หน่วยที่ 8

8-0 E-book วิชาการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบญั ชี รหสั วชิ า 2201-2007 หนว่ ยท่ี 8 การปรับปรุงรายการบญั ชี และการปดิ บญั ชี เรยี บเรียงโดย พินรัฎ สตี ลวรางค์ บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจัดการทั่วไป แผนกวชิ าการบญั ชี วิทยาลัยอาชวี ศกึ ษาสโุ ขทัย สานกั งานคณะกรรมการการอาชวี ศึกษา

8-1 หนว่ ยท่ี 8 การปรบั ปรุงรายการบัญชี และการปิดบัญชี สาระสาคญั การปรับปรุงรายการบัญชี เป็นการปรับปรุงจานวนเงินที่บันทึกไว้ในบัญชีให้ถูกต้อง ก่อนการจัดทางบ การเงิน โดยจะทาในวันสน้ิ งวดบัญชี หรือก่อนปิดบัญชี ซ่ึงการปรับปรุงรายการบัญชี และการปิดบัญชีจะบันทึกท่ี สมุดรายวันท่ัวไป และเม่ือผู้ใช้งานตรวจสอบรายการต่างๆ จนเรียบร้อยดีแล้ว จะส่ัง POST รายการ Voucher เข้าบัญชีแยกประเภท แต่เมื่อส่ัง POST รายการแล้ว ผู้ใช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ VOUCHER อีกไม่ได้ ตาม ประกาศสรรพากร ฉบบั ท่ี 63 ดงั นน้ั กอ่ น POST จงึ ควรตรวจใหแ้ น่ใจก่อนว่าไม่มีอะไรต้องแก้ไขแล้ว สาระการเรียนรู้ 1. เมนใู นการปรับปรุงรายการบญั ชี และปดิ บัญชี 2. การปรับปรุงรายการบญั ชี 3. การปิดบญั ชี 4. การสั่ง Post รายการเข้าบัญชแี ยกประเภท สมรรถนะประจาหน่วย ในชีวิตประจาวันและ 1. แสดงความรเู้ ก่ียวกบั การปรับปรงุ รายการบัญชี และการปดิ บัญชี 2. ประยุกต์ใช้ความรู้เกี่ยวกับการปรับปรุงรายการบัญชี และการปิดบัญชี การประกอบอาชีพ จุดประสงค์การเรยี นรู้ 1. บอกเมนูในการปรบั ปรุงรายการบัญชี และการปดิ บญั ชไี ด้ 2. อธิบายการปรับปรงุ รายการบญั ชีได้ 3. อธิบายการปิดบญั ชีได้ 4. อธิบายการสงั่ Post รายการเขา้ บญั ชีแยกประเภทได้ 5. มีเจตคติท่ีดีในการเรียนเร่ืองการปรับปรุงรายการบัญชีและการปิดบัญชี และรักษ์ค่านิยมหลัก 12 ประการของไทย

8-2  เมนใู นการปรับปรงุ รายการบัญชี และปดิ บัญชี การปรับปรุงรายการบัญชี เป็นการปรับปรุงจานวนเงินที่บันทึกไว้ในบัญชีให้ถูกต้อง ก่อนการจัดทา งบการเงิน โดยจะทาในวันส้ินงวดบัญชี หรือก่อนปิดบัญชี ซ่ึงการปรับปรุงรายการบัญชี และการปิดบัญชีจะ บนั ทกึ ท่สี มุดรายวนั ทวั่ ไป โดยใชเ้ มนลู งรายวนั ในระบบบญั ชีแยกประเภท ภาพท่ี 8-1 เมนใู นการปรับปรุงรายการบัญชี และปดิ บัญชี ในระบบบญั ชแี ยกประเภท  การปรบั ปรงุ รายการบัญชี กอ่ นทาการปดิ บัญชี จะตอ้ งทาการปรับปรงุ รายการบญั ชีตา่ งๆ ได้แก่ รายไดร้ ับลว่ งหน้า รายได้คา้ งรบั ค่าใช้จา่ ยจา่ ยลว่ งหนา้ คา่ ใช้จ่ายค้างจ่าย หนีส้ ูญและหนี้สงสัยจะสูญ วัสดุสานกั งานใชไ้ ป และคา่ เส่ือมราคา สนิ ทรัพย์ โดยจะบันทึกรายการทสี่ มุดรายวันท่ัวไป  ตัวอย่างการบันทึกรายการปรับปรงุ บญั ชี ตวั อยา่ งที่ 1 ตง้ั คา้ งจ่ายเงินสมทบ ประกันสังคม ส่วนทบ่ี ริษัทสมทบให้กบั พนกั งาน 500 บาท 1. เข้าที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท  เปิด Work Flow  เมนูลงรายวัน 2. เลอื ก “สมุดรายวันท่ัวไป” 3. ทาการเพิม่ รายการโดยกดปมุ่ F3-เพม่ิ 4. บันทึกรายละเอยี ดของแบบฟอร์มบญั ชที ต่ี ้องการเสร็จแลว้ กดปมุ่ F10-SAVE เพ่อื เก็บขอ้ มูล

8-3 ภาพที่ 8-2 หนา้ ตา่ งบันทึกบัญชรี ายการตงั้ คา้ งจา่ ยเงนิ สมทบกองทุนประกันสังคม ตัวอยา่ งท่ี 2 คานวณค่าเส่อื มราคาสินทรัพย์ เดอื น สิงหาคม 2558 ในการปรับปรงุ ค่าเสือ่ มราคาสินทรัพย์ โปรแกรมบัญชี Smartbiz จะทาการคานวณคา่ เส่ือมราคา สนิ ทรัพย์ และลงบญั ชที ีส่ มุดรายวันทว่ั ไปให้อัตโนมตั ิ โดยทาตามขนั้ ตอนดงั น้ี 1. เข้าที่ ระบบสินทรัพย์  เปิด Work Flow  เมนูสัง่ คานวณคา่ เสือ่ มราคา 2. กาหนดเดือน และปี ที่ต้องการคานวณค่าเสือ่ มราคาท่หี น้าตา่ ง ประมวลผลคา่ เสอื่ ม 3. โปรแกรมจะทาการคานวณคา่ เสอื่ มราคาของสนิ ทรัพย์ทั้งหมดให้ เมอ่ื เสรจ็ แล้ว กดปุ่ม OK 4. คา่ เส่อื มราคาสนิ ทรัพยท์ โี่ ปรแกรมคานวณ จะถูกบนั ทึกไว้ที่สมดุ รายวันท่ัวไปโดยอตั โนมัติ แต่ ถ้าจะแกไ้ ขรายการ จะต้องกลับไปแก้ไขทรี่ ะบบสนิ ทรพั ย์ เมนูปรบั ปรุงรายการค่าเสือ่ มที่ไดจ้ ากการคานวณ ภาพท่ี 8-3 หน้าตา่ งสงั่ คานวณค่าเสือ่ มราคาสนิ ทรัพย์ ทาง Work Flow ภาพท่ี 8-4 หน้าต่างประมวลผลค่าเสอ่ื ม

8-4 ภาพที่ 8-5 หนา้ ตา่ งแจง้ เมื่อประมวลผลคา่ เสือ่ มราคาเสรจ็ ภาพท่ี 8-6 หน้าตา่ งการบันทึกบญั ชคี ่าเสื่อมราคาสินทรัพย์อตั โนมตั ิ ที่สมดุ รายวันทว่ั ไป  การปิดบญั ชี 1. การปิดบัญชีภาษีซอ้ื -ภาษีขาย การปิดบัญชีภาษซี ้ือและภาษีขาย เข้าบัญชีลกู หนส้ี รรพากร หรือเจา้ หน้ีสรรพากร หากภาษีขายสูงกวา่ ภาษีซ้ือ กจิ การจะต้องนาสง่ ส่วนต่างระหวา่ งภาษีขายกบั ภาษีซื้อ แต่ถ้าภาษซี ้ือสงู กวา่ ภาษีขาย กิจการสามารถ ขอคืนภาษี หรอื ขอเครดิตภาษีไวใ้ ชใ้ นเดือนถดั ไป 1.1 มูลคา่ ภาษขี าย เรียกดจู าก รายงานภาษขี ายรวมยื่นเพิ่มเตมิ ท่ีระบบภาษมี ูลค่าเพิ่ม ภาพที่ 8-7 หนา้ ตา่ งเรียกดูรายงานภาษขี าย และส่งั พิมพ์รายงานทางจอภาพ

8-5 ภาพท่ี 8-8 หน้าต่างแสดงรายงานภาษีขาย 1.2 มลู ค่าภาษีซ้ือ เรยี กดจู าก รายงานภาษีซ้ือรวมยื่นเพิ่มเตมิ ที่ระบบภาษีมลู ค่าเพิม่ ภาพท่ี 8-9 หน้าต่างเรยี กดูรายงานภาษซี ้อื และสง่ั พมิ พร์ ายงานทางจอภาพ ภาพที่ 8-10 หน้าต่างแสดงรายงานภาษซี ื้อ

8-6 1.3 ทาการบนั ทึกบัญชที ี่ ระบบบัญชแี ยกประเภท  บันทกึ รายการและปิดบัญชี  บนั ทึกรายการรายวัน หรอื เปิด work flow ระบบบัญชีแยกประเภท ลงรายวนั  สมุดรายวนั ทั่วไป ดังนี้ 1.3.1 กรณภี าษีขายมากกวา่ ภาษซี อื้ (ต้องนาส่งภาษีให้สรรพากร) Dr. ภาษีขาย xxx Cr. ภาษีซือ้ xxx เจ้าหน้ีสรรพากร xxx 1.3.2 กรณภี าษซี อ้ื มากกว่าภาษีขาย (ขอคืนภาษี) Dr. ภาษขี าย xxx ลกู หนี้สรรพากร xxx Cr. ภาษีซือ้ xxx ภาพที่ 8-11 หนา้ ต่างแสดงการบนั ทกึ รายการปิดบัญชีภาษซี ือ้ -ภาษขี าย ในสมดุ รายวนั ทัว่ ไป 2. การปิดบัญชสี ินคา้ คงเหลือแบบ PERIODIC และบัญชีรายได้-คา่ ใชจ้ ่าย เมอ่ื ผู้ใชง้ านบันทึกรายวันต่างๆ เสร็จแล้ว หากจะปิดบญั ชสี นิ คา้ คงเหลือในกรณีบันทึกบัญชีแบบ PERIODIC ปิดบญั ชีรายได้-คา่ ใชจ้ า่ ยเขา้ บัญชกี าไร-ขาดทุน กใ็ ห้โปรแกรมทาการปดิ บัญชี โดยมขี ั้นตอนดังนี้ 2.1 เข้าท่ีเมนู ระบบบญั ชี  บนั ทกึ รายการและปิดบัญชี  บนั ทึกรายการรายวัน หรือ เปดิ work flow ระบบบญั ชีแยกประเภท ลงรายวนั 2.2 เลอื ก “สมุดรายวัน” ทจ่ี ะเข้าไปบนั ทึกรายการ (สมุดรายวนั ทว่ั ไป) 2.3 ทาการเพ่ิมรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิม่ 2.4 ใส่ค่า “C” ท่ีชอ่ ง TYPE ซ่ึงหมายถงึ VOUCHER ประเภท ปดิ บญั ชี 2.5 ใสว่ นั ที่ของการปิดบัญชี เชน่ ปิดบญั ชเี มอื่ สน้ิ ปี ใหใ้ ส่วันท่ี 31/12/XX หรอื ถา้ ปดิ บัญชที กุ เดือน กใ็ ห้ใสว่ ันที่ของเดอื นน้ัน เชน่ 30/08/58

8-7 ภาพที่ 8-12 หนา้ ตา่ งให้ใส่เดือนท่ตี ้องการปิดงวดบัญชี 2.6 จากนน้ั โปรแกรมจะใหเ้ ลือกรูปแบบการปดิ บญั ชี ซ่งึ มีให้เลอื ก 6 หวั ขอ้ คอื แบบท่ี 1 ปดิ สนิ คา้ คงเหลือปลายงวด (กรณี PERIODIC) แบบท่ี 2 ปดิ บญั ชีวัสดสุ ้ินเปลอื ง แบบที่ 3 ปดิ เฉพาะบญั ชีรายได้ กค็ ือ ใหโ้ ปรแกรมช่วยรวมยอดจาก Voucher ใบอื่นๆ ที่อยู่ ในงวดบญั ชี ท่ีเราระบุ แตด่ ึงมาเฉพาะ “หมวดบญั ชรี ายได้” ที่กาหนดไวใ้ นผงั บัญชี แบบท่ี 4 ปิดเฉพาะบญั ชีค่าใช้จ่าย คล้ายแบบท่ี 2 แต่ดึงมาเฉพาะ “หมวดบญั ชีค่าใชจ้ า่ ย” แบบท่ี 5 ปดิ ทัง้ บัญชรี ายได้และคา่ ใชจ้ ่าย คือการรวบรายการทั้งแบบที่ 2 และแบบที่ 3 มา อยใู่ น Voucher ใบเดียวกัน แบบที่ 6 ต้องการลงรายการเอง มีไว้ในกรณีที่ตอ้ งการปดิ บัญชเี อง หรอื บนั ทกึ รายการปดิ บัญชีอน่ื ๆ เพิ่มเตมิ เชน่ บันทึกจา่ ยเงินปนั ผล บนั ทึกตั้งค้างจ่ายภาษีนติ ิบคุ คล 2.7 เม่ือเลอื กตวั เลอื กตามที่ต้องการแลว้ โปรแกรมจะทาการปิดบัญชีทั้งหมด ในรอบบัญชที ่ีระบุ มาให้ เม่ือได้รายการเสร็จเรยี บร้อยแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการปิดบัญชนี ้ี ภาพที่ 8-13 หนา้ ต่างให้เลือกรูปแบบการปดิ บัญชี (เลือกปดิ สินค้าคงเหลือปลายงวด)

8-8 ภาพท่ี 8-14 หนา้ ต่างการปิดบัญชีสนิ คา้ คงเหลอื ปลายงวด ที่โปรแกรมคานวณให้ ภาพท่ี 8-15 หนา้ ต่างให้เลือกรปู แบบการปิดบัญชี (เลอื กปดิ ทง้ั บญั ชีรายไดแ้ ละค่าใช้จ่าย) ภาพที่ 8-16 หน้าต่างการปิดบัญชีรายได้ และคา่ ใช้จ่าย ทีโ่ ปรแกรมคานวณให้

8-9 3. การปดิ บัญชกี าไร-ขาดทุนสุทธิ เข้าบญั ชกี าไร-ขาดทุนสะสม การปิดบญั ชกี าไร-ขาดทุนสุทธิเข้าบญั ชกี าไร-ขาดทนุ สะสม จะดตู ัวเลขกาไร-ขาดทนุ สุทธจิ ากการ ปดิ บญั ชีรายได้และค่าใช้จา่ ย ซ่งึ ตัวเลขนีจ้ ะอยู่ด้านเดบติ หรอื เครดิตกไ็ ด้ ทาการบนั ทึกบัญชีที่ ระบบบัญชแี ยกประเภท  บนั ทึกรายการและปดิ บญั ชี  บนั ทึก รายการรายวัน หรือ เปดิ work flow ระบบบญั ชแี ยกประเภท ลงรายวัน สมดุ รายวันทั่วไป ภาพที่ 8-17 หน้าต่างให้เลือกรปู แบบการปดิ บัญชี (เลอื กตอ้ งการลงรายการเอง) การปิดบญั ชีกาไร-ขาดทนุ สทุ ธนิ ้ี จะทาหลังจากการปิดบญั ชีรายได้และค่าใชจ้ า่ ย ดงั นั้นจึงตอ้ งระบุ ค่า “TYPE” ใหเ้ ปน็ “C” ระบุเดอื นปีท่ีปดิ บัญชี และเลอื กหวั ข้อการปิดบัญชี “ต้องการลงรายการเอง” แล้ว บนั ทกึ บัญชี ดงั นี้ 3.1 กรณมี กี าไรสุทธิ Dr. กาไรสทุ ธิประจาปี xxx Cr. กาไรสะสม xxx 3.2 กรณขี าดทนุ สุทธิ Dr. กาไรสะสม xxx Cr. กาไรสทุ ธิประจาปี xxx ภาพที่ 8-18 หนา้ ตา่ งการปิดบญั ชีกาไรสทุ ธิเข้าบัญชีกาไรสะสม

8-10 4. การยกเลิกการปิดบัญชี การยกเลกิ การปิดบญั ชี ทาเหมือนการลบ Voucher ท่วั ไป กค็ ือ เขา้ ไปท่ีเมนู “ลงรายวนั ” สมุดรายวนั ท่ัวไป และเลื่อนแถบสว่างไปยัง Voucher ปดิ งวด แลว้ กดปุ่ม F4-ลบ (ถา้ Voucher ปิดบญั ชใี บนั้นถูกสงั่ Post แล้ว จะลบรายการปดิ บัญชไี ม่ได้ ดงั น้ัน Voucher ปดิ บญั ชี และ Voucher ท่ีบนั ทึกรายการทง้ั หมด ให้ระบรุ ูปแบบการ POST เปน็ I คอื ยังไม่ POST รายการ เพ่ือที่วา่ หากรายการในรอบบัญชีท่ปี ิดยังไมถ่ ูกต้อง จะไดย้ กเลิกการปดิ บญั ชี และเข้าไปแก้ไขรายการได้) ภาพท่ี 8-19 หนา้ ตา่ งการปิดบญั ชีรายได้ และคา่ ใช้จา่ ย ที่โปรแกรมคานวณให้  การส่งั POST รายการเข้าบัญชแี ยกประเภท การสง่ั POST รายการเขา้ บญั ชีแยกประเภท สามารถทาได้ 2 แบบ คอื 1. ส่ัง POST รายการบัญชีท่ีเป็นช่วง (BATCH) เม่ือผู้ใช้งานตรวจสอบรายการต่างๆ จน เรียบร้อยดีแล้ว จะสั่ง POST รายการ Voucher ก็ให้เข้าที่ระบบเมนู ระบบบัญชี  ฐานข้อมูล  POST รายการเขา้ บญั ชแี ยกประเภท ซ่งึ สามารถส่งั POST VOUCHER ได้คร้ังละหลายๆ ใบ 2. ส่ัง POST รายการบัญชี นอกจากการสั่ง POST รายการที่เมนูแล้ว ยังสามารถเลือก POST รายการบัญชีเปน็ ใบๆ ได้ โดยเข้าไปท่ี Voucher ใบทตี่ อ้ งการ และเปลี่ยนรูปแบบการ POST เปน็ ค่า “วา่ ง” ข้อสาคัญคือ เมื่อส่ัง POST รายการแล้ว ผู้ใช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ VOUCHER อีกไม่ได้แล้ว ตาม ประกาศสรรพากร ฉบับที่ 63 ดงั นัน้ กอ่ น POST จึงควรตรวจใหแ้ น่ใจกอ่ นวา่ ไม่มีอะไรตอ้ งแก้ไขแลว้ ภาพท่ี 8-20 หน้าต่างการสง่ั POST รายการเข้าบัญชีแยกประเภท