EBYS

OSMANGAZİ ELEKTRİK DAĞITIM A.Ş BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ EBYS KULLANIM KLAVUZUELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KULLANIM KILAVUZUKURUM İÇİ EVRAK GÖNDERME Ebys de Kurum içerisinde yapılacak yazışmalar için aşağıdaki adımlar takip edilir.SENARYO: “Bilgi İşlem Müdürlüğü” ve “Makina İkmal ve Satın Alma Müdürlüğü” arasında toplantıyapılacaktır. Bu konuda aynı zamanda ”İdari Mali Genel Müdür Yardımcılığı” bilgilendirilecektir.  Kurum içindeki yazışmalarda dikkat edilmesi gereken; kurum içerisinde neresi olursa olsun (Genel Müdürlük, Eskişehir, Afyon, Uşak, Kütahya) bütün birimler birbirlerine buradan evrak gönderir. Yani sanal ortamda Osman Gazi Elektrik Dağıtım A.Ş. çatısı altında tek bir binada gibi düşünülmelidir.1. ADIM - MENÜ ERİŞİMİ  Anasayfadan “Giden Evrak” Sekmesine tıklanır daha sonra “Kurum İçi Giden Evrak Ekle” butonuna tıklandığında kurum içerisinde gönderilmek üzere evrak oluşturmaya başlanır. Kurum İçi Giden Evrak Ekle seçilir.2. ADIM - EVRAK BİLGİLERİ Word de Kurum içerisinde bir yazı yazarken yapılan işlemlerin benzeri işlemler burada yapılır.A: Evrakın Gittiği Yer  Evrakın Gittiği Yer sekmesi altında “Kurum İçi” butonu tıklanır. Evrakı göndereceğiniz yeri seçmek için kutucuk tıklanır.Kurum İçi sekmesini birim seçmek üzere tıkladığımızda birim listesi ekrana gelecektir. Osmangazi Bilgi İşlem Müdürlüğü

1- Evrakın gideceği 2-Evrakın gereğine/birim/birimler seçilir. bilgisine gideceği belirlenir. 3-İşlemi tamamlamak için kaydedilir.Evrakı kişiye göndermekiçin Kişiye Dağıtım kısmınaKişinin ismi yazılır/seçilir.  Listeden evrakın gönderileceği birimler seçilir.  Hangi makamın gereğine, hangi makamın bilgisine gönderileceği seçilir. Kaydet butonuna tıklatılarak evrakın nereye gideceği tanımlanmış olur.  Burada birden fazla birim seçildiği için dağıtımlı evrak oluşturulmuş olur. Dağıtımlı evraktaki mantık birden fazla birim/kişiye evrak gönderimi yapmaktır. Evrak başlığında dağıtım yazar evrak ilgili birim/kişiye ulaştığında birim başlığı ilgili birim/kişinin başlığını alır. Tek bir birim/kişi seçilmiş olsaydı dağıtımlı evrak olmayacaktı. Başlık seçilen birim/kişi olacaktı.B: Evrakın Konusu  Yazacağımız Evrakın Konusu bu sekmeden girilir. Evrak Konusu yazılır.Osmangazi Bilgi İşlem Müdürlüğü 2/8

3.ADIM - EVRAKIN İÇERİĞİA: Evrak İlgisi  Evrakın başka bir evrakla ilgisi varsa “ilgi” alanına yazılır. Manuel olarak ilgi yazılacaksa buradan yazılır.  Eğer sistem içerisinde ilgiye tutacağımız yazı varsa “İlgi (Seçerek)” alanından evrak sistem içerisinden seçilip eklenilir.  “İlgi (Seçerek)” ekle seçeneğiyle yazıya ilgi tutulduğunda otomatik olarak çıktı alırken ilgi kısmına seçtiğimiz dosya adı gelecektir. Bu yüzden evrak bilgileri sekmesindeki “ilgi” bölümüne ilginin ne olduğu yeniden yazılmaz boş geçilir. Bu alana yazı yazılmaz. Sistem içerisinden ilgili evrak seçmek için kullanılır.B: İçerikEvrak yazışma kurallarına dikkat edilerek evrak içeriği bu alana yazılır.  Eğer bilgisayar üzerindeki bir Word dosyası içerik olarak kullanılmak istenirse Word simgesine tıklanır ve bilgisayardan yazı seçilir. Bilgisayarda seçeceğiniz Word dosyası isminde Türkçe karakter kullanılmamasına dikkat edilmelidir.  Sürekli kullandığınız yazı içerikleri + simgesine tıklatılarak şablon olarak isim verilir ve kayıt edilebilir.  Kayıt ettiğiniz şablonlar + simgesinin altındaki sembole tıklatılarak şablon seçilip kullanılır.İçerik yazılacak alan Bilgisayardaki Word dosyasını kullanmak için bu buton tıklanır. Şablon olarak Kaydet Şablonu Kullan Osmangazi Bilgi İşlem Müdürlüğü 3/8

C: Ek  Evrakın eki varsa burada yazılır. Eğer ek olarak bilgisayardan bir dosya seçmek istiyorsak sayfanın en üstündeki “Ekler” sekmesine tıklatılır. Açılan sekmeden “Seç” butonu tıklatılarak bilgisayardan dosya seçilir. Bu şekilde evraka ek eklenmiş olur. Ayrıca tarayıcınız varsa tara seçeneğini kullanılarak evraka ek eklenebilir. Eğer “Ek” sistemde varsa “Evrak” butonu tıklanarak sistem içerisinden seçilebilir. Bu şekilde “Ek” seçimi yaptığımızda “Evrak Bilgileri” sekmesindeki “Ek” alanına dosya ismi yazılmadan geçilir. Bilgisayardan Dosya Tarayıcı ile evrak seçme sekmesi ekleme sekmesiEkler Bilgisayardan dosyasekmesi seçmek için kullanılır. Sistemden evrak seçmek için kullanılır. Osmangazi Bilgi İşlem Müdürlüğü 4/8

4.PARAF/İMZA BİLGİLERİA:Paraf Paraflayacak Kullanıcılar seçilir.  Evrakı paraflayacak kullanıcıların seçimi için kutucuğa tıklatılır. Açılan sayfadan Arama Kriteri sekmesine evrakı paraflayacak kullanıcı ismi yazılır ve gelen listede seçim için iki kez isme tıklanır isim aşağıda sarı zemin üzerinde ekrana gelir.  Yanlış seçim yapılması durumunda sarı zemindeki yanlış isme tıklanır ve yan tarafındaki çarpıya tıklanır. İsim kaldırılmış olur.  Paraflayacak birden fazla kişi varsa ve paraflayacak kullanıcıların sıralaması hatalıysa sarı zemindeki sırasını değiştireceğiniz isme tıklanır ve yanındaki ok işaretleri ile aşağı/yukarı butonları ile sırası değiştirilmiş olur. İlk paraflayacak en yukarıda olacak şekilde sıralanır. İlk sıraya kendinizi ekleyiniz.  Seçimler bitince “Seçilenleri Kullan” butonu tıklanır. Bu şekilde paraflayacak kullanıcı/kullanıcılar seçilir. Paraflayacak kullanıcı adı yazılır.Seçimler İşlemi tamamla Sırayı değiştir Seçileni Sil Seçilenleri Şablon olarak kaydet Osmangazi Bilgi İşlem Müdürlüğü 5/8

B: İmzalayacak Kullanıcılar İmzalayacak Kullanıcılar seçilir.  Evrakı imzalayacak kullanıcıların seçimi için kutucuğa tıklatılır. Açılan sayfadan Arama Kriteri sekmesine evrakı imzalayacak kullanıcı ismi yazılır ve gelen listede seçim için iki kez isme tıklanır isim aşağıda sarı zemin üzerinde ekrana gelir.  Yanlış seçim yapılması durumunda sarı zemindeki yanlış isme tıklanır ve yan tarafındaki çarpıya tıklanır. İsim kaldırılmış olur.  İmzalayacak birden fazla kişi varsa ve imzalayacak kullanıcıların sıralaması hatalıysa sarı zemindeki sırasını değiştireceğiniz isme tıklanır ve yanındaki ok işaretleri ile aşağı/yukarı butonları ile sırası değiştirilmiş olur. İlk paraflayacak en yukarıda olacak şekilde sıralanır.  Seçimler bitince “Seçilenleri Kullan” butonu tıklanır. Bu şekilde paraflayacak kullanıcı/kullanıcılar seçilir. İmzalayacak kullanıcı adı yazılır.Seçimler İşlemi tamamla Sırayı değiştir Seçileni Sil Seçilenleri Şablon olarak kaydet Osmangazi Bilgi İşlem Müdürlüğü 6/8

C:Yazı ŞablonuYazı şablonu evrak üzerindeki yazı şablonunu tanımlar.  Kurum İçi Giden Evrak 1 İmzalı (Genel Merkez) şablonu: İl Müdürlüklerinden Genel Müdürlüğe yazılan Kurum içi Evraklarda Kullanılır. Evrak başlığı Şirket Genel Müdürlüğü’ne olarak çıkacaktır. İmzalayacak kullanıcı sayısı 1 dir.  Kurum İçi Giden 1 İmzalı şablonu: Kurum içerisinde birimlerin kendi aralarında yaptığı yazışmalarda bu şablon kullanılır. İmzalayacak kullanıcı sayısı 1 dir.  Kurum İçi Giden 2 İmzalı şablonu: Kurum içerisinde birimlerin kendi aralarında yaptığı yazışmalarda bu şablon kullanılır. İmzalayacak kullanıcı sayısı 2 dir. Yazı Şablonu seçilir5.DİĞER BİLGİLEREvrakın öncelik durumunu gizlilik derecesini bu alandan belirlenir.A:Öncelik DerecesiEvrakın öncelik derecesinin seçebileceği zorunlu olmayan alandır. Evrakın durumuna göreAcil, Günlü, İvedi, olarak yazılacak yazılar gerekçesine göre seçilir. Öncelik derecesi seçilirB:Gizlilik DerecesiEvrakın gizlilik derecesinin seçebileceği zorunlu olmayan alandır. Evrakın durumuna göreGizli, Çok Gizli, Hizmete Özel olarak yazılacak yazılar gerekçesine göre seçilir. Gizlilik derecesi seçilir Osmangazi Bilgi İşlem Müdürlüğü 7/8

5.ONAYA SUNA:Şablon Ön İzlemeBütün alanları doldurduktan sonra evrakı gözden geçirmek için Şablon Ön İzleme yapılır.Evrak üzerinde hatalı olarak yaptığınız işlemlerin kontrolü sağlanır. Önizleme Yapılır.A: Evrakı Ekleri ile Pdf Olarak GörüntüleEvrak, ekleri ile birlikte görüntülenmek için bu alan kullanılır. Evrak Ekleri ile ön izleme yapılırB: E-İmza İle Onaya SunEvrakın Şablon ön izlemesini yaptıktan sonra Evrak önizlemesi yapıldıktan sonra E-imza için onaya sunulur.C: VazgeçEvrakı yazmaktan vazgeçmek için bu buton tıklanır.D: Geçici KaydetEvrakı daha sonra tamamlamak üzere geçici kaydet butonuna tıklanır.E: Not EkleEvrakla ilgili notunuzu bu kısma yazarak evrakı göndereceğiniz kullanıcılarla notunuzupaylaşabilirsiniz. Osmangazi Bilgi İşlem Müdürlüğü 8/8