หน่วยที่ 5

5-0E-bookวิชาการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบญั ชี รหสั วิชา 2201-2007 หน่วยที่ 5 การเตรยี มฐานข้อมลู ในแต่ละระบบ เรยี บเรียงโดย พนิ รฎั สีตลวรางค์ บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจัดการทั่วไป แผนกวชิ าการบญั ชี วิทยาลยั อาชีวศกึ ษาสุโขทัย สานกั งานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา

5-1 หน่วยท่ี 5 การเตรยี มฐานข้อมูลในแตล่ ะระบบสาระสาคัญ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz จะต้องมีการกาหนดฐานข้อมูลในแต่ละระบบก่อนเนอ่ื งจากขณะที่เราบันทึกข้อมูลแต่ละระบบ เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย ระบบลูกหนี้ และระบบเจ้าหน้ี เป็นต้นต้องมีการเลือกฐานข้อมูลมาใช้งาน จึงต้องมีการเตรียมฐานข้อมูลไว้ก่อน แต่ฐานข้อมูลบางระบบสามารถเพิ่มเติมขณะบันทึกข้อมูลได้ โดยข้ันตอนการเตรียมฐานข้อมูลทุกระบบ เมื่อเข้าไปท่ีระบบท่ีต้องการเตรียมฐานขอ้ มลู แล้ว เลอื กเมนฐู านข้อมลู หรอื เปิด Work Flow แล้วคลกิ ปุม่ Setup Master Filesสาระการเรียนรู้ 1. การเตรียมฐานขอ้ มูลของระบบบริหารสินคา้ คงคลัง 2. การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบซื้อ และระบบเจ้าหน้ี 3. การเตรียมฐานข้อมูลของระบบขาย และระบบลกู หนี้ 4. การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร 5. การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบสนิ ทรัพย์ และคา่ เสอ่ื มราคา 6. การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบบัญชีแยกประเภทสมรรถนะประจาหนว่ ย 1. แสดงความรเู้ กี่ยวกบั การเตรยี มฐานขอ้ มูลในแตล่ ะระบบ 2. ประยุกตใ์ ช้ความรเู้ กย่ี วกับการเตรียมฐานขอ้ มูลในแต่ละระบบ ในชีวิตประจาวนั และการประกอบอาชีพจดุ ประสงค์การเรียนรู้ 1. เตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบบริหารสนิ คา้ คงคลงั ได้ 2. เตรียมฐานข้อมูลของระบบซ้ือ และระบบเจา้ หนไ้ี ด้ 3. เตรียมฐานขอ้ มลู ของระบบขาย และระบบลกู หน้ไี ด้ 4. เตรยี มฐานข้อมูลของระบบเชค็ และเงินฝากธนาคารได้ 5. เตรยี มฐานข้อมูลของระบบสินทรพั ยแ์ ละคา่ เสื่อมราคาได้ 6. เตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบบญั ชแี ยกประเภทได้ 7. มีเจตคติที่ดีในการเรียนเรื่องการเตรียมฐานข้อมูลในแต่ละระบบ และรักษ์ค่านิยมหลัก12 ประการของไทย

5-2 การเตรียมฐานขอ้ มลู ในแต่ละระบบ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz จะต้องมีการกาหนดฐานข้อมูลในแต่ละระบบก่อน เนื่องจากขณะท่ีเราบนั ทกึ ข้อมูลแต่ละระบบ เชน่ ระบบซ้อื ระบบขาย ระบบลูกหนี้ และระบบเจ้าหนี้ เป็นต้น ต้องมีการเลือกฐานข้อมูลมาใช้งาน จึงต้องมีการเตรียมฐานข้อมูลไว้ก่อน แต่ฐานข้อมูลบางระบบสามารถเพ่ิมเติมขณะบันทึกข้อมูลได้ โดยข้ันตอนการเตรียมฐานข้อมูลทุกระบบ เม่ือเข้าไปที่ระบบที่ต้องการเตรียมฐานข้อมูลแล้วเลอื กเมนูฐานข้อมลู หรอื เปิด Work Flow แลว้ คลกิ ปุม่ Setup Master Files  การเตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบบริหารสินคา้ คงคลัง เมื่อจะใช้งานระบบบริหารสินค้าคงคลัง ขั้นตอนแรกคือ การเตรียมฐานข้อมูลที่ต้องใช้ในระบบ มีขน้ั ตอนทต่ี อ้ งเข้าไปบนั ทึกรายการก่อนเริ่มทาการคา้ โดยเข้าไปที่ ระบบบริหารสินค้าคงคลัง  ฐานข้อมูล(Setup Master Files) ดงั ภาพท่ี 5-1 ภาพที่ 5-1 หน้าต่างเขา้ บนั ทึกข้อมลู สนิ ค้าทาง Work Flow 1. การเพิ่มและแก้ไข รายช่ือสนิ ค้าและวัตถุดบิ 1.1 เขา้ ไปที่เมนู ระบบบริหารสนิ ค้าคงคลงั  ฐานข้อมลู (Setup Master Files)  เมนูเพิ่ม/แกไ้ ขรายชอ่ื สินค้า และวตั ถุดบิ 1.2 ทาการเพิ่มรายการโดยกดปมุ่ F3-เพ่ิม 1.3 บันทึกรายละเอียดของสินค้า ท้งั 8 หนา้ ตามลาดับ 1.4 บนั ทึกเสร็จแลว้ กดปมุ่ F10-Save เพ่ือเก็บรายการ

5-3 ภาพที่ 5-2 หน้าตา่ งฐานข้อมลู บันทกึ รายการสนิ คา้ หน้าที่ 1อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 1รหสั ใสร่ หสั ของสนิ ค้า สามารถบันทกึ ได้ 20 ตัวอักษร ทงั้ ตวั เลข และตวั อักษรไทยองั กฤษชอ่ื ไทย ช่ือสินค้าท่เี ป็นภาษาไทย (สามารถบนั ทึกได้ 50 ตวั อกั ษร)ชอื่ ย่อภาษาไทย ชื่อย่อของสินคา้ ทีเ่ ปน็ ภาษาไทย (จะมีประโยชน์ในการแสดงรายงาน เม่ือตอ้ งการให้ แสดงเฉพาะชอื่ ย่อ)ชนดิ สินค้า ชนดิ ของสินค้า เม่ือใช้ Hot Seek โปรแกรมจะแสดงชนิดสินคา้ มาใหเ้ ลือกราคาทนุ มาตรฐาน ราคาทนุ มาตรฐานหรอื ราคาซื้อของสนิ ค้า โดยราคานจี้ ะปรากฏข้นึ มาเม่อื มีการซ้ือสนิ คา้ รายการน้ี หากไมม่ ีราคาซ้ือทเี่ ป็นมาตรฐานก็ไม่ต้องใสค่ ่ารหัสกลุ่มสินค้า ใสร่ หสั กลุ่มของสินคา้ เม่ือใช้ Hot Seek จะมีหนา้ ตา่ งฐานข้อมูลของกลุ่มสินค้าข้นึ มา หากยังไมม่ กี ารบนั ทึกฐานขอ้ มูลกลุม่ สินคา้ กส็ ามารถทาการเพ่มิ ท่ีหนา้ ต่างนี้ได้ทันทีชื่อกลุ่มสนิ ค้า เปน็ ชือ่ กลมุ่ ของสินค้า เมอื่ กาหนดรหสั กลมุ่ สนิ ค้าแล้วชอ่ื สินค้าก็จะปรากฏขนึ้ ด้วยราคาเปน็ แบบภาษแี ยกนอกหรือรวมใน ใส่ค่า Y หมายถึง เปน็ ราคาแบบคดิ ภาษีมลู ค่าเพ่ิมแยกต่างหาก ใสค่ ่า N หมายถึง เปน็ ราคาท่ีรวมภาษมี ลู ค่าเพิ่มแล้วการนบั ยอดสต๊อก ระบุวิธีการนับยอดสต๊อก มีให้เลอื ก 4 แบบ คอื ใส่ค่า 1 หมายถงึ สินค้ารายการนใ้ี หเ้ ริม่ นบั ยอดสตอ๊ ก และไม่ให้มยี อดสตอ๊ กติดลบ ถ้า ไม่มีสินค้ากจ็ ะทาการขายไม่ได้ ใส่คา่ 2 หมายถึง สินค้ารายการน้ใี ห้เรม่ิ นับยอดสต๊อก แต่ยอมให้สต๊อกตดิ ลบได้ ใสค่ า่ 3 หมายถึง สินค้ารายการนี้ แม้จะทาการซอ้ื เข้าหรือขายออกกต็ าม จะไม่มีผลต่อ ยอดสตอ๊ ก ใสค่ า่ 0 หมายถงึ ใหใ้ ช้วิธกี ารนบั ยอดสต๊อก เหมือนทเี่ คยกาหนดไวท้ ีฐ่ านข้อมูลบริษัทเป็นสนิ คา้ เพื่อออกรายงานสินค้าคงเหลอื ดว้ ยหรอื ไม่ หมายถึง ตอ้ งการให้สินค้าชนิดน้นั ออกรายงานสนิ คา้ คงเหลือ ถ้าใช่ให้ใส่ค่า Y เช่น สนิ คา้ ทสี่ ง่ สรรพากร แตถ่ า้ เป็นวัสดุสน้ิ เปลอื งใช้ไปไม่ได้ส่ง รายงานให้กบั สรรพากร ก็ใส่ค่า N

5-4 ภาพที่ 5-3 หน้าต่างฐานข้อมลู บนั ทึกรายการสนิ คา้ หนา้ ที่ 2อธบิ ายการบนั ทกึ รายการ หน้าท่ี 2หนว่ ยนับมาตรฐาน ใสห่ น่วยนบั มาตรฐาน ซ่งึ ควรเป็นหนว่ ยทเี่ ล็กที่สุดหน่วยซือ้ ส่วนใหญ่ ใสห่ น่วยนับของสินค้าท่ีซ้ือเข้าเป็นสว่ นใหญ่หน่วยขายส่วนใหญ่ ใส่หนว่ ยนบั ของสินค้าทใ่ี ช้ขายเป็นส่วนใหญ่บญั ชซี ื้อสด* ถา้ มีการซ้ือสินค้ากล่มุ น้เี ปน็ เงินสด และตอ้ งการใหล้ งบญั ชีเป็นแบบอนื่ นอกเหนือจากบัญชซี ้ือสด ให้ระบรุ หัสบญั ชที ่ีตอ้ งการบญั ชีซื้อเช่ือ* ถา้ มีการซอ้ื สนิ ค้ากล่มุ น้เี ป็นเงินเชอ่ื และต้องการใหล้ งบัญชีเป็นแบบอนื่ นอกเหนือจากบัญชีซือ้ เชอื่ ให้ระบรุ หสั บัญชที ีต่ อ้ งการบัญชขี ายสด* ถ้ามีการขายสนิ ค้ากลุ่มน้ีเปน็ เงนิ สด และตอ้ งการใหล้ งบัญชีเปน็ แบบอ่นื นอกเหนือจากบัญชขี ายสด ใหร้ ะบรุ หัสบญั ชีท่ีต้องการบัญชีขายเชอื่ * ถา้ มกี ารขายสินค้ากลมุ่ นเี้ ป็นเงนิ สด และตอ้ งการใหล้ งบัญชีเป็นแบบอน่ื นอกเหนือจากบัญชขี ายเช่อื ใหร้ ะบุรหสั บัญชีทีต่ อ้ งการหมายเหตุ : * ควรใหผ้ ้วู างระบบบัญชี เปน็ ผู้กาหนดให้ ผู้ใชง้ านควรใชต้ ามท่โี ปรแกรมจดั เตรยี มไวใ้ ห้ไปก่อน ภาพท่ี 5-4 หนา้ ต่างฐานข้อมูลบนั ทกึ รายการสนิ ค้า หนา้ ท่ี 3อธิบายการบันทกึ รายการ หน้าท่ี 3ราคาขายมาตรฐาน ใส่ราคาขายมาตรฐานซงึ่ สามารถกาหนดได้ 5 ราคา สาหรบั หนว่ ยขายที่ต่างกนั บรรทัดแรกสดุ เป็นราคาขายต่อหนว่ ยนับมาตรฐาน สว่ น 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขาย ตอ่ หนว่ ยนบั อ่ืนราคาต่าสุด ใสร่ าคาขายต่าสดุ ตามหนว่ ยนับมาตรฐาน หา้ มขายต่ากวา่ ราคาทก่ี าหนด

5-5 ภาพที่ 5-5 หนา้ ตา่ งฐานข้อมลู บนั ทกึ รายการสนิ ค้า หนา้ ท่ี 4 และหน้าท่ี 5อธิบายการบนั ทึกรายการ หนา้ ท่ี 4 และหนา้ ที่ 5ราคาขาย A ใส่ราคาขายสาหรับเกรด A สาหรบั หนว่ ยนับแบบต่างๆ คือ บรรทดั แรกสุดเป็นราคาขายเกรด A เมื่อขายท่ีหนว่ ยนบั มาตรฐาน 4 ชอ่ งถัดมาเป็นราคาขายเกรด A เมือ่ ขายท่ีหนว่ ยนบั แบบอนื่ ๆราคาขาย B ใสร่ าคาขายสาหรบั เกรด B สาหรบั หน่วยนับแบบตา่ งๆ คือ บรรทดั แรกสุดเป็นราคาขายเกรด B เม่อื ขายที่หนว่ ยนบั มาตรฐาน 4 ชอ่ งถัดมาเปน็ ราคาขายเกรด B เมื่อขายท่ีหน่วยนบั แบบอืน่ ๆราคาขาย C ใส่ราคาขายสาหรบั เกรด C สาหรับหน่วยนบั แบบตา่ งๆ คือ บรรทัดแรกสุดเปน็ ราคาขายเกรด C เมอ่ื ขายทหี่ น่วยนับมาตรฐาน 4 ชอ่ งถดั มาเปน็ ราคาขายเกรด C เมือ่ ขายทหี่ น่วยนบั แบบอ่ืนๆราคาขาย D ใสร่ าคาขายสาหรบั เกรด D สาหรบั หนว่ ยนบั แบบต่างๆ คือ บรรทัดแรกสดุ เปน็ ราคาขายเกรดD เมอ่ื ขายทห่ี น่วยนับมาตรฐาน 4 ช่องถดั มาเป็นราคาขายเกรด D เมอื่ ขายที่หนว่ ยนับแบบอืน่ ๆ ภาพท่ี 5-6 หน้าต่างฐานข้อมลู บันทึกรายการสนิ ค้า หน้าที่ 6อธบิ ายการบนั ทกึ รายการ หนา้ ท่ี 6หมายเหตุ 1-10 ใส่หมายเหตปุ ระจาสนิ ค้าแตล่ ะรายการท่ซี า้ ๆ และตอ้ งการ ให้โปรแกรมดงึ ไป อตั โนมตั ิ เม่ือทาการบนั ทึกเอกสารขาย เพื่อลดเวลาการคยี ์หมายเหตขุ ณะออก เอกสารทุกครัง้ ภาพท่ี 5-7 หน้าตา่ งฐานข้อมลู บันทกึ รายการสนิ คา้ หน้าท่ี 7

5-6อธบิ ายการบันทึกรายการ หนา้ ที่ 7 ใส่รูปของสินค้าไว้ โดยต้องมีไฟลภ์ าพของสินค้าเตรียมไวก้ ่อน (นามสกุล BMP , JPEG ) มักใช้กับสินค้าที่มีลักษณะเฉพาะ มูลค่าสูง อธิบายยาก จาเป็นต้องมีรูปภาพประกอบ หากต้องการใส่รูปภาพให้คลิกท่ีเคร่ืองหมายกากบาท คาสั่ง “Load” หากต้องการยกเลิกรูปภาพนั้นให้คลิกท่ีเครื่องหมายกากบาท คาสั่ง“Clear” หากใช้งานระบบ LAN ซึ่งมีผู้ใช้งานหลายคน จะต้องเก็บไฟล์รูปภาพไว้ท่ี Saver ที่เก็บข้อมูลFORMULA ด้วย หากเก็บรูปภาพไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ท่ีใช้งานอยู่เคร่ืองเดียว จะทาให้ผู้ใช้งานคนอ่ืนไม่เห็นรูปภาพสนิ ค้า ภาพที่ 5-8 หนา้ ตา่ งฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 8อธิบายการบนั ทกึ รายการ หนา้ ที่ 8 ใชส้ าหรับบนั ทกึ รายละเอยี ดสินคา้ กรณผี ลิตสนิ คา้ เพ่ือจาหน่าย (ใชใ้ นโปรแกรม MRP) 2. การเพมิ่ และแก้ไขรายการกลมุ่ สนิ คา้ 2.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบรหิ ารสนิ ค้าคงคลัง  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เมนูเพ่มิ /แก้ไข รายการกล่มุ สนิ ค้า 2.2 ทาการเพิ่มรายการโดยกดป่มุ F3-เพิ่ม 2.3 บันทึกรายละเอยี ดกลุ่มสินคา้ ตามลาดบั 2.4 บนั ทึกเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพ่อื เกบ็ รายการ ภาพท่ี 5-9 หน้าตา่ งบันทึกกลมุ่ สนิ คา้

5-7อธิบายการบันทกึ รายการรหัส ใส่รหสั ของกลุ่มสินค้าช่อื ไทย ใส่ชื่อกล่มุ สินค้า เป็นภาษาไทยชือ่ (ภาษา 2) ใส่ชือ่ กลมุ่ สนิ ค้า เปน็ ภาษาที่ 2บัญชีซื้อสด* ถา้ มีการซื้อสินค้ากลุม่ น้ีเปน็ เงินสด และต้องการให้ลงบญั ชเี ปน็ แบบอ่ืน นอกเหนือจากบัญชซี ื้อสด ให้ระบุรหสั บัญชที ่ตี อ้ งการบัญชซี ื้อเชื่อ* ถา้ มีการซอื้ สนิ ค้ากลุม่ น้เี ปน็ เงินเชอื่ และต้องการใหล้ งบญั ชีเปน็ แบบอ่ืน นอกเหนือจากบัญชซี ้ือเชือ่ ให้ระบุรหัสบญั ชีที่ตอ้ งการบัญชขี ายสด* ถ้ามีการขายสนิ ค้ากลุม่ น้เี ป็นเงนิ สด และต้องการให้ลงบัญชีเปน็ แบบอ่ืน นอกเหนือจากบัญชขี ายสด ให้ระบรุ หสั บัญชีที่ตอ้ งการบญั ชขี ายเช่อื * ถ้ามกี ารขายสนิ ค้ากลุ่มนเ้ี ปน็ เงินสด และตอ้ งการใหล้ งบัญชเี ป็นแบบอ่ืน นอกเหนือจากบัญชีขายเชื่อ ใหร้ ะบุรหสั บัญชที ี่ต้องการหมายเหตุ * ควรให้ผวู้ างระบบบัญชี เป็นผกู้ าหนดให้ ผู้ใชง้ านควรใช้ตามที่โปรแกรมจดั เตรียมไวใ้ ห้ไปก่อน 3. เพิม่ และแกไ้ ข รายการหน่วยนบั ของสินค้า 3.1 เข้าไปท่ีเมนู ระบบบรหิ ารสินค้าคงคลงั  ฐานข้อมลู (Setup Master Files)  เมนูเพิ่ม/แก้ไข รายการหนว่ ยนับ 3.2 ทาการเพ่ิมรายการโดยกดปมุ่ F3-เพิ่ม 3.3 บนั ทกึ รายละเอยี ดของหน่วยนับ ตามลาดับ 3.4 บนั ทกึ เสร็จแล้วกดป่มุ F10-Save เพอื่ เก็บรายการ ภาพที่ 5-10 หนา้ ต่างฐานข้อมูลหนว่ ยนบั  การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบซ้ือ และระบบเจ้าหน้ี เม่ือจะใช้งานระบบซ้ือ หรือระบบเจ้าหนี้ ข้ันตอนแรกคือ การเตรียมฐานข้อมูลที่ต้องใช้ในระบบ คือการเพิ่ม/แก้ไขรายชื่อผู้จาหน่าย (ฐานข้อมูล “เพ่ิม/แก้ไขรายช่ือผู้จาหน่าย” ในระบบซื้อน้ี เป็นฐานข้อมูลเดยี วกบั เมนู “เพ่ิม/แก้ไขทะเบียนเจ้าหนี้” ในระบบเจ้าหนี้ วิธีการทางานเหมือนกัน ซึ่งผู้ใช้จะบันทึกข้อมูลที่ไดทีห่ น่ึงกไ็ ด้ เพราะขอ้ มลู จะเชอ่ื มโยงถึงกนั ท้งั 2 เมนู)

5-8 1. เขา้ ท่ี ระบบซ้ือ หรือ เข้าที่ ระบบเจ้าหนี้  ฐานข้อมลู (Setup Master Files)  เมนูเพ่ิมและแกไ้ ขรายช่ือผจู้ าหน่าย 2. ทาการเพ่มิ รายการโดยกดปุ่ม F3-เพ่ิม 3. บนั ทึกรายละเอยี ดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ข้อมูลเขา้ ระบบคอมพวิ เตอร์ ภาพที่ 5-11 หนา้ ตา่ งเข้าบันทกึ ข้อมูลผู้จาหน่าย ทาง Work Flow ของระบบซ้ือ หรือระบบเจ้าหน้ี ภาพท่ี 5-12 หนา้ ต่างการบันทึกข้อมลู ผู้จาหนา่ ย หน้าที่ 1อธบิ ายการบันทึก หนา้ ที่ 1รหสั ใสร่ หสั ของผู้จาหน่าย (ถ้าว่างไว้ โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ)ช่ือภาษาไทย ใส่ชื่อผู้จาหนา่ ย ภาษาไทยชื่อย่อภาษาไทย ใส่ชอ่ื ย่อผู้จาหน่าย เพื่อช่วยในการคน้ หาขณะบันทกึ รายการที่อยู่ภาษาไทย ใส่ที่อยขู่ องผู้จาหนา่ ย ที่เป็นภาษาไทยช่อื ภาษา 2 ใส่ชอื่ ผ้จู าหน่าย ท่ีใชเ้ ป็นภาษาที่ 2ชือ่ ย่อภาษา 2 ใส่ชอื่ ยอ่ ของผจู้ าหน่าย ท่ีใชเ้ ป็นภาษาท่ี 2

ทอ่ี ยภู่ าษา 2 5-9รหสั ไปรษณยี ์โทรศัพท์ ใสท่ ีอ่ ยูข่ องผู้จาหนา่ ย ที่ใช้เป็นภาษาท่ี 2FAX ใส่รหัสไปรษณีย์ ใส่หมายเลขโทรศัพท์ ใส่หมายเลขโทรสาร ภาพท่ี 5-13 หนา้ ตา่ งการบันทกึ ข้อมูลผจู้ าหน่าย หน้าท่ี 2อธบิ ายการบันทึก หน้าที่ 2เป็นนิติบุคคล ถ้าผู้จาหน่ายเป็นนิติบุคคลใหใ้ สค่ ่า “Y” ถา้ เป็นบุคคลธรรมดาใหใ้ สค่ ่า “N”เลขผเู้ สยี ภาษี เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี ใช้ในรายงานสง่ สรรพากร เชน่ ภงด.53เลขท่บี ัตรประชาชน หากเป็นบุคคลธรรมดาให้ใส่เลขท่บี ตั รประชาชน เพื่อใชร้ ายงานใน ภงด.3รหัสบัญชี* ระบุรหัสบญั ชีที่ใชใ้ นการบนั ทึกบัญชที ท่ี าหนา้ ท่ี “เจ้าหน้ีการค้า”ทอ่ี ยู่ที่ใชต้ ิดต่อท่ีอยภู่ าษาไทย ท่ีอยใู่ นการตดิ ต่อหากไมต่ รงกับท่ีอยู่ในหนา้ แรกที่อยู่ภาษา 2 ท่อี ยู่ในการตดิ ต่อหากไมต่ รงกับทอ่ี ย่ใู นหนา้ แรก ภาษาท่ี 2รหสั ปณ. ใส่รหัสไปรษณยี ์หมายเหตุใบรบั วางบลิ ใส่หมายเหตุที่จะใหแ้ สดงในใบรับวางบลิ เฉพาะของผจู้ าหนา่ ยรายน้ีหมายเหตุภาษาไทย หมายเหตอุ ่นื ๆ ที่ตอ้ งการบันทกึ เกบ็ ไว้หมายเหตภุ าษา 2 หมายเหตุ ภาษา 2Email Email Address ของผู้จาหนา่ ยหมายเหตุ * ควรปรึกษาผ้วู างระบบบญั ชกี ่อนทีจ่ ะเปล่ยี นแปลง หรอื ใชต้ ามทโี่ ปรแกรมจัดเตรียมให้ไปก่อน ภาพท่ี 5-14 หน้าตา่ งการบันทึกข้อมูลผู้จาหน่าย หน้าที่ 3

5-10อธบิ ายการบนั ทกึ หนา้ ท่ี 3 ระบเุ ครดติ เทอมที่ไดร้ ับจากผู้จาหนา่ ยรายนี้เครดติ เทอม วงเงนิ เครดติ ท่ีไดร้ บั จากผู้จาหนา่ ยรายนี้วงเงินเครดติ ผทู้ ตี่ ดิ ต่อประจาเมื่อต้องการติดตอ่ กับผูจ้ าหน่ายรายนี้ชือ่ ผูต้ ดิ ต่อ ใสเ่ งอื่ นไขในการวางบลิกาหนดวางบลิ ใส่เงือ่ นไขในการเก็บเงินกาหนดเก็บเงิน ผ้จู าหนา่ ยรายนี้เปน็ นติ บิ คุ คล ไดจ้ ดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นแบบใดชนิด VAT Y = ใช่ N = ไม่ใช่สาขาสานักงานใหญห่ รือไม่ ระบุรหสั สาขาเพ่ือใชใ้ นรายงานภาษีรหสั สาขาในรายงานภาษี ระบชุ อื่ สาขาเพ่ือใชใ้ นรายงานภาษีชือ่ สาขาในรายงานภาษี  การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบขาย และระบบลกู หนี้ การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบขาย เป็นการบันทกึ ฐานข้อมูลของระบบขาย แตเ่ มื่อบันทึกแล้วจะเชือ่ มโยงไปใชก้ ับระบบลูกหนด้ี ้วย เช่น ฐานขอ้ มูลรายชือ่ ลูกค้าเม่ือบันทึกทรี่ ะบบนีแ้ ลว้ ก็จะไปเปน็ ฐานข้อมูลของลกู หน้ีด้วย ข้ันตอนการเตรียมฐานข้อมูลของระบบขาย เป็นดังน้ี 1. บนั ทึกรายชอื่ ลูกค้า 1.1 เขา้ ท่ี ระบบขาย  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เมนู เพิ่มและแกไ้ ขรายช่อื ลกู ค้า หรอื เขา้ ท่ี ระบบลูกหนี้  ฐานขอ้ มูล  เมนู เพ่มิ /แก้ไข ทะเบียนลกู หน้ี 1.2 ทาการเพ่ิมรายการโดยกดปมุ่ F3-เพมิ่ 1.3 บนั ทกึ รายละเอยี ดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพือ่ เกบ็ ข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์ภาพท่ี 5-15 หน้าตา่ งเข้าบันทึกข้อมูลลกู ค้า ทาง Work Flow

5-11 ภาพที่ 5-16 หนา้ ตา่ งการบันทกึ ข้อมูลลูกค้า หนา้ ที่ 1อธบิ ายการบันทึก หน้าที่ 1รหัส ใส่รหสั ของลูกคา้ (ถา้ วา่ งไว้ โปรแกรมจะสรา้ งใหอ้ ัตโนมตั ิ)ชือ่ ภาษาไทย ใส่ชือ่ ลูกค้า ภาษาไทยชื่อย่อภาษาไทย ใส่ชือ่ ย่อลกู ค้า เพ่ือชว่ ยในการคน้ หาขณะบันทึกรายการทอ่ี ยู่ภาษาไทย ใสท่ ่ีอยู่ของลกู คา้ ที่เป็นภาษาไทยชื่อภาษา 2 ใสช่ ่อื ลกู ค้า ท่ีใช้เปน็ ภาษาที่ 2ชอื่ ย่อภาษา 2 ใสช่ ่ือยอ่ ของลกู คา้ ทีใ่ ชเ้ ปน็ ภาษาท่ี 2ที่อยภู่ าษา 2 ใส่ที่อยูข่ องลูกคา้ ทใี่ ช้เปน็ ภาษาที่ 2รหสั ไปรษณีย์ ใส่รหัสไปรษณยี ์โทรศัพท์ ใส่หมายเลขโทรศัพท์FAX ใสห่ มายเลขโทรสาร ภาพที่ 5-17 หนา้ ตา่ งการบันทกึ ข้อมลู ลูกคา้ หนา้ ที่ 2อธบิ ายการบนั ทึก หน้าที่ 2เลขผ้เู สยี ภาษี เลขประจาตัวผ้เู สียภาษขี องลูกคา้ เพ่ือใชบ้ นั ทึกภาษหี ัก ณ ทจี่ า่ ยเปน็ นติ ิบุคคล ? ถ้าลกู ค้าเป็นนิติบุคคลใหใ้ ส่ค่า “Y” ถ้าเปน็ บคุ คลธรรมดาให้ใส่คา่ “N”ชื่อผตู้ ิดต่อ ใส่ชื่อบคุ คลเมื่อต้องตดิ ต่อกับลูกคา้ รายน้ีรหสั บัญชี* ระบรุ หัสบัญชีทีใ่ ช้ในการบันทึกบัญชีทที่ าหน้าที่ “ลกู หนกี้ ารคา้ ”

5-12ท่ีอยู่ทีใ่ ชต้ ดิ ต่อทอ่ี ยภู่ าษาไทย ที่อยู่ในการตดิ ต่อหากไมต่ รงกับที่อยใู่ นหนา้ แรกที่อยู่ภาษา 2 ทอี่ ยู่ในการติดต่อหากไมต่ รงกับท่อี ยูใ่ นหน้าแรก ภาษาที่ 2รหสั ปณ. ใสร่ หัสไปรษณยี ์หมายเหตุใบวางบลิ ใส่หมายเหตุทจี่ ะให้แสดงในใบวางบิลหมายเหตุภาษาไทย หมายเหตขุ องลูกค้า ท่เี ป็นภาษาไทยหมายเหตุภาษา 2 หมายเหตุของลูกค้า ท่เี ป็นภาษาที่ 2หมายเหตุ * ควรปรึกษาผูว้ างระบบบญั ชกี ่อนทจ่ี ะเปลี่ยนแปลง หรือใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรียมให้ไปก่อน ภาพท่ี 5-18 หนา้ ต่างการบันทึกข้อมูลลกู คา้ หน้าท่ี 3อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 3กลมุ่ ลูกค้า ระบรุ หัสกลมุ่ ลูกคา้ ท่เี คยบันทึกไว้ โปรแกรมจะดึงช่ือกลุ่มลูกคา้ มาให้อตั โนมตั ิเขตลูกคา้ ระบุรหัสเขตลูกคา้ ที่เคยบันทึกไว้ โปรแกรมจะดงึ ช่ือเขตลูกคา้ มาให้อัตโนมัติพนักงานขาย ระบุรหัสพนักงานขาย ทเ่ี คยบันทึกไว้ โปรแกรมจะดงึ ช่ือพนักงานขายมาให้อตั โนมัติวงเงนิ เครดิต ใส่วงเงนิ เครดติ ท่ใี ห้กบั ลกู ค้ารายนี้ เพ่ือใชต้ รวจสอบวงเงินเครดติBLACK LIST จัดเป็นลกู คา้ ท่ีอยู่ใน Blacklist หรอื ไม่เครดติ เทอม ระบุเครดติ เทอมทใ่ี ห้กบั ลูกค้ารายนี้ เพ่อื ใช้ระบใุ นเอกสารขายใชร้ าคาขายเกรด ลกู คา้ รายนี้ จะใช้ราคาขายทเ่ี คยกาหนดไว้ทีฐ่ านข้อมูลสนิ ค้า ว่าเป็นราคาขายเกรดใดศกั ยภาพ ลูกค้ารายน้มี ีศกั ยภาพอยูใ่ นข้ันใด เช่น A = ศกั ยภาพดีเลิศ B = ดี C = ปานกลาง D = คอ่ นขา้ งมปี ญั หากาหนดวางบิล ใสเ่ งอ่ื นไขในการวางบิลกาหนดเกบ็ เงนิ ใส่เงื่อนไขในการเก็บเงินวธิ ีชาระเงนิ ใสค่ า่ “Q” ถ้าสว่ นใหญช่ าระเปน็ เช็ค คา่ “C” ถา้ สว่ นใหญ่ชาระเปน็ เงินสด และใส่คา่ “T” ถา้ ส่วนใหญช่ าระโดยการโอนเงนิ เข้าบัญชี

5-13สาขาสานักงานใหญห่ รือไม่ Y = ใช่ N = ไมใ่ ช่รหสั สาขาในรายงานภาษี ระบุรหสั สาขาเพ่ือใชใ้ นรายงานภาษีช่ือสาขาในรายงานภาษี ระบชุ ือ่ สาขาเพื่อใช้ในรายงานภาษี 2. กาหนดราคาขายประจาลกู ค้าแตล่ ะราย ในการขายสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า อาจจะมีราคาขายที่แตกต่างกันไปในลูกค้าแต่ละรายเช่น ลูกค้าทซี่ ้อื ประจา ลูกคา้ ท่มี ีการชาระเงนิ ตรงเวลา จะได้ราคาพิเศษ โดยให้เป็นส่วนลดท่ีมากกว่าลูกค้ารายอ่ืนก็ได้ โดยจะกาหนดราคาขายและส่วนลดของลูกค้าแต่ละรายไว้ล่วงหน้า เพื่อลดความผิดพลาดในการ ให้สว่ นลดแก่ลกู คา้ 2.1 เขา้ ที่ ระบบขาย  ฐานข้อมลู (Setup Master Files)  กาหนดราคาขายประจาลกู ค้าแตล่ ะราย (SET PRICE FOR EACH CUSTOMER) 2.2 เลือกลกู ค้าทจ่ี ะกาหนดราคาขายและส่วนลดเป็นพิเศษ 2.3 กดปมุ่ F3-เพิ่ม เพื่อเลอื กสินค้าทจ่ี ะกาหนดราคาและสว่ นลดใหส้ าหรับลกู ค้ารายน้ี ภาพที่ 5-19 หนา้ ต่างกาหนดราคาขายประจาลูกคา้ แต่ละรายภาพท่ี 5-20 หนา้ ต่างรายการสินคา้ ท่จี ะกาหนดราคาขายและส่วนลดเฉพาะลกู ค้าภาพที่ 5-21 หน้าต่างบนั ทึกราคาขายของแต่ละรายการสินค้าสาหรับลูกคา้ ทีเ่ ลอื กเข้ามา

5-14 2.4 เมือ่ บนั ทึกเสร็จแต่ละรายการสนิ คา้ แล้ว ใหก้ ดป่มุ F10-SAVE เพือ่ เก็บข้อมลู เข้าระบบคอมพวิ เตอร์ แลว้ กลบั ไปทารายการข้อ 3 เพอ่ื กาหนดราคาและส่วนลดของสินคา้ รายการอืน่ ตามต้องการ จนครบทุกรายการ เมื่อกลับมาท่ีหนา้ ตา่ งรายการสินค้ากจ็ ะเห็นสนิ ค้าทีเ่ รากาหนดไปแลว้ ดังภาพท่ี 5-22 ภาพท่ี 5-22 หนา้ ต่างรายการสนิ คา้ ท่ีกาหนดราคาขายและส่วนลดแลว้ สาหรับลกู คา้ ทเี่ ลอื กเข้ามา  การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร เมือ่ จะใชง้ านระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร จะเรม่ิ ด้วยการเตรยี มฐานข้อมูลที่ตอ้ งใชใ้ นระบบดงั น้ี 1. การบันทึกรายชอื่ ธนาคาร 1.1 เข้าท่ีระบบเช็คและบัญชีเงินฝาก  ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนูเพิ่ม/แก้ไขรายชอื่ ธนาคาร 1.2 ทาการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพ่ิม 1.3 บันทกึ รายละเอยี ดของธนาคาร 1.4 บนั ทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ ภาพท่ี 5-23 หนา้ ต่างบนั ทกึ รายการธนาคาร 2. การบันทกึ รายการสมุดบญั ชีเงนิ ฝากและยอดยกมาต้นงวด 2.1 เข้าที่ระบบเช็คและบัญชีเงินฝาก  ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนูเพิ่ม/แกไ้ ขบญั ชเี งนิ ฝาก 2.2 ทาการเพิม่ รายการโดยกดปุ่ม F3-เพม่ิ 2.3 บนั ทกึ รายละเอียดของสมุดบญั ชเี งินฝาก 2.4 บนั ทึกรายละเอยี ดเสร็จแลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพ่ือเก็บรายการ

5-15 ภาพท่ี 5-24 หนา้ ตา่ งเข้าบนั ทึกรายการสมุดบัญชีเงินฝาก ทาง Work Flow ภาพท่ี 5-25 หนา้ ต่างบันทึกรายการสมดุ บญั ชเี งินฝาก หน้าที่ 1อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 1รหสั ใส่รหัสบญั ชเี งนิ ฝาก (ถา้ วา่ งไว้ โปรแกรมจะสรา้ งให้อัตโนมัติ)เลขท่บี ัญชี ใส่เลขที่บญั ชีเงินฝากธนาคารชอ่ื สมุด (ไทย) ใสช่ อ่ื สมดุ บญั ชีเงนิ ฝากแต่ละเลม่ช่ือสมุด (ภาษา 2) ใสช่ อ่ื สมดุ บัญชเี งนิ ฝากแตล่ ะเลม่ ที่ใชเ้ ปน็ ภาษาที่ 2ธนาคาร ใส่รหัส / ช่อื ธนาคารของสมดุ บัญชี ใช้ Hotseek ค้นหาจากฐานข้อมูลธนาคารชื่อสาขาของธนาคาร ใส่ช่ือสาขาของธนาคารประเภทบัญชี S = Saving -ออมทรพั ย์ C = Current -กระแสรายวนั F = Fixed -ฝากประจาวันที่เปิดบญั ชี ใสว่ นั ท่เี ปดิ บัญชีเงินฝาก ซ่ึงอาจจะเปิดบญั ชีเล่มน้ีไว้กอ่ นมาใช้ระบบก็ได้ยอดเงนิ Balance ใส่ยอดเงนิ ฝากยกมาต้นงวด ณ วันทท่ี ร่ี ะบุในช่องถดั ไปณ วันท่ี ใส่วนั ที่ของยอดเงนิ ฝากธนาคารยกมา

5-16 ภาพที่ 5-26 หนา้ ต่างบนั ทกึ รายการสมุดบญั ชเี งนิ ฝาก หนา้ ที่ 2อธบิ ายการบันทึก หน้าที่ 2รหสั แบบฟอร์มทีใ่ ช้พิมพ์เช็คลาดบั ท่ี 1-5 ระบุรหสั แบบฟอรม์ พมิ พเ์ ช็ค ท่เี คยออกแบบไว้แล้ว ซงึ่ อาจ กาหนดไวห้ ลายแบบ โดยมใี ห้กาหนดได้ถงึ 5 แบบรหสั แบบฟอร์มพิมพ์ (ใบนาฝากหน้าแรก) ระบรุ หสั แบบฟอรม์ พมิ พใ์ บนาฝากหนา้ แรกทีเ่ คยออกแบบรหัสแบบฟอร์มพิมพ์ (ใบนาฝากหนา้ หลงั ) ระบรุ หสั แบบฟอร์มพิมพ์ใบนาฝากหนา้ หลงั ทเ่ี คยออกแบบรหัสบญั ชี (จากผังบัญชี) ใสร่ หัสบญั ชี ถ้ามกี ารทารายการสมุดบัญชเี ล่มนี้กรณีใบนาฝาก ลงบัญชีทส่ี มุดรายวัน เมือ่ บันทึกใบนาฝากจะใหบ้ นั ทกึ บัญชที ส่ี มดุ รายวนั เลม่ ใดกรณกี ลับรายการเชค็ จ่าย ลงบญั ชีทสี่ มุดรายวนั * เมือ่ นาเงนิ เขา้ บัญชีสาหรับเช็คท่ีได้จ่ายไป จะใหบ้ ันทึก บญั ชีท่สี มดุ รายวันเล่มใดบญั ชีเช็คจ่าย* กรณเี ป็นบัญชีกระแสรายวนั เมือ่ มีการจา่ ยเชค็ จะใหบ้ นั ทึกบัญชี หน้าที่ “เชค็ จา่ ย” ตรงกบั บัญชชี ื่ออะไรในผังบัญชีบญั ชีเช็ครับ* กรณีเป็นบัญชที ี่นาฝากเช็คเข้าบญั ชีเงินฝาก จะให้บนั ทึกบัญชี หนา้ ท่ี “เชค็ รับ” ตรงกบั บัญชีชื่ออะไรในผงั บัญชีหัวข้อท่มี สี ัญลักษณ์ * ให้ใชต้ ามค่าท่ีโปรแกรมข้ึนให้อตั โนมัติไปก่อน การเปล่ียนแปลงค่านค้ี วรทาโดยนกั บัญชี  การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบสินทรัพย์และคา่ เส่อื มราคา 1. การเพ่ิมรายการสนิ ทรัพย์ 1.1 เขา้ ที่ ระบบสินทรพั ย์  ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files)  เพ่มิ /แก้ไข รายการสนิ ทรัพย์ 1.2 กดปุ่ม F3-เพมิ่ เพ่อื เพม่ิ รายการ 1.3 บนั ทกึ รายละเอียดของสินทรัพยต์ ามต้องการ 1.4 กดปุ่ม F10-SAVE เพ่อื เกบ็ ข้อมูล

5-17 ภาพท่ี 5-27 หนา้ ต่างเข้าบนั ทกึ รายละเอยี ดสนิ ทรัพย์ ทาง Work Flow ภาพที่ 5-28 หน้าต่างบันทึกรายละเอยี ดสินทรัพย์ หนา้ ท่ี 1อธบิ ายการบันทึก หนา้ ที่ 1รหสั สนิ ทรัพย์ ใส่รหัสของสินทรัพยท์ ีก่ าหนด (ถ้าวา่ งไว้ โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัต)ิชอ่ื สนิ ทรัพย์ (ไทย) ใสช่ ่ือสินทรัพยท์ ี่กาหนดช่ือสนิ ทรัพย์ (ภาษา 2) ใสช่ อ่ื สนิ ทรพั ย์ ทใ่ี ชเ้ ป็นภาษาที่ 2เปน็ สนิ ทรัพยข์ องแผนก ระบุแผนกที่ใช้สนิ ทรพั ย์นัน้ อยู่ กรณที ่ีทา Cost Center ซึ่งโปรแกรมจะลงรายการ บญั ชีแยกตามแผนกตามท่ีระบุไว้ใหด้ ว้ ยรหัสบัญชีสินทรัพย์ หมายถึง รหัสบัญชสี นิ ทรัพย์น้ัน เช่น เกา้ อ้ี จดั อยู่ในบัญชีสนิ ทรัพย์ช่อื “บัญชอี ปุ กรณ์ สานกั งาน” รหัสบัญชีสนิ ทรพั ยเ์ ดยี วกนั อาจจะมีสินทรัพย์ไดห้ ลายรายการ และเม่ือ สัง่ พิมพ์รายงานตารางค่าเสื่อมราคา โปรแกรมกจ็ ะพิมพ์โดยเรียงตามรหสั บัญชี สินทรพั ย์ท่รี ะบุไว้ทน่ี ี่Dr-บญั ชคี ่าเสอ่ื ม ใส่รหัส หรอื ชอ่ื บัญชีทใ่ี ห้โปรแกรมเดบติ บญั ชคี ่าเส่ือมราคาCr-บญั ชีค่าเส่อื มสะสม ใส่รหัส หรอื ชือ่ บญั ชีทีใ่ หโ้ ปรแกรมเครดติ บัญชีคา่ เสอื่ มราคาสะสมราคาตลาด ใส่ราคาของสนิ ทรัพย์ตามท้องตลาดทั่วไป มกั เปน็ ราคาจริงตามท้องตลาดขณะนนั้

5-18ราคาซือ้ ใส่ราคาทซี่ ้ือมา ซ่ึงอาจจะไมใ่ ชร่ าคาท่ีจะใชใ้ นการคานวณค่าเสอื่ มราคาก็ได้ค่าใช้จ่ายในการขนส่ง ใสค่ า่ ใชจ้ ่ายทีเ่ สียไปในการขนสง่ สนิ ทรัพยน์ ั้นคา่ ติดตง้ั ใส่คา่ ใชจ้ า่ ยที่เสียไปในการติดตงั้ สนิ ทรพั ย์คา่ ใชจ้ ่ายเบ็ดเตล็ด ใส่ค่าใชจ้ ่ายเบ็ดเตล็ดอื่นๆ ทเี่ สยี ไปเพ่ือใหไ้ ดส้ ินทรพั ย์มาราคาซือ้ +คา่ ใช้จ่าย ในส่วนนีโ้ ปรแกรมจะคานวณค่าใชจ้ า่ ยตา่ งๆ ทั้งหมด แลว้ นาผลรวมท่ไี ด้มาไว้ให้เอง โดยอตั โนมตั ิ ผ้ใู ช้ไม่สามารถเขา้ ไปแกไ้ ขในสว่ นนีไ้ ด้ และจานวนเงินของชอ่ งน้จี ะ เปลีย่ นแปลงไป ถา้ มกี ารเปล่ียนแปลงการบันทึกคา่ ใชจ้ ่ายในช่องใดช่องหนง่ึราคาซือ้ หรือได้มา หมายถงึ ราคาซอ้ื หรือได้มาที่ใช้แสดงในตารางค่าเส่อื มมลู ค่าสินทรพั ย์ ใส่มลู ค่าของสนิ ทรัพยท์ ่ผี ูใ้ ช้ต้องการนามาใชใ้ นการคานวณค่าเสอ่ื มราคา อาจเป็น ราคาทเี่ กิดจากการนาคา่ ใชจ้ ่ายสว่ นตา่ งๆ มารวมดว้ ยก็ได้ หรือจะนาเฉพาะราคา มูลค่าสินทรัพย์จริงกไ็ ด้ ภาพที่ 5-29 หน้าตา่ งบันทกึ รายละเอยี ดสินทรัพย์ หน้าท่ี 2อธบิ ายการบันทกึ หนา้ ที่ 2วันท่ีซ้ือ ใส่วนั ทซ่ี ้อื หรือไดส้ ินทรัพยน์ ั้นมา ซง่ึ อาจจะไมใ่ ช่วนั ทีเ่ รม่ิ คานวณค่าเสือ่ มราคากไ็ ด้วันเรม่ิ คานวณค่าเสอื่ ม ใส่วันทจี่ ะใหโ้ ปรแกรมเริม่ คานวณคา่ เสื่อม เช่น วันท่ซี ้ือทรัพยส์ นิ มาจรงิ คือ 01/08/2556 อาจจะเร่ิมคานวณคา่ เส่อื มราคาวนั ที่ 01/08/2558 แตโ่ ปรแกรมจะใส่ วันทีเ่ ริม่ ใชร้ ะบบท่ีเคยระบุไว้ท่ฐี านข้อมลู บรษิ ัทให้ก่อนวิธีคานวณค่าเส่อื ม ถ้าใสค่ า่ 1 คือ เลอื กคานวณโดยใชว้ ธิ เี สน้ ตรง ถา้ ใส่คา่ 2 คือ เลือกคานวณโดยใช้วิธีลดน้อยถอยลงการลงบัญชคี า่ เสอ่ื ม หมายถงึ การกาหนดการลงบัญชีค่าเสือ่ มใหเ้ ป็นแบบ เดือนละครั้ง หรือ ปีละครัง้อัตราค่าเสอื่ ม ใสอ่ ัตราค่าเส่ือมราคา ท่ใี ห้โปรแกรมใชค้ านวณมที ้งั แบบเปอรเ์ ซ็นต์ต่อเดือน หรือ เปอร์เซ็นตต์ ่อปี ก็ได้

5-19ราคาซาก ใสร่ าคาซากของสนิ ทรพั ย์ ที่คาดวา่ จะมีราคาเหลอื อยเู่ ทา่ ใด ณ วันที่หมดอายุการใช้ งานค่าเสือ่ มสะสมก่อนวันเรม่ิ คานวณคา่ เสือ่ ม ใสค่ ่าเสอื่ มราคาสะสมก่อนทีจ่ ะมาใช้ซอฟท์แวร์ หรอื บางคร้ังอาจเป็นค่าเสอื่ มราคา สะสมยกมาต้นรอบบัญชี บวกกบั คา่ เสื่อมราคาในงวดบญั ชีปัจจบุ นั บางสว่ น เช่น ใน กรณที ่ีจะเรมิ่ คานวณค่าเสื่อมราคาไม่ตรงกับวันเรม่ิ ใช้ระบบวนั ท่ีขายไป ใสว่ ันทขี่ ายสนิ ทรัพย์นั้นไป ซึ่งจะใชใ้ นกรณีที่มีการจาหนา่ ยสนิ ทรัพยอ์ อกไปเท่าน้นั แต่ถ้าจาหน่ายสินทรัพย์นั้นแล้ว และมาใส่วันทีข่ ายสนิ ทรัพย์ทีน่ ่ี โปรแกรมจะหยุด การคานวณนับจากวันที่ขายไปราคาขาย ใส่ราคาขายทจี่ าหนา่ ยสนิ ทรัพยอ์ อกไป สาหรับการบันทึกรายการบัญชีนนั้ ผใู้ ชง้ าน ต้องทาการบนั ทึกรายการด้วยที่เมนู “ลงรายวัน”เลขทเี่ อกสารประกอบการขาย ใส่เลขท่ขี องเอกสารทีเ่ กิดจากการขายสนิ ทรัพยน์ ้นั ๆ ภาพที่ 5-30 หนา้ ตา่ งบันทึกรายละเอียดสินทรัพย์ หน้าที่ 3 รายละเอยี ดในหน้าที่ 3 เปน็ รายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ เกย่ี วกับสนิ ทรพั ย์ แต่ไม่มีผลต่อการคานวณค่าเส่อื มราคาของสนิ ทรัพย์ จะไม่ระบุค่าก็ได้ ภาพที่ 5-31 หน้าต่างบนั ทกึ รายละเอยี ดสินทรัพย์ หน้าที่ 4

5-20 รายละเอยี ดในหน้าท่ี 4 เป็นการเกบ็ ภาพสินทรัพยเ์ ขา้ ไปในระบบ ทาโดยใช้เมาส์คลิกทีช่ ่องสี่เหล่ยี ม - คลิกท่ี Load เพอ่ื นาภาพสินทรพั ย์เก็บเขา้ ระบบ - คลกิ ท่ี Clear เพื่อลบภาพสินทรพั ย์ทีเ่ คยเกบ็ ออกจากระบบ  การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบบญั ชีแยกประเภท 1. เพิม่ และแก้ไขผังบัญชี 1.1 เข้าท่ี ระบบบัญชแี ยกประเภท  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เพ่มิ และแก้ไข ผังบญั ชี 1.2 กดปุ่ม F3-เพ่มิ เพอ่ื เพม่ิ รายการ 1.3 บันทกึ รายละเอียดเสร็จแล้วกดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เก็บข้อมูล ภาพท่ี 5-32 หนา้ ต่างบนั ทึกรายละเอยี ดผงั บัญชีอธบิ ายการบันทึกรายละเอียดผังบญั ชีรหัส ใสร่ หัสบญั ชีชื่อบัญชี (ภาษาไทย) ใสช่ ื่อบญั ชีชอ่ื บัญชี (ภาษา 2) ใสช่ ือ่ บญั ชที ี่เปน็ ภาษาที่ 2หมวดบญั ชี ใหเ้ ลอื ก A หรอื 1 = สนิ ทรพั ย์ , L หรือ 2 = หนี้สนิ , C หรอื 3 = ทนุ , R หรอื 4 = รายได้ , X หรอื 5 = คา่ ใชจ้ า่ ย , M หรือ 6 = ค่าใชจ้ า่ ยในการผลิตชนดิ ของบัญชี ถ้าใสค่ า่ D หมายถึง บญั ชีย่อย คือบัญชีท่ใี ช้ในการบันทึกรายการ ถ้าใสค่ ่า G หมายถงึ กลมุ่ บัญชี จะเปน็ การดงึ ค่ายอดรวมของบัญชีที่อยูใ่ นกลุ่มนี้มา แสดง เมือ่ ส่งั พมิ พ์รายงานเป็นกลุม่ บญั ชี หรอื เมื่อออกแบบงบการเงนิ 2. สร้างแบบฟอร์มการบนั ทึกบญั ชีเพื่อช่วยลงรายการซา้ ๆ 2.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท  ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files)  เพ่มิ /แกไ้ ขแบบฟอร์มการบันทกึ บัญชรี ูปแบบทใี่ ช้บอ่ ยๆ 2.2 ทาการเพ่ิมรายการโดย กดป่มุ F3-เพิ่ม 2.3 บนั ทึกรายละเอียดของแบบฟอรม์ บัญชีทตี่ อ้ งการ เสรจ็ แล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพอื่ เก็บข้อมลู

5-21 ภาพที่ 5-33 หน้าต่างบันทึกแบบ ฟอร์มบญั ชที ่ีใช้บอ่ ยอธิบายการบันทกึ รายละเอียดผังบัญชีรหัสแบบฟอรม์ ใสร่ หัสของแบบฟอร์มชือ่ แบบฟอรม์ ใสช่ ่อื ของแบบฟอร์มประเภทแบบฟอร์ม ใส่คา่ S ถา้ เปน็ แบบฟอร์มบญั ชี แบบทวั่ ไป ใส่คา่ A ถา้ เป็นแบบฟอรม์ บัญชีแบบ Allocate (แยกตามแผนก)รายละเอียด (ส่วนหัว) ใส่รายละเอยี ดที่ใช้อธบิ ายรายการรายวันจานวนเงินเดบติ /เครดิต ให้ใสค่ า่ 1 ไวเ้ พื่อให้ทราบว่าบัญชนี นั้ อย่ดู า้ นเดบติ หรือเครดิต หรอื จะไม่ใส่ก็ได้P ใช้สาหรับการกาหนดสดั สว่ นของยอดเงนิ ในการ Allocate คา่ ใช้จา่ ยแผนก ถา้ มกี าร Allocate ค่าใชจ้ า่ ยแตกเข้าแต่ละแผนก กใ็ ห้ใสร่ หสั แผนกไว้ โปรแกรมจะ ทาการกระจายค่าใช้จ่ายให้เอง 3. การกาหนดหนา้ ท่ขี องบัญชีตามสภาวะทั่วไป 3.1 เขา้ ท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท  ฐานข้อมลู (Setup Master Files)  กาหนดหนา้ ท่ขี องบัญชตี ามสภาวะทั่วไป (MAPPING ACCOUNT CHART TO ACCOUNT FUNCTION) 3.2 เข้าไประบรุ หสั บญั ชี หรือชือ่ บัญชที ่ตี รงกับหน้าท่ี ที่มไี ว้ให้ 3.3 บนั ทึกรายละเอียดเสรจ็ แล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเก็บข้อมูล ภาพที่ 5-34 หนา้ ต่างกาหนดหนา้ ท่ขี อง ผังบญั ชีในสภาวการณท์ ัว่ ไป ทโี่ ปรแกรมเตรยี มไวใ้ ห้

5-22 ปกตโิ ปรแกรมจะกาหนดหนา้ ที่ของบญั ชีตามสภาวะทัว่ ไป สาหรับกรณบี นั ทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ แบบPeriodic ไว้แล้ว ถ้าไม่มีการเพ่ิมบัญชีในผังบัญชี ก็ไม่ต้องแก้ไขรายการอะไร แต่ถ้ามีการเพ่ิมบัญชีในผังบัญชีเชน่ ตอ้ งการเพิม่ บญั ชี “คา่ ขนสง่ เขา้ ” ซ่งึ เปน็ ค่าใช้จ่ายที่เป็นต้นทุนขาย จะต้องดาเนินการดังนี้ 1. เพิ่มช่ือบัญชี “ค่าขนส่งเข้า” ในผังบัญชี โดยเข้าทางานท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files)  เมนู เพม่ิ และแก้ไขผังบัญชี ภาพท่ี 5-35 หนา้ ต่างเพิ่มและแก้ไขบัญชีในผงั บัญชี 2. กาหนดหน้าท่ีของผงั บัญชใี นสภาวการณ์ท่ัวไป โดยจับคู่ช่ือหน้าที่ “ค่าใช้จ่ายที่เป็นต้นทุนขาย” กับชื่อบญั ชี “คา่ ขนส่งเขา้ ” ภาพที่ 5-36 หนา้ ตา่ งกาหนดหนา้ ทขี่ องผังบัญชใี นสภาวการณ์ทว่ั ไป แต่หากกิจการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ แบบ Perpetual เมื่อทาการกาหนดวิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ เป็นแบบ Perpetual ท่ีเมนูเพิ่มแก้ไขรายช่ือบริษัทแล้ว จะต้องแก้ไขการจับคู่หน้าท่ีบัญชีท่ีต้องใช้งานแบบ Perpetual ท่ี เมนู “กาหนดหน้าทบ่ี ญั ชตี ามสภาวะทว่ั ไป” และจับคู่หน้าที่บัญชี “ส่วนลดรับ” กับช่ือบัญชี “สินค้าสาเร็จรูป” ดังภาพที่ 5-37 ส่วนหน้าท่ีบัญชีอ่ืนๆ ได้แก่ ซื้อสด ซื้อเช่ือ และสินค้าส่งคืนและส่วนลด โปรแกรมจะจบั คู่กับบญั ชี “สนิ ค้าสาเรจ็ รปู ” ให้อัตโนมตั ิ

5-23 ภาพท่ี 5-37 หน้าต่างกาหนดหนา้ ที่ของผังบญั ชใี นสภาวการณ์ทว่ั ไป 4. การกาหนดหน้าทขี่ องบัญชที ่จี ะใช้งานในแบบเฉพาะ (สภาวการณ)์ 4.1 เขา้ ที่ ระบบบัญชีแยกประเภท  ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files)  กาหนดหน้าทขี่ องบญั ชีแยกตามสภาวการณ์ ภาพท่ี 5--38 หน้าตา่ งกาหนดหน้าทข่ี องบัญชแี ยกตามสภาวการณ์ 4.2 ทาการเพ่ิมรายการโดยกดปุ่ม F3-เพ่ิม 4.3 ใส่รหสั สภาวการณ์และชื่อสภาวการณท์ ตี่ อ้ งการ 4.4 กาหนดรหัสบญั ชี และชอ่ื บัญชี ตรงหนา้ ทีท่ ่ตี อ้ งการเปลยี่ นแปลง เช่น หน้าท่ี “ขายเชือ่ ”ตามสภาวการณท์ ่ัวไป จะจบั คกู่ บั บัญชี “ขายเช่ือ” แต่ตอ้ งการท่จี ะเปล่ียนเป็นบัญชี “ขายเชื่อ-ประเทศเมียนมาร”์ กใ็ หเ้ ล่ือนไปทหี่ น้าที่ “ขายเชื่อ” และใสร่ หสั บญั ชีหรือช่อื บญั ชี “ขายเชอ่ื -ประเทศเมยี นมาร์” เข้าไป 4.5 บันทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมลู

5-24ภาพที่ 5--39 หน้าตา่ งกาหนดหน้าท่ีของบัญชแี ยกตามสภาวการณ์ (ขายเชื่อ-ประเทศเมียนมาร์) ***************************************