หน่วยที่ 1

เอกสารประกอบการเรียนการสอน วชิ าเทคโนโลยสี ารสนเทศเพือ่ การจัดการอาชีพ (3001-2001) ตรงตามหลกั สตู ร ประกาศนยี บตั รวชิ าชพี ช้ันสงู (ปวส.) พทุ ธศกั ราช 2557 ประเภทวชิ าบรหิ ารธุรกิจ สาขาวิชาการบัญชี เรยี บเรยี งโดย พนิ รฎั สตี ลวรางค์ บธ.บ. การบัญชี บธ.บ. การจดั การท่วั ไป แผนกวิชาการบญั ชี วิทยาลยั อาชีวศกึ ษาสุโขทัย สานกั งานคณะกรรมการการอาชวี ศกึ ษา

1 หน่วยท่ี 1 ระบบเทคโนโลยสี ารสนเทศ หัวข้อเรือ่ ง 1. ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศ 2. ความสาคัญของเทคโนโลยสี ารสนเทศ 3. ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 4. คุณสมบตั ิของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 5. บุคลากรท่เี ก่ียวข้องกบั ระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ 6. ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพ่ือการจดั การ 7. ความสมั พนั ธร์ ะหว่างเทคโนโลยีสารสนเทศกบั ระบบสารสนเทศทางการบัญชี จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. สามารถบอกความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศได้ 2. สามารถบอกความสาคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศได้ 3. สามารถอธบิ ายส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจดั การได้ 4. สามารถอธบิ ายคุณสมบตั ิของระบบสารสนเทศเพอื่ การจดั การได้ 5. สามารถบอกบุคลากรทเ่ี ก่ียวข้องกบั ระบบสารสนเทศเพื่อการจดั การได้ 6. สามารถบอกประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจดั การได้ 7. สามารถบอกความสัมพันธ์ระหว่างเทคโนโลยสี ารสนเทศกับระบบสารสนเทศทางการบัญชีได้  ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศ พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 ได้ให้คาจากัดความคาว่า ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเทจ็ จรงิ หรือสงิ่ ที่ถือ หรือยอมรับว่าเป็นข้อเท็จจริง สาหรับใช้เป็นหลักอนุมานหาความจริง หรือการคานวณ ข้อมูลจึงมักมีความหมายในลักษณะที่เป็นข้อมูลดิบ (Raw Data) เรียกได้ว่าเป็นสิ่งท่ีได้จากการสังเกต ปรากฏการณ์การกระทาหรือลักษณะต่างๆ ของวัตถุ สิ่งของ คน สัตว์หรือพืชแล้วบันทึกไว้เป็นตัวเลข สัญลกั ษณ์ ภาพ หรือเสียง สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข่าวสารที่ได้จากการนาข้อมูลดิบ (Raw Data) มาคานวณทาง สถิติหรือประมวลผลอย่างใดอย่างหน่ึง ซึ่งข่าวสารท่ีได้ออกมานั้นจะอยู่ในรูปท่ีสามารถนาไปใช้งานได้ทันที (วาสนา สุขกระสานติ 2541: 6-1) จากท่ีกล่าวมาขา้ งตน้ จะเห็นว่า ขอ้ มลู กับสารสนเทศมีความสัมพันธ์กัน เปรียบเสมือนวัตถุดิบกับสินค้า สาเร็จรูปในกระบวนการผลิต โดยที่ข้อมูลเปรียบเสมือนวัตถุดิบ ส่วนสารสนเทศเปรียบเสมือนสินค้าสาเร็จรูป ซงึ่ สามารถแสดงความสัมพนั ธร์ ะหวา่ งข้อมลู และสารสนเทศไดด้ งั ภาพท่ี 1-1

2 ขอ้ มูล (Data) การประมวลผล สารสนเทศ (Processing) (Information) ภาพท่ี 1-1 ความสัมพนั ธ์ระหว่างข้อมลู และสารสนเทศ ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ Data Processing System) หมายถึง ระบบงาน ท่ีออกแบบข้ึนมา เพ่ือประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ หรือจากข้อมูลดิบท่ีไม่มีความหมายให้อยู่ในรูปที่มี ความหมาย หรอื มปี ระโยชน์ตอ่ การตดั สนิ ใจของผู้ใช้ ซึ่งการประมวลผลข้อมูลอาจทาด้วยมือหรือคอมพิวเตอร์ก็ ได้ (อุทัยวรรณ จรงุ วิภู, 2547) ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting Information System ; AIS) เป็นระบบที่ถูก ออกแบบมาเพ่อื แปลงหรอื ประมวลข้อมูลทางการเงิน (Financail Data) ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการ ตัดสินใจต่อผู้ใช้ ซ่ึงผู้ใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีอาจแบ่งได้เป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ บุคคลภายใน องค์กร ได้แก่ ผู้บริหารระดับต่างๆ และบุคคลภายนอกองค์กร เช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหน้ี หน่วยงานของ รัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น ทั้งนี้กระบวนการประมวลผลข้อมูลในระบบสารสนเทศทางการบัญชีนั้น อาจ กระทาดว้ ยมอื หรือใชเ้ คร่ืองคอมพวิ เตอรเ์ ข้ามาช่วยก็ได้ (อทุ ัยวรรณ จรุงวิภู, 2547) ระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ (Management Information Systems ; MIS) เป็นระบบ เกี่ยวกับการจัดหาคน หรือข้อมูลที่สัมพันธ์กับข้อมูล เพ่ือการดาเนินงานขององค์การ เช่น การใช้ MIS เพ่ือ ช่วยเหลือกิจกรรมของลูกจ้าง เจ้าของกิจการ ลูกค้า และบุคคลอื่นท่ีเจ้ามาเก่ียวข้องกับองค์การ การ ประมวลผลของข้อมูลจะช่วยแบ่งภาระการทางาน และยังสามารถนาสารสนเทศมาช่วยในการตัดสินใจของ ผู้บริหาร หรือ MIS เป็นระบบซึ่งรวมความสามารถของผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน โดยมีจุดมุ่งหมาย เพ่ือให้ได้มาซึ่งสารสนเทศเพื่อการดาเนินงานการจัดการ และการตัดสินใจในองค์การ หรือ MIS หมายถึงการ เก็บรวบรวมข้อมูล การ ประมวลผล และการสร้างสารสนเทศข้ึนมาเพ่ือช่วยในการตัดสินใจ การประสานงาน และการควบคุม นอกจากนั้นยังช่วยผู้บริหาร และพนักงานในการวิเคราะห์ปัญหา แก้ปัญหา และสร้าง ผลิตภัณฑ์ใหม่ โดย MIS จะต้องใช้อุปกรณ์ทางคอมพิวเตอร์ (Hardware) และ โปรแกรม (Software) ร่วมกับ ผู้ใช้ (Peopleware) เพื่อกอ่ ใหเ้ กิดความสาเร็จในการได้มาซ่งึ สารสนเทศที่มปี ระโยชน์ ระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ หมายถึง ระบบท่ีรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมหี ลกั เกณฑ์ เพื่อนามาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศท่ี ช่วย สนับสนุนการทางาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหารเพ่ือให้การดาเนินงานของ องค์การ เป็นไป อย่างมปี ระสิทธิภาพ โดย MIS จะประกอบดว้ ยหน้าท่หี ลกั 2 ประการคอื 1. สามารถเกบ็ รวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การ มาไว้ด้วยกัน อย่าง เป็นระบบ 2. สามารถทาการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพ่ือให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุน การ ปฏิบัตงิ านและการบริหารงานของผู้บริหาร

3 ระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ รวบรวมและจัดเกบ็ ขอ้ มลู ประมวลผลขอ้ มลู และ จดั การสารสนเทศ ภาพที่ 1-2 หน้าทีห่ ลักของระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ ชมุ พล ศฤงคารศิริ (2537 : 2) ให้ความหมายของระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ คือ เป็นระบบที่รวม (integrate) ผู้ใช้ (user) เคร่ืองคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่าง ๆ (machine) เพ่ือจัดทาสารสนเทศ สาหรับ สนับสนนุ การปฏบิ ัตงิ าน (operation) การจัดการ (management) และการตัดสินใจ (decision making) ใน องคก์ ร จากความหมายท่ีกล่าวมาสามารถสรุปความหมายของระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการได้ คือ การ รวบรวม และการจัดเก็บข้อมูล จากแหล่งข้อมูลต่างๆ ท่ีเก่ียวข้องกับองค์การ ทั้งจากภายใน และภายนอก หน่วยงาน เพ่ือนามาประมวลผล และจัดรูปแบบ ให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับองค์การ ในการช่วยในการ ตัดสนิ ใจ ประสานงาน และควบคมุ ของผบู้ รหิ าร ในอนั ที่จะ ดาเนินงานไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ เทคโนโลยี (Technology) หมายถึง วิทยาการที่เกย่ี วกับศลิ ปะในการนาเอาวิทยาศาสตร์ประยุกต์มา ใช้ให้เกิด ประโยชนท์ างปฏบิ ัติและอุตสาหกรรม (พจนานุกรมฉบับราชบัณฑติ ยสถาน 2539: 406) เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือ ไอที (Information technology: IT) คือการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์โทรคมนาคม เพื่อจัดเก็บ ค้นหา ส่งผ่าน และจัดดาเนินการข้อมูล ซึ่งมักเก่ียวข้องกับธุรกิจหนึ่ง หรอื องคก์ ารอื่น ๆ ศัพท์นโี้ ดยปกติก็ใชแ้ ทนความหมายของเคร่ืองคอมพิวเตอร์และเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และ ยังรวมไปถึงเทคโนโลยีการกระจายสารสนเทศอย่างอื่นด้วย เช่น โทรทัศน์และโทรศัพท์ อุตสาหกรรมหลาย อย่างเก่ียวข้องกับเทคโนโลยีสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ อิเล็กทรอนิกส์ อุปกรณ์ก่ึง ตวั นา อินเทอรเ์ น็ต อปุ กรณโ์ ทรคมนาคม การพาณชิ ยอ์ เิ ลก็ ทรอนกิ ส์ และบริการทางคอมพวิ เตอร์  ความสาคัญของเทคโนโลยสี ารสนเทศ ในยุคสังคมข่าวสาร เป็นที่ยอมรับกันถึงความสาคัญของสารสนเทศที่มีต่อการตัดสินใจ และ ความสาเร็จขององค์การ ซึง่ สารสนเทศที่ดีมคี ณุ ภาพก็ได้มาจากระบบสารสนเทศท่ีดี และระบบสารสนเทศที่ดีมี

4 คุณภาพนั้นก็ต้องใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ดีมีประสิทธิภาพเข้ามาช่วยในการให้ได้มาซ่ึงสารสนเทศที่มีความ ถูกต้อง น่าเชื่อถือ รวดเร็ว ทันต่อเหตุการณ์ และมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ ดังนั้น สาหรับองค์กรโดยเฉพาะ องค์กรธรุ กจิ ทต่ี ้องเผชญิ กับภาวะการแขง่ ขันทางการค้าท่ีรุนแรง อาจกล่าวได้ว่า ความสาเร็จขององค์กรเหล่านี้ ข้ึนอยู่กับระบบสารสนเทศ ซึ่งต้องประกอบด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ เพ่ือให้ได้มาซึ่ง สารสนเทศทม่ี คี ุณภาพตอ่ การตัดสินใจท่ที นั ตอ่ เหตุการณ์ ดังจะเห็นได้ว่าองค์กรเหลา่ น้มี ีการปรับตัวโดยเน้นการ ลงทุนทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมากข้ึน เพ่ือพยายามรักษาระดับของเทคโนโลยีสารสนเทศให้เหนือกว่า ค่แู ขง่ และใหค้ วามสาคัญกบั แผนงานทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยจัดให้เป็นส่วนหน่ึงของแผนงานในการ จัดการเชิงกลยุทธข์ ององค์กรทมี่ คี วามสาคญั การใช้งานระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems ; MIS) ได้ขยาย ขอบเขตเกี่ยวข้องกับ หลายหน้าที่ในองค์การและเป็นประโยชน์กับบุคคลหลายระดับ ตั้งแต่การใช้งานส่วน บุคคล กลมุ่ องค์การ และระหวา่ งหนว่ ยงาน MIS ชว่ ยให้ผใู้ ชส้ ารสนเทศสามารถแก้ไขปัญหาทางธุรกิจท่ียุ่งยาก และซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนสร้างโอกาสทางธุรกิจ ให้กับหลายองค์การ ดังที่ Kroenke และ Hatch (1994) กล่าวถงึ ความสาคญั และผลกระทบของระบบสารสนเทศที่มตี ่อธุรกจิ ดังต่อไปน้ี 1. ระบบสารสนเทศช่วยสรา้ งคุณค่าเพิ่มให้กบั การทางาน 2. บุคลากรทุกคนตอ้ งมคี วามรู้เกี่ยวกับ MIS เน่ืองจากปัจจุบันมีการพัฒนา และการใช้งานสารสนเทศ ทว่ั องค์การ ตลอดจนการขยาย ตวั ของเทคโนโลยสี ารสนเทศและการปรบั รูปของระบบงานอย่างต่อเน่ือง 3. การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของธุรกิจและการบรรลุ เปา้ หมายขององค์การมากข้ึน ปัจจุบนั เทคโนโลยี MIS มพี ัฒนาการมากขน้ึ จนมีความสาคัญต่อเราในหลายระดับท่ีแตกต่างจากอดีต เราจะเห็นวา่ เทคโนโลยีสารสนเทศมคี วามจาเป็น และความสาคญั สาหรับผู้ศกึ ษาและปฏิบัติงานในสาขาต่าง ๆ เชน่ การบญั ชี การเงิน การตลาด และการจัดการทรัพยากรบุคคล แม้กระท่ังวิทยาศาสตร์เทคโนโลยี และศิลป ศาสตร์ ดังนั้นบุคลากรที่จะปฏิบัติงาน ในทุกสาขา จึงสมควรมีความรู้และความเข้าใจในหลักการ ของ MIS เพ่อื ให้การทางานมีประสิทธิภาพและประสบผลสาเรจ็ ในอาชีพได้  สว่ นประกอบของระบบสารสนเทศเพือ่ การจดั การ หน้าที่หลักของระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายใน และภายนอก องค์การมาไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อทาการประมวลผลและจัดรูปแบบข้อมูลให้ได้สารสนเทศท่ีเหมาะสม และ จัดพิมพ์เปน็ รายงานสง่ ต่อไปยงั ผู้ใช้ เพ่อื ช่วยใหก้ ารตัดสนิ ใจและบริหารงานของผู้บริหารมีประสิทธิภาพ เพ่ือให้ ไดส้ ารสนเทศท่เี หมาะสมสาหรบั ผ้ใู ช้ การทางานตา่ ง ๆ สามารถแบ่งออกเปน็ 4 ระบบยอ่ ย ดังน้ี

5 ระบบสารสนเทศ เพ่อื การจัดการ ระบบประมวลผล ระบบจดั ทารายงาน ระบบสนับสนุน ระบบสารสนเทศ รายการ สาหรบั การจัดการ การตัดสนิ ใจ สานกั งาน ภาพที่ 1-3 สว่ นประกอบระบบยอ่ ย MIS (Parker and Case, 1993 : 10) 1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems ;TPS) หมายถึง ระบบ สารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาข้ึนเพื่อให้ทางานเกี่ยวข้องกับการดาเนินงานภายในองค์การ โดยใช้ เครื่องมือทางอีเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ เป็นระบบที่เก่ียวข้อง กับการดาเนินงานประจาวันขององค์การ เช่น การบันทึกรายการบัญชี การบันทึกยอดขายต่อวัน การบันทึก รายการ ต่าง ๆ กับตัวแปรอื่น ๆ เช่น ลูกค้า ผู้จาหน่ายวัตถุดิบ (Supplier) คลังสินค้า (Inventory) การผลิต (Production) รวมท้ังบัญชีลูกหนี้ (Account receivable) บัญชีเจ้าหนี้ (Account payable) งบแสดงฐานะ การเงิน (Statement of financial position) และระบบการจา่ ยเงินเดอื น โดยท่ี TPS จะช่วยสนับสนุนให้การ ดาเนินงานในแต่ละวันขององค์การเป็นไปอยา่ งเรียบร้อย เปน็ ระบบ เพ่อื ให้การดาเนินธุรกิจเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว และสามารถปฏิบัติงานได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมา อ้างองิ อย่างสะดวกและถกู ต้อง 2. ระบบจัดทารายงานสาหรับการจัดการ (Management Reporting Systems ; MRS) หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบและจัดทา รายงาน หรือเอกสารสาหรับช่วยในการตัดสินใจท่ีเก่ียวข้องกับการบริหาร ระบบนี้คิดค้นขึ้นมาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1960 โดยมีวัตถุประสงค์เพ่ือจัดเตรียมข้อมูลให้กับผู้บริหาร เพ่ือใช้ในการพิจารณาก่อนที่จะตัดสินใจ รายงานทีเ่ ตรียมขนึ้ มาน้ีเกิดจากการบนั ทกึ ขอ้ มลู อย่างกว้างในขั้นตอนระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems) โดยทั่วไปข้อมูลต่าง ๆ ที่อยู่ในรูปของข้อสรุป (Summary report) หรือจะพิจารณา รายละเอยี ดของขอ้ มลู ก็ได้ (Detail report) MRS จะจัดทารายงานหรอื เอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตาม ระยะเวลาที่กาหนด หรอื ตามความต้องการของผู้บริหาร เน่ืองจากรายงานที่ถูกจัดทาอย่างเป็นระบบจะช่วยให้ การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยทั่วไปแล้วการทางานของระบบจัดออกรายงาน สาหรับการจัดการจะถูกใช้ สาหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคมุ การจัดการ 3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems ; DSS) หมายถึง ระบบ สารสนเทศท่ีจัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสาคัญสาหรับผู้บริหาร เพ่ือจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือก

6 โอกาสที่เกิดขึ้น โดย DSS จะทาหน้าท่ีในการอานวยความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูล การนาข้อมูลมาใช้ และการรายงานข้อมูล เพ่ือท่ีจะใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่าง ๆ ประการสาคัญ ของ DSS จะไม่ทาการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร แต่จะจัดหาและประมวลสารสนเทศ หรือส่ิงต่าง ๆ ที่จาเป็นใน การตดั สินใจใหก้ ับผู้บริหาร เช่น ระบบ DSS จะช่วยผู้จัดการที่น่ังอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถนาข้อมูล มาใช้ในการวิเคราะห์และรายงานผลได้ทันต่อความต้องการ ระบบ DSS จะมีความสามารถในการใช้งานได้ ดีกว่า ระบบประมวลผลรายการและระบบรายงานการจัดการ เนื่องจากระบบ DSS สามารถท่ีจะปรับเปลี่ยน ตัวแปรท่ีแตกต่างกันแล้วทาการ ปัจจุบัน DSS ได้รับการพัฒนาเป็น GDSS (Group Decision Support System) ซ่ึงสามารถท่ีจะตอบสนอง หรือส่งเสริมระบบการตัดสินแบบกลุ่ม โดยการสร้างเครือข่ายระหว่าง เคร่ืองคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลในลักษณะเครือข่ายเฉพาะ (Local Area Network) หรืออินทราเน็ต (Intranet) ได้ 4. ระบบสารสนเทศสานักงาน (Office Information Systems ; OIS) หมายถึง ระบบ สารสนเทศท่ีถูกออกแบบและพัฒนาข้ึน เพ่ือช่วยให้การทางานในสานักงานมีประสิทธิภาพ โดย OIS จะ ประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศ และเทคโนโลยีเครื่องใช้สานักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพือ่ ใหก้ ารปฏบิ ตั งิ านในสานักงานเกดิ ผลสูงสุด หรือเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งว่า ระบบสารสนเทศสานักงาน มีวัตถุประสงค์ เพื่อท่ีจะอานวยความสะดวกในการติดต่อส่ือสารระหว่างพนักงานในองค์การเดียวกัน และ ระหว่างองค์กร รวมทั้งการติดต่อกับส่ิงแวดล้อมภายนอก OIS เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ในสานักงาน โดย อาศัยอุปกรณ์พื้นฐานทางคอมพิวเตอร์ (Computer-base) เช่น เคร่ืองคอมพิวเตอร์เคร่ือง สแกนเนอร์ (Scanner) เคร่ืองโทรสาร (Facsimile) โมเด็ม (Modem) โทรศัพท์ และสายสัญญาณ รวมถึงระบบโปรแกรม เช่น โปรแกรมประมวลคา (Word processing)โปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิต (Microsoft office) โปรแกรม จดหมายอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (Electronic mail) และโปรแกรมไอซีควิ (ICQ) เปน็ ต้น นอกจากน้ันยังมีระบบอ่ืน ๆ ท่ีเข้ามาเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เพื่อช่วยในการ ตัดสินใจและการนาไปใช้ เช่น ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert system) ระบบอัจฉริยะ (Artificial intelligence) ในทางปฏิบัติเราจะต้องมีระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ มาสนับสนุนการบริหารในระดับ นโยบาย และแผนขององค์การ จึงทาให้เกิดระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Support Systems ; ESS) ซึ่งระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Support Systems) เป็นระบบที่ใช้ในระดับกลยุทธ์ขององค์การ โดย จะมีการพิจารณาข้อมูลท้ังภายในองค์การ ในส่วนของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ และภายนอกองค์การ โดยพิจารณาขอ้ มลู จากแหลง่ ตา่ งๆ ภายนอกองค์การ และนามาประกอบการตัดสินใจในปัญหาท่ีไม่มีโครงสร้าง หรือรูปแบบท่ีแน่นอน ดังนั้น ระบบสนับสนุนผู้บริหาร จึงเป็นระบบที่ใช้แก้ปัญหาเฉพาะหน้า หรือใช้ในการ วางแผนกลยุทธ์นโยบายบริษัท โดยส่วนใหญ่มักจะมีรูปเมนู (Menu) กราฟิก (Graphic) และอาศัยการ ตดิ ตอ่ สอ่ื สาร (Communication) รวมถึงการประมวลผลในทอ้ งถ่ิน (Local processing)

7  คุณสมบตั ิของระบบสารสนเทศเพ่อื การจดั การ ปัจจุบันองค์การสามารถพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยตนเอง หรือให้ผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกเข้า ดาเนินการ โดยการออกแบบและพัฒนา MIS ท่ีสอดคล้องตามหลักวิชาสามารถ จะอานวยประโยชน์ให้กับ องคก์ รได้อยา่ งเตม็ ประสทิ ธภิ าพ โดยทก่ี ารพฒั นาระบบสารสนเทศ ต้องคานึงถงึ คุณสมบตั ิของ MIS ดังต่อไปนี้ 1. ความสามารถในการจัดการข้อมูล (Data Manipulation) ระบบสารสนเทศที่ดี ต้องสามารถ ปรับปรุง แก้ไขและจัดการข้อมูล เพ่ือให้เป็นสารสนเทศท่ีพร้อมสาหรับนาไปใช้งาน อย่างมีประสิทธิภาพ ปกติ ขอ้ มูลตา่ งๆ ท่ีเกยี่ วข้องกับการดาเนินธรุ กิจจะมกี ารเปลี่ยนแปลง อยู่ตลอดเวลา ข้อมูลที่ถูกป้อนเข้าสู่ MIS ควร จะได้รบั การปรับปรงุ แก้ไขและพฒั นารูปแบบ เพ่อื ให้มีความทนั สมยั และเหมาะสมกบั การใช้งานอย่เู สมอ 2. ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security) สารสนเทศเป็นทรัพยากรท่ีสาคัญที่สุดปัจจัยหนึ่ง ขององค์การ ถ้าสารสนเทศบางประเภทรั่วไหลออกไปสู่บุคคลภายนอก โดยเฉพาะคู่แข่งขัน อาจทาให้เกิดการ เสียโอกาสทางการแข่งขัน หรือสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจ นอกจากน้ีความสูญเสียที่เกิดข้ึน จากความ รู้เท่าไม่ถึงการณ์ หรือการก่อการร้ายต่อระบบ จะมีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพ และความอยู่รอดขององค์การ ดงั นั้นผูบ้ ริหาร หรือเจ้าของระบบจะไม่ยอมให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือไม่มีหน้าที่โดยตรงเก่ียวกับการจัดการข้อมูล เขา้ ถึงฐานข้อมูลท่สี าคัญของธรุ กิจได้ 3. ความยืดหยุ่น (Flexibility) สภาพแวดล้อมในการดาเนินธุรกิจหรือสถานการณ์การแข่งขัน การค้าทเ่ี ปลี่ยนแปลงอยา่ งรวดเร็ว ส่งผลให้ระบบสารสนเทศท่ีดีต้องมีความสามารถในการปรับตัว เพื่อให้สอด คล้องกับการใช้งานหรือปัญหาท่ีเกิดข้ึน โดยท่ีระบบสารสนเทศที่ถูกสร้าง หรือถูกพัฒนาข้ึนต้องสามารถ ตอบสนองความต้องการของผู้บริหารได้อยู่เสมอ โดยมอี ายุการใช้งาน การบารุงรกั ษาและคา่ ใช้จ่ายท่เี หมาะสม 4. ความพอใจของผู้ใช้ (User Satisfaction) ปกติ MIS ถูกพัฒนาข้ึน โดยมีความมุ่งหวังให้ผู้ใช้ สามารถนามาประยุกต์ในงาน หรือเพิ่มประสิทธิภาพในการทางาน ดังนั้นระบบสารสนเทศท่ีดี จะต้องกระตุ้น หรือ โน้มน้าว ให้ผใู้ ชห้ นั มาใช้ระบบใหม้ ากขึ้น เนอ่ื งจากการพัฒนาระบบจะต้อง ใช้เงินลงทุนสูงจึง ต้องใช้งาน ใหค้ ุ้มคา่ ดังนัน้ ธรุ กจิ สมควรท่ีจะพฒั นาระบบให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ และทาให้ผู้ใช้เกิดความพอใจต่อ ระบบ เพราะถ้าระบบไม่สามารถให้ส่ิงท่ีผู้ใช้ต้องการ โอกาสท่ีระบบจะถูกใช้งาน และได้รับความนิยม ก็จะ น้อยลง ซึ่งส่งผลใหร้ ะบบสารสนเทศไม่สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดาเนนิ งานได้ตามคาดหวัง และเป็น ผลให้เกิดการสญู เสยี หรอื ไม่คุ้มคา่ ในการลงทนุ เราสามารถกลา่ วได้ว่า ทุกองคก์ ารต้องการระบบสารสนเทศที่มี ประสิทธิภาพ แต่ระบบสารสนเทศท่ีมีประสิทธิภาพไม่จาเป็นต้องมีราคาแพง ประกอบด้วย คอมพิวเตอร์ ชุดคาส่ัง และอุปกรณ์สนับสนุนที่ทันสมัย แต่ระบบ MIS ท่ีดี สมควรต้องเป็นระบบท่ีเหมาะสม สามารถ ประมวล และจัดการข้อมูลตามต้องการ และสะดวกในการใช้งาน ตรงตามความต้องการ และความสามารถ ของผใู้ ช้ ตลอดจนสามารถพัฒนาศักยภาพใหเ้ หมาะสมกบั ความตอ้ งการของผู้ใช้ ในอนาคต  บคุ ลากรทเ่ี กีย่ วข้องกบั ระบบสารสนเทศเพือ่ การจดั การ ความสัมพันธ์ของบุคลากรระดับบริหาร กับการใช้งานระบบสารสนเทศ สามารถจาแนก ออกเปน็ 3 ระดับ คอื

8 1. หัวหน้างานระดับต้น (First-Line Supervisor หรือ Operation Manager) เป็นบุคคลท่ีมี หน้าท่ีรับ ผิดชอบในการดูแลการปฏิบัติงานแบบวันต่อวัน ได้แก่ หัวหน้างาน หัวหน้าหน่วยงาน และหัวหน้า แผนก โดย หัวหน้างานระดับต้น จะปฏิบัติงานเก่ียวข้องกับพนักงาน และลูกค้าอย่างใกล้ชิด ปกติผู้จัดการ ระดับต้นจะตัดสินใจ วางแผน และแก้ปญั หางานประจาวนั จึงต้องการข้อมลู ท่ีเกิดข้นึ จริงอยา่ งละเอยี ด 2. ผ้จู ัดการระดับกลาง (Middle Manager) เป็นบุคคลที่ทาหน้าท่ีควบคุมและประสานงานระหว่าง หัวหน้างานระดับปฏิบัติการ และผู้บริหารระดับสูง เพ่ือให้การประสานงาน ในองค์การ ราบรื่น ทาให้หัวหน้า งานและพนักงานระดับปฏิบัติสามารถ ปฏิบัติงานตาม นโยบายที่มาจากผู้บริหารระดับสูงอย่างถูกต้องและ สมบูรณ์ ตัวอย่างของผู้จัดการระดับกลาง เช่น ผู้จัดการสาขา ผู้จัดการแผนก ผู้จัดการฝ่าย หรือผู้อานวยการ เป็นต้น งานของผู้จัดการระดับกลางจะเกี่ยวข้องกับการนาผลสรุปของข้อมูล ที่เกิดจากการปฏิบัติงานของ พนักงานระดับปฏิบัติการมาวิเคราะห์ปัญหา และหาแนวทางการปรับปรุงการดาเนินงาน เพื่อให้ได้ผลงานตรง ตามเปา้ หมาย และมีประสิทธิภาพ 3. ผู้บริหารระดับสูง (Executive หรือ Top Manager) เป็นกลุ่มบุคคลที่ทาการกาหนดวิสัยทัศน์ ทิศทาง วางนโยบาย และแผนงานระยะยาว และแผนงานระยะยาวขององค์การ โดยอาศัยข้อสรุป และ สารสนเทศ จากกลุ่มผู้จัดการระดับกลาง และผลการปฏิบัติงานขององค์การ ตลอดจนนาข้อมูลสาคัญจาก ภายนอกองค์การเข้ามาร่วมในการวิเคราะห์ ตัวอย่างของผู้บริหารระดับสูง ได้แก่ คณะผู้บริหารระดับสูง ประธานบรษิ ทั กรรมการผจู้ ดั การ หรือผวู้ ่าการ เปน็ ต้น ระบบสารสนเทศ ผู้บริหาร ระบบสนับสนุน สาหรบั ผบู้ ริหาร ระดับสงู การตัดสินใจ ผู้จดั การระดับกลาง หัวหนา้ งานระดบั ตน้ ระบบประมวลผล พนกั งานระดบั ปฏิบัติการ ขอ้ มลู รูปท่ี 1-4 ระดับของบุคลากรกบั การใชง้ านระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ

9  ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจดั การ ปัจจบุ นั ได้มกี ารนาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานด้านต่าง ๆ มากขึน้ ซ่ึงจะเหน็ ได้ว่าสารสนเทศ เพ่ือ การจดั การมีประโยชน์ ดงั นี้ 1. ช่วยให้ผ้ใู ชส้ ามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อยา่ งรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์ เน่ืองจากข้อมูล ถูกจัดเก็บและบริหารอย่างเป็นระบบ ทาให้ผู้บริหารสามารถจะเข้าถึงข้อมูล ได้อย่างรวดเร็วในรูปแบบที่ เหมาะสม และสามารถนาข้อมูลมาใชป้ ระโยชน์ไดท้ ันต่อความต้องการ 2. ช่วยผู้ใช้ในการกาหนดเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผนปฏิบัติการ โดยผู้บริหารจะสามารถนา ข้อมูลที่ได้จาก ระบบสารสนเทศมาช่วยในการวางแผนและกาหนดเป้าหมายในการ ดาเนินงาน เน่ืองจาก สารสนเทศถูกเก็บ รวบ รวม และจัดการอย่างเป็นระบบ ทาให้มีประวัติของข้อมูลอย่างต่อเน่ือง สามารถที่จะ บง่ ชแ้ี นวโน้มของการดาเนิน งานว่าน่าจะเปน็ ไปในลักษณะใด 3. ช่วยให้ผ้ใู ช้ในการตรวจสอบผลการดาเนินงาน เมื่อแผนงานถูกนาไปปฏิบัติในช่วงระยะเวลาหน่ึง ผู้ ควบคุมจะต้องตรวจสอบผลการดาเนินงานโดยนาข้อมูลบางส่วนมาประมวลผล เพ่ือประกอบการประเมิน สารสนเทศท่ไี ดจ้ ะแสดงให้เห็นผลการดาเนนิ งานวา่ สอดคลอ้ งกับเปา้ หมายทต่ี ้องการเพยี งไร 4. ช่วยผู้ใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ผู้บริหารสามารถใช้ระบบสารสนเทศ ประกอบการ ศึกษา และการค้นหาสาเหตุ หรือข้อผิดพลาดท่ีเกิดข้ึนในการดาเนินงาน ถ้าการดาเนินงานไม่ เปน็ ไปตามแผนท่ี วางเอาไว้ โดยอาจจะเรียกข้อมูลเพิ่มเติมออกมาจากระบบ เพื่อให้ทราบว่าความผิดพลาดใน การ ปฏิบัติงานเกดิ ขน้ึ จากสาเหตใุ ด หรอื จัดรูปแบบสารสนเทศ ในการวิเคราะห์ปัญหาใหม่ 5. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคท่ีเกิดข้ึน เพ่ือหาวิธีควบคุม ปรับปรุงและแก้ไข ปัญหา สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลจะช่วยให้ผู้บริหารวิเคราะห์ว่าการ ดาเนินงานในแต่ละทางเลือกจะ ช่วยแก้ไข หรือควบคุมปญั หาทีเ่ กิดขนึ้ ได้อยา่ งไร ธุรกิจตอ้ งทาอย่างไรเพ่ือปรับเปลี่ยนหรือพัฒนา ให้การดาเนิน งานเป็น ไปตามแผนงานหรอื เป้าหมาย 6. ชว่ ยลดคา่ ใชจ้ า่ ย ระบบสารสนเทศท่มี ปี ระสิทธิภาพชว่ ยให้ธุรกิจลดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย ใน การ ทางาน ลง เนื่องจากระบบสารสนเทศสามารถรับภาระงานท่ีต้องใช้แรงงาน จานวนมาก ตลอดจนช่วยลด ขัน้ ตอนในการทางาน ส่งผลให้ธรุ กจิ สามารถลดจานวนคนและระยะเวลาในการประสานงานให้น้อยลง โดยผล งานท่ีออกมาอาจเทา่ หรอื ดกี วา่ เดิม ซงึ่ จะเป็นการเพ่มิ ประสทิ ธภิ าพ และศกั ยภาพในการแขง่ ขันของธรุ กจิ  ความสมั พันธร์ ะหวา่ งเทคโนโลยีสารสนเทศกบั ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ระบบสารสนเทศทางการบญั ชีในปัจจบุ ัน มกี ารนาเทคโนโลยีสารสนเทศคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นเครื่องมือ เพอ่ื เพ่ิมประสทิ ธภิ าพในการรวบรวมรายการคา้ ประมวลผล ไปจนกระทั่งออกรายงานต่างๆ อย่างมากมายและ แพร่หลาย ทาให้การทางานของนักบัญชีเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสารสนเทศท่ีได้จากนักบัญชีน้ัน สามารถตอบสนองตอ่ ผู้ใชส้ ารสนเทศในการตดั สนิ ใจได้ในเวลาที่ทันกบั ความต้องการ นอกจากนี้ ความก้าวหน้า ทางดา้ นเทคโนโลยสี ารสนเทศกอ่ ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงกระบวนการในการทาธุรกิจ ซึ่งส่งผลกระทบต่อระบบ

10 สารสนเทศทางการบัญชีในระดับท่ีมากขึ้นเร่ือยๆ ทั้งน้ีเป็นไปตามกระแสการปรับตัวของธุรกิจในการนา เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจ ทาให้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นส่วนหนึ่งที่สาคัญของ ระบบสารสนเทศทางการบัญชีอย่างแยกกันไม่ออก ดังนั้น นักบัญชีจึงควรที่จะสนใจศึกษา ค้นคว้า ทาความ เข้าใจ และตดิ ตามความกา้ วหนา้ ของเทคโนโลยีสารสนเทศอยา่ งต่อเน่ือง โดยสรปุ แลว้ ความรู้ความเข้าใจทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศน้ัน มีความสาคัญต่อนักบัญชีด้วยเหตุผล หลายประการ ตัวอยา่ งเช่น 1. เทคโนโลยีสารสนเทศนั้นถือได้ว่าเป็นส่วนประกอบหนึ่งของระบบสารสนเทศทางการบัญชี ซ่ึงต้อง ทางานร่วมกัน และสนับสนนุ กบั ส่วนประกอบอืน่ ของระบบสารสนเทศทางการบญั ชี 2. เน่ืองจากบ่อยครั้งที่นักบัญชีมักจะถูกขอร้องหรือมีส่วนในการให้ความช่วยเหลือลูกค้า ในการจัดซ้ือ เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมสาเร็จรูปทางการบัญชี ตลอดไปจนถึงการให้บริการวางระบบ และติดต้ัง ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผล ซ่ึงค่าใช้จ่ายท่ีเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ เป็นจานวนเงินท่ีค่อนข้างสูง จึงต้องพิจารณาอย่างเหมาะสมโดยคานึงถึงต้นทุนท่ีลงไป ซ่ึงเป็นงานท่ีต้องอาศัย ความรู้ ความชานาญ และความช่วยเหลือจากนักบัญชี 3. ในฐานะของผู้สอบบัญชีอิสระ หรือผู้ตรวจสอบภายในก็ตาม จาเป็นต้องประเมินประสิทธิภาพของ การควบคุมภายในของระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผล จึงเป็นไปไม่ได้อีก ต่อไปทีผ่ ู้สอบบัญชีจะไมส่ นใจระบบคอมพิวเตอร์ โดยทาการตรวจสอบบญั ชเี พยี งแค่ภายนอกโดยไม่สนใจระบบ คอมพิวเตอร์เลย ซึ่งหมายความว่า ผู้สอบบัญชีจะต้องเข้าใจถึงการทางานของระบบคอมพิวเตอร์ท่ีนามาใช้ใน การประมวลผลข้อมูลทางการบัญชี และการควบคุมภายในของระบบคอมพิวเตอร์ที่มีผลต่อระบบสารสนเทศ ทางการบญั ชี ผสู้ อบบัญชีจงึ ควรมีความรอบรเู้ กี่ยวกับจดุ แขง็ และจุดออ่ นของสิ่งตา่ งๆ เหลา่ น้ัน 4. มีความเป็นไปได้ท่ีความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ จะมีผลกระทบต่องานของนักบัญชี ในอนาคต เช่น นักบัญชีต้องใช้วิธีการใหม่ๆ ในการเก็บรวบรวมข้อมูล และบันทึกข้อมูล ต้องใช้ระบบ สารสนเทศทางการบัญชีที่ใช้ฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ และเครือข่ายคอมพิวเตอร์ประเภทต่างๆ ในการทางาน รวมทั้งผสู้ อบบญั ชีจะตอ้ งใชว้ ธิ ีการใหม่ๆ ในการตรวจสอบระบบเหลา่ น้ดี ว้ ย **********************************

11 กจิ กรรมหน่วยท่ี 1 ตอนที่ 1 จงตอบคาถาม ต่อไปนี้มาให้เข้าใจ 1. จงบอกความหมายของ สารสนเทศ (Information) 2. จงบอกความหมายของ ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ Data Processing System) 3. จงบอกความหมายของ ระบบสารสนเทศทางการบญั ชี (Accounting Information System) 4. จงบอกความหมายของระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ (Management Information Systems) 5. เทคโนโลยีสารสนเทศมีความสาคัญ และผลกระทบของระบบสารสนเทศตอ่ ธรุ กิจอยา่ งไรบา้ ง 6. ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพ่ือการจดั การมอี ะไรบ้าง อยา่ งไร 7. การพัฒนาระบบสารสนเทศองค์การ ต้องคานึงถงึ คณุ สมบตั ิของของระบบสารสนเทศเพ่ือการ จัดการ อยา่ งไรบา้ ง 8. บุคลากรทเ่ี กีย่ วข้องกบั ระบบสารสนเทศเพื่อการจดั การ มีกีร่ ะดบั อะไรบา้ ง 9. จงบอกประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 10. เทคโนโลยีสารสนเทศกบั ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมคี วามสัมพนั ธ์กันหรือไม่ อยา่ งไร เกณฑ์การใหค้ ะแนน ตอนที่ 1 1. ตอบคาถามได้ถกู ต้อง ครบถว้ น (ขอ้ ละ 1 คะแนน) 2. ผลงานสะอาดเรยี บรอ้ ย (2 คะแนน) 3. ตงั้ ใจทางานดว้ ยตนเอง (2 คะแนน) 4. ส่งงานตรงเวลา (2 คะแนน) ตอนที่ 2 ในฐานะทน่ี ักศึกษา เรียนในสาขาวิชาการบญั ชี ใหน้ กั ศึกษาวิเคราะห์วา่ เทคโนโลยีสารสนเทศ มีความเกย่ี วข้องกับอาชีพทางการบญั ชีอยา่ งไรบา้ ง ( 9 คะแนน) ขอ้ กาหนดในการจดั ทา 1. เขียนในสมุด ความยาวไม่น้อยกว่า 1 หน้า 2. นาเสนอหน้าช้ันเรียน เกณฑ์การใหค้ ะแนน ตอนที่ 2 (3 = ดี 2 = พอใช้ 1 = ควรปรับปรุง) 1. นักศกึ ษาสามารถนาความร้ทู ่ศี กึ ษามาวเิ คราะห์ได้อย่างถกู ต้อง เหมาะสม และมีเหตุมีผล (3 คะแนน) 2. ผลงานถูกต้อง เรยี บร้อย สง่ งานตรงเวลา (3 คะแนน) 3. การนาเสนอหนา้ ช้ันเรยี น (3 คะแนน)