หน่วยที่ 2

E-book วิชาการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบญั ชี รหัสวชิ า 2201-2007 หน่วยท่ี 2ความรูเ้ บื้องตน้ เกี่ยวกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting เรยี บเรยี งโดย พินรฎั สีตลวรางค์ บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจัดการทว่ั ไป แผนกวชิ าการบญั ชี วิทยาลยั อาชวี ศกึ ษาสุโขทยั สานักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา

2-1 หนว่ ยที่ 2 ความรู้เบอ้ื งตน้ เก่ยี วกบั โปรแกรม Smartbiz Accountingสาระสาคญั โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสั้นๆ ว่า โปรแกรมบัญชี Smartbiz เป็นโปรแกรมสาเร็จรูปทางการบัญชีโปรแกรมหนึ่งที่บริษัท คริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) และบริษัท คริสตอลฟอร์มูล่าจากัด ได้พัฒนาข้ึนเพื่อให้ผู้ประกอบการไทย (SME) นักเรียน นักศึกษา ผู้ท่ีสนใจทั่วไป ได้ใช้ซอฟท์แวร์ระบบบัญชีท่ีใช้งานได้จริง ไม่มีการล็อคการใช้งาน หรือจากัดการใช้งาน สามารถใช้กับธุรกิจซื้อมา-ขายไป ธุรกิจบริการ และธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) เปิดให้ DOWNLOAD โปรแกรมSmartbiz และค่มู ือการใชง้ านได้ท่ี www.crystalsoftwaregroup.com page Downloadสาระการเรยี นรู้ 1. คณุ ลักษณะทวั่ ไปเกย่ี วกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 2. ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting 3. ประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชีในโปรแกรม Smartbiz Accountingสมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับความรเู้ บือ้ งต้นเก่ียวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 2. ประยกุ ต์ใชค้ วามรู้เกย่ี วกับความรู้เบ้ืองตน้ เกี่ยวกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting ในชีวิตประจาวันและการประกอบอาชีพจุดประสงคก์ ารเรียนรู้ 1. บอกคณุ ลักษณะท่ัวไปของโปรแกรม Smartbiz Accounting 2. อธิบายภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting 3. บอกประเภทเอกสารประกอบการลงบญั ชีในโปรแกรม Smartbiz Accounting 4. มเี จตคติที่ดีในการเรียนเรื่องความรู้เบื้องต้นเก่ียวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting และรักษ์คา่ นยิ มหลัก 12 ประการของไทย

2-2  คณุ ลกั ษณะทวั่ ไปเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกส้ันๆ ว่า โปรแกรมบัญชี Smartbiz เป็นโปรแกรมสาเรจ็ รปู ทางการบญั ชีโปรแกรมหนึ่งท่ีบริษัท คริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) บริษัท คริสตอลฟอร์มูล่า จากัดร่วมกับมหาวิทยาลัยรามคาแหง ได้พัฒนาข้ึนเพื่อให้ผู้ประกอบการไทย (SME) นักเรียน นักศึกษา ผู้ที่สนใจท่ัวไป ได้ใช้ซอฟท์แวร์ระบบบัญชีท่ีใช้งานได้จริง ไม่มีการล็อคการใช้งาน หรือจากัดการใช้งาน สามารถใช้กับธุรกิจซื้อมา-ขายไป ธุรกิจบริการ และธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) เปิดให้DOWNLOAD โปรแกรม Smartbiz และคู่มือการใช้งานได้ที่ www.crystalsoftwaregroup.com pageDownload โปรแกรม Smartbiz มีการพัฒนามาอย่างต่อเน่ือง จนถึงปัจจุบัน โปรแกรมท่ีใช้ในเอกสารเล่มนี้เป็น Version 10.2 โปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบด้วย ระบบจัดซื้อและวิเคราะห์ซื้อ (Purchase Orderand Purchase Analysis System : PO) เพ่ือใช้ในการจัดซื้อสินค้าหรือจ้างทางาน ระบบขายและวิเคราะห์ขาย (Sale Order Entry and Sale Analysis System : SO) เพ่ือใช้ในการออกเอกสารขายรายงานวิเคราะห์รายการขาย ระบบลูกหนี้และวิเคราะห์ลูกหนี้ (Account Receivable System : AR)เพ่ือทาการติดตามหนี้ พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ระบบเจ้าหน้ีและวิเคราะห์เจ้าหน้ี (AccountPayable and Analysis System : AP) เพื่อทาการชาระหนี้ และวิเคราะห์เจ้าหน้ี ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control System : IC) เพ่ือช่วยในการบริหารจัดการสินค้าคงเหลือ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank transaction System: CQ) เพ่ือใช้ในการบันทึกรายละเอียดการรับ-จ่ายเงิน ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ (Fixed Assets and Depreciation System : FA)ใช้ในการจัดทาทะเบียนสินทรัพย์ของธุรกิจและคานวณค่าเส่ือมราคา ระบบบัญชีแยกประเภท (GeneralLedger System : GL) เพื่อจัดทางบการเงินของธุรกิจ ซ่ึงระบบย่อย ต่างๆ ใน Smartbiz Accounting จะมกี ารทางานเช่อื มโยงกนั ดงั ภาพที่ 2-1 นอกจากนีย้ ังมรี ะบบงานทใ่ี ช้ในการเชื่อมต่อ และส่งข้อมูลกับสานักงานบัญชีท่ีรับทาบัญชี ด้วยคริสตอลออนไลน์ โดยส่งผ่านข้อมูลทางอินเตอร์เน็ต และมีระบบ BusinessIntelligent อย่างง่าย ซง่ึ เปน็ โปรแกรมสร้างรายงานสาหรบั ผบู้ ริหาร (แบบ viewer) ภาพที่ 2-1 ระบบย่อยและการเช่ือมโยงระหวา่ งระบบตา่ งๆ ใน Smartbiz Accounting ทม่ี า : ขวญั ฤดี (2558)

2-3  ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบดว้ ย 4 ขั้นตอนหลัก ๆ ดังนี้ ภาพที่ 2-2 ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting 1. การกาหนดโครงสรา้ งองค์กร ( Organization Structure ) เช่น บริษทั ทจ่ี ะใช้งานมีบรษิ ทั ใด มีกี่สาขา มีฝา่ ย และแผนกในการทางานอะไรบา้ ง นอกจากนี้ ยงั มีการกาหนดนโยบายทางบญั ชที ส่ี าคัญ ซงึ่ จะกาหนดไวท้ ฐ่ี านข้อมลู บริษทั หรอื ฐานข้อมูลสาขา เนอ่ื งจากมีผลตอ่ การทางานทั้งบริษทั เชน่ ที่ฐานข้อมูลบริษทั มใี ห้กาหนดวิธีการบันทึกบัญชีสนิ ค้า วา่ เปน็ แบบ Perpetual หรือ Periodic กาหนดการตีราคาสินคา้สาเรจ็ รปู เปน็ แบบ FIFO , Average หรือ Specific เปน็ ต้น 2. การบันทึกฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ( Setup Master files ) เป็นการเตรียมฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ท่ีถูกเรียกใช้งานซ้าๆ เอาไว้เป็น Master files เช่น ในระบบขาย Master files ท่ีต้องเตรียมก็คือรายชื่อลูกค้า เม่ือมีการบันทึกรายการค้าต่างๆ ก็ดึงรายชื่อลูกค้าจาก Master files มาใช้ ไม่ต้องมาคีย์รายช่ือลูกค้าซ้าๆ ทุกครั้งที่ทารายการ ในระบบบริหารสินค้าคงคลัง Master files ที่ต้องเตรียม ก็คือรายชื่อสินค้ารายช่ือหนว่ ยนับของสินคา้ เปน็ ต้น 3. การบนั ทกึ ยอดยกมากอ่ นเรมิ่ ใชง้ านโปรแกรม ( Set Balance data ) เปน็ การบันทึกยอดยกมาของรายการคา้ ที่เกิดขน้ึ ก่อนที่มาเริม่ ใชง้ านโปรแกรม แต่ถา้ ธุรกจิ ใด เรมิ่ ใช้โปรแกรม พร้อมกบั การจดทะเบยี นจัดตง้ั บรษิ ัทฯ กจ็ ะไม่ต้องทาขนั้ ตอนนี้ ตัวอย่างยอดยกมาของระบบตา่ งๆ เชน่ ยอดยกมาทจี่ ะมาบันทกึ เข้าในระบบบริหารสนิ ค้าคงคลัง ก็คือ ยอดสนิ คา้ คงเหลือยกมา ซ่งึ เราจะไดจ้ าก รายงานมลู คา่ สนิ ค้าคงเหลือของรอบบญั ชีก่อนมาบันทกึ เป็นยอดยกมาในรอบบญั ชีน้ี ยอดยกมาท่จี ะมาบันทกึ เขา้ ในระบบลูกหนี้ ก็คอื รายการใบส่งของทีย่ งั ค้างชาระ ใบลดหน้ี ที่ยงั ค้างชาระ ยอดยกมาที่จะมาบันทกึ เข้าในระบบบัญชแี ยกประเภท กค็ ือ ยอดยกมาของบัญชีต่างๆ โดยเอาตวั เลขมาจากงบแสดงฐานะการเงิน ของรอบบญั ชกี ่อน เปน็ ตน้ 4. บนั ทกึ รายการค้า และการทารายงาน (Entry Transactions and Reporting) เป็นการบันทึกรายการค้าตา่ งๆ ทเ่ี กดิ ข้ึน และการจัดทารายงาน ซง่ึ จะเก่ียวข้องกบั การทางานระบบตา่ งๆ เชน่

2-4 4.1 ระบบซ้ือ (Purchase Order System หรือ PO) จะมีการบันทึกรายการค้าและการจัดทารายงานท่ีเกี่ยวกับการซื้อสินค้า และบริการ อาจจะเร่ิมต้ังแต่ การทาใบเสนอขออนุมัติจัดซ้ือ การส่ังซ้ือสินค้าการซอ้ื สนิ ค้าและบริการ ทั้งการซอ้ื สด ซื้อเชื่อ การสง่ คืนสนิ คา้ และไดร้ บั ใบลดหน้ีจากเจ้าหนี้ เปน็ ตน้ ภาพท่ี 2-3 ภาพรวมการทางานของระบบซื้อ 4.2 ระบบขาย (Sales Order System หรือ SO) จะมีการบันทึกรายการค้าและการจัดทารายงานที่เกี่ยวกับการขายสินค้าและบริการ อาจจะเริ่มต้ังแต่ การทาใบเสนอราคา การรับคาส่ังขาย การขายสินค้าและบริการ ที่เป็นการขายสด ขายเช่ือ การรับคืนสินค้าจากลูกค้าและออกเป็นใบลดหนี้ให้กับลูกหนี้เป็นต้น ภาพที่ 2-4 ภาพรวมการทางานของระบบขาย

2-5 4.3 ระบบเจ้าหน้ี (Account Payable System หรือ AP) จะมีการบันทึกรายการค้าและการจัดทารายงานที่เกี่ยวกับเจ้าหน้ี เช่น การรับวางบิล การจ่ายชาระหน้ีค่าสินค้าและค่าบริการให้กับเจ้าหนี้ และรายการเช็คจ่าย การบันทึกรายการภาษีหกั ณ ทีจ่ ่ายสาหรบั งานบริการ และใหก้ บั เจา้ หนี้ เป็นต้น ภาพที่ 2-5 ภาพรวมการทางานของระบบเจา้ หน้ี 4.4 ระบบลูกหน้ี (Account Receivable System หรือ AR ) จะมีการบันทึกรายการค้าและการจัดทารายงานท่ีเก่ียวกับลูกหน้ี เช่น การติดตามหนี้ โดยจัดทาใบวางบิล ซึ่งมีทั้งแบบจัดทาเองทีละใบ หรือให้โปรแกรมสร้างใบวางบิลให้อัตโนมัติ สาหรับ invoice ค้างชาระท้ังหมดของลูกหนี้ทุกราย การรับชาระหน้ีค่าสินค้าและค่าบริการจากลูกหนี้ และรายการเช็ครับ หรือ ใบโอนเงิน การบันทึกรายการภาษีหัก ณ ที่จ่ายสาหรับงานบริการ เปน็ ต้น ภาพที่ 2-6 ภาพรวมการทางานของระบบลกู หน้ี

2-6 4.5 ระบบบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Control System หรือ IC) โดยส่วนใหญ่การเพิ่มข้ึน หรือลดลงของสินค้าคงคลัง จะได้มาจากการบันทึกรายการซื้อ ขาย ในระบบซื้อและระบบขาย ซึ่งโปรแกรมจะทาการปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือ (update inventory balance) ให้อัตโนมัติแล้ว โดยผู้ใช้งานไมต่ อ้ งมาบนั ทกึ รายการซ้าซอ้ นอีก แตก่ ารเพิ่มข้นึ หรือลดลงของสินค้า อาจเกดิ จากกรณอี ื่นๆ ไดอ้ กี เชน่ - สินคา้ แตกหัก ชารุด ทาใหต้ ้องตดั สินค้าทชี่ ารดุ ออกมาจากคลงั กจ็ ะบนั ทึกปรับปรงุ ยอดให้ถกู ต้อง โดยใชใ้ บปรับยอดสินคา้ - ทาการตรวจนับสนิ คา้ ประจาปี เมื่อตรวจนับจานวนสินคา้ ท่มี ีอยู่จริงได้เท่าไหร่ ก็จะมาบันทกึใบตรวจนบั สินคา้ เพื่อตรวจสอบกับจานวนสินค้าในระบบ - การเบกิ วสั ดุส้ินเปลือง/วสั ดุสานกั งาน ไปใช้ - บางธุรกจิ ทีม่ ีคลังสนิ คา้ หลายคลงั อาจจะมกี ารบนั ทกึ โอนสนิ ค้าระหวา่ งคลงั ต่างๆ โดยใช้ใบโอนสนิ ค้าระหว่างคลัง -ธุรกิจผลติ อาจทาการบันทึกเบกิ วตั ถุดิบไปใชใ้ นการผลติ การบนั ทกึ รบั สนิ คา้ สาเร็จรปู ที่ผลิตเสร็จแล้วเข้าคลงั เปน็ ตน้ ภาพที่ 2-7 ภาพรวมการทางานของระบบบรหิ ารสนิ ค้าคงคลงั 4.6 ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank Account System หรือ CQ) ซ่ึงโดยทั่วไป เรามักจะบันทึกรายการเช็ครับ เช็คจ่ายไปพร้อมกับการบันทึกใบเสร็จรับเงิน ในระบบลูกหน้ี ระบบเจ้าหน้ี ไปแล้ว ซ่ึงรายการเชค็ ทบี่ ันทึกจากระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ ก็จะมาปรากฏให้เห็นท่ีระบบเช็คและเงินฝากน้ดี ว้ ย แตย่ ังมบี างกรณที เ่ี ราจะมาบนั ทึกรายการในระบบเชค็ โดยตรง เช่น - นาฝากเชค็ รบั ทถ่ี ึงกาหนดนาฝาก โดยทาเป็นใบนาฝาก (Pay in) - ปรับปรุงสถานะของเชค็ รบั ว่าผ่านบัญชี โดยทาการปรับปรงุ สถานะเช็ครบั ตามวนั ทท่ี ่เี ช็คได้ผ่านบญั ชแี ลว้ - ปรบั ปรุงสถานะของเช็คจา่ ยว่าผา่ นบญั ชีแลว้ โดยทาการปรบั ปรงุ สถานะเช็คจา่ ย ตามวันที่ท่ีเจ้าหน้ีนาเช็คมาขนึ้ เงิน

2-7 - ปรบั ปรุงสถานะของเช็ครับท่ีไมผ่ ่านบญั ชี (เชค็ เดง้ ) โดยทาการปรับปรุงสถานะของเช็คและระบุสาเหตุท่ีไม่ผา่ นบัญชี ตามเอกสารท่ีได้จากธนาคาร - ปรับปรงุ สถานะของเชค็ จา่ ยทไ่ี มผ่ ่านบัญชี (เช็คเดง้ ) โดยทาการปรับปรุงสถานะของเชค็ และระบสุ าเหตทุ ี่ไม่ผา่ นบัญชี ตามเอกสารท่ีได้จากธนาคาร - บันทึกใบถอนเงนิ จากบัญชอี อมทรัพย์ เพ่ือนาฝากเขา้ บญั ชีกระแสรายวนั สาหรบั เชค็ ทไ่ี ด้จา่ ยออกไป ซ่งึ เรามักจะทาไปพร้อมกบั การบันทึกใบสาคัญลงบัญชี ภาพที่ 2-8 ภาพรวมการทางานของระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร 4.7 ระบบสินทรัพย์และค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ (Fixed Assets and DepreciationSystem หรือ FA ) การทางานในระบบน้ี จะเป็นการคานวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ โดยผู้ใช้งานเพียงแค่ส่ังประมวลคา่ เส่ือมราคาสนิ ทรพั ยใ์ นช่วงเดอื นท่ีต้องการเทา่ น้ัน แล้วโปรแกรมก็จะทาการคานวณค่าเส่ือมราคาให้ละเอยี ดตามจานวนวนั ของแตล่ ะเดือน และทาการลงบัญชีให้อัตโนมัติไปยังระบบบัญชีแยกประเภทให้ด้วย แต่ในกรณีท่ีผู้ใช้งาน ต้องการปรับปรุงตัวเลขค่าเสื่อมราคาที่ได้จากการคานวณจะต้องมาทาการปรับปรุงท่ีระบบสนิ ทรพั ยใ์ หเ้ รียบรอ้ ยก่อน แลว้ โปรแกรมจะupdate รายการไปลงบัญชีให้ถูกตอ้ ง ภาพท่ี 2-9 ภาพรวมการทางานของระบบสนิ ทรัพยแ์ ละค่าเสอื่ มราคาสินทรัพย์

2-8 4.8 ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger System หรือ GL) เป็นระบบ BACK ENDซ่งึ ได้ขอ้ มูลมาจาก 2 แหลง่ คือ ส่วนที่ 1 ไดจ้ ากการบันทึกบัญชีจากระบบ FRONT END ต่างๆ เช่น จากระบบขาย จากระบบซื้อ จากระบบควบคุมสินค้าคงคลัง เป็นต้น ส่วนที่ 2 ได้จากการบันทึกรายการบัญชีเข้าไปเองโดยตรง เชน่ บันทึกรายการรายวนั เงนิ สดจ่าย บนั ทึกรายวันปรับปรุงสินค้าคงเหลือส้ินงวดบันทึกปรับปรุงกาไรสะสม เป็นตน้ นอกจากรายการรายวันที่บันทึกผ่าน Voucher แล้ว โปรแกรมยังมีความสามารถเพ่ิมเติมในการเชอื่ มโยงไปยงั ระบบย่อย หรือระบบ FRONT END ต่างๆ โดยใชห้ น้าเชื่อมโยง (LINK) โดยมีรูปแบบดงั นี้ รูปแบบแรก เป็นการตรวจสอบเอกสารที่ถูกส่งมาจากระบบ FRONT END ซึ่งผู้ใช้งานไม่สามารถแก้ไขเอกสารต้นตอได้ แต่สามารถแก้ไขหรือปรับปรงุ รายการบญั ชีท่ีหนา้ Voucher ได้ดว้ ย รปู แบบที่สอง ผใู้ ช้งานบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี เสมือนว่าทางาน FRONT END ด้วยขณะที่บนั ทกึ รายการ Voucher ถา้ เปน็ ลกั ษณะนี้ ผใู้ ช้งานเปน็ ผู้สรา้ งเอกสารต้นตอเอง ดังนั้น ผู้ใช้งานก็สามารถแก้ไขเอกสารประกอบการลงบญั ชีได้ การทางานในระบบบัญชแี ยกประเภท มขี ั้นตอนการทางานสรุปเป็นแผนภาพได้ดังนี้ ภาพที่ 2-10 ภาพรวมการทางานของระบบบัญชีแยกประเภท 4.8.1 การตรวจสอบย้อนกลับรายการและเอกสารท่ีบันทึกมาจากระบบอ่ืน (Trace back)ในระบบน้ี จะมีเมนูท่ีใช้ในการบันทึกเอกสาร คือ เมนูบันทึกรายการรายวัน โดยจะมีสมุดรายวันให้เลือกเข้าทางาน ซึ่งส่วนใหญ่รายการรายวันเหล่านี้จะ เกิดจากการลงบัญชีอัตโนมัติมาจากระบบต่างๆ เข้ามาที่ระบบบัญชีแยกประเภท เป็นการตรวจสอบเอกสารท่ีถูกส่งมาจากระบบ FRONT END ซึ่งผู้ใช้งานไม่สามารถแก้ไขเอกสารตน้ ตอได้ แตส่ ามารถแกไ้ ขหรอื ปรบั ปรุงรายการบัญชีทห่ี นา้ Voucher ไดด้ ้วย

2-9 - ระบบซื้อ เมื่อทารายการซือ้ เชื่อ ลดหน้ีเงินเชื่อ จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยมาสร้างใบสาคัญซ้ือเชื่อ ไว้ในสมุดรายวันซื้อเช่ือ (Purchase on Credit Journal ; PD) หรือ เมื่อทาการซื้อสด ลดหน้ีเงินสด จะลงบัญชที ี่สมุดรายวันเงนิ สดจ่าย (Purchase on Cash Journal ; PC) - ระบบเจ้าหน้ี เมอ่ื ทาการจา่ ยชาระหนี้ โปรแกรมจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยมาสร้างใบสาคัญเงนิ สดจ่าย ไวใ้ นสมดุ รายวันเงินสดจา่ ย - ระบบขาย เม่ือทารายการขายเช่ือ ลดหน้ีเงินเชื่อ จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยมาสร้างใบสาคัญขายเช่ือ ไว้ในสมุดรายวันขายเช่ือ (Sale on Credit Journal ; SD) หรือ เมื่อทาการขายสด ลดหนเี้ งนิ สด จะลงบญั ชที ีส่ มดุ รายวนั เงนิ สดรับ (Sale on Cash Journal ; SC) - ระบบลูกหนี้ เมื่อทาการรับชาระหนี้ โปรแกรมจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยมาสร้างใบสาคัญเงินสดรบั ไวใ้ นสมุดรายวันเงนิ สดรบั - ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร เมื่อทาการนาฝากเช็ค (Pay in) โปรแกรมจะสร้างใบสาคัญท่วั ไป ไว้ในสมดุ รายวันทว่ั ไป (General Journal ; GJ) 4.8.2 การบันทึกรายการโดยตรงที่ระบบบัญชีแยกประเภท นอกจากรายการรายวันที่เกิดจากการลงบัญชีอัตโนมัติท่ีเกิดจากการบันทึกรายการค้าจากระบบอ่ืนๆ แล้ว ผู้ใช้ยังสามารถบันทึกรายการค้าต่างๆ ได้เอง โดยบันทึกเป็นเอกสารประกอบการลงบัญชี ขณะบันทึกรายการ เสมือนว่าทางาน FRONT ENDด้วย ถา้ เปน็ ลกั ษณะน้ี ผใู้ ชง้ านเป็นผสู้ รา้ งเอกสารตน้ ตอเอง ดงั น้ัน ผใู้ ช้งานก็สามารถแก้ไขเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ เช่น - บันทึกต้ังค้างจ่ายค่าน้า ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ซ่ึงเป็นใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ 3 รายการแต่จดั ทาใบสาคัญซอ้ื เชื่อ (Voucher) 1 ใบ เราก็จะมาบันทึกในสมุดรายวันทว่ั ไปของระบบบญั ชแี ยกประเภท - บนั ทกึ ใบเสร็จจ่ายคา่ น้า ค่าไฟ ค่าโทรศพั ท์ ทเี่ คยต้ังหน้ีไว้ ซึ่งเป็นใบเสร็จ 3 รายการแต่มีใบสาคัญจ่าย (Voucher) เพียง 1 ใบ เราก็จะมาบันทึกในระบบบัญชีแยกประเภท ที่เมนู “บันทึกรายการรายวัน” และเข้าไปบันทึกใบเสร็จทั้ง 3 ใบ โดยใบเสร็จน้ีตัดชาระใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ ที่เคยต้ังหน้ีเอาไว้ได้ดว้ ย - บนั ทกึ ขายสด ขายเชอื่ สินค้า แบบไมบ่ นั ทึกรายการสนิ ค้า เชน่ รายการทไ่ี มต่ อ้ งการควบคุมยอดสินค้าคงเหลอื ก็จะบันทกึ ทรี่ ายการรายวนั หน้า Link-เชอ่ื มโยง (F7-Link) - บนั ทึกซ้ือสด ซอื้ เชือ่ สินคา้ แบบไมบ่ ันทึกรายการสินค้า เช่น รายการท่ีไม่ต้องการควบคมุ ยอดสินคา้ คงเหลอื ก็จะบันทกึ ทรี่ ายการรายวนั หน้า Link-เช่อื มโยง (F7-Link) - เมื่อทาใบเสร็จรับเงินที่เป็นงานบรกิ าร จะบันทึกใบเสร็จ และใบภาษีหัก ณ ที่จ่ายรวมถึง เช็ครบั ไปพร้อมกนั กจ็ ะบนั ทกึ ทร่ี ายการรายวนั และบันทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี ทั้งใบเสรจ็ ใบหัก ณ ทจ่ี า่ ย เช็ครบั ไปพร้อมกัน เอกสารประกอบการลงบัญชที ีไ่ ดบ้ ันทึกไว้จากหนา้ F7-Link น้ี จะไปปรากฏท่ีระบบน้ันๆ ดว้ ย เช่น บนั ทึก invoice ขายเชือ่ ไว้ทีหนา้ เอกสารประกอบการลงบญั ชี F7-Link ท่รี ะบบบญั ชีแยกประเภท เม่ือเขา้ ไปท่รี ะบบขาย ทเี่ ล่มขายเชื่อกจ็ ะเหน็ invoice ขายเชอ่ื รายการนี้ดว้ ย 4.8.3. การกาหนดการบันทึกบัญชอี ัตโนมัติ กาหนดได้ 4 ระดับ ดงั น้ี

2-10 (1) ใหล้ งบัญชเี หมอื นกันท้ังบริษทั ทาท่ี เมนู “กาหนดหน้าทีข่ องผังบญั ชใี นสภาวะทว่ั ไป” (2) ให้ลงบญั ชแี ยกตามเล่มเอกสาร เชน่ บรษิ ทั ฯ จะเพ่มิ เล่มขายเชอื่ เลม่ ที่ 2 โดยใหม้ ีการลงบญั ชีอตั โนมัติต่างจากการขายเชือ่ เล่มเดิม (3) ให้ลงบญั ชีแยกตามกลุ่มฐานข้อมูล เชน่ ลงบญั ชีต่างกันตามกล่มุ สนิ ค้า กลมุ่ ลกู ค้า (4) ใหล้ งบญั ชแี ยกตามฐานข้อมลู เชน่ ลงบัญชีตา่ งกนั ในสินคา้ แตล่ ะรายการ ลูกค้าแต่ละราย หรือ ต่างกันตามผ้จู าหนา่ ยแต่ละราย 4.8.4 การปรับปรุงรายการตอนสนิ้ งวด และปดิ บัญชี นอกจากรายการรายวันท่ีกล่าวมาแล้วยังมีรายการรับ – จ่าย ต่างๆ เช่น การจ่ายเงินเดือนเป็นเงินสด การนาส่งเงินสมทบประกันสังคมให้กับสานักงานประกันสังคม ซึ่งเป็นการบันทึกรายการตามปกติ โดยทาการเดบิต เครดิต บัญชีที่ต้องการ และถ้ารายการเหล่านี้ไม่มีเอกสารประกอบการลงบัญชี ก็ไม่ต้องเข้าไปคีย์รายการท่ีหน้า link และเมื่อถึงสิ้นงวดบัญชีในทนี่ สี้ มมติว่า งวดบัญชี คือสิ้นเดือน เราจะทาการปรับปรุงรายการต่างๆ เช่น ต้ังค้างรับรายได้ค้างรับ ต้ังค้างจา่ ยคา่ ใชจ้ ่ายค้างจ่าย คานวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ แล้วทาการปิดบัญชีภาษีซื้อ ภาษีขาย การโอนปิดสินค้าคงเหลอื ตน้ งวด และบนั ทกึ ยอดสนิ คา้ คงเหลอื ปลายงวด การปิดบัญชีรายได้– ค่าใช้จ่าย และการปิดบัญชีกาไร-ขาดทนุ เขา้ บัญชีกาไรสะสม 4.8.5. การยกเลิกการปิดบัญชี หลงั จากทาการปิดบัญชแี ล้ว หากพบวา่ มีรายการที่ต้องแกไ้ ขเราจะกลับไปแก้ไขรายการที่อยู่ในงวดทีป่ ดิ บัญชไี ม่ได้ จะตอ้ งทาการยกเลิกการปดิ บญั ชีแล้วจึงจะกลับไปแก้ไขรายการเดิมได้ ประเภทเอกสารประกอบการลงบญั ชใี นโปรแกรม Smartbiz Accounting 1. เอกสารท่ีใช้สาหรับธุรกิจซอ้ื มา-ขายไป หรอื คา่ ใช้จ่ายอ่ืนๆ ประเภทเอกสาร ซื้อ/จ่าย ขาย/รบั ชอื่ เอกสาร BR SR1. ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสร็จรบั เงนิ (บิลเงนิ สด) BD SD2. ใบเพม่ิ หนเี้ งนิ สด BC SC3. ใบลดหนเี้ งนิ สด BI SI4. ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบแจง้ หน้ี (บลิ เงินเช่อื ) - SQ5. ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/พิมพใ์ บแจ้งหนแี้ ยก BX SX6. ใบเพม่ิ หนเ้ี งนิ เช่ือ BM SM7. ใบลดหนเ้ี งนิ เชอื่ PI RI8. ใบเสรจ็ รบั เงนิ

2-11 ประเภทเอกสาร ซอ้ื /จา่ ย ขาย/รบั 2. เอกสารทีใ่ ช้สาหรบั ธรุ กจิ งานบริการ (เป็นภาษไี มถ่ ึงกาหนด) BU SU ช่อื เอกสาร BB SB BA SA1. ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบเสรจ็ รบั เงิน (บลิ เงินสด) BV SV2. ใบเพิม่ หนี้เงินสด BZ SZ3. ใบลดหน้เี งนิ สด BN SX4. ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หน้ี (บลิ เงนิ เชือ่ ) PV RV5. ใบเพม่ิ หนเี้ งินเชื่อ6. ใบลดหนีเ้ งินเช่ือ7. ใบเสรจ็ รบั เงิน ตัวอยา่ งประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชใี นโปรแกรม ที่ใช้สาหรบั ธุรกิจ ให้เลอื กใช้ BR , SR ตัวอยา่ งกิจกรรมทางธรุ กิจ ทาการซ้ือ-ขายสนิ ค้าเปน็ เงินสด BD , SD ทาการซื้อ-ขายสนิ ทรพั ยเ์ ปน็ เงินสด BC , SC จ่ายค่านา้ -ค่าไฟฟ้า-คา่ โทรศัพทเ์ ปน็ เงินสด BI , SI ทาการเพ่มิ หนี้เป็นเงนิ สด สาหรบั การซื้อ-ขายสนิ ค้า ทาการลดหนเ้ี ป็นเงินสด สาหรบั การซอ้ื -ขายสินคา้ BX , SX ทาการซ้ือ-ขายสนิ คา้ เปน็ เงนิ เชื่อ BM , SM ทาการซ้ือ-ขายสนิ ทรพั ยเ์ ปน็ เงนิ เชือ่ BU , SU จา่ ยคา่ นา้ -ค่าไฟฟา้ เปน็ เงินเช่ือ BB , SB ทาการเพิม่ หนี้ซ้ือ-ขายสนิ คา้ โดยตง้ั หนี้ไว้ และจะเรยี กมาตัดจ่ายเมอ่ื มีใบเสรจ็ BA , SA ทาการลดหน้ีซ้ือ-ขายสนิ ค้า โดยตง้ั หนีไ้ ว้ และจะเรยี กมาตัดจา่ ยเมื่อมีใบเสร็จ BU , SU รายรบั -รายจา่ ยงานบริการเป็นเงินสด เช่น จา่ ยค่าโฆษณาเปน็ เงินสด BB , SB ทาการเพิม่ หนี้เป็นเงนิ สด สาหรบั งานบริการ BA , SA ทาการลดหนเ้ี ปน็ เงินสด สาหรบั งานบรกิ าร รายรับ-รายจ่าย งานบริการเป็นเงนิ เชอ่ื เช่น ค้างจ่ายค่าโฆษณา ทาการเพ่ิมหนี้เป็นเงินเชื่อสาหรบั งานบรกิ าร และจะเรียกมาตัดจา่ ยเม่ือมใี บเสรจ็ ทาการลดหนีเ้ ปน็ เงนิ สดสาหรับงานบรกิ าร และจะเรยี กมาตดั จ่ายเม่ือมีใบเสร็จ*************************