ีสะดวกตอ่ การประมวลผล แบ่งเป็นขน้ั ตอนย่อย ๆ 4 วิธี ดังน้ี 1.1 กำรลงรหัส คือ การใชร้ หัสแทนข้อมูลจรงิ ทาให้ข้อมูลอยูใ่ นรูปแบบท่สี ะดวกแก่การประมวลผล ทาใหป้ ระหยัดเวลาและเนื้อที่ รหัสอาจเปน็ ตวั เลขหรือตัวอักษรก็ได้ เชน่ ขอ้ มูลเกยี่ วกับเพศ ใหร้ หัส 1 แทนเพศ ชาย รหัส 2 แทนเพศหญิง เป็นตน้ 1.2 กำรตรวจสอบ เปน็ การตรวจสอบความถูกต้องและความเปน็ ไปไดข้ องข้อมลู และปรบั ปรุงแก้ไข เท่าที่จะทาได้หรือคัดข้อมูลท่ีไม่ต้องการออกไป เช่น คาตอบบางคาตอบขดั แยง้ กนั ก็อาจดูคาตอบจากคาถามขอ้ อนื่ ๆ ประกอบ แลว้ แก้ไขตามความเหมาะสม 1.3 กำรแยกประเภทข้อมูล คือการแยกประเภทขอ้ มูลออกตามลักษณะงานเพอื่ สะดวกในการ ประมวลผลต่อไป เชน่ แยกตามคณะวชิ า แยกตามเพศ แยกตามอายุ เปน็ ตน้ 1.4 กำรบันทึกข้อมลู ลงส่อื หมายถึง การจัดเตรยี มข้อมลู ให้อยู่ในสือ่ หรืออปุ กรณ์ที่อยู่ในรปู ท่เี ครอื่ ง คอมพิวเตอรส์ ามารถเขา้ ใจ และนาไปประมวลได้ เชน่ บนั ทึกข้อมูลลงในจานแมเ่ หล็ก หรือเทปแม่เหล็ก เพื่อนาไป ประมวลผลดว้ ยเครือ่ งคอมพวิ เตอรต์ ่อไป 2. ขน้ั ตอนกำรประมวลผล คือเปน็ การนาเอาโปรแกรมทเ่ี ขียนข้นึ มาใช้เพ่ือ โดยนาข้อมลู ท่เี ตรียมไว้แลว้ เข้าเครื่อง แตก่ ่อนที่เครือ่ งจะทางานต้องมโี ปรแกรมสั่งงาน ซงึ่ โปรแกรมเมอร์(Processing) เปน็ ผเู้ ขยี น เครอ่ื ง คอมพวิ เตอรจ์ ะทาการประมวลผลจนกระท่ังได้ผลลัพธอ์ อกมาและยงั คงเก็บไว้ในเครอ่ื งขั้นตอนตา่ ง ๆ อาจเปน็ ดังน้ี 2.1 กำรคำนวณ ได้แก่ การคานวณทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร และทางตรรกศาสตร์ เช่น การเปรยี บเทยี บคา่ ต่าง ๆ 2.2 กำรเรยี งลำดับขอ้ มูล เช่น เรยี งขอ้ มลู จากน้อยไปมาก หรอื มากไปน้อยหรือเรียงตามตวั อกั ษร A ถึง Z เปน็ ตน้ 2.3 กำรสรุป เปน็ การรวบรวมขอ้ มูลทีม่ ีอยทู่ ัง้ หมดใหอ้ ยู่ในรปู แบบสนั้ ๆ กะทัดรัดตามต้องการ เชน่ การสรปุ รายรบั รายจ่าย หรือ กาไรขาดทุน 2.4 กำรเปรยี บเทียบ เพอ่ื พิจารณาเทียบเคยี งให้เหน็ ลักษณะท่เี หมือนกนั และตา่ งกัน 3. ข้นั ตอนกำรแสดงผลลพั ธ์ เปน็ งานท่ีได้หลังจากผา่ นการประมวลผลแล้วเปน็ ขั้นตอนในการแปลผลลพั ธ์ ท่เี ก็บอยใู่ นเครื่อง ให้ออกมาอยใู่ นรปู ทส่ี ามารถเขา้ ใจง่ายได้แก่ การนาเสนอในรูปแบบรายงาน เชน่ แสดงผลสรปุ ตารางรายงานการบัญชี รายงานทางสถติ ิ รายงานการวิเคราะหต์ า่ ง ๆ หรืออาจแสดงด้วยกราฟ เชน่ แผนภมู ิ หรอื รูปภาพสรุปขน้ั ตอนการประมวลผลด้วยเคร่อื งคอมพิวเตอร์

ระบบฐำนข้อมูล ฐานข้อมลู เปน็ การจัดเกบ็ ข้อมูลอยา่ งเป็นระบบ ทาให้ผ้ใู ชส้ ามารถใช้ข้อมลู ท่เี ก่ยี วขอ้ งในระบบงานต่าง ๆ ร่วมกนั ได้ โดยที่จะไม่เกดิ ความซ้าซ้อนของข้อมลู และยังสามารถหลีกเลี่ยงความขดั แย้งของข้อมูลด้วย อีกท้งั ข้อมลู ในระบบก็ จะถูกต้องเช่ือถือได้ และเปน็ มาตรฐานเดียวกนั โดยจะมีการกาหนดระบบความปลอดภัยของขอ้ มลู ขน้ึ นบั ได้วา่ ปัจจบุ ันเป็นยุคของสารสนเทศ เป็นท่ียอมรับกนั ว่า สารสนเทศเป็นข้อมูลท่ีผา่ นการกลนั่ กรองอย่าง เหมาะสม สามารถนามาใช้ประโยชนอ์ ย่างมากมาย ไม่วา่ จะเปน็ การนามาใชง้ านดา้ นธรุ กิจ การบรหิ าร และกจิ การ อน่ื ๆ องค์กรท่ีมขี ้อมูลปรมิ าณมาก ๆ จะพบความยุง่ ยากลาบากในการจดั เกบ็ ข้อมูล ตลอดจนการนาขอ้ มลู ท่ี ตอ้ งการออกมาใช้ให้ทันต่อเหตุการณ์ ดังน้ันคอมพวิ เตอร์จงึ ถูกนามาใชเ้ ปน็ เครื่องมือช่วยในการจัดเกบ็ ข้อมลู การ ประมวลผลข้อมูล ซ่งึ ทาให้ระบบการจดั เกบ็ ข้อมูลเป็นไปได้สะดวก ทัง้ นโ้ี ปรแกรมแต่ละโปรแกรมจะตอ้ งสรา้ งวิธี ควบคุมและจดั การกับข้อมลู ข้ึนเอง ฐานข้อมลู จึงเขา้ มามบี ทบาทสาคัญอย่างมาก โดยเฉพาะระบบงานต่าง ๆ ท่ีใช้ คอมพิวเตอร์ การออกแบบและพัฒนาระบบฐานข้อมลู จึงต้องคานึงถึงการควบคุมและการจัดการความถูกต้อง ตลอดจนประสทิ ธภิ าพในการเรยี กใชข้ อ้ มลู ดว้ ย