หนังสือราชการ

การจดั ทาหนงั สือราชการ หนงั สือราชการ หมายถึง เอกสารทเี่ ป็นหลักฐานในราชการ ซ่ึงเป็นเรอ่ื งเกี่ยวกับ 1. หนงั สือท่มี ไี ปมาระหวา่ งสว่ นราชการ เช่น กระทรวงมหาดไทยมหี นังสือถงึ สานักงาน ก.พ. กระทรวงศกึ ษาธกิ ารมหี นงั สือถึงกรมการบินพาณิชย์ เปน็ ต้น 2. หนังสอื ท่สี ่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอืน่ ซึง่ มใิ ชส่ านกั งานราชการหรอื ไปถงึ บุคคลภายนอก เชน่ กรมชลประทานมหี นงั สือถึงนายชศู ักดิ์ เจรญิ ชยั กรมตรวจบัญชีสหกรณ์มีหนงั สอื ถงึ รา้ นสหกรณ์กรงุ เทพ จากัด เปน็ ต้น 3. หนงั สอื ที่หนว่ ยงานอืน่ ใดซ่ึงมใิ ช่สว่ นราชการหรือท่ีบคุ คลภายนอกมมี าถึงส่วนราชการ เชน่ นายสมชาย ชื่นจติ มีหนังสอื ถึงกรมวชิ าการเกษตร, มลู นิธิ 5 ธนั วามหาราช มหี นงั สือถึงกระทรวงหมาดไทย เป็นตน้ 4. เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาขึน้ เพ่ือเปน็ หลักในราชการ เชน่ รายงานการประชมุ หนงั สือรับรอง ใบเสรจ็ รบั เงิน เป็นตน้ 5. เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบหรือข้อบังคบั เชน่ คาสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศ เป็นต้น หนังสือราชการตามระเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ มี 6 ชนดิ คอื 1. หนังสอื ภายนอก ใช้ติดต่อราชการทเี่ ปน็ แบบพธิ ีระหวา่ งส่วนราชการ หรือสว่ นราชการมีถึงหนว่ ยงาน อนื่ ใดซึ่งมใิ ช่ส่วนราชการ หรอื ทม่ี ถี งึ บุคคลภายนอก 2. หนงั สอื ภายใน ใช้ในการติดต่อราชการภายในกระทรวงทบวงกรม หรือจังหวดั เดยี วกัน 3. หนงั สอื ประทับตรา ใช้ในการติดตอ่ ราชการเฉพาะกรณที ่ีไม่ใช่เรอ่ื งสาคัญ 4. หนังสอื สั่งการ ได้แก่ คาสัง่ ระเบียบ และข้อบงั คบั 5. หนงั สอื ประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว 6. หนงั สือท่ีทาขึ้นหรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ ได้แก่ หนงั สือรบั รอง รายงานการประชมุ บนั ทึก และหนงั สืออนื่

2 หนงั สือภายนอก คอื หนังสอื ติดตอ่ ราชการทเ่ี ป็นแบบพิธี โดยใชก้ ระดาษตราครฑุ เป็นหนงั สือตดิ ต่อระหว่างสว่ นราชการ หรอื ส่วนราชการมีถงึ หน่วยงานอน่ื ใดซงึ่ มิใชส่ ว่ นราชการ หรือท่ีมีถึงบุคคลภายนอก รวมถงึ ขา้ ราชการบานาญ โครงสร้าง ประกอบด้วยส่วนสาคญั 4 ส่วน หัวหนังสือ ท.่ี ............ ตราครฑุ (ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื ) (วัน เดอื น ป)ี เร่ือง............................ เรยี น.............................. อ้างถงึ (ถ้ามี)............................ ส่ิงทสี่ ง่ มาด้วย (ถ้าม)ี .............................. เหตุทีม่ ีหนงั สอื ไป (ขอ้ ความ)............................................................................................................................ ............................................................................................................................................................ จุดประสงค์ ........................................................... ท่ีมหี นงั สอื ไป (ขอ้ ความ)............................................................................................................................ ............................................................................................................................................................ ................................................... จงึ .................................................................... ท้ายหนงั สอื (คาลงท้าย)........................ (ลงชื่อ)............................................ (พมิ พช์ ่อื เต็ม)............................ (ตาแหนง่ )............................ (สว่ นราชการเจ้าของเรอื่ ง)........... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนิกส์........... สาเนาส่ง (ถ้ามี)…………………… 1. ท่ี ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาของเรื่องตามท่ีกาหนดไว้ แลว้ ทบั ด้วยเลขทะเบยี นหนังสอื ส่ง (เลขทะเบียนเริ่มตน้ ทุกปีปฏิทิน) ตัวอยา่ ง - หนังสอื ของสานักบริหารกลาง กษ 0401/245 - หนังสือเวยี นท่ีมีถงึ ผู้รับจานวนมาก โดยมขี อ้ ความอย่างเดยี วกนั ใหเ้ พิม่ รหสั ตัวพยัญชนะ “ว” หน้าเลขทะเบียนหนงั สือ เชน่ กษ 0401/ว 771 - หนังสอื ของคณะกรรมการ ให้กาหนดรหสั ตวั พยญั ชนะเพ่ิมข้ึนได้ตามความจาเปน็ หรอื ใชท้ ขี่ องหน่วยงานระดบั กองที่เลขาฯ คณะสงั กดั

3 2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื ให้ลงชื่อสว่ นราชการ สถานทรี่ าชการ หรือคณะกรรมการซ่ึงเป็นเจ้าของ หนงั สอื น้ัน และลงท่ีตั้งไว้ด้วย ซ่ึงสว่ นราชการเจา้ ของหนังสือต้องสอดคล้องกับผูล้ งนามหนังสือ ผ้ลู งนาม สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือ อตส. หรือผูป้ ฏิบัตริ าชการแทน หรอื รักษาราชการแทน สว่ นกลาง สว่ นภูมภิ าค ผอ.ลงนาม กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ กรมตรวจบัญชสี หกรณ์ คณะกรรมการ ลงนาม เทเวศร์ กทม.10200 สานกั งานตรวจบัญชสี หกรณ.์ .. (ทอี่ ยู่)............................. สง่ ใหก้ ระทรวง ลงนาม สานกั .................... สานกั งานตรวจบญั ชสี หกรณ์... กรมตรวจบญั ชสี หกรณ์ กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ เทเวศร์ กทม.10200 (ทอ่ี ยู)่ ............................. คณะ............................. คณะ............................. กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์ เทเวศร์ กทม.10200 สานกั งานตรวจบญั ชีสหกรณ์... (ทอ่ี ยู่)............................. กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ - ถนนราชดาเนนิ นอก กทม.10200 3. วนั เดอื น ปี ใหล้ งเลขของวนั ที่ ชอื่ เตม็ ของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชทีอ่ อกหนังสอื (ไมต่ ้องแสดงพยญั ชนะ พ.ศ.) เชน่ 30 เมษายน 2556 4. เร่ือง ใหล้ งเรอ่ื งย่อท่เี ปน็ ใจความสนั้ ท่ีสุดของหนังสอื ฉบับนัน้ ในกรณที ี่เป็นหนงั สือต่อเนือ่ งใหล้ งเรอื่ งของ หนงั สือฉบับเดมิ 5. คาขนึ้ ต้น ใหใ้ ชค้ าข้ึนต้นตามฐานะของผรู้ บั หนงั สือตามรายการใชค้ าข้นึ ตน้ สรรพนาม และคาลงท้าย ทก่ี าหนดไวใ้ นระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ แล้วลงตาแหนง่ ของผทู้ ่ีหนงั สอื นัน้ มถี งึ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถงึ ตวั บคุ คลไมเ่ กยี่ วกับตาแหนง่ หน้าท่ี ตัวอย่าง เรียน อธิบดกี รมทด่ี นิ เรียน นายระเบยี บ ประกอบกจิ 6. อ้างถงึ (ถ้ามี) ใหอ้ า้ งถงึ หนังสอื ที่เคยมตี ิดต่อกันเฉพาะหนังสอื ทสี่ ว่ นราชการผู้รบั หนงั สอื ไดร้ บั มาก่อนแลว้ จะจากสว่ นราชการใดกต็ าม โดยเรียงลาดับ ดงั น้ี ชื่อส่วนราชการเจา้ ของหนงั สอื ชั้นความลับ (ถ้ามี) ชน้ั ความเรว็ (ถา้ ม)ี เลขท่ีหนังสอื และวันที่ เดือน ปี ของหนงั สือนัน้ ตัวอย่าง อา้ งถึง หนงั สือสานักงาน ก.พ. ลบั ดว่ นมาก ท่ี นร 070833/142 ลงวนั ท่ี 15 มนี าคม 2556 กรณเี ป็นหนงั สือถงึ ประชาชนที่มีหนังสอื มา โดยไมม่ ีเลขที่หนงั สอื ตวั อยา่ ง อ้างถึง หนังสือของทา่ น ลงวันที่............................ อ้างถึง หนังสือของท่าน เรอ่ื ง............................... (กรณไี ม่ได้ลงวันที่)

4 7. สิ่งทส่ี ่งมาด้วย (ถา้ มี) ให้ลงช่อื สิง่ ของ เอกสาร หรือบรรณสารทีส่ ง่ ไปพรอ้ มกบั หนังสือน้ัน หากมีหลายชดุ ใหร้ ะบจุ านวนชุดไว้ด้วย (กรณมี สี ่ิงที่สง่ มาด้วยตงั้ แต่ 2 หวั ข้อข้ึนไป ในเนื้อหาของหนงั สือจะต้องบอก สง่ิ ทสี่ ง่ มาดว้ ยทั้งหมด เช่น รายละเอียดตามสง่ิ ทส่ี ง่ มาดว้ ย 1 และ 2) ในกรณีทไี่ มส่ ามารถสง่ ไป ในซองเดียวกันได้ใหแ้ จ้งด้วยวา่ ส่งไปโดยทางใด ตวั อย่าง กรณเี พยี งเรือ่ งเดียว แสดงดังน้ี สิง่ ทีส่ ่งมาดว้ ย รายงานการประเมินผลการปฏิบัติงาน จานวน 5 ชุด กรณีมีเอกสารส่งมากกวา่ 1 เรอื่ ง แสดงดงั นี้ สิง่ ทีส่ ่งมาด้วย 1. แบบประเมินผลการปฏิบตั ิงาน จานวน 3 ชดุ 2. รายช่ือขา้ ราชการที่มีคุณสมบตั ิ จานวน 2 ชุด 8. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการใหแ้ ยกเปน็ ขอ้ ๆ เหตทุ ี่มีหนงั สือไป เปน็ ข้อความทผี่ มู้ ีหนงั สือไป แจ้งเหตุที่ต้องมีหนังสือไปยังผู้รับหนงั สือ ซึ่งอาจเป็น ขอ้ ความตอนเดียว หรอื 2 ตอน หรอื หลายตอนก็ได้ จุดประสงค์ที่มหี นงั สอื ไป เป็นขอ้ ความแสดงความประสงคท์ ี่มีหนังสือไปให้ผู้รบั หนังสือทาอะไร ตัวอยา่ ง จงึ เรยี นมาเพ่ือทราบ (ผู้บังคับบัญชา มถี ึงผใู้ ตบ้ ังคับบัญชา) จงึ เรียนมาเพ่ือโปรดทราบ (ผู้ใตบ้ ังคับบัญชา มหี นงั สือถึงผู้บงั คบั บัญชา หรอื ในกรณีท่ีอยใู่ นระดับเดยี วกัน หรือในกรณีทใ่ี ห้เกียรตผิ ูร้ บั ถงึ แมจ้ ะอยูใ่ นระดับต่างกนั ) จึงขอเรยี นหารือมาวา่ .......... จึงเรยี นขอความกรุณามาเพื่อโปรดอนเุ คราะห์ จึงขอกาชับมาเพ่ือจักไดร้ ะมดั ระวังมใิ หเ้ กิดกรณเี ช่นนี้ขึ้นอีก 9. คาลงทา้ ย ใหใ้ ช้คาลงท้ายตามฐานะของผ้รู ับหนงั สือ ตามตารางการใช้คาขน้ึ ตน้ สรรพนาม และคาลงท้าย ท่ีกาหนดไวใ้ นระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ 10. ลงชือ่ ให้ลงลายมือช่ือเจ้าของหนังสือ และให้พิมพช์ ื่อเต็มของเจา้ ของลายมือช่ือไว้ใตล้ ายมอื ชื่อ 11. ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของเจา้ ของหนังสือ (ตาแหน่งของผูล้ งลายมือชื่อต้องสอดคล้องกับสว่ นราชการเจา้ ของหนงั สอื ) 12. สว่ นราชการเจา้ ของเร่ือง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง หรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือ - ส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ระดบั กระทรวงหรอื ทบวง ให้ลงชือ่ สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง ท้ังระดบั กรมและระดับกอง - สว่ นราชการท่อี อกหนังสืออยูใ่ นระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อสว่ นราชการเจา้ ของเรื่องเพยี งระดับกอง หรอื หนว่ ยงานทร่ี ับผดิ ชอบ 13. โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ท์ของสว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื ง ตามหนังสอื สานักนายกรัฐมนตรี หรอื หนว่ ยงานท่อี อกหนังสือ ท่ี นร 1305/ว 6069 ลว.18 ก.ค.2544 เรอื่ งการระบเุ ลขหมายโทรศัพท์ โทรสาร 14. โทรสาร ใหล้ งหมายเลขโทรสารของสว่ นราชการเจ้าของเรอื่ ง และไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนิกส์ หรอื หนว่ ยงานที่ออกหนังสือ ต่อจากหมายเลขโทรศัพท์ 15. ไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์ (ถา้ ม)ี ให้ระบุไปรษณีย์ อเิ ล็กทรอนิกส์ที่ใชใ้ นการรับส่งข้อมลู ข่าวสารอิเล็กทรอนิกส์

5 ตวั อยา่ งสว่ นทา้ ยหนังสือ (12 – 15) สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือ สานักบรหิ ารกลาง กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์ โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx สานักบรหิ ารกลาง ไปรษณยี ์อิเลก็ ทรอนกิ ส์ [email protected] คณะกรรมการ............... ฝา่ ยบรหิ ารทว่ั ไป โทร. x xxxx xxxx กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณียอ์ ิเล็กทรอนกิ ส์ [email protected] ฝ่าย............... (ทเ่ี ปน็ เลขาฯ คณะ) โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนิกส์ [email protected]) กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์ สานักบริหารกลาง โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนกิ ส์ secretary @cad.go.th 16. สาเนาสง่ (ถา้ มี) ในกรณที ่ีผู้ส่งจดั ทาสาเนาส่งไปให้ส่วนราชการ หรอื บุคคลอน่ื ทราบ และประสงค์ จะใหผ้ ูร้ ับทราบว่าได้มีสาเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้วให้พมิ พ์ชอื่ เต็ม หรือชือ่ ย่อของสว่ นราชการ หรอื ชอื่ บุคคล ทีส่ ง่ สาเนาไปให้ เพอ่ื ให้เป็นท่เี ข้าใจระหว่างผ้สู ่งและผรู้ บั ถา้ หากมรี ายช่ือท่สี ่งมากให้พิมพว์ ่าส่งไปตาม รายชือ่ ทแี่ นบ และแนบรายชอ่ื ไปดว้ ย

6 รปู แบบหนังสือภายนอก ขนาดครฑุ ชนั้ ความลบั (ถา้ มี) สงู 3 ซ.ม. ชัน้ ความเร็ว (ถา้ มี) 2 (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) ท่ี .................1 (วัน เดอื น ป)ี 3 1 12 บรรทัด เรื่อง ……………………………….............4.......1....21.…บ…ร…รท…ัด………. 1 21 บรรทัด (คาขนึ้ ต้น) …ต…า…แห…น…่ง ห…ร…อื ช…่ือ…บุค…ค…ล………5…………… 1 12 บรรทดั อา้ งถึง (ถ้าม)ี …………………………………6……………. 1 21 บรรทดั ส่ิงทีส่ ง่ มาด้วย (ถา้ มี) ……………………7………………… 1 12 บรรทัด (ข้อความ)…..……เ…หต.…ุที่ม…ีห…นัง…ส…ือไ…ป……………………………….................................…………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………8………….……..…………………… 3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….……………… 2 ซม. 1 12 บรรทดั ………………จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…ท์ …่ีม…หี น…งั ส…ือ…ไป…………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………..……… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..…………… 1 21 บรรทดั จึง………ส…รุป…จดุ…ป…ระ…ส…งค…์ท่ีม…ีห…น…ังส…ือไ…ป…………………………………………… 1 12 บรรทดั (คาลงทา้ ย)................................9 3 บรรทดั (ลงช่อื )........................................ (พมิ พ์ชอ่ื เต็ม)…………..…………..…… 7 บรรทดั (กรณใี ชต้ รายางประทบั ชอ่ื ผู้ลงนาม) (ตาแหน่ง).................................. 10 011 1 1 12 บรรทัด (สว่ นราชการเจา้ ของเรื่อง)..............1...2.... 13 โทร. x xxxx xxxx 14 โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยี ์อิเลก็ ทรอนิกส.์ ............ 15 สาเนาส่ง (ถ้ามี) 16 ชน้ั ความลบั (ถ้ามี)

7 ตวั อย่าง ลบั อ.ต.ส. ตวั อกั ษร ปฏิบตั ิราชการแทน อ.ต.ส. ลง ไม่เล็กกวา่ 32 pt นาม ด่วนทส่ี ุด รกั ษาการแทน อตส. 2 กรมตรวจบญั ชสี หกรณ์ ท่ี กษ .............1... เทเวศร์ กทม. 10200 1 21 บรรทัด xx xxxxxx xxxx เร่ือง ……………………………….............4.......1....21.…บ…ร…รท…ดั ………. 3 1 21 บรรทดั (คาขึน้ ต้น) …ต…า…แห…น…่ง ห…ร…ือช…อ่ื …บุค…ค…ล………5…………… 1 21 บรรทัด อ้างถึง (ถ้ามี) …………………………………6……………. 1 21 บรรทดั สง่ิ ทส่ี ง่ มาด้วย (ถ้ามี) ……………………7………………… 1 21 บรรทัด (ข้อความ)…..……เ…หต.…ทุ ่ีม…ีห…นัง…ส…ือไ…ป……………………………….................................…………………………… 3 ซม. ………………………………………………………………………………………………………………………8………….……..…………………… 2 ซม. ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….……………… 1 12 บรรทัด ………………จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…ท์ …่ีม…หี น…งั ส…อื …ไป…………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………..……… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..…………… 1 21 บรรทดั จงึ ………ส…รุป…จุด…ป…ระ…ส…งค…์ท่ีม…ีห…น…งั ส…อื ไ…ป…………………………………………… 1 12 บรรทดั ขอแสดงความนบั ถือ 9 3 บรรทดั 10 011 7 บรรทดั (กรณีใช้ตรายางประทบั ชือ่ ผ้ลู งนาม) 1 12 บรรทดั (.................…………..…………..……..) 1 อธบิ ดกี รมตรวจบญั ชสี หกรณ์ สานกั บรหิ ารกลาง 12 กรณปี ฏิบัตริ าชการแทน โทร. 0 2628 5003 13 (.......................................................) โทรสาร 0 2282 0889 14 ผ้อู านวยการสานกั บรหิ ารกลาง ปฏบิ ตั ิราชการแทน ไปรษณยี ์อเิ ลก็ ทรอนิกส์ secretary @cad.go.th 15 อธิบดกี รมตรวจบญั ชสี หกรณ์ กรณีรกั ษาการแทน ตวั อกั ษรขนาดใหญ่กว่าอักษรธรรมดา (.......................................................) ใชส้ ีแดงหรือสอี ่ืนท่ีเห็นไดเ้ ด่นและชัดเจน รองอธบิ ดกี รมตรวจบัญชสี หกรณ์ รักษาการแทน อธิบดกี รมตรวจบญั ชสี หกรณ์ ลบั

ตัวอกั ษร 8 ไมเ่ ลก็ กว่า 32 pt ตวั อย่าง ลบั สานัก/ศูนย์ในสว่ นกลาง ลงนาม ด่วนทสี่ ุด 2 สานักบริหารกลาง กรมตรวจบัญชสี หกรณ์ ที่ กษ 0401/....... 1 เทเวศร์ กทม. 10200 4 1 12 บรรทดั xx xxxxxx xxxx 3 เรื่อง ……………………………….........................…………………. 1 12 บรรทัด (คาขึ้นต้น) …ต…า…แห…น…ง่ ห…ร…ือช…อ่ื …บุค…ค…ล………5…………… 1 21 บรรทดั อ้างถึง (ถา้ ม)ี …………………………………6……………. 1 12 บรรทดั สิ่งท่สี ่งมาด้วย (ถา้ ม)ี ……………………7………………… 1 21 บรรทัด (ข้อความ)…..……เ…หต.…ทุ ี่ม…ีห…นัง…ส…อื ไ…ป……………………………….................................…………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………8………….……..…………………… 3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….……………… 2 ซม. 1 12 บรรทดั ………………จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…์ท…่ีม…หี น…งั ส…ือ…ไป…………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………..……… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..…………… 1 21 บรรทัด จึง………ส…รุป…จดุ…ป…ระ…ส…งค…์ที่ม…ีห…น…ังส…ือไ…ป…………………………………………… 1 12 บรรทัด ขอแสดงความนบั ถือ 9 3 บรรทดั 10 011 7 บรรทดั (กรณใี ชต้ รายางประทบั ช่อื ผูล้ งนาม) (................…………..…………..……..) 1 1 12 บรรทดั ผู้อานวยการสานกั บรหิ ารกลาง ฝา่ ยบรหิ ารทวั่ ไป 12 โทร. 0 2628 5003 13 โทรสาร 0 2282 0889 14 ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ [email protected] 15 ลบั ตัวอกั ษรขนาดใหญ่กว่าอักษรธรรมดา ใชส้ ีแดงหรือสีอื่นที่เห็นได้เด่นและชดั เจน

ตัวอกั ษร 9 ไม่เลก็ กวา่ 32 pt ตวั อยา่ ง ลบั คณะกรรมการ (ส่วนกลาง) ลงนาม ถึงหนว่ ยงาน/บุคคลภายนอก ด่วนทส่ี ุดที่ ....................... 1 2 คณะกรรมการ…... กรมตรวจบัญชสี หกรณ์ เทเวศร์ กทม. 10200 เรื่อง ……………………………4….......1...12....บ..ร..ร.ท..ัด....… xx xxxxxx xxxx 3 1 12 บรรทดั (คาขน้ึ ต้น) …ต…า…แห…น…ง่ ห…ร…อื ช…ือ่ …บุค…ค…ล………5…………… 1 12 บรรทัด อา้ งถึง (ถ้ามี) …………………………………6……………. 1 12 บรรทดั ส่ิงทีส่ ่งมาดว้ ย (ถา้ ม)ี ……………………7………………… 1 12 บรรทดั (ข้อความ)…..……เ…หต.…ทุ ี่ม…ีห…นัง…ส…ือไ…ป……………………………….................................…………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………8………….……..…………………… 3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….……………… 2 ซม. 1 21 บรรทดั ………………จ…ุดป…ร…ะส…งค…ท์ …่ีม…ีหน…ังส…อื …ไป…………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………..……… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..…………… 1 21 บรรทดั จงึ ………ส…รุป…จุด…ป…ระ…ส…งค…์ท่ีม…หี …น…ังส…ือไ…ป…………………………………………… 1 12 บรรทดั ขอแสดงความนับถือ 9 3 บรรทดั 7 บรรทดั (กรณีใช้ตรายางประทบั ช่ือผูล้ งนาม) (................…………..…………..……..) 10 101 ………………………………………………. 1 กลุ่ม..(ท่เี ลขาฯ สงั กัด).............1. 2 1 12 บรรทัด 13 โทร. x xxxx xxxx 14 โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยี ์อเิ ลก็ ทรอนิกส์ ………(ถา้ มี)…………. 15 ลบั ตวั อักษรขนาดใหญก่ ว่าอกั ษรธรรมดา ใชส้ ีแดงหรือสีอ่ืนทีเ่ ห็นได้เดน่ และชดั เจน

ตวั อักษร 10 สง่ ปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ลง ไม่เลก็ กวา่ 32 pt ลบั นาม ด่วนทสี่ ุด 2 กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ท่ี กษ 04.../............. 1 ถนนราชดาเนนิ นอก กทม.10200 xx xxxxxx xxxx 1 12 บรรทัด เร่อื ง ……………………………….............4.......1....12.…บ…ร…รท…ดั ………. 3 (คาขนึ้ ตน้ ) …ต…า…แห…น…่ง ห…ร…อื ช…ือ่ …บุค…ค…ล………5…………… 1 12 บรรทดั 1 21 บรรทัด อา้ งถึง (ถ้าม)ี …………………………………6……………. 1 12 บรรทดั สงิ่ ที่ส่งมาด้วย (ถา้ ม)ี ……………………7………………… 1 12 บรรทดั (ขอ้ ความ)…..……เ…หต.…ุที่ม…ีห…นัง…ส…ือไ…ป……………………………….................................…………………………… 3 ซม. ………………………………………………………………………………………………………………………8………….……..…………………… 2 ซม. ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….……………… 1 21 บรรทัด ………………จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…ท์ …่ีม…ีหน…ังส…อื …ไป…………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………..……… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………………..…………… 1 21 บรรทัด จึง………ส…รุป…จดุ…ป…ระ…ส…งค…์ท่มี…ีห…น…งั ส…อื ไ…ป…………………………………………… 1 12 บรรทัด ขอแสดงความนบั ถือ 9 3 บรรทดั 10 011 7 บรรทดั (กรณีใช้ตรายางประทบั ชื่อผู้ลงนาม) (.................…………..…………..……..) 1 ........................................................... 1 12 บรรทัด กรมตรวจบญั ชสี หกรณ์ สานักบรหิ ารกลาง 12 โทร. 0 2628 5003 13 โทรสาร 0 2282 0889 14 ไปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนิกส์ secretary @cad.go.th 15 ลบั ตวั อักษรขนาดใหญก่ ว่าอักษรธรรมดา ใชส้ แี ดงหรือสีอน่ื ท่เี ห็นไดเ้ ด่นและชัดเจน

11 หนังสอื ภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธีนอ้ ยกว่าหนงั สอื ภายนอก เป็นหนังสอื ติดต่อ ภายในกระทรวงทบวงกรม หรอื จังหวดั เดียวกัน ใชก้ ระดาษบันทึกข้อความในการจัดทา โครงสร้าง ประกอบด้วยสว่ นสาคัญ 4 ส่วน หัวหนงั สอื สว่ นราชการ........................................................................................................................ ท่.ี ...........................................วนั ท.ี่ .................................................................................... เหตทุ ่มี ีหนงั สอื ไป เร่อื ง.................................................................................................................................... จุดประสงค์ (คาข้นึ ต้น).......................................... ทา้ ยหนงั สือ (ขอ้ ความ)............................................................................................................................ ............................................................................................................................................................ .............................................................................................. จึง.................................................................. .................................................................... ................................................................................................................. (ลงชอื่ )...................................................... (พมิ พช์ ือ่ เต็ม)..................................... (ตาแหน่ง)...................................... 1. ส่วนราชการ ให้ลงชอ่ื สว่ นราชการเจ้าของเรือ่ ง หรอื หน่วยงานทอ่ี อกหนงั สือโดยมรี ายละเอยี ดพอสมควร ถา้ ส่วนราชการทอ่ี อกหนังสืออยูใ่ นระดับกรมขนึ้ ไป ให้ลงช่ือสว่ นราชการเจ้าของเร่ืองท้งั ระดับกรมและกอง ถา้ ส่วนราชการทอ่ี อกหนังสืออย่ใู นระดับต่ากวา่ กรมลงมา ใหล้ งช่อื สว่ นราชการเจ้าของเร่ืองเพียงระดบั กอง หรอื สว่ นราชการเจ้าของเร่อื ง พรอ้ มท้ังหมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร (ถ้าม)ี และไปรษณยี ์อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ (ถ้ามี)  กรณสี ว่ นราชการทอี่ อกหนังสอื อยู่ในระดับกรม (อตส. หรอื ผปู้ ฏบิ ัติราชการแทน หรอื ผู้รกั ษาราชการแทน ลงนาม) กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ สานกั .... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนิกส.์ .......  กรณีส่วนราชการท่ีออกหนังสืออย่ใู นระดับกอง (ผอ. ลงนาม) - ถึงหนว่ ยงานภายนอก (ในสังกดั กระทรวงเกษตรและสหกรณ์)) สานัก..... กรมตรวจบัญชสี หกรณ์ โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณีย์อิเลก็ ทรอนกิ ส์...... - ถงึ หน่วยงานในสังกัดกรมตรวจบญั ชีสหกรณ์ สานัก........ กลุ่ม/ฝ่าย..... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณีย์อิเล็กทรอนกิ ส์..........  กรณีสว่ นราชการท่ีออกหนังสอื อยูใ่ นระดบั กลุ่มหรือฝา่ ย กลมุ่ /ฝ่าย..... สานัก....... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนิกส์..........  กรณีลงนามโดยคณะทางาน คณะ.......... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยี อ์ เิ ล็กทรอนกิ ส.์ .........

12 2. ท่ี ใหล้ งรหสั ตวั พยัญชนะและเลขประจาของเรื่อง ตามที่กาหนดไว้ทับเลขทะเบียนหนงั สือสง่ ตัวอยา่ ง - หนงั สอื ของสานักบริหารกลางกษ 0401/245 - หนงั สือเวียนทีม่ ีถงึ ผรู้ ับจานวนมาก โดยมขี อ้ ความอย่างเดยี วกัน ให้เพ่ิมรหสั ตวั พยัญชนะ “ว” หน้าเลขทะเบยี นหนังสือ เช่น กษ 0401/ว 771 - หนังสอื ของคณะกรรมการ ใหก้ าหนดรหสั ตัวพยญั ชนะเพ่ิมขน้ึ ได้ตามความจาเปน็ หรือใช้ทข่ี องหนว่ ยงานระดบั กองท่ีเลขาฯ คณะสังกัด 3. วัน เดือน ปี ใหล้ งเลขของวนั ที่ ชื่อเตม็ ของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชท่อี อกหนังสอื 4. เรื่อง ให้ลงเร่อื งย่อท่ีเป็นใจความส้ันที่สดุ ของหนงั สือฉบับน้นั ในกรณีทีเ่ ป็นหนังสือต่อเน่ืองใหล้ งเรื่อง ของหนงั สือฉบับเดิม 5. คาขึน้ ตน้ ให้ใชค้ าข้ึนตน้ ตามฐานะของผู้รับหนังสือตามรายการใช้คาข้นึ ตน้ สรรพนาม และคาลงท้าย ท่ีกาหนด แล้วลงตาแหนง่ ของผทู้ ห่ี นงั สอื นนั้ มีถึง หรอื ชื่อบุคคลในกรณีทีม่ ถี ึงตัวบคุ คลไม่เกีย่ วกบั ตาแหน่งหนา้ ที่ 6. ข้อความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรื่องใหช้ ดั เจนและเข้าใจง่าย หากมคี วามประสงคห์ ลายประการ ให้แยก เปน็ ขอ้ ๆ ในกรณีท่มี ีการอ้างถึงหนงั สือท่ีเคยมีติดต่อกันหรือมีสงิ่ ที่สง่ มาดว้ ย ให้ระบไุ วใ้ นข้อนี้ 7. ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ชื่อเจ้าของหนงั สือ และให้พมิ พ์ช่อื เต็มของเจ้าของลายมือช่อื ไวใ้ ต้ลายมอื ช่ือ 8. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของเจ้าของหนงั สือ ในกรณีท่ีกระทรวงทบวงกรมหรือจงั หวัดใดประสงคจ์ ะกาหนดแบบ การเขียนโดยเฉพาะ เพ่ือใช้ตามความเหมาะสมก็ใหก้ ระทาได้

ขนาดครุฑ 13 รปู แบบหนังสือภายใน สูง 1.5 ซ.ม. ชน้ั ความลับ (ถา้ ม)ี ตัวหนา 29 pt ชั้นความเรว็ (ถา้ มี) บนั ทึกข้อความ สว่ นราชการ ……………………1……………………………………………………………………………………………………..………… ที่ …………………………………………2……………..………....วันท่ี………………….…………………3………………………………….…. เร่ือง ……………………………………4……………………………………..……………………………………………………………………… 1 21 บรรทดั (คาขึ้นต้น) ..............5............................ 1 12 บรรทัด (ขอ้ ความ)…………6………………เห…ตทุ…ี่ม…ีห…นัง…สือ…ไ…ป ………………………………………….……………………………… ...……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….. 1 21 บรรทัด ………………….….…..………………………………………………………………จุด……ป……ระ.……ส…ง…ค…์ท…่ีม……ีห……น…ัง…ส…ือ…ไ…ป…………………………………………………………………………………..………..………………………….. 3 บรรทัด (ลงชอื่ ).............................. 7 (พมิ พช์ อ่ื เต็ม)..................... (ตาแหน่ง)...................... 8 ช้นั ความลบั (ถ้าม)ี

14 ตวั อยา่ ง อ.ต.ส. หรอื ปฏบิ ัตริ าชการแทน อ.ต.ส. ตวั อกั ษร ลบั หรือรักษาการแทน อตส. ลงนาม ไมเ่ ล็กกว่า 32 pt ด่วนทสี่ ุด บนั ทึกข้อความ ส่วนราชการ กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ สานกั บริหารกลาง โทร. 0 2628 5003 โทรสาร 0 2282 0889 1 ท่ี กษ 0401/ 2 วันท่ี สิงหาคม 2556 3 .. เรือ่ ง …………………………………………4………………………………..……………………………………………………………………… 1 12 บรรทัด เรยี น อธิบดกี รมสง่ เสรมิ สหกรณ์ 5 1 21 บรรทัด (ขอ้ ความ)…………6………………เห…ตุท…่ีม…หี …นงั …สือ…ไ…ป ………………………………………….……………………………… ...……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….. 1 12 บรรทัด ………………….….…..………………………………………………………………จดุ……ป……ระ.……ส…ง…ค…์ท…ี่ม……หี ……น…งั …ส…อื…ไ…ป…………………………………………………………………………………..………..………………………….. 3 บรรทัด (..............................................) 7 อธิบดีกรมตรวจบัญชีสหกรณ์ 8 กรณีปฏบิ ัตริ าชการแทน (.......................................................) ผู้อานวยการสานักบรหิ ารกลาง ปฏบิ ตั ิราชการแทน อธบิ ดกี รมตรวจบญั ชสี หกรณ์ กรณีรกั ษาการแทน (.......................................................) รองอธิบดีกรมตรวจบญั ชสี หกรณ์ รกั ษาการแทน อธบิ ดกี รมตรวจบัญชสี หกรณ์ ลบั ตัวอกั ษรขนาดใหญ่กวา่ อักษรธรรมดา ใชส้ ีแดงหรอื สอี ่นื ทเี่ ห็นไดเ้ ดน่ และชัดเจน

15 ตวั อยา่ ง ลบั ผอ.สานกั ลงนาม ถงึ หน่วยงาน ภายนอก ด่วนทสี่ ุด ในสงั กัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ บันทึกขอ้ ความ ส่วนราชการ สานกั บรหิ ารกลาง กรมตรวจบัญชสี หกรณ์ โทร. 0 2628 5003 โทรสาร 0 2282 0889 1 ที่ กษ 0401/ 2 วนั ท่ี สงิ หาคม 2556 3 .. เรื่อง ……………………………………………4……………………………..……………………………………………………………………… 1 21 บรรทดั เรยี น อธบิ ดีกรมสง่ เสรมิ สหกรณ์ 5 1 12 บรรทัด (ขอ้ ความ)…………6………………เห…ตุท…่ีม…หี …นัง…สอื…ไ…ป ………………………………………….……………………………… ...……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….. 1 12 บรรทัด ………………….….…..………………………………………………………………จุด……ป……ระ.……ส…ง…ค…ท์…่ีม……ีห……น…งั …ส…ือ…ไ…ป…………………………………………………………………………………..………..………………………….. 3 บรรทัด (..............................................) 7 ผอู้ านวยการสานักบริหารกลาง 8 ลบั

ด่วนทสี่ ุด 16 ตวั อย่าง ผอ.สานกั ลงนาม ถึง ลบั หนว่ ยงาน ในสงั กดั กรมตรวจบญั ชี บันทึกข้อความ สว่ นราชการ สานกั บรหิ ารกลาง ฝ่ายบรหิ ารทัว่ ไป โทร. 0 2628 5003 โทรสาร 0 2282 0889 1. ท่ี กษ 0401/ 2 วนั ท่ี สงิ หาคม 2556 3 .. เรอื่ ง ……………………………………4……………………………………..……………………………………………………………………… 1 21 บรรทัด เรียน ผู้อานวยการสานกั งานตรวจบญั ชีสหกรณท์ ี่ 1 5 1 12 บรรทัด กลมุ่ /ฝ่ายที่เป็นเจา้ ของเรอื่ ง (ขอ้ ความ)…………6………………เห…ตุท…่ีม…ีห…นงั …สือ…ไ…ป ………………………………………….……………………………… ...……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….. 1 12 บรรทัด ………………….….…..………………………………………………………………จดุ……ป……ระ.……ส…ง…ค…ท์…่ีม……หี ……น…งั …ส…ือ…ไ…ป…………………………………………………………………………………..………..………………………….. 3 บรรทดั (..............................................) 7 ผูอ้ านวยการสานกั บรหิ ารกลาง 8 ลบั

17 ตัวอย่าง ผอ.กลุ่ม/หวั หนา้ ฝ่าย ลง นาม บันทึกข้อความ สว่ นราชการ กลุ่มบรหิ ารงานคลัง สานักนกั บรหิ ารกลาง โทร. 0 2628 5750 โทรสาร 0 2282 2651. 1 ท่ี กษ 0401.3/ 2 วนั ที่ สงิ หาคม 2556 3 .. เรอื่ ง ……………………………………………4……………………………..……………………………………………………………………… 1 12 บรรทดั เรยี น ผอู้ านวยการสานกั งานบรหิ ารกลาง 5 1 21 บรรทัด (ข้อความ)…………6………………เห…ตุท…่ีม…ีห…นัง…สือ…ไ…ป ………………………………………….……………………………… ...……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….. 1 21 บรรทดั ………………….….…..………………………………………………………………จุด……ป……ระ.……ส…ง…ค…์ท…่ีม……หี ……น…ัง…ส…ือ…ไ…ป…………………………………………………………………………………..………..………………………….. 3 บรรทดั (..............................................) 7 ผอู้ านวยการกลมุ่ บรหิ ารงานคลงั 8

18 ตวั อยา่ ง คณะกรรมการ ลงนาม (ถงึ ภายในสงั กัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์) บนั ทึกข้อความ สว่ นราชการ คณะ….................................................. โทร. ..................... โทรสาร ......................... 1 . ที่ 2 วนั ท่ี สิงหาคม 2556 3 . เร่ือง ……………………………………4……………………………………..……………………………………………………………………… 1 12 บรรทดั เรียน ................................................. 5 1 12 บรรทดั (ขอ้ ความ)…………6………………เห…ตุท…่ีม…ีห…นงั …สอื…ไ…ป ………………………………………….……………………………… ...……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….. 1 12 บรรทดั ………………….….…..………………………………………………………………จุด……ป……ระ.……ส…ง…ค…ท์…่ีม……หี ……น…ัง…ส…ือ…ไ…ป…………………………………………………………………………………..………..………………………….. 3 บรรทดั (..............................................) 7 ..................................................... 8 ประธานคณะ............................. หมายเหตุ ที่หนงั สือ 2 ใหก้ าหนดรหสั พยัญชนะเพ่ิมขึ้นตามความจาเปน็ หรอื ใช้ทขี่ องหนว่ ยงานระดับกองท่ีเลขาคณะสงั กัดอยู่

19 หนงั สอื ประทบั ตรา คอื หนังสอื ที่ใช้กระดาษตราครุฑจัดทา โดยประทบั ตราแทนการลงช่อื ของ หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้นึ ไป โดยให้หัวหน้าสว่ นราชการระดับกอง หรอื ผ้ทู ่ีได้รับมอบหมายจากหัวหนา้ ส่วนราชการระดบั กรมข้ึนไป เปน็ ผู้รบั ผดิ ชอบลงชอื่ ย่อกากับตราหนงั สือ ประทับตราให้ใชไ้ ด้ท้ังระหว่างส่วนราชการกับสว่ นราชการ และระหวา่ งสว่ นราชการกบั บุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เร่ืองสาคัญ ได้แก่ 1. การขอรายละเอียดเพิม่ เติม 2. การส่งสาเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร 3. การตอบรบั ทราบท่ีไม่เกย่ี วกบั ราชการสาคญั หรือการเงิน 4. การแจ้งผลงานที่ได้ดาเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการทเ่ี กี่ยวขอ้ งทราบ 5. การเตือนเรื่องที่คา้ ง 6. เร่ืองซึ่งหวั หนา้ สว่ นราชการระดับกรมขน้ึ ไปกาหนดโดยทาเป็นคาสง่ั ให้ใช้หนงั สือประทบั ตรา โครงสรา้ ง ประกอบด้วยส่วนสาคัญ 3 ส่วน ตราครุฑ หวั หนงั สอื ที่............. เหตุและจดุ ประสงค์ ถึง............................ ที่มีหนังสือไป (ข้อความ)............................................................................................................................ ท้ายหนังสือ ............................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................ .......................................... (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) ตราชอ่ื สว่ นราชการ (วนั เดือน ปี) (ส่วนราชการเจา้ ของเรอื่ ง)........... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยี อ์ เิ ลก็ ทรอนิกส์........... 1. ท่ี ให้ลงรหัสตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเร่ือง ตามที่กาหนดไว้ 2. ถงึ ใหล้ งช่อื สว่ นราชการ หนว่ ยงาน หรือบคุ คลที่หนังสือนน้ั มีถึง เชน่ ถึง กรมพฒั นาทดี่ นิ , นายขจร เพียรทา 3. ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคัญของเรื่องให้ชดั เจนและเข้าใจง่าย 4. ชือ่ ส่วนราชการที่ส่งหนงั สือออก ใหล้ งชือ่ ส่วนราชการทสี่ ่งหนังสือออก 5. ตราช่ือสว่ นราชการ ใหป้ ระทบั ตราชื่อสว่ นราชการด้วยหมึกแดง และให้ผ้รู บั ผิดชอบลงลายมือชือ่ ย่อกากบั ตรา 6. วนั เดือน ปี ใหล้ งตัวเลขของวนั ที่ ชอ่ื เต็มของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศักราช ทอ่ี อกหนังสือ 7. สว่ นราชการเจา้ ของเรือ่ ง ให้ลงชอื่ สว่ นราชการเจ้าของเรื่อง หรือหนว่ ยงานทอี่ อกหนังสือ 8. โทร. หรือที่ต้ัง ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของสว่ นราชการเจ้าของเร่ือง และหมายเลขภายในตสู้ าขา (ถา้ ม)ี ด้วย ในกรณีที่ไม่มโี ทรศัพท์ ให้ลงช่ือทต่ี ั้งของสว่ นราชการเจา้ ของเรื่องโดยใหล้ งตาบลท่ีอยตู่ ามความจาเป็น และแขวงไปรษณยี ์ (ถา้ ม)ี 9. ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์ (ถา้ ม)ี ให้ระบไุ ปรษณีย์อิเล็กทรอนกิ ส์ที่ใชใ้ นการรบั สง่ ข้อมลู ขา่ วสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์

20 รูปแบบหนงั สือประทบั ตรา ช้นั ความลบั (ถ้ามี) ชัน้ ความเร็ว (ถ้ามี) ที่ .................... 1 21 บรรทัด ถงึ ……..........................…………… 1 12 บรรทัด (ขอ้ ความ)…..……….……………………………………………........................................……………………………… ………………………………………………เห…ต…แุ ล…ะ…จดุ …ป…ระ…สง…ค์…………………………..………………………………………….………………… 2 ซม. 3 ซม. ………………………………………………ท…่มี ีห…น…งั ส…อื …ไป…………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………. 3 บรรทดั (ส่วนราชการเจา้ ของหนังสอื ) (วนั เดือน ป)ี 3 บรรทดั (ส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง)....... ผู้รับผิดชอบลงลายมอื ช่อื ยอ่ กากบั ตรา โทร. x xxxx xxxx (ในบรเิ วณจดุ ไหนกไ็ ด)้ โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยี ์อิเลก็ ทรอนิกส์............. เสน้ ผา่ ศูนยก์ ลางวงนอก 4.5 ซ.ม. เสน้ ผา่ ศูนย์กลางวงนอก 3.5 ซ.ม. ชั้นความลับ (ถ้ามี)

21 ตวั อย่างหนังสือประทบั ตรา ตวั อักษร ลบั ไมเ่ ลก็ กว่า 32 pt ด่วนทสี่ ุด ที่ กษ 0401/111 ถึง สานกั งาน ก.พ. ตามหนงั สือสานักงาน ก.พ. ท่ี นร 0601/1475 ลงวนั ท่ี 15 สงิ หาคม 2556 ขอให้สง่ ขอ้ มลู เพม่ิ เติมเกีย่ วกบั การย้ายข้าราชการ รายนายสมชาติ ไทยนิยม นน้ั กรมตรวจบัญชีสหกรณ์ จึงขอส่งสาเนาคาส่งั กรมตรวจบัญชสี หกรณ์ ที่ 174/2556 ลงวันที่ 9 สงิ หาคม 2556 เรือ่ ง การย้ายข้าราชการ รายดงั กลา่ วมาเพ่ือเป็นข้อมูลเพิ่มเตมิ ต่อไป กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์ สิงหาคม 2556 สานกั บรหิ ารกลาง โทร. 0 2628 5240 – 59 ตอ่ 2103 โทรสาร 0 2282 0889 ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์ [email protected] ลบั ตวั อกั ษรขนาดใหญก่ ว่าอกั ษรธรรมดา ใช้สีแดงหรือสีอนื่ ทเ่ี ห็นได้เด่นและชัดเจน

22 หนงั สือสงั่ การ มี 3 ชนดิ ได้แก่ คาส่ัง ระเบียบ และข้อบังคับ ใชก้ ระดาษตราครุฑ และให้จัดทา  คาสงั่ คือ บรรดาขอ้ ความที่ผู้บงั คบั บัญชาสงั่ การให้ปฏิบตั โิ ดยชอบดว้ ยกฎหมาย 1. คาสั่ง ใหล้ งช่ือส่วนราชการ หรอื ตาแหนง่ ของผมู้ ีอานาจท่อี อกคาสงั่ 2. ที่ ใหล้ งเลขทท่ี ี่ออกคาส่งั โดยเริม่ ฉบบั แรกจากเลข 1 เรยี งเป็นลาดับไปจนส้ินปปี ฏิทินทับเลขปีพุทธศักราช ท่อี อกคาส่งั เช่น 3/2556 3. เรอื่ ง ให้ลงชอื่ เร่อื งทีอ่ อกคาส่ัง 4. ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตุท่ีออกคาส่ัง และอ้างถงึ อานาจทใ่ี ห้ออกคาสงั่ (ถา้ มี) ไวด้ ้วย แล้วจงึ ลงขอ้ ความท่ีสั่ง และวนั ใช้บงั คบั 5. ส่ัง ณ วันที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ขื่อเต็มของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศักราชทอี่ อกคาสง่ั ตัวอย่าง ส่ัง ณ วันท่ี 19 สงิ หาคม พ.ศ. 2556 6. ลงชื่อ ใหล้ งลายมอื ชื่อผู้ออกคาส่ัง และพิมพช์ ่ือเตม็ ของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้ลายมือช่อื 7. ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผอู้ อกคาสง่ั  ระเบยี บ คอื บรรดาขอ้ ความที่ผู้มอี านาจหน้าท่ีไดว้ างไว้ โดยจะอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพือ่ ถอื เปน็ หลักปฏบิ ัตงิ านเป็นการประจา 1. ระเบยี บ ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการทอี่ อกระเบยี บ 2. วา่ ดว้ ย ให้ลงช่อื ของระเบียบ 3. ฉบับที่ ถา้ เป็นระเบียบท่ีกลา่ วถงึ เปน็ ครง้ั แรกในเร่ืองน้ัน ไมต่ อ้ งลงวา่ เป็นฉบับท่ีเทา่ ใด แต่ถา้ เปน็ ระเบียบ เรอ่ื งเดียวกันท่ีมีการแก้ไขเพมิ่ เตมิ ใหล้ งเปน็ ฉบับที่ 2 และท่ีถัด ๆ ไปตามลาดบั 4. พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปีพุทธศักราชท่ีออกระเบียบ 5. ขอ้ ความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความม่งุ หมายที่ตอ้ งออกระเบยี บ และอา้ งถึงกฎหมาย ทใ่ี หอ้ านาจออกระเบยี บ (ถ้ามี) 6. ข้อ ให้เรียงข้อความทจี่ ะใชเ้ ปน็ ระเบียบเปน็ ข้อ ๆ โดยให้ขอ้ 1 เปน็ ช่อื ระเบียบ ขอ้ 2 เปน็ วันใช้บงั คบั กาหนดว่าให้ใชบ้ ังคบั ต้งั แตเ่ ม่ือใด และขอ้ สุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการ ระเบียบใดถา้ มมี ากข้อหรือหลายเรอื่ ง จะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผรู้ กั ษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนทีจ่ ะขึ้นหมวด 1 7. ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวันท่ี ชือ่ เต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชทอี่ อกระเบยี บ 8. ลงช่ือ ให้ลงลายมอื ช่ือผอู้ อกระเบียบ และพมิ พ์ชอ่ื เต็มของเจ้าของลายมือชอื่ ไวใ้ ตล้ ายมอื ชอื่ 9. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผอู้ อกระเบียบ  ข้อบงั คับ คอื บรรดาข้อความท่ผี ู้มีอานาจหน้าที่กาหนดให้ใช้โดยอาศยั อานาจของกฎหมายทบี่ ญั ญัตใิ ห้กระทาได้ ใช้กระดาษตราครุฑ และใหจ้ ัดทาตามแบบท่ี 6 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 1. ข้อบังคับ ให้ลงช่อื ส่วนราชการท่อี อกข้อบงั คบั 2. ว่าดว้ ย ให้ลงชือ่ ของขอ้ บังคบั 3. ฉบับที่ ถ้าเป็นขอ้ บังคับท่ีกลา่ วถึงเปน็ คร้ังแรกในเรื่องนั้น ไมต่ ้องลงว่าเป็นฉบบั ทีเ่ ทา่ ใด แตถ่ า้ เปน็ ข้อบังคบั เรอื่ งเดยี วกนั ที่มีการแก้ไขเพมิ่ เติมใหล้ งเป็นฉบบั ที่ 2 และท่ีถดั ๆ ไปตามลาดบั 4. พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปีพุทธศักราชที่ออกข้อบงั คบั 5. ข้อความ ใหอ้ า้ งเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถงึ ความมุ่งหมายท่ตี อ้ งออกข้อบังคบั และอา้ งถึงกฎหมายท่ีให้อานาจ ออกข้อบงั คับ

23 6. ขอ้ ให้เรยี งข้อความทีจ่ ะใชบ้ ังคับเป็นข้อ ๆ โดยให้ ขอ้ 1 เปน็ ชอ่ื ข้อบงั คบั ขอ้ 2 เปน็ วนั ใช้บงั คับกาหนด วา่ ให้ใชบ้ ังคับต้งั แต่เมือ่ ใด และข้อสุดท้ายเปน็ ข้อผรู้ กั ษาการ ขอ้ บังคับใดถา้ มมี ากข้อหรือหลายเร่ือง จะแบง่ เป็นหมวดกไ็ ด้ โดยให้ยา้ ยขอ้ ผ้รู กั ษาการไปเปน็ ข้อสุดท้ายก่อนท่ีจะข้นึ หมวด 1 7. ประกาศ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชือ่ เต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช ที่ออกข้อบงั คับ 8. ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ช่ือผู้ออกข้อบงั คับ และพมิ พช์ ื่อเต็มของเจา้ ของลายมือชื่อไว้ใตล้ ายมือช่อื 9. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผอู้ อกข้อบังคบั รูปแบบคาส่งั คาส่งั ………………………………………… 1 3 ที่ ............../................. 2 เรื่อง ........................................................... (ขอ้ ความ)…..……….…………4…………………………………........................................……………………………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………… ท้งั นี้ ตงั้ แต่.................................................................. สง่ั ณ วนั ที.่ .............................พ.ศ. ........ 5 (................................................) 6 ................................................. 7 พิมพช์ ่อื เตม็ ตาแหนง่

24 ตวั อยา่ งคาสง่ั กรมตรวจบัญชี สหกรณ์ คาสั่งกรมตรวจบัญชีสหกรณ์ 1 3 ที่ ............../................. 2 เร่อื ง ........................................................... (ขอ้ ความ)…..……….……4………………………………………........................................…………………….… 2 ซม. ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………… 3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………… 1 Enter+Before 6 ท้งั น้ี ตัง้ แต.่ ................................................................. 1 Enter+Before 12 สงั่ ณ วนั ท่.ี .............................พ.ศ. ........ 5 4 Enter (................................................) 6 ................................................. 7 พิมพช์ ือ่ เต็ม ตาแหนง่

25 ตัวอยา่ งคาสั่งกระทรวงเกษตร สหกรณ์ คาส่ังกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ 1 ที่ ............../................. 2 3 เรือ่ ง ........................................................... (ข้อความ)…..……….…………4…………………………………........................................……………………………… ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….………………… 3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. 2 ซม. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………… 1 12 บรรทดั ท้ังน้ี ตั้งแต่.................................................................. 1 21 บรรทดั สั่ง ณ วนั ท่ี................................พ.ศ. .............. 5 3 บรรทดั (................................................) 6 ........................................... 7 หมายเหตุ กรณีเปน็ คาสง่ั กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ที่กรมจัดทาส่งให้กระทรวง ลงนาม

26 หนังสือประชาสัมพันธ์ หนงั สอื ประชาสัมพันธม์ ี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว ใชก้ ระดาษตราครุฑในการจัดทา  ประกาศ คอื บรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศหรือชี้แจงใหท้ ราบ หรอื แนะแนวทางปฏิบัติ 1. ประกาศ ให้ลงช่อื สว่ นราชการทอี่ อกประกาศ 2. เรอ่ื ง ให้ลงชือ่ เร่อื งทป่ี ระกาศ 3. ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตผุ ลท่ีต้องออกประกาศและข้อความทป่ี ระกาศ 4. ประกาศ ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือนและตวั เลขของปี พุทธศักราชที่ออกประกาศ 5. ลงช่ือ ใหล้ งลายมือชื่อออกประกาศ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชือ่ ไว้ใตล้ ายมือชื่อ 6. ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของผอู้ อกประกาศในกรณีที่กฎหมายกาหนดให้ทาเป็นแจง้ ความใหเ้ ปล่ยี นคาวา่ ประกาศ เปน็ แจง้ ความ  แถลงการณ์ คือ บรรดาขอ้ ความทีท่ างราชการแถลงเพือ่ ทาความเขา้ ใจในกจิ การของทางราชการ หรอื เหตกุ ารณ์ หรอื กรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน 1. แถลงการณ์ ให้ลงช่ือสว่ นราชการทีอ่ อกแถลงการณ์ 2. เรื่อง ให้ลงชอื่ เร่ืองทอ่ี อกแถลงการณ์ 3. ฉบับท่ี ใช้ในกรณีทจ่ี ะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบบั ในเรอื่ งเดยี วทต่ี ่อเน่ืองกันใหล้ งฉบับทีเ่ รยี งตามลาดับไว้ดว้ ย 4. ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลท่ีต้องออกแถลงการณ์และข้อความท่แี ถลงการณ์ 5. ส่วนราชการทอ่ี อกแถลงการณ์ ใหล้ งช่อื ส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์ 6. วัน เดอื น ปี ใหล้ งตัวเลขของวนั ที่ ชื่อเตม็ ของเดือน และตัวเลขของปพี ุทธศักราชที่ออกแถลงการณ์  ขา่ ว คือ บรรดาข้อความทที่ างราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ หท้ ราบ 1. ข่าว ให้ลงชอื่ ส่วนราชการท่อี อกขา่ ว 2. เรือ่ ง ให้ลงชอื่ เรอ่ื งที่ออกข่าว 3. ฉบับท่ี ใชใ้ นกรณที ีจ่ ะต้องออกข่าวหลายฉบับในเร่ืองเดียวทีต่ อ่ เน่ืองกัน ใหล้ งฉบับที่เรียงตามลาดบั ไว้ดว้ ย 4. ขอ้ ความ ให้ลงรายละเอียดเกีย่ วกับเร่อื งของขา่ ว 5. สว่ นราชการท่ีออกข่าว ให้ลงชือ่ สว่ นราชการทอ่ี อกข่าว 6. วัน เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ชอ่ื เต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศกั ราชทอ่ี อกข่าว

27 รปู แบบประกาศ ประกาศ…………………………………………1 เร่ือง .........................................................2.. ……………………(ข…้อค…ว…า…ม)………..………………….…………………………………………………………………………………………..….......…...…...…...…...…...3…...…...…...…...…...…...………………………….…………………………………… 3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. 2 ซม. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………… 1 12 บรรทดั ประกาศ ณ วันท่ี................................พ.ศ. ............... 4 3 บรรทดั (................................................) 5 ................................................. 6 พิมพช์ ่อื เตม็ ตาแหนง่

28 รปู แบบแถลงการณ์ ก แถลงการณ์………………….………………… 1 เรอื่ ง ........................................................... 2 3 ฉบบั ท.ี่ ...................(ถ้าม)ี ……………………(ข…้อค…ว…า…ม)………..………………….……………4……………………………………………………………………………..….......…...…...…...…...…...…...…...…...…...…...…...………………………….…………………………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………… (ส่วนราชการทีอ่ อกแถลงการณ์) 5 (วัน เดือน ปี) 6

29 หนงั สอื ที่เจ้าหน้าทที่ าขึน้ หรือรับไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ คอื หนังสอื ทีท่ างราชการทาขึ้นนอกจากท่ีกล่าวมาแลว้ ข้างต้นหรอื หนงั สือที่หน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใชส่ ่วน ราชการหรือบคุ คลภายนอกมีมาถงึ ส่วนราชการและสว่ นราชการรับไว้เปน็ หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนงั สือรบั รองรายงาน การประชุม บนั ทึก และหนงั สอื อน่ื  หนังสือรับรอง คือ หนงั สือทีส่ ว่ นราชการออกใหเ้ พ่ือรับรองแก่ บุคคล นิตบิ คุ คล หรอื หนว่ ยงานเพื่อวตั ถปุ ระสงค์ อย่างหน่งึ อย่างใดให้ปรากฏแกบ่ ุคคลโดยทัว่ ไปไม่จาเพาะเจาะจง 1. สว่ นราชการที่ออกข่าว ให้ลงชือ่ สว่ นราชการที่ออกข่าว 2. เลขท่ี ให้ลงเลขทขี่ องหนังสอื รบั รองโดยเฉพาะ เร่ิมต้ังแต่เลข ที่ 1 เรยี งเปน็ ลาดบั ไปจนถงึ ส้นิ ปปี ฏทิ ินทับเลขปี พุทธศักราชท่อี อกหนังสือรบั รอง หรือลงเลขท่ขี องหนังสอื ทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหน่ึงอยา่ งใด 3. สว่ นราชการเจา้ ของหนังสอื ให้ลงชื่อสว่ นราชการซง่ึ เป็นเจ้าของหนังสือนนั้ และจะลงสถานทตี่ ัง้ ของสว่ นราชการ เจา้ ของหนังสือดว้ ยก็ได้ 4. ข้อความ ใหล้ งข้อความขึ้นตน้ วา่ หนังสอื ฉบับนีใ้ หไ้ ว้เพื่อรับรองว่า แล้วตอ่ ดว้ ยชื่อบุคคล นิติบคุ คล หรือ หน่วยงานทีท่ างราชการรบั รองในกรณีเปน็ บุคคลให้พิมพ์ชอ่ื เต็มโดยมคี านาหนา้ นาม ช่ือ นามสกลุ ตาแหน่งหนา้ ท่ี และสังกดั หน่วยงานทีผ่ นู้ ้ันทางานอยูอ่ ยา่ งชัดแจ้ง แล้วจงึ ลงข้อความทร่ี ับรอง 5. ใหไ้ ว้ ณ วันที่ ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชอ่ื เต็มของเดือน และตัวเลขของปพี ุทธศกั ราชท่ีออกหนังสือรับรอง 6. ลงช่ือ ใหล้ งลายมือช่ือหวั หนา้ ส่วนราชการผู้ออกหนังสือหรอื ผทู้ ีไ่ ด้รบั มอบหมายและพิมพ์ช่อื เตม็ ของเจา้ ของลายมือช่ือไวใ้ ต้ลายมือชือ่ 7. ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหน่งของผ้ลู งลายมือช่ือในหนงั สือ 8. รปู ถ่ายและลายมอื ช่อื ผไู้ ดร้ ับการรบั รอง ในกรณที ่ีการรบั รองเป็นเรอ่ื งสาคัญทีอ่ อกให้แกบ่ ุคคล ใหต้ ิดรปู ถา่ ย ของผ้ทู ี่ไดร้ ับการรบั รอง ขนาด 4 x 6 เซนตเิ มตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทับตราชอื่ สว่ นราชการทอ่ี อกหนังสือ บนขอบลา่ งด้านขวาของรปู ถ่ายคาบต่อลงบนแผน่ กระดาษ และให้ผนู้ ้นั ลงลายมอื ชื่อไว้ใต้รปู ถา่ ย พร้อมทั้งพมิ พ์ ชอ่ื เต็มของเจา้ ของลายมือชื่อไวใ้ ตล้ ายมอื ชือ่ ดว้ ย  บนั ทึก คอื ข้อความซึง่ ผูใ้ ตบ้ ังคับบัญชาเสนอตอ่ ผู้บงั คับบัญชา หรอื ผู้บงั คบั บัญชาสง่ั การแก่ผใู้ ตบ้ งั คับบญั ชา หรือขอ้ ความทเ่ี จ้าหน้าทีห่ รือหน่วยงานระดับตา่ กวา่ ส่วนราชการระดับกรมตดิ ต่อกันในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยปกติ ใหใ้ ช้กระดาษบนั ทึกข้อความและให้มหี วั ข้อดังต่อไปน้ี 1. ชอื่ ตาแหนง่ ท่บี ันทึกถงึ โดยใช้คาขึ้นตน้ ตามที่กาหนดไวใ้ นภาคผนวก 2 2. สาระสาคัญของเร่อื ง ใหล้ งใจความของเรื่องที่บนั ทกึ ถ้ามเี อกสารประกอบกใ็ ห้ระบุไวด้ ้วย 3. ชอ่ื และตาแหน่ง ใหล้ งลายมือชือ่ และตาแหน่งของผบู้ ันทกึ และในกรณีที่ไมใ่ ชก้ ระดาษบนั ทกึ ข้อความ ให้ลงวนั เดอื นปที ี่บันทึกไว้ดว้ ย การบนั ทกึ ต่อเน่อื ง โดยปกติให้ผูบ้ ันทกึ ระบุคาขึ้นตน้ ใจความบันทกึ และลงช่อื เช่นเดยี วกบั ทไี่ ด้กลา่ วไว้ ขา้ งตน้ และให้ลงวนั เดือน ปี กากบั ใต้ลายมือช่ือผูบ้ ันทกึ หากไม่มีความเหน็ ใดเพิ่มเติมใหล้ งช่ือและวนั เดือน ปี กากับเท่านั้น  หนงั สอื อนื่ คือ หนงั สือ หรอื เอกสารอน่ื ใดทีเ่ กิดขนึ้ เนือ่ งจากการปฏิบตั ิงานของเจ้าหนา้ ท่ี เพ่อื เป็นหลักฐาน ในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟลิ ์ม แถบบนั ทกึ เสยี ง แถบบนั ทึกภาพดว้ ย หรือหนังสือของบคุ คลภายนอก ท่ียน่ื ต่อเจ้าหนา้ ทแี่ ละเจ้าหน้าท่ไี ด้รบั เข้าทะเบียนรับหนงั สือของทางราชการแลว้ มีรูปแบบตามท่กี ระทรวงทบวงกรม จะกาหนดขึน้ ใชต้ ามความเหมาะสม เว้นแต่มแี บบตามกฎหมายเฉพาะเร่ืองให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคารอ้ ง เปน็ ต้น

30 รูปแบบหนังสือรับรอง ก เลขท่ี ................. 1 (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) 2 (ข้อความ) หนังสือฉบบั นี้ให้ไว้เพอ่ื รับรองวา่ (ระบุช่ือบคุ คล นิตบิ คุ คลหรอื หน่วยงานทจ่ี ะให้การรบั รอง พ…ร…้อ…มท…ง้ั …ลง…ต…าแ…ห…น่ง…แ…ละ…ส…ังก…ัด…ห…รอื…ท…ตี่ …้ัง …แล…ว้ …ต่อ…ด…้วย…ข…อ้ ค…ว…าม…ท…่ีรับ…ร.…อง…).…...…...…...…...…...…...…...…...…...…พ3...…...……………………………...….....…...…...…...…..……………… …………………………………………………………………………………………...….…………………………………………………………. …………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………… ให้ไว้ ณ วนั ท.ี่ .................................พ.ศ. ............... 4 (ลงชื่อ) 5 ............ (พมิ พ์ชอื่ เต็ม)................. 6 ................(ตาแหน่ง)……………… (ส่วนนี้ใช้สาหรบั เรือ่ งทีส่ าคัญเทา่ นนั้ ซง่ึ อยู่ในดลุ พนิ ิจของหวั หนา้ สว่ นราชการ) รปู ถา่ ย (ถา้ ม)ี 7 (ประทบั ตราช่อื สว่ นราชการ) (ลงชอ่ื ผไู้ ดร้ ับการรับรอง) (พิมพช์ ื่อเต็ม)

31  รายงานการประชมุ คือ การบนั ทึกความคิดเหน็ ของผู้มาประชุม ผู้เขา้ ร่วมประชมุ และมติของท่ีประชมุ ไว้ เป็นหลกั ฐาน 1. รายงานการประชุม ใหล้ งชื่อคณะทีป่ ระชมุ หรือชื่อการประชมุ นน้ั 2. คร้ังท่ี ใหล้ งครง้ั ท่ีประชมุ เช่น คร้งั ที่ ๕/๒๕๔๗ 3. เมื่อ ให้ลงวนั เดือนปีทป่ี ระชมุ เช่น วันจันทร์ที่ ๕ กรกฎาคม ๒๕๔๗ 4. ณ ใหล้ งสถานท่ีที่ประชุม เชน่ หอ้ งประชุม ๑ อาคาร ๓ ช้ัน ๒ กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์ 5. ผมู้ าประชุม ให้ลงชอื่ และหรอื ตาแหนง่ ของผู้ไดร้ ับแตง่ ตงั้ เปน็ คณะทปี่ ระชุมซง่ึ มาประชุม ในกรณีที่ มีผ้มู าประชุมแทนให้ลงชื่อผูม้ าประชมุ แทน และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตาแหน่งใด ตัวอย่าง ๑. นายสมศักดิ์ มงุ่ การงาน เจ้าหนา้ ทฝี่ ึกอบรม 8 ว ประธาน ๒. นางจงดี มที รัพย์ ๓. นางสาวสมศรี เกดิ ผล เจ้าหนา้ ที่พสั ดุ ๗ กรรมการ ๔. นายบุญถึง แดนไทย ๕. นางอบุ ล รอดบญุ นกั วิชาการตรวจสอบบัญชี ๖ กรรมการ นกั สถติ ิ ๖ กรรมการ บคุ ลากร ๖ กรรมการ และเลขานุการ 6. ผไู้ มม่ าประชมุ ให้ลงช่ือและหรอื ตาแหนง่ ของผู้ที่ได้รับการแต่งต้ังเปน็ คณะที่ประชุมซึง่ มิได้มาประชุม พรอ้ มท้ังเหตผุ ล ตัวอยา่ ง นางสมพศิ สจุ ริต เจา้ หน้าท่กี ารเงินและบัญชี ๖ ไปราชการ 7. ผูเ้ ขา้ ร่วมประชุม ใหล้ งช่อื และหรอื ตาแหน่งของผทู้ ี่มิได้รบั การแต่งตัง้ เป็นคณะท่ปี ระชุมซ่ึงไดเ้ ขา้ รว่ มประชมุ 8. เรมิ่ ประชุมเวลา ให้ลงเวลาทเี่ ร่มิ ประชมุ 9. ข้อความ ให้บนั ทกึ ข้อความท่ปี ระชุม โดยปกตเิ ริ่มตน้ ดว้ ยประธานกล่าวเปดิ ประชมุ และเรอ่ื งท่ีประชุม กับมติหรือข้อสรุปของท่ปี ระชุมในแต่ละเรื่องตามลาดับ 10. เลกิ ประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาทเี่ ลกิ ประชุม 11. ผู้จดรายงานการประชมุ ใหล้ งช่ือผจู้ ดรายงานการประชมุ ครัง้ นนั้ ตวั อยา่ ง ………………………………………….. (นางสดใส ตัง้ ใจจริง) ผูจ้ ดรายงานการประชุม หรอื ………………..…………………….. ผ้จู ดรายงานการประชุม (นางสดใส ตั้งใจจริง) เจา้ หนา้ ที่ธรุ การ ๕ 10 เลกิ ประชมุ เวลา ให้ลงเวลาทเ่ี ลิกประชมุ 11. ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผจู้ ดรายงานการประชมุ ครัง้ น้นั

32 รูปแบบรายงานการประชุม ก รายงานการประชุม………………..… ครงั้ ที่………/………… เม่อื ………………………….………. ณ ……………………………………..… ผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชมุ (ถ้าม)ี ผู้เขา้ ร่วมประชุม (ถา้ ม)ี เรมิ่ ประชมุ เวลา (ขอ้ ความ)…………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………….……………………………….… ……………………………………………………….. เลิกประชุมเวลา …………………………….…………… ผู้จดรายงานการประชมุ การเตรยี มการและจัดทารายงานการประชมุ การเตรยี มการประชุม เป็นการเตรยี มความพรอ้ มเพ่ือให้การประชมุ ดาเนินไปด้วยความเรียบร้อย เร่มิ ตง้ั แต่ ก่อนประชุม ระหวา่ งประชมุ หลังประชมุ และเพอื่ การประชุมครัง้ ตอ่ ไป ซึ่งผ้มู ีหน้าท่ีในการจดั เตรยี มการประชมุ หรือเป็นเลขานกุ ารคณะกรรมการฯ จะต้องดแู ลความเรยี บร้อย ดังน้ี ก่อนประชุม ควรมขี ้อมลู ทต่ี ้องทราบว่า จะประชุมอะไร มีวาระการประชมุ อะไร (เพอ่ื จดั เตรยี มข้อมูล และเอกสารประกอบ) คณะกรรมการหรอื ผเู้ ข้ารว่ มประชมุ คือใคร และท่านใดติดภารกจิ ในชว่ งไหน (เพื่อเป็นข้อมูล ในการกาหนดการประชุม) เมือ่ ไดข้ อ้ มูลเบอื้ งตน้ แลว้ หากหนว่ ยงานของตนเองไม่มสี ถานทส่ี าหรับการประชุม เปน็ หน้าท่ีของผจู้ ดั ต้องหา สถานท่ีเพ่ือใชป้ ระชุม โดยดูว่าสถานท่ีนัน้ อยใู่ นความดูแลของใคร หอ้ งประชุมที่ใช้เพยี งพอกับจานวนผ้เู ขา้ ร่วมประชุม หรือไม่ วัสดุอุปกรณ์ที่มีตรงตามความต้องการและมีประสิทธิภาพหรือไม่ มีวันใดที่ห้องประชุมนั้นว่าง เมื่อได้ข้อมูล และความพร้อมของห้องประชุมแล้ว ให้แจ้งประธานท่ีประชุมทราบเพ่ือพิจารณาว่าเห็นควรประการใด และจะ กาหนดวนั ประชมุ เปน็ วันและเวลาใด เม่อื ประธานท่ปี ระชุมเหน็ ควรและกาหนดวนั เวลา และสถานท่ี ที่ประชุมแลว้ ข้นั ต่อไป คือ แจ้งใหผ้ ู้เขา้ รว่ ม ประชุมทราบ โดยจัดทาหนังสือเชิญประชุม (กรณีท่ีเร่งด่วนไม่สามารถจัดทาหนังสือเชิญได้ทัน ให้ประสานงานแจ้ง โดยวาจาเพือ่ ให้ผู้เข้าประชมุ ทราบ) แจ้งให้คณะกรรมการฯ หรอื ผู้เข้าประชมุ ทราบ พรอ้ มส่งเอกสารประกอบการประชุม

33 (หากสามารถจัดเตรยี มไดท้ ัน) กรณีท่ีไม่สามารถจัดเอกสารประกอบการประชุมส่งไปพร้อมกบั หนังสือเชญิ ประชุมได้ ให้จดั ส่งภายหลงั แต่ควรสง่ กอ่ นการประชุมเพ่อื ใหผ้ ูเ้ ข้าประชุมได้ศึกษาข้อมูล และเตรยี มการในส่วนท่เี ก่ียวขอ้ ง วันประชุม ก่อนท่ีจะมีการประชุมผู้มีหน้าที่ในการจัดเตรียม ต้องไปตรวจสอบความพร้อมของสถานท่ี วัสดุ อุปกรณ์ท่ีใช้ในการประชุม ว่าเรียบร้อยและพร้อมในการประชุมหรือไม่ หากพบปัญหาจะได้แก้ไขได้ทันก่อนเร่ิมประชุม อย่ารอให้ถึงเวลาเข้าประชุมเพราะถ้าพบปัญหาอาจไม่สามารถแก้ไขได้ทัน ซ่ึงจะถือเป็นความบกพร่องของผู้จัด เตรยี มการประชุม ระหว่างการประชุม ให้ตรวจสอบองค์ประชุม ว่าจานวนผู้มาประชุมเพียงพอท่ีจะเปิดการประชุมหรือไม่ โดยท่ัวไปจะมีจานวน ๓ ใน ๔ ของผู้มาประชุม (ไม่นับผู้เข้าร่วมประชุม) จึงจะเปิดการประชุมได้ หลังจากน้ันให้บันทึก รายชื่อผ้มู าประชุม ผ้ไู มม่ าประชมุ และผเู้ ขา้ รว่ มประชุม ทั้งน้ี ในระหว่างการประชุมจะต้องเตรียมเจ้าหน้าทีเ่ พื่ออานวย ความสะดวกในการประชุมด้วย เช่น เจ้าหน้าที่ท่ีจะทาการนาเสนอข้อมูลข้ึนหน้าจอ หรือเขียนกระดาน เจ้าหน้าท่ี ประสานด้านอ่นื ๆ เป็นต้น จดุ มุ่งหมายของการจดรายงานการประชุม ๑. เพ่อื เกบ็ ไว้เปน็ หลักฐานอ้างอิง ๒. เพ่อื ยนื ยันการปฏบิ ัตงิ าน ว่าใครทาอะไร มกี ารอภิปรายอย่างไร มมี ติในเรอ่ื งใดไว้อยา่ งไร ใครจะต้องปฏบิ ตั ติ ่อไป และแสดงถึงข้อเทจ็ จรงิ และเหตผุ ลในการพจิ ารณาของที่ประชุม ๓. เพ่อื แสดงถึงผลงานทีไ่ ดด้ าเนนิ การมาแลว้ ว่าไดท้ าอะไรมาบ้าง ๔. เปน็ เครอื่ งมอื ในการติดตามงาน ท่ไี ด้มอบหมายวา่ ได้ดาเนนิ การอย่างไร ๕. เพอื่ แจง้ ผลการประชุมให้บุคคลท่ีเก่ียวข้องทราบและปฏิบตั ติ อ่ ไป วธิ ีการจดรายงานการประชุม ทาได้ ๓ วธิ ี 1. จดละเอียดทุกคาพดู พร้อมดว้ ยมติของท่ีประชุม 2. จดย่อเร่ืองทีพ่ จิ ารณาเฉพาะประเดน็ สาคัญท่ีนาไปสมู่ ติของทปี่ ระชุม พร้อมด้วยมตกิ ารประชมุ 3. จดสรุปสาระสาคัญของเร่ืองท่ีพิจารณา ความเห็น เหตุผลในการพิจารณาของท่ีประชุม และมติของท่ีประชุม เรือ่ งทน่ี าเสนอในการประชมุ จะจดั เป็นหัวข้อ ที่เรียกว่า “วาระ” หรอื “ระเบยี บวาระการประชมุ ” ในแต่ละวาระก็จะมเี ร่ืองยอ่ ย ๆ ออกไป ตัวอยา่ งวาระการประชุม วาระท่ี ๑ เรอ่ื งท่ีประธานแจง้ ให้ที่ประชมุ ทราบ เร่อื งที่ ๑ …………………………………………….. เร่อื งที่ ๒ …………………………………………….. เรอ่ื งที่ ๓ …………………………………………….. วาระท่ี ๒ รับรองรายงานการประชุม ………………………………………………………. วาระที่ ๓ เรือ่ งสบื เนอ่ื ง (หรอื ค้างการพิจารณา) เรอื่ งที่ ๑ …………………………………………….. เรื่องที่ ๒ …………………………………………….. วาระที่ ๔ เร่อื งเสนอเพ่ือพจิ ารณา เรือ่ งที่ ๑ …………………………………………….. เรื่องท่ี ๒ …………………………………………….. วาระที่ ๕ เร่อื งอน่ื ๆ …………………………………………………………

34 ในบางกรณี จะจัดเปน็ เรอ่ื ง ๆ โดยไมแ่ ยกเปน็ “วาระ” กม็ ี กรณเี ช่นนี้การจดรายงานการประชุม จะจดเป็นเรื่องๆ ไป ตวั อยา่ ง เรื่องที่ ๑ เรอื่ งท่ปี ระธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ เรื่องที่ ๒ รับรองรายงานการประชมุ เรอ่ื งท่ี ๓ เรอ่ื งเสนอเพอื่ พิจารณา เรือ่ งท่ี ๔ …………………………………………….. ตัวอย่าง วาระที่ ๑ เรื่องทีป่ ระธานแจ้งใหท้ ป่ี ระชมุ ทราบ เรอ่ื งที่ ๑ ………………………………………… ประธานแจ้งใหท้ ีป่ ระชุมทราบว่า……….. เรือ่ งท่ี ๒ ………………………………………… ฯลฯ วาระที่ ๒ รับรองรายงานการประชมุ ประธานขอให้ทีป่ ระชมุ พจิ ารณารับรองรายงานการประชมุ ของคณะกรรมการฯ จากการสมั มนาปัญหาการสอบบญั ชี ครัง้ ท่ี ๑ เม่ือวนั จนั ทรท์ ี่ ๗ มถิ นุ ายน ๒๕๔๗ มตทิ ป่ี ระชุม รบั รอง วาระท่ี ๓ เรือ่ งคา้ งการพจิ ารณา ประธานแจ้งใหท้ ปี่ ระชุมรว่ มกันพจิ ารณาเร่ืองที่คา้ งไว้จากจากประชมุ ครง้ั ท่ี ๑/๒๕๔๗ เร่อื ง……………. วาระท่ี ๔ เรอ่ื งเสนอเพ่ือพจิ ารณา นางจงดี มีทรพั ย์ ชแ้ี จงว่า………………………………………………………………………… …………………………………… นายบุญถึง แดนไทย ไดแ้ จ้งตอ่ ทีป่ ระชุมวา่ วันท่ีกาหนดเปดิ การสัมมนา ……………..……………………………………………………………… นางจงดี มีทรพั ย์ เสนอให้…………………………..……………………………………………. …………………………………………………… ที่ประชุมไดร้ ว่ มกนั อภปิ ราย …………………………………………..……………………….. …………………….. มตทิ ป่ี ระชุม เห็นชอบและรับทราบ วาระที่ ๕ เรื่องอนื่ ๆ ………………………………………….…………………………………………………… ……………………………………………

35 เทคนคิ การจดรายงานการประชุม จะต้องมีเครือ่ งมือช่วย ดังน้ี 1. เครอื่ งบนั ทกึ เสยี ง 2. เจ้าหนา้ ทใี่ นการจดบันทึก เพือ่ จดชื่อผู้พูด สาระสาคญั ในการประชุม ควบคไู่ ปกบั การบนั ทกึ เสียง (เพราะบางช่วงเครอื่ งบนั ทึกเสียงอาจมีปัญหา เช่น เสีย มีเหตใุ ห้ ไมส่ ามารถบันทึกเสยี งได้ ซ่งึ อาจทาให้ขอ้ ความขาดหายไป) การจดบันทกึ ของเจา้ หน้าทีจ่ ะจดสรุปสาระสาคัญ ความเหน็ เหตผุ ลในการพิจารณา และประเดน็ ทสี่ าคัญ ผจู้ ดตอ้ งมีความสามารถในการจบั ประเดน็ และใจความได้อยา่ งถกู ต้อง ครบถว้ นและทันการ ปัญหาในการท่จี ะเขียนรายงานการประชมุ คอื ขาดความมั่นใจในการเขียน ขาดประสบการณ์ในการจดั ทา ดังนั้นจงึ ต้องหมนั่ ฝึกฝนตนเองในการ จบั ประเดน็ ของการประชมุ การใช้สานวนในการเขียนข้อความ การใช้คาเชื่อมต่อประโยค โดยการอ่านหนงั สอื ท่ผี ่านเร่ืองเขา้ มาหรือออกไปใหม้ ากข้ึน ดกู ารเขยี นรายงานการประชมุ ของผู้อื่นที่ผ่านเร่ืองมาทหี่ นว่ ยงาน แล้วใช้ ความสังเกตว่าข้อความในหนังสอื นั้นใช้สานวนอะไร จงึ ทาใหเ้ นอ้ื หามีความสละสลวย มีวธิ กี ารเรยี บเรยี งอยา่ งไร จงึ ออกมาได้ดี และที่สาคัญท่านตอ้ งลงมือเขียนรายงานการประชุมดว้ ยตนเอง เม่ือทาแล้วผิดก็แกเ้ พราะไม่ใช่เร่อื ง เสียหายอะไร ถา้ ไม่สรา้ งความมน่ั ใจ เขียนแล้วกลวั ผิด ไมส่ ร้างประสบการณ์ อย่างนเี้ มือ่ ไรจงึ จะทาได้ การจะทาสงิ่ ใด ไม่อยากเกินกวา่ การเรียนรู้ ถ้าไมท่ าไมล่ งมอื เมือ่ ไรกท็ าไม่ได้ หากทา่ นตัง้ ใจหมั่นศกึ ษาสร้างประสบการณ์ รับรองไดเ้ ลยว่าทา่ นจะสามารถเขียนรายงานการประชุมไดด้ ีแน่นอน