หน่วยที่ 7

E-book วชิ าการใช้คอมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี รหสั วชิ า 20201-2007 หนว่ ยที่ 7 การบนั ทึกรายการรายวนั เรยี บเรยี งโดย พนิ รฎั สตี ลวรางค์ บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจดั การทว่ั ไป แผนกวชิ าการบัญชี วิทยาลยั อาชีวศึกษาสุโขทัย สานกั งานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา

7-1 หนว่ ยท่ี 7 การบันทกึ รายการรายวัน สาระสาคัญ การบันทึกรายการรายวัน (Entry Transaction) เป็นการบันทึกรายการค้าต่างๆ ท่ีเกิดข้ึนในแต่ละวัน เช่น ซ้ือ ขาย สินค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี้ และการรับชาระหนี้ รวมทั้งการทารายการฝากถอนเงินกับ ธนาคาร ซึ่งโปรแกรมบัญชี Smartbiz จะมีการเช่ือมโยงระหว่างระบบต่างๆ โดยผู้ใช้สามารถบันทึกรายการ รายวันที่ระบบย่อยที่เกี่ยวข้องแล้วโปรแกรมจะทาการลงบัญชีท่ีระบบบัญชีแยกประเภทให้อัตโนมัติ หรือจะ บนั ทึกที่ระบบบัญชีแยกประเภทโดยตรงก็ได้ สาระการเรียนรู้ 1. การบนั ทกึ รายการรายวนั ในระบบย่อย 2. การบนั ทึกรายการรายวนั ในระบบบัญชีแยกประเภท สมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับการบนั ทึกรายการรายวนั 2. ประยกุ ตใ์ ช้ความรู้เกี่ยวกับการบนั ทึกรายการรายวัน ในชวี ติ ประจาวัน และการประกอบอาชพี จุดประสงค์การเรยี นรู้ 1. อธิบายการบันทกึ รายการรายวนั ในระบบยอ่ ยแต่ละระบบได้ 2. อธบิ ายการบันทกึ รายการรายวนั ในระบบบญั ชแี ยกประเภทได้

7-2  การบันทึกรายการรายวนั (Entry Transaction) การบันทึกรายการรายวัน (Entry Transaction) เป็นการบันทึกรายการค้าต่างๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เช่น ซ้ือ ขาย สินค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี้ การรับชาระหน้ี การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึงการทา รายการฝากถอนเงนิ กับธนาคาร โดยโปรแกรมบัญชี Smartbiz จะเตรียมสมุดรายวนั ไวใ้ ห้ 5 เล่ม ได้แก่ สมุด รายวนั ท่วั ไป สมดุ รายวันเงินสดจ่าย สมุดรายวันเงินสดรบั สมุดรายวันซอื้ เชื่อ และสมุดรายวันขายเชื่อ ให้เลือก เข้าทางาน ซง่ึ สว่ นใหญร่ ายการรายวันเหลา่ นี้ จะเกดิ จากการลงบัญชีอตั โนมตั มิ าจากระบบต่างๆ ตามภาพแสดง การเชอื่ มโยงระหว่างระบบต่างๆ (ภาพท่ี 7.1) ซง่ึ จะเห็นวา่ มีการบันทึกบัญชีอัตโนมัติมาจากระบบตา่ งๆ เขา้ มา ทร่ี ะบบบญั ชีแยกประเภท โดยผู้ใชส้ ามารถบันทึกรายการรายวนั ที่ระบบยอ่ ยท่ีเกย่ี วข้องแลว้ โปรแกรมจะทาการ ลงบญั ชที ่ีระบบบญั ชีแยกประเภทให้อตั โนมัติ หรือจะบันทึกท่รี ะบบบัญชีแยกประเภทโดยตรงก็ได้ ภาพที่ 7.1 ระบบย่อยและการเชอ่ื มโยงระหวา่ งระบบตา่ งๆ ในโปรแกรมบัญชี Smartbiz ทม่ี า : ขวัญฤดี (2558)  การบันทกึ รายการรายวันในระบบย่อย เม่ือมีการซื้อขายสินค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี้ การรับชาระหน้ี การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึง การทารายการฝากถอนเงินกับธนาคาร ผู้ใช้สามารถบันทึกรายการเหล่าน้ีในระบบย่อยแต่ละระบบเพื่อให้ โปรแกรมลงบัญชีให้อัตโนมัติ โดยเข้าระบบที่เก่ียวข้องแล้วเลือกใช้เมนูในกลุ่ม Entry Transaction ของระบบ นัน้ ๆ ดงั นี้ 1. ระบบซื้อ (Purchase Order System ) จะมีการบันทึกรายการท่ีเกี่ยวกับการซื้อสินค้า และ บรกิ าร อาจจะเริ่มตง้ั แต่ การทาใบเสนอขออนุมัติจัดซ้ือ การสงั่ ซอื้ สนิ คา้ การซ้อื สินคา้ และบริการ ทั้งการซ้ือสด ซ้ือเช่อื การส่งคืนสนิ ค้า และไดร้ ับใบลดหน้จี ากเจา้ หน้ี เปน็ ต้น

7-3 ภาพท่ี 7.2 Work Flow ของระบบซ้ือ เม่ือทาการบันทึกข้อมูลในระบบซื้อแล้ว โปรแกรมจะเชื่อมโยงข้อมูลไปท่ีระบบอื่นท่ีเก่ียวข้อง ดงั ตอ่ ไปน้ี ระบบซอ้ื ระบบอน่ื ท่ีเกย่ี วข้อง ต้งั เจา้ หนี้ (ซ้อื เชือ่ ) ระบบเจ้าหนี้ เพม่ิ สินคา้ ในสต๊อก ระบบบรหิ ารสินคา้ คงคลงั ลงรายวนั ซื้อเชือ่ ระบบบญั ชแี ยกประเภท เพมิ่ ภาษซี ื้อ รายงานภาษมี ูลคา่ เพิ่ม  ตัวอย่างการบนั ทึกรายการในระบบซอื้ ตัวอย่างที่ 1 การทาใบส่งั ซื้อ วนั ท่ี 11 ส.ค. 58 ออกใบสง่ั ซื้อเลขที่ 001 ให้บรษิ ทั นาเจรญิ จากัด เพ่ือสง่ั ซอ้ื Smart Phone จานวน 2 เครอ่ื ง เคร่ืองละ 22,000 บาท ตอ้ งการสนิ คา้ วนั ท่ี 18 ส.ค.58 1. เขา้ ท่ี ระบบซอื้  เปิด Work Flow ระบบซอ้ื  เมนใู บสง่ั ซื้อ 2. เลอื กสาขาท่จี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลือกเลม่ เอกสาร “ใบสัง่ ซ้ือ” ท่ตี ้องการ 4. จะเป็นหน้าตา่ ง “ใบสัง่ ซ้ือ” ใหก้ ดปมุ่ F3-เพม่ิ เพื่อเพม่ิ รายการใหม่ 5. จะเขา้ สู่หน้าต่าง การบันทึกใบส่งั ซื้อ ทาการบนั ทกึ รายละเอยี ดต่างๆ ในหนา้ ต่าง 6. ถ้าไมม่ รี ายการรับชาระเงินมัดจาทีจ่ ่ายลว่ งหนา้ กดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเก็บข้อมลู เขา้ ระบบ คอมพิวเตอร์ แตถ่ า้ มีรายการรบั ชาระเงินมัดจาล่วงหนา้ ให้เปิดหน้าตา่ ง “รายการชาระเงินมัดจา” แล้วบนั ทึก รายละเอียดการรบั เงนิ มัดจา 7. กดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเก็บขอ้ มูลเข้าระบบ

7-4 ภาพที่ 7.3 หน้าต่างการเข้าระบบซือ้ เพ่ือบนั ทึกรายการใบสัง่ ซอื้ ภาพที่ 7.4 หน้าตา่ งบันทึกรายการสงั่ ซื้อสินคา้ ตัวอย่างที่ 2 การซือ้ สนิ ค้าเป็นเงนิ เชือ่ โดยค้นใบส่งั ซ้ือ และไดร้ บั ส่วนลด วันท่ี 18 ส.ค. 58 บรษิ ัท นาเจริญ จากดั นาสนิ คา้ ท่ีสงั่ ซ้ือไว้เมอ่ื วันที่ 11 ส.ค. ตามใบสงั่ ซื้อเลขที่ 001 มาส่ง มีรายการสินคา้ คือ Smart Phone จานวน 2 เครื่อง ไดร้ ับส่วนลด 1% และไดร้ ับ gift voucher 500 บาท นามาใชเ้ ป็นสว่ นลดด้วย ไดร้ บั ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจ้งหนี้ เลขท่ี 8341 1. เข้าที่เมนู ระบบซ้ือ  เปดิ Work Flow Invoice สินค้า  ซ้อื เชื่อ 2. เลอื กสาขาทีจ่ ะเข้าไปทางาน 3. เลือกเลม่ เอกสาร “ซ้ือเช่อื ” ท่ีจะใช้งาน 4. จะเห็นรายการ “ใบส่งของ/ใบกากับภาษ/ี ใบแจง้ หน้ี” ทเ่ี คยสรา้ งไว้ ให้กดป่มุ F3-เพมิ่ เพ่ือ เพม่ิ รายการใหม่

7-5 5. ทาการค้นใบสง่ั ซ้ือแบบระบุเปน็ ใบ โดยท่ีชอ่ งค้นเอกสาร ใสค่ า่ “Y” เพือ่ เข้าไปคน้ ใบส่ังซอ้ื โดยเลือกปุ่ม “ค้นระบุเปน็ ใบ” จะข้นึ หน้าต่างระบุเลขท่เี อกสาร ใหเ้ ลือกรายการใบสง่ั ซื้อสินคา้ ท่ีจะอ้างอิง 6. บันทกึ รายการซ้ือเชอ่ื และรายการชาระเงนิ มัดจา (ถ้ามี) กดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเกบ็ ขอ้ มลู ภาพท่ี 7.5 หนา้ ตา่ งการเข้าระบบซื้อเพื่อบนั ทึกรายการซ้ือเชื่อ (สินค้า) โดยคน้ ใบสั่งซ้ือ ภาพที่ 7.6 หน้าตา่ งแสดงรายการใบสง่ั ซื้อท่ีเคยสร้างไว้ เม่ือค้นเอกสารแบบ “ระบุเปน็ ใบ” ภาพท่ี 7.7 หนา้ ตา่ งบันทึกรายการซ้ือเชือ่ (สินค้า) โดยค้นใบสงั่ ซื้อ

7-6 ตวั อยา่ งท่ี 3 การซ้ือสดงานบริการ และทาการหกั ภาษี ณ ที่จา่ ย วนั ท่ี 13 ส.ค. 58 จา่ ยคา่ จดั อบรมสัมมนาให้บริษทั คริสตัล จากัด จานวน 1 ครัง้ มูลคา่ 10,000 บาท โดยชาระเป็นเงนิ สด ได้รับใบส่งของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบเสร็จรบั เงนิ เลขท่ี 1301 จากผใู้ ห้บรกิ าร ทาการหกั ภาษี ณ ท่จี ่ายในอัตรา 3% ตามมาตรา 3 เตรส เอกสารหักภาษี ณ ท่จี ่ายเลขที่ 001 1. เข้าทเี่ มนู ระบบซื้อ  เปิด Work Flow Invoice บรกิ าร  ซือ้ สด 2. เลอื กสาขาท่จี ะเข้าไปทางาน 3. เลอื กเล่มเอกสาร “ซ้ือสด” ทจี่ ะใชง้ าน 4. กดปมุ่ F3-เพมิ่ เพ่อื เพ่ิมรายการใหม่ 5. บันทกึ รายการซื้อสด ที่ Tab รายการสนิ คา้ ให้ครบถ้วน 6. บันทึกรายละเอียดการหักภาษี ณ ทีจ่ า่ ย ให้คลกิ เมา้ ส์ที่ชอ่ ง “บันทกึ ภาษีหกั ณ ทจ่ี ่าย” ท่ีอยู่ ส่วนลา่ งของรายการยอ่ ยด้านขวามือ และใสค่ ่า “Y” เพ่ือเข้าไปใส่รายละเอียดของใบภาษี 7. กดปุม่ F10-SAVE เพือ่ เก็บขอ้ มลู ภาพท่ี 7.8 หนา้ ต่างการเข้าระบบซ้ือเพ่ือบันทึกรายการซื้อสด (งานบรกิ าร)

7-7 ภาพที่ 7.9 หน้าต่างบนั ทึกรายการฐานขิอมูลค่าอบรมสัมมนา ภาพท่ี 7.10 หน้าต่างบันทึกรายการใบหักภาษี ณ ท่จี ่าย (งานบรกิ าร) 2. ระบบขาย (Sales Order System) จะมีการบันทึกรายการค้าและการจัดทารายงานที่เก่ียวกับ การขายสินคา้ และบริการ อาจจะเรม่ิ ตง้ั แต่ การทาใบเสนอราคา การรบั คาส่ังขาย การขายสินคา้ และบรกิ าร ที่ เป็นการขายสด ขายเชื่อ การรับคืนสินค้าจากลูกค้าและออกเป็นใบลดหนี้ให้กับลูกหน้ี เป็นต้น โดยขั้นตอน และวธิ กี ารทางานจะเหมอื นกับการทางานในระบบซื้อ ภาพที่ 7.11 Work Flow ของระบบขาย

7-8 เม่ือทาการบันทึกข้อมูลในระบบขายแล้ว โปรแกรมจะเชื่อมโยงข้อมูลไปที่ระบบอื่นท่ีเก่ียวข้อง ดงั ตอ่ ไปน้ี ระบบขาย ระบบอ่นื ท่เี กี่ยวขอ้ ง ตงั้ ลกู หน้ี (ขายเชอื่ ) ระบบลูกหน้ี ลดสินค้าในสตอ๊ ก ระบบควบคมุ สินค้าคงคลัง ลงรายวันขายเชือ่ ระบบบญั ชแี ยกประเภท เพมิ่ ภาษีขาย รายงานภาษมี ูลคา่ เพิม่  ตวั อยา่ งการบนั ทกึ รายการในระบบขาย ตวั อยา่ งท่ี 1 การทาใบเสนอราคา วนั ท่ี 1 ส.ค.58 ออกใบเสนอราคา เลขท่ี 001 ใหก้ บั บริษัท ไทยรุ่งเรอื ง จากดั มรี ายการสนิ ค้า คือ Notebook Touchscreen จานวน 2 เครอื่ ง ราคาเคร่ืองละ 25,000 บาท และ External Harddisk จานวน 2 เครื่อง เคร่ืองละ 4,000 บาท 1. เข้าท่ี ระบบขาย  เปิด Work Flow  เมนู ใบเสนอราคา 2. เลอื กสาขาท่ีจะเข้าไปทางาน 3. เลือกเล่มเอกสารท่ีต้องการ 4. จะเป็นหน้าต่างเอกสารใบเสนอราคา ให้กดป่มุ F3-เพ่ิม เพ่ือเพิ่มรายการใหม่ 5. จะเขา้ สู่หน้าต่างการบันทึกรายการ ทาการบันทึกรายละเอียดต่างๆ ในหนา้ ต่าง 6. กดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมลู เขา้ ระบบ ภาพท่ี 7.12 หนา้ ต่างการเข้าระบบขายเพื่อบนั ทึกรายการใบเสนอราคา

7-9 ภาพท่ี 7.13 หน้าตา่ งบันทึกรายละเอยี ดใบเสนอราคา ตวั อยา่ งที่ 2 การรบั คาสั่งซื้อจากลกู คา้ (ทาใบสั่งขาย) โดยคน้ ใบเสนอราคา วันที่ 2 ส.ค.58 บริษัท ไทยร่งุ เรอื ง จากดั สง่ั ซ้อื สินค้าตามใบเสนอราคา เลขที่ 001 ออกใบรับคาส่งั ซ้ือ หรือใบสงั่ ขาย (Sale order) เลขท่ี 001 กาหนดสง่ ของวันที่ 3 ส.ค.58 1. เขา้ ท่ี ระบบขาย  เปดิ Work Flow  เมนู ใบส่งั ขาย 2. เลอื กสาขาทจี่ ะเข้าไปทางาน 3. เลือกเล่มเอกสารขายเชื่อ 4. กดปุ่ม F3-เพมิ่ เพอ่ื เพ่มิ รายการใหม่ 5. จะเข้าส่หู นา้ ตา่ งการบนั ทึกรายการ มรี ายละเอยี ดการบันทึกรายการคล้ายกบั ใบเสนอราคา แตม่ กี ารอ้างองิ ใบเสนอราคาทเ่ี คยทาไว้ เพื่อมาตัดรายการที่เคยเสนอราคาไวโ้ ดยเขา้ ไปท่ี “ค้นใบเสนอราคา” 6. เมื่อไดร้ ายการใบเสนอราคาท่ีตอ้ งการแลว้ ใหก้ ดปมุ่ Enter เพอื่ เลือกรายการนน้ั โปรแกรมก็ จะดึงรายละเอยี ดสินค้าที่เคยบันทกึ ไวม้ าให้อัตโนมัติ 7. บนั ทึกรายละเอยี ดอ่ืนๆ ในใบส่งั ขาย กดป่มุ F9-แกไ้ ขอน่ื หรอื พมิ พ์ “Y” ทช่ี อ่ งแกไ้ ข รายละเอยี ดอน่ื เพ่ือบนั ทึกกาหนดวันทส่ี ่งของ 8. กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเกบ็ ข้อมลู เข้าระบบ ภาพที่ 7.14 หน้าต่างการเข้าระบบขายเพื่อบันทึกรายการใบสง่ั ขาย

7-10 ภาพที่ 7.15 หนา้ ต่างบนั ทึกรายการใบสง่ั ขาย เมอ่ื ค้นใบเสนอราคา ภาพที่ 7.16 หน้าต่างบันทึกรายการกาหนดวันทส่ี ง่ ของ ตัวอย่างท่ี 3 การขายสนิ ค้าเปน็ เงนิ สด โดยคน้ ใบสงั่ ขายท่ีลกู ค้าเคยสัง่ ไว้ วันที่ 3 ส.ค.58 ออกใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงนิ เลขท่ี 001 ให้บรษิ ัท ไทยรุง่ เรอื ง จากัด จากการขายสนิ คา้ เป็นเงินสดตามใบสง่ั ขาย เลขท่ี 001 สง่ สนิ ค้าใหค้ รบ 1. เขา้ ท่ี ระบบขาย  เปิด Work Flow  Invoice สนิ ค้า  ขายสด 2. เลือกสาขาที่จะเข้าไปทางาน 3. เลือกเล่มเอกสาร “ขายสด” ทีต่ ้องการ 4. กดปมุ่ F3-เพิม่ เพ่ือเพม่ิ รายการใหม่ 5. จะเข้าสู่หนา้ ต่างการบันทึกรายการ ค้นเอกสารใบส่ังขายทเ่ี คยทาไว้ เพ่ือมาตัดรายการโดยเขา้ ไปที่ “ค้นเอกสาร SO” 6. เม่อื ได้รายการใบสง่ั ขายที่ตอ้ งการแล้ว ใหก้ ดปมุ่ Enter เพอื่ เลือกรายการนัน้ โปรแกรมกจ็ ะ ดึงรายละเอยี ดสนิ คา้ ท่เี คยบนั ทึกไว้มาให้อตั โนมัติ 7. บันทกึ รายละเอียดอน่ื ๆ ในใบขายสดจนครบ 8. กดปุม่ F10-SAVE เพ่ือเก็บขอ้ มูลเขา้ ระบบ

7-11 ภาพท่ี 7.17 หนา้ ตา่ งการเข้าระบบขายเพ่ือบันทึกรายการขายสด ภาพที่ 7.18 หน้าตา่ งบนั ทึกรายการใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจ้งหนี้ (สนิ ค้า) เมื่อค้นเอกสาร ภาพท่ี 7.19 หน้าตา่ งแสดงรายการใบสงั่ ขายทเ่ี คยสร้างไว้ เมือ่ คน้ เอกสารแบบระบุเป็นใบ

7-12 ตัวอยา่ งที่ 4 การรบั ใบส่งั ซื้อ นามาทาใบสั่งขาย วันที่ 7 ส.ค.58 ได้รับใบสัง่ ซ้ือ เลขท่ี 227 จากบริษทั บีทยี ู จากดั นามาทาใบรบั คาสั่งซื้อจากลูกค้า (Sale order) เลขที่ 002 มีรายการสนิ คา้ Notebook Touchscreen จานวน 1 เคร่อื ง เครอื่ งละ 25,000 บาท และ External Harddisk จานวน 3 เคร่อื ง เคร่ืองละ 4,200 บาท ตอ้ งการสนิ ค้าวันท่ี 14/08/58 1. เขา้ ที่ ระบบขาย  เปดิ Work Flow  เมนู ใบสั่งขาย 2. เลือกสาขาท่ีจะเข้าไปทางาน 3. เลือกเล่มเอกสารใบสงั่ ขาย 4. กดปุ่ม F3-เพิม่ เพ่ือเพ่มิ รายการใหม่ 5. จะเขา้ สหู่ นา้ ตา่ งการบนั ทึกรายการ ในใบส่ังขาย 6. กดปมุ่ F9-แกไ้ ขอื่น หรือ พมิ พ์ “Y” ท่ีชอ่ งแก้ไขรายละเอียดอืน่ เพ่ือบันทึกกาหนดวันท่ี ต้องการสินค้า 7. กดปุม่ F10-SAVE เพ่ือเก็บข้อมูลเขา้ ระบบ ภาพท่ี 7.20 หนา้ ตา่ งบนั ทกึ รายการทาใบส่ังขายตามใบสง่ั ซอื้ ของลกู คา้ ตวั อย่างที่ 5 การขายสนิ ค้าเปน็ เงนิ เชอื่ โดยค้นใบสง่ั ขาย ส่งสนิ ค้าไดไ้ ม่ครบ วันท่ี 14 ส.ค.58 ออกใบส่งของ/ใบกากับภาษ/ี ใบแจ้งหน้ี เลขท่ี 002 ให้กบั บริษทั บีทียู จากดั ตาม ใบสงั่ ซื้อ เลขที่ 227 ที่สง่ั ซ้อื ไว้เม่ือวันท่ี 7 ส.ค. ทงั้ น้ี บริษทั ฯ สามารถสง่ สินค้าได้เฉพาะ External Harddisk จานวน 2 เครอื่ ง 1. เขา้ ท่ี ระบบขาย  เปดิ Work Flow  Invoice สนิ คา้  ขายเช่อื 2. เลอื กสาขาที่จะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื กเล่มเอกสาร “ขายเชื่อ” ทีต่ ้องการ 4. กดปมุ่ F3-เพ่มิ เพื่อเพิม่ รายการใหม่ 5. จะเขา้ ส่หู น้าต่างการบันทึกรายการ ค้นเอกสารใบสง่ั ขายทเี่ คยทาไว้ เพื่อมาตดั รายการโดยเข้า ไปที่ “ค้นเอกสาร SO”

7-13 6. เมอื่ ไดร้ ายการใบสง่ั ขายที่ตอ้ งการแลว้ ใหก้ ดปมุ่ Enter เพื่อเลือกรายการนน้ั โปรแกรมกจ็ ะ ดึงรายละเอียดสินค้าทเี่ คยบันทึกไวม้ าให้อตั โนมัติ 7. ลบรายการสินคา้ ท่ีไม่สามารถจดั ส่งได้ และแก้ไขจานวนสินค้าท่จี ัดสง่ บันทึกรายละเอียดอน่ื ๆ ในใบขายเช่อื จนครบ 8. กดปุม่ F10-SAVE เพือ่ เก็บขอ้ มูลเขา้ ระบบ ภาพท่ี 7.21 หน้าตา่ งบันทึกรายการขายเชอ่ื หลงั จากค้นใบสั่งขายมาแลว้ ภาพที่ 7.22 หนา้ ตา่ งบนั ทึกรายการขายเช่ือ โดยคน้ ใบสง่ั ขาย สง่ สินคา้ ได้ไม่ครบ ตวั อยา่ งที่ 6 การลดหนข้ี ายเชื่อ และรบั คืนสนิ คา้ จากลกู ค้า วนั ท่ี 20 ส.ค.58 ออกเป็นใบลดหน้ี เลขท่ี 001 ให้บรษิ ทั บีทียู จากดั เพ่ือรบั คนื External Harddisk ท่ขี ายตามใบส่งของ/ใบกากับภาษ/ี ใบแจ้งหนี้ เลขท่ี SI0001/002 เน่อื งจากสินค้าชารุด จานวน 1 เคร่อื ง 1. เขา้ ท่ี ระบบขาย  เปดิ Work Flow  ใบลดหน้สี ินคา้  ใบลดหนี้ ขายเชอื่ 2. เลือกสาขาทจ่ี ะเข้าไปทางาน 3. เลอื กเลม่ เอกสาร “ใบลดหนีข้ ายเชื่อ” ทตี่ ้องการ 4. กดปุ่ม F3-เพ่ิม เพ่ือเพิ่มรายการใหม่ 5. บันทึกรายละเอยี ดของใบลดหนี้ ค้น Invoice ขายเชือ่ ท่ีทาให้เกดิ การลดหน้ีคร้งั นี้ โดยเข้าไปท่ี ช่อง “ค้นเอกสาร” ซึ่งมีรายละเอียดการบันทึกตามหวั ข้อ “ลดหนโ้ี ดยอ้างอิงใบสง่ ของ” 6. เมอื่ อ้างอิงใบสง่ ของท่ีต้องการแล้ว จะมีหนา้ ต่างโต้ตอบถามว่า “ตอ้ งการลดจานวน” ถ้ามีการ ส่งคืนสนิ คา้ ให้เลอื ก “Yes” แต่ถา้ ไม่มกี ารส่งคนื สินค้าใหเ้ ลือก “No” (ในกรณีนี้เลอื ก “Yes”)

7-14 7. แกไ้ ขจานวนสินค้าท่จี ะลดหน้ี หรอื รับคนื จากลูกค้า เช่น ขายสินค้าไป 2 เคร่อื ง แตร่ บั คนื มา 1 เครื่อง ก็ให้แก้ตัวเลขในชอ่ งจานวนเปน็ “1” (ถ้าไม่มีการส่งคนื สนิ ค้า แต่ลดหน้ใี ห้เปน็ จานวนเงิน ใหล้ บ จานวนสนิ ค้าออก แล้วใส่จานวนเงินท่ลี ดหนใ้ี หใ้ นชอ่ ง “มลู ค่าสนิ ค้า”) 8. กดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ข้อมลู ภาพท่ี 7.23 หน้าตา่ งการเข้าระบบขายเพื่อบันทึกรายการใบลดหน้ี ภาพท่ี 7.24 หน้าต่างใบลดหน้ี โดยรบั คนื สินค้า ภาพที่ 7.25 หน้าต่างรายละเอียดใบลดหน้ี โดยรบั คืนสินคา้ (บนั ทึกเฉพาะสนิ ค้าทร่ี บั คืน)

7-15 3. ระบบลูกหน้ี (Account Receivable System) การบนั ทกึ รายการในระบบลูกหน้ี จะทาใบวาง บิลหรือไม่ทาก็ได้และเม่ือถึงกาหนดชาระหนี้ กจ็ ะเตรยี มใบเสร็จรบั เงนิ เพอื่ ไปรับเงนิ จากลกู หน้ี หลังจากที่ไดร้ ับ ชาระหนี้ อาจจะเป็นเงินสดเชค็ หรือการโอนเงนิ เข้าบัญชเี งินฝากธนาคาร รวมถึงกรณีถูกหักภาษี ณ ทจ่ี ่าย ดว้ ย ภาพที่ 7-26 Work Flow ของระบบลกู หนี้  ตัวอยา่ งการบนั ทกึ รายการในระบบลกู หนี้ ตวั อยา่ งท่ี 1 การจดั ทาใบวางบิล วนั ที่ 21 ส.ค.58 จัดทาใบวางบิลเลขที่ 001 เพอื่ ไปวางบลิ บรษิ ัท บีทยี ู จากัด สาหรบั เอกสารทย่ี งั ค้างชาระ 2 ใบ คือ ใบส่งของ/ใบกากับภาษ/ี ใบแจ้งหน้ี เลขท่ี 002 และ ใบลดหนี้ เลขท่ี 001 1. เข้าท่ี ระบบลูกหน้ี  เปดิ work flow  ใบวางบิล 2. เลอื กสาขาท่จี ะเขา้ ไปทางาน 3. เลอื กเล่ม “ใบวางบิล” ที่จะใชง้ าน 4. กดปุม่ F3-เพม่ิ เพอื่ เพม่ิ ใบวางบิลใหม่ 5. บันทกึ รายละเอยี ดของใบวางบิล กดปุ่มใดๆ ทีช่ ่องเลขทอ่ี า้ งองิ เพ่อื เรยี กรายการ Invoice ทจ่ี ะ วางบลิ ขนึ้ มา แล้วเลอื กรายการ Invoice ท่ีจะนามาทาใบวางบิล 7. กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ ภาพท่ี 7.27 หนา้ ตา่ งการเข้าระบบลูกหนี้เพอื่ บนั ทกึ รายการใบวางบิล

7-16 ภาพท่ี 7.28 หน้าตา่ งเลอื กเอกสารท่จี ะทาใบวางบิล ตัวอยา่ งท่ี 2 การรบั ชาระหน้ีตามใบวางบิล เป็นเงนิ โอนเข้าบัญชีเงนิ ฝากของกจิ การ วันที่ 29 ส.ค.58 ออกใบเสร็จรับเงิน เลขท่ี 002 ให้กับบริษัท บีทียู จากัด เพ่ือรับชาระหนี้ตามใบวาง บลิ เลขท่ี 001 โดยลกู หนีโ้ อนเงินเขา้ บญั ชอี อมทรัพยข์ องบรษิ ทั ใบโอนเลขท่ี 001 1. เขา้ ไปที่ ระบบลูกหน้ี  เปิด work flow  ใบเสร็จสินค้า 2. เลอื กสาขาท่จี ะเข้าไปทางาน 3. เลอื กเล่ม “ใบเสร็จรบั เงนิ ” ที่จะใชง้ าน 4. กดป่มุ F3-เพิม่ เพอื่ เพ่มิ รายการ 5. คน้ ใบวางบิล บนั ทกึ รายละเอียดของใบเสรจ็ รบั เงนิ และรายการชาระเงนิ โดยการโอนเงนิ เข้าบัญชี 6. กดปุ่ม F10-SAVE เพ่อื เก็บรายการ ภาพที่ 7.29 หนา้ ตา่ งบันทึกการรบั ชาระหนโ้ี ดยค้นใบวางบลิ ภาพท่ี 7.30 หน้าต่างบันทึกรายการใบเสร็จรบั เงิน

7-17 ภาพที่ 7.31 หนา้ ตา่ งบันทึกรายการรับชาระหนี้เป็นเงนิ โอนเข้าสมุดบญั ชเี งินฝากธนาคาร 4. ระบบเจ้าหน้ี (Account Payable System) การบนั ทึกรายการในระบบเจา้ หน้ี จะมขี ั้นตอน วิธกี ารเช่นเดียวกับการบนั ทึกรายการในระบบลกู หนี้ ถา้ เจ้าหนท้ี าใบวางบิลมาก็จะทาใบรับวางบิลก่อน และเมื่อ ถึงกาหนดชาระหนี้ กจ็ ะบันทึกรายการใบเสรจ็ รบั เงนิ ซึง่ การจ่ายชาระหนี้อาจจะเปน็ เงินสด เช็ค หรอื การโอน เงินเขา้ บญั ชีเงินฝากธนาคาร รวมถึงกรณีหักภาษี ณ ท่ีจา่ ย ก็จะมาบนั ทกึ รายละเอียดการจ่ายเงนิ ภาพท่ี 7.32 Work Flow ของระบบเจ้าหนี้  ตวั อย่างการบนั ทกึ รายการในระบบเจา้ หนี้ ตัวอยา่ งท่ี 1 การรับใบวางบิล วนั ท่ี 19 ส.ค.58 ไดร้ บั ใบวางบลิ เลขที่ 1160 จากบรษิ ทั นาเจรญิ จากัด สาหรบั เอกสารซอ้ื เชื่อท่ยี ัง คา้ งชาระ ดงั นี้ ใบส่งของ/ใบกากับภาษ/ี ใบแจ้งหน้ี เลขที่อ้างอิง 77101 และ ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี เลขที่ 8341 นดั ชาระวนั ที่ 25/08/58 1. เขา้ ที่ ระบบเจา้ หนี้  เปิด work flow  ใบรบั วางบลิ

7-18 2. เลอื กสาขาทจี่ ะเขา้ ไปทางาน 3. เลือกเล่ม “ใบรับวางบลิ ” ทจ่ี ะใชง้ าน 4. กดป่มุ F3-เพม่ิ เพือ่ เพม่ิ ใบวางบิลใหม่ จะเข้ามาที่หน้าต่างใบรบั วางบลิ 5. บันทึกรายละเอยี ดของใบรบั วางบิล กดปุ่ม F10-SAVE เพือ่ เก็บข้อมลู ภาพที่ 7.33 หนา้ ต่างเขา้ บันทกึ ใบรบั วางบิล โดยใช้ Work Flow ภาพที่ 7.34 หน้าตา่ งเลอื กเอกสารเพ่อื บนั ทึกรายการใบรับวางบิล ตวั อยา่ งที่ 2 การจา่ ยชาระหนต้ี ามใบวางบลิ เปน็ เงินโอนจากบัญชเี งนิ ฝากธนาคาร และเช็ค วนั ท่ี 25 ส.ค.58 ไดร้ บั ใบเสร็จรับเงนิ เลขที่ 2160 จากบริษทั นาเจรญิ จากดั จากการชาระหนี้ตามใบ วางบิล เลขที่อ้างอิง 1160 บริษัทฯ จ่ายโดยโอนเงินจากบัญชีบัญชีออมทรัพย์เข้าบัญชีเจ้าหนี้ จานวน 40,000 บาท ทีเ่ หลอื จ่ายเปน็ เชค็ เลขท่ี 4567129 ลงวันที่ 15/09/58 1. เขา้ ไปท่ี ระบบเจ้าหน้ี  เปิด work flow  ใบเสร็จสินค้า 2. เลอื กสาขาทจี่ ะเข้าไปทางาน 3. เลือกเล่ม “ใบเสรจ็ รบั เงิน” ทจี่ ะใช้งาน 4. กดปมุ่ F3-เพม่ิ เพ่อื เพม่ิ รายการ 5. คน้ ใบวางบลิ บนั ทึกรายละเอยี ดของใบเสร็จรบั เงิน และรายการชาระเงิน 6. กดปุ่ม F10-SAVE เพอื่ เก็บรายการ

7-19 ภาพท่ี 7.35 หน้าต่างบนั ทึกการจ่ายชาระหนี้ในระบบเจ้าหน้ี ภาพท่ี 7.36 หนา้ ตา่ งบนั ทึกการจา่ ยชาระหนโ้ี ดยค้นใบวางบิล ภาพท่ี 7.37 หนา้ ต่างบนั ทึกรายการโอนเงนิ จากบัญชเี งินฝากธนาคาร

7-20 ภาพที่ 7.38 หนา้ ต่างบันทึกรายการรบั ชาระหนเ้ี ปน็ เงินโอนเขา้ สมดุ บัญชีเงนิ ฝากธนาคาร 5. ระบบเช็ค และเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank Account System) ระบบเช็คและเงิน ฝากธนาคาร เป็นระบบท่ีเช่ือมโยงกับระบบขาย ระบบซ้ือ ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ ซ่ึงที่ผ่านมาจะเห็นว่า สว่ นใหญ่เราจะบนั ทกึ รายการรับเงนิ จากลูกหนี้ และรายการจ่ายชาระเงินใหเ้ จ้าหนี้ ได้จากระบบน้นั เมื่อบนั ทึก รายการรับเงนิ ซง่ึ อาจเป็นเช็ค เงนิ สด หรอื การโอนเงนิ เข้าบัญชี กจ็ ะมาเป็นรายการในระบบเช็คและเงนิ ฝากให้ อัตโนมัติ แต่อย่างไรก็ตาม อาจจะมีรายการเช็ค หรือรายการธนาคารอื่นๆ ซ่ึงเป็นรายการภายในของบริษัท และต้องการบันทกึ เพือ่ ให้รายการในบัญชเี งินฝากครบถว้ น ภาพท่ี 7.39 Work Flow ของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร

7-21  ตัวอยา่ งการบนั ทกึ รายการในระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร ตวั อย่างที่ 1 การทาใบนาฝากเงนิ สด วันที่ 9 ส.ค.58 นาเงินสดฝากเข้าบญั ชเี งนิ ฝากออมทรัพย์ของบริษทั จานวน 10,000 บาท ใบนาฝาก เลขท่ี 001 1. เข้าที่ ระบบเชค็  เปดิ work flow  ใบนาฝาก 2. เลือกสาขาทจี่ ะเขา้ ไปทารายการ และสมดุ เงนิ ฝากธนาคารที่จะนาฝากเงนิ สด 3. บันทกึ รายการฝากเงนิ สด เมอ่ื บนั ทึกเสร็จแลว้ กดปมุ่ F10-SAVE เพอื่ เก็บรายการ ภาพท่ี 7.40 หนา้ ตา่ งเลอื กสมุดเงนิ ฝากธนาคาร ใสจ่ านวนเงิน ภาพที่ 7.41 หน้าต่างบันทึกรายการนาฝากเงนิ สด

7-22 ตวั อยา่ งท่ี 2 การทาใบนาฝากเชค็ และบนั ทกึ เช็คผ่าน วันที่ 15 ส.ค.58 ทาใบนาฝากเลขที่ 002 ฝากเช็คเลขที่ 4481234 ธนาคารกรงุ ไทย สาขาระยอง ท่ี ได้รบั จากบริษัท บที ยี ู จากัด เข้าบัญชีออมทรัพย์ของบริษัท ธนาคารคิดคา่ ธรรมเนียม 30 บาท (เช็คผา่ น) 1. เข้าที่ ระบบเช็ค  เปดิ work flow  ใบนาฝาก 2. เลอื กสาขาทจี่ ะเขา้ ไปทารายการ และสมุดเงินฝากธนาคารทีจ่ ะนาฝากเช็ค 3. บนั ทึกรายการฝากเช็ค เม่อื บันทึกเสร็จแลว้ กดปมุ่ F10-SAVE เพ่อื เก็บรายการ 4. บนั ทึกสถานะเชค็ รับผา่ น โดย เปิด work flow ระบบเช็ค  บันทกึ เชค็ รับทีผ่ ่าน 5. จะให้เลือกข้อมลู รายการเช็คทต่ี อ้ งการเปลย่ี นสถานะ ดังนี้ - เลอื กสาขาทจ่ี ะเข้าไปทารายการ - เลอื กธนาคารของสมดุ เงนิ ฝาก - เลอื กสมดุ เงนิ ฝากธนาคาร โดยคลิกเลือกที่หน้ารายการสมุดบัญชเี งินฝาก - เรียกดรู ายการเช็คโดยให้เรียงตามเลขท่ีเชค็ หรือวันทถี่ งึ กาหนดหรอื วนั ทร่ี บั เช็คนั้นมา 6. เลือกรายการเชค็ ท่ีตอ้ งการ แลว้ ระบวุ ันท่เี ชค็ ผ่าน โดยกดปุม่ Enter หรอื ใช้เมาส์คลิกปุ่ม Enter-เลือก ภาพท่ี 7.42 หนา้ ต่างบันทึกรายการทาใบนาฝากเช็คเขา้ สมุดบัญชเี งินฝากธนาคาร

7-23 ภาพท่ี 7.43 หนา้ ต่างเข้าบันทกึ รายการเช็ครับผ่าน ภาพที่ 7.44 หนา้ ต่างใส่วันที่เช็คผ่าน ภาพที่ 7.45 หน้าตา่ งแสดงสถานะ “เช็คผ่าน” 6. ระบบสินทรัพย์และค่าเส่ือมราคา (Fixed Assets and Depreciation) การทางานในระบบ สินทรัพย์ จะเป็นการคานวณค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ โดยผู้ใช้งานเพียงแค่สั่งประมวลค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ ในช่วงเดือนท่ีต้องการเท่าน้ัน แล้วโปรแกรมก็จะทาการคานวณค่าเสื่อมราคาให้ละเอียดตามจานวนวันของแต่ ละเดือน และทาการลงบัญชีให้อัตโนมัติไปยังระบบบัญชีแยกประเภทให้ด้วย แต่ในกรณีที่ผู้ใช้งาน ต้องการ ปรับปรุงตัวเลขค่าเสื่อมราคาท่ีได้จากการคานวณ จะต้องมาทาการปรับปรุงท่ีระบบสินทรัพย์ให้เรียบร้อยก่อน แล้วโปรแกรมจะ update รายการไปลงบญั ชีใหถ้ กู ตอ้ ง ส่วนการซ้ือสินทรัพย์เพ่ิม ใหท้ าการบนั ทึกรายการที่ระบบซอื้ เชน่ เดยี วกบั การซ้ือสนิ คา้ แลว้ ไปบันทึก รายการสนิ ทรพั ย์ที่ซ้ือเพม่ิ ท่ีระบบสินทรัพย์ (ดวู ิธกี ารบันทึกรายการฐานข้อมลู สนิ ทรัพย์ ในหน่วยท่ี 5)

7-24 ภาพท่ี 7.46 Work Flow ของระบบสนิ ทรพั ย์และค่าเสื่อมราคา  การบันทกึ รายการรายวนั ในระบบบัญชแี ยกประเภท การบันทึกรายการรายวนั ในระบบบญั ชแี ยกประเภท จะบันทึกที่เมนู ลงรายวนั และผู้ใช้จะต้องเลอื ก สมุดรายวนั ท่จี ะบันทึกรายการ ซ่งึ โปรแกรมเตรยี มไว้ให้ 5 เลม่ ไดแ้ ก่ สมุดรายวันทวั่ ไป (GJ) สมดุ เงนิ สดจ่าย (PC) สมุดซ้อื เช่อื (PD) สมดุ เงนิ สดรบั (SC) และสมดุ ขายเชื่อ (SD) และการบนั ทึกรายการในระบบบัญชีแยก ประเภท มปี มุ่ ฟงั กช์ น่ั ทส่ี าคญั สาหรับการบันทกึ รายการ ดงั นี้ F2-สมดุล สง่ั ให้โปรแกรมทาการคานวณยอดเงนิ ดา้ นเดบติ และเครดิตให้ดุลกัน โดยจะนายอด ทีท่ าใหด้ ลุ ไปใส่ท่รี ายการบญั ชีสุดทา้ ย F4-ลบบรรทดั ใชล้ บรายการยอ่ ยบรรทดั ทไี่ ม่ต้องการ F5-พิมพ์ สง่ั พิมพ์ Voucher ใบทท่ี ารายการอยู่ F7.Link ใช้สาหรับเขา้ ไปดูเอกสารประกอบการลงบัญชที ่ีทามาจากระบบอื่น หรือเข้าไป บันทึกเอกสารเพม่ิ เตมิ ภาพท่ี 7.47 Work Flow ของระบบบญั ชแี ยกประเภท

7-25 การบันทึกรายการรายวันในระบบบัญชีแยกประเภท กรณีท่ีมีเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ผู้ใช้ จะต้องเลือกประเภทของเอกสารให้ถูกต้อง ซึ่งกลุ่มของเอกสารประกอบการลงบัญชีทน่ี ิยมใช้โดยทั่วไป จะแบ่ง ออกเป็น 2 กลุ่ม หลกั ๆ คือ กลมุ่ ทข่ี ้นึ ต้นด้วยตัว P กลมุ่ น้ีจะเกี่ยวขอ้ งกับระบบซอ้ื และระบบเจา้ หนี้ และกลุ่มท่ี ขน้ึ ตน้ ด้วยตวั S กล่มุ นีจ้ ะเกยี่ วขอ้ งกบั ระบบขายและระบบลูกหนี้ ดังน้ี คาอธบิ ายกลุ่ม P ใบเสร็จรับเงิน (ซ้อื :ธรุ กิจซอ้ื มา-ขายไป) PBILL ใชส้ าหรบั บนั ทกึ ใบเสร็จรับเงิน เม่ือจ่ายชาระหน้ีค่าสินค้าให้กับเจา้ หน้ี PBILL_VAT ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากบั ภาษี (ซอ้ื -ธุรกจิ บรกิ าร) ใช้สาหรับบันทกึ ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกากบั ภาษี เม่อื จา่ ยชาระหนค้ี า่ บริการใหก้ ับ PINVC_SERV เจ้าหน้ี PINVD_SERV ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี-สด (ซอื้ -ธรุ กิจบรกิ าร) PINV_PROD ใช้สาหรบั บันทกึ ใบส่งของ/ใบกากับภาษี กรณซี ้ือสดของธุรกจิ บรกิ าร PTAX_353 ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี-เช่ือ (ซ้อื -ธุรกจิ บรกิ าร) ใชส้ าหรับบนั ทึกใบสง่ ของ/ใบแจง้ หนี้ กรณซี ้ือเช่อื ของธรุ กจิ บริการ ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษสี ด-เชื่อ (ซ้ือ-ธุรกิจซอ้ื มา-ขายไป) ใช้สาหรับบนั ทกึ รายการซอ้ื สด-ซ้ือเชอื่ สินค้า (ตง้ั หน้ี) หรือคา่ ใช้จ่ายอนื่ ๆ ใบหกั ภาษี ณ ทจี่ า่ ย (เราหักเขา) ใชส้ าหรับบันทกึ เอกสารใบหกั ภาษี ณ ท่จี า่ ย คาอธิบายกลมุ่ S ใบเสร็จรบั เงิน (ขาย:ธรุ กจิ ซอ้ื มา-ขายไป) SBILL ใชส้ าหรับบนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงิน เมอื่ รบั ชาระหนี้คา่ สนิ ค้าจากลูกหนี้ SBILL_VAT ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากับภาษี (ขาย-ธุรกิจบริการ) SINVC_SERV ใช้สาหรบั บันทกึ ใบเสรจ็ รับเงิน/ใบกากบั ภาษี เมื่อรบั ชาระหนคี้ ่าบริการจากลูกหนี้ SINVD_SERV ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี-สด (ขาย-ธรุ กจิ บรกิ าร) SINV_PROD ใชส้ าหรับบันทึกใบส่งของ/ใบกากับภาษี กรณีขายสดของธรุ กจิ บรกิ าร STAX_353 ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี-เชอ่ื (ขาย-ธรุ กิจบรกิ าร) ใช้สาหรับบันทึกใบส่งของ/ใบแจง้ หนี้ กรณขี ายเชื่อของธุรกิจบรกิ าร ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษสี ด-เช่ือ (ขาย-ธรุ กจิ ซื้อมา-ขายไป) ใชส้ าหรับบันทึกรายการขายสด-ขายเชอ่ื สินค้า (ตั้งหน้ี) หรือรายได้อ่ืนๆ ใบหักภาษี ณ ทจี่ า่ ย (เราถูกหกั ) ใช้สาหรบั บันทึกเอกสารใบหกั ภาษี ณ ทจี่ ่าย ที่เราถูกหัก

7-26  ตวั อย่างการบันทึกรายการในระบบบัญชีแยกประเภท 1. การบนั ทกึ รายการรายวันแบบไม่มีเอกสารประกอบการลงบัญชี ตัวอย่างที่ 1 วนั ที่ 30 ส.ค.58 จา่ ยเงินเดือนพนกั งาน เป็นเงนิ สด 10,000 บาท ทาการหกั ภาษี ณ ที่จา่ ย พนกั งานไว้ 200 บาท หักเงนิ ประกันสังคมไว้ 500 บาท ใหบ้ นั ทึกรายการที่สมดุ เงนิ สดจ่าย 1. เขา้ ท่ี ระบบบญั ชี  เปดิ work flow ลงรายวัน 2. เลอื ก “สมุดรายวันเงินสดจ่าย” ท่จี ะเข้าไปบนั ทกึ รายการ 3. ทาการเพิม่ รายการโดยกดปมุ่ F3-เพมิ่ 4. บันทึกรายละเอยี ดตามแบบฟอร์มบัญชี เสร็จแลว้ กดปุม่ F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ข้อมูล ภาพที่ 7.48 หนา้ ต่างเขา้ บันทกึ รายการรายวนั ของระบบบัญชีแยกประเภท ภาพที่ 7.49 หนา้ ตา่ งบันทึกรายการรายวนั 2. การบันทึกรายการรายวันแบบมีเอกสารประกอบการลงบัญชี ตวั อย่างที่ 2 การขายสินค้าเป็นเงนิ สด วนั ที่ 8 ส.ค. 58 ออกใบสง่ ของ/ใบกากับภาษ/ี ใบเสร็จรบั เงิน เลขที่ 002 ให้บริษัท เอเอส จากดั มี รายการสินค้าคือ Blueray Player จานวน 1 เครอื่ ง เครื่องละ 15,500 บาท ให้ส่วนลด 500 บาท 1. เขา้ ทเ่ี มนูระบบบญั ชีแยกประเภท  เปิด Work Flow ลงรายวนั  สมดุ เงินสดรับ กดปมุ่ OK  F3-เพ่ิม เพ่ือเพิ่มรายการ

7-27 2. บันทึกวนั ทีล่ งบัญชี และรายละเอยี ด กด F7-Link  F3-เพ่มิ  เลือกกลมุ่ ชนิดเอกสาร SINV_PROD  กด Enter-เลือก 3. บันทกึ รายการขายสดสินค้า กดป่มุ F10-SAVE เพื่อเกบ็ ข้อมลู 4. ทหี่ นา้ เอกสารประกอบการลงบญั ชี กดปมุ่ F9 หรือ Sum หน้า link กด Yes 5. ท่หี น้าแกไ้ ขรายวัน กดปุ่ม F10-บันทึก กด Esc-ออก ภาพที่ 7.50 หนา้ ต่างการเข้าระบบบัญชแี ยกประเภท เพ่ือบนั ทกึ รายการขายสด (สินค้า) ภาพที่ 7.51 หนา้ ตา่ งบันทกึ รายการขายสด (สินค้า) ในระบบบัญชีแยกประเภท

7-28 ภาพท่ี 7.52 หน้าตา่ งเอกสารประกอบการลงบัญชี ในระบบบญั ชีแยกประเภท ภาพท่ี 7.53 หนา้ ต่างบนั ทกึ รายการรายวนั ในระบบบญั ชีแยกประเภท ตัวอย่างท่ี 3 การซอ้ื สนิ คา้ เป็นเงินเชอื่ วันท่ี 12 ส.ค. 58 ไดร้ ับใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หน้ี เลขท่ี 21611 จากบริษทั เฮง เฮง จากัด มี รายการสินค้าคือ External Harddisk จานวน 8 เคร่อื ง เคร่อื งละ 1,800 บาท 1. เข้าทีเ่ มนูระบบบัญชแี ยกประเภท  เปดิ Work Flow ลงรายวัน  สมุดซ้ือเช่ือ กดปุม่ OK  F3-เพม่ิ เพ่อื เพิม่ รายการ 2. บันทึกวนั ทล่ี งบญั ชี และรายละเอียด กด F7-Link  F3-เพ่ิม  เลอื กกลุ่มชนดิ เอกสาร PINV_PROD  กด Enter-เลือก 3. บนั ทึกรายการขายสดสินค้า กดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ข้อมูล

7-29 4. ทีห่ น้าเอกสารประกอบการลงบญั ชี กดป่มุ F9 หรอื Sum หน้า link กด Yes 5. ที่หนา้ แกไ้ ขรายวัน กดปุ่ม F10-บนั ทึก กด Esc-ออก ภาพที่ 7.54 หนา้ ตา่ งการเข้าระบบบญั ชแี ยกประเภท เพื่อบันทกึ รายการซื้อเชื่อ (สินค้า) ภาพท่ี 7.55 หน้าตา่ งบันทึกรายการซือ้ เช่ือ (สนิ ค้า) ในระบบบัญชแี ยกประเภท

7-30 ภาพท่ี 7.56 หนา้ ต่างเอกสารประกอบการลงบัญชี ในระบบบัญชีแยกประเภท ภาพที่ 7.57 หน้าตา่ งบันทึกรายการรายวนั ในระบบบญั ชีแยกประเภท ตัวอย่างท่ี 4 การรับชาระหน้ีเปน็ เชค็ วนั ท่ี 4 ส.ค.58 ออกใบเสรจ็ รบั เงิน เลขที่ 001 ใหก้ บั บริษัท บที ียู จากัด เพื่อรับชาระหนี้ สาหรับ Invoice ขาย เลขที่ 99801 โดยได้รบั เชค็ ธนาคารกรุงไทย สาขาระยอง เลขท่ี 4481234 ลงวนั ที่ 15/08/58 รบั ชาระเตม็ จานวน 1. เข้าทีเ่ มนูระบบบัญชแี ยกประเภท  เปดิ Work Flow ลงรายวนั  สมุดเงินสดรบั กดปุ่ม OK  F3-เพ่ิม เพ่ือเพม่ิ รายการ 2. บนั ทกึ วันที่ลงบญั ชี และรายละเอยี ด กด F7-Link  F3-เพ่มิ  เลอื กกลุม่ ชนดิ เอกสาร SBILL  กด Enter-เลือก 3. บนั ทึกรายการรบั ชาระหนีค้ ่าสินค้า กดปุ่ม F10-SAVE เพือ่ เกบ็ ข้อมูล

7-31 4. ทห่ี นา้ เอกสารประกอบการลงบัญชี F3-เพิ่ม  เลือกกลมุ่ ชนดิ เอกสาร CHQ_RCV  กด Enter-เลอื ก 5. บนั ทกึ รายการรับเชค็ กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล 6. ที่หนา้ เอกสารประกอบการลงบญั ชี กดปมุ่ F9 หรือ Sum หนา้ link กด Yes 7. ทหี่ น้าแก้ไขรายวัน แก้ไขชื่อบัญชี “เงินสด” เปน็ “เช็ครับรอนาฝาก” กดป่มุ F10-บันทกึ กด Esc-ออก ภาพที่ 7.58 หน้าต่างการเข้าระบบบัญชีแยกประเภท เพ่ือบันทึกรายการรับชาระหน้ี (สินคา้ ) ภาพที่ 7.59 หนา้ ตา่ งบนั ทึกรายการรบั ชาระหน้ี (สินคา้ ) ในระบบบญั ชีแยกประเภท

7-32 ภาพที่ 7.60 หน้าต่างการเข้าระบบบญั ชแี ยกประเภท เพื่อบันทึกรายการรบั เชค็ ภาพที่ 7.61 หน้าต่างบันทึกรายการรับเช็ค ในระบบบญั ชแี ยกประเภท ภาพที่ 7.62 หนา้ ตา่ งบันทึกรายการรายวัน ในระบบบัญชีแยกประเภท

7-33 ภาพที่ 7.63 หน้าต่างบันทกึ รายการรายวัน ในระบบบญั ชีแยกประเภท ตัวอย่างที่ 5 วันที่ 28 ส.ค.58 จา่ ยคา่ น้า คา่ ไฟ ค่าโทรศพั ท์ เปน็ เงินสด - ค่านา้ ประปา ได้รับใบส่งของ/ใบกา้ กับกบั ภาษ/ี ใบเสรจ็ รบั เงนิ เลขท่ี 1287 เป็นเงนิ 2,100 บาท + ภาษมี ูลค่าเพิม่ 7% - ค่าไฟฟ้า ไดร้ ับ ใบสง่ ของ/ใบก้ากบั กับภาษ/ี ใบเสรจ็ รับเงิน เลขท่ี 8982 เป็นเงิน 3,100 บาท + ภาษมี ลู คา่ เพิ่ม 7% - คา่ โทรศัพท์ ไดร้ ับใบสง่ ของ/ใบกา้ กับกบั ภาษ/ี ใบเสรจ็ รับเงิน (บรกิ าร) เลขที่ 3894 เป็นเงนิ 1,200 บาท + ภาษมี ูลคา่ เพม่ิ 7% บริษทั ฯ หกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย ไว้ในอตั รา 3% และออกเอกสารภาษหี กั ณ ท่จี า่ ยเลขที่ 002 1. เขา้ ที่ ระบบบัญชี  เปดิ work flow ลงรายวัน 2. เลอื ก “สมดุ รายวันเงนิ สดจา่ ย” ท่ีจะเขา้ ไปบนั ทกึ รายการ 3. ทาการเพ่มิ รายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 4. เมือ่ อยทู่ ่หี นา้ ตา่ งบนั ทึกรายการรายวนั ใหก้ ดปุ่ม F7.Link 5. ทาการเพม่ิ รายการโดยกดปมุ่ F3-เพ่มิ 6. เลอื กกลุ่มเอกสารประกอบการลงบญั ชี PINV_PROD (บันทึกค่าน้าประปา) 7. เมอ่ื บันทกึ รายละเอียดของเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชเี รียบร้อยแล้ว กดป่มุ F10-บันทกึ กจ็ ะกลบั มาทีห่ น้าต่างบนั ทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี เพม่ิ รายการอีกโดยกดป่มุ F3-เพ่มิ 8. เลอื กกล่มุ เอกสารประกอบการลงบญั ชี PINV_PROD (บนั ทึกค่าไฟฟ้า) 9. เมื่อบันทึกรายละเอยี ดของเอกสารประกอบการบันทกึ บัญชีเรยี บรอ้ ยแล้ว กดป่มุ F10-บนั ทึก กจ็ ะกลบั มาท่ีหน้าต่างบนั ทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี เพมิ่ รายการอีกโดยกดปุม่ F3-เพ่มิ 10. เลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบัญชี PINVC_SERV (บันทึกค่าโทรศัพท)์ 11. เมอ่ื บันทึกรายละเอียดของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชเี รยี บรอ้ ยแลว้ กดปุ่ม F10- บนั ทกึ กจ็ ะกลับมาที่หน้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี เพม่ิ รายการอีกโดยกดปุ่ม F3-เพิม่

7-34 12. เลือกกล่มุ เอกสารประกอบการลงบัญชี PTAX_353 (บนั ทกึ ใบหักภาษี ณ ท่ีจา่ ย) 13. เมอ่ื บันทึกรายละเอียดของเอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชเี รยี บรอ้ ยแลว้ กดป่มุ F10- บนั ทกึ กจ็ ะกลับมาทหี่ น้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี 14. กดปมุ่ F9-Sum หนา้ Link โปรแกรมจะทาการวเิ คราะหบ์ ญั ชี และลงรายการให้อัตโนมัติ 15. เม่อื กลบั สหู่ น้าต่างบนั ทึกรายวนั ซึ่งจะบนั ทกึ เป็นชื่อบัญชี “ซอ้ื สด” ให้ลบชื่อบัญชี “ซอ้ื สด” ออก แลว้ แก้ไขชือ่ บญั ชีคา่ ใชจ้ ่ายและจานวนเงินใหถ้ ูกต้อง หากตอ้ งการเพ่ิมบรรทัด ให้กดปุ่ม F3-แทรกบรรทัด 16. กดปุม่ F10-SAVE เพอื่ เกบ็ รายการ Voucher ภาพท่ี 7.64 หนา้ ต่างบันทึกรายการรายวนั แบบมเี อกสารประกอบการบันทึกบญั ชี ภาพที่ 7.65 หนา้ ต่างบนั ทึกรายการรายวนั (คา่ นา้ ประปา)

7-35 ภาพท่ี 7.66 หน้าตา่ งบันทึกรายการรายวนั (คา่ ไฟฟา้ ) ภาพท่ี 7.67 หนา้ ตา่ งบนั ทกึ รายการรายวนั (คา่ โทรศัพท์) ภาพท่ี 7.68 หน้าต่างบันทึกรายการรายวนั (ใบภาษีหกั ณ ที่จา่ ย)

7-36 ภาพท่ี 7.69 หน้าตา่ งเอกสารประกอบการลงบัญชี ในการบนั ทกึ รายการรายวนั ภาพท่ี 7.70 หนา้ ต่างบันทกึ รายการรายวนั ภาพท่ี 7.71 หนา้ ตา่ งบนั ทึกรายการรายวนั *********************

7-37