หน่วยที่ 6

6-0 E-book วชิ าการใช้คอมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี รหสั วชิ า 2201-2007 หน่วยท่ี 6 การบนั ทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบ เรียบเรียงโดย พินรฎั สตี ลวรางค์ บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจดั การทว่ั ไป แผนกวิชาการบัญชี วิทยาลยั อาชวี ศึกษาสุโขทัย สานักงานคณะกรรมการการอาชวี ศึกษา

6-1 หนว่ ยท่ี 6 การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ สาระสาคญั การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ เป็นการบันทึกยอดยกมาของรายการค้าที่เกิดข้ึนก่อนที่มาเร่ิมใช้ งานโปรแกรม แต่ถ้าธุรกิจใด เร่ิมใช้โปรแกรมพร้อมกับการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทฯ ก็จะไม่ต้องทาขั้นตอนน้ี โดยจะบันทึกเฉพาะยอดท่ียกมาต้นงวดเมื่อเร่ิมใช้ระบบเพียงครั้งเดียว ส่วนยอดยกมาในรอบบัญชีถัดไป โปรแกรมจะทาการยกยอดให้เองโดยอัตโนมัติ แม้จะยังไม่ปิดงวดบัญชีก็ตาม กรณีที่ผู้ใช้ยังหายอดยกมาจาก รอบบัญชีก่อนไม่ได้ สามารถลงรายการรายวันเพื่อเร่ิมทางานไปก่อนได้ และเม่ือหายอดยกมาได้แล้วจึงค่อย ยอ้ นกลับมาบันทกึ ยอ้ นหลงั ไป ทาใหผ้ ้ใู ชส้ ามารถเรม่ิ งานใหม่ไดโ้ ดยไม่ต้องรอยอดยกมา สาระการเรียนรู้ 1. การบนั ทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชแี ยกประเภท 2. การบนั ทึกเจา้ หนีย้ กมาต้นงวด 3. การบันทกึ ลกู หนยี้ กมาต้นงวด 4. การบันทึกสินคา้ คงเหลือยกมาตน้ งวด สมรรถนะประจาหนว่ ย 1. แสดงความรเู้ กย่ี วกับการบันทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ 2. ประยกุ ตใ์ ช้ความรเู้ กยี่ วกับการบนั ทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ ในชีวิตประจาวนั และการประกอบอาชีพ จุดประสงค์การเรยี นรู้ 1. อธบิ ายการบนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีแยกประเภทได้ 2. อธบิ ายการบันทกึ เจ้าหนยี้ กมาตน้ งวดได้ 3. อธบิ ายการบันทึกลูกหนี้ยกมาตน้ งวดได้ 4. อธิบายการบนั ทึกสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวดได้ 5. มีเจตคตทิ ่ีดีในการเรยี นเรอื่ งการบนั ทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ และรักษ์ค่านิยมหลัก 12 ประการ ของไทย

6-2  การบันทกึ ยอดยกมาตน้ งวดของบญั ชแี ยกประเภท การใส่ยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท จะใส่เฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเม่ือเริ่มใช้ระบบเพียง ครั้งเดียว ส่วนยอดยกมาในรอบบัญชีถัดไปโปรแกรมจะทาการยกยอดให้เองโดยอัตโนมัติ แม้จะยังไม่ปิดงวด บัญชีก็ตาม บางคร้ังผู้ใช้อาจไม่ได้เริ่มใช้งานตรงกับวันท่ีเริ่มรอบบัญชีก็ได้ เช่น เริ่มรอบบัญชีวันท่ี 01/01 แต่ อาจเร่ิมใชโ้ ปรแกรมทางานตอนกลางปี (1 มิถุนายน) ก็ให้ระบุวันเริ่มใช้ระบบเป็น 01/06 และเร่ิมใส่ยอดยกมา ในวนั นี้ โดยนายอดยกไปของงบทดลองหลงั ปดิ บัญชี (งบฐานะการเงนิ ) ณ วนั ที่ 31/05 มาระบลุ งไป กรณที ผ่ี ใู้ ชย้ งั หายอดยกมาจากรอบบัญชีก่อนไม่ได้ สามารถลงรายการรายวันเพ่ือเร่ิมทางานไปก่อนได้ และเม่ือหายอดยกมาได้แล้วจึงค่อยย้อนกลับมาบันทึกย้อนหลังไป ทาให้ผู้ใช้สามารถเริ่มงานใหม่ได้โดยไม่ต้อง รอยอดยกมา 1. เขา้ ที่ ระบบบัญชีแยกประเภท  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  บนั ทึกยอดยกมา ตน้ งวดของบัญชีแยกประเภท หรอื เปดิ Work Flow  Set Balance Data  ใสย่ อดยกมาเรมิ่ ตน้ ตง้ั บริษทั และสาขา 2. เล่อื นแถบสวา่ งหรือใช้เม้าสค์ ลิกไปยังรายการบญั ชที จ่ี ะเข้าไปบนั ทึกรายการ 3. กดปมุ่ F2-แก้ไข เพ่ือเขา้ ไปใส่ยอดยกมาตน้ งวดของบญั ชนี ้ัน 4. บันทึกยอดยกมาตน้ งวดของบัญชี ซ่งึ อาจจะเป็นยอดยกมาด้านเดบติ หรือเครดติ ก็ได้ 5. บนั ทกึ รายละเอยี ดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพอ่ื เก็บข้อมูล ภาพท่ี 6-1 หนา้ ต่างเขา้ บันทกึ ยอดยกมาตน้ งวดของบัญชีแยกประเภททาง Work Flow

6-3 ภาพที่ 6-2 หนา้ ต่างรายการจากผังบญั ชีเพ่ือบนั ทึกยอดยกมาตน้ งวด ภาพที่ 6-3 หน้าต่างบนั ทึกยอดยกมาตน้ งวดแต่ละบญั ชี  การบันทึกเจ้าหน้ียกมาต้นงวด เม่ือเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชีครั้งแรก หากธุรกิจธุรกิจท่ีดาเนินกิจการมาแล้วจะมีเจ้าหนี้ที่ยังค้าง ชาระหน้ี อยูจ่ านวนหน่ึง จึงจาเป็นต้องบันทึกยอดหน้ีของเจ้าหน้ียกมาต้นงวด ซ่ึงจะทาเพียงครั้งแรกเม่ือเริ่มใช้ ระบบเทา่ นน้ั สาหรบั ยอดเจ้าหนใี้ นงวดถัดๆ ไป โปรแกรมจะทาการยกยอดให้อัตโนมัติ การบันทกึ ยอดยกมาของเจา้ หน้ี จะเข้ามาบันทึกหลงั จากออกเอกสารซ้ือไปแล้วก็ได้ นัน่ คือ เราสามารถ เร่มิ ทางานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของเจ้าหนี้ การบนั ทึกยอดยกมาตน้ งวด เลอื กบนั ทึกได้ 2 แบบ คือ วธิ ีที่ 1 บนั ทกึ รายการ Invoice ท่ยี ังไม่ไดถ้ ูกชาระหนี้ ตามท่ีมที งั้ หมด ขอ้ ดี เห็นรายละเอียดวา่ ยอดหนี้ท่ียกมาเกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวนั ทเี่ ท่าใด ยอดเงินเท่าใด ขอ้ เสีย ถ้ามีปรมิ าณ Invoice ยกมาจานวนมาก จะใชเ้ วลาในการบนั ทึกมาก

6-4 วิธีที่ 2 ทารายการรวมยอดหน้ีของเจา้ หนร้ี ายเดยี วกัน บันทกึ รวมเป็น Invoice ยกมาเพียง 1 รายการ ข้อดี ใช้เวลาน้อย ในการบันทกึ ยอดยกมา ข้อเสีย จะไมเ่ หน็ รายละเอียดวา่ ยอดหน้ที ย่ี กมา เกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เปน็ วนั ท่ีเท่าใด เพราะ เปน็ การสรุปยอดหนี้ยกมา โดยใชว้ ันทีก่ อ่ นวันเร่ิมใชร้ ะบบวันเดยี ว (แนะนาให้ใช้วธิ ีที่ 1 หากจะเลอื กใชว้ ิธีที่ 2 ควรปรกึ ษาผูว้ างระบบบัญชี หรือผูต้ รวจสอบบัญชีของบริษทั ว่าควร ใชว้ ิธีนห้ี รือไม่ เพื่อใหก้ ารบันทกึ บญั ชีของธุรกจิ เปน็ ไปอยา่ งถกู ต้องตามหลักการบัญชที ่ีดี) การบันทึกรายละเอียดเจ้าหน้ียกมาตน้ งวด” มรี ายละเอียดดังนี้ 1. เข้าที่ ระบบเจ้าหนี้  ฐานขอ้ มลู (Setup Master Files)  เมนู บนั ทกึ Invoice ซ้ือยก มาต้นงวด หรอื เปิด Work Flow  Set Balance Data  เพ่ิม/แกไ้ ขขอ้ มูล Invoice คา้ งชาระยกมา 2. เลือกสาขาที่จะเข้าไปทางาน ในที่นเี้ ลือก “สานักงานใหญ่” 3. เลอื กประเภทเอกสารท่ีมียอดหนย้ี กมา เชน่ - มี Invoice ซอ้ื เชื่อยกมา ก็จะใชเ้ อกสารเปน็ BI - มี ใบลดหนี้ ซอ้ื เช่อื ยกมา กจ็ ะใช้เอกสารเปน็ BM - มี ใบเพิม่ หน้ี ซ้ือเช่ือยกมา ก็จะใชป้ ระเภทเอกสารเป็น BX 4. เลือกเล่มเอกสาร ทีเ่ คยสร้างไว้ หากเปน็ เอกสารทเ่ี ป็นรายการยกมาต้นงวด ควรจะแยกเล่มของ เอกสารไว้เฉพาะ สาหรบั รายการประเภทน้ี เพ่อื ให้ตรวจสอบรายการไดง้ า่ ย 5. กดปุม่ F3-เพิม่ เพ่ือเพ่ิมรายการ 6. บันทกึ รายละเอยี ดจนครบ กดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ข้อมูล 7. จากนั้นจะกลบั มาที่หน้าต่าง รายการ INVOICE ซื้อยกมา หากมรี ายการอ่นื กใ็ ห้ทารายการเพิ่มเข้า ไปจนหมด ภาพท่ี 6-4 หน้าต่างเข้าบันทึกยอดเจ้าหน้ยี กมาต้นงวดทาง work flow

6-5 ภาพท่ี 6-5 หนา้ ตา่ งรายการ INVOICE คา้ งชาระยกมาต้นงวด ภาพที่ 6-6 หนา้ ตา่ งบันทึก INVOICE คา้ งชาระยกมาตน้ งวด  การบันทกึ ลูกหนยี้ กมาตน้ งวด เม่ือเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชีคร้ังแรก หากธุรกิจธุรกิจที่ดาเนินกิจการมาแล้วจะมีลูกหนี้ท่ียังค้างชาระ อยู่จานวนหนึ่ง จึงจาเป็นต้องบันทึกยอดหน้ีของลูกหนี้ยกมาต้นงวด ซึ่งจะทาเพียงคร้ังแรกเมื่อเริ่มใช้ระบบ เทา่ นนั้ สาหรบั ยอดลูกหนใี้ นงวดถัดๆ ไป โปรแกรมจะทาการยกยอดใหอ้ ัตโนมัติ การบันทกึ ยอดยกมาของลกู หนี้ จะเขา้ มาบันทกึ หลงั จากออกเอกสารขายไปแล้วก็ได้ นั่นคือ เราสามารถ เร่ิมทางานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของลูกหน้ี เพราะในความเป็นจริงหากเราหยุดงานทั้งหมดเพ่ือปิด บญั ชลี ูกหนเี้ ดิมให้เสรจ็ ก่อนจึงเร่ิมระบบใหมไ่ ด้ก็คงเปน็ เร่ืองท่วี ุ่นวายอยู่ไมน่ ้อย การบันทึกยอดยกมาตน้ งวด เลอื กบันทึกได้ 2 แบบ คือ วิธีที่ 1 บันทึกรายการ Invoice ทยี่ งั ไม่ได้ถูกชาระหน้ี ตามท่มี ีทัง้ หมด ข้อดี เห็นรายละเอียดว่า ยอดหนท้ี ่ยี กมาเกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เปน็ วันทเ่ี ทา่ ใด ยอดเงินเทา่ ใด ขอ้ เสยี ถา้ มีปรมิ าณ Invoice ยกมาจานวนมาก จะใช้เวลาในการบันทึกมาก วิธที ่ี 2 ทารายการรวมยอดหนี้ของลูกหนรี้ ายเดยี วกัน บนั ทึกรวมเปน็ Invoice ยกมาเพียง 1 รายการ ข้อดี ใช้เวลาน้อย ในการบันทกึ ยอดยกมา ขอ้ เสีย จะไม่เหน็ รายละเอยี ดว่ายอดหนีท้ ย่ี กมา เกิดจาก Invoice ใบใดบา้ ง เปน็ วนั ท่ีเท่าใด เพราะ เป็นการสรุปยอดหนยี้ กมา โดยใช้วันท่ีก่อนวนั เร่มิ ใชร้ ะบบวนั เดียว

6-6 (แนะนาให้ใชว้ ธิ ที ่ี 1 หากจะเลอื กใช้วิธที ี่ 2 ควรปรกึ ษาผวู้ างระบบบญั ชี หรอื ผตู้ รวจสอบบญั ชขี องบริษทั วา่ ควร ใช้วิธนี ีห้ รอื ไม่ เพื่อให้การบันทกึ บญั ชขี องธุรกจิ เปน็ ไปอยา่ งถกู ต้องตามหลกั การบัญชที ี่ดี) การบันทึกรายละเอียดลกู หน้ียกมาต้นงวด มีรายละเอียดดังนี้ 1. เข้าที่ ระบบลูกหน้ี  ฐานขอ้ มลู (Setup Master Files)  เมนู บันทกึ Invoice ขายยก มาตน้ งวด หรือ เปิด Work Flow  Set Balance Data  เพ่ิม/แกไ้ ขขอ้ มลู Invoice คา้ งชาระยกมา 2. เลอื กสาขาที่จะเขา้ ไปทางาน ในท่ีน้เี ลือก “สานกั งานใหญ่” 3. เลือกประเภทเอกสารท่ีมียอดหน้ียกมา เช่น - มี Invoice ขายเชอ่ื ยกมา ก็จะใชเ้ อกสารเป็น SI - มี ใบลดหนี้ ขายเชอื่ ยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น SM - มี ใบเพ่มิ หนี้ ขายเช่ือยกมา ก็จะใชป้ ระเภทเอกสารเปน็ SX 4. เลอื กเลม่ เอกสาร ท่เี คยสร้างไว้ หากเป็นเอกสารท่ีเปน็ รายการยกมาตน้ งวด ควรจะแยกเล่มของ เอกสารไว้เฉพาะ สาหรับรายการประเภทน้ี เพ่อื ให้ตรวจสอบรายการไดง้ า่ ย 5. กดป่มุ F3-เพม่ิ เพ่ือเพิม่ รายการ 6. บนั ทึกรายละเอยี ดจนครบ กดป่มุ F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ข้อมลู 7. จากน้ันจะกลบั มาท่ีหนา้ ต่าง รายการ INVOICE ขายยกมา หากมรี ายการอนื่ ก็ใหท้ ารายการเพ่ิมเข้า ไป จนหมด ภาพที่ 6-7 หนา้ ต่างเข้าบนั ทกึ ยอดลกู หน้ียกมาต้นงวดทาง Work Flow ภาพที่ 6-8 หนา้ ตา่ งรายการ INVOICE คา้ งชาระยกมาตน้ งวด

6-7 ภาพที่ 6-9 หนา้ ตา่ งบันทึก INVOICE ค้างชาระยกมาตน้ งวด  การบันทกึ สนิ คา้ คงเหลอื ยกมาต้นงวด เมอื่ จัดเตรยี มฐานข้อมูลของระบบแล้ว หวั ข้อนจี้ ะเป็นการบันทึกยอดยกมาต้นงวดของสินค้าคงเหลือ ซึ่งจะทาเพียงคร้ังแรกท่ีเริ่มใช้งานโปรแกรมเท่านั้น สาหรับเดือนต่อๆ ไป หรืองวดบัญชีถัดไปโปรแกรมจะทา การยกยอดใหเ้ องอตั โนมตั ิ การบันทึกยอดสนิ ค้ายกมาตน้ งวด มขี ้ันตอนดงั น้ี 1. เข้าไปทเ่ี มนู ระบบบริหารสินค้าคงคลงั  บนั ทึก (EDIT)  บันทึกปรับปรงุ ยอดสนิ คา้ หรอื เปดิ Work Flow  Set Balance Data  ใบปรบั ยอด 2. เลอื ก “สาขา” ทจ่ี ะเขา้ ทางานโดยกดปมุ่ ENTER 3. เลือกเลม่ เอกสาร “ใบปรับยอด” ที่เคยสรา้ งไวท้ ี่ทะเบียนเล่มเอกสาร (โปรแกรมจะสรา้ งไว้ให้แลว้ 1 เลม่ สามารถใช้ร่วมกบั รายการปรับยอดทัว่ ไปได)้ 4. จะเขา้ มาทรี่ ายการใบปรับยอด ใหท้ าการเพิ่มรายการ โดยกดปุม่ F3-เพ่ิม 5. บนั ทกึ วันท่เี อกสารใบปรับยอด จะต้องเปน็ วนั ท่ีกอ่ นเร่ิมใช้ระบบ 1 วนั (หรือวนั ทีต่ ามงบแสดง ฐานะการเงิน) เช่น ถ้าเร่มิ ใชร้ ะบบวนั ที่ 01/08/58 ก็จะต้องลงวันท่ใี นใบปรบั ยอดสนิ คา้ เปน็ วันท่ี 31/07/58 ซ่งึ เมือ่ บนั ทึกวันท่ีแลว้ โปรแกรมจะแสดงหนา้ ต่างแจ้งรูปแบบการ Post เปน็ N คอื ไม่มกี ารบนั ทึกบัญชี (ภาพ ท่ี 6-12) ให้คลิก OK 6. บันทึกรายการสนิ คา้ คงเหลือยกมาต้นงวด โดยบนั ทกึ จานวนสนิ คา้ ในชอ่ ง “จานวนเพิ่ม” เสร็จ แลว้ กดปุ่ม F10-Save เพือ่ เก็บรายการ

6-8 ภาพท่ี 6-10 หน้าตา่ งเพ่ือเข้าบนั ทึกรายการเอกสารใบปรับยอดทาง Work Flow ภาพที่ 6-11 หน้าต่างบนั ทึกรายการใบปรบั ยอด ภาพท่ี 6-12 หนา้ ตา่ งแจง้ รปู แบบการ Post (ไม่มกี ารบนั ทึกบัญชี) ภาพท่ี 6-13 หน้าตา่ งบันทึกรายการสินคา้ คงเหลอื ต้นงวด