หน่วยที่ 3

E-book วิชาการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี รหสั วิชา 2201-2007 หนว่ ยที่ 3การติดตั้งและการเรม่ิ ใชง้ านโปรแกรม Smartbiz Accounting เรยี บเรียงโดย พนิ รฎั สตี ลวรางค์ บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจัดการทัว่ ไป แผนกวิชาการบัญชี วิทยาลัยอาชีวศึกษาสุโขทัย สานักงานคณะกรรมการการอาชวี ศกึ ษา

3-1 หนว่ ยที่ 3 การติดตัง้ และการเร่มิ ใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accountingสาระสาคญั การติดต้ังโปรแกรมบัญชีสาเร็จรูป Smartbiz แบ่งขั้นตอนการติดตั้งออกเป็น 2 ส่วน คือ การติดตั้งซอฟท์แวร์พื้นฐาน และการติดตั้งโปรแกรมบัญชีสาเร็จรูป โปรแกรม Smartbiz เป็นโปรแกรมท่ีถูกออกแบบมาให้สามารถใช้ได้ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เมื่อทาการติดต้ังโปรแกรม Smartbiz All version 10.2 คร้ังแรก จะแสดงช่ือเมนู และหนา้ ตา่ งการทางานเป็นภาษาองั กฤษ และใช้ปี ค.ศ. ซง่ึ ผ้ใู ช้สามารถเปลี่ยนเมนเู ปน็ ภาษาไทย และใช้ ปี พ.ศ. ได้สาระการเรยี นรู้ 1. การตดิ ตัง้ โปรแกรม Smartbiz Accounting 2. การกาหนดการใช้ภาษาของโปรแกรม และการกาหนดรปู แบบ ปี พ.ศ./ค.ศ. 3. สาเหตขุ องการตดิ ต้งั โปรแกรมไม่สาเรจ็ 4. การยกเลิกหรอื ถอนการตดิ ต้ัง (Uninstall) 5. การลงทะเบียน Register Online 6. การเขา้ เมนูเพื่อใชง้ านโปรแกรม 7. การ Copy ขอ้ มูล เพอ่ื ย้ายไปทาเคร่อื งอ่ืน และการนาขอ้ มูลท่ี Copy ไวม้ าใช้ 8. การบารุงรกั ษาข้อมลูสมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความร้เู ก่ียวกบั การตดิ ตั้งและการเร่ิมใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting 2. ประยุกตใ์ ช้ความรูเ้ กี่ยวกับการติดต้ังและการเร่ิมใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting ในชีวิตประจาวันและการประกอบอาชพีจดุ ประสงค์การเรยี นรู้ 1. อธิบายการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้ 2. อธบิ ายการกาหนดการใชภ้ าษาของโปรแกรม และการกาหนดรูปแบบ ปี พ.ศ./ค.ศ.ได้ 3. บอกสาเหตขุ องการติดต้ังโปรแกรมไม่สาเรจ็ ได้ 4. อธิบายการยกเลิกหรอื ถอนการตดิ ต้งั (Uninstall) โปรแกรมได้ 5. อธบิ ายการลงทะเบียน Register Online ได้ 6. อธบิ ายการเขา้ เมนูเพอ่ื ใช้งานโปรแกรมได้ 7. อธิบายการ Copy ขอ้ มลู เพื่อย้ายไปทาเครือ่ งอ่ืน และการนาขอ้ มูลที่ Copy ไวม้ าใชไ้ ด้ 8. อธิบายการบารงุ รักษาข้อมลู ได้ 9. มีเจตคติที่ดีในการเรียนเร่ืองการติดต้ังและการเริ่มใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting และรักษค์ า่ นิยมหลัก 12 ประการของไทย

3-2  การติดต้ังโปรแกรม Smartbiz Accounting การติดต้ังโปรแกรม Smartbiz Accounting เคร่ืองคอมพิวเตอร์สาหรับการติดตั้ง จะต้องมีคุณสมบัติดงั น้ี CPU Speed : ความเร็วอย่างตา่ 600 MHz Memory (RAM) : หน่วยความจาขนาด 256 Mb ขน้ึ ไป ( แนะนาท่ี 512 Mb) Harddisk : พ้ืนทว่ี า่ งของโปรแกรมแตล่ ะโปรแกรมประมาณ 60 Mb Software OS : ระบบปฏิบัตกิ าร Windows XP, Windows Vista , Windows 2000 หรือ Windows 7 , Windows 8 การติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting แบ่งข้ันตอนการติดตั้งออกเป็น 2 ส่วน คือ การติดตั้งซอฟทแ์ วรพ์ น้ื ฐาน และการตดิ ตัง้ โปรแกรมบญั ชีสาเรจ็ รปู ในท่ีนจี้ ะเป็นการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Version10.2 ซงึ่ มวี ธิ ีการติดต้ัง ดังนี้ 1. นาแผ่น CD โปรแกรม ใส่เข้าไปใน Drive CD-ROM ของเครื่องคอมพิวเตอร์ เข้าไปที่ Drive CD-ROM แล้วหาไฟล์ช่ือ “Setup.exe” จากน้ันดับเบิลคลิกท่ีไฟล์นี้ เพ่ือเร่ิมขั้นตอนการติดต้ังโปรแกรม กรณีท่ีdownload โปรแกรม Smartbiz All มาจาก website จะได้เป็น zip file ให้ทาการแตก zip ก่อน เม่ือดูในfolder ของชดุ ติดต้ัง จะเหน็ file ตา่ งๆ ดังนี้ ภาพที่ 3-1 ไฟลช์ อ่ื “Setup.exe สาหรับติดตั้งโปรแกรม 2. จะปรากฏหนา้ ตา่ งเตรยี มการตดิ ตง้ั ดังภาพท่ี 3-2 รอจนกระท่ังปรากฏหนา้ ต่างการติดตั้งโปรแกรม ดงั ภาพท่ี 3-3 คลกิ ปุ่ม “Next” ภาพที่ 3-2 หน้าต่างเตรียมการตดิ ตงั้ ภาพท่ี 3-3 หน้าตา่ งตดิ ตัง้ โปรแกรม

3-3 3. จะปรากฏหน้าต่างให้เลือกรูปแบบการตดิ ต้งั โปรแกรม (ภาพที่ 3-4) ทาเครือ่ งหมายเลอื กในชอ่ ง“Anyone who uses this computer (all users)” แลว้ คลกิ ปุ่ม “Next” 4. จะปรากฏหน้าตา่ งใหเ้ ลือก Drive และ Folder ทจ่ี ะติดตั้งโปรแกรม (ภาพที่ 3-5) โดยเร่มิ ต้นโปรแกรมจะแสดงท่ีตดิ ต้ังโปรแกรมไวท้ ี่ C:\Program Files\SMARTBIZALL.WIN หากตอ้ งการติดตั้งไวท้ ่ีตาแหน่งอ่นื ใหก้ ดปุ่ม “Change…” เพื่อระบุ Drive และ Folder ทีต่ ้องการ แล้วคลิกปมุ่ “Next”ภาพที่ 3-4 หน้าต่างให้เลอื กรูปแบบการตดิ ตง้ั ภาพที่ 3-5 หนา้ ต่างให้เลือก Drive และ Folder โปรแกรม ทจ่ี ะตดิ ตัง้ โปรแกรม 5. จะปรากฏหนา้ ตา่ ง เรมิ่ ติดตงั้ โปรแกรม (ภาพท่ี 3-6) คลิกปุม่ “Install” จะปรากฏหน้าต่างแสดงการตดิ ตั้ง รอจนปรากฏหน้าต่างเสรจ็ สิ้นการตดิ ต้ัง (ภาพที่ 3-7) คลกิ ปุ่ม “Finish”ภาพที่ 3-6 หน้าต่างเรม่ิ ตดิ ต้ังโปรแกรม ภาพท่ี 3-7 หนา้ ตา่ งเสร็จสน้ิ การติดตงั้ 6. เมื่อตวั โปรแกรมบญั ชีสาเร็จรูป Smartbiz ถูกติดตั้งเสร็จเรยี บร้อยแล้ว โปรแกรมชุดตดิ ต้ังจะทาการติดต้ังในส่วนของฐานข้อมูลให้อตั โนมตั ิดว้ ย โดยสามารถเลือกติดตง้ั ได้ 4 แบบ (ภาพท่ี 3-8) คือ

3-4 ภาพท่ี 3-8 หน้าตา่ งแสดงข้อความว่าต้องการติดต้งั ฐานข้อมลู แบบใด แบบที่ 1 “Update new version with retain existing data” (เพื่อใชก้ บั ข้อมูลเดิมทม่ี ีอยู่แล้ว) การที่ผใู้ ชง้ านจะเลอื กติดตงั้ แบบที่ 1 นี้ กต็ ่อเม่ือผ้ใู ช้งานได้มกี ารใชโ้ ปรแกรม Version เกา่ อยู่ก่อนแล้ว เม่อื ติดต้งั โปรแกรมใหม่กว่า กจ็ ะต้องทาการ Update ฐานขอ้ มลู เดมิ ให้ใช้กบั Version ใหม่ได้ แบบท่ี 2 “New Installation with example data” (ข้อมลู ใหม่มีผงั บญั ชี แบบฟอร์ม และขอ้ มลู บริษทั ตัวอยา่ ง) การทผี่ ใู้ ช้งานจะเลอื กติดตั้งแบบที่ 2 น้ี กต็ อ่ เม่ือ ตอ้ งการทดลองบนั ทึก เอกสารต่างๆ หรือต้องการดกู ารกาหนดค่าในฐานขอ้ มลู จากบริษทั ตวั อย่าง แบบท่ี 3 “New Installation with default forms and chart of account” (ข้อมลู ใหม่แบบมผี ัง บัญชแี ละแบบฟอร์มงบตวั อย่าง) ผใู้ ช้งานควรจะเลือกการติดตัง้ แบบที่ 3 น้ีก็ต่อเม่อื มคี วาม เข้าใจในการใช้งานโปรแกรมพอสมควรแล้ว และตอ้ งการที่จะเริ่มทางานจรงิ แบบที่ 4 “New Installation with default forms but without chart of account” (ข้อมูลใหม่ แบบข้อมูลว่างทง้ั หมด) การติดตงั้ แบบท่ี 4 นี้ ผ้ใู ชง้ านจะต้องทาการสรา้ งข้อมลู ผังบัญชี แบบฟอรม์ พิมพ์ แบบฟอร์มงบการเงินใหม่ทง้ั หมด 7. เม่อื เราเลือกตดิ ตง้ั ฐานข้อมูลแบบไหนแลว้ โปรแกรมกจ็ ะระบวุ ่าใหเ้ ก็บข้อมลู ไว้ที่ใด ถ้าเก็บข้อมลูไว้ในสว่ นท่ีโปรแกรมแนะนา (C:\SMARTBIZ.WIN\FMDATA) ใหค้ ลกิ ทีป่ ุม่ OK (ภาพที่ 3-9) ภาพที่ 3-9 หนา้ ต่างแสดงข้อความว่าต้องการตดิ ตัง้ ฐานข้อมูลไว้ท่ีใด 8. เมือ่ เราระบุว่าใหเ้ กบ็ ข้อมูลไว้ที่ใดแล้ว ถา้ เคยมีการลงโปรแกรมไปแล้วก่อนหน้า จะมหี น้าตา่ งแจง้ให้ทราบวา่ มขี ้อมูลแลว้ ตอ้ งการลบข้อมลู เดิมแลว้ ลงขอ้ มลู ใหม่หรอื ไม่ ใหค้ ลกิ ทีป่ ุม่ “Yes” (ภาพที่ 3-10) รอจนกระทั่งปรากฏหนา้ ตา่ งเสร็จสิ้นการติดต้ัง (ภาพที่ 3-11)

3-5ภาพท่ี 3-10 หนา้ ตา่ งแจ้งให้ทราบว่ามีข้อมูลแลว้ ต้องการลบขอ้ มูลเดิมแลว้ ลงขอ้ มูลใหม่หรือไม่ ภาพที่ 3-11 หนา้ ต่างเสร็จสน้ิ การติดตงั้ 9. โปรแกรมจะทาการสร้าง Shortcut ไว้ที่หนา้ Desktop ใหอ้ ตั โนมตั ิ (ภาพท่ี 3-12) เพอ่ื ให้ผใู้ ชง้ านสามารถเรยี กใช้โปรแกรมไดส้ ะดวกภาพท่ี 3-12 Shortcut โปรแกรม Smartbiz ทสี่ รา้ งไวท้ ีห่ น้า Desktop 10. เม่อื จะเปิดใช้งานโปรแกรมจะคลกิ ขวาท่ี Shortcut จะปรากฏเมนู ดงั ภาพท่ี 3-13เลอื ก “Run as administrator” ภาพท่ี 3-13 หนา้ ตา่ งเมนู “Run as administrator” เร่ิมเขา้ ใชง้ านโปรแกรม 11. จะมีหนา้ ตา่ ง Login ให้ใช้งานโปรแกรม ให้ใส่ User Name : BIGBOSS และ Password :BIGBOSS (ภาพท่ี 2-24) แลว้ กดปมุ่ “Login” จะปรากฏหนา้ ตา่ งแสดงลิขสิทธ์โิ ปรแกรม (ภาพท่ี 2-25) กดปุ่ม “Accept/ยอมรบั ”

3-6 ภาพที่ 3-14 หน้าต่าง Login เข้าใช้งานโปรแกรม ภาพท่ี 3-15 หน้าต่างแสดงลิขสทิ ธ์ิโปรแกรม 12. จะปรากฏหนา้ ต่าง “เลอื ก directory ข้อมลู ของบริษัททีต่ ้องการทางาน” (ภาพที่ 3-16) การเร่ิมเข้าทางานกับโปรแกรมคร้ังแรกจะเลอื ก ชอื่ บริษทั [Undefine] หรือ [ยังไม่ระบเุ จ้าของ] ที่ Folder“FMDATA” คลกิ ปุ่ม “Enter” จะปรากฏหนา้ ตา่ งโปรแกรม Smartbiz (ภาพท่ี 3-17) เพื่อเข้าใช้งานโปรแกรมบญั ชีภาพท่ี 3-16 หนา้ ต่างเลือก directory ข้อมลู ภาพที่ 3-17 หน้าตา่ งโปรแกรม Smartbiz  การกาหนดการใช้ภาษาของโปรแกรม และการกาหนดรูปแบบ ปี พ.ศ./ค.ศ. โปรแกรม Smartbiz เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาให้สามารถใช้ได้ท้ังภาษาไทย และภาษาอังกฤษเม่ือทาการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz All version 10.2 คร้ังแรก จะแสดงชื่อเมนู และหน้าต่างการทางานเปน็ ภาษาอังกฤษ และใชป้ ี ค.ศ. ดังนน้ั หากผูใ้ ชต้ อ้ งการเปล่ียนเมนูเป็นภาษาไทย และใช้ ปี พ.ศ. ในการบันทึกรายการบญั ชี จะต้องดาเนินการดงั นี้ 1. การเปล่ยี นเมนูเป็นภาษาไทย ใหเ้ ข้าท่ี Organization Structure หวั ข้อ Configuration เลือกเมนูChange Screen Interface’s Language และ Change Menu’s Language เลอื กเป็น Thai (ภาพที่ 3-18) 2. เม่อื ทาการเปล่ียนภาษาของโปรแกรม เรยี บรอ้ ยแล้ว ให้ Log out ออกจากโปรแกรมก่อน แล้วจึงเข้าใช้โปรแกรมใหมอ่ ีกคร้ังหน่งึ โปรแกรมจึงจะแสดงเมนเู ป็นภาษาไทย

3-7 ภาพที่ 3-18 หนา้ ตา่ งเปลยี่ นภาษาของโปรแกรม Smartbiz 3. การเปล่ียนปี ค.ศ. เป็น ปี พ.ศ. ใหเ้ ข้าที่ Organization Structure หัวข้อ Configuration เลือกเมนู Set Century Mode (B.E/C.E) โดยเลือกเปน็ B.E. (ภาพที่ 3-19) ภาพท่ี 3-19 หนา้ ต่างเปลีย่ นปี พ.ศ. ของโปรแกรม Smartbiz  สาเหตขุ องการติดตั้งโปรแกรมไมส่ าเรจ็ หากตดิ ต้งั โปรแกรมไมส่ าเรจ็ อาจเกิดจากสาเหตดุ ังน้ี 1. เคร่อื งคอมพิวเตอร์ (Hardware) หรอื ระบบปฏิบตั ิการ (OS) ไมต่ รงตาม System Requirement 2. มีการติดต้งั โปรแกรมปอ้ งกนั ไวรัส (บางโปรแกรม) หรือโปรแกรมป้องกนั การรนั Auto ฉะนน้ั หากติดตั้งไม่สาเร็จให้ปดิ โปรแกรมป้องกันไวรสั หรอื โปรแกรมป้องกนั การรัน Auto เสียกอ่ น 3. มกี ารกาหนดค่าที่ Windows ไมใ่ ห้ Drive CDROM รนั อตั โนมตั ิ ให้เขา้ ไปคลิกท่ี Drive CDROMหรอื เข้าไปคลิกที่ Setup.bat หรอื Setup.exe หรอื Dotnetsetup.bat ไดเ้ ลย 4. Window XP บางรุ่นไม่มี Visual Foxpro Library ดงั น้ันใหต้ ดิ ตัง้ โปรแกรม \"Fox9Library.exe\"ก่อน โดยเขา้ ไปที่CDROM:\InstallFile\SetupFile\swprequirement\ 5. CDROM อาจมีปัญหา ให้ลองคัดลอก (copy) ไฟลท์ งั้ หมดไปไวใ้ นฮารด์ ดสิ (Harddisk) ก่อนแลว้ตดิ ตัง้ โปรแกรมจากฮารด์ ดิส โดยคลกิ ท่ีไฟล์ Setup.exe หรอื Setup.bat 6. มีการกาหนดสิทธิ์ไวท้ ่ี Window ใหเ้ ปน็ User Account แบบ Limited คือ ถา้ User Account น้ีLog in เขา้ Windows จะไม่มีสิทธิ์ในการติดต้ังโปรแกรมใด ๆ

3-8 7. โปรแกรม Windows ท่ีตดิ ตง้ั ไวแ้ ล้ว ไม่ไดต้ ิดตงั้ ไว้ท่ี Drive C:\WINDOWS 8. โปรแกรม Windows ติดตัง้ แบบ Ghost ไม่ได้ Setup จากแผ่น Windows ทาให้อาจเกิด Errorเมอ่ื เข้าโปรแกรม หรือเม่ือใชง้ าน  การยกเลกิ หรือถอนการติดต้ังโปรแกรม (Uninstall) การยกเลิกหรือถอนการตดิ ต้ังโปรแกรมออก ให้ลบไฟล์ 2 Folder ดงั นี้ 1. ไฟลโ์ ปรแกรม ซ่ึงปกตจิ ะกาหนดไว้ท่ี C:\Program Files\ชอื่ โปรแกรม.WIN เชน่ C:\ProgramFiles\SMARTBIZALL.WIN 2. ไฟล์ข้อมลู ซึ่งปกติจะกาหนดไวท้ ่ี C:\ช่อื โปรแกรม.WIN\FMDATA เช่น C:\SMARTBIZ.WIN\FMDATA  การลงทะเบียน Register Online โปรแกรมโดยท่ัวไปจะให้ทาการ Register ทันทีเมื่อติดตั้งเสร็จ แต่สาหรับโปรแกรมนี้ สามารถใช้งานไปก่อนได้ แต่เม่ือครบ 6 เดือน จะต้องทาการ Register Online ซ่ึงทาเพียงคร้ังเดียวเท่านั้น หากผู้ใช้งานลืมRegtister ภายใน 6 เดือน เม่ือเข้าใช้งานโปรแกรมจะเปลี่ยนเป็น mode “Read Only” ซ่ึงทาให้ Viewรายการเดิมได้ แตไ่ มส่ ามารถ เพ่มิ รายการใหม่ หรอื แกไ้ ขรายการเก่าได้ จึงแนะนาว่าควร Register ก่อนครบ 6เดอื น โดยตอ้ งตอ่ Internet ไวด้ ว้ ย และทาดังนี้ 1. เข้า โครงสร้างองค์กร (Configuration)  Smartbiz Register เข้าเมนู SmartbizRegister จะได้หนา้ ตา่ งลงทะเบียนผใู้ ชง้ าน ดงั ภาพที่ 3-20 ภาพที่ 3-20 หน้าต่างลงทะเบียนผใู้ ช้งาน (Register)

3-9 2. กรอกรายละเอยี ดของผู้ใชง้ าน โดยเฉพาะช่องท่จี าเป็นต้องใสใ่ ห้ครบ จากนั้น กดปุ่ม “F10-Register” เพือ่ ทาการลงทะเบยี น  การเข้าเมนูเพือ่ ใชง้ านโปรแกรม การเข้าเมนู เพ่ือใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz สามารถเลือกเข้าเมนูได้ 4 วธิ ี คือ 1. เข้าตาม Work Flow ที่โปรแกรมเตรียมให้ วิธีนี้เหมาะสาหรับผู้เริ่มใช้งานโปรแกรมประกอบดว้ ย Overview Flow แสดงภาพรวมการใชง้ านโปรแกรม และ Work Flow ของ 8 ระบบหลัก ซ่ึงจะเน้นการทางานในข้นั ตอนการเตรียมฐานข้อมูล การบันทึกยอดยกมาเมื่อเริ่มต้นใช้งานครั้งแรก และการบันทึกรายการค้า 2. เข้าตาม My Work Flow คือ Work Flow ที่ผู้ใช้งานจัดทาขึ้นมาเองได้ หรือได้รับการออกแบบมาจากที่ปรึกษา หรือผ้วู างระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ออกแบบไว้ เพ่ือทางานเฉพาะ ซ่ึงผู้ใช้งานสามารถออกแบบWork Flow เองได้ไม่จากัด และออกแบบ Work Flow ได้หลาย level ซึ่งการมี My Work Flow จะช่วยลดการเรยี นรู้ของพนักงานใหม่ ทาให้พนักงานใหม่สามารถทางานตามข้ันตอนท่ีถูกต้องได้ โดยเดินตาม My WorkFlow ท่วี างระบบเอาไว้ 3. เข้าตาม Menu เหมาะกับการพิมพ์รายงานและ Export File ต่างๆ เน่ืองจากโปรแกรมมีรายงานใหเ้ ลือกใช้จานวนมาก อาจใส่ใน Work Flow แบบที่ 1 ไดไ้ มห่ มด การเขา้ เมนมู ี 2 ตาแหนง่ คอื 3.1 เมนูดา้ นลา่ ง เปน็ วธิ กี ารเขา้ แบบเมนูที่แนะนาให้ใช้ 3.2 เมนดู ้านบน 4. เขา้ โดยการค้นหาด้วยรหัสเมนู (Short cut) โดยการพิมพ์รหัสเมนู ที่ชอ่ ง Search menu แลว้กดปุ่มค้นหา วธิ ีนเี้ ป็นวธิ ีการเข้าเมนทู ่ีรวดเรว็ ทส่ี ดุ ภาพท่ี 3-21 การเข้าเมนูเพื่อใช้งานโปรแกรมบญั ชี โดยวธิ ีตา่ งๆปมุ่ ฟังกช์ ่ันทสี่ าคญัF2-แก้ไข เมื่อต้อการแก้ไขรายการทีบ่ ันทึกไปแล้ว

F3-เพ่มิ 3-10F5-พมิ พ์F7-Link เมอ่ื ต้องการเพิ่มรายการใหม่ สัง่ พมิ พ์ Voucher ใบที่ทารายการอยู่F9 ใช้สาหรบั เขา้ ไปดูเอกสารประกอบการลงบัญชีท่ที ามาจากระบบอ่ืน หรือเขา้ ไปF10-บนั ทกึ บันทึกเอกสารเพ่ิมเติมF11 การเปิดหน้าต่างเพื่อแก้ไขรายละเอียดอ่ืนEsc เมื่อต้องการบนั ทึกรายการ การเปดิ ใช้งานเครอื่ งคานวณ (calculator) การออกจากหนา้ ตา่ งท่ีทางานอยู่ หรอื การออกจากโปรแกรม  การ Copy ข้อมลู เพื่อยา้ ยไปทาเคร่ืองอ่นื และการนาขอ้ มูลท่ี Copy ไว้มาใช้ การ copy ข้อมูล เพือ่ ยา้ ยไปทาเครอื่ งอ่นื หรือจัดเกบ็ ไว้ตาแหนง่ อ่ืน และการนาข้อมูลที่ Copy ไว้มาใช้เป็นการ Backup ข้อมูลวิธีหนึ่ง แต่ทาได้รวดเร็วและง่ายกว่าการใช้ Backup1 ในโปรแกรม สามารถทาได้โดยไม่ต้องเข้าใช้งานโปรแกรม Smartbiz เช่น การ copy ข้อมูลเพ่ือต้องการย้ายไปทางานเครื่องอ่ืน การ copyข้อมูลเก็บไว้ก่อนจะติดต้ังโปรแกรม version ใหม่ โดยเลือกติดตั้งแบบ update ข้อมูลเดิม การ copy ข้อมูลเพื่อส่งให้สานักงานบัญชี สาหรับโปรแกรมที่ไม่รองรับ Accounting Online แบบที่มีในโปรแกรม Smartbizซง่ึ การ copy ขอ้ มูลจะทาเหมอื นการ copy folder ตามปกติ ดังนี้ 1. เปิดไดร์ฟทเ่ี กบ็ ข้อมูลบริษัท 2. เลอื ก folder ชอื่ บรษิ ัททต่ี อ้ งการ 3. เลือกคาส่งั copy 4. เปิดตาแหน่งที่จะใชเ้ กบ็ ขอ้ มูลทีค่ ัดลอกมา 5. เลอื กคาสงั่ Paste ภาพท่ี 3-22 หน้าต่างเมนูการบารุงรกั ษาข้อมูล

3-11  การบารุงรกั ษาข้อมูล เมนูการบารุงรักษาข้อมูล (Maintenance Data System) เป็นเมนูสาหรับการทาสาเนาข้อมูล และการนาข้อมูลกลับมาใช้เมือ่ จาเปน็ รวมทั้งการจดั เรียงข้อมลู และการสง่ั ใหโ้ ปรแกรมทาการคานวณค่าสถิติต่างๆใหมอ่ กี คร้ัง (ภาพที่ 3-23) ภาพที่ 3-23 หน้าต่างเมนูการบารุงรกั ษาขอ้ มูล1. การ Backup ข้อมลู เพื่อทาสาเนาขอ้ มลู การทาสาเนาขอ้ มลู ไวเ้ ป็นเร่อื งสาคัญมาก และควรทาสมา่ เสมอต่อเนอื่ งเป็นประจา เชน่ ทาทุกสัปดาห์หรอื ถา้ ช่วงใดท่ีมกี ารบนั ทึกข้อมลู มากเปน็ พิเศษ ก็ควรทาสาเนาขอ้ มูลไว้ หรอื ทเ่ี รยี กว่า Backup Data และควรทาสาเนาไว้ในสื่อเกบ็ ขอ้ มูลนอกเคร่ืองคอมพวิ เตอรท์ ี่ทางาน เชน่ ใส่ CD-ROM , Flash Drive เปน็ ต้นเพราะถ้าหากว่าเคร่ืองคอมพิวเตอรเ์ กิดความเสยี หาย เราจะได้มสี าเนาข้อมูลทีเ่ กบ็ ไว้ และนาข้อมูลมาทางานต่อไปได้ ซึ่งถ้าทาสาเนาไว้เป็นประจา ข้อมูลท่ีสาเนาไว้ก็จะ Update ได้ใกลเ้ คียงกับข้อมูลในระบบมากยง่ิ ข้ึนด้วย วธิ กี าร Backup ขอ้ มูล มีขนั้ ตอน ดังนี้ 1.1 เข้าไปทเ่ี มนู “บารุงรักษาข้อมลู ” 1.2 เขา้ ไปท่ีเมนู “BACKUP 1 – ป้องกนั ขอ้ มลู สญู หาย” 1.3 โปรแกรมจะใหร้ ะบุทเี่ ก็บขอ้ มลู ชดุ สาเนา โดยระบชุ ื่อ directory มาให้อตั โนมตั ิ ทั้งนเี้ พอ่ื ความรวดเร็วในการ Backup ข้อมูล จะเก็บไว้ที่ฮารด์ ดิสท่ีใชง้ านก่อน แลว้ จึงคดั ลอก ไปใสใ่ นส่ือเกบ็ ขอ้ มลู อื่นนอกเคร่ือง (ภาพท่ี 3-24) ภาพที่ 3-24 หน้าตา่ งใหร้ ะบุทเ่ี ก็บข้อมลู ที่ทาสาเนา

3-12 ควรจะตงั้ ชือ่ directory ทจี่ ะเกบ็ ข้อมูล เพ่ือใหส้ ะดวกในการจดจา และการค้นหาข้อมลู ที่ทาสาเนาไว้เช่น ทาขอ้ มูลของวนั ท่ี 01/11/2557 กต็ ้งั ชื่อ directory เปน็ 25571101 โดยเรียงด้วยปี พ.ศ. ตามด้วยเดือนและวนั ท่ี โดยเข้าไประบชุ ่ือdirectory ที่เราต้องการดงั ภาพท่ี 3-25 ภาพที่ 3-25 หนา้ ต่างระบทุ เี่ กบ็ ข้อมูลทีท่ าสาเนาไว้ 1.4 หลงั จากนั้นโปรแกรมจะทาการ Backup ขอ้ มลู ให้ และจะแสดงข้อความให้ทราบวา่ ได้ทาการBackup ขอ้ มูลเสรจ็ เรียบร้อยแล้ว เรากจ็ ะคัดลอก ขอ้ มลู ใน directory ทง้ั หมดไว้ในแผ่น CD-ROM หรอื สื่อเกบ็ ข้อมลู อืน่ โดยอยา่ ลมื เขียนวันท่ีทาสาเนาไวด้ ว้ ย จะไดไ้ ม่สบั สนเม่อื จาเปน็ ต้องนากลับมาใชภ้ ายหลงั2. การ Restore ขอ้ มลู กลบั มาใชเ้ ม่ือจาเป็น การนาข้อมลู ทเี่ คย Backup กลบั มาใช้ เรียกวา่ Restore Data จะทาเม่ือข้อมลู ในระบบเสียหายไม่สามารถใช้งานได้ และจาเปน็ ต้องนาข้อมลู ท่ีเคย Backup ไว้ชดุ ลา่ สุดกลับมาใชง้ าน โปรดระวงั ว่า จะไดข้ ้อมลูเทา่ ท่เี คย Backup ไวเ้ ท่านัน้ ดงั นน้ั จงึ ควรมอบหมายให้ผู้ใชง้ านที่มีความระมัดระวงั เป็นผ้รู ับผดิ ชอบในการทาเรอ่ื งน้ี โดยกาหนดสิทธิการทางานเมนนู ี้ให้กบั บุคคลที่มหี น้าทนี่ เ้ี ท่านนั้ ไม่ควรให้ผทู้ ่ีไม่เก่ียวขอ้ งเข้าไปทางานได้ซึ่งการ Restore ขอ้ มูลกลับมาใช้ มีขั้นตอน ดังน้ี 2.1 เขา้ ไปทเี่ มนู “บารุงรักษาข้อมูล” 2.2 เข้าไปท่เี มนู “Restore1- เรียกข้อมลู จาก Backup 1” 2.3 โปรแกรมจะให้ระบุ directory หรือสอ่ื ทเี่ กบ็ ข้อมลู Backup ที่จะนามาใช้งาน 2.4 หลังจากน้นั โปรแกรมก็จะทาการ Restore ขอ้ มูลให้ และจะแสดงข้อความใหท้ ราบว่าได้ทาการRestore ขอ้ มูลเสรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้3. การ REINDEX การ REINDEX เปน็ การจัดเรยี งขอ้ มูลท่ีอยู่ในฐานข้อมลู ใหมอ่ ีกครัง้ เพ่ือให้เกดิ ความรวดเร็วในการดงึข้อมูลต่างๆ มาใช้งาน และเพ่ือตรวจสอบว่าฐานข้อมูลเสียหายหรือไม่ โดยปกติแล้วผู้ใช้งานควรใช้เมนูREINDEX สปั ดาหล์ ะครั้งหรือทุกคร้งั ทเ่ี ข้าโปรแกรมก็ได้ ข้ึนอยู่กบั ปรมิ าณข้อมลู ที่ได้บันทึกเข้าไป4. การ RECALCULATE – ประมวลผลข้อมูลสถิติ การ RECALCULATE เป็นการส่ังให้โปรแกรมทาการคานวณค่าสถิติต่างๆ ใหม่อีกครั้ง มักใช้ในกรณีท่ีเคยทางานแล้วเคร่ืองแฮงค์ หรือเลกิ งานไม่ถูกวิธี หรือบางคร้ังขาดการ REINDEX ฐานข้อมูลนั้นนานๆ แล้ว ทาให้การเก็บข้อมูลไม่ถูกต้อง ก็จะมาทางานที่เมนูน้ีก่อน แล้วจึงเรียกดูรายงานอีกครั้ง การ RECALCULATEประกอบด้วยรายการตา่ งๆ ดงั นี้

3-13 4.1 ปรับปรุงขอ้ มูลบัญชแี ยกประเภท (Recalculate all General Ledger Data) รายการนี้เป็นการปรบั ปรุงข้อมลู บัญชีแยกประเภท ซงึ่ ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุงเฉพาะบางบัญชีหรือทั้งหมดก็ได้ 4.2 การปรับปรุงยอดหนี้ปัจจุบันของลูกหน้ี (Recalculate all A/R Transections) รายการนเ้ี ปน็ การปรบั ปรุงยอดหน้คี งค้างของลูกหน้รี ายตัว ซ่งึ ผใู้ ช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุงเฉพาะลูกหน้ีบางราย หรอื ทั้งหมดก็ได้ 4.3 การปรบั ปรุงยอดหนี้ปัจจุบันของเจ้าหนี้ (Recalculate all A/P Transections) รายการนี้เป็นการปรับปรุงยอดหนี้คงค้างของเจ้าหนี้รายตัว ซ่ึงผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุงเฉพาะเจา้ หนี้บางราย หรือท้ังหมดก็ได้ 4.4 การปรับปรุงยอดคงคลังปัจจุบัน และยอดต้นทุนขาย (Recalculate Stock and Cost)รายการนี้เป็นการปรับปรุงยอดสินค้าคงคลัง และยอดต้นทุนขาย ล่าสุดให้ใหม่ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรบั ปรงุ สนิ ค้าเฉพาะบางรายการ หรอื ท้ังหมดท่ีต้องการโดยเรียงตามรหัสสินคา้ หรอื ชอ่ื สนิ ค้าก็ได้ 4.5 การปรับปรุงยอดคา้ งสง่ ใบส่งั ซอ้ื /ใบส่งั ขาย (Recalculate Back orders) รายการน้ีเป็นการปรับปรุงยอดค้างส่งใบส่ังซื้อ (PO) หรือยอดค้างส่งในส่ังขาย (SO) ซ่ึงผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรบั ปรงุ รายการไหน โดยระบชุ ่วงวนั ท่ที ่ีต้องการใหม้ ีการคานวณ5. การ LOCK ข้อมูลห้ามแก้ไข และการยกเลกิ การ LOCK ขอ้ มูล เป็นเมนูท่ีใช้สั่งห้ามการเข้าทางานในช่วงเวลาที่ถูก LOCK ไว้ การ LOCK ข้อมูลโดยท่ัวไป มีจุดประสงค์เพ่ือต้องการไม่ให้ผู้อื่นเข้ามาเพิ่ม หรือแก้ไขข้อมูล ในช่วงวันเวลาที่ LOCK ข้อมูลได้ เช่น ฝ่ายบัญชีทาการตรวจสอบบัญชีมาถึงส้ินเดือนมีนาคม 2557 แล้ว ถ้าจะป้องกันไม่ให้ผู้อ่ืนเข้ามาแก้ไขรายการบัญชีท่ีทาการปรับปรงุ และตรวจสอบไว้ดีแลว้ กใ็ หท้ าการ LOCK ข้อมูลถึงวนั ท่ี 31 มนี าคม 2557 เป็นต้น โดยเข้าที่เมนู บารุงรักษาข้อมูล  LOCK ข้อมูลห้ามแก้ไข เมื่อเข้ามาแล้ว ให้ใส่วันท่ี ที่ต้องการให้LOCK ห้ามแก้ไขไว้ (31 มีนาคม 2557) การยกเลิกการ LOCK ข้อมูล ทาโดยเข้าไปที่เมนู บารุงรักษาข้อมูล  เปลี่ยนวันที่ LOCK ข้อมูลและเปล่ียนวันท่ีให้ถอยไปจนถึงวันที่ที่ต้องการ เช่น เดิม LOCK ไว้ถึงวันท่ี 31 มีนาคม 2557 แต่ต้องการแก้ไขรายการในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ กใ็ ห้เปล่ียนวนั ท่ี LOCK ข้อมลู เป็นวันท่ี 31 มกราคม 2557 เปน็ ตน้ ภาพท่ี 3-26 หนา้ ตา่ งการ LOCK ขอ้ มูลหา้ มแก้ไข และการยกเลกิ การ LOCK ขอ้ มลู