หน่วยที่ 9

E-book วชิ าการใช้คอมพวิ เตอร์ในงานบัญชี รหัสวิชา 2201-2007 หน่วยท่ี 9 การพิมพร์ ายงาน เรียบเรียงโดย พินรฎั สีตลวรางค์ บธ.บ. การบัญชี บธ.บ. การจดั การทว่ั ไป แผนกวิชาการบญั ชี วิทยาลยั อาชีวศึกษาสุโขทยั สานกั งานคณะกรรมการการอาชวี ศึกษา

9-1 หนว่ ยท่ี 9 การพมิ พร์ ายงาน สาระสาคญั เมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายการในแต่ละวันเรียบร้อยแล้ว ควรพิมพ์รายงาน เพื่อช่วยในการตรวจสอบ รายการออกมาด้วย และเมื่อตรวจสอบรายงานเรียบร้อยแล้ว ก็ควรพิมพ์รายงานเพื่อเก็บไว้เป็น Hard copy เผ่อื ไวด้ ้วย ซ่งึ โปรแกรมได้เตรียมเคร่ืองมือเพ่ือช่วยในการดูรายงาน และการพิมพ์รายงานต่างๆ ไว้ หลายอย่าง เช่น การ Lock ข้อความในแนวคอลัมน์ และแนวนอน ให้คงที่ หรือการแสดงลายกระดาษเพื่อช่วยในการดู รายงานท่มี ีขอ้ มลู ในแนวยาวทาใหก้ ารดรู ายงานง่ายข้ึน เป็นตน้ สาระการเรยี นรู้ 1. รายงานของระบบต่างๆ 2. เครอื่ งมือท่ีใช้ในการดูและพิมพร์ ายงาน 3. การพมิ พ์รายงานออกทางจอภาพ 4. การพิมพร์ ายงานออกเป็นไฟล์ 5. การพมิ พร์ ายงานออกทางเครื่องพิมพ์ 6. ตัวอยา่ งการส่ังพิมพ์รายงานต่างๆ สมรรถนะประจาหนว่ ย 1. แสดงความรู้เก่ียวกับการพมิ พ์รายงาน 2. ประยกุ ตใ์ ช้ความรเู้ กยี่ วกบั การพิมพ์รายงาน ในชวี ติ ประจาวนั และการประกอบอาชีพ จดุ ประสงค์การเรียนรู้ 1. อธบิ ายรายงานของระบบตา่ งๆ ได้ 2. อธบิ ายเครื่องมือท่ีใช้ในการดู และพิมพร์ ายงานได้ 3. อธิบายการพิมพร์ ายงานออกทางจอภาพได้ 4. อธบิ ายการพมิ พ์รายงานออกเป็นไฟล์ได้ 5. อธิบายการพิมพร์ ายงานออกทางเครื่องพิมพ์ได้ 6. อธิบายการพมิ พร์ ายงานประเภทต่างๆ ได้ 7. มีเจตคตทิ ด่ี ีในการเรยี นเรื่องการพมิ พร์ ายงาน และรักษ์ค่านิยมหลัก 12 ประการของไทย

9-2  รายงานของระบบตา่ งๆ เมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายการในแต่ละวันเรียบร้อยแล้ว ควรพิมพ์รายงาน เพ่ือช่วยในการตรวจสอบ รายการออกมาด้วย และเม่ือตรวจสอบรายงานเรียบร้อยแล้ว ก็ควรพิมพ์รายงานเพื่อเก็บไว้เป็น Hard copy เผ่ือไวด้ ว้ ย รายงานท่มี ใี หใ้ นระบบ จะแบง่ เปน็ 3 ประเภทหลักๆ ได้แก่ 1. รายงานเพือ่ การตรวจสอบรายการเอกสาร เพื่อใช้ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร และเก็บ เป็นสาเนากระดาษไว้ เปน็ การ Backup หลงั จากบนั ทกึ รายการเขา้ ไปแล้ว 2. รายงานเพอ่ื การติดตามงาน เชน่ รายการสินค้าค้างรับ รายงานสนิ คา้ ค้างสง่ 3. รายงานเพื่อการวเิ คราะห์ จะเป็นรายการท่เี กิดจากการรวมยอดจากหลายๆ เอกสาร เพ่ือนามาใช้ เป็นข้อมูลประกอบในการบริหารงาน หรอื วางแผนในอนาคต 1. รายงานของระบบบริหารสนิ ค้าคงคลัง 1.1 รายงานเพ่ือการตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง มีให้เลือก พิมพ์หลายรายงาน ในทน่ี ้ีขอเลอื กบางรายงานท่ีใช้บ่อยๆ ดังน้ี 1.1.1 รายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ FIFO รายงานน้ีเป็นการควบคุมปริมาณท่ีรับเข้าและ จ่ายออก ซ่ึงในตัวรายงานจะแสดงให้ทราบว่า มีปริมาณสินค้าและวัตถุดิบที่รับเข้าและจ่ายออกไปเป็นเท่าใด และปรมิ าณทคี่ งเหลืออยู่ยังคงมีเทา่ ใด โดยจะคานวณ สินคา้ /วัตถุดิบและต้นทุน โดยใช้หลักการว่าถ้าซื้อเข้ามา ก่อนก็จะตัดสินค้าและวัตถุดิบน้ันออกไปก่อนตามลาดับ โดยจะแสดงให้เห็นวันที่ของรายการที่เกิดขึ้น และ เลขที่ใบสาคัญรับและใบสาคัญจ่าย นอกจากนี้ยังบอกให้ทราบถึงต้นทุน ต่อหน่วยของสินค้า และต้นทุนรวม ทง้ั หมดด้วย 1.1.2 รายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ AVERAGE รายงานนี้เป็นการควบคุมปริมาณสินค้าท่ี รับเข้าและจ่ายออกเช่นเดียวกับรายงานแบบ FIFO เพียงแต่จะแตกต่างกันที่ วิธีคานวณราคาสินค้าที่ต่าง ออกไป ส่วนรายละเอียดท่ีแสดงให้เห็นในรายงานจะมีเหมือนกัน โดยจะคานวณสินค้า/วัตถุดิบ รวมท้ังต้นทุน ด้วยวิธีเฉล่ียจากการซ้ือและการขายทุกคร้ัง โดยจะแสดงให้เห็นเลขที่ของใบสาคัญรับ-จ่ายของแต่ละวันท่ีมีการ รบั สนิ ค้าเข้า และจา่ ยออก พรอ้ มท้ังแสดงต้นทนุ ของสนิ คา้ ตอ่ หนว่ ยและตน้ ทนุ เฉลยี่ ทงั้ หมดด้วย 1.1.3 รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ดูเฉพาะจานวนสินค้า รายงานนี้เป็นการควบคุมปริมาณ สินค้ารับเข้าและจ่ายออกเช่นเดียวกับแบบ FIFO, AVERAGE แต่ต่างกันตรงที่รายงานสินค้านี้จะแสดงเฉพาะ ปริมาณสินค้าท่ีรับเข้าและจ่ายออก และปริมาณสินค้าคงเหลือ โดยจะแสดงให้เห็นวันที่ของรายการท่ีเกิดขึ้น และเลขทข่ี องใบสาคญั รบั - สาคัญจา่ ย ไมแ่ สดงราคาต้นทุนต่อหนว่ ยของสนิ ค้าและราคาทุนรวมของสนิ คา้ 1.1.4 รายงานสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือแยกหรือรวมคลัง รายงานน้ีเป็นการแสดงปริมาณ สินค้าคงเหลือในช่วงเวลาท่ีต้องการจะทราบ ซ่ึงผู้ใช้จะทราบวันเดือน ปีของเอกสารจากใบสาคัญรับและจ่าย โดยจะแสดงปริมาณท่ีรับหรือจ่ายในแต่ละเอกสาร ส่วนราคา ต้นทุนหรือ ต้นทุนเฉลี่ยและต้นทุนรวม ใน รายงานสนิ คา้ แบบแยกหรือรวมคลัง จะไม่แสดงในรายงานนี้

9-3 1.1.5 รายงานสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือตามคลังต่างๆ รายงานน้ีจะแสดงให้ทราบถึงยอด คงเหลือของสินค้าและวัตถุดิบตามคลังต่างๆ ท่ีมีอยู่ โดยจะแสดงช่ือสินค้า รหัสสินค้าและยอดคงเหลือของ สินค้าท่ีมีเหลอื อย่ตู ามคลังต่างๆ รวมทงั้ จะแสดงมลู คา่ คงเหลือ และราคาตอ่ หนว่ ยให้ทราบดว้ ย 1.1.6 รายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือ รายงานนี้เป็นการแสดงปริมาณยอดคงเหลือสินค้าและ วัตถุดิบ ซ่ึงจะแสดงชื่อสินค้า รหัสสินค้า ยอดคงเหลือของสินค้าตามหน่วยนับมาตรฐานที่ได้บันทึกยอดยกมา ของสินค้า จานวนสินคา้ ที่ซ้ือเข้า จานวนสินค้าที่ขายออก ปริมาณสินค้าที่ปรับปรุงแล้ว ยอดคงเหลือของสินค้า มลู ค่ายกมาของสนิ คา้ มลู ค่าสนิ ค้าทีข่ ายได้ และมลู ค่าคงเหลอื ทงั้ สิ้น 1.2 รายงานเพือ่ การตดิ ตามงาน ได้แก่ 1.2.1 รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินค้า เป็นรายงานที่แสดงปริมาณสินค้าท่ียังไม่จัดส่งให้ ลูกค้า ซ่ึงจะทาให้ ผปู้ ระกอบการ ทราบว่ามสี นิ คา้ และวตั ถุดิบชนดิ ใดบา้ งทถี่ ึงกาหนดสง่ และยงั ไม่จัดส่งให้ลูกค้า โดยรายงานจะแสดงใหท้ ราบวนั ที่ ท่ถี งึ กาหนดสง่ สินค้า เลขที่ของใบรับคาส่ังขาย ช่ือลูกค้า ยอดสั่งซื้อ จานวน ทค่ี า้ งสง่ และหน่วยนับมาตรฐานในใบรับคาสงั่ ซื้อ 1.2.1 รายงานสินค้าค้างรับแยกตามสินค้า เป็นรายงานการที่แสดงรายงานสินค้าค้างรับแบบ แยกตามสินคา้ จะทาใหท้ ราบถึงวันทีถ่ งึ กาหนดรบั สินคา้ เลขที่ใบสัง่ ซอ้ื บรษิ ัทผูจ้ าหน่าย ปริมาณสินค้าที่ส่ังซื้อ ปริมาณสนิ คา้ ค้างรบั และหน่วยนับมาตรฐานในการส่งั ซอื้ สินคา้ 1.2.3 รายงานสนิ คา้ และวัตถุดิบคงเหลือ ค้างรับ/ค้างส่งและต้นทุนเฉล่ีย เป็นรายงานท่ีแสดง ใหท้ ราบความเคลื่อนไหวของสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือ ท้ังแบบค้างรับและค้างส่ง รวมทั้งแสดงต้นทุนเฉล่ียให้ ทราบด้วย รายละเอียดที่ผู้ใช้จะทราบได้จากรายงานน้ี คือ ชื่อสินค้า รหัสสินค้า ปริมาณคงเหลือ หน่วยนับ มาตรฐาน ราคาต่อหน่วย มูลค่าคงเหลือท้ังสิ้น จานวนสินค้าค้างรับ จานวนสินค้าค้างส่ง และยอดเงินสุทธิ ท้ังสน้ิ ซง่ึ การตรวจสอบสินค้าคา้ งรับ/คา้ งสง่ นี้ ผ้ใู ช้สามารถเลอื กดูตามที่ต้องการได้ 1.3. รายงานเพือ่ การวิเคราะห์ รายงานท่แี นะนา มดี งั นี้ 1.3.1 รายงานสินค้าและวัตถุดิบท่ีให้กาไรหรือมูลค่าขายสูงเรียงลาดับ เป็นรายงานท่ีแสดง การวเิ คราะห์สนิ คา้ และวตั ถุดิบท่สี รา้ งกาไรหรือมีปริมาณการจาหน่ายสูงสุด ซ่ึงสามารถเลือกการแสดงรายงาน ตามลาดับได้ตั้งแต่ลาดับที่ 1 ถึงลาดับท่ี 10 หรือต้องการให้แสดงทุกลาดับของสินค้าที่สนใจ หรือของสินค้า ทั้งหมดก็ได้ โดยรายงานจะแสดงให้ทราบช่ือสินค้า รหัสสินค้า หน่วยนับมาตรฐาน ปริมาณสินค้าท่ีจาหน่ายไป มูลคา่ การจาหนา่ ยต้นทุนขายและกาไรขั้นต้น ซึ่งสามารถดไู ด้ทงั้ ทีค่ ดิ เป็นจานวนเงนิ หรือคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ 1.3.2 รายงานสินค้าท่ไี มม่ ีการขาย รายงานนี้เปน็ การแสดงรายงานสินค้าท่ีไม่มีการขาย โดยจะ แสดงเฉพาะสินค้าท่ีมียอดคงคลังเท่านั้น หากสินค้าใดท่ีไม่มียอดคงเหลืออยู่ รายงานนี้จะไม่แสดงรายการให้ เห็นเลย แม้ว่าจะเป็นสินค้าที่ไม่มีการขายก็ตาม โดยรายงานจะแสดงให้ทราบช่ือสินค้า รหัสสินค้า หน่วยนับ มาตรฐาน ยอดคงเหลอื วันท่ีขายล่าสดุ ยอดขายจากต้นปี และมลู ค่าท่ีขายได้ทัง้ หมด 1.3.3 รายงานสินค้าและวัตถุดิบท่ีถึงจุดสั่งซ้ือ เป็นรายงานแสดงสินค้าและวัตถุดิบที่ถึงจุด ส่งั ซ้ือ ซง่ึ จะมปี ระโยชนต์ ่อการบรหิ ารงาน ด้านการควบคุมสต๊อกสินค้าและการวางแผนการขาย และโปรโมชั่น นอกจากจะแสดงช่ือสินค้า รหัสสินค้า หน่วยนับของสินค้า ยอดคงเหลือ ปริมาณสินค้าที่ถึงจุดสั่งซ้ือ แล้วยัง

9-4 แสดงให้ทราบปริมาณสินค้า/วัตถุดิบค้างรับ – ค้างส่ง และยอดส่ังเพ่ิมด้วย นอกจากนั้นยังแสดงให้ทราบราคา ต้นทุนที่ซอ้ื สนิ ค้าชดุ ลา่ สุดด้วย 1.3.4 รายงานการเคลื่อนไหวของสินค้า รายงานน้ีเป็นรายงานแสดงการเคลื่อนไหวของสินค้า แสดงใหเ้ ห็นถงึ ยอดซ้อื เขา้ ขายออก ลดหนี้ เพิม่ หน้ี โดยแสดงเป็นยอดรวมของจานวนสินค้าท่ีมีการเคล่ือนไหว ในชว่ งเวลาท่ีกาหนด 2. รายงานของระบบซื้อ 2.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานประเภทนี้ ผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์เรียงตาม วันท่ีของเอกสาร หรือเรียงตามเลขที่ของเอกสาร ทาให้ตรวจสอบได้ว่าจานวนเอกสารจริงมีครบถ้วนตามที่ บันทกึ ไวใ้ นระบบคอมพวิ เตอร์หรอื ไม่ โดยในทา้ ยรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสาร ช่วยในการตรวจ นับเอกสารจริงได้สะดวกขึ้น นอกจากนี้ยังเลือกพิมพ์โดยดูเฉพาะส่วนหัวของเอกสาร หรือจะเลือกพิมพ์ รายละเอียดของเอกสารออกมาด้วย เป็นการตรวจสอบละเอียดขึ้นว่า รายการสินค้าที่บันทึกเข้าไปตรงกัน หรือไม่ ตัวอยา่ งของรายงานทจี่ ัดอยู่ในประเภทน้ี เช่น พิมพ์รายการใบส่ังซ้ือของผู้จาหน่าย พิมพ์รายการบิลซ้ือ สด พิมพร์ ายการใบส่งของซื้อเชื่อ พิมพ์รายการใบส่งของซ้ือเช่ือ พิมพ์ใบแจ้งหน้ีแยก พิมพ์รายการใบลดหนี้ซ้ือ สด พิมพร์ ายการใบลดหน้ซี ้อื เช่อื พมิ พร์ ายการใบเพม่ิ หนี้ซื้อสด พมิ พ์รายการใบเพม่ิ หน้ซี ือ้ เชือ่ เป็นต้น 2.2 รายงานเพื่อช่วยในการติดตามงาน รายงานประเภทน้ี ใชใ้ นการตดิ ตามงาน หรอื บรหิ ารจดั การ ภายใน เช่น 2.2.1 รายงานสินค้าค้างรับแยกตามผู้จาหน่าย เป็นรายงานที่ใช้สาหรับตรวจสอบว่ามีสินค้า รายการใดท่ยี ังไมไ่ ด้รบั จากผ้จู าหน่ายรายน้บี า้ ง โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ชื่อสินค้า จานวนสินค้าท่ีค้างส่ง หน่วยนับของสินค้า วันที่สินค้าน้ันควรจะถูกส่งมายังบริษัท เลขที่ใบส่ังซื้อของผู้จาหน่าย หรือใบส่ังซื้อ หาก สนิ ค้ารายการนน้ั ค้างส่งจากหลายใบส่ังซื้อ ก็จะแสดงยอดรวมใหเ้ ห็น 2.2.2 รายงานสินค้าค้างรับแยกตามสินค้า เป็นรายงานท่ีใช้สาหรับตรวจสอบว่ามีสินค้า รายการใดทค่ี า้ งส่งจาแนกตามสนิ คา้ โดยแสดงวนั ทจ่ี ะสง่ เลขที่ใบส่ังซื้อ ช่ือผู้จาหน่าย ยอดท่ีส่ังไว้ท้ังหมด ยอด ท่ียังค้างรับ และช่ือหน่วยนับ ทาให้ทราบว่าสินค้ารายการนั้นค้างรับเป็นจานวนท้ังหมดเท่าใด จะได้ทาการ สั่งซื้อเพ่มิ เติมได้ตรงกบั ความต้องการ 2.2.3 รายงานสนิ คา้ คา้ งแยกตามใบส่ังซื้อ เป็นรายงานที่ใช้ตรวจสอบรายการสินค้าค้างรับ แต่ ดูว่ารายการทตี่ ้องรับในวันทีต่ ่างๆ มีรายการอะไรบ้าง แยกเปน็ ใบส่งั ซ้ือแตล่ ะใบ โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ชอื่ สินค้า ยอดส่งั ยอดที่ค้างรบั และหนว่ ยนับ 2.3 รายงานวิเคราะหเ์ พื่อช่วยในการบรหิ ารงาน เป็นรายงานที่ใช้ในการบริหารและการวางแผนงาน เช่น รายงานวเิ คราะหย์ อดซอื้ แยกตามผู้จาหน่าย เป็นตน้ 3. รายงานของระบบขาย 3.1 รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการเอกสาร เป็นรายงานที่ใช้ตรวจสอบว่าจานวนเอกสารจริง มี ครบถ้วนตามทีบ่ นั ทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ ผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์เรียงตามวันที่ของเอกสารหรือ

9-5 เรยี งตามเลขที่ของเอกสาร โดยในทา้ ยรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสารช่วยในการตรวจนับเอกสาร จริงได้สะดวกขึ้น นอกจากน้ียังเลือกพิมพ์โดยดูเฉพาะส่วนหัวของเอกสาร หรือจะเลือกพิมพ์รายละเอียดของ เอกสารออกมาด้วย เป็นการตรวจสอบละเอียดขึ้นว่า รายการสินค้าท่ีบันทึกเข้าไปตรงกันหรือไม่ ตัวอย่างของ รายงานที่จัดอยู่ในประเภทนี้ เช่น พิมพ์รายการใบสั่งซ้ือของลูกค้า พิมพ์รายการบิลขายสด พิมพ์รายการใบส่ง ของขายเชื่อ พิมพ์รายการใบส่งของขายเชื่อ พิมพ์ใบแจ้งหน้ีแยก พิมพ์รายการใบลดหน้ีขายสด พิมพ์รายการ ใบลดหนีข้ ายเชื่อ พิมพร์ ายการใบเพิม่ หน้ขี ายสด พมิ พร์ ายการใบเพมิ่ หน้ีขายเชอื่ เปน็ ตน้ 3.2 รายงานเพ่ือช่วยในการติดตามงาน เป็นรายงานท่ีใช้ในการติดตามงาน หรือบริหารจัดการ ภายใน เชน่ 3.2.1 รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามลูกค้า ใช้สาหรับตรวจสอบว่ามีสินค้ารายการใดท่ียังไม่ได้ ส่งให้ลูกค้ารายใดบ้าง โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ชื่อสินค้า จานวนสินค้าท่ีค้างส่ง หน่วยนับของสินค้า วันท่ีสินค้านั้นควรจะส่งให้ลูกค้า เลขที่ใบส่ังขายของลูกค้าหรือ ใบส่ังขาย หากสินค้ารายการนั้นค้างส่งจาก หลายใบสงั่ ซอ้ื ก็จะแสดงยอดรวมให้เหน็ 3.2.2 รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินค้า ใช้สาหรับตรวจสอบว่ามีสินค้ารายการใดท่ีค้างส่ง จาแนกตามสินค้า โดยแสดงวันท่ีจะส่ง เลขที่ใบสั่งขาย ช่ือลูกค้า ยอดที่ส่ังไว้ท้ังหมด ยอดที่ยังค้างส่งและชื่อ หน่วยนับ ทาให้ทราบว่าสินค้ารายการน้นั ค้างส่งเป็นจานวนทัง้ หมดเท่าใด จะได้ทาการส่งให้เพ่ิมเติมได้จนครบ 3.2.3 รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามใบส่ังขาย ใช้ตรวจสอบรายการสินค้าค้างส่ง แยกเป็น ใบสั่งขายแต่ละใบ ดูว่ารายการที่ต้องส่งในวันท่ีต่างๆ มีรายการอะไรบ้าง โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ช่ือ สินค้า ยอดสัง่ ยอดที่คา้ งสง่ และหนว่ ยนบั 3.2.4 รายงานใบสง่ ของต่างๆ เชน่ รายงานใบสง่ ของแยกตามลกู ค้า รายงานใบสง่ ของแยก ตามพนักงานขาย รายงานใบสง่ ของแยกตามทมี ขายและพนักงานขาย ยอดขายสินคา้ เรียงตามใบสง่ ของแยก ตามลกู คา้ เปน็ ต้น 3.3 รายงานวิเคราะห์เพอื่ ช่วยในการบรหิ ารงาน เป็นรายงานทใี่ ช้ในการบริหารและการวางแผนงาน ได้แก่ รายงานสรุปต้นทุน-กาไรข้ันต้นของสินค้าแต่ละรายการ รายงานตรวจสอบสินค้าที่เคยขายจากเอกสาร ขาย สรุปยอดขายประจางวดแยกตามลูกคา้ สรปุ ยอดขายแยกตามลูกค้าเปรยี บเทยี บแต่ละเดือน รายงานสินค้า ท่ีขายสูงสุดเรียงตามกาไรและยอดขาย จากมากไปน้อย รายงานสินค้าที่ขายสูงสุดเรียงตามกาไรและยอดขาย จากนอ้ ยไปมาก 4. รายงานของระบบลกู หนี้ 4.1 รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการเอกสาร เป็นรายงานท่ีใช้ตรวจสอบว่าจานวนเอกสารจริง มี ครบถ้วนตามที่บันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ โดยในท้ายรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสาร ช่วยในการตรวจนับเอกสารจริงได้สะดวกข้ึน ผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์เรียงตามวันที่ของเอกสารหรือเรียง ตามเลขท่ขี องเอกสาร นอกจากนี้ยังเลือกพิมพ์โดยดูเฉพาะส่วนหัวของเอกสาร หรือเลือกพิมพ์รายละเอียดของ เอกสารออกมาด้วย เป็นการตรวจสอบละเอียดเพ่ิมข้ึน เพ่ือดูว่ารายการท่ีบันทึกเข้าไปตรงกันหรือไม่ ตัวอย่าง

9-6 รายงานประเภทนี้ เช่น รายการใบเสร็จ (ธุรกิจซ้ือมา-ขายไป) ในแต่ละวัน รายการใบเสร็จ (ธุรกิจบริการ) ใน แต่ละวนั รายการใบวางบลิ เปน็ ตน้ 4.2 รายงานเพือ่ ช่วยในการติดตามงาน ไดแ้ ก่ รายการใบวางบลิ ครบกาหนดรับเงิน รายการใบส่งของ ที่ครบกาหนดแยกตามลูกค้า รายงานลูกหนี้เกินวงเงิน รายงานวิเคราะห์อายุหน้ีแยกตามลูกค้า แบบละเอียด รายงานวิเคราะหอ์ ายุหนแี้ ยกตามลูกคา้ แบบสรปุ (ดยู อดหนี้ ปจั จบุ นั เท่าที่คา้ งชาระ) 4.3 รายงานวเิ คราะหเ์ พอื่ ช่วยในการบริหารงาน ไดแ้ ก่ รายงานสถานะลูกหน้ี รายงานวิเคราะห์อายุ หนี้แยกตามลูกค้า แบบละเอียด (ย้อนวันที่) รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามลูกค้า แบบสรุป (ย้อนวันท่ี) การด์ ลูกหนี้ สรุปรายการเอกสารของลูกหนร้ี ายตวั รายงานยอดค้างรับจากลูกหน้ีพร้อมรายละเอยี ด 5. รายงานของระบบเจ้าหนี้ 5.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร เป็นรายงานท่ีใช้ตรวจสอบว่าจานวนเอกสารจริง มี ครบถ้วนตามที่บันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ โดยในท้ายรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสาร ชว่ ยในการตรวจนบั เอกสารจรงิ ไดส้ ะดวกขึ้น รายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ รายการใบเสร็จรับเงิน (ธุรกิจ ซ้ือมา-ขายไป) ในแต่ละวนั รายการใบเสรจ็ รบั เงิน (ธุรกจิ บริการ) ในแต่ละวนั รายการใบวางบิล 5.2 รายงานเพื่อช่วยในการติดตามงาน รายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ รายการใบวางบิลครบ กาหนดจ่ายเงิน รายการใบส่งของที่ครบกาหนดแยกตามผู้ขาย รายงานเจ้าหน้ีเกินวงเงิน รายงานวิเคราะห์ อายุหนี้แยกตามผู้จาหน่าย แบบละเอียด รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามผู้จาหน่าย แบบสรุป (ดูยอดหน้ี ปจั จุบันเทา่ ท่คี ้างชาระ) 5.3 รายงานวิเคราะหเ์ พอื่ ช่วยในการบรหิ ารงาน รายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทน้ี ได้แก่ รายงานสถานะ เจ้าหนี้ รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามผู้จาหน่าย แบบละเอียด (ย้อนวันที่) รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยก ตามผู้จาหนา่ ย แบบสรปุ (ย้อนวนั ท่ี) การ์ดเจ้าหนี้ สรุปรายการเอกสารของเจ้าหนี้รายตัว รายงานยอดค้างจ่าย เจ้าหน้พี รอ้ มรายละเอยี ด 6. รายงานของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร รายงานท่ีใช้ในการตรวจสอบว่าข้อมูลท่ีเราบันทึกเข้าไปนั้น ครบถ้วนและถูกต้อง เพียงใด มีให้เลือก พิมพ์หลายรายงาน เช่น รายงานเช็ครับเรียงตามวันที่เช็ค รายงานสถานะเช็ครับแยกตามลูกค้า รายงานเช็ค จ่ายเรยี งตามวนั ท่ีจ่ายเช็ค รายงานเช็คจ่ายเรียงตามเลขท่ีเช็ค รายงานสถานะเช็คจ่ายแยกตามเจ้าหนี้ รายงาน Bank statement ทะเบยี นเชค็ รายวัน เรยี งตามบญั ชีและเลขที่ VOUCHER เม่ือตรวจสอบรายการแล้ว หากพบว่าเช็ค หรือเอกสารธนาคารรายการใดมีปัญหาต้องปรับปรุง ก็ให้ เขา้ ไปทาการปรบั ปรงุ รายการใหถ้ กู ต้อง 7. รายงานของระบบสินทรพั ยแ์ ละค่าเสอื่ มราคา หลังจากทีผ่ ใู้ ชง้ านบนั ทึกรายการสินทรัพย์เข้าไปแล้ว ส่ิงที่ต้องทาก่อนจะส่ังคานวณค่าเส่ือมราคา ควร จะพิมพ์รายงาน “ทะเบียนสินทรัพย์ที่มีท้ังหมด” ออกมาตรวจสอบเบื้องต้นก่อนว่า มีการบันทึกรายละเอียด ของสินทรัพย์ผิดพลาดหรือไม่ เช่น บันทึกช่ือบัญชีของสินทรัพย์ผิด หรือ บันทึกมูลค่าของสินทรัพย์ที่ใช้ในการ

9-7 คานวณค่าเสื่อมราคาผิดไป เป็นต้น และเมื่อสั่งคานวณค่าเส่ือมราคาแล้ว ก็ควรพิมพ์ “รายงานตารางค่าเสื่อม ราคาสะสม” ออกมา ตรวจสอบว่ามีรายการค่าเส่ือมราคาใดที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งมักจะเกิดจากการบันทึก รายละเอียดสินทรัพย์ท่ีไม่ถูกต้อง เป็นส่วนใหญ่ เช่น ระบุบัญชีที่จะบันทึกบัญชี ด้านเดบิตผิดบัญชี หรือระบุ อัตราค่าเสื่อมราคาผิดไป เป็นต้น ความผิดพลาดเหล่านี้จะหมดไป ถ้าได้ตรวจสอบ การบันทึกรายละเอียดของ สินทรพั ย์ไดค้ รบถว้ น 8. รายงานของระบบบัญชแี ยกประเภท เมือ่ ผูใ้ ช้งานบันทึกรายการรายวนั แล้ว ในแต่ละวันควรพิมพ์รายงาน เพ่ือช่วยในการตรวจสอบรายการ ออกมาดว้ ย ซง่ึ รายงานท่ีจาเป็นและมักจะตอ้ งใชง้ านกนั สว่ นใหญ่ มดี งั นี้ 8.1 รายงานรายวันเรียงวันท่ี เป็นการพิมพ์รายการรายวันที่เราบันทึกเข้าไป โดยเรียงตามวันท่ีของ VOUCHER ใช้สาหรับตรวจสอบรายการเบ้ืองต้น ซ่ึงควรจะต้องทาก่อนท่ีจะทาการปิดบัญชีหรือสั่ง POST รายการ 8.2 รายงานรายวนั เรียงเลขท่ี เป็นการพิมพ์รายการรายวนั ทเ่ี ราบันทึกเข้าไป โดยเรียงตามเลขท่ีของ VOUCHER ใช้สาหรับตรวจสอบ รายการเบื้องต้นเช่นกัน แต่ช่วยตรวจสอบจานวนเอกสารด้วยว่าครบถ้วน หรอื ไม่ เพราะอาจจะมี VOUCHER ท่ีวนั ท่ขี องเอกสารอาจจะไม่เรียงกัน ซึ่งทาให้เม่ือเราสั่งพิมพ์เรียงตามเลขท่ี กบั เรยี งตามวนั ทข่ี องเอกสาร จะมีลาดบั ของ VOUCHER ไมเ่ หมือนกันกไ็ ด้ 8.3 บญั ชแี ยกประเภทแบบ 3 ช่อง เป็นการตรวจสอบรายการของแต่ละบัญชีย่อย โดยดูว่ามีบัญชีใด มากระทบกบั บัญชีนีบ้ ้าง 8.4 รายการแยกประเภท คล้ายรายงานบัญชีแยกประเภท แต่แสดงเฉพาะรายการท่ีเกิดขึ้นใน ช่วงเวลาเทา่ น้นั ไมถ่ ูกกระทบจากยอดยกมา ใชใ้ นการตรวจสอบเฉพาะรายการเคล่ือนไหวในช่วงเวลาหน่ึง 8.5 รายวันเรียงวันที่ (บัญชีเป็นแนวคอลัมน์ Dr-Cr) รูปแบบรายงานเหมือนกับ \"สมุดรายวัน เฉพาะ\" นนั่ เอง เหมาะสาหรับ เลือกดรู ายการของบัญชีท่ีสนใจเป็นพิเศษ มาแสดงไว้ในคอลัมน์ แต่ถ้าบัญชีไหน เป็นรายการท่ีไมเ่ กิดขน้ึ บอ่ ย ก็จะแสดงรวมไวใ้ นชอ่ ง “อนื่ ๆ” 8.6 รายวันเรยี งวันที่ มรี ายละเอยี ดเอกสารประกอบ แยกตามระบบงาน รูปแบบรายงานเหมือนกับ สมุดรายวัน แต่แยกรายการ VOUCHER ที่ถูกสร้างข้ึนจากระบบงานต่าง ๆ ได้เหมาะกับผู้ใช้งานซอฟท์แวร์ ทางด้าน Front End ด้วย เช่น ระบบขาย ระบบจัดซื้อ ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ ระบบเช็คและเงินฝาก ธนาคาร เป็นต้น ซึ่งมีการบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติในระบบบัญชี ดังน้ัน หากผู้ใช้งานต้องการตรวจสอบดูว่า มี รายการรายวันใดบ้างทถ่ี กู สรา้ งจากระบบงานอื่น ๆ กส็ ามารถตรวจสอบได้จากรายงาน 8.7 รายการรายวันท่ียังไม่ POST รายงานท่ีควรจะพิมพ์ก่อนที่จะสั่ง POST รายการ เพื่อให้ผู้ใช้งาน ตรวจสอบดูใหแ้ นใ่ จก่อนวา่ รายการเหล่าน้ีมีส่วนใดต้องแก้ไขหรือไม่ เพราะถ้าสั่ง POST รายการแล้ว จะแก้ไข รายการไม่ไดอ้ ีก ต้องใชว้ ธิ ที ารายการปรับปรงุ เขา้ ไปแทน

9-8  เครอื่ งมือท่ีใช้ในการดูและพิมพ์รายงาน โปรแกรมได้เตรียมเคร่ืองมือเพ่ือช่วยในการดูรายงาน และการพิมพ์รายงานต่างๆ ไว้ หลายอย่าง เช่น การ Lock ขอ้ ความในแนวคอลัมน์ และแนวนอน ให้คงที่ หรือการแสดงลายกระดาษเพ่อื ช่วยในการดูรายงานท่ี มีขอ้ มูลในแนวยาวทาใหก้ ารดูรายงานงา่ ยข้นึ เป็นตน้ มรี ายละเอยี ดดังภาพที่ 9-1 ภาพที่ 9-1 เครอ่ื งมือทีใ่ ช้ในการดูและพิมพร์ ายงาน 1. การ Lock ข้อความในแนวคอลมั น์ และแนวนอน เพ่ือเลื่อนตามไปกบั ข้อความสว่ นอื่น การ Lock ขอ้ ความ ทาได้โดยใชเ้ มาส์เล่อื นไปยังแถบสเี ขียวทอี่ ยู่ด้านบน และขยบั แถบสีเขียวไปยงั ข้อความทต่ี ้องการ Lock ดงั ภาพท่ี 9-2 ต้องการ Lock คอลัมน์ “เลขท่ีอ้างอิง และช่ือผซู้ ื้อสนิ คา้ ” และ Lock แนวนอน “หัวตาราง” เม่ือได้ตาแหน่ง Lock แลว้ ให้ Double Click (คลิกซา้ ยของเมาส์ตดิ กัน 2 ครงั้ ) หรอื Right Click (คลิกขวาของเมาส)์ ทีแ่ ถบสีเขยี ว จะเกดิ แนว Lock ขอ้ ความ ดังภาพที่ 9-3

9-9 ภาพท่ี 9-2 แสดงการกาหนดการ Lock ข้อความ ภาพที่ 9-3 แสดงการกาหนดช่วงการ Lock ข้อความ 2. การใหแ้ สดงเส้นแบ่งแนวกระดาษ เมอ่ื เรียกดรู ายงาน หากรายงานนัน้ มีข้อมูลล้นจอภาพ จะเหน็ เส้นสีเหลอื งแสดงถงึ แนวกระดาษ ดงั ภาพท่ี 9-4 ซึ่งถา้ สงั่ พิมพ์ออกเครือ่ งพิมพ์ จะใช้กระดาษตามจานวนเสน้ แบง่ แนวกระดาษทเ่ี ห็น ภาพท่ี 9-4 หนา้ ตา่ งรายงานแสดงเสน้ แบง่ แนวกระดาษสีเหลือง

9-10 3. การ Zoom เพือ่ ดูข้อมลู บางครง้ั ผูใ้ ช้งานอาจตอ้ งการขยายดูขอ้ มลู ให้มีขนาดใหญข่ ึน้ หรอื ย่อใหม้ ีขนาดเลก็ ลง สามารถย่อขยาย (Zoom) โดยคลิกทีส่ ญั ลกั ษณ์ แลว้ เลอื กสดั สว่ นทตี่ อ้ งการ ดังภาพท่ี 9-5 ภาพที่ 9-5 หนา้ ต่างรายงานเม่อื เรยี กดูดว้ ยขนาด 100% 4. การแสดงลายกระดาษบนจอภาพ และการแสดงลายกระดาษเมื่อสัง่ พิมพ์ทางเคร่อื งพิมพ์ ถา้ รายงานมีข้อมลู ในแตล่ ะแถวมาก การมีเสน้ นอนเพื่อเทยี บขอ้ มลู ในแนวนอนจะช่วยใหด้ ขู ้อมูลไดง้ ่าย ขึน้ โปรแกรมจงึ เตรียมลายกระดาษไว้ เปน็ แนวทบึ สลับกับแนวเส้นโปรง่ โดยคลกิ ท่สี ัญลักษณ์ และหาก ยกเลกิ แสดงลายกระดาษ ก็คลกิ ท่ีปมุ่ เดิม ส่วนการส่งั พิมพ์รายงานใหม้ ีลายกระดาษออกทางเคร่ืองพิมพ์ดว้ ย ใหค้ ลกิ ที่สญั ลกั ษณ์ ภาพที่ 9-6 หน้าตา่ งรายงานหลงั สัง่ ให้แสดงลายกระดาษ

9-11 5. การตั้งรอยพับกระดาษ สาหรบั คอลัมน์ทไ่ี ม่ตอ้ งการแสดง การดูรายงานที่มคี วามยาวมากๆ หรอื มีคอลัมน์ทต่ี ้องการปิดไว้ ไม่ต้องแสดงออกมาใหเ้ ห็นทางจอภาพ หรอื เมื่อสั่งพิมพ์รายงานออกทางเคร่ืองพิมพ์ สามารถพบั กระดาษได้ โดยต้ังรอยพับกระดาษก่อน โดยการคลิก ท่สี ัญลกั ษณ์ เม่ือเล่ือนเมาสไ์ ปที่แนวไมบ้ รรทัดด้านบนจะเหน็ สญั ลักษณ์ และถ้าเล่อื นเมาสไ์ ปขอบ ซา้ ยของหน้าตา่ ง จะเห็นสญั ลักษณ์ ซง่ึ จะใชใ้ นการกาหนดตาแหนง่ ท่ตี ้องการพบั กระดาษ ตอ้ งการพบั ตาแหน่งใด ให้คลิกเมาสต์ าแหน่งนั้น ดังภาพท่ี 9-7 ภาพที่ 9-7 หนา้ ต่างรายงานแสดงแนวการพับกระดาษในแนวคอลัมน์ 6. การสั่งพบั กระดาษ หรอื ยกเลกิ การพบั กระดาษ หลังจากทาการกาหนดตาแหนง่ การพบั กระดาษตามข้อ 5 แลว้ จะสง่ั พับกระดาษเพื่อปิดข้อความทไี่ ม่ ตอ้ งการใหแ้ สดง โดยการคลกิ ท่สี ญั ลักษณ์ จะไดด้ ังภาพที่ 9-8 และหากต้องการยกเลิกการพบั กระดาษ กใ็ หก้ ดปุ่มเดิม ภาพท่ี 9-8 หน้าตา่ งรายงานหลงั จากสงั่ พบั กระดาษตามรอยทกี่ าหนด

9-12 7. การ Mark เครอื่ งหมายท่ีต้องการเน้น หรอื การใช้ปากกาไวทบ์ อรด์ หากต้องการทาเครื่องหมายไว้ทข่ี อ้ ความบางอยา่ ง เพื่อให้สังเกตได้ชัดเจน เชน่ การดรู ายงานทีม่ ีความ ยาวมากๆ ทาใหส้ งั เกตเหน็ ตาแหน่งทีท่ าสญั ลักษณ์ไว้ได้ชดั เจน เม่ือพลิกไปดูหน้าอืน่ กลบั ไปมากห็ าตาแหนง่ เดมิ ไดง้ ่าย โดยการคลิกทสี่ ญั ลกั ษณ์ แลว้ นาไป Mark ตาแหนง่ ท่ีตอ้ งการ จะได้ดังภาพท่ี 9-9 หากตอ้ งการ ซ่อนเคร่ืองหมายท่ี Mark ไว้ก็ให้คลกิ ปุ่ม และหากต้องการให้แสดงเครื่องหมายก็ใหค้ ลกิ ปุ่ม ภาพที่ 9-9 หนา้ ตา่ งรายงานแสดงเคร่อื งหมายที่ Mark ไว้ จะเห็นเปน็ วงกลมสีเหลืองขอบแดง 8. การสง่ั ให้พิมพ์ลายน้าจากไฟลร์ ูปภาพทสี่ รา้ งไว้ ในกรณีที่ตอ้ งการพิมพ์รายงาน หรือเอกสารออกทางเครื่องพมิ พ์ โดยมีลายน้าเปน็ พ้ืนหลังของข้อความ ในเอกสาร (เปน็ Background) สามารถทาได้ดงั น้ี 8.1 สร้างไฟล์ลายน้าทจี่ ะใช้ไวล้ ว่ งหน้า เชน่ ไฟลน์ ามสกุล .bmp หรอื .jpg เปน็ ตน้ 8.2 สั่งใหโ้ ปรแกรมดึงไฟล์ลายน้ามาใชใ้ นการส่ังพิมพ์ โดยคลิกทีส่ ญั ลกั ษณ์ โปรแกรมจะข้นึ มาให้ ระบุไฟลท์ ีจ่ ะดึงมาใช้ดงั ภาพที่ 9-10 ให้ระบุไฟล์ทต่ี ้องการ แล้วคลิกปุ่ม Open จะเป็นดงั ภาพ 9-11 ภาพท่ี 9-10 หนา้ ตา่ งแสดงการเลือกไฟลล์ ายนา้ ทสี่ รา้ งไว้มาใช้พมิ พ์

9-13 ภาพท่ี 9-11 หน้าตา่ งแสดงภาพลายนา้ ท่ีเลือกไว้ มาแสดงในรายงาน  การพิมพ์รายงานออกทางจอภาพ การพมิ พร์ ายงานออกทางจอภาพ เปน็ การเรียกดรู ายงานทางจอภาพก่อนสงั่ พมิ พ์ ซึ่งสามารถสง่ั พิมพ์ ไดจ้ ากทุกระบบ เช่น การสง่ั พิมพ์รายงานภาษีขายจากระบบภาษมี ลู ค่าเพ่มิ เม่ือระบุ Option ในการดขู ้อมูล เรยี บรอ้ ยแล้ว ใหก้ ดป่มุ OK ทอ่ี ยู่ดา้ นล่าง จะขึ้นหนา้ ต่างมาให้เลอื กการพิมพ์ ให้คลกิ เลือกที่ช่อง “จอภาพ” ดงั ภาพท่ี 9-12 และ 9-13 โปรแกรมจะแสดงรายละเอียดรายงานท่ีส่งั พิมพ์ออกทางจอภาพ ดังภาพท่ี 9-14 ภาพที่ 9-12 หน้าตา่ งระบุ Option ในการดูข้อมลู รายงานภาษีขาย

9-14 ภาพที่ 9-13 หนา้ ต่างส่ังพมิ พร์ ายงานภาษีขายทางจอภาพ ภาพท่ี 9-14 หน้าต่างแสดงรายละเอียดรายงานทีส่ ง่ั พมิ พ์  การพมิ พร์ ายงานออกเปน็ ไฟล์ สามารถส่ังให้โปรแกรมพิมพ์รายงานออกเป็นไฟล์ประเภทต่างๆ เช่น Text file , Excel หรือ REP เป็นต้น ซ่ึงไฟล์ท่ีส่ังพิมพ์น้ีสามารถจัดเก็บ และเรียกดูเพ่ือส่ังพิมพ์เป็นเอกสารภายหลังได้ เช่น การสั่งพิมพ์ รายงานภาษีขายจากระบบภาษีมูลค่าเพ่ิม เมื่อระบุ Option ในการดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม OK ที่อยู่ ด้านลา่ ง จะขน้ึ หนา้ ตา่ งมาใหเ้ ลอื กการพิมพ์ ใหค้ ลิกเลอื กที่ช่อง “ออกเปน็ ไฟล์” และเลือกชนิดของไฟล์ ดังภาพ ท่ี 9-15 เมือ่ กาหนดชนดิ ของไฟล์แล้ว จะต้องระบุ Directory ท่ีจะใช้เก็บไฟล์รายงาน โดยให้คลิกที่ปุ่ม ท่ี อยู่ด้านข้างชนิดของไฟล์ (ภาพที่ 9-16) จะมีหน้าต่างกาหนดรูปแบบรายงานสาหรับออกไฟล์ข้ึนมาให้เลือก Directory ท่ีจะเก็บไฟล์ ซึ่งโปรแกรมจะระบุไว้ท่ีไดร์ฟ C\\PROGRAM FILES\\SMARTBIZ WIN\\FMSB8 สามารถเปลี่ยนได้โดยคลิกที่ปุ่ม ท่ีอยู่ด้านข้าง (ภาพที่ 9-17) เมื่อเลือกที่เก็บไฟล์ได้แล้ว คลิกท่ีปุ่ม Select

9-15 ภาพท่ี 9-15 หน้าต่างการเลือกหวั ขอ้ ในการพิมพ์ (เลือกออกเปน็ ไฟล์) และเลือกชนิดของไฟล์ ภาพท่ี 9-16 หน้าตา่ งการเลือกชนดิ ไฟล์ที่ต้องการ และการกาหนดรปู แบบรายงานสาหรับออกไฟล์ ภาพที่ 9-17 หนา้ ต่างการเลอื ก Directory ทจี่ ะใช้ในการจดั เกบ็ ไฟลร์ ายงาน

9-16  การพมิ พร์ ายงานออกทางเคร่อื งพิมพ์ 1. การเลอื กรูปแบบและขนาดตวั อกั ษร (Font) โดยการกดปมุ่ Ctrl+F หรอื คลกิ ทป่ี ุม่ ท่ีอยู่ ด้านขา้ ง Font จะปรากฏหน้าตา่ ง Font ใหเ้ ลอื กรูปแบบ และขนาดตวั อกั ษร เมอื่ เลือกแล้ว คลิกป่มุ OK ภาพที่ 9-18 หน้าตา่ งสง่ั พิมพ์รายงาน เพื่อเลือกรปู แบบและขนาดตวั อักษร ภาพท่ี 9-19 หน้าต่างการเลือกรปู แบบและขนาดตวั อักษร

9-17 2. การเลือกชนิดเคร่ืองพิมพ์ โดยการคลิกท่ีปุ่ม ที่อยู่ด้านล่างในหัวข้อ “เครื่องพิมพ์” จะปรากฏ หน้าต่าง Print Setup ให้เลือกชนดิ เครอ่ื งพิมพ์ พร้อมทั้งตั้งค่าการพิมพ์ ได้แก่ การกาหนดขนาดกระดาษ และ การวางแนวการพิมพ์ ถ้าต้องการพิมพ์แนวตั้ง เลือก “Portrait” และถ้าต้องการพิมพ์แนวนอน เลือก “Landscape” เมื่อเลอื กแลว้ คลกิ ปุ่ม OK ภาพที่ 9-20 หน้าต่างสัง่ พมิ พร์ ายงาน เพื่อเลือกชนดิ เคร่ืองพิมพ์ ภาพที่ 9-21 หนา้ ตา่ งการเลอื กชนดิ เคร่ืองพิมพ์ และตง้ั ค่าการพิมพ์ 3. การกาหนดกั้นหน้าในการพิมพ์รายงาน โดยการใสต่ วั เลขทตี่ อ้ งการในช่อง “กน้ั หนา้ ซ้าย” เมือ่ กาหนดรายละเอยี ดในการพิมพเ์ รยี บรอ้ ยแลว้ คลกิ ปุ่ม Print

9-18 ภาพที่ 9-22 หนา้ ต่างกาหนดกนั้ หนา้ ในการพมิ พ์รายงาน  ตัวอยา่ งการสั่งพิมพร์ ายงานต่างๆ 1. การสง่ั พิมพ์รายงานรายวันเรยี งตามวนั ที่ (ทุกเล่ม) 1.1 เข้าที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท  รายงาน  พิมพ์รายวนั เรยี งตามวนั ท่ี 1.2 เลือกการพมิ พส์ มุดรายวัน “ทกุ เล่ม” 1.3 กาหนดช่วงวนั ที่ของรายงาน ในชอ่ ง “ต้ังแต่วนั ที่” เม่อื กาหนดรายละเอยี ดแลว้ กดปมุ่ OK ภาพที่ 9-23 หน้าต่างกาหนดรายละเอียดในการสัง่ พิมพ์รายงานรายวันเรยี งตามวนั ท่ี (ทกุ เล่ม)

9-19 2. การสั่งพมิ พ์รายงานงบกาไรขาดทนุ (กรณีบันทึกบัญชีแบบ Periodic) 2.1 เข้าที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท  พมิ พ์งบการเงนิ  พมิ พ์งบกาไร-ขาดทุน (กรณี บนั ทึกบัญชีแบบ Periodic) 2.2 จะมีหน้าตา่ งใหเ้ ลือกแบบฟอร์มงบ เลอื ก “AUTOMATIC” 2.3 กาหนดชว่ งวนั ที่ของรายงาน ในช่อง “ตั้งแตว่ ันที่” เมื่อกาหนดรายละเอียดแลว้ กดปมุ่ OK ภาพที่ 9-24 หนา้ ต่างใหเ้ ลือกแบบฟอรม์ งบ เลือก “AUTOMATIC” ภาพที่ 9-25 หนา้ ต่างกาหนดรายละเอียดในการส่ังพมิ พ์งบกาไรขาดทนุ (กรณบี ันทึกบัญชแี บบ Periodic)

9-20 3. การสงั่ พมิ พ์รายงานงบแสดงฐานะการเงนิ 3.1 เขา้ ที่ ระบบบญั ชแี ยกประเภท  พิมพ์งบการเงิน  พิมพ์งบแสดงฐานะการเงนิ 3.2 จะมีหนา้ ตา่ งให้เลือกแบบฟอร์มงบ เลือก “AUTOMATIC” 3.3 กาหนดวนั ทขี่ องรายงาน ในชอ่ ง “ณ วนั ท่ี” และเลอื กพมิ พ์เฉพาะ “บัญชีท่ีมยี อดเคล่อื นไหว” 3.4 เมอื่ กาหนดรายละเอยี ดแลว้ กดปุ่ม OK ภาพท่ี 9-26 หน้าต่างใหเ้ ลือกแบบฟอร์มงบ เลือก “AUTOMATIC” ภาพท่ี 9-27 หน้าต่างกาหนดรายละเอยี ดในการสง่ั พิมพง์ บแสดงฐานะการเงนิ 4. การส่ังพมิ พ์รายงานสนิ คา้ และวัตถุดิบแบบ FIFO 4.1 เข้าท่ี ระบบบรหิ ารสินค้าคงคลงั  รายงานสนิ ค้าและ Pricelist  พมิ พร์ ายงาน สนิ ค้าและวัตถดุ บิ แบบ FIFO 4.2 กาหนดชว่ งวันทข่ี องรายงาน ในช่อง “ตัง้ แต่วนั ท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 4.3 เมือ่ กาหนดรายละเอียดแลว้ กดปุม่ OK

9-21 ภาพที่ 9-28 หนา้ ตา่ งกาหนดรายละเอยี ดในการสั่งพมิ พพ์ ิมพร์ ายงานสนิ ค้าและวัตถุดบิ แบบ FIFO 5. การสัง่ พมิ พ์รายงานการด์ ลกู หน้ี 5.1 เขา้ ที่ ระบบลูกหน้ี  พมิ พ์รายงาน  การด์ ลกู หน้ี 5.2 กาหนดช่วงวันทข่ี องรายงาน ในช่อง “ตั้งแตว่ ันที่” และเลอื ก “พิมพ์” ยอดยกมา 5.3 เมอ่ื กาหนดรายละเอียดแล้ว กดปมุ่ OK ภาพท่ี 9-29 หนา้ ตา่ งกาหนดรายละเอียดในการสัง่ พมิ พ์การ์ดลูกหนี้

9-22 6. การสงั่ พิมพ์รายงานการ์ดเจา้ หนี้ 6.1 เขา้ ท่ี ระบบเจา้ หน้ี  พิมพร์ ายงาน  การ์ดเจ้าหนี้ 6.2 กาหนดชว่ งวันทีข่ องรายงาน ในชอ่ ง “ตั้งแต่วนั ท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 6.3 เมือ่ กาหนดรายละเอียดแล้ว กดปุ่ม OK ภาพท่ี 9-30 หน้าตา่ งกาหนดรายละเอียดในการสง่ั พมิ พก์ ารด์ เจ้าหน้ี 7. การสง่ั พมิ พ์รายงาน Bank Statement 7.1 เข้าท่ี ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร  พมิ พร์ ายงาน  รายงาน Bank Statement 7.2 กาหนดช่วงวนั ทข่ี องรายงาน ในช่อง “ตง้ั แต่วันที่” 7.3 เมอื่ กาหนดรายละเอียดแล้ว กดปมุ่ OK ภาพที่ 9-31 หนา้ ต่างกาหนดรายละเอยี ดในการสัง่ พมิ พ์รายงาน Bank Statement