หน่วยที่ 8

E-book วิชาการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบญั ชี รหัสวชิ า 20201-2007 หน่วยท่ี 8 การปรบั ปรงุ รายการบญั ชี และการปดิ บญั ชี เรียบเรียงโดย พินรัฎ สีตลวรางค์ บธ.บ. การบัญชี บธ.บ. การจัดการทั่วไป แผนกวิชาการบัญชี วิทยาลยั อาชวี ศกึ ษาสโุ ขทัย สานกั งานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา

8-1 หน่วยที่ 8 การปรบั ปรุงรายการบัญชี และการปิดบัญชี สาระสาคัญ การปรับปรุงรายการบัญชี เป็นการปรับปรุงจานวนเงินท่ีบนั ทึกไว้ในบัญชีให้ถูกต้อง ก่อนการจัดทางบ การเงนิ โดยจะทาในวนั ส้นิ งวดบัญชี หรอื ก่อนปดิ บญั ชี ซงึ่ การปรบั ปรงุ รายการบัญชี และการปดิ บัญชจี ะบันทึก ท่ีสมุดรายวันท่ัวไป และเมื่อผู้ใช้งานตรวจสอบรายการต่างๆ จนเรียบร้อยดีแล้ว จะส่ัง POST รายการ Voucher เข้าบัญชีแยกประเภท แตเ่ มื่อสง่ั POST รายการแล้ว ผใู้ ชจ้ ะเขา้ ไปแกไ้ ขรายการ VOUCHER อีกไม่ได้ ตามประกาศสรรพากร ฉบบั ที่ 63 ดงั น้นั ก่อน POST จงึ ควรตรวจใหแ้ นใ่ จกอ่ นว่าไมม่ อี ะไรตอ้ งแก้ไขแลว้ สาระการเรยี นรู้ 1. เมนูในการปรบั ปรุงรายการบัญชี และปดิ บัญชี 2. การปรบั ปรงุ รายการบัญชี 3. การปิดบญั ชี 4. การสงั่ POST รายการเข้าบัญชแี ยกประเภท สมรรถนะประจาหนว่ ย 1. แสดงความร้เู กี่ยวกับการปรบั ปรุงรายการบัญชี และการปดิ บัญชี 2. ประยกุ ต์ใช้ความรู้เกีย่ วกบั การปรับปรงุ รายการบัญชี และการปดิ บญั ชีในชีวติ ประจาวัน และการ ประกอบอาชีพ จดุ ประสงค์การเรียนรู้ 1. บอกเมนูในการปรบั ปรงุ รายการบญั ชี และการปดิ บัญชี 2. อธบิ ายการปรบั ปรุงรายการบัญชีได้ 3. อธบิ ายการปิดบัญชไี ด้ 4. อธบิ ายการสัง่ POST รายการเขา้ บญั ชแี ยกประเภทได้

8-2  เมนใู นการปรับปรงุ รายการบัญชี และปดิ บัญชี การปรับปรุงรายการบัญชี เป็นการปรับปรุงจานวนเงินท่ีบันทึกไว้ในบัญชีให้ถูกต้อง ก่อนการจัดทา งบการเงิน โดยจะทาในวันสิ้นงวดบัญชี หรือก่อนปิดบัญชี ซึ่งการปรับปรุงรายการบัญชี และการปิดบัญชีจะ บนั ทกึ ท่สี มุดรายวนั ทวั่ ไป โดยใชเ้ มนลู งรายวนั ในระบบบญั ชีแยกประเภท ภาพท่ี 8-1 เมนใู นการปรับปรุงรายการบญั ชี และปดิ บัญชี ในระบบบญั ชแี ยกประเภท  การปรบั ปรงุ รายการบัญชี กอ่ นทาการปดิ บัญชี จะต้องทาการปรับปรุงรายการบญั ชตี า่ งๆ ไดแ้ ก่ รายไดร้ ับล่วงหน้า รายได้คา้ งรบั ค่าใช้จา่ ยจา่ ยลว่ งหนา้ คา่ ใช้จ่ายคา้ งจ่าย หนีส้ ญู และหนี้สงสัยจะสญู วสั ดสุ านักงานใชไ้ ป และคา่ เส่ือมราคา สนิ ทรัพย์ โดยจะบันทกึ รายการทสี่ มุดรายวันทวั่ ไป  ตัวอย่างการบันทึกรายการปรับปรงุ บญั ชี ตวั อยา่ งที่ 1 ตง้ั คา้ งจ่ายเงินสมทบ ประกันสังคม ส่วนท่ีบรษิ ัทสมทบใหก้ ับพนกั งาน 500 บาท 1. เข้าที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท  เปิด Work Flow  เมนูลงรายวัน 2. เลอื ก “สมุดรายวนั ท่ัวไป” 3. ทาการเพิม่ รายการโดยกดปมุ่ F3-เพิ่ม 4. บันทึกรายละเอียดของแบบฟอร์มบญั ชที ต่ี ้องการเสร็จแล้วกดปมุ่ F10-SAVE เพ่อื เก็บข้อมูล

8-3 ภาพที่ 8-2 หนา้ ต่างบันทึกบัญชรี ายการตงั้ คา้ งจา่ ยเงินสมทบกองทนุ ประกันสังคม ตัวอยา่ งท่ี 2 คานวณค่าเส่อื มราคาสินทรัพย์ เดอื น สิงหาคม 2558 ในการปรับปรงุ ค่าเสือ่ มราคาสินทรัพย์ โปรแกรมบัญชี Smartbiz จะทาการคานวณคา่ เส่ือมราคา สนิ ทรัพย์ และลงบญั ชที ีส่ มุดรายวันทว่ั ไปให้อัตโนมตั ิ โดยทาตามข้นั ตอนดังน้ี 1. เข้าที่ ระบบสินทรัพย์  เปิด Work Flow  เมนสู ่ังคานวณค่าเสื่อมราคา 2. กาหนดเดือน และปี ท่ตี ้องการคานวณค่าเสือ่ มราคาท่ีหน้าตา่ ง ประมวลผลคา่ เส่ือม 3. โปรแกรมจะทาการคานวณคา่ เสอื่ มราคาของสนิ ทรพั ย์ทง้ั หมดให้ เมอ่ื เสรจ็ แลว้ กดปุ่ม OK 4. คา่ เส่อื มราคาสนิ ทรัพยท์ โี่ ปรแกรมคานวณ จะถูกบนั ทึกไว้ที่สมุดรายวนั ทว่ั ไปโดยอตั โนมตั ิ แต่ ถ้าจะแกไ้ ขรายการ จะต้องกลับไปแก้ไขทรี่ ะบบสนิ ทรพั ย์ เมนูปรบั ปรุงรายการคา่ เสอ่ื มท่ีไดจ้ ากการคานวณ ภาพท่ี 8-3 หน้าตา่ งสงั่ คานวณค่าเส่อื มราคาสนิ ทรัพย์ ทาง Work Flow ภาพท่ี 8-4 หน้าต่างประมวลผลคา่ เสอ่ื ม

8-4 ภาพที่ 8-5 หนา้ ตา่ งแจง้ เม่ือประมวลผลคา่ เสือ่ มราคาเสรจ็ ภาพท่ี 8-6 หน้าตา่ งการบันทึกบญั ชคี ่าเส่ือมราคาสินทรัพย์อตั โนมตั ิ ที่สมดุ รายวันทว่ั ไป  การปิดบญั ชี 1. การปิดบัญชีภาษีซอ้ื -ภาษีขาย การปิดบัญชีภาษซี ้ือและภาษีขาย เข้าบัญชีลกู หนส้ี รรพากร หรือเจา้ หน้ีสรรพากร หากภาษีขายสูงกวา่ ภาษีซ้ือ กจิ การจะต้องนาสง่ ส่วนต่างระหวา่ งภาษีขายกบั ภาษีซื้อ แต่ถ้าภาษซี ้ือสงู กวา่ ภาษีขาย กิจการสามารถ ขอคืนภาษี หรอื ขอเครดิตภาษีไวใ้ ชใ้ นเดือนถดั ไป 1.1 มูลคา่ ภาษขี าย เรยี กดจู าก รายงานภาษขี ายรวมยื่นเพิ่มเตมิ ท่ีระบบภาษมี ูลค่าเพิ่ม ภาพที่ 8-7 หนา้ ตา่ งเรียกดูรายงานภาษขี าย และส่งั พิมพ์รายงานทางจอภาพ

8-5 ภาพท่ี 8-8 หน้าต่างแสดงรายงานภาษีขาย 1.2 มลู ค่าภาษีซ้ือ เรยี กดจู าก รายงานภาษีซ้ือรวมยื่นเพิ่มเตมิ ที่ระบบภาษีมลู ค่าเพิม่ ภาพท่ี 8-9 หน้าต่างเรยี กดูรายงานภาษซี ้อื และสง่ั พมิ พร์ ายงานทางจอภาพ ภาพที่ 8-10 หน้าต่างแสดงรายงานภาษซี ื้อ

8-6 1.3 ทาการบนั ทึกบัญชที ี่ ระบบบัญชแี ยกประเภท  บันทกึ รายการและปิดบัญชี  บนั ทึกรายการรายวัน หรอื เปิด work flow ระบบบัญชีแยกประเภท ลงรายวนั  สมุดรายวนั ทั่วไป ดังนี้ 1.3.1 กรณภี าษีขายมากกวา่ ภาษซี อื้ (ต้องนาส่งภาษีให้สรรพากร) Dr. ภาษีขาย xxx Cr. ภาษีซือ้ xxx เจ้าหนสี้ รรพากร xxx 1.3.2 กรณภี าษซี อ้ื มากกว่าภาษีขาย (ขอคนื ภาษี) Dr. ภาษขี าย xxx ลกู หนี้สรรพากร xxx Cr. ภาษีซื้อ xxx ภาพที่ 8-11 หนา้ ต่างแสดงการบันทกึ รายการปดิ บัญชีภาษซี ือ้ -ภาษีขาย ในสมดุ รายวนั ทัว่ ไป 2. การปิดบัญชสี ินคา้ คงเหลือแบบ PERIODIC และบัญชีรายได้-คา่ ใชจ้ ่าย เมอ่ื ผู้ใชง้ านบันทึกรายวันต่างๆ เสร็จแล้ว หากจะปิดบญั ชสี นิ คา้ คงเหลือในกรณีบันทึกบัญชีแบบ PERIODIC ปิดบญั ชีรายได้-ค่าใชจ้ า่ ยเขา้ บัญชกี าไร-ขาดทุน กใ็ ห้โปรแกรมทาการปดิ บัญชี โดยมขี ั้นตอนดังนี้ 2.1 เข้าท่ีเมนู ระบบบญั ชี  บนั ทกึ รายการและปิดบัญชี  บนั ทึกรายการรายวัน หรือ เปดิ work flow ระบบบญั ชีแยกประเภท ลงรายวนั 2.2 เลอื ก “สมุดรายวัน” ท่จี ะเข้าไปบนั ทึกรายการ (สมุดรายวนั ทัว่ ไป) 2.3 ทาการเพ่ิมรายการโดยกดปมุ่ F3-เพิม่ 2.4 ใส่ค่า “C” ท่ีชอ่ ง TYPE ซง่ึ หมายถงึ VOUCHER ประเภท ปดิ บญั ชี 2.5 ใสว่ นั ที่ของการปิดบัญชี เชน่ ปิดบญั ชเี มอื่ สน้ิ ปี ใหใ้ ส่วันท่ี 31/12/XX หรอื ถา้ ปดิ บัญชที กุ เดือน กใ็ ห้ใสว่ ันที่ของเดอื นน้ัน เชน่ 30/08/58

8-7 ภาพท่ี 8-12 หนา้ ตา่ งให้ใส่เดือนท่ตี ้องการปิดงวดบัญชี 2.6 จากนน้ั โปรแกรมจะใหเ้ ลือกรูปแบบการปดิ บญั ชี ซ่งึ มีให้เลือก 6 หวั ขอ้ คอื แบบท่ี 1 ปดิ สนิ คา้ คงเหลือปลายงวด (กรณี PERIODIC) แบบท่ี 2 ปดิ บญั ชวี ัสดสุ ้ินเปลอื ง แบบที่ 3 ปดิ เฉพาะบญั ชีรายได้ กค็ ือ ใหโ้ ปรแกรมช่วยรวมยอดจาก Voucher ใบอื่นๆ ที่อยู่ ในงวดบญั ชี ท่เี ราระบุ แตด่ ึงมาเฉพาะ “หมวดบญั ชรี ายได้” ที่กาหนดไวใ้ นผงั บัญชี แบบท่ี 4 ปิดเฉพาะบญั ชีค่าใช้จา่ ย คล้ายแบบท่ี 2 แต่ดึงมาเฉพาะ “หมวดบญั ชีค่าใช้จา่ ย” แบบท่ี 5 ปดิ ทัง้ บัญชรี ายได้และคา่ ใชจ้ ่าย คือการรวบรายการทั้งแบบที่ 2 และแบบที่ 3 มา อยใู่ น Voucher ใบเดียวกัน แบบที่ 6 ต้องการลงรายการเอง มีไว้ในกรณีที่ตอ้ งการปดิ บัญชเี อง หรอื บนั ทกึ รายการปดิ บัญชีอน่ื ๆ เพิ่มเตมิ เชน่ บันทึกจ่ายเงินปนั ผล บนั ทึกตั้งค้างจ่ายภาษีนติ ิบคุ คล 2.7 เม่ือเลอื กตวั เลือกตามที่ต้องการแลว้ โปรแกรมจะทาการปิดบัญชีทั้งหมด ในรอบบัญชีท่ีระบุ มาให้ เม่ือได้รายการเสร็จเรยี บร้อยแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการปิดบัญชนี ้ี ภาพที่ 8-13 หนา้ ตา่ งให้เลือกรูปแบบการปดิ บัญชี (เลือกปดิ สนิ คา้ คงเหลือปลายงวด)

8-8 ภาพท่ี 8-14 หนา้ ต่างการปิดบัญชีสนิ คา้ คงเหลือปลายงวด ทโี่ ปรแกรมคานวณให้ ภาพท่ี 8-15 หนา้ ต่างให้เลือกรปู แบบการปิดบัญชี (เลือกปดิ ทั้งบญั ชีรายได้และคา่ ใช้จ่าย) ภาพที่ 8-16 หน้าต่างการปิดบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่าย ทโ่ี ปรแกรมคานวณให้

8-9 3. การปดิ บัญชกี าไร-ขาดทุนสุทธิ เข้าบญั ชีกาไร-ขาดทุนสะสม การปิดบญั ชกี าไร-ขาดทุนสุทธิเข้าบญั ชกี าไร-ขาดทนุ สะสม จะดตู ัวเลขกาไร-ขาดทนุ สุทธจิ ากการ ปดิ บญั ชีรายได้และค่าใช้จา่ ย ซ่งึ ตัวเลขนีจ้ ะอยู่ด้านเดบติ หรือเครดิตกไ็ ด้ ทาการบนั ทึกบัญชีที่ ระบบบัญชแี ยกประเภท  บนั ทึกรายการและปดิ บญั ชี  บนั ทึก รายการรายวัน หรือ เปดิ work flow ระบบบญั ชแี ยกประเภท ลงรายวัน สมดุ รายวันทั่วไป ภาพที่ 8-17 หน้าต่างให้เลือกรปู แบบการปดิ บัญชี (เลอื กตอ้ งการลงรายการเอง) การปิดบญั ชีกาไร-ขาดทนุ สทุ ธนิ ้ี จะทาหลงั จากการปิดบญั ชีรายได้และค่าใชจ้ า่ ย ดงั นั้นจึงตอ้ งระบุ ค่า “TYPE” ใหเ้ ปน็ “C” ระบุเดอื นปีท่ีปดิ บัญชี และเลือกหวั ข้อการปิดบัญชี “ต้องการลงรายการเอง” แล้ว บนั ทกึ บัญชี ดงั นี้ 3.1 กรณมี กี าไรสุทธิ Dr. กาไรสทุ ธิประจาปี xxx Cr. กาไรสะสม xxx 3.2 กรณขี าดทนุ สุทธิ Dr. กาไรสะสม xxx Cr. กาไรสทุ ธิประจาปี xxx ภาพที่ 8-18 หนา้ ตา่ งการปิดบญั ชีกาไรสทุ ธิเข้าบัญชีกาไรสะสม

8-10 4. การยกเลิกการปิดบญั ชี การยกเลกิ การปิดบัญชี ทาเหมือนการลบ Voucher ท่วั ไป กค็ ือ เข้าไปที่เมนู “ลงรายวนั ” สมุดรายวนั ท่วั ไป และเลื่อนแถบสวา่ งไปยัง Voucher ปดิ งวด แล้วกดปมุ่ F4-ลบ (ถ้า Voucher ปิดบัญชีใบนัน้ ถูกส่ัง Post แลว้ จะลบรายการปดิ บัญชไี ม่ได้ ดังนั้น Voucher ปิดบัญชี และ Voucher ท่บี ันทกึ รายการทง้ั หมด ใหร้ ะบุรูปแบบการ POST เป็น I คือ ยงั ไม่ POST รายการ เพ่ือที่ว่า หากรายการในรอบบญั ชที ่ีปิดยังไม่ถูกต้อง จะได้ยกเลิกการปิดบัญชี และเข้าไปแก้ไขรายการได้) ภาพที่ 8-19 หนา้ ต่างการปิดบญั ชรี ายได้ และค่าใชจ้ ่าย ที่โปรแกรมคานวณให้  การสั่ง POST รายการเขา้ บัญชแี ยกประเภท การสัง่ POST รายการเขา้ บัญชีแยกประเภท สามารถทาได้ 2 แบบ คือ 1. สั่ง POST รายการบัญชีท่ีเป็นช่วง (BATCH) เม่ือผู้ใช้งานตรวจสอบรายการต่างๆ จน เรียบร้อยดีแล้ว จะส่ัง POST รายการ Voucher ก็ให้เข้าท่ีระบบเมนู ระบบบัญชี  ฐานข้อมูล  POST รายการเข้าบญั ชีแยกประเภท ซง่ึ สามารถส่งั POST VOUCHER ได้คร้ังละหลายๆ ใบ 2. สั่ง POST รายการบัญชี นอกจากการส่ัง POST รายการท่ีเมนูแล้ว ยังสามารถเลือก POST รายการบญั ชเี ป็นใบๆ ได้ โดยเขา้ ไปที่ Voucher ใบทต่ี อ้ งการ และเปล่ียนรปู แบบการ POST เปน็ ค่า “ว่าง” ข้อสาคัญคือ เมื่อสั่ง POST รายการแล้ว ผู้ใช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ VOUCHER อีกไม่ได้แล้ว ตาม ประกาศสรรพากร ฉบบั ท่ี 63 ดงั น้ัน กอ่ น POST จงึ ควรตรวจใหแ้ นใ่ จก่อนวา่ ไมม่ ีอะไรตอ้ งแก้ไขแลว้ ภาพท่ี 8-20 หนา้ ต่างการสง่ั POST รายการเข้าบัญชีแยกประเภท

8-11