หน่วยที่ 4

4-0 E-book วชิ าการใช้คอมพวิ เตอร์ในงานบัญชี รหสั วชิ า 2201-2007 หน่วยท่ี 4การเพ่มิ ชื่อบรษิ ัท การกาหนดโครงสร้างองคก์ รและนโยบายการบญั ชี เรยี บเรยี งโดย พินรัฎ สีตลวรางค์ บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจัดการท่วั ไป แผนกวิชาการบัญชี วิทยาลยั อาชวี ศกึ ษาสโุ ขทัย สานักงานคณะกรรมการการอาชีวศกึ ษา

4-1 หน่วยที่ 4 การเพิม่ ชื่อบรษิ ัท การกาหนดโครงสรา้ งองคก์ รและนโยบายการบญั ชีสาระสาคัญ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz ผู้ใช้งานจะต้องทาการเพ่ิมชื่อบริษัท กาหนดโครงสร้างองค์กร เชน่ ข้อมูลเก่ยี วกบั บริษทั สาขา ฝา่ ย และแผนก รวมถึงนโยบายทางบัญชี และข้อมูลสาคัญที่ได้แจ้งจดไว้กับกรมทะเบียนการค้าหรือกรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีท่ีเป็นธุรกิจซื้อขายสินค้าก็ต้องระบุวิธีการคานวณราคาสินค้าคงเหลือ การบันทึกบัญชีต้นทุนขาย ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะไม่ค่อยเปล่ียนแปลง แต่เม่ือกาหนดแล้วจะมีผลกับการทางานท้ังบริษัท ซ่ึงค่าที่กาหนดเป็นนโยบายบัญชีของบริษัทหากเป็นค่าท่ีแก้ไขภายหลังไม่ได้ หรืออาจมีผลกระทบมากต้องระมัดระวังในการบันทึก ควรปรึกษากับผู้วางระบบบัญชขี องบรษิ ัท หรือตรวจสอบจากเอกสารท่ีไดจ้ ดทะเบียนไวก้ บั หนว่ ยงานราชการก่อนบันทึกลงไปสาระการเรียนรู้ 1. การใชเ้ มนูในการกาหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายการ 2. การเพิ่มชื่อบริษัท การกาหนดขอ้ มลู บรษิ ัท และนโยบายทางบญั ชที ่ีสาคัญ 3. การเพ่มิ /แกไ้ ขรายละเอียดสาขา 4. การเพ่มิ /แก้ไขรายชอื่ ฝ่าย 5. การเพิ่ม/แก้ไขรายช่อื แผนกสมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความร้เู กี่ยวกบั การเพ่มิ ชอ่ื บริษัท การกาหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายการบัญชี 2. ประยุกต์ใช้ความรู้เกี่ยวกับการเพิ่มช่ือบริษัท การกาหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายการบัญชีในชีวิตประจาวันและการประกอบอาชพีจดุ ประสงค์การเรียนรู้ 1. อธบิ ายการใช้เมนใู นการกาหนดโครงสรา้ งองคก์ ร และนโยบายการบัญชีได้ 2. อธิบายการเพิ่มช่อื บรษิ ทั กาหนดข้อมลู บรษิ ทั และนโยบายทางบัญชีท่สี าคัญได้ 3. อธบิ ายการเพม่ิ /แกไ้ ขรายละเอียดสาขาได้ 4. อธบิ ายการเพิ่ม/แก้ไขรายชื่อฝา่ ยได้ 5. อธบิ ายการเพ่มิ /แก้ไขรายชอื่ แผนกได้ 6. มีเจตคติที่ดีในการเรียนเร่ืองการเพิ่มช่ือบริษัท การกาหนดโครงสร้างองค์กรและนโยบายการบญั ชี และรกั ษค์ า่ นิยมหลกั 12 ประการของไทย

4-2  เมนใู นการกาหนดโครงสร้างองคก์ รและนโยบายการบัญชี ก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz ผู้ใช้งานจะต้องกาหนดโครงสร้างองค์กร เช่น ข้อมูลเก่ียวกบั บริษัท สาขา ฝา่ ย และแผนก รวมถึงนโยบายทางบัญชี และข้อมูลสาคัญที่ได้แจ้งจดไว้กับกรมทะเบียนการค้าหรือกรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีท่ีเป็นธุรกิจซื้อขายสินค้าก็ต้องระบุวิธีการคานวณราคาสินค้าคงเหลือ การบันทึกบัญชีต้นทุนขาย ซ่ึงข้อมูลเหล่าน้ีจะไม่ค่อยเปล่ียนแปลง แต่เมื่อกาหนดแล้วจะมีผลกับการทางานทั้งบริษัท ซ่ึงค่าท่ีกาหนดเป็นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็นค่าที่แก้ไขภายหลังไม่ได้ หรอื อาจมีผลกระทบมากต้องระมดั ระวังในการบันทึก ควรปรึกษากับผู้วางระบบบัญชีของบริษัทหรือตรวจสอบจากเอกสารที่ได้จดทะเบียนไว้กับหน่วยงานราชการก่อนบันทึกลงไป ซ่ึงเมนูในการกาหนดโครงสรา้ งองค์กรและนโยบายการบัญชี เปน็ ดังภาพท่ี 4-1 ภาพที่ 4-1 เมนใู นการกาหนดโครงสรา้ งองคก์ รและนโยบายการบญั ชี

4-3  การเพิม่ บรษิ ัท การกาหนดข้อมลู บรษิ ัทและนโยบายทางบญั ชีที่สาคญั ก่อนเร่มิ ใช้งานในแต่ละระบบ จะต้องทาการเพม่ิ ช่ือบริษัท กาหนดข้อมูลประจาบริษทั และ กาหนดนโยบายทางบัญชที ี่มีผลในระดับบริษทั ดังน้ี 1. เขา้ ที่ระบบ โครงสรา้ งองคก์ ร (ORGANIZATION STRUCTURE)  เมนู เพม่ิ /แกไ้ ขรายช่อืบรษิ ัท หรอื เข้าทร่ี ะบบ โครงสรา้ งองค์กร  เปดิ work flow  Organization Structure เพมิ่ /แกไ้ ขรายละเอียดของบรษิ ทั ภาพท่ี 4-2 หน้าต่าง work flow ระบบโครงสรา้ งองค์กร 2. ปกติเม่ือติดต้ังโปรแกรมแล้ว จะมีบริษัทให้แล้ว 1 บริษัท ชื่อว่า “ยังไม่ระบุเจ้าของ” ให้กดปุ่มF2-แก้ไข แล้วเปล่ียนเป็นบริษัทท่ีต้องการ แต่ถ้าต้องการเพ่ิมบริษัทมากกว่า 1 บริษัท ให้กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพ่ือเพิม่ รายช่ือบรษิ ทั ภาพท่ี 4-3 หน้าตา่ ง เพ่ิม/แก้ไขรายชื่อบริษัท 3. บนั ทึกรายละเอยี ดของบรษิ ทั ในหน้าตา่ งต่างๆ 4. กดปมุ่ F10-SAVE เพื่อใหโ้ ปรแกรมเกบ็ รายละเอียดที่บนั ทกึ เขา้ เครอ่ื ง

4-4 ภาพที่ 4-4 หนา้ ต่างรายละเอยี ดของบรษิ ัท หน้าที่ 1อธบิ ายการบันทกึ หน้าที่ 1เป็นการบันทึกข้อมลู ทัว่ ไป เช่น รหสั บรษิ ัท ชอ่ื บรษิ ทั ท่ีอยู่ เปน็ ต้น มหี ัวขอ้ ท่ีสาคัญดังนี้วนั เริม่ รอบบญั ชี วนั เริ่มตน้ ของรอบระยะเวลาบญั ชีท่ีบรษิ ัทเคยระบไุ ว้เม่ือจัดตง้ั บริษัท จากโจทย์ รอบระยะเวลาบัญชี คือ วันท่ี 1 เดือนมกราคม จะบันทึกค่าวันเริ่มรอบบัญชี เป็น 01/01 (ใส่เฉพาะวันและเดือน ท่ีเรมิ่ รอบบัญช)ี (*วันเร่มิ รอบบัญชี หากบนั ทึกรายการรายวนั แลว้ ไม่สามารถแก้ไขได้ จึงควร ตรวจสอบวา่ ไดแ้ จ้งจดรอบบัญชีบรษิ ทั กับกรมทะเบียนการค้าไวเ้ ปน็ แบบใด)วนั ท่เี รมิ่ ใชร้ ะบบ วันท่ยี อดยกมาของข้อมลู (ไม่ใช่วนั ท่ีเร่มิ ใช้ซอฟท์แวร์น้)ี ซ่ึงมไี ด้ 2 ลกั ษณะ คอื 1. ยกยอดข้อมูลมา เริ่มงานตน้ รอบบญั ชี วนั เรม่ิ ใชร้ ะบบก็จะเปน็ 01/01/25xx 2. ยกยอดขอ้ มูลมาไมใ่ ช่เริ่มต้นรอบบญั ชี เช่น ยกยอดมากลางรอบบัญชี ดงั นั้น วนั เริ่มใช้ระบบก็จะเป็น 01/08/25xx มักใช้เมอ่ื มกี ารทางานไปแล้วบางส่วนจาก ระบบงานเดิม แล้วมาเร่มิ ใช้ซอฟท์แวร์นี้ และอาจไม่มเี วลาบันทกึ รายการรายวนั ย้อนหลัง ก็จะทาการสรปุ ยอดรายการทงั้ หมดมาบนั ทึกคร้งั เดียว (*วนั ทเ่ี ร่มิ ใชร้ ะบบ แมจ้ ะบันทึกรายการรายวนั แลว้ ยงั ทาการแกไ้ ขวนั เริ่มใช้ ระบบย้อนหลงั ได้ แตแ่ ก้ไขให้วันทเ่ี รมิ่ ใชร้ ะบบเร็วขึ้นกวา่ เดิมไม่ได้ เช่น สามารถ แกไ้ ขวนั ท่ีเริม่ ใช้ระบบ 01/08/58 ใหเ้ ปน็ 01/01/58 ได้) ** หวั ข้อต้งั แตห่ นา้ 2 เป็นตน้ ไป ผู้ใชง้ านไมจ่ าเป็นต้องใส่รายละเอียดทงั้ หมด เลือกแก้ไขเฉพาะค่าท่ีต้องการใช้งานในธรุ กจิ เท่านนั้ สามารถเลอื กใชค้ า่ ทีโ่ ปรแกรมกาหนดมาแล้วกไ็ ด้**

4-5 ภาพท่ี 4-5 หนา้ ต่างรายละเอียดของบรษิ ัท หนา้ ท่ี 2อธบิ ายการบนั ทกึ หนา้ ที่ 2จานวนหลกั ตัวเลขสงู สดุ ท่ีใช้แสดงในการบนั ทึกขอ้ มลู เปน็ การกาหนดจานวนหลกั ของตัวเลขเพื่อใช้ในการ บันทกึ ข้อมูลควรกาหนดคา่ ใหเ้ หมาะสมสาหรบั ธุรกิจ หากกาหนดมากเกินไปก็จะทา ให้หน้าตา่ งแสดงข้อมูลรายการอ่นื ไดน้ ้อยลงไปแผนก (DEFAULT) หมายถงึ รหสั แผนก ทใ่ี หโ้ ปรแกรมดงึ มาอัตโนมตั ิ เมื่อทาการบันทึกรายการ โดยทั่วไปจะกาหนดไว้ใหเ้ ป็นแผนกท่ีมักจะใช้บ่อยๆการนับยอดสต๊อก ระบุวิธกี ารนับยอดสต๊อก มีให้เลือก 3 แบบ คอื ค่า 1 หมายถึง สนิ ค้ารายการน้ใี ห้เรมิ่ นับยอดสต๊อก และไม่ให้มียอดสต๊อกตดิ ลบ ถา้ ไมม่ ี สินคา้ กจ็ ะทาการขายไม่ได้ คา่ 2 หมายถงึ สินค้ารายการนใ้ี ห้เรมิ่ นบั ยอดสต๊อก แต่ยอมให้มียอดสต๊อกติดลบได้ (ใช้ กรณีเริม่ ตน้ ระบบงาน ไม่สามารถบนั ทึกรายการซ้ือสินค้าเขา้ ไดท้ ันตามเอกสารซื้อ การกาหนดค่าแบบนี้ขอให้ใช้เป็นการช่วั คราว และเร่งทาการบนั ทึกเอกสารซื้อเขา้ ให้ ถูกต้องโดยเร็วทีส่ ดุ แลว้ เปล่ยี นเป็นการนบั ยอดสต๊อกแบบที่ 1) ค่า 3 หมายถงึ สินคา้ รายการน้ี แมจ้ ะทาการซ้ือสนิ ค้าหรือขายออกก็ตาม จะไม่มีผลตอ่ ยอดสต๊อก (ใชก้ รณีสินคา้ ชนิดทเี่ ปน็ งานบริการซงึ่ เปน็ สินค้าทไี่ มต่ ้องสนใจยอดสต๊อก)

4-6 ภาพท่ี 4-6 หนา้ ต่างรายละเอียดของบริษัท หน้าท่ี 3อธิบายการบันทกึ หน้าที่ 3 (การกาหนดค่าที่เกยี่ วกับนโยบายบัญชขี องบริษทั ที่สาคัญ)วธิ ีคานวณตน้ ทนุ สนิ ค้าและวตั ถดุ ิบ ถา้ ใสค่ า่ F จะเป็นการคานวณแบบเข้ากอ่ นออกก่อน หรือ FIFO ถ้าใส่คา่ A จะเป็นการคานวณแบบเฉลย่ี หรือ Weight Average โปรแกรมจะคานวณให้แบบ Moving Weight Average คอื คานวณย้อนหลังไปให้แม้จะมีรายการยอ้ นหลงั เกิน กว่า 1 รอบบญั ชี ทาให้ได้ตน้ ทนุ ที่ละเอียดตามจริงมากทีส่ ุด ถ้าใส่ค่า T จะเป็นการคานวณแบบเฉพาะเจาะจง หรือ Specific Lotวิธกี ารลงบญั ชสี ินค้าสาเรจ็ รูปและวัตถุดิบ ถา้ ใส่ค่า P จะเป็นการบนั ทึกบญั ชแี บบต่อเน่ือง (Perpetual)* ถ้าใสค่ า่ R จะเปน็ การบันทึกบัญชแี บบสิ้นงวด (Periodic)หมายเหตุ : * การกาหนดเพ่มิ เตมิ กรณีบนั ทึกบัญชีสนิ คา้ สาเรจ็ รูปและวตั ถดุ ิบ แบบต่อเน่ือง (Perpetual) เมอื่ กาหนดรปู แบบการการบันทกึ บัญชีสนิ คา้ สาเรจ็ รูปและวตั ถุดบิ แบบต่อเน่ือง (P) ทหี่ นา้ ที่ 3 แลว้ใหต้ รวจสอบการจบั คหู่ นา้ ทบ่ี ัญชที ่ตี อ้ งใชง้ านแบบ Perpetual ท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท เมนู กาหนดหน้าที่บญั ชตี ามสภาวะท่ัวไป โดยจบั คหู่ น้าทีบ่ ัญชี “สว่ นลดรับ” กับ “บญั ชีสนิ ค้าสาเร็จรปู ” ดังภาพท่ี 4-7

4-7 ภาพที่ 4-7 การจบั คูห่ นา้ ทีบ่ ัญชี “สว่ นลดรบั ” กบั “บญั ชสี ินค้าสาเร็จรปู ” กรณีบันทึกบญั ชสี นิ ค้าสาเร็จรูปแบบต่อเนื่อง ภาพท่ี 4-8 หน้าตา่ งรายละเอยี ดของบรษิ ัท หนา้ ท่ี 4อธบิ ายการบนั ทกึ หนา้ ที่ 4กรณีท่ีมกี ารขออนมุ ัติใชแ้ บบพมิ พ์คอมพิวเตอร์แทนใบต่อแบบ ภ.ง.ด.3,53 ของสรรพากร ใหใ้ ส่เลขที่ วนั ที่ หนงั สอื ทไี่ ด้รับอนุมัติจากสรรพากร ชอ่ื ผ้จู า่ ยเงิน และตาแหน่งผจู้ า่ ยเงนิ เพอื่ ใช้แสดงในรายงานการกาหนดคา่ เพอื่ ใช้ในระบบสินทรัพยแ์ ละคา่ เส่ือมราคากรณีสนิ ทรัพย์ลงบัญชีทส่ี มดุ รายวัน (Asset Voucher Which Journal) เป็นการกาหนดสมดุ รายวนั เพ่ือให้โปรแกรมบนั ทึกรายการรายวันให้อัตโนมตั ิ หลงั จากส่ังคานวณคา่ เสอื่ มราคาสนิ ทรัพย์ในระบบสนิ ทรพั ย์

4-8 ภาพที่ 4-9 หนา้ ตา่ งรายละเอยี ดของบรษิ ัท หนา้ ที่ 5อธบิ ายการบนั ทกึ หน้า 5จานวนหลักตวั เลขสูงสดุ ท่ใี ช้แสดงในรายงาน เป็นการกาหนดจานวนหลกั ของตัวเลขเพ่ือใชใ้ นการพิมพ์ รายงาน ควรกาหนดให้เหมาะสมกับธรุ กจิ หากกาหนดมากเกนิ ไปก็ทาใหร้ ายงานแสดงขอ้ มลู รายการอื่นได้น้อยลง เชน่ ความกว้างของชื่อสินค้าเลก็ ลง แต่ถ้ากาหนดไว้น้อยเกินไป เม่ือพิมพ์ รายงานจะเหน็ เป็นสัญลักษณ์ ***** ก็ให้มาขยายความกวา้ งของหลักตัวเลขท่ีน่ีความยาวของรหัสในการออกรายงาน เปน็ การกาหนดจานวนหลกั ของรหสั ฐานข้อมูลต่างๆ เพื่อใชใ้ นหาร พมิ พ์รายงาน สามารถกาหนดได้ตัง้ แต่ 4 ตัวอักษร จนถึงจานวนหลกั ทม่ี ากที่สุดของความกว้าง ของรหัสฐานข้อมลู ประเภทน้ันๆโหมดสใี นการพิมพ์รายงาน หากใชเ้ คร่อื งพิมพ์สี สามารถเลอื กให้พิมพส์ ีอ่ืนๆ ได้ นอกจากสขี าวดา ภาพที่ 4-10 หน้าตา่ งรายละเอียดของบริษัท หนา้ ท่ี 6อธบิ ายการบนั ทึกหนา้ 6 เปน็ การกาหนดอัตราภาษีเงินไดน้ ิติบคุ คล ซึง่ กจิ การสามารถแก้ไขอัตราภาษีตามนโยบายของรัฐบาลเพ่ือให้โปรแกรมนาไปใชใ้ นการคานวณต่อไปอธิบายเพมิ่ เติมการเพิ่มบริษัทใหม่ 1. หลงั จากที่กดปุม่ F10-SAVE เพอ่ื ให้โปรแกรมบันทึกข้อมูลแล้ว โปรแกรมจะถามว่าเก็บข้อมูลไว้ท่ีไหน ซงึ่ ปกตโิ ปรแกรมจะทาการเก็บข้อมลู ไวท้ ่ี C:\SMARTBIZ.WIN (ช่อื บริษทั ท่ีต้ังไว)้ แตผ่ ใู้ ช้งานสามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ ในทีน่ ้จี ะเก็บข้อมลู ไว้ท่ี D:\SMARTBIZ.WIN\บริษทั เอสทีวี จากัด

4-9 ภาพที่ 4-11 หนา้ ต่างเลอื กตาแหน่งในการเก็บข้อมลู บริษัทที่สรา้ งใหม่ 2. โปรแกรมจะให้ผ้ใู ชง้ านเลือกวา่ จะใช้ข้อมูลอะไรบ้างจากบริษทั ท่จี ะเอามาเปน็ ต้นฉบับ หลงั จากท่ีกดปุม่ OK แล้ว โปรแกรมจะขึ้นชือ่ บริษทั ที่จะนามาเปน็ ต้นฉบบั ใหเ้ ลือก ภาพท่ี 4-12 หนา้ ตา่ งเลือกบรษิ ทั ตน้ ฉบบั 3. คลิกเลือกช่ือบริษทั ท่ตี ้องการใชเ้ ปน็ ต้นฉบับ ในท่ีนี้คือ บรษิ ทั (ยังไม่ระบเุ จา้ ของ) หลงั จากเลือกบรษิ ทั ต้นฉบับแลว้ โปรแกรมจะทาการคดั ลอกข้อมูลให้รอจนกว่าโปรแกรมจะขน้ึ ข้อความทม่ี ุมขวาด้านบนวา่“เกบ็ ข้อมลู แลว้ ...เพม่ิ ได้อกี ทันที” ภาพที่ 4-13 หนา้ ตา่ งเมือ่ ทาการเพิ่มบริษัทใหม่ 4. กด Esc เพ่ือออกจากโปรแกรม *** เมอ่ื เพ่ิมบริษทั ใหมเ่ สรจ็ แลว้ ใหท้ ำกำรออกจำกโปรแกรมทันที แล้วจงึ เขำ้ อีกครั้ง *** 5. เข้าโปรแกรมอีกครงั้ หากเข้าโปรแกรมแลว้ ไมเ่ ห็นชือ่ บริษัททเ่ี พิ่มไว้ ใหค้ ลิกที่ (ลกู ศรชี้ 1 )และเลือกชือ่ บริษัทในโฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN (ลูกศรชี้ 2 ) หลงั จากนนั้ ก็จะปรากฏชื่อบริษัททีเ่ พิ่มไว้ขนึ้ มาใหเ้ ลือก ทาการคลกิ เลือกชื่อบรษิ ทั ท่สี รา้ งไว้ (ลกู ศรช้ี 3) จะเหน็ วา่ มบี รษิ ทั เพ่ิมเขา้ มา ซึง่ จะมีชื่อ Folder ท่ีเกบ็ข้อมลู ซ้ากับบริษัทที่นามาเป็นตน้ ฉบบั ใหเ้ ลือกช่ือบรษิ ัท และช่อื Folder ทจ่ี ะใช้งานให้ถกู ต้อง หลังจากนน้ัโปรแกรมจะทาการลบข้อมูลของบริษัทท่ีไมเ่ ก่ยี วข้องออกให้ และเมอ่ื เข้าโปรแกรมในคร้ังต่อไป ก็จะเหลือเพยี งบรษิ ัททจี่ ะใช้งานเท่านนั้

4-10 ภาพท่ี 4-14 หนา้ ตา่ งเลือกบรษิ ทั ทีต่ ้องการทางาน 6. เมื่อเลอื กบริษทั ท่ตี อ้ งการทางานแลว้ ที่ Title Bar จะแสดงชือ่ บริษัท และตาแหน่งที่จัดเกบ็ ข้อมูลบรษิ ทั ภาพที่ 4-15 Title Bar แสดงชอ่ื บริษทั และตาแหน่งทจ่ี ัดเกบ็ ข้อมูลบรษิ ัท 7. บริษัทที่สรา้ งขึ้นใหมจ่ ะมี ผังบัญชี แบบฟอรม์ งบ และแบบฟอร์มพิมพ์ เหมือนบริษทั ต้นฉบับ (ยงั ไม่ระบุเจา้ ของ) ตรวจสอบโดยเข้าท่ีระบบ บญั ชแี ยกประเภท  เปดิ work flow  Setup Master File เมนู เพ่มิ /แกไ้ ขผงั บญั ชี ภาพที่ 4-16 หน้าต่างเขา้ ตรวจสอบผงั บัญชี ทาง work flow

4-11  การเพ่ิม/แกไ้ ข รายละเอียดสาขา 1. เข้าทร่ี ะบบ โครงสร้างองคก์ ร  โครงสร้างองคก์ ร  เมนู เพิม่ /แก้ไขรายละเอียดสาขาหรือ เปิด work flow  Organization Structure  เพิ่ม/แกไ้ ขรายละเอยี ดสาขา 2. ถา้ บริษัทมีสานกั งานใหญ่แห่งเดียว ให้กดป่มุ F2-แกไ้ ข เพื่อเขา้ ไปแก้ไขรายละเอียดสาขา“สานักงานใหญ่” แตถ่ ้ามสี าขาอ่ืนๆ ดว้ ย ให้กดปุ่ม F3-เพ่มิ เพอ่ื เพ่มิ รายช่อื สาขา 3. บันทกึ รายละเอยี ดของสาขา รหสั สาขา ช่อื สาขา ที่อยู่ ฯลฯ 4. เมอื่ บนั ทึกรายละเอียดครบแล้ว กดปมุ่ F10-SAVE เพือ่ บนั ทกึ ขอ้ มูลเข้าเครือ่ ง ภาพที่ 4-17 หนา้ ตา่ งรายละเอียดของสาขา หน้าท่ี 1อธบิ ายการบันทกึ หน้า1คลังซอ้ื หลกั ช่ือคลงั สินคา้ ท่ีใหโ้ ปรแกรมแสดงขน้ึ มาให้อัตโนมตั ิ เมื่อมีการบนั ทกึ ซ้ือสินคา้ เข้าคลงั ขายหลกั ชื่อคลังสนิ คา้ ที่ให้โปรแกรมแสดงขน้ึ มาให้อัตโนมตั ิ เม่ือมีการบนั ทึกขายสินคา้ เข้ารูปแบบการ POST ค่า I หมายถงึ เม่ือบนั ทึก Voucher แล้ว รายการดังกลา่ วจะยงั ไม่ถกู POST ไปยังระบบ บัญชีแยกประเภททาให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบรายการให้เรยี บรอ้ ยก่อน POST เพราะถ้า POST แล้ว จะเข้าไปแก้ไขรายการเดิมไม่ได้ ต้องใชว้ ิธีการบันทึกรายการ ปรับปรงุ (เปน็ รูปแบบที่แนะนาให้ใช้) ค่าวา่ ง หมายถึง เม่ือบนั ทึก Voucher แลว้ รายการดังกลา่ วจะถูก POST ไปยังระบบบญั ชี แยกประเภททันที ทาใหร้ ายการนั้นไม่สามารถแก้ไขได้ ค่า X หมายถงึ เมื่อบนั ทึกรายการจากโปรแกรม Front End เชน่ บันทึก Invoice ขาย จากระบบขายจะยังไมบ่ ันทึก Voucher ในระบบบญั ชแี ยกประเภท ตอ้ งมีการ เปลยี่ นรูปแบบการ POST ของรายการเหล่านี้ (ท้ังรปู แบบการ POST แบบ I และ X สามารถสัง่ POST รายการภายหลงั ได้ โดยจะมรี ายการสาหรบัPOST รายการรายวนั เพื่อส่ังให้ POST รายการเปน็ ช่วง (BATCH) หรอื จะสั่ง POST ทีละ Voucher กไ็ ด้)

4-12สมุดบัญชีเงินฝาก (กรณเี ช็คจา่ ย) ใส่สมุดบัญชีเงินฝากธนาคารที่ใช้สาหรบั จา่ ยเชค็ เป็นประจา (จะบันทึกได้ ก็ตอ่ เมื่อบันทกึ ฐานข้อมูลสมุดบญั ชีเงนิ ฝากกระแสรายวนั แลว้ ) ภาพท่ี 4-18 หนา้ ต่างรายละเอยี ดของสาขา หนา้ ที่ 2อธบิ ายการบันทึกหนา้ 2ใบนาฝากบนั ทึกบัญชีแบบคา่ ว่าง หมายถงึ ให้บนั ทึกบัญชีโดยใชย้ อดรวมของใบนาฝากค่า 1 หมายถงึ ให้บันทกึ บญั ชีแบบแตกยอดเงนิ ตามรายการเชค็ค่า 2 หมายถงึ ใหบ้ นั ทกึ บัญชีแบบแตกยอดเงินตามรายการเชค็ และสมดุ ธนาคารการอนมุ ตั ิเอกสารผ่านทาง Mail (Mobile Approve)ใบรับคาสั่งซื้อจากลูกคา้ วา่ ง = ไมต่ อ้ ง Approve , A = ต้อง Approve จงึ จะคน้ ได้บันทกึ ใบขอซ้ือ วา่ ง = ไมต่ อ้ ง Approve , A = ต้อง Approve จงึ จะคน้ ได้ใบเสนอราคาขาย ว่าง = ไม่ต้อง Approve , A = ตอ้ ง Approve จงึ จะค้นได้บันทกึ ใบสั่งซื้อสนิ คา้ วา่ ง = ไม่ต้อง Approve , A = ตอ้ ง Approve จึงจะค้นได้การแสดงการบนั ทกึ บญั ชีคา่ วา่ ง หมายถึง แสดงเฉพาะระดับ Top และการบันทกึ แบบ Periodicคา่ 1 หมายถงึ แสดงเฉพาะระดบั Top และการบนั ทกึ บัญชีทกุ แบบคา่ 2 หมายถึง แสดงทกุ ระดับ Top และการบนั ทึกบัญชีทกุ แบบลงบญั ชเี อกสารใบนาฝากค่า ว่าง หมายถึง ลงบัญชแี บบปกติค่า A หมายถงึ ลงบัญชีค่าธรรมเนียมธนาคารทีเ่ อกสารใบนาฝากระบุการกาหนดราคาในเอกสารซ้ือ/ขายคา่ ว่าง หมายถงึ ใชร้ าคาตามลาดบั ขนั้ การกาหนดราคาคา่ 1 หมายถึง ใช้ราคาตามเอกสารอา้ งอิง

4-13ภาพท่ี 4-19 หน้าตา่ งรายละเอยี ดของสาขา หนา้ ท่ี 3อธบิ ายการบนั ทึกหน้า 3 เปน็ การกาหนดสมุดรายวัน เพ่ือให้โปรแกรมบันทึกรายการรายวนักรณี Revalue ลงบญั ชีทส่ี มดุ รายวัน ใหอ้ ัตโนมตั ิ หลังจากส่งั Revalue ใช้ในกรณีทีใ่ ช้ Multi Currency และตอ้ งการทาการ Revalue ตอนส้นิ งวดบัญชี  การเพม่ิ /แก้ไข รายชื่อฝ่าย 1. เขา้ ที่ระบบ โครงสร้างองค์กร  โครงสร้างองค์กร  เมนู เพิม่ /แก้ไขรายชือ่ ฝ่าย หรือเปดิ work flow  Organization Structure  เพิ่ม/แกไ้ ขรายชอื่ ฝา่ ย 2. กดปุ่ม F3-เพมิ่ เพื่อเพิ่มรายช่อื ฝ่าย 3. บันทึกรายละเอียดของฝ่าย เชน่ รหสั ฝ่าย ชอื่ ฝ่าย 4. เม่อื บนั ทกึ รายละเอียดครบแล้ว กดปมุ่ F10-SAVE เพ่อื บันทึกข้อมลู เขา้ เครื่อง ภาพที่ 4-20 หน้าต่างรายละเอยี ดของฝ่าย  การเพ่มิ /แก้ไข รายชื่อแผนก 1. เข้าทร่ี ะบบ โครงสรา้ งองคก์ ร  โครงสรา้ งองค์กร  เมนู เพ่ิม/แกไ้ ขรายชอ่ื แผนก หรอืเปิด work flow  Organization Structure  เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อแผนก 2. กดปุ่ม F3-เพ่ิม เพ่ือเพ่มิ รายชื่อแผนก 3. บันทึกรายละเอียดของแผนก เชน่ รหัสแผนก ช่อื แผนก รหสั ฝา่ ย 4. เมื่อบนั ทกึ รายละเอยี ดครบแลว้ กดปุ่ม F10-SAVE เพ่อื บนั ทกึ ข้อมูลเข้าเคร่ืองภาพท่ี 4-21 หน้าตา่ งรายละเอียดของแผนก