Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER L4 0 lei 0 lei 0 lei 0% 0 Earned Value Cost Indicators: Task Name Planned Value Earned Value - CV CV% CPI BAC EAC VAC TCPI - PV (BCWS) EV (BCWP) Fence 3.000 lei 2.500 lei -500 lei -20% 0,83 4.000 lei 4.800 lei -800 lei 1,5 L1 1.000 lei 1.000 lei 0 lei 0% 1 1.000 lei 1.000 lei 0 lei 1 L2 1.000 lei 1.000 lei -500 lei -50% 0,67 1.000 lei 1.500 lei -500 lei -0 L3 1.000 lei 500 lei 0 lei 0% 1 1.000 lei 1.000 lei 0 lei 1 L4 0 lei 0 lei 0 lei 0% 0 1.000 lei 1.000 lei 0 lei 1 51/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 5. RAPORTAREA ȘI ANALIZA INFORMAȚIILOR PROIECTULUI Un alt mod de a afişa şi distribui informaţii relevante este dat de rapoarte. Acestea pot fi vizuale (Visual Reports) – care extrag date către programele Excel şi Visio, sau rapoarte clasice (Reports) utile pentru tipărire.Față de versiunile anterioare de Microsoft Project, în versiunea 2013 se pot crea rapoarte detaliate, foarte sugestive, cu un aspect profesional deosebit, fără a fi necesară exportarea datelor în alte programe. 5.1 Rapoarte noi apărute în Project 2013 Începând cu versiunea Micosoft Project 2013 au fost introduse noi rapoarte, complet particularizabile ce includ informații, tabele și grafice, grupate pe următoarele categorii: rapoarte de tip tablou de bord (dashboard), resurse, costuri, progres, început, particularizate. Rapoarte de ansamblu: Project Overview (Report / Dashboard / Project Overview) – ofera o imagine de ansamblu asupra proiectului. Cost Overview (Report / Dashboard / Cost Overview) – ofera o imagine de ansamblu asupra costurilor proiectului. 52/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Work Overview (Report / Dashboard / Work Overview) – ofera o imagine de ansamblu asupra lucrului efectuat și rămas pe proiectului. Upcoming Tasks (Report / Dashboard / Upcoming Tasks) – afișează activitățile care vor demara în săptămâna următoare, precum și activitățile care se vor finaliza în următoarea săptămână Burndown (Report / Dashboard / Burndown) – afișează cât din lucru și câte activități s-au realizat și cât a mai rămas. 53/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Rapoarte de resurse: Overallocated Resources (Report / Resources / Overallocated Resources) – afișează starea de lucru pentru toate resursele supraalocate, afișând lucrul real și lucrul rămas. Resource Overview (Report / Resources / Resources Overview) – afișează starea de lucru pentru toate resursele din proiect. Rapoarte de costuri: Cash Flow (Report / Cost / Cash Flow) – afișează costurile și costurile cumulative pe trimestru pentru activitățile de nivel superior. 54/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Cost Overruns (Report / Cost / Cost Overruns) – afișează variația costului pentru toate activitățile de nivel superior și toate resursele de lucru; indică unde anume costurile reale depășesc costurile de referință. Earned Value (Report / Cost / Earned Value) – afișează valoarea câștigată, variația și indicii de performanță în timp, compararea costurilor și planificărilor cu referința, pentru a afla dacă proiectul este în grafic. Resource Cost Overview (Report / Cost / Resource Cost Overview) – afișează starea costurilor pentru resursele de lucru (persoane și materiale), afișând detaliile costurilor într-un tabel și datele de distribuire a costurilor într-o diagramă. 55/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Task Cost Overview (Report / Cost / Task Cost Overview) – afișează starea costurilor activităților de nivel superior, afișând detaliile costurilor într-un tabel și datele de distribuire a costurilor într-o diagramă. Rapoarte de progres: Critical Tasks (Report / In Progress / Critical Tasks) – afișează starea activităților critice. Late Tasks (Report / In Progress / Late Tasks) – afișează toate activitățile care au început sau s-au finalizat mai târziu decât datele de început sau de sfârșit planificate și care nu progresează conform planificării. 56/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Milestone Report (Report / In Progress / Milestone Report) – afișează starea tuturor temenelor. Slipping Tasks(Report / In Progress / Slipping Tasks) – afișează toate activitățile din proiect a căror finalizare durează mai mult decât ar trebui și au o dată de finalizare care este ulterioară datei de terminare de referință. Rapoarte particularizate: Dacă doriți să vă creați propriile rapoarte, alegeți comanda Report / New Report și una din variantele Blank, Chart, Table sau Comparison. Pe un raport de acest tip puteți particularize toate elementele și introduce obiecte noi (imagini, forme, grafice, texte) . 1. Alegeți Report / New Report / Blank. 2. Introduceți titlul raportului. 3. Inserați o diagram (Design / Insert / Chart) 4. Alegeți opțiunile dorite pentru grafic: Câmpurile ce vor fi afișate (din lista Select Fields) Filtrele ce vor fi aplicate (Filters) Gruparea utilizată (Group By) Nivelul de afișare al activităților (Outline Level) Sortarea (Sort By) 57/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 5. Formatați graficul (similar cu formatarea din Excel) folosind filele Design și Format. 6. Salvați raportul folosind Design / Manage / Rename report. 7. După salvare, acesta va putea fi utilizat folosind fila Report / Custom. 5.2 Rapoarte vizuale În cazul în care doriți ca datele din Project să fie raportate utilizând programele Microsoft Excel sau Microsoft Visio, puteți crea rapoarte vizuale (fila Report / Visual Reports). 58/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Exemplu 1: Pentru a afişa în Excel un grafic ce compară Costul planificat (Baseline cost) şi costul real(Cost), alegeţi comanda Project / Visual Reports, raportul Budget Cost şi se va crea un fişier Excel cu informaţiile cerute. Exemplu 2: Pentru a afişa în Excel un grafic de tip Cash Flow, alegeţi raportul corespunzător şi observaţi efectul. Exemplu 3: Pentru a afişa în Visio disponibilitatea unei resurse, alegeţi raportul aferent şi va fi creat un fişier Visio cu informaţiile aferente . 59/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 5.3Distribuirea informaţiilor proiectului 5.3.1 Salvarea ca imagine Din fila Task / Copy / Copy Picture pentru ecran, imprimantă sau imagine GIF copierea rândurilor de pe ecran sau a rândurilor selectate în intervalul de timp afişat pe ecran sau într-un interval specificat 5.3.2 Partajarea informaţiilor cu alte programe 5.3.2.1 Integrarea Microsoft Project cu Microsoft Excel Copierea informațiilor între Project și Excel Copierea Project → Excel folosind comenzile de Copy/Paste între Excel și Project este utilă în următoarele situații: Copierea listei de activități din Excel în Project Copierea elementelor graficelor/diagramelor sau a altor obiecte din Excel și plasarea în Project în diagrama Gantt, etichetele Notes din Task Information, Resource Information, Assignemnt Information, caseta Object sau Notes din Task Form sau Resource Form, antetul, subsolul sau legenda unui raport. (Copy în Excel, Paste sau Paste/ Paste Special / Object) 60/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Copierea Project → Excel este utilă pentru: Copierea activităților, resurselor, graficelor din rapoarte din Project în Excel Copierea informațiilor din vizualizarea Timeline din Project în Excel (clic dreapta pe vizualizarea Timeline / Copy Timeline / For presentation sau Full size și Paste în Excel) Copierea informațiilor ca imagine Task / Copy / Copy Picture în Project și Paste în Excel Obs. Informațiile din Excel – Project pot fi legate dacă se alege la comanda de lipire opțiunea Paste special / Paste Link. Creare rapoartelor vizuale în Excel Datele din Project pot fi utilizate în crearea de rapoarte în Excel folosind comanda Report / Visual Report. Rapoartele disponibile sunt prezentate în imaginea următoare. 5.3.2.2 Integrarea Microsoft Project cu Microsoft Outlook Adăugarea activităților din Project în Outlook În cazul în care doriți ca pentru anumite termene să fiți avertizați de Outlook printr-un reminder, puteți copia lista de activități din Project în Outlook To-Do List. 61/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 1. Adăugați comanda Set Reminder în Quick Access Toolbar din Project (Customize Quick Access Toolbar / More Commands / Choose Command From – Not In The Ribbon / Set Reminder / Ok) 2. Selectați activitățile pe care doriți să le trimiteți către Outlook. 3. Clic pe butonul Set Reminder din Project. 4. Setați durata cu cât timp înainte să fiți alertați. În cazul în care doriți să copiați doar activitățile din Project în Outlook, folosiți următoarele comenzi: 1. Copiați numele activității din Gantt Chart din Project. 2. În Outlook, în Task view sau To-Do list 3. Clic pe câmpul Subject din caseta Click Here To Add A New Task și Paste. Utilizarea resurselor în Project din agenda programului Outlook Dacă doriți să utilizați în proiect numele și informațiile de e-mail a persoanelor din contactele Outlook, procedați astfel: 1. În Project, în vizualizarea Resource Sheet 2. Din fila Resouce / Add resource / Address Book 3. Va apare fereastra Select Resource, de unde puteți selecta resursele necesare. Obs. Dacă aveți instalat și programul Lynk, acesta va fi integrat și cu Microsoft Project și puteți comunica cu ajutorul acestuia cu persoanele din lista de resurse. 62/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 6. UTILIZAREA DE INFORMAŢII ÎN MAI MULTE PROIECTE SIMULTAN 6.1Proiecte multiple ce folosesc un grup de resurse În cazul în care trebuie să armonizaţi mai multe proiecte care se derulează simultan, situaţiile care apar implică: folosirea în comun de resurse desfăşurarea în acelaşi timp existenţa unor relaţii de dependeţă între activităţi 6.1.1 Crearea unui domeniu de resurse Un domeniu de resurse (resource pool) este fişier Microsoft Project cu ajutorul căruia puteţi vedea cum sunt folosite resursele în mai multe proiecte. Celelalte fişiere proiect obţin informaţii din domeniul de resurse – aceste fişiere se numesc fişiere de partajare (shared files). În fişierul de resurse sunt informaţii despre toate alocările din proiectele legate de domeniul de resurse. Înainte de a crea domeniul de resurse, fiecare proiect conţine propriile informaţii despre resurse. Acest fapt poate conduce la supraalocări şi duplicarea informaţiilor pentru resursele alocate în mai multe proiecte. După crearea domeniului de resurse şi legarea informaţiilor din fişierele de proiect, datele despre resurse sunt consolidate şi actualizate în domeniul de resurse. Mai mult, alte proiecte pot fi legate de domeniu. Detaliile de alocare din fişierele de resurse sunt actualizate în domeniul de resurse. Perioadele de lucru, tarifele standard sunt actualizate în fişierele de partajare. 6.1.2 Crearea unui domeniu de resurse din fişierele de proiect ce conţin resurse 1. Creaţi un fişier nou – resurse.mpp 2. Deschideţi fişierul ce conţine activităţi şi resurse, care trebuie partajat cu alte proiecte 3. Din fila Resources / gruparea Assignments / Resource Pool / Share resources. În această fereastră precizaţi: Use own resources – foloseşte resursele din fişierul de proiect, nu pe cele din domeniul de resurse Use resources – specificaţi fişierul resurse.mpp În cazul unui conflict de calendar între fişierul de proiect şi calendar, aveţi la dispoziţie opţiunile: Pool takes precedence – informaţiile despre resurse folosite sunt cele din domeniul de resurse şi nu din fişier, dacă apar diferenţe Sharer takes precedence - informaţiile despre resurse folosite sunt cele din fişierul de proiect şi nu din domeniul de resurse. Astfel, informaţiile din fişierul proiect vor apărea în fişierul de resurse. Domeniul de resurse e indicat să nu conţină activităţi, ci să fie dedicat păstrării tuturor resurselor proiectelor. 6.1.3 Legarea noilor fişiere de proiect de un domeniu de resurse Configurarea fişierelor de proiect ca fişiere de resurse partajate cu domeniul de resurse poate fi efectuată în orice moment – la introducerea iniţială a activităţilor, după alocarea resurselor, chiar după începerea lucrului. 63/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 1. Creaţi un fişier nou 2. Fila Resources / gruparea Assignments / Resource Pool / Share resources Use resources – specificaţi fişierul resurse.mpp Ok Acum sunt disponibile toate resursele din domeniu de resurse pentru a fi alocate. 6.1.4 Vizualizarea fişierelor care folosesc domeniul de resurse 1. Deschideţi domeniul de resurse 2. Fila Resources / gruparea Assignments / Resource Pool / Share resources Puteţi vizualiza asstfel lista fişierelor ce folosesc domeniul de resurse. Observaţie: Dacă mutaţi fişierele, prima dată trebuie ştearsă legătura dintre acestea: în fişierul de resurse daţi comanda din fila Resources / gruparea Assignments / Resource Pool / Share resources / Break link şi apoi, după mutare, trebuie refăcută legătura. 6.1.5 Deschiderea unui fişier cu resurse partajate şi actualizarea modificărilor 1. Deschideţi un fişier de proiect partajat 2. Va apare fereastra Open Resource Pool Information în care alegeţi opţiunea de deschidere a fişierului de resurse. Acesta va fi deschis în mod read-only. 3. Dacă faceţi modificări de alocare a resurselor, actualizarea domeniului de resurse se face cu comanda Resources / gruparea Assignments / Resource Pool / Update Resource Pool 6.2Proiecte master Un domeniu de resurse ajută la gestionarea detaliilor referitoare la resursele din mai multe proiecte, dar nu poate oferi un control asupra activităţilor şi relaţiilor dintre proiecte. Un proiect consolidat (master) oferă o vizualizare de ansamblu a activităţilor din proiectele organizaţiei Crearea unui proiect master: 1. Creaţi un fişier nou 2. Inseraţi în acesta proiectele pe care trebuie să le consolidaţi: din fila Project / gruparea Insert /Subproject. Fiecare proiect va fi inserat ca o activitate rezumat. Ştergerea unui proiect din proiectul consolidat – clic pe activitatea rezumat şi Delete Task. 6.2.1 Introducerea dependeţelor între proiecte Folosind fişierul master puteţi crea dependenţe între activităţile proiectelor. Relaţiile dintre activităţi din proiecte diferite sunt similare relaţiilor dintre activităţile aceluiaşi proiect. Activităţile predecesoare şi succesoare din proiecte diferite apar ca “activităţi fantomă” (ghosts) în proiect. Vizual, acestea vor fi identificate cu bare gri. Pentru a crea dependenţe între activităţile proiectelor, procedaţi astfel: 1. Deschideţi fişierul master 64/65
Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 2. Selectaţi cu CTRL activităţile din proiecte diferite care trebuie legate şi daţi clic pe butonul de Link tasks 3. Vizualizaţi cu Task information activitatea precedentă din alt proiect: Task Information / Predecessors – la ID veţi observa numele fişierului urmat de semnul \\ şi numărul activităţii predecesoare din celălalt proiect 4. Deschideţi doar fişierul în care aţi stabilit că o activitate este dependentă de o activitate din alt proiect. Observaţi activitatea “fantomă” – Task C 65/65
Search
