หน่วยที่ 4

E-book วชิ าการใช้คอมพวิ เตอร์ในงานบัญชี รหัสวิชา 20201-2007 หนว่ ยท่ี 4 การเพม่ิ ชื่อบรษิ ัท การกาหนดโครงสร้างองค์กรและนโยบายการบัญชี เรียบเรยี งโดย พินรฎั สีตลวรางค์ บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจดั การทัว่ ไป แผนกวิชาการบัญชี วิทยาลยั อาชีวศึกษาสโุ ขทยั สานักงานคณะกรรมการการอาชีวศกึ ษา

4-2 หน่วยท่ี 4 การเพมิ่ ชือ่ บริษทั การกาหนดโครงสร้างองค์กรและนโยบายการบัญชี สาระสาคญั ก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz ผู้ใช้งานจะต้องทาการเพ่ิมช่ือบริษัท กาหนดโครงสร้าง องค์กร เช่น ข้อมลู เกี่ยวกบั บริษัท สาขา ฝา่ ย และแผนก รวมถงึ นโยบายทางบัญชี และขอ้ มูลสาคัญที่ได้แจ้งจด ไว้กับกรมทะเบียนการค้าหรือกรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีที่เป็นธุรกิจซ้ือขาย สินค้าก็ต้องระบุวิธีการคานวณราคาสินค้าคงเหลือ การบันทึกบัญชีต้นทุนขาย ซ่ึงข้อมูลเหล่านี้จะไม่ค่อย เปล่ียนแปลง แต่เมื่อกาหนดแล้วจะมีผลกับการทางานทั้งบริษัท ซ่ึงค่าที่กาหนดเป็นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็นค่าท่ีแก้ไขภายหลังไม่ได้ หรืออาจมีผลกระทบมากต้องระมัดระวังในการบันทึก ควรปรึกษากับผู้วาง ระบบบัญชขี องบริษัท หรือตรวจสอบจากเอกสารทไี่ ด้จดทะเบียนไวก้ บั หนว่ ยงานราชการก่อนบนั ทึกลงไป สาระการเรยี นรู้ 1. เมนใู นการกาหนดโครงสร้างองค์กรและนโยบายการบญั ชี 2. การเพ่ิมชือ่ บรษิ ัท การกาหนดขอ้ มลู บริษทั และนโยบายทางบัญชที ีส่ าคัญ 3. การเพิ่ม/แก้ไข รายละเอยี ดสาขา 4. การเพิ่ม/แก้ไขรายช่ือฝา่ ย 5. การเพ่ิม/แก้ไขรายช่ือแผนก สมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความรเู้ กี่ยวกบั การเพิม่ ช่ือบริษัท การกาหนดข้อมูลบรษิ ัทและนโยบายทางบญั ชี 2. ประยกุ ตใ์ ช้ความรู้เก่ยี วกับการเพิม่ ชื่อบริษทั การกาหนดข้อมูลบรษิ ทั และนโยบายทางบัญชีใน ชีวติ ประจาวนั และการประกอบอาชีพ จุดประสงค์การเรยี นรู้ 1. อธบิ ายการใช้เมนใู นการกาหนดโครงสรา้ งองคก์ รและนโยบายการบัญชีได้ 2. อธิบายการการเพม่ิ ช่ือบริษทั กาหนดข้อมูลบริษัทและนโยบายทางบัญชีท่สี าคญั ได้ 3. อธบิ ายการการเพิ่ม/แก้ไข รายละเอยี ดสาขาได้ 4. อธบิ ายการการเพิ่ม/แก้ไขรายชื่อฝา่ ยได้ 5. อธิบายการการเพิ่ม/แก้ไขรายช่ือแผนกได้

4-3  เมนใู นการกาหนดโครงสร้างองคก์ รและนโยบายการบัญชี ก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz ผู้ใช้งานจะต้องกาหนดโครงสร้างองค์กร เช่น ข้อมูล เก่ียวกับบริษัท สาขา ฝ่าย และแผนก รวมถึงนโยบายทางบัญชี และข้อมูลสาคัญท่ีได้แจง้ จดไวก้ ับกรมทะเบียน การค้าหรือกรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีท่ีเป็นธุรกิจซื้อขายสินค้าก็ต้องระบุ วิธีการคานวณราคาสินค้าคงเหลือ การบันทึกบัญชีต้นทุนขาย ซ่ึงข้อมูลเหล่านี้จะไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง แต่เมื่อ กาหนดแล้วจะมีผลกับการทางานทั้งบริษัท ซ่ึงค่าท่ีกาหนดเป็นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็นค่าที่แก้ไข ภายหลังไม่ได้ หรืออาจมผี ลกระทบมากต้องระมัดระวังในการบนั ทึก ควรปรกึ ษากับผวู้ างระบบบัญชีของบริษัท หรือตรวจสอบจากเอกสารที่ได้จดทะเบียนไว้กับหน่วยงานราชการก่อนบันทึกลงไป ซ่ึงเมนูในการกาหนด โครงสร้างองคก์ รและนโยบายการบญั ชี เปน็ ดังภาพที่ 4-1 ภาพท่ี 4-1 เมนูในการกาหนดโครงสรา้ งองคก์ รและนโยบายการบญั ชี

4-4  การเพ่ิมบริษทั การกาหนดข้อมลู บรษิ ัทและนโยบายทางบญั ชที ่ีสาคญั ก่อนเร่มิ ใชง้ านในแตล่ ะระบบ จะต้องทาการเพม่ิ ช่ือบริษทั กาหนดข้อมลู ประจาบรษิ ทั และ กาหนด นโยบายทางบัญชที มี่ ผี ลในระดับบริษัท ดงั น้ี 1. เขา้ ทีร่ ะบบ โครงสรา้ งองคก์ ร (ORGANIZATION STRUCTURE)  เมนู เพม่ิ /แกไ้ ขรายชอ่ื บรษิ ัท หรอื เข้าทร่ี ะบบ โครงสรา้ งองค์กร  เปดิ work flow  Organization Structure  เพมิ่ /แกไ้ ขรายละเอียดของบริษทั ภาพท่ี 4-2 หน้าต่าง work flow ระบบโครงสรา้ งองค์กร 2. ปกติเมื่อติดตั้งโปรแกรมแล้ว จะมีบริษัทให้แล้ว 1 บริษัท ช่ือว่า “ยังไม่ระบุเจ้าของ” ให้กดปุ่ม F2-แก้ไข แล้วเปลี่ยนเป็นบริษัทท่ีต้องการ แต่ถ้าต้องการเพ่ิมบริษัทมากกว่า 1 บริษัท ให้กดปุ่ม F3-เพ่ิม เพ่ือ เพิม่ รายช่ือบรษิ ัท ภาพท่ี 4-3 หน้าตา่ ง เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อบริษัท 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของบรษิ ทั ในหน้าตา่ งต่างๆ 4. กดปมุ่ F10-SAVE เพ่ือใหโ้ ปรแกรมเกบ็ รายละเอยี ดท่ีบันทกึ เข้าเคร่ือง

4-5 ภาพท่ี 4-4 หนา้ ต่างรายละเอียดของบรษิ ัท หนา้ ท่ี 1 อธบิ ายการบนั ทึกหน้าที่ 1 เป็นการบันทึกข้อมลู ทว่ั ไป เช่น รหสั บรษิ ทั ชื่อบรษิ ทั ท่ีอยู่ เป็นต้น มีหวั ขอ้ ท่สี าคัญดังน้ี วันเริม่ รอบบัญชี วันเร่มิ ต้นของรอบระยะเวลาบญั ชที ี่บรษิ ัทเคยระบุไว้เมื่อจัดต้งั บริษัท จากโจทย์ รอบระยะเวลาบัญชี คือ วันที่ 1 เดือนมกราคม จะบันทึกค่าวันเร่ิมรอบบัญชี เป็น 01/01 (ใสเ่ ฉพาะวนั และเดอื น ที่เรมิ่ รอบบัญชี) (*วนั เรมิ่ รอบบัญชี หากบันทึกรายการรายวันแลว้ ไมส่ ามารถแกไ้ ขได้ จึงควร ตรวจสอบว่าไดแ้ จ้งจดรอบบัญชบี ริษัทกับกรมทะเบียนการค้าไวเ้ ปน็ แบบใด) วันทเ่ี รมิ่ ใชร้ ะบบ วนั ทยี่ อดยกมาของข้อมลู (ไม่ใช่วันทีเ่ รม่ิ ใชซ้ อฟทแ์ วรน์ ี)้ ซง่ึ มีได้ 2 ลกั ษณะ คอื 1. ยกยอดข้อมูลมา เร่ิมงานตน้ รอบบญั ชี วนั เริ่มใชร้ ะบบกจ็ ะเป็น 01/01/25xx 2. ยกยอดข้อมลู มาไม่ใช่เริม่ ต้นรอบบัญชี เช่น ยกยอดมากลางรอบบญั ชี ดังนั้น วนั เร่ิมใช้ระบบกจ็ ะเปน็ 01/08/25xx มกั ใชเ้ ม่ือมีการทางานไปแล้วบางสว่ นจาก ระบบงานเดิม แลว้ มาเรมิ่ ใช้ซอฟท์แวร์น้ี และอาจไม่มเี วลาบนั ทกึ รายการรายวัน ย้อนหลงั ก็จะทาการสรุปยอดรายการทง้ั หมดมาบันทึกครัง้ เดยี ว (*วันทเ่ี ร่มิ ใชร้ ะบบ แมจ้ ะบันทกึ รายการรายวนั แลว้ ยังทาการแก้ไขวนั เรม่ิ ใช้ ระบบยอ้ นหลงั ได้ แต่แก้ไขให้วันที่เริ่มใชร้ ะบบเร็วขึ้นกว่าเดิมไม่ได้ เช่น สามารถ แกไ้ ขวนั ทีเ่ รม่ิ ใช้ระบบ 01/08/58 ให้เป็น 01/01/58 ได้) ** หัวขอ้ ตงั้ แต่หน้า 2 เป็นตน้ ไป ผ้ใู ชง้ านไม่จาเปน็ ต้องใส่รายละเอยี ดท้ังหมด เลือกแก้ไขเฉพาะคา่ ท่ี ตอ้ งการใชง้ านในธุรกิจเท่านัน้ สามารถเลอื กใช้คา่ ท่โี ปรแกรมกาหนดมาแลว้ กไ็ ด้**

4-6 ภาพท่ี 4-5 หนา้ ต่างรายละเอียดของบรษิ ัท หนา้ ท่ี 2 อธบิ ายการบนั ทกึ หนา้ ที่ 2 จานวนหลกั ตัวเลขสงู สดุ ท่ีใช้แสดงในการบนั ทึกขอ้ มลู เปน็ การกาหนดจานวนหลกั ของตัวเลขเพื่อใช้ในการ บันทกึ ข้อมูลควรกาหนดคา่ ใหเ้ หมาะสมสาหรบั ธุรกิจ หากกาหนดมากเกินไปก็จะทา ให้หน้าตา่ งแสดงข้อมูลรายการอ่นื ไดน้ ้อยลงไป แผนก (DEFAULT) หมายถงึ รหสั แผนก ทใ่ี ห้โปรแกรมดึงมาอัตโนมตั ิ เมื่อทาการบันทึกรายการ โดยทั่วไปจะกาหนดไว้ใหเ้ ป็นแผนกท่มี ักจะใช้บ่อยๆ การนับยอดสต๊อก ระบุวิธกี ารนับยอดสต๊อก มีให้เลือก 3 แบบ คอื ค่า 1 หมายถึง สนิ ค้ารายการนีใ้ หเ้ ริ่มนับยอดสต๊อก และไม่ให้มียอดสต๊อกตดิ ลบ ถา้ ไมม่ ี สินคา้ กจ็ ะทาการขายไม่ได้ คา่ 2 หมายถงึ สินค้ารายการน้ีให้เรม่ิ นบั ยอดสต๊อก แต่ยอมให้มียอดสต๊อกติดลบได้ (ใช้ กรณีเริม่ ตน้ ระบบงาน ไม่สามารถบนั ทึกรายการซ้ือสินค้าเขา้ ไดท้ นั ตามเอกสารซื้อ การกาหนดค่าแบบนี้ขอให้ใช้เปน็ การชว่ั คราว และเร่งทาการบนั ทึกเอกสารซื้อเขา้ ให้ ถูกต้องโดยเร็วทีส่ ดุ แลว้ เปล่ยี นเป็นการนบั ยอดสต๊อกแบบที่ 1) ค่า 3 หมายถงึ สินคา้ รายการนี้ แมจ้ ะทาการซ้ือสนิ ค้าหรือขายออกก็ตาม จะไมม่ ีผลต่อ ยอดสต๊อก (ใชก้ รณีสินคา้ ชนิดทเี่ ปน็ งานบริการซงึ่ เปน็ สินค้าทไี่ มต่ ้องสนใจยอดสต๊อก)

4-7 ภาพที่ 4-6 หนา้ ต่างรายละเอียดของบริษัท หนา้ ท่ี 3 อธิบายการบันทกึ หน้าที่ 3 (การกาหนดค่าที่เกยี่ วกับนโยบายบัญชขี องบริษทั ที่สาคัญ) วธิ ีคานวณตน้ ทนุ สนิ ค้าและวตั ถดุ ิบ ถา้ ใสค่ า่ F จะเป็นการคานวณแบบเข้ากอ่ นออกก่อน หรือ FIFO ถ้าใส่คา่ A จะเป็นการคานวณแบบเฉลี่ย หรือ Weight Average โปรแกรมจะคานวณใหแ้ บบ Moving Weight Average คอื คานวณย้อนหลงั ไปใหแ้ ม้จะมีรายการยอ้ นหลังเกิน กว่า 1 รอบบญั ชี ทาให้ได้ต้นทนุ ที่ละเอียดตามจริงมากทีส่ ุด ถ้าใส่ค่า T จะเป็นการคานวณแบบเฉพาะเจาะจง หรือ Specific Lot วิธกี ารลงบญั ชสี ินค้าสาเรจ็ รูปและวัตถุดิบ ถา้ ใส่ค่า P จะเป็นการบนั ทึกบญั ชแี บบตอ่ เน่ือง (Perpetual)* ถ้าใสค่ า่ R จะเปน็ การบันทึกบัญชีแบบสนิ้ งวด (Periodic) หมายเหตุ : * การกาหนดเพ่มิ เตมิ กรณบี นั ทึกบัญชีสนิ คา้ สาเรจ็ รูปและวตั ถดุ บิ แบบต่อเน่ือง (Perpetual) เมอื่ กาหนดรปู แบบการการบันทกึ บัญชีสินคา้ สาเรจ็ รูปและวตั ถุดบิ แบบตอ่ เนื่อง (P) ทหี่ นา้ ที่ 3 แลว้ ใหต้ รวจสอบการจบั คหู่ นา้ ทบ่ี ัญชที ่ตี อ้ งใชง้ านแบบ Perpetual ท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท เมนู กาหนดหน้าที่ บญั ชตี ามสภาวะท่ัวไป โดยจบั คหู่ น้าทีบ่ ัญชี “สว่ นลดรบั ” กับ “บญั ชีสินค้าสาเรจ็ รปู ” ดังภาพท่ี 4-7

4-8 ภาพที่ 4-7 การจบั คูห่ นา้ ทีบ่ ัญชี “ส่วนลดรบั ” กับ “บัญชสี นิ คา้ สาเรจ็ รปู ” กรณีบันทึกบัญชสี นิ ค้าสาเรจ็ รูปแบบตอ่ เน่ือง ภาพท่ี 4-8 หน้าต่างรายละเอียดของบรษิ ัท หนา้ ท่ี 4 อธบิ ายการบนั ทกึ หนา้ ที่ 4 กรณีท่ีมกี ารขออนมุ ัติใชแ้ บบพมิ พ์คอมพิวเตอรแ์ ทนใบต่อแบบ ภ.ง.ด.3,53 ของสรรพากร ใหใ้ ส่เลขที่ วนั ที่ หนงั สอื ทไี่ ด้รับอนุมัตจิ ากสรรพากร ช่ือผูจ้ า่ ยเงิน และตาแหนง่ ผ้จู ่ายเงิน เพ่ือใช้แสดง ในรายงาน การกาหนดคา่ เพอื่ ใช้ในระบบสินทรัพยแ์ ละค่าเส่ือมราคา กรณีสนิ ทรัพย์ลงบัญชีทส่ี มดุ รายวัน (Asset Voucher Which Journal) เป็นการกาหนดสมดุ รายวนั เพ่ือใหโ้ ปรแกรมบันทึกรายการรายวนั ให้อตั โนมตั ิ หลงั จากสงั่ คานวณ คา่ เสอื่ มราคาสนิ ทรัพย์ในระบบสนิ ทรพั ย์

4-9 ภาพที่ 4-9 หน้าต่างรายละเอยี ดของบรษิ ัท หนา้ ท่ี 5 อธบิ ายการบนั ทึกหน้า 5 จานวนหลกั ตวั เลขสูงสุดที่ใช้แสดงในรายงาน เปน็ การกาหนดจานวนหลักของตัวเลขเพอื่ ใช้ในการพมิ พ์ รายงาน ควรกาหนดใหเ้ หมาะสมกับธรุ กิจ หากกาหนดมากเกนิ ไปก็ทาให้รายงานแสดงขอ้ มูล รายการอนื่ ได้น้อยลง เชน่ ความกว้างของช่ือสนิ ค้าเล็กลง แตถ่ ้ากาหนดไว้นอ้ ยเกนิ ไป เมอื่ พมิ พ์ รายงานจะเหน็ เป็นสัญลักษณ์ ***** ก็ใหม้ าขยายความกวา้ งของหลักตวั เลขทีน่ ่ี ความยาวของรหัสในการออกรายงาน เปน็ การกาหนดจานวนหลักของรหสั ฐานข้อมูลต่างๆ เพื่อใช้ในหารพิมพ์ รายงาน สามารถกาหนดไดต้ ้งั แต่ 4 ตัวอักษร จนถงึ จานวนหลกั ท่มี ากที่สดุ ของความกว้างของรหัส ฐานข้อมูลประเภทน้นั ๆ โหมดสใี นการพิมพ์รายงาน หากใช้เครือ่ งพิมพส์ ี สามารถเลอื กให้พิมพ์สีอนื่ ๆ ได้ นอกจากสขี าวดา ภาพที่ 4-10 หนา้ ตา่ งรายละเอยี ดของบริษัท หน้าที่ 6 อธิบายการบนั ทึกหนา้ 6 เปน็ การกาหนดอตั ราภาษีเงินได้นติ บิ ุคคล ซงึ่ กิจการสามารถแก้ไขอตั ราภาษตี ามนโยบายของรัฐบาล เพื่อให้โปรแกรมนาไปใช้ในการคานวณตอ่ ไป อธิบายเพ่ิมเติมการเพ่มิ บรษิ ัทใหม่ 1. หลังจากทก่ี ดปุ่ม F10-SAVE เพ่อื ใหโ้ ปรแกรมบนั ทกึ ขอ้ มลู แลว้ โปรแกรมจะถามว่าเกบ็ ข้อมูลไวท้ ี่ ไหน ซงึ่ ปกตโิ ปรแกรมจะทาการเกบ็ ข้อมูลไว้ที่ C:\\SMARTBIZ.WIN (ชื่อบริษทั ทต่ี ั้งไว)้ แต่ผูใ้ ช้งานสามารถแก้ไข เปล่ียนแปลงได้ ในทนี่ จ้ี ะเก็บข้อมูลไวท้ ่ี D:\\SMARTBIZ.WIN\\บริษทั เอสทวี ี จากัด

4-10 ภาพที่ 4-11 หนา้ ต่างเลือกตาแหนง่ ในการเกบ็ ข้อมูลบริษัททส่ี ร้างใหม่ 2. โปรแกรมจะให้ผใู้ ชง้ านเลือกวา่ จะใชข้ อ้ มูลอะไรบ้างจากบริษทั ทีจ่ ะเอามาเป็นต้นฉบับ หลังจากทกี่ ด ปุ่ม OK แล้ว โปรแกรมจะขึ้นชอ่ื บรษิ ัทที่จะนามาเปน็ ต้นฉบับให้เลอื ก ภาพท่ี 4-12 หนา้ ตา่ งเลอื กบรษิ ทั ต้นฉบบั 3. คลิกเลอื กชื่อบริษัททต่ี ้องการใช้เป็นตน้ ฉบับ ในทน่ี ้ีคือ บรษิ ทั (ยงั ไมร่ ะบุเจ้าของ) หลังจากเลอื ก บรษิ ทั ตน้ ฉบบั แลว้ โปรแกรมจะทาการคดั ลอกข้อมลู ให้รอจนกวา่ โปรแกรมจะขึ้นข้อความทีม่ ุมขวาดา้ นบนว่า “เก็บข้อมลู แล้ว...เพ่ิมได้อกี ทันที” ภาพท่ี 4-13 หน้าตา่ งเม่อื ทาการเพ่ิมบริษัทใหม่ 4. กด Esc เพ่ือออกจากโปรแกรม *** เมอ่ื เพิ่มบริษทั ใหม่เสรจ็ แล้ว ใหท้ ำกำรออกจำกโปรแกรมทนั ที แล้วจงึ เขำ้ อกี คร้ัง *** 5. เขา้ โปรแกรมอีกครงั้ หากเขา้ โปรแกรมแลว้ ไม่เหน็ ช่อื บริษัททเ่ี พ่มิ ไว้ ให้คลิกที่ (ลกู ศรชี้ 1 ) และเลือกชอ่ื บรษิ ัทในโฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN (ลูกศรชี้ 2 ) หลังจากนั้นก็จะปรากฏช่ือบรษิ ัททเ่ี พมิ่ ไว้ข้นึ มาให้ เลือก ทาการคลิกเลือกชอื่ บริษทั ทีส่ ร้างไว้ (ลกู ศรชี้ 3) จะเห็นวา่ มบี ริษัทเพิ่มเข้ามา ซึ่งจะมีชอื่ Folder ที่เก็บ ข้อมลู ซ้ากบั บริษทั ทนี่ ามาเป็นต้นฉบับ ให้เลอื กช่ือบริษัท และช่อื Folder ทจี่ ะใชง้ านใหถ้ กู ต้อง หลงั จากนัน้ โปรแกรมจะทาการลบข้อมลู ของบริษัทที่ไมเ่ กยี่ วข้องออกให้ และเมื่อเข้าโปรแกรมในคร้ังต่อไป ก็จะเหลือเพียง บริษัททจ่ี ะใชง้ านเท่านัน้

4-11 ภาพท่ี 4-14 หนา้ ตา่ งเลือกบรษิ ทั ทตี่ ้องการทางาน 6. เม่ือเลอื กบริษทั ท่ตี อ้ งการทางานแลว้ ที่ Title Bar จะแสดงชือ่ บริษัท และตาแหน่งที่จัดเกบ็ ข้อมูล บรษิ ทั ภาพที่ 4-15 Title Bar แสดงชอ่ื บริษทั และตาแหน่งทจ่ี ัดเกบ็ ข้อมูลบรษิ ัท 7. บริษัทที่สรา้ งขึ้นใหมจ่ ะมี ผังบัญชี แบบฟอร์มงบ และแบบฟอร์มพิมพ์ เหมือนบริษทั ต้นฉบับ (ยงั ไม่ ระบุเจา้ ของ) ตรวจสอบโดยเข้าท่ีระบบ บญั ชแี ยกประเภท  เปดิ work flow  Setup Master File  เมนู เพิ่ม/แกไ้ ขผงั บญั ชี ภาพที่ 4-16 หน้าต่างเขา้ ตรวจสอบผังบัญชี ทาง work flow

4-12  การเพ่ิม/แกไ้ ข รายละเอียดสาขา 1. เข้าทร่ี ะบบ โครงสรา้ งองค์กร  โครงสรา้ งองคก์ ร  เมนู เพมิ่ /แกไ้ ขรายละเอียดสาขา หรือ เปิด work flow  Organization Structure  เพ่มิ /แกไ้ ขรายละเอียดสาขา 2. ถา้ บริษัทมีสานักงานใหญ่แหง่ เดียว ใหก้ ดปุ่ม F2-แกไ้ ข เพือ่ เข้าไปแก้ไขรายละเอยี ดสาขา “สานักงานใหญ่” แตถ่ ้ามสี าขาอนื่ ๆ ดว้ ย ใหก้ ดปุ่ม F3-เพมิ่ เพอื่ เพ่ิมรายชื่อสาขา 3. บันทกึ รายละเอยี ดของสาขา รหัสสาขา ช่อื สาขา ท่ีอยู่ ฯลฯ 4. เมอื่ บนั ทึกรายละเอยี ดครบแล้ว กดปมุ่ F10-SAVE เพอ่ื บันทึกข้อมลู เข้าเครอ่ื ง ภาพที่ 4-17 หน้าตา่ งรายละเอยี ดของสาขา หนา้ ที่ 1 อธบิ ายการบันทกึ หน้า1 คลังซอ้ื หลกั ช่ือคลงั สินคา้ ที่ใหโ้ ปรแกรมแสดงขึน้ มาให้อตั โนมตั ิ เม่ือมีการบนั ทกึ ซ้ือสินคา้ เข้า คลงั ขายหลกั ชื่อคลังสนิ ค้าท่ีให้โปรแกรมแสดงข้นึ มาให้อัตโนมตั ิ เม่ือมีการบันทกึ ขายสินค้าเข้า รูปแบบการ POST ค่า I หมายถึง เม่ือบนั ทึก Voucher แลว้ รายการดงั กลา่ วจะยังไมถ่ ูก POST ไปยงั ระบบ บญั ชีแยกประเภททาให้ผใู้ ชง้ านสามารถตรวจสอบรายการใหเ้ รยี บรอ้ ยก่อน POST เพราะถ้า POST แลว้ จะเข้าไปแกไ้ ขรายการเดมิ ไมไ่ ด้ ต้องใชว้ ิธีการบนั ทึกรายการ ปรบั ปรุง (เป็นรปู แบบที่แนะนาให้ใช้) ค่าวา่ ง หมายถงึ เม่ือบันทึก Voucher แล้ว รายการดงั กล่าวจะถูก POST ไปยังระบบบัญชี แยกประเภททนั ที ทาให้รายการน้นั ไมส่ ามารถแก้ไขได้ ค่า X หมายถึง เม่ือบนั ทึกรายการจากโปรแกรม Front End เชน่ บันทกึ Invoice ขาย จากระบบขายจะยังไมบ่ ันทกึ Voucher ในระบบบญั ชแี ยกประเภท ตอ้ งมีการ เปลย่ี นรูปแบบการ POST ของรายการเหล่าน้ี (ท้ังรปู แบบการ POST แบบ I และ X สามารถสง่ั POST รายการภายหลังได้ โดยจะมีรายการสาหรบั POST รายการรายวนั เพื่อส่ังให้ POST รายการเปน็ ช่วง (BATCH) หรือจะสั่ง POST ทีละ Voucher กไ็ ด้)

4-13 สมุดบัญชีเงินฝาก (กรณเี ช็คจา่ ย) ใสส่ มุดบัญชีเงินฝากธนาคารที่ใช้สาหรบั จา่ ยเชค็ เป็นประจา (จะบันทึกได้ ก็ต่อเมื่อบันทึกฐานข้อมูลสมุดบญั ชีเงนิ ฝากกระแสรายวนั แลว้ ) ภาพท่ี 4-18 หน้าต่างรายละเอียดของสาขา หนา้ ที่ 2 อธบิ ายการบันทึกหนา้ 2 ใบนาฝากบนั ทึกบัญชีแบบ คา่ ว่าง หมายถงึ ให้บนั ทกึ บัญชีโดยใชย้ อดรวมของใบนาฝาก ค่า 1 หมายถงึ ให้บันทกึ บญั ชีแบบแตกยอดเงินตามรายการเชค็ ค่า 2 หมายถึง ใหบ้ นั ทกึ บัญชีแบบแตกยอดเงินตามรายการเชค็ และสมดุ ธนาคาร การอนมุ ตั ิเอกสารผ่านทาง Mail (Mobile Approve) ใบรับคาสั่งซื้อจากลูกคา้ วา่ ง = ไมต่ อ้ ง Approve , A = ต้อง Approve จงึ จะค้นได้ บันทกึ ใบขอซ้ือ วา่ ง = ไมต่ อ้ ง Approve , A = ต้อง Approve จงึ จะค้นได้ ใบเสนอราคาขาย ว่าง = ไม่ต้อง Approve , A = ตอ้ ง Approve จงึ จะคน้ ได้ บันทกึ ใบสั่งซื้อสนิ คา้ วา่ ง = ไม่ต้อง Approve , A = ตอ้ ง Approve จงึ จะคน้ ได้ การแสดงการบนั ทกึ บญั ชี คา่ วา่ ง หมายถึง แสดงเฉพาะระดับ Top และการบันทกึ แบบ Periodic คา่ 1 หมายถงึ แสดงเฉพาะระดบั Top และการบนั ทกึ บัญชีทกุ แบบ คา่ 2 หมายถึง แสดงทกุ ระดับ Top และการบนั ทึกบัญชีทกุ แบบ ลงบญั ชเี อกสารใบนาฝาก ค่า ว่าง หมายถึง ลงบัญชีแบบปกติ ค่า A หมายถงึ ลงบัญชีค่าธรรมเนียมธนาคารทีเ่ อกสารใบนาฝาก ระบุการกาหนดราคาในเอกสารซ้ือ/ขาย คา่ ว่าง หมายถงึ ใชร้ าคาตามลาดบั ขนั้ การกาหนดราคา คา่ 1 หมายถึง ใช้ราคาตามเอกสารอา้ งอิง

4-14 ภาพท่ี 4-19 หน้าตา่ งรายละเอียดของสาขา หน้าที่ 3 อธบิ ายการบนั ทึกหน้า 3 เปน็ การกาหนดสมุดรายวัน เพ่อื ใหโ้ ปรแกรมบันทึกรายการรายวนั กรณี Revalue ลงบญั ชีทส่ี มดุ รายวัน ใหอ้ ัตโนมตั ิ หลังจากส่งั Revalue ใช้ในกรณีที่ใช้ Multi Currency และตอ้ งการทาการ Revalue ตอนสิ้นงวดบญั ชี  การเพม่ิ /แก้ไข รายชื่อฝ่าย 1. เขา้ ที่ระบบ โครงสร้างองค์กร  โครงสร้างองค์กร  เมนู เพมิ่ /แก้ไขรายชอ่ื ฝ่าย หรือ เปดิ work flow  Organization Structure  เพ่มิ /แก้ไขรายช่อื ฝ่าย 2. กดปุ่ม F3-เพมิ่ เพื่อเพิ่มรายช่อื ฝ่าย 3. บันทึกรายละเอียดของฝ่าย เชน่ รหสั ฝ่าย ชือ่ ฝา่ ย 4. เม่อื บนั ทกึ รายละเอียดครบแล้ว กดปมุ่ F10-SAVE เพ่ือบนั ทึกขอ้ มูลเข้าเครื่อง ภาพที่ 4-20 หน้าตา่ งรายละเอียดของฝา่ ย  การเพ่มิ /แก้ไข รายชื่อแผนก 1. เข้าทร่ี ะบบ โครงสรา้ งองคก์ ร  โครงสร้างองค์กร  เมนู เพิม่ /แก้ไขรายช่ือแผนก หรอื เปิด work flow  Organization Structure  เพิ่ม/แกไ้ ขรายชื่อแผนก 2. กดปุ่ม F3-เพ่ิม เพ่ือเพ่มิ รายชื่อแผนก 3. บันทึกรายละเอียดของแผนก เชน่ รหัสแผนก ชอ่ื แผนก รหัสฝ่าย 4. เมื่อบนั ทกึ รายละเอยี ดครบแลว้ กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อบนั ทกึ ข้อมลู เข้าเคร่ือง ภาพท่ี 4-21 หน้าต่างรายละเอยี ดของแผนก

4-15