หน่วยที่ 7

E-book วชิ าการใช้คอมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี รหัสวิชา 2201-2007 หน่วยที่ 7 การบันทกึ รายการรายวัน เรยี บเรยี งโดย พินรฎั สีตลวรางค์ บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจดั การท่วั ไป แผนกวิชาการบัญชี วิทยาลยั อาชีวศกึ ษาสุโขทยั สานกั งานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา

7-1 หน่วยที่ 7 การบันทกึ รายการรายวนั สาระสาคัญ การบันทึกรายการรายวัน (Entry Transaction) เป็นการบันทึกรายการค้าต่างๆ ท่ีเกิดข้ึนในแต่ละวัน เช่น ซื้อ ขาย สินค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี้ และการรับชาระหน้ี รวมทั้งการทารายการฝากถอนเงินกับ ธนาคาร ซึ่งโปรแกรมบัญชี Smartbiz จะมีการเช่ือมโยงระหว่างระบบต่างๆ โดยผู้ใช้สามารถบันทึกรายการ รายวันที่ระบบย่อยท่ีเก่ียวข้องแล้วโปรแกรมจะทาการลงบัญชีที่ระบบบัญชีแยกประเททให้อัตโนมัติ หรือจะ บันทกึ ทร่ี ะบบบัญชแี ยกประเททโดยตรงก็ได้ สาระการเรียนรู้ 1. การบนั ทึกรายการรายวันในระบบยอ่ ย 2. การบนั ทกึ รายการรายวนั ในระบบบัญชแี ยกประเทท สมรรถนะประจาหนว่ ย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับการบันทกึ รายการรายวัน 2. ประยุกตใ์ ช้ความรู้เกยี่ วกับการบนั ทึกรายการรายวัน ในชีวติ ประจาวันและการประกอบอาชพี จุดประสงคก์ ารเรียนรู้ 1. อธิบายการบนั ทกึ รายการรายวนั ในระบบยอ่ ยแตล่ ะระบบได้ 2. อธิบายการบนั ทกึ รายการรายวนั ในระบบบัญชีแยกประเททได้ 3. มเี จตคติทด่ี ีในการเรยี นเร่อื งการบนั ทึกรายการรายวนั และรักษค์ ่านยิ มหลกั 12 ประการของไทย

7-2  การบนั ทึกรายการรายวัน (Entry Transaction) การบันทึกรายการรายวัน (Entry Transaction) เป็นการบันทึกรายการค้าต่างๆ ท่ีเกิดข้ึนในแต่ละวัน เช่น ซ้ือ ขาย สินค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี้ การรับชาระหนี้ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึงการทา รายการฝากถอนเงินกับธนาคาร โดยโปรแกรมบญั ชี Smartbiz จะเตรียมสมดุ รายวันไว้ให้ 5 เล่ม ได้แก่ สมุด รายวนั ท่ัวไป สมดุ รายวนั เงนิ สดจ่าย สมดุ รายวนั เงินสดรบั สมดุ รายวันซื้อเช่ือ และสมุดรายวันขายเช่ือ ให้เลือก เข้าทางาน ซ่ึงส่วนใหญ่รายการรายวันเหล่าน้ี จะเกิดจากการลงบัญชีอัตโนมัติมาจากระบบต่างๆ ตามทาพ แสดงการเช่ือมโยงระหว่างระบบต่างๆ (ทาพที่ 7-1) ซึ่งจะเห็นว่ามีการบันทึกบัญชีอัตโนมัติมาจากระบบต่างๆ เข้ามาที่ระบบบัญชแี ยกประเทท โดยผ้ใู ชส้ ามารถบันทกึ รายการรายวันท่ีระบบย่อยท่ีเกี่ยวข้องแล้วโปรแกรมจะ ทาการลงบัญชีทร่ี ะบบบญั ชีแยกประเททให้อตั โนมัติ หรือจะบนั ทกึ ที่ระบบบัญชีแยกประเททโดยตรงกไ็ ด้ ภาพที่ 7-1 ระบบย่อยและการเช่ือมโยงระหว่างระบบตา่ งๆ ในโปรแกรมบัญชี Smartbiz ท่ีมา : ขวญั ฤดี (2558)  การบันทกึ รายการรายวนั ในระบบย่อย เม่อื มีการซื้อขายสินค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหน้ี การรับชาระหน้ี การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึง การทารายการฝากถอนเงินกับธนาคาร ผู้ใช้สามารถบันทึกรายการเหล่าน้ีในระบบย่อยแต่ละระบบเพ่ือให้ โปรแกรมลงบัญชีให้อัตโนมัติ โดยเข้าระบบท่ีเก่ียวข้องแล้วเลือกใช้เมนูในกลุ่ม Entry Transaction ของระบบ นน้ั ๆ ดังนี้ 1. ระบบซื้อ (Purchase Order System ) จะมีการบันทึกรายการท่ีเกี่ยวกับการซื้อสินค้า และ บริการ อาจจะเรม่ิ ต้งั แต่ การทาใบเสนอขออนุมัติจดั ซ้ือ การสัง่ ซ้ือสินค้า การซ้ือสินค้าและบริการ ทั้งการซื้อสด ซือ้ เชอื่ การสง่ คนื สนิ ค้า และไดร้ ับใบลดหนีจ้ ากเจ้าหนี้ เป็นต้น

7-3 ภาพที่ 7-2 Work Flow ของระบบซ้ือ เม่ือทาการบันทึกข้อมูลในระบบซ้ือแล้ว โปรแกรมจะเช่ือมโยงข้อมูลไปที่ระบบอื่นที่เก่ียวข้อง ดังต่อไปนี้ ระบบซื้อ ระบบอ่นื ท่ีเกย่ี วขอ้ ง ต้งั เจ้าหน้ี (ซือ้ เชื่อ) ระบบเจา้ หนี้ เพ่มิ สินค้าในสต๊อก ระบบบรหิ ารสินคา้ คงคลัง ลงรายวันซื้อเช่อื ระบบบัญชแี ยกประเทท เพิ่มทาษีซ้ือ รายงานทาษมี ลู ค่าเพ่ิม  ตัวอย่างการบันทึกรายการในระบบซ้ือ ตวั อย่างท่ี 1 การทาใบสั่งซือ้ วันที่ 11 ส.ค. 58 ออกใบสั่งซ้ือเลขที่ 001 ให้บริษัท นาเจริญ จากัด เพื่อส่ังซ้ือ Smart Phone จานวน 2 เครอ่ื ง เครอื่ งละ 22,000 บาท ตอ้ งการสนิ ค้าวันที่ 18 ส.ค.58 1. เขา้ ที่ ระบบซื้อ  เปดิ Work Flow ระบบซื้อ  เมนใู บสั่งซ้ือ 2. เลือกสาขาทจ่ี ะเข้าไปทางาน 3. เลอื กเล่มเอกสาร “ใบสัง่ ซื้อ” ที่ต้องการ 4. จะเปน็ หน้าต่าง “ใบส่ังซื้อ” ใหก้ ดปมุ่ F3-เพิม่ เพื่อเพ่ิมรายการใหม่ 5. จะเขา้ สู่หนา้ ต่าง การบนั ทึกใบสัง่ ซื้อ ทาการบนั ทกึ รายละเอียดต่างๆ ในหน้าต่าง 6. ถา้ ไม่มีรายการรบั ชาระเงินมัดจาท่ีจ่ายล่วงหนา้ กดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเก็บข้อมูลเขา้ ระบบ คอมพวิ เตอร์ แต่ถ้ามีรายการรบั ชาระเงนิ มดั จาลว่ งหน้า ให้เปดิ หน้าตา่ ง “รายการชาระเงนิ มดั จา” แลว้ บันทึก รายละเอยี ดการรบั เงินมัดจา 7. กดป่มุ F10-SAVE เพ่อื เก็บข้อมลู เข้าระบบ

7-4 ภาพที่ 7-3 หน้าต่างการเข้าระบบซอ้ื เพ่ือบันทึกรายการใบสง่ั ซ้ือ ภาพที่ 7-4 หนา้ ตา่ งบนั ทึกรายการส่ังซอื้ สินค้า ตัวอยา่ งที่ 2 การซอ้ื สนิ ค้าเป็นเงินเช่ือ วนั ที่ 12 ส.ค. 58 ได้รับใบส่งของ/ใบกากบั ทาษี/ใบแจ้งหน้ี เลขท่ี 21611 จากบริษทั เฮง เฮง จากดั มี รายการสินคา้ คือ External Harddisk จานวน 8 เคร่ือง เครือ่ งละ 1,800 บาท 1. เข้าท่ีเมนู ระบบซื้อ  เปดิ Work Flow Invoice สนิ คา้  ซือ้ เช่ือ 2. เลอื กสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื กเล่มเอกสาร “ซื้อเชอ่ื ” ทจ่ี ะใชง้ าน 4. กดปมุ่ F3-เพ่มิ เพอ่ื เพิ่มรายการใหม่ 5. บันทกึ รายการซื้อเชอ่ื กดปุม่ F10-SAVE เพือ่ เก็บข้อมูล

7-5 ภาพที่ 7-5 หนา้ ตา่ งการเขา้ ระบบซ้อื เพ่ือบนั ทึกรายการซื้อเชอ่ื (สนิ ค้า) ภาพที่ 7-6 หนา้ ต่างบนั ทึกรายการซอื้ สินคา้ เป็นเงนิ เชื่อ ตวั อย่างท่ี 3 การซื้อสนิ คา้ เป็นเงนิ เชือ่ โดยคน้ ใบส่งั ซอ้ื และไดร้ บั สว่ นลด วันท่ี 18 ส.ค. 58 บรษิ ทั นาเจริญ จากัด นาสนิ ค้าทสี่ ่งั ซื้อไวเ้ มอ่ื วันท่ี 11 ส.ค. ตามใบสง่ั ซ้ือเลขที่ 001 มาสง่ มรี ายการสินค้าคือ Smart Phone จานวน 2 เครือ่ ง ไดร้ บั ส่วนลด 1% และได้รับ gift voucher 500 บาท นามาใช้เปน็ สว่ นลดดว้ ย ไดร้ บั ใบสง่ ของ/ใบกากับทาษี/ใบแจง้ หน้ี เลขท่ี 8341 1. เขา้ ท่ีเมนู ระบบซ้ือ  เปิด Work Flow Invoice สินค้า  ซอื้ เชื่อ 2. เลือกสาขาทีจ่ ะเขา้ ไปทางาน 3. เลือกเล่มเอกสาร “ซื้อเชอื่ ” ที่จะใช้งาน 4. จะเห็นรายการ “ใบสง่ ของ/ใบกากับทาษ/ี ใบแจง้ หน้ี” ทีเ่ คยสรา้ งไว้ ให้กดปุม่ F3-เพิม่ เพ่ือ เพมิ่ รายการใหม่

7-6 5. ทาการค้นใบส่งั ซ้ือแบบระบเุ ปน็ ใบ โดยทีช่ อ่ งค้นเอกสาร ใส่ค่า “Y” เพ่ือเขา้ ไปค้นใบส่ังซอ้ื โดยเลือกปุ่ม “ค้นระบุเปน็ ใบ” จะข้นึ หน้าตา่ งระบเุ ลขทเี่ อกสาร ให้เลือกรายการใบสง่ั ซ้ือสนิ ค้าที่จะอ้างอิง 6. บันทกึ รายการซื้อเชอ่ื และรายการชาระเงินมัดจา (ถา้ มี) กดปุม่ F10-SAVE เพอื่ เก็บขอ้ มลู ภาพท่ี 7-7 หนา้ ตา่ งการเขา้ ระบบซอ้ื เพ่ือบันทึกรายการซ้ือเชือ่ (สินคา้ ) โดยคน้ ใบส่งั ซื้อ ภาพที่ 7-8 หน้าตา่ งแสดงรายการใบสง่ั ซื้อท่เี คยสร้างไว้ เม่ือค้นเอกสารแบบ “ระบเุ ปน็ ใบ” ภาพท่ี 7-9 หน้าตา่ งบันทึกรายการซื้อเชื่อ (สนิ ค้า) โดยคน้ ใบสงั่ ซอื้

7-7 ตวั อยา่ งท่ี 4 การซ้ือสดงานบรกิ าร และทาการหกั ภาษี ณ ท่ีจา่ ย วันท่ี 13 ส.ค. 58 จ่ายค่าจัดอบรมสมั มนาให้บริษัท ครสิ ตัล จากัด จานวน 1 ครง้ั มลู ค่า 10,000 บาท โดยชาระเปน็ เงนิ สด ได้รบั ใบสง่ ของ/ใบกากับทาษี/ใบเสร็จรบั เงนิ เลขท่ี 1301 จากผใู้ ห้บรกิ าร ทาการหกั ทาษี ณ ทจี่ า่ ยในอัตรา 3% ตามมาตรา 3 เตรส เอกสารหักทาษี ณ ที่จา่ ยเลขที่ 001 1. เข้าทเ่ี มนู ระบบซ้ือ  เปิด Work Flow Invoice บริการ  ซือ้ สด 2. เลือกสาขาท่ีจะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื กเลม่ เอกสาร “ซื้อสด” ที่จะใชง้ าน 4. กดปุ่ม F3-เพ่มิ เพือ่ เพ่ิมรายการใหม่ 5. บันทึกรายการซื้อสด ท่ี Tab รายการสินค้าให้ครบถว้ น 6. บนั ทึกรายละเอียดการหักทาษี ณ ทจี่ า่ ย ให้คลิกเมา้ ส์ที่ชอ่ ง “บนั ทึกทาษหี กั ณ ทจ่ี ่าย” ท่อี ยู่ ส่วนล่างของรายการย่อยดา้ นขวามือ และใสค่ า่ “Y” เพอ่ื เข้าไปใสร่ ายละเอียดของใบทาษี 7. กดปมุ่ F10-SAVE เพือ่ เก็บขอ้ มลู ภาพที่ 7-10 หน้าต่างการเข้าระบบซ้ือเพื่อบนั ทึกรายการซื้อสด (งานบริการ) ภาพท่ี 7-11 หน้าต่างบันทึกรายการซอื้ สดงานบริการ และทาการหกั ทาษี ณ ที่จา่ ย

7-8 ภาพที่ 7-12 หนา้ ตา่ งบนั ทกึ รายการใบหกั ทาษี ณ ทจ่ี า่ ย (งานบริการ) 2. ระบบขาย (Sales Order System) จะมีการบันทึกรายการค้าและการจัดทารายงานท่ีเก่ียวกับ การขายสินค้าและบรกิ าร อาจจะเร่มิ ตั้งแต่ การทาใบเสนอราคา การรบั คาส่ังขาย การขายสินค้าและบริการ ที่ เป็นการขายสด ขายเชื่อ การรับคืนสินค้าจากลูกค้าและออกเป็นใบลดหนี้ให้กับลูกหนี้ เป็นต้น โดยข้ันตอน และวธิ ีการทางานจะเหมือนกบั การทางานในระบบซ้ือ ภาพท่ี 7-13 Work Flow ของระบบขาย เมื่อทาการบันทึกข้อมูลในระบบขายแล้ว โปรแกรมจะเช่ือมโยงข้อมูลไปท่ีระบบอ่ืนที่เก่ียวข้อง ดงั ตอ่ ไปนี้ ระบบขาย ระบบอ่ืนทเ่ี กี่ยวขอ้ ง ตั้งลกู หนี้ (ขายเชอ่ื ) ระบบลูกหน้ี ลดสินคา้ ในสต๊อก ระบบควบคุมสินคา้ คงคลัง ลงรายวันขายเชอ่ื ระบบบญั ชแี ยกประเทท เพิ่มทาษีขาย รายงานทาษีมลู ค่าเพมิ่

7-9  ตัวอย่างการบันทึกรายการในระบบขาย ตวั อย่างท่ี 1 การทาใบเสนอราคา วนั ท่ี 1 ส.ค.58 ออกใบเสนอราคา เลขท่ี 001 ให้กบั บริษัท ไทยรงุ่ เรอื ง จากัด มีรายการสินค้า คือ Notebook Touchscreen จานวน 2 เครื่อง ราคาเครอ่ื งละ 25,000 บาท และ External Harddisk จานวน 2 เครอื่ ง เครอ่ื งละ 4,000 บาท 1. เข้าท่ี ระบบขาย  เปิด Work Flow  เมนู ใบเสนอราคา 2. เลือกสาขาทีจ่ ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื กเล่มเอกสารทต่ี ้องการ 4. จะเป็นหนา้ ตา่ งเอกสารใบเสนอราคา ให้กดปมุ่ F3-เพ่มิ เพื่อเพ่ิมรายการใหม่ 5. จะเขา้ ส่หู น้าต่างการบนั ทึกรายการ ทาการบันทึกรายละเอยี ดตา่ งๆ ในหนา้ ต่าง 6. กดปุม่ F10-SAVE เพ่อื เก็บข้อมลู เข้าระบบ ภาพที่ 7-14 หน้าต่างการเข้าระบบขายเพ่ือบนั ทึกรายการใบเสนอราคา ภาพท่ี 7-15 หน้าตา่ งบนั ทึกรายละเอยี ดใบเสนอราคา

7-10 ตวั อย่างที่ 2 การรับคาส่ังซอ้ื จากลูกคา้ (ทาใบสงั่ ขาย) โดยคน้ ใบเสนอราคา วันที่ 2 ส.ค.58 บรษิ ัท ไทยรงุ่ เรอื ง จากัด สั่งซ้อื สนิ ค้าตามใบเสนอราคา เลขที่ 001 ออกใบรบั คาสั่งซื้อ หรือใบส่งั ขาย (Sale order) เลขท่ี 001 กาหนดส่งของวันที่ 3 ส.ค.58 1. เขา้ ท่ี ระบบขาย  เปดิ Work Flow  เมนู ใบสั่งขาย 2. เลือกสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื กเลม่ เอกสารขายเช่ือ 4. กดปุ่ม F3-เพิม่ เพือ่ เพ่มิ รายการใหม่ 5. จะเขา้ สู่หนา้ ตา่ งการบนั ทึกรายการ มีรายละเอยี ดการบันทึกรายการคล้ายกบั ใบเสนอราคา แต่มีการอ้างองิ ใบเสนอราคาทีเ่ คยทาไว้ เพื่อมาตดั รายการที่เคยเสนอราคาไวโ้ ดยเขา้ ไปที่ “คน้ ใบเสนอราคา” 6. เมอื่ ได้รายการใบเสนอราคาท่ีต้องการแลว้ ใหก้ ดปุ่ม Enter เพ่อื เลือกรายการนั้น โปรแกรมก็ จะดงึ รายละเอียดสนิ ค้าท่ีเคยบันทึกไวม้ าใหอ้ ัตโนมัติ 7. บนั ทึกรายละเอยี ดอน่ื ๆ ในใบสงั่ ขาย กดปมุ่ F9-แก้ไขอนื่ หรือ พิมพ์ “Y” ที่ชอ่ งแกไ้ ข รายละเอียดอน่ื เพ่ือบันทึกกาหนดวนั ที่ส่งของ 8. กดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเกบ็ ข้อมูลเขา้ ระบบ ภาพที่ 7-16 หนา้ ต่างการเขา้ ระบบขายเพื่อบนั ทึกรายการใบสั่งขาย ภาพที่ 7-17 หน้าตา่ งบนั ทึกรายการใบสง่ั ขาย เม่อื ค้นใบเสนอราคา

7-11 ภาพที่ 7-18 หน้าตา่ งบนั ทึกรายการกาหนดวันที่สง่ ของ ตวั อยา่ งที่ 3 การขายสินคา้ เป็นเงนิ สด โดยค้นใบสงั่ ขายท่ลี ูกคา้ เคยสัง่ ไว้ วนั ที่ 3 ส.ค.58 ออกใบสง่ ของ/ใบกากับทาษี/ใบเสร็จรบั เงิน เลขที่ 001 ให้บรษิ ทั ไทยรุ่งเรอื ง จากัด จากการขายสนิ คา้ เป็นเงินสดตามใบส่ังขาย เลขที่ 001 สง่ สนิ ค้าใหค้ รบ 1. เข้าที่ ระบบขาย  เปดิ Work Flow  Invoice สนิ คา้  ขายสด 2. เลือกสาขาท่จี ะเข้าไปทางาน 3. เลอื กเล่มเอกสาร “ขายสด” ทต่ี ้องการ 4. กดปุ่ม F3-เพม่ิ เพื่อเพมิ่ รายการใหม่ 5. จะเขา้ สหู่ นา้ ตา่ งการบนั ทึกรายการ ค้นเอกสารใบสั่งขายทเ่ี คยทาไว้ เพ่ือมาตดั รายการโดยเข้า ไปท่ี “ค้นเอกสาร SO” 6. เมื่อได้รายการใบสง่ั ขายที่ตอ้ งการแล้ว ให้กดปมุ่ Enter เพอื่ เลือกรายการนั้น โปรแกรมก็จะ ดึงรายละเอยี ดสนิ คา้ ทเี่ คยบันทกึ ไวม้ าให้อัตโนมัติ 7. บันทกึ รายละเอียดอ่ืนๆ ในใบขายสดจนครบ 8. กดปมุ่ F10-SAVE เพ่อื เก็บข้อมูลเขา้ ระบบ ภาพที่ 7-19 หนา้ ตา่ งการเข้าระบบขายเพ่ือบนั ทึกรายการขายสด

7-12 ภาพที่ 7-20 หน้าตา่ งบนั ทึกรายการใบสง่ ของ/ใบกากับทาษ/ี ใบแจ้งหน้ี (สนิ ค้า) เม่ือค้นเอกสาร ภาพท่ี 7-21 หน้าตา่ งแสดงรายการใบสง่ั ขายทเี่ คยสรา้ งไว้ เมอ่ื คน้ เอกสารแบบระบุเป็นใบ ตวั อย่างท่ี 4 การรบั ใบสงั่ ซ้ือ นามาทาใบส่ังขาย วันที่ 7 ส.ค.58 ไดร้ ับใบสง่ั ซ้อื เลขที่ 227 จากบริษทั บีทียู จากดั นามาทาใบรับคาสั่งซอื้ จากลกู ค้า (Sale order) เลขท่ี 002 มรี ายการสินคา้ Notebook Touchscreen จานวน 1 เคร่ือง เครื่องละ 25,000 บาท และ External Harddisk จานวน 3 เครอื่ ง เครื่องละ 4,200 บาท ต้องการสินค้าวันท่ี 14/08/58 1. เขา้ ท่ี ระบบขาย  เปดิ Work Flow  เมนู ใบสง่ั ขาย 2. เลือกสาขาทีจ่ ะเขา้ ไปทางาน 3. เลือกเล่มเอกสารใบสั่งขาย 4. กดปุ่ม F3-เพ่มิ เพอ่ื เพมิ่ รายการใหม่ 5. จะเข้าสู่หน้าต่างการบันทึกรายการ ในใบสั่งขาย 6. กดป่มุ F9-แก้ไขอน่ื หรือ พิมพ์ “Y” ทีช่ ่องแก้ไขรายละเอียดอ่ืนเพ่ือบนั ทึกกาหนดวันที่ ต้องการสนิ คา้ 7. กดป่มุ F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ข้อมลู เขา้ ระบบ

7-13 ภาพที่ 7-22 หน้าต่างบันทึกรายการทาใบสงั่ ขายตามใบสั่งซอ้ื ของลูกคา้ ตัวอย่างท่ี 5 การขายสินคา้ เปน็ เงินเชือ่ โดยค้นใบสั่งขาย สง่ สินคา้ ไดไ้ มค่ รบ วันที่ 14 ส.ค.58 ออกใบส่งของ/ใบกากบั ทาษี/ใบแจง้ หน้ี เลขท่ี 002 ให้กับ บริษทั บีทยี ู จากดั ตาม ใบส่ังซ้ือ เลขท่ี 227 ท่สี ่งั ซื้อไวเ้ มือ่ วนั ท่ี 7 ส.ค. ทง้ั น้ี บริษทั ฯ สามารถส่งสินคา้ ได้เฉพาะ External Harddisk จานวน 2 เคร่ือง 1. เข้าที่ ระบบขาย  เปดิ Work Flow  Invoice สินคา้  ขายเชอ่ื 2. เลอื กสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลือกเล่มเอกสาร “ขายเชื่อ” ทต่ี ้องการ 4. กดปุ่ม F3-เพมิ่ เพ่ือเพิ่มรายการใหม่ 5. จะเขา้ สหู่ นา้ ต่างการบันทึกรายการ คน้ เอกสารใบสง่ั ขายทเ่ี คยทาไว้ เพื่อมาตัดรายการโดยเขา้ ไปที่ “ค้นเอกสาร SO” 6. เมอ่ื ไดร้ ายการใบส่งั ขายที่ต้องการแลว้ ใหก้ ดปมุ่ Enter เพ่อื เลือกรายการน้นั โปรแกรมก็จะ ดงึ รายละเอียดสนิ ค้าทเ่ี คยบนั ทกึ ไว้มาให้อัตโนมัติ 7. ลบรายการสินคา้ ทไ่ี ม่สามารถจดั สง่ ได้ และแก้ไขจานวนสินคา้ ท่จี ัดสง่ บนั ทกึ รายละเอียดอ่ืนๆ ในใบขายเชือ่ จนครบ 8. กดปมุ่ F10-SAVE เพือ่ เก็บขอ้ มลู เข้าระบบ ภาพท่ี 7-23 หนา้ ต่างบันทึกรายการขายเชือ่ หลงั จากค้นใบสง่ั ขายมาแลว้

7-14 ภาพที่ 7-24 หนา้ ต่างบันทึกรายการขายเชื่อ โดยคน้ ใบสั่งขาย สง่ สินคา้ ได้ไม่ครบ ตวั อย่างที่ 6 การลดหน้ขี ายเช่ือ และรับคืนสินคา้ จากลูกคา้ วนั ท่ี 20 ส.ค.58 ออกเป็นใบลดหน้ี เลขท่ี 001 ให้บรษิ ัท บที ียู จากดั เพ่ือรับคนื External Harddisk ทข่ี ายตามใบส่งของ/ใบกากับทาษ/ี ใบแจ้งหนี้ เลขที่ SI0001/002 เนื่องจากสินคา้ ชารดุ จานวน 1 เคร่ือง 1. เข้าที่ ระบบขาย  เปิด Work Flow  ใบลดหน้สี ินคา้  ใบลดหน้ี ขายเชื่อ 2. เลือกสาขาทีจ่ ะเข้าไปทางาน 3. เลือกเล่มเอกสาร “ใบลดหนขี้ ายเชอื่ ” ทต่ี ้องการ 4. กดป่มุ F3-เพ่มิ เพ่ือเพ่ิมรายการใหม่ 5. บันทกึ รายละเอียดของใบลดหนี้ ค้น Invoice ขายเชื่อที่ทาให้เกดิ การลดหน้ีครั้งน้ี โดยเข้าไปท่ี ชอ่ ง “ค้นเอกสาร” ซ่ึงมีรายละเอียดการบนั ทึกตามหัวข้อ “ลดหน้โี ดยอ้างองิ ใบส่งของ” 6. เมอื่ อ้างอิงใบสง่ ของทต่ี ้องการแลว้ จะมีหนา้ ตา่ งโตต้ อบถามว่า “ตอ้ งการลดจานวน” ถ้ามีการ สง่ คืนสนิ ค้าใหเ้ ลือก “Yes” แต่ถา้ ไม่มีการส่งคืนสินค้าให้เลือก “No” (ในกรณีน้ีเลอื ก “Yes”) 7. แก้ไขจานวนสินค้าทจี่ ะลดหนี้ หรือรบั คนื จากลูกค้า เช่น ขายสนิ คา้ ไป 2 เครือ่ ง แตร่ ับคืนมา 1 เครอื่ ง ก็ให้แก้ตัวเลขในช่องจานวนเปน็ “1” (ถ้าไม่มีการส่งคนื สินคา้ แตล่ ดหน้ีใหเ้ ปน็ จานวนเงิน ให้ลบ จานวนสนิ คา้ ออก แล้วใสจ่ านวนเงินที่ลดหน้ีให้ในช่อง “มลู คา่ สินคา้ ”) 8. กดป่มุ F10-SAVE เพื่อเกบ็ ข้อมลู ภาพท่ี 7-25 หน้าต่างการเข้าระบบขายเพื่อบนั ทึกรายการใบลดหนี้

7-15 ภาพที่ 7-26 หนา้ ตา่ งใบลดหน้ี โดยรับคนื สินคา้ ภาพที่ 7-27 หน้าต่างรายละเอยี ดใบลดหน้ี โดยรบั คนื สนิ ค้า (บันทึกเฉพาะสนิ ค้าท่รี บั คืน) 3. ระบบลูกหนี้ (Account Receivable System) การบันทกึ รายการในระบบลูกหนี้ จะทาใบวาง บลิ หรอื ไม่ทาก็ได้และเมื่อถงึ กาหนดชาระหน้ี ก็จะเตรยี มใบเสร็จรับเงินเพ่อื ไปรับเงนิ จากลกู หน้ี หลังจากท่ีได้รบั ชาระหน้ี อาจจะเปน็ เงนิ สดเช็ค หรือการโอนเงินเข้าบัญชเี งินฝากธนาคาร รวมถึงกรณีถูกหกั ทาษี ณ ที่จา่ ย ด้วย ภาพที่ 7-28 Work Flow ของระบบลูกหน้ี

7-16  ตัวอยา่ งการบนั ทึกรายการในระบบลกู หนี้ ตวั อยา่ งท่ี 1 การจัดทาใบวางบิล วนั ที่ 21 ส.ค.58 จัดทาใบวางบลิ เลขที่ 001 เพ่ือไปวางบลิ บริษทั บีทยี ู จากดั สาหรบั เอกสารทยี่ ัง คา้ งชาระ 2 ใบ คือ ใบสง่ ของ/ใบกากบั ทาษี/ใบแจง้ หน้ี เลขท่ี 002 และ ใบลดหน้ี เลขท่ี 001 1. เข้าท่ี ระบบลูกหน้ี  เปดิ work flow  ใบวางบิล 2. เลือกสาขาที่จะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื กเล่ม “ใบวางบลิ ” ท่ีจะใช้งาน 4. กดป่มุ F3-เพม่ิ เพือ่ เพิ่มใบวางบิลใหม่ 5. บันทึกรายละเอียดของใบวางบิล กดปมุ่ ใดๆ ทีช่ ่องเลขที่อา้ งอิง เพ่อื เรยี กรายการ Invoice ทจ่ี ะ วางบลิ ขนึ้ มา แลว้ เลอื กรายการ Invoice ทีจ่ ะนามาทาใบวางบิล 7. กดป่มุ F10-SAVE เพ่ือเก็บรายการ ภาพที่ 7-29 หนา้ ตา่ งการเข้าระบบลูกหน้ีเพ่ือบนั ทึกรายการใบวางบิล ภาพที่ 7-30 หน้าตา่ งเลอื กเอกสารทจ่ี ะทาใบวางบิล

7-17 ตัวอย่างท่ี 2 การรบั ชาระหนเ้ี ป็นเชค็ วนั ที่ 4 ส.ค.58 ออกใบเสร็จรับเงนิ เลขที่ 001 ใหก้ ับบรษิ ัท บีทยี ู จากัด เพ่ือรับชาระหน้ี สาหรับ Invoice ขาย เลขที่ 99801 โดยไดร้ ับเช็คธนาคารกรุงไทย สาขาระยอง เลขที่ 4481234 ลงวนั ท่ี 15/08/58 รับชาระเต็มจานวน 1. เข้าไปที่ ระบบลกู หนี้  เปิด work flow  ใบเสร็จสินค้า 2. เลอื กสาขาทจ่ี ะเข้าไปทางาน 3. เลอื กเล่ม “ใบเสรจ็ รับเงิน” ที่จะใชง้ าน 4. กดปุ่ม F3-เพ่ิม เพอ่ื เพม่ิ รายการ 5. บนั ทึกรายละเอยี ดของใบเสรจ็ รบั เงิน และรายการชาระเงิน 6. กดปุม่ F10-SAVE เพ่ือเก็บรายการ ภาพท่ี 7-31 หน้าต่างการเข้าระบบลูกหน้เี พ่ือบันทึกรายการใบเสรจ็ รับเงิน ภาพท่ี 7-32 หน้าต่างเลอื กรายการ Invoice ทจี่ ะนามาตัดชาระ

7-18 ภาพท่ี 7-33 หนา้ ตา่ งบนั ทึกรายการใบเสร็จรับเงนิ ภาพที่ 7-34 หน้าต่างบันทึกรายการรบั ชาระหนีเ้ ปน็ เชค็ ตัวอยา่ งท่ี 3 การรบั ชาระหนี้ตามใบวางบิล เป็นเงินโอนเขา้ บญั ชีเงินฝากของกิจการ วันที่ 29 ส.ค.58 ออกใบเสร็จรับเงิน เลขที่ 002 ให้กับบริษัท บีทียู จากัด เพื่อรับชาระหน้ีตามใบวาง บิล เลขที่ 001 โดยลกู หน้ีโอนเงินเข้าบญั ชีออมทรพั ยข์ องบริษทั ใบโอนเลขท่ี 001 1. เขา้ ไปท่ี ระบบลูกหนี้  เปิด work flow  ใบเสร็จสนิ คา้ 2. เลอื กสาขาที่จะเข้าไปทางาน 3. เลือกเล่ม “ใบเสรจ็ รบั เงนิ ” ทจ่ี ะใช้งาน 4. กดปมุ่ F3-เพ่ิม เพอื่ เพม่ิ รายการ 5. คน้ ใบวางบิล บนั ทึกรายละเอยี ดของใบเสรจ็ รับเงนิ และรายการชาระเงินโดยการโอนเงิน เข้าบัญชี 6. กดปุ่ม F10-SAVE เพ่อื เก็บรายการ

7-19 ภาพที่ 7-35 หนา้ ตา่ งบันทึกการรับชาระหนโี้ ดยคน้ ใบวางบลิ ภาพท่ี 7-36 หนา้ ต่างบันทึกรายการใบเสรจ็ รบั เงิน ภาพที่ 7-37 หน้าต่างบนั ทึกรายการรบั ชาระหน้เี ป็นเงนิ โอนเข้าสมุดบญั ชีเงินฝากธนาคาร

7-20 4. ระบบเจ้าหนี้ (Account Payable System) การบนั ทกึ รายการในระบบเจา้ หนี้ จะมขี น้ั ตอน วธิ ีการเช่นเดยี วกบั การบนั ทึกรายการในระบบลูกหนี้ ถ้าเจา้ หนีท้ าใบวางบิลมากจ็ ะทาใบรับวางบิลกอ่ น และ เมอื่ ถึงกาหนดชาระหนี้ ก็จะบันทึกรายการใบเสร็จรบั เงิน ซึ่งการจา่ ยชาระหนี้อาจจะเป็นเงินสด เช็ค หรือการ โอนเงินเข้าบญั ชีเงนิ ฝากธนาคาร รวมถึงกรณหี กั ทาษี ณ ที่จา่ ย กจ็ ะมาบนั ทึกรายละเอียดการจ่ายเงนิ ภาพท่ี 7-38 Work Flow ของระบบเจา้ หนี้  ตัวอย่างการบันทึกรายการในระบบเจ้าหน้ี ตวั อยา่ งที่ 1 การรบั ใบวางบิล วันที่ 19 ส.ค.58 ไดร้ บั ใบวางบิลเลขที่ 1160 จากบรษิ ทั นาเจริญ จากัด สาหรบั เอกสารซือ้ เช่ือทีย่ ัง คา้ งชาระ ดงั นี้ ใบสง่ ของ/ใบกากับทาษ/ี ใบแจ้งหน้ี เลขที่อ้างอิง 77101 และ ใบส่งของ/ใบกากับทาษี เลขที่ 8341 นดั ชาระวันท่ี 25/08/58 1. เขา้ ท่ี ระบบเจ้าหนี้  เปดิ work flow  ใบรับวางบิล 2. เลอื กสาขาที่จะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื กเล่ม “ใบรบั วางบลิ ” ที่จะใชง้ าน 4. กดปุ่ม F3-เพม่ิ เพอ่ื เพิ่มใบวางบิลใหม่ จะเข้ามาที่หนา้ ตา่ งใบรับวางบิล 5. บันทึกรายละเอยี ดของใบรับวางบลิ กดปมุ่ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ ข้อมลู ภาพที่ 7-39 หน้าต่างเขา้ บันทึกใบรับวางบิล โดยใช้ Work Flow

7-21 ภาพที่ 7-40 หนา้ ตา่ งเลือกเอกสารเพอ่ื บันทึกรายการใบรับวางบิล ตวั อย่างท่ี 2 การจ่ายชาระหนี้ตามใบวางบลิ เป็นเงินโอนจากบญั ชเี งินฝากธนาคาร และเชค็ วนั ท่ี 25 ส.ค.58 ได้รบั ใบเสรจ็ รับเงนิ เลขที่ 2160 จากบรษิ ัท นาเจรญิ จากัด จากการชาระหนี้ตามใบ วางบิล เลขท่ีอ้างอิง 1160 บริษัทฯ จ่ายโดยโอนเงินจากบัญชีบัญชีออมทรัพย์เข้าบัญชีเจ้าหน้ี จานวน 40,000 บาท ทเ่ี หลอื จา่ ยเปน็ เชค็ เลขท่ี 4567129 ลงวนั ที่ 15/09/58 1. เข้าไปที่ ระบบเจา้ หนี้  เปดิ work flow  ใบเสร็จสนิ ค้า 2. เลือกสาขาท่ีจะเข้าไปทางาน 3. เลือกเล่ม “ใบเสรจ็ รบั เงนิ ” ท่จี ะใชง้ าน 4. กดปุม่ F3-เพิ่ม เพอื่ เพ่มิ รายการ 5. ค้นใบวางบิล บันทึกรายละเอียดของใบเสร็จรบั เงนิ และรายการชาระเงิน 6. กดป่มุ F10-SAVE เพือ่ เก็บรายการ ภาพท่ี 7-41 หน้าตา่ งบันทึกการจา่ ยชาระหน้ีในระบบเจ้าหนี้

7-22 ภาพที่ 7-42 หน้าต่างบนั ทึกการจา่ ยชาระหนี้โดยค้นใบวางบลิ ภาพท่ี 7-43 หน้าตา่ งบันทึกรายการโอนเงินจากบัญชเี งินฝากธนาคาร ภาพที่ 7-44 หน้าตา่ งบันทึกรายการรับชาระหนเี้ ป็นเงินโอนเข้าสมุดบญั ชเี งินฝากธนาคาร

7-23 5. ระบบเช็ค และเงนิ ฝากธนาคาร (Cheque and Bank Account System) ระบบเช็คและเงิน ฝากธนาคาร เป็นระบบท่ีเช่ือมโยงกับระบบขาย ระบบซื้อ ระบบลูกหน้ี ระบบเจ้าหน้ี ซ่ึงที่ผ่านมาจะเห็นว่า สว่ นใหญ่เราจะบนั ทกึ รายการรับเงินจากลูกหน้ี และรายการจา่ ยชาระเงนิ ใหเ้ จ้าหนี้ ได้จากระบบนั้น เม่ือบันทึก รายการรับเงิน ซึ่งอาจเป็นเชค็ เงนิ สด หรือการโอนเงินเข้าบัญชี ก็จะมาเปน็ รายการในระบบเช็คและเงินฝากให้ อัตโนมัติ แต่อย่างไรก็ตาม อาจจะมีรายการเช็ค หรือรายการธนาคารอ่ืนๆ ซึ่งเป็นรายการทายในของบริษัท และต้องการบนั ทึกเพือ่ ให้รายการในบัญชเี งินฝากครบถว้ น ภาพที่ 7-45 Work Flow ของระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร  ตัวอยา่ งการบนั ทกึ รายการในระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร ตวั อยา่ งท่ี 1 การทาใบนาฝากเงนิ สด วันที่ 9 ส.ค.58 นาเงินสดฝากเขา้ บญั ชีเงนิ ฝากออมทรัพย์ของบริษัท จานวน 10,000 บาท ใบนาฝาก เลขท่ี 001 1. เขา้ ท่ี ระบบเช็ค  เปดิ work flow  ใบนาฝาก 2. เลอื กสาขาที่จะเขา้ ไปทารายการ และสมุดเงินฝากธนาคารทีจ่ ะนาฝากเงนิ สด 3. บนั ทึกรายการฝากเงินสด เมอ่ื บันทึกเสร็จแลว้ กดปุ่ม F10-SAVE เพอ่ื เก็บรายการ ภาพท่ี 7-46 หนา้ ต่างเลอื กสมดุ เงนิ ฝากธนาคาร

7-24 ภาพที่ 7-47 หนา้ ต่างบนั ทึกรายการนาฝากเงนิ สด ตัวอยา่ งท่ี 2 การทาใบนาฝากเช็ค และบันทกึ เชค็ ผา่ น วันท่ี 15 ส.ค.58 ทาใบนาฝากเลขที่ 002 ฝากเช็คเลขที่ 4481234 ธนาคารกรงุ ไทย สาขาระยอง ท่ี ได้รับจากบริษทั บที ียู จากดั เข้าบัญชอี อมทรัพย์ของบริษัท ธนาคารคดิ ค่าธรรมเนยี ม 30 บาท (เชค็ ผา่ น) 1. เขา้ ท่ี ระบบเชค็  เปดิ work flow  ใบนาฝาก 2. เลือกสาขาทีจ่ ะเขา้ ไปทารายการ และสมุดเงนิ ฝากธนาคารทจี่ ะนาฝากเชค็ 3. บนั ทกึ รายการฝากเชค็ เมอ่ื บันทึกเสร็จแลว้ กดปุ่ม F10-SAVE เพอื่ เก็บรายการ 4. บันทกึ สถานะเช็ครบั ผ่าน โดย เปดิ work flow ระบบเชค็  บนั ทึกเชค็ รับทผี่ ่าน 5. จะให้เลอื กข้อมลู รายการเชค็ ท่ตี ้องการเปลี่ยนสถานะ ดงั นี้ - เลือกสาขาทีจ่ ะเข้าไปทารายการ - เลอื กธนาคารของสมุดเงินฝาก - เลอื กสมุดเงินฝากธนาคาร โดยคลิกเลือกทห่ี น้ารายการสมุดบัญชีเงนิ ฝาก - เรียกดูรายการเชค็ โดยให้เรียงตามเลขท่เี ช็ค หรือวนั ท่ีถึงกาหนดหรือวนั ทร่ี บั เชค็ นั้นมา 6. เลือกรายการเชค็ ที่ต้องการ แล้วระบุวนั ท่เี ชค็ ผ่าน โดยกดปมุ่ Enter หรอื ใชเ้ มาส์คลกิ ปุ่ม Enter-เลอื ก ภาพท่ี 7-48 หน้าตา่ งบันทึกรายการทาใบนาฝากเชค็ เขา้ สมดุ บัญชเี งนิ ฝากธนาคาร

7-25 ภาพที่ 7-49 หนา้ ตา่ งเข้าบันทึกรายการเช็ครบั ผา่ น ภาพท่ี 7-50 หนา้ ตา่ งใส่วันท่ีเช็คผ่าน ภาพที่ 7-51 หนา้ ต่างแสดงสถานะ “เชค็ ผา่ น” 6. ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา (Fixed Assets and Depreciation) การทางานในระบบ สินทรัพย์ จะเป็นการคานวณค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ โดยผู้ใช้งานเพียงแค่ส่ังประมวลค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ในช่วงเดือนท่ีต้องการเท่านั้น แล้วโปรแกรมก็จะทาการคานวณค่าเส่ือมราคาให้ละเอียดตามจานวนวันของแต่ ละเดือน และทาการลงบัญชีให้อัตโนมัติไปยังระบบบัญชีแยกประเททให้ด้วย แต่ในกรณีที่ผู้ใช้งาน ต้องการ ปรับปรุงตัวเลขค่าเสื่อมราคาท่ีได้จากการคานวณ จะต้องมาทาการปรับปรุงท่ีระบบสินทรัพย์ให้เรียบร้อยก่อน แล้วโปรแกรมจะ update รายการไปลงบญั ชใี ห้ถกู ต้อง ส่วนการซ้ือสินทรัพยเ์ พิ่ม ให้ทาการบนั ทึกรายการที่ระบบซ้อื เช่นเดยี วกบั การซ้อื สินค้า แล้วไปบนั ทึก รายการสินทรพั ย์ทซี่ อื้ เพิ่มท่ีระบบสินทรพั ย์ (ดูวธิ กี ารบนั ทึกรายการฐานข้อมูลสนิ ทรัพย์ ในหนว่ ยท่ี 5)

7-26 ภาพท่ี 7-52 Work Flow ของระบบสนิ ทรัพย์และค่าเส่ือมราคา  การบนั ทกึ รายการรายวนั ในระบบบัญชีแยกประเภท การบันทึกรายการรายวันในระบบบญั ชแี ยกประเทท จะบันทกึ ที่เมนู ลงรายวนั และผู้ใช้จะต้องเลือก สมุดรายวนั ท่ีจะบันทึกรายการ ซ่งึ โปรแกรมเตรยี มไว้ให้ 5 เลม่ ได้แก่ สมุดรายวนั ท่ัวไป (GJ) สมุดเงนิ สดจ่าย (PC) สมุดซ้อื เชื่อ (PD) สมดุ เงนิ สดรบั (SC) และสมดุ ขายเชื่อ (SD) และการบนั ทึกรายการในระบบบัญชแี ยก ประเทท มปี ่มุ ฟงั กช์ น่ั ทส่ี าคัญสาหรับการบันทึกรายการ ดังน้ี F2-สมดุล สง่ั ให้โปรแกรมทาการคานวณยอดเงนิ ดา้ นเดบิต และเครดติ ให้ดุลกนั โดยจะนายอด ทีท่ าใหด้ ลุ ไปใส่ท่รี ายการบัญชสี ดุ ทา้ ย F4-ลบบรรทดั ใช้ลบรายการยอ่ ยบรรทดั ทไี่ ม่ต้องการ F5-พิมพ์ สง่ั พิมพ์ Voucher ใบทท่ี ารายการอยู่ F7-Link ใช้สาหรับเขา้ ไปดูเอกสารประกอบการลงบญั ชีที่ทามาจากระบบอนื่ หรือเข้าไป บนั ทึกเอกสารเพม่ิ เติม ภาพที่ 7-53 Work Flow ของระบบบญั ชแี ยกประเทท

7-27 การบันทึกรายการรายวันในระบบบัญชีแยกประเทท กรณีท่ีมีเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ผู้ใช้ จะตอ้ งเลอื กประเททของเอกสารให้ถูกต้อง ซึ่งกลุ่มของเอกสารประกอบการลงบัญชีที่นิยมใช้โดยท่ัวไป จะแบ่ง ออกเป็น 2 กลุ่ม หลักๆ คือ กลุ่มที่ขึ้นต้นด้วยตัว P กลุ่มน้ีจะเก่ียวข้องกับระบบซ้ือและระบบเจ้าหน้ี และกลุ่ม ทีข่ ้นึ ตน้ ดว้ ยตวั S กลมุ่ นี้จะเกย่ี วข้องกบั ระบบขายและระบบลูกหน้ี ดังน้ี คาอธิบายกลุ่ม P ใบเสรจ็ รับเงิน (ซ้อื :ธรุ กิจซอ้ื มา-ขายไป) PBILL ใช้สาหรับบนั ทกึ ใบเสร็จรบั เงิน เม่อื จ่ายชาระหนี้ค่าสนิ คา้ ใหก้ บั เจ้าหน้ี PBILL_VAT ใบเสรจ็ รับเงิน/ใบกากับทาษี (ซ้ือ-ธุรกิจบริการ) ใช้สาหรบั บันทึกใบเสร็จรบั เงิน/ใบกากับทาษี เมื่อจา่ ยชาระหน้ีคา่ บริการใหก้ บั PINVC_SERV เจา้ หน้ี PINVD_SERV ใบสง่ ของ/ใบกากบั ทาษี-สด (ซ้อื -ธรุ กิจบรกิ าร) PINV_PROD ใชส้ าหรบั บนั ทกึ ใบสง่ ของ/ใบกากับทาษี กรณซี ้ือสดของธรุ กิจบรกิ าร PTAX_353 ใบสง่ ของ/ใบกากับทาษี-เชอื่ (ซอื้ -ธรุ กจิ บริการ) ใชส้ าหรับบันทึกใบสง่ ของ/ใบแจ้งหนี้ กรณีซ้ือเชือ่ ของธุรกจิ บริการ ใบสง่ ของ/ใบกากบั ทาษสี ด-เช่ือ (ซื้อ-ธรุ กิจซ้ือมา-ขายไป) ใช้สาหรบั บันทกึ รายการซือ้ สด-ซอื้ เช่ือสินค้า (ตงั้ หน้ี) หรอื ค่าใชจ้ า่ ยอื่นๆ ใบหักทาษี ณ ที่จา่ ย (เราหกั เขา) ใช้สาหรบั บันทกึ เอกสารใบหักทาษี ณ ท่ีจา่ ย คาอธบิ ายกลมุ่ S ใบเสรจ็ รับเงิน (ขาย:ธุรกจิ ซ้อื มา-ขายไป) SBILL ใชส้ าหรบั บนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงิน เม่อื รบั ชาระหนค้ี า่ สนิ ค้าจากลกู หนี้ SBILL_VAT ใบเสร็จรบั เงิน/ใบกากบั ทาษี (ขาย-ธรุ กิจบรกิ าร) SINVC_SERV ใช้สาหรบั บันทึกใบเสรจ็ รับเงิน/ใบกากับทาษี เมื่อรับชาระหนค้ี ่าบริการจากลกู หน้ี SINVD_SERV ใบส่งของ/ใบกากับทาษี-สด (ขาย-ธุรกิจบริการ) SINV_PROD ใช้สาหรับบนั ทึกใบสง่ ของ/ใบกากับทาษี กรณขี ายสดของธรุ กจิ บริการ STAX_353 ใบส่งของ/ใบกากับทาษี-เชือ่ (ขาย-ธุรกิจบรกิ าร) ใช้สาหรบั บนั ทกึ ใบสง่ ของ/ใบแจง้ หนี้ กรณีขายเชอ่ื ของธรุ กิจบรกิ าร ใบส่งของ/ใบกากบั ทาษีสด-เชอื่ (ขาย-ธุรกิจซอื้ มา-ขายไป) ใชส้ าหรบั บันทกึ รายการขายสด-ขายเชอ่ื สนิ คา้ (ต้ังหนี้) หรอื รายได้อ่ืนๆ ใบหกั ทาษี ณ ที่จ่าย (เราถูกหกั ) ใชส้ าหรบั บนั ทกึ เอกสารใบหักทาษี ณ ท่ีจา่ ย ทเ่ี ราถูกหัก

7-28  ตัวอย่างการบันทกึ รายการในระบบบญั ชีแยกประเภท ตวั อยา่ งท่ี 1 บนั ทกึ รายการรายวันแบบไม่มเี อกสารประกอบการลงบญั ชี วันที่ 30 ส.ค.58 จา่ ยเงินเดือนพนกั งาน เป็นเงนิ สด 10,000 บาท ทาการหักทาษี ณ ท่ีจ่ายพนกั งานไว้ 200 บาท หกั เงินประกนั สังคมไว้ 500 บาท ใหบ้ นั ทกึ รายการท่สี มุดเงนิ สดจ่าย 1. เขา้ ท่ี ระบบบัญชี  เปิด work flow ลงรายวัน 2. เลือก “สมุดรายวันเงนิ สดจ่าย” ท่จี ะเขา้ ไปบนั ทกึ รายการ 3. ทาการเพิม่ รายการโดยกดปมุ่ F3-เพ่มิ 4. บันทึกรายละเอยี ดตามแบบฟอร์มบญั ชี เสร็จแลว้ กดปมุ่ F10-SAVE เพ่ือเก็บขอ้ มูล ภาพที่ 7-54 หนา้ ต่างเข้าบันทกึ รายการรายวันของระบบบญั ชีแยกประเทท ภาพท่ี 7-55 หน้าต่างบนั ทึกรายการรายวัน ตวั อยา่ งที่ 2 บนั ทึกรายการรายวันแบบมีเอกสารประกอบการลงบัญชี วันที่ 28 ส.ค.58 จา่ ยค่าน้า ค่าไฟ คา่ โทรศัพท์ เปน็ เงินสด - คา่ น้าประปา ไดร้ บั ใบส่งของ/ใบกา้ กบั กบั ภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงนิ เลขท่ี 1287 เป็นเงนิ 2,100 บาท + ภาษีมูลค่าเพม่ิ 7% - ค่าไฟฟา้ ได้รบั ใบส่งของ/ใบกา้ กับกบั ภาษ/ี ใบเสร็จรับเงิน เลขท่ี 8982 เป็นเงิน 3,100 บาท + ภาษีมลู ค่าเพ่ิม 7%

7-29 - คา่ โทรศัพท์ ไดร้ บั ใบส่งของ/ใบกา้ กับกบั ภาษ/ี ใบเสร็จรับเงนิ (บรกิ าร) เลขท่ี 3894 เป็นเงิน 1,200 บาท + ภาษมี ูลคา่ เพ่ิม 7% บรษิ ัทฯ หกั ภาษี ณ ที่จา่ ย ไว้ในอัตรา 3% และออกเอกสารภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยเลขที่ 002 1. เขา้ ท่ี ระบบบญั ชี  เปดิ work flow ลงรายวัน 2. เลือก “สมุดรายวันเงนิ สดจา่ ย” ท่ีจะเขา้ ไปบนั ทึกรายการ 3. ทาการเพมิ่ รายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 4. เมื่ออยู่ท่หี นา้ ตา่ งบันทึกรายการรายวนั ให้กดปุ่ม F7-Link 5. ทาการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพ่ิม 6. เลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบัญชี PINV_PROD (บนั ทกึ ค่าน้าประปา) 7. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดของเอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชีเรยี บร้อยแล้ว กดปุม่ F10-บันทึก ก็จะกลับมาท่ีหน้าต่างบนั ทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี เพ่ิมรายการอีกโดยกดปมุ่ F3-เพม่ิ 8. เลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบญั ชี PINV_PROD (บันทึกค่าไฟฟา้ ) 9. เมื่อบันทกึ รายละเอยี ดของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชเี รยี บรอ้ ยแล้ว กดปมุ่ F10-บนั ทึก กจ็ ะกลบั มาท่ีหนา้ ต่างบนั ทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี เพม่ิ รายการอีกโดยกดปุ่ม F3-เพม่ิ 10. เลอื กกล่มุ เอกสารประกอบการลงบญั ชี PINVC_SERV (บนั ทกึ ค่าโทรศัพท์) 11. เมอ่ื บันทึกรายละเอียดของเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชีเรียบรอ้ ยแลว้ กดปมุ่ F10- บนั ทึก ก็จะกลับมาที่หนา้ ตา่ งบนั ทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี เพ่ิมรายการอกี โดยกดปุ่ม F3-เพ่มิ 12. เลอื กกลมุ่ เอกสารประกอบการลงบัญชี PTAX_353 (บนั ทึกใบหักทาษี ณ ที่จา่ ย) 13. เมอื่ บนั ทึกรายละเอยี ดของเอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชีเรียบร้อยแล้ว กดปมุ่ F10- บันทกึ กจ็ ะกลบั มาที่หน้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี 14. กดปมุ่ F9-Sum หนา้ Link โปรแกรมจะทาการวเิ คราะหบ์ ญั ชี และลงรายการให้อัตโนมตั ิ 15. เมอ่ื กลบั สู่หน้าต่างบันทึกรายวัน ซึง่ จะบันทึกเป็นชือ่ บัญชี “ซอ้ื สด” ใหล้ บชือ่ บัญชี “ซอ้ื สด” ออก แลว้ แกไ้ ขช่ือบัญชีค่าใชจ้ ่ายและจานวนเงินให้ถูกต้อง หากตอ้ งการเพิ่มบรรทัด ให้กดปมุ่ F3-แทรกบรรทัด 16. กดปุม่ F10-SAVE เพือ่ เก็บรายการ Voucher ภาพท่ี 7-56 หน้าต่างบนั ทึกรายการรายวนั แบบมีเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี

7-30 ภาพท่ี 7-57 หนา้ ต่างบันทึกรายการรายวัน (ค่าน้าประปา) ภาพท่ี 7-58 หนา้ ต่างบนั ทึกรายการรายวนั (คา่ ไฟฟา้ ) ภาพท่ี 7-59 หนา้ ตา่ งบันทึกรายการรายวนั (คา่ โทรศัพท์)

7-31 ภาพที่ 7-60 หนา้ ตา่ งบนั ทึกรายการรายวนั (ใบทาษีหกั ณ ทจ่ี า่ ย) ภาพที่ 7-61 หนา้ ต่างเอกสารประกอบการลงบัญชี ในการบนั ทึกรายการรายวนั ภาพท่ี 7-62 หน้าต่างบันทึกรายการรายวนั ภาพที่ 7-63 หนา้ ต่างบนั ทึกรายการรายวนั