Important Announcement
PubHTML5 Scheduled Server Maintenance on (GMT) Sunday, June 26th, 2:00 am - 8:00 am.
PubHTML5 site will be inoperative during the times indicated!

Home Explore คู่มือระบบเช่า

คู่มือระบบเช่า

Published by apina_ka, 2020-09-01 02:10:06

Description: คู่มือระบบเช่า

Search

Read the Text Version

คมู่ ือการปฏบิ ตั ิงานด้านการเช่าใช้เครือ่ งจกั ร- ยานพาหนะในระบบบริหารการเชา่ เครอื่ งจักรกล ส่วนสารสนเทศเครื่องจกั รกล สานกั เครือ่ งกลและส่ือสาร กรมทางหลวง

คำนำ คู่มือการปฏิบัติงานด้านการเช่าใช้เคร่ืองจักร-ยานพาหนะในระบบบริหารการเช่าเคร่ืองจักรกลของเงินทุน หมุนเวียนฯ ฉบับนี้ จัดทาขึ้นเพื่อให้เจ้าหน้าที่เงินทุนหมุนเวียนฯ ผู้เกี่ยวข้อง และผู้สนใจ ใช้เป็นหลักเกณฑ์หรือ แนวทางในการปฏิบัติงานด้านการบริการการเช่าเครื่องจักรกลอย่างมีมาตรฐานและถือปฏิบัติในแนวทางเดียวกัน ช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจก่อให้เกิดปัญหาในการปฏิบัติงาน และความเข้าใจที่ไม่ตรงกันในเร่ืองการขอเช่า ขอใช้ การโอนย้าย การรับโอนเครอ่ื งจักรกลเพื่อใช้งาน การบันทึกการปฏบิ ตั ิงานของเคร่อื งจักร-ยานพาหนะ การขอเลิก เชา่ กอ่ นครบสัญญาเช่า การตรวจสอบเคร่ืองจักรท่ีไมม่ สี ัญญาเชา่ ประจาวัน การขอแก้ไขค่าเชา่ การสรุปข้อมูลสถิติ เช่า/ใช้เคร่ืองจักรกล และการประมาณการรายได้ เป็นต้น โดยแสดงถึงข้ันตอนต่าง ๆ ของการปฏิบัติงานฯ ตลอดจนผังงานของระบบงาน (Flow chart) เพื่อช่วยให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจนในแต่ละกระบวนการ ซ่ึงจะ ส่งผลให้การทางานบรรลุผลสาเรจ็ ได้อย่างมปี ระสทิ ธิภาพและประสิทธผิ ล คณะผู้จดั ทาหวงั เป็นอย่างย่ิงว่า คู่มือฯ ฉบบั น้ี จะใช้เปน็ แนวทางในการปฏิบัติงานไดเ้ ป็นอยา่ งดี และบรรลุ ผลสัมฤทธ์ิตามวตั ถปุ ระสงคท์ ่ตี งั้ เป้าหมายไวท้ ุกประการ สว่ นสารสนเทศเครื่องจักรกล สานักเครอื่ งกลและส่ือสาร มถิ ุนายน 2563

สารบญั หนา้ 1. หลกั การและเหตผุ ล 1 2. วตั ถปุ ระสงค์ 1 3. ขอบเขต 1 4. คาจากัดความ 1 5. ความรู้/เครือ่ งมือท่จี าเป็น 2 6. บทบาทหนา้ ที่ความรับผิดชอบ 2 7. ผังกระบวนงานมาตรฐานการใหบ้ รกิ ารการเช่าและใชเ้ คร่ืองจักรกล 4 8. ข้นั ตอนการให้บรกิ ารขอเชา่ และขอใช้เครอ่ื งจกั รกล 9 9. การปฏบิ ัติงานในระบบบริหารการเชา่ เคร่อื งจกั รกล 14 10. การตดิ ตามและประเมนิ ผล 41 11. ปญั หาอปุ สรรคและวิธีแกไ้ ข/ข้อเสนอแนะ 41 12. แบบฟอรม์ ทีใ่ ช้ 44 13. เอกสารอา้ งองิ 44 ภาคผนวก ก รหสั ประเภทงานที่ใช้รายงานการปฏิบตั งิ านของเครอ่ื งจักรกล ข เอกสารท่ีเกย่ี วข้องกับการดาเนนิ งาน ค คณะทางานโครงการจัดการความรู้ (ระบบสารสนเทศเพ่ือการบริหารเครอื่ งจักรกล เงินทุนหมุนเวยี นฯ ระบบเชา่ ) ง ตดิ ตอ่ สอบถามปัญหาเกยี่ วกับงานด้านระบบบริหารการเช่าฯ และดา้ นไอที (Network) ของเงินทนุ หมุนเวยี นฯ

1 1. หลกั การและเหตุผล เพ่ือให้การบริหารจัดการเงินทุนหมุนเวียนฯ ด้านการบริการเช่าใช้เครื่องจักรกลบรรลุเป้าหมาย ตาม วัตถุประสงค์สูงสุดนั้น ต้องอาศัยองค์ประกอบหลายอย่าง และองค์ประกอบท่ีมีความสาคัญยิ่ง คือ บุคลากรท่ีมี ทักษะความเชี่ยวชาญในการควบคุม ดูแล บริหารเครือ่ งจักรกล ท่ีมีประสบการณ์ ความเช่ียวชาญชานาญในงาน แต่ ดว้ ยนโยบายรัฐบาลที่ต้องการลดคา่ ใช้จ่ายภาครัฐจึงกาหนดให้ลดขนาดองค์กรลง โดยมีหลักคิดว่า “ใชค้ นน้อยแต่ได้ งานมากและเกิดประโยชน์สูงสุด” ซ่ึงสายงานสนับสนุนมักถูกนามาพิจารณาในการดาเนินการก่อนเป็นลาดับต้น ๆ จากนโยบายดังกล่าว ส่งผลให้เกิดการเลิกจ้างลูกจ้างประจาและบุคลากรในส่วนอ่ืน ๆ โดยไม่มีการทดแทน ทาให้ ขาดช่วงบุคลากรที่จะรับการถ่ายทอดทักษะความชานาญจากรุ่นสู่รุ่น สานักเครื่องกลและส่ือสารได้ตระหนักถึง ปัญหาท่ีเกิดขึ้น จึงพยายามแก้ไขปัญหาโดยการจัดให้มีการฝึกอบรมบุคลากรควบคุมและดูแลเครื่องจักรกล แต่ก็ยัง ไมเ่ พียงพอ ดังนั้นคณะทางานโครงการจัดการความรู้ฯ จึงได้จัดทาคู่มือการปฏิบัติงานด้านการเช่าใช้เครื่องจักร- ยานพาหนะในระบบบริหารการเช่าเคร่ืองจักรกล และวีดีโอสาธิต เพ่ือให้ความรู้ ทักษะ ความเชี่ยวชาญ ชานาญ ต่าง ๆ ยังคงอยู่ต่อไป และนาไปเผยแพร่ในการฝึกอบรม (Training) ได้อย่างต่อเนื่อง เกิดผลสัมฤทธ์ิรวดเร็วอย่าง กวา้ งขวาง 2. วตั ถปุ ระสงค์ 2.1 เพ่อื ใช้เปน็ คูม่ ือประกอบการปฏิบัติงานในระบบบริหารการเชา่ เครอื่ งจักรกลท่ีมมี าตรฐานและถือปฏบิ ัติใน แนวทางเดยี วกัน 2.2 เพ่ือให้เจ้าหน้าที่เงินทุนหมุนเวียนฯ ผู้เก่ียวข้องและผู้สนใจ มีความรู้ความเข้าใจในด้านบริการการเช่าใช้ เคร่ืองจักรกลของเงินทุนหมุนเวียนฯ สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องตามขั้นตอน และมีประสิทธิภาพ มากขึ้น 3. ขอบเขต คู่มือการปฏิบัติงานฉบับนี้ ครอบคลุมกระบวนงานมาตรฐานการให้บริการการเช่าและใช้เครื่องจักรกล/ ขั้นตอนการปฏิบัติงานสาหรับการขอเช่าการขอใช้เคร่ืองจักรกลของแต่ละศูนย์เคร่ืองจักรกล การอนุมัติการเช่า การโอนย้ายเคร่ืองจักรกลจากศูนย์เครื่องจักรกลผู้ให้เช่าเดิมไปยังศูนย์เครื่องจักรกลผู้ให้เช่าใหม่ การรับโอน เคร่ืองจักรกลเพื่อใช้งาน และบันทึกการปฏิบัติงานของเครื่องจักร-ยานพาหนะในระหว่างการเช่า การขอเลิกเช่า เครื่องจักรกลเม่ือต้องการเลิกใช้งานก่อนครบกาหนดการเช่า การตรวจสอบเคร่ืองจักรกลท่ีไม่มีสัญญาเช่า ประจาวัน การขอแก้ไขค่าเช่า การสรุปข้อมูลสถิติเช่า/ใช้เคร่ืองจักรกล การประมาณการรายได้ค่าเช่าประจาปี หลังจากได้ข้อมูลการใช้งานเบ้ืองต้นแล้วก็จะนาข้อมูลเหล่านี้ไปคานวณค่าเช่า และคานวณเปอร์เซ็นต์การ ปฏบิ ัติงานส่งฝา่ ยการเงิน เพ่อื ใชใ้ นการจัดทารายงานตา่ ง ๆ ตอ่ ไป 4. คาจากัดความ 4.1 Pool Superintendent (PS) หมายถึง ตัวแทนเงินทุนหมุนเวียนฯ สานักงานทางหลวง/ศูนย์สร้างทาง/ ศูนยส์ ร้างและบูรณะสะพาน 4.2 Fund District Representative (FDR) หมายถึง ตวั แทนเงนิ ทนุ หมนุ เวยี นฯ แขวงทางหลวง

2 4.3 สก./สทล./ศท./ศ.สส./ขท. หมายถงึ สานกั เคร่อื งกลและสอ่ื สาร/สานกั งานทางหลวง/ศูนย์สรา้ งทาง/ศนู ย์ สร้างและบรู ณะสะพาน/แขวงทางหลวง ตามลาดับ 4.4 EMS หมายถึง Equipment Management System ระบบสารสนเทศบริหารเคร่ืองจกั รกล 4.5 ระบบบริหารการเช่าเคร่ืองจักรกล (ระบบ EMS) เป็นระบบท่ีรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน เครื่องจักรกล เพื่อใช้ในการบริหารการใช้งานเคร่ืองจักรกลงานเงินทุนหมุนเวียนฯ และนอกเงินทุน หมนุ เวยี นฯ ท้ังภายในสว่ นกลางและส่วนภูมิภาค 5. ความรู้/เครอ่ื งมอื ท่จี าเป็น 5.1 เครื่องคอมพวิ เตอร์ท่เี ช่อื มตอ่ กบั เครือข่ายระบบบริหารเครื่องจักรกลของกรมทางหลวง 5.2 เครอ่ื งพมิ พเ์ อกสาร 5.3 เจ้าหน้าที่เงินทุนฯ หรือเจ้าหน้าท่ีซึ่ง PS/FDR มอบหมาย ต้องมีความรพู้ ื้นฐานทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ในฐานะผูใ้ ช้งานระบบ EMS เชน่ การบนั ทกึ ขอ้ มูล และการพิมพเ์ อกสารจากระบบ EMS เปน็ ตน้ 6. บทบาทหนา้ ทค่ี วามรบั ผดิ ชอบ 6.1 Pool Superintendent (PS) ตัวแทนเงินทุนหมุนเวียนฯ สานักงานทางหลวง/ศูนย์สร้างทาง/ศูนย์สร้าง และบูรณะสะพาน มีหน้าท่แี ละความรบั ผิดชอบ ดังน้ี - เป็นผ้ลู งนามตกลงให้เช่า/ใหใ้ ช/้ เลิกเชา่ เครื่องจกั รกลในสงั กดั - ควบคุม กากบั การสง่ มอบ/ส่งกลับเครอ่ื งจกั รกลใหเ้ ชา่ - ควบคุมดูแลการใช้งานของเครอ่ื งจกั รกลในสงั กัด - เป็นผู้ลงนามในใบแจ้งหน้ีค่าเช่าเคร่ืองจักรกล กรณีให้หน่วยงานภายนอกกรมทางหลวงเช่าใช้ เครอื่ งจกั รกล 6.2 Fund District Representative (FDR) ตัวแทนเงินทุนหมุนเวียนฯ แขวงทางหลวง มีหน้าท่ีและความ รับผิดชอบ ดังน้ี - เป็นผู้ลงนามตกลงใหเ้ ช่า/ ใหใ้ ช/้ เลิกเช่าเคร่อื งจักรกลในสงั กดั - ควบคุม กากบั การสง่ มอบ/สง่ กลบั เครอ่ื งจกั รกลให้เชา่ - ควบคมุ ดแู ลการใชง้ านของเคร่อื งจกั รกลในสงั กดั - เป็นผู้ลงนามในใบแจ้งหน้ีค่าเช่าเครื่องจักรกล กรณีให้หน่วยงานภายนอกกรมทางหลวง เช่าใช้ เครื่องจักรกล 6.3 เจา้ หน้าที่เงนิ ทนุ ฯ หรือเจา้ หนา้ ทผี่ ซู้ ่ึง PS/FDR มอบหมาย มีหน้าทแ่ี ละความรบั ผิดชอบ ดังนี้ - บันทึก/แจ้งผลการพิจารณาอนุมัติการเช่า/ขอใช้/เลิกเช่า ด้วยระบบ EMS ของหน่วยงานในสังกัด และ ส่งเอกสารผลการอนมุ ตั ใิ หผ้ ู้ขอเชา่ - ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานในสังกัด PS และเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานผู้เช่าในสังกัดและต่าง สังกดั ในการรายงานการปฏิบัติงานเพื่อคานวณค่าเชา่ เครื่องจักรกลดว้ ยระบบ EMS ทกุ สิ้นเดอื น - ประสานงานกับผู้ขอเช่าหน่วยงานภายในทางหลวงและหน่วยงานภายนอกกรมทางหลวงเก่ียวกับการ ใหบ้ รกิ ารเชา่ เครอ่ื งจักรกล รวมทัง้ ใหค้ าแนะนาการกรอกแบบฟอร์มทเี่ กีย่ วข้อง

3 - จัดทา/บันทึกสัญญาเช่าเครื่องจักรกล (ED4)/ขอใช้เคร่ืองจักรกล (ED4M) ด้วยระบบ EMS พิมพ์เป็น เอกสาร - จัดทาใบแจ้งเลิกเช่าเครื่องจักรกล (ED5) โดยใช้แบบฟอร์มที่กาหนดให้จากสานักเคร่ืองกลและส่ือสาร/ บันทกึ ใบแจง้ เลิกเชา่ เครื่องจักรกล (ED5) ดว้ ยระบบ EMS - จัดทา/บันทึกใบส่งพัสดุและโอนย้ายเคร่ืองจักรกล–ยานพาหนะ (พ.1-26 ถ้ามี) จากระบบ EMS พิมพ์ เป็นเอกสาร - จัดทารายงานการปฏิบัติงานของเคร่ืองจักร-ยานพาหนะ (EC1-W) โดยใช้แบบฟอร์มท่ีกาหนดให้จาก สานกั เคร่อื งกลและสือ่ สาร และบันทกึ รายงานการปฏิบตั งิ านของเคร่ืองจักรยานพาหนะด้วยระบบ EMS - จัดทารายงานค่าเช่าเครื่องจักรกล แยกตามเครื่องจักรกล หรือแยกตามผู้เช่า (รายงานข้อ 13 ในระบบ EMS) สง่ สานกั เคร่อื งกลและสือ่ สาร - นาสง่ รายไดค้ า่ เช่าเครื่องจกั รกลเข้าบญั ชีเงนิ ทุนหมนุ เวียนฯ 6.4 เจ้าหนา้ ทีส่ ว่ น/ฝ่าย/งานปรบั ซอ่ มเคร่ืองจกั รกลผซู้ งึ่ PS/FDR มอบหมาย มีหนา้ ทแี่ ละความรับผิดชอบ ดงั น้ี - จดั เตรียมเคร่ืองจักรกลให้ผู้ขอเช่า โดยตรวจสอบหมายเลขและสถานะของเคร่ืองจักรกลตามสัญญาเช่า เคร่ืองจกั รกล - ประสานงานกบั ผู้ขอเช่าเก่ียวกับการรับ/ส่งเคร่ืองจกั รกลตามระเบียบราชการ กรณีเช่าข้ามหนว่ ยงานใช้ ระเบยี บพัสดุ/กรณเี ชา่ ภายในหน่วยงานใช้แบบฟอรม์ ท่ีกาหนดภายในหน่วยงาน - ติดตาม ควบคมุ ดแู ล และรับรองการปฏิบตั งิ านของเครือ่ งจกั รกลท่ใี ห้เช่า 6.5 เจา้ หน้าทข่ี อง สก./สทล./ศท./ศ.สส./ขท. มีหนา้ ทีแ่ ละความรับผดิ ชอบ ดงั นี้ - จดั ทาใบขอเชา่ /ขอใชเ้ คร่ืองจักรกล เสนอผ้บู งั คับบัญชาตามลาดับ - ตรวจสอบงบประมาณค่าเชา่ เครอ่ื งจกั รกลของผ้ขู อเช่า ซึ่งอยู่ในบันทึกแนบ ED4 - ประสานงานระหว่างเจ้าหน้าที่เงินทุนฯ หรือเจ้าหน้าที่ผู้ซงึ่ PS/FDR มอบหมายกับผู้ขอเช่าในการจัดทา สัญญาเชา่ ฯ ใบแจ้งเลิกเชา่ ฯ - จดั ทาบนั ทึกขอเลกิ เชา่ กรณีมีการเลกิ เชา่ ก่อนครบสัญญา 6.6 หัวหน้าส่วนราชการ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ควบคุมการเช่าใช้เคร่ืองจักรกลของกรมทางหลวง (ผู้เช่า ไดแ้ ก่ นายช่างโครงการฯ หมวดทางหลวง) มีหน้าที่และความรับผิดชอบ ดังนี้ - พิจารณาอนมุ ตั กิ ารขอเช่าเครื่องจกั รกลของเงินทุนหมุนเวยี นฯ มาปฏบิ ตั ิภารกิจของกรมทางหลวง เปน็ ผู้ ลงนามในสัญญาเชา่ /เลกิ เช่าเครือ่ งจักรกล

4 7. ผังกระบวนงานมาตรฐานการใหบ้ ริการการเชา่ และใช้เคร่ืองจกั รกล 7.1 ผังกระบวนการให้บรกิ ารเช่าและใชเ้ คร่ืองจกั รกล ผูร้ บั ผิดชอบ กจิ กรรม เอกสารทเี่ ก่ยี วขอ้ ง 1. เจา้ หนา้ ทข่ี อง สก./สทล./ ทาใบขอเช่าเคร่ืองจกั รกล บนั ทึกข้อความขอเช่า/ ศท./ศ.สส/ขท. ขอใช้เครื่องจักรกล ไม่อนุมัติ 2. หัวหนา้ สว่ นราชการ/ผ้ทู ่ีไดร้ บั พจิ ารณาอนุมัติ มอบหมายของกรมทางหลวง ให้เชา่ 3. เจา้ หนา้ ทีเ่ งินทุนหรือเจ้าหน้าทีซ่ งึ่ อนมุ ัติ PS/FDR มอบหมายเจ้าหน้าที่ ลงรับ (เจา้ หน้าทเี่ งินทุน) สว่ น/ฝ่าย/งานปรบั ซ่อมเคร่ืองจักรกล 4. PS/FDR พจิ ารณา ประสาน จดั หาเครอื่ งจักรกล (ไม่เกิน 1 วนั ทาการ) 5. เจ้าหน้าทีเ่ งนิ ทุนหรือเจ้าหนา้ ที่ซง่ึ กรณีเช่าภายในหนว่ ยงาน และเช่า ED4 และ พ.1-26 PS/FDR มอบหมายเจ้าหน้าที่ หนว่ ยงานนอกสงั กัด ตกลงทาสัญญาเชา่ / ส่วน/ฝา่ ย/งานปรบั ซอ่ มเคร่ืองจกั รกล ใช้ และจดั ทาเอกสารนาสง่ เครือ่ งจักรกล (ไม่เกิน 1 วันทาการ) 6. หวั หนา้ ส่วนราชการ/ผทู้ ไ่ี ด้รับ ลงนามตกลงการเช่า/ ใช้ มอบหมายของกรมทางหลวง (ผู้เชา่ ลงนาม) PS/FDR (ไม่เกิน 1 วนั ทาการ) ก

5 7. เจา้ หนา้ ที่เงินทนุ หรือเจา้ หนา้ ทซ่ี ึง่ ก PS/FDR มอบหมายเจ้าหนา้ ท่ี ก สว่ น/ฝา่ ย/งานปรบั ซอ่ มเครื่องจกั รกล - สง่ เครื่องจกั รกลและเอกสารที่เกย่ี วข้อง ใหผ้ เู้ ชา่ - เมอ่ื ผเู้ ช่าไดร้ บั แลว้ ให้สง่ เอกสาร กลับคืนหนว่ ยงานผ้ใู ห้เชา่ (ไม่เกิน 2 วนั ทาการ) 8. เจา้ หน้าทเี่ งินทุนหรอื เจา้ หนา้ ที่ซง่ึ บันทึกรับรองรายงาน/จดั ทา/ PS/FDR มอบหมายเจ้าหนา้ ท่ี การปฏิบัติงานของเครือ่ งจักรกล สว่ น/ฝ่าย/งานปรบั ซ่อมเคร่ืองจกั รกล (ไม่เกนิ 7 วันทาการ) 9. เจ้าหนา้ ท่เี งินทุนหรือเจ้าหนา้ ทซ่ี ึ่ง - เจ้าหนา้ ทีเ่ งินทุนคานวณคา่ เชา่ PS/ FDR มอบหมายเจา้ หนา้ ท่ี - แจ้ง สก. ให้ตรวจสอบรายงานค่าเช่า ส่วน/ฝา่ ย/งานปรบั ซ่อมเคร่ืองจกั รกล (นบั จากสนิ้ เดือนไม่เกนิ 5 วันทาการ) ไม่ถูกต้อง 10. เจ้าหน้าทส่ี ่วนสารสนเทศฯ ของ สก. ตรวจสอบรายงาน คา่ เช่า (ไมเ่ กิน 1 วันทา ถกู ต้อง 11. เจา้ หนา้ ทีส่ ว่ นสารสนเทศฯ ของ สก. พิมพ์รายงานคา่ เชา่ จากระบบ EMS สง่ ส่วนบัญชี เงนิ ทุนฯ เพื่อออกใบแจง้ หน้ี (ไม่เกนิ 1.5 วนั ทาการ) ข

6 12. เจ้าหน้าท่สี ว่ นบัญชีเงนิ ทนุ ฯ ของ สก. ข ออกใบแจ้งหนี้ (ไม่เกนิ 2 วันทาการ) 13. ฝา่ ยบญั ชีของหนว่ ยงานผู้เชา่ เบิกจา่ ยเงินคา่ เชา่ (ไมเ่ กิน 5 วนั ทาการ) รวมระยะเวลาดาเนนิ การไม่เกนิ 24 วันทาการ

7.2 ผงั กระบวนงานการแจง้ เลกิ เชา่ เครอ่ื งจกั รกลก่อนสน้ิ สดุ สัญญาเช่า 7 ผูร้ ับผิดชอบ กจิ กรรม เอกสารที่เกย่ี วขอ้ ง 1. เจา้ หนา้ ที่ของ สก./สทล./ศท./ ทาเรื่องขอเลิกเชา่ ศ.สส/ขท. (ไม่เกนิ 0.5 วันทาการ) 2. เจา้ หน้าทเ่ี งินทนุ หรอื เจา้ หนา้ ที่ซงึ่ จัดทาใบแจ้งเลิกเชา่ / เลกิ ใช้ PS/FDR มอบหมายเจ้าหน้าที่ส่วน/ เครื่องจักรกล ฝา่ ย/งานปรับซอ่ มเคร่ืองจกั รกล (ไมเ่ กิน 1 วนั ทาการ) 3. หัวหน้าส่วนราชการ/ผู้ที่ได้รบั มอบหมายของกรมทางหลวง ไม่อนุมตั ิ ED5 ลงนามขอเลิกเชา่ / เลิกใช้ (ไมเ่ กิน 1 วันทาการ) 4. PS/FDR พจิ ารณาอนมุ ัตหิ รือ 5. เจา้ หน้าท่ีส่วนสารสนเทศฯ ของ สก. ตกลงเลิกเช่า/เลกิ ใช้ (ไมเ่ กิน 1 วนั ทาการ) อนุมตั ิ ยนื ยนั ในระบบ ก

6. เจา้ หนา้ ทเ่ี งนิ ทุนหรอื เจา้ หน้าทซ่ี ง่ึ ก 8 PS/FDR มอบหมายเจ้าหน้าทีส่ ว่ น/ ฝ่าย/งานปรับซ่อมเครอื่ งจกั รกล รับ/ส่งเคร่อื งจักรกล พ.1-26 (ไม่เกนิ 2 วันทาการ) ภายในหนว่ ยงาน 7. เจา้ หนา้ ที่เงนิ ทนุ หรอื เจา้ หน้าที่ซึ่ง รบั เคร่อื งจักรกลคนื โดยจดั ทาใบ ในหนว่ ยงานใช้ พ.1-19 PS/FDR มอบหมายเจ้าหนา้ ที่ส่วน/ สง่ พสั ดุชวั่ คราว ฝ่าย/งานปรบั ซอ่ มเคร่ืองจกั รกล (ไม่เกิน 2 วนั ทาการ) ภายนอกหน่วยงาน 8. เจา้ หนา้ ทีเ่ งินทนุ หรอื เจา้ หน้าท่ซี ่ึง รบั เคร่อื งจักรกลคนื โดยจดั ทาบันทกึ นอกหน่วยงานใช้ พ.1-26 PS/FDR มอบหมายเจ้าหนา้ ที่สว่ น/ ใบสง่ พสั ดุและโอนย้ายเครื่องจักรกล ฝา่ ย/งานปรบั ซอ่ มเครื่องจกั รกล -ยานพาหนะฯ (พ.1-26) (ไม่เกนิ 2 วนั ทาการ) รวมระยะเวลาดาเนินการไมเ่ กิน 14 วนั ทาการ

9 8. ขน้ั ตอนการใหบ้ รกิ ารขอเช่าและขอใช้เครอ่ื งจักรกล 8.1 การให้บริการเช่าและใชเ้ ครือ่ งจักรกล 8.1.1 ทาใบขอเช่าเคร่ืองจกั รกล ระยะเวลาดาเนินการ–วัน เจ้าหน้าท่ีของ สก./สทล./ศท./ศ.สส./ขท. (ผู้ขอเช่า) ดาเนนิ การ ดังน้ี  หน่วยงานภายในกรมทางหลวงขอเชา่ เคร่ืองจกั รกล - จดั ทาบันทกึ ข้อความขอเช่า/ขอใช้ (สาหรับหน่วยงานกรมทางหลวง) เสนอผู้บังคับบัญชาตามลาดับ (โดยใช้บัญชอี ัตราค่าเชา่ สาหรบั กรมทางหลวง)  หนว่ ยงานภายนอกกรมทางหลวงขอเชา่ เคร่ืองจักรกล - นาใบขอเช่าเครื่องจักรกล (สาหรับหน่วยงานนอกกรมทางหลวง) ให้ผู้ขอเช่ากรอกพร้อมอธิบาย วิธีการกรอกแบบฟอร์มให้ครบถ้วน แล้วเสนอผู้บังคับบัญชาตามลาดับ (ใช้บัญชีค่าเช่า สาหรับ หนว่ ยงานภายนอกกรมทางหลวง) 1) กรณีเปน็ บคุ คลธรรมดา - แนบสาเนาบัตรประชาชน หรอื สาเนาทะเบียนบ้านของผู้เช่าพร้อมรับรองสาเนาถูกต้อง 2) กรณเี ป็นนิตบิ ุคคล - แนบสาเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียนของผู้เช่า และหนังสือมอบอานาจของผู้เช่า พร้อม สาเนาบัตรประชาชนหรือสาเนาทะเบียนบ้านของผู้มอบอานาจและผู้รับมอบอานาจพร้อม รับรองสาเนาถูกต้องและประทับตราของผเู้ ชา่ (ถา้ มี) 3) กรณเี ปน็ หนว่ ยงานของรฐั (เช่น เทศบาล อบจ. อบต.) - ใหห้ วั หนา้ หนว่ ยงานของผู้เชา่ หรอื ผูไ้ ดร้ บั มอบอานาจจากหัวหนา้ หน่วยงานของผู้เชา่ เปน็ ผขู้ อเช่า - ผู้ขอเช่าประสานงานกับเจ้าหน้าที่เงินทุนฯ หรือเจ้าหน้าที่ผู้ซ่ึง PS/FDR มอบหมายกับผู้ขอเช่า ในการจดั ทาสัญญาเชา่ ฯ 8.1.2 พิจารณาอนุมัติให้ขอเช่า ระยะเวลาดาเนินการ–วัน (เพิ่มของหน่วยงานภายนอก) หัวหน้าส่วนราชการ หรอื ผู้ทไ่ี ดร้ ับมอบหมายให้ควบคมุ การเช่าใชเ้ คร่ืองจักรกลของกรมทางหลวง (ผู้เชา่ ) ดาเนนิ การ ดงั นี้  พจิ ารณาอนุมัตกิ ารขอเชา่ เครอ่ื งจักรกลของเงนิ ทุนหมุนเวียนฯ มาปฏิบตั ิภารกิจของกรมทางหลวง (ใน กรณีอนุมัติ/ไม่อนุมัติ) กรณีอนุมัติ ลงนามในใบขอเช่าเครื่องจักรกล (สาหรบั หน่วยงานกรมทางหลวง) และส่งเอกสารให้เจ้าหน้าท่ีของ สก./สทล./ศท./.สส./ขท. ดาเนินการต่อไป กรณีไม่อนุมัติ ไม่ลงนาม ใบขอเชา่ เครื่องจักรกล 8.1.3 ลงรับ (เจา้ หนา้ ท่ีเงนิ ทุนฯ) เจ้าหน้าท่ีเงินทนุ ฯ หรือเจา้ หน้าที่ซ่ึง PS/FDR มอบหมายเจา้ หน้าทีส่ ่วน/ฝ่าย/ งานปรับซ่อมเครอื่ งจกั รกล ดาเนินการ ดังนี้  ลงรับบนั ทึกข้อความในแบบ บ. 1-01 เรื่อง ขอเชา่ เครอ่ื งจักรกล 8.1.4 พิจารณา ประสาน จดั หาเครื่องจักรกล ระยะเวลาดาเนินการไม่เกิน 1 วันทาการ PS/FDR มอบหมาย

10 8.1.5 เชา่ ภายในหน่วยงาน และเชา่ หนว่ ยงานนอกสงั กัด ตกลงทาสัญญาเชา่ /ใช้ และจดั ทาเอกสารนาส่ง เครือ่ งจักรกล ระยะเวลาดาเนินการไมเ่ กนิ 1 วันทาการ เจ้าหน้าท่เี งินทุนฯ หรอื เจ้าหนา้ ที่ซง่ึ PS/FDR มอบหมายเจ้าหน้าที่สว่ น/ฝ่าย/งานปรบั ซ่อมเครื่องจกั รกล ดาเนนิ การ ดังน้ี  กรณีมีเครือ่ งจกั รกลให้เช่า/ใช้ ครบตามใบขอเชา่ - จัดพิมพ์สัญญาเช่าโดยแยกประเภทและช่วงเวลาตามความเหมาะสมตามวิธีปฏิบัติงานการทา สัญญาเช่าเคร่ืองจักรกล/ขอใช้เคร่ืองจักรกล (ED4/ED4M) ประสานงานกับเจ้าหน้าท่ีของ สก./ สทล./ศท./ศ.สส./ขท. โดยใหผ้ ู้ขอเช่าลงนามในสญั ญาเชา่ เครื่องจักรกล (ED4)  กรณมี ีเครื่องจกั รกลให้เช่า/ใช้ ไมค่ รบตามใบขอเช่า - ประสานกับเจ้าหน้าที่เงินทุนฯ หรือเจ้าหน้าที่ผู้ซึ่ง PS/FDR มอบหมายหน่วยงานใกล้เคียงเพื่อจัด เคร่ืองจักรกลให้ได้ครบตามใบขอเช่า โดยโอนเครื่องจักรในระบบบริหารการเช่าเคร่ืองจักรกล (ระบบ EMS) ก่อนทาสัญญาเช่าจัดทาใบส่งพัสดุและโอนย้ายเครื่องจักรกล (พ.1-26) ในระบบ บริหารการเช่าเคร่ืองจักรกล (ระบบ EMS) และให้หัวหน้าส่วนราชการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายลง นามเจรจาตกลงการเช่าใช้กับผู้ขอเช่าจนได้ข้อยุติ เช่น เปล่ียนแปลงช่วงเวลาเช่าให้เหมาะสมตาม สถานการณ์ เป็นต้น จัดพิมพ์สัญญาเชา่ โดยแยกประเภทและช่วงเวลาตามความเหมาะสม ตามวิธี ปฏบิ ัติงานการทาสญั ญาเชา่ เคร่ืองจักรกล/ขอใช้เครือ่ งจกั รกล (ED4/ED4M) กรณกี ารขอเช่า/ขอใช้ เคร่ืองจักรกล หรือใบแจ้งเลิกเช่าเครื่องจักรกล (ED5) กรณีการเลิกเช่าเครื่องจักรกล ด้วยระบบ EMS เสนอ PS/FDR ลงนามในสัญญาเช่าเครื่องจักรกล (ED4) ประสานงานกับเจ้าหน้าท่ีของ สก./ สทล./ศท./ศ.สส./ขท. โดยใหผ้ ขู้ อเช่าลงนามในสัญญาเชา่ เครื่องจักรกล (ED4) 8.1.6 ลงนามตกลงการเช่า/ใช้ ระยะเวลาดาเนินการไม่เกิน 1 วันทาการ PS/FDR และผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ ควบคมุ การเชา่ ใชเ้ ครอื่ งจักรกลของกรมทางหลวงดาเนินการ ดงั น้ี  PS/FDR ลงนาม ผูใ้ หเ้ ชา่ /ผู้อนญุ าต ท้ังตน้ ฉบบั และสาเนาคู่ฉบับ แล้วสง่ เอกสารทงั้ หมดให้ เจ้าหนา้ ที่ เงนิ ทนุ ฯ หรอื เจา้ หน้าที่ผซู้ ึง่ PS/FDR มอบหมายดาเนนิ การต่อไป  ผู้เชา่ /ผู้ขออนญุ าต ลงนาม ผเู้ ช่า/ผู้ขออนญุ าตทงั้ ต้นฉบบั และสาเนาคูฉ่ บบั แลว้ สง่ เอกสารทั้งหมดให้ เจา้ หนา้ ท่เี งนิ ทุนฯ หรือเจา้ หน้าท่ผี ูซ้ ง่ึ PS/FDR มอบหมายดาเนินการต่อไป 8.1.7 สง่ เครื่องจักรกล และเอกสารท่ีเก่ยี วข้องใหผ้ ูเ้ ช่า ระยะเวลาดาเนินการ 2 วันทาการ เจา้ หน้าทเ่ี งนิ ทนุ ฯ หรือ เจา้ หน้าที่ซ่ึง PS/FDR มอบหมายเจ้าหน้าที่ส่วน/ฝา่ ย/งานปรับซ่อมเครื่องจักรกล ดาเนินการ ดังน้ี  แจ้งหน่วยงานท่ีควบคุมการเช่า และบันทึกผลการพิจารณา ในระบบ EMS ตามวิธีปฏิบัติงานส่ง สัญญาเช่า/ขอใช้เคร่ืองจักรกล (ED4/ED4M) และเอกสารที่เก่ียวข้องให้ผู้ขอเช่า/ผู้ขออนุญาตและ เก็บต้นฉบับไวเ้ ปน็ หลกั ฐาน  แจ้งเจ้าหน้าท่ีส่วน/ฝ่าย/งานปรับซ่อมเครื่องจักรกล ให้ประสานงานกับผู้ขอเช่า/ขอใช้เก่ียวกับการ ดาเนินการรับ/ส่งเครื่องจักรกล ตามเอกสารท่ีเกี่ยวข้องตามระเบียบราชการส่งเครื่องจักรกล โดย จัดทาบันทึกใบส่งพัสดุและโอนย้ายเคร่ืองจักรกล–ยานพาหนะ (พ.1-26) หรือ พ.1-19 กรณีรับโอน เครอ่ื งจกั รจากหนว่ ยงานอนื่ เพ่อื บรกิ ารใหเ้ ช่า จัดทาเอกสารการโอนเคร่ืองจกั รกลตามระบบ EMS  เมอ่ื ผเู้ ช่าไดร้ ับเครือ่ งจักรกลแลว้ ใหส้ ่งเอกสารกลับคนื หน่วยงานผ้เู ช่า

11 8.1.8 บันทึกรับรองรายงาน จัดทาเอกสารการปฏิบัติงานเคร่ืองจักรกล ระยะเวลาดาเนินการไม่เกิน 7 วันทาการ เจา้ หน้าทเี่ งนิ ทนุ ฯ หรือเจ้าหนา้ ท่ีซง่ึ PS/FDR มอบหมายเจ้าหนา้ ที่ส่วน/ฝา่ ย/งานปรับซอ่ มเครอื่ งจกั รกล ดาเนนิ การ ดังนี้  ติดตาม ควบคุม ดูแล และรับรองการปฏิบัติงานของเคร่ืองจักรกลในสังกัด โดยลงนามร่วมกับผู้ขอ เช่า/ขอใช้ในรายงานการปฏิบัติงานของเคร่ืองจักร–ยานพาหนะ (EC1-W) ท่ีกาหนดให้จากสานัก เครื่องกลและสื่อสาร เจา้ หน้าที่เงนิ ทุนฯ หรอื เจา้ หน้าท่ผี ้ซู ึ่ง PS/FDR มอบหมาย ดาเนนิ การ  จดั ทารายงานการปฏิบัติงานของเครอื่ งจักร-ยานพาหนะ (EC1-W) โดยบันทึกรายงานการปฏิบัติงาน ของเคร่ืองจักร-ยานพาหนะด้วยระบบ EMS ตามวิธีปฏิบัติงานการบันทึกการปฏิบัติงานของ เครื่องจักรกล ดว้ ยระบบ EMS 8.1.9 เจ้าหน้าท่ีเงินทุนฯ คานวณค่าเช่า และแจ้งส่วนกลางให้ตรวจสอบรายงานค่าเช่า ระยะเวลาดาเนินการ นบั จากส้ินเดือนไม่เกิน 5 วันทาการ เจ้าหน้าที่เงนิ ทุนฯ หรือเจ้าหนา้ ที่ซึ่ง PS/FDR มอบหมายเจ้าหน้าท่ี ส่วน/ฝ่าย/งานปรบั ซ่อมเครอื่ งจกั รกล ดาเนินการ ดงั นี้  ตรวจสอบสัญญาเช่าท่ีไม่มีการบันทึกรายงานการปฏิบัติงานเคร่ืองจักรกล (EC1-W) คานวณค่าเช่า เครอ่ื งจักรกลในระบบ EMS ทาได้เฉพาะสานกั เครอ่ื งกลและส่อื สารกบั PS เท่านั้น  ส่งอีเมล์/โทรสารและโทรศัพท์แจง้ สว่ นสารสนเทศเครื่องจกั รกล สานักเครื่องกลและส่อื สาร  เจา้ หน้าทส่ี ่วนสารสนเทศเคร่ืองจักรกล สานักเครอื่ งกลและสอื่ สาร ดาเนนิ การดังนี้ - ตอบรับอีเมล์หรือโทรศัพท์แจ้งว่าได้รับแล้วตรวจสอบรายงานค่าเช่าเครื่องจักรกล แยกตาม เครื่องจักรกล หรือแยกตามผู้เช่า (รายงานข้อ 13) กับยอดที่แจ้งมาน้ัน ให้ถูกต้อง ออกรายงานข้อ 13 ให้ส่วนการเงินและบัญชีเงินทุนหมุนเวียน ถ้าไม่ถูกต้อง เจ้าหน้าท่ีส่วนสารสนเทศ จะแจ้ง เจา้ หน้าที่หนว่ ยงานภมู ิภาค ใหแ้ ก้ไขใหถ้ กู ต้องแล้วยนื ยันอีเมลก์ ลบั มาใหม่ 8.1.10 ส่วนสารสนเทศเครื่องจักรกล ตรวจสอบรายงานค่าเช่า ระยะเวลาดาเนินการ 1 วันทาการ ดาเนินการ ดงั น้ี  พิมพ์รายงานค่าเช่าเคร่ืองจักรกล จากระบบ EMS ให้ PS/FDR และหัวหน้าส่วนราชการลงนาม ส่ง ต้นฉบับให้ส่วนสารสนเทศเครื่องจักรกล สานักเครื่องกลและสื่อสารและเก็บสาเนาไว้ที่หน่วยงาน 1 ชดุ 8.1.11 ส่วนสารสนเทศเครื่องจักรกล นาส่งรายงานจากระบบ EMS ให้กับส่วนการเงินและบัญชีเงินทุน หมุนเวียนฯ เพื่อออกใบแจ้งหน้ี ระยะเวลาดาเนินการไม่เกิน 1.5 วันทาการ เจ้าหน้าที่ส่วนสารสนเทศ เคร่อื งจักรกล ดาเนนิ การ ดงั น้ี  นาส่งรายงานจากระบบ EMS โดยกดยนื ยันคา่ เช่าเพ่อื ใหเ้ ข้าสู่ระบบการเงินและการบญั ชี  ส่งรายงานค่าเช่าเคร่ืองจักรกล แยกตามเคร่ืองจักรกล หรือแยกตามผู้เช่า (รายงานข้อ 13) ลงนาม โดยผู้จดั ทารายงานและผอู้ านวยการสว่ นสารสนเทศเครื่องจักรกล สานักเครื่องกลและสือ่ สาร พร้อม ท้งั ส่งเอกสารตน้ ฉบบั และสาเนา 3 ชดุ ให้สว่ นการเงินและบญั ชเี งินทนุ หมุนเวยี นฯ 8.1.12 ออกใบแจ้งหน้ี ระยะเวลาดาเนินการไม่เกิน 2 วันทาการ ส่วนการเงินและบัญชีเงินทุนหมุนเวียนฯ ออก ใบแจง้ หน้ี ผ่านระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์

12 8.1.13 เบิกจ่ายเงินค่าเช่า ระยะเวลาดาเนินการไม่เกิน 5 วันทาการ ส่วนภูมิภาคนาส่งเงินรายได้ค่าเช่า เคร่อื งจักรกล 8.1.14 รับ/ส่งเครื่องจักรกลและเอกสารท่ีเก่ียวข้องกลับคืน ระยะเวลาดาเนินการ 1 วัน เม่ือสิ้นสุดสัญญาเช่า เจ้าหน้าทเ่ี งินทนุ ฯ หรอื เจา้ หนา้ ที่ผซู้ ่ึง PS/FDR มอบหมาย ดาเนินการ ดังนี้  กรณเี ช่าภายในหน่วยงาน - รับเคร่ืองจักรกลคืนโดยจัดทาใบสง่ พสั ดุชั่วคราว (พ.1-19)  กรณเี ช่าข้ามหน่วยงาน - รบั เคร่ืองจักรกลคืนโดยจัดทาบันทึกใบส่งพัสดุและโอนย้ายเครื่องจักรกล–ยานพาหนะ (พ.1-26) ด้วย ระบบ EMS พิมพ์เป็นเอกสารตามวิธีปฏิบัติงานการรับ/ส่งเคร่ืองจักรกลกรณีเช่าข้ามหน่วยงาน ด้วย ระบบ EMS - แจ้งเจ้าหน้าที่ส่วน/ฝ่าย/งานปรับซ่อมเครื่องจักรกล ของ สทล./ขท. ให้ประสานงานกับผู้ขอเช่า/ ขอใช้/เลิกเช่า เก่ยี วกบั การดาเนนิ การรับ/สง่ เคร่ืองจักรกลตามเอกสารทเ่ี กยี่ วข้องตามระเบยี บของ ทางราชการ 8.2 การขอเลกิ เชา่ เครือ่ งจักรกลกอ่ นสิน้ สดุ สญั ญาเชา่ 8.2.1 ทาเรื่องขอเลิกเช่า ต้องทาก่อนวันท่ีเลิกเช่าใช้งาน 1 วัน ระยะเวลาดาเนินการไม่เกิน 0.5 วันทาการ เจ้าหน้าท่ขี อง สทล./ศท./ศ.สส./ขท. (ผู้ขอเช่า) ดาเนินการ ดงั น้ี  จัดทาบันทึกข้อความขอเลิกเช่า/ใช้ ท่ีได้รับแจ้งจากผู้ใช้งานประสานงานระหว่างเจ้าหน้าท่ีเงินทุนฯ หรอื เจา้ หน้าทีผ่ ซู้ งึ่ PS/FDR มอบหมายกบั ผขู้ อเช่าในการจดั ทาใบขอเลิกเชา่ เคร่ืองจักรกล (ED5) 8.2.2 จัดทาใบแจ้งเลิกเช่า/เลิกใช้เคร่ืองจักรกล ระยะเวลาดาเนินการไม่เกิน 1 วันทาการ เจ้าหน้าท่ีเงินทุนฯ หรือเจ้าหน้าทีซ่ ึง่ PS/FDR มอบหมายเจ้าหน้าทส่ี ่วน/ฝ่าย/งานปรับซ่อมเคร่อื งจกั รกล ดาเนินการ ดงั นี้  จัดทาใบขอเลิกเช่าเครื่องจักรกล (ED5) ด้วยระบบ EMS กรณีขอเลิกใช้เคร่ืองจักรกลสามารถเข้าไป แก้ไขวันส้นิ สุดการขออนุญาตใช้งานในระบบ EMS ในแบบฟอรม์ การขอใชเ้ ครอื่ งจกั รกล (ED4M) 8.2.3 ลงนามใบแจง้ เลิกเช่าเคร่ืองจักรกล ระยะเวลาดาเนินการไมเ่ กิน 1 วนั ทาการ หัวหน้าส่วนราชการหรือผู้ ที่ไดร้ บั มอบหมายใหค้ วบคมุ การเช่าใชเ้ ครอ่ื งจักรกลของกรมทางหลวง (ผเู้ ช่า) ดาเนินการ ดังนี้  ลงนามเลิกเชา่ เครื่องจักรกลโดยเป็นตวั แทนกรมทางหลวง (ผ้เู ชา่ )ในใบแจง้ เลิกเช่าเครอื่ งจักรกล (ED5) 8.2.4 พิจารณาอนุมัติหรือตกลงการเลิกเช่า ระยะเวลาดาเนินการ 1 วัน PS/FDR พิจารณาอนุมัติเลิกเช่า เครอ่ื งจกั รกล ดังนี้  ให้เลิกเช่า ลงนามแลว้ ส่งเอกสารให้เจา้ หนา้ ทเี่ งนิ ทุนฯ หรอื เจ้าหน้าที่ผ้ซู ึ่ง PS/FDRมอบหมาย แจ้งผล การพิจารณาและส่งเอกสารทั้งหมดให้ผู้ท่ีเกี่ยวข้องดาเนินการให้เลิกเช่า ลงนามแล้วส่งเอกสารให้ เจ้าหน้าท่ีเงินทุนฯ หรือเจ้าหน้าท่ีผู้ซ่ึง PS/FDR มอบหมายแจ้งผลการพิจารณาและส่งเอกสาร ทงั้ หมดใหผ้ ทู้ ี่เกย่ี วข้อง เพือ่ ส่งคืนผู้ขอเชา่ 8.2.5 ส่วนสารสนเทศเครื่องจกั รกล ยนื ยนั ในระบบ EMS ระยะเวลาดาเนนิ การไมเ่ กนิ 1 วันทาการ

13 8.2.6 รับ/ส่งเครื่องจักรกลและเอกสารท่ีเก่ียวข้องกลับคืน ระยะเวลาดาเนินการไมเ่ กนิ 2 วันทาการ เจา้ หน้าที่ เงินทุนฯ หรือเจ้าหน้าท่ีซึ่ง PS/FDR มอบหมายเจ้าหน้าท่ีส่วน/ฝ่าย/งานปรับซ่อมเครื่องจักรกล ดาเนนิ การ ดังน้ี  รับ/ส่งเคร่ืองจักรกลโดยจัดทา/บันทึกใบส่งพัสดุ และโอนย้ายเคร่ืองจักรกล–ยานพาหนะ (พ.1-26) กรณีการเช่าข้ามหน่วยงาน ด้วยระบบ EMS พิมพ์เป็นเอกสารตามวิธีปฏิบัติงานการรับ/ส่ง เครอ่ื งจักรกล แจง้ เจ้าหน้าท่ีสว่ น/ฝา่ ย/งานปรับซอ่ มเคร่ืองจักรกลของ สทล./ขท. ให้ประสานงานกับ ผู้ขอเช่า/ขอใช้/เลิกเช่า เก่ียวกับการดาเนินการรับ/ส่งเครื่องจักรกลตามเอกสารที่เกี่ยวข้องตาม ระเบยี บของทางราชการ 1) กรณเี ช่าภายในหน่วยงาน - รบั เคร่อื งจักรกลคืน โดยจดั ทาใบส่งพสั ดชุ ่วั คราว (พ.1-19) 2) กรณเี ชา่ นอกหน่วยงาน - รับเคร่ืองจักรกลคืน โดยจัดทาบันทึกใบส่งพัสดุและโอนย้ายเครื่องจักรกล–ยานพาหนะ (พ.1-26) ด้วยระบบ EMS พิมพ์เป็นเอกสารตามวิธีปฏิบัติงานการรับ/ส่งเคร่ืองจักรกลด้วยระบบ EMS แจ้ง เจา้ หน้าท่ีสว่ น/ฝ่าย/งาน ปรับซ่อมเครือ่ งจกั รกลของ สทล./ขท. ใหป้ ระสานงานกับผู้ขอเช่า/ขอใช้/ เลิกเช่า เกี่ยวกับการดาเนินการรับ/ส่งเคร่ืองจักรกลตามเอกสารที่เก่ียวข้อง ตามระเบียบของทาง ราชการ

14 9. การปฏิบัตงิ านในระบบบริหารการเชา่ เครอื่ งจกั รกล 9.1 การทาสัญญาขอเช่า/ใช้เครอื่ งจักรกล (ED4/ED4M)  จัดทาสญั ญาขอเชา่ ฯ รหัสประเภทงาน W, C, V, O  จดั ทาสญั ญาขอใชฯ้ รหสั ประเภทงาน M 1 2 9.1.1 การทาสญั ญาขอเช่าเครือ่ งจกั รกล (ED4) 3 เป็นการบันทกึ ข้อมูลสญั ญาขอเชา่ เครอ่ื งจกั รกล  คลิกปุ่ม เพิม่  ระบุ เลขทสี่ ัญญาเช่า ลงวันทจี่ ัดทาสญั ญา และรหัสผู้เชา่  คลกิ ปมุ่ เพ่ิมรายการ  ระบุรายละเอยี ดขอ้ มลู ต่าง ๆ ใหค้ รบถ้วน และทาการบันทกึ รายการ 2 4 1 หมายเหตุ : ดูรายละเอยี ดรหสั ประเภทงานท่ี ภาคผนวก ก

15 เลอื ก Tab รายละเอียดสญั ญา ลงชอื่ สญั ญาเชา่ ลงนามผเู้ ชา่ /ผ้ใู ห้เช่า คลกิ ปุ่ม ยืนยัน 5 6 7  เลือก  ให้เชา่ เพ่ืออนมุ ัติการเช่า  คลกิ ปมุ่ บนั ทกึ 8

16 **ขอ้ เสนอแนะเพิ่มเติมในการทาสัญญาขอเช่าฯ** 1. เครื่องจักรกลทีป่ ระเภทค่าเช่าต่างกนั (รายปี, รายเดอื น, รายวนั , รายสัปดาห์) ไมค่ วรทาไว้ในสัญญาฉบบั เดียวกัน 2. เครือ่ งจกั รกลท่รี หัสประเภทงานต่างกัน (W, C, V) ไมค่ วรทาไว้ในสญั ญาฉบับเดยี วกนั 3. สัญญาเช่าฯ รหัสงานประเภท C และ V หากไมม่ ีการเชา่ ใช้งาน ไมค่ วรทาสญั ญาเชา่ 9.1.2 การทาสญั ญาขอใชเ้ ครื่องจกั รกล (ED4M) เป็นการบันทึกรายการขอใช้เคร่ืองจักรกลสนับสนุนงานเงินทุนฯ (รหัสประเภทงาน M) เช่น รถหลังคาอะลูมิเนียม หน่วยงานปรับซ่อม (44) หางลาก (15) หัวลาก (61) รถบรรทุกเครื่องจักร (64) รถบริการหล่อลื่น (27) และรถยกของแบบงา (73) เป็นต้น ในการทาสัญญาขอใช้เครื่องจักรกลฯ ใหท้ าสัญญาเป็นประเภทค่าเชา่ รายปี  คลิกปุม่ เพิ่ม  ระบุ เลขทขี่ อใช้ และ วันท่ีจดั ทา  คลิกปมุ่ เพมิ่ รายการ  ระบุขอ้ มลู ตามชอ่ งขอ้ มลู ตา่ ง ๆ และทาการบันทึกรายการ 2 4 3 1

17  เลือก Tab ลงชอื่ ขอใช้ ลงนาม ผูข้ ออนญุ าต/ผ้อู นญุ าต  คลิกปุ่ม ยนื ยนั 5  เลอื ก  อนุญาต 6  คลิก บนั ทึก เพ่อื อนญุ าตให้ใช้เครือ่ งจักรกล 7 8

18 9.2 การบันทกึ การปฏิบัตงิ านของเครอ่ื งจกั ร-ยานพาหนะ เปน็ การบนั ทกึ ขอ้ มูลรายละเอียดการปฏบิ ัตงิ านของเครื่องจักร-ยานพาหนะ เพอ่ื ใช้ในการคานวณคา่ เชา่ และรายงานอัตรา การใชป้ ระโยชน์ (Utilization) ของเครอ่ื งจักรกล โดยคลกิ ปมุ่ บนั ทึกการปฏบิ ตั ิงานของเครอ่ื งจกั ร-ยานพาหนะ 9.2.1 บันทึกการปฏิบตั งิ านของเคร่อื งจกั ร-ยานพาหนะ ผ่านระบบ  คลกิ ปุ่ม คน้ หา หรอื คลกิ ระบุ หมายเลขเครอื่ งจักร-ยานพาหนะ ปี เดอื น และคลกิ ปมุ่ แสดงขอ้ มูล  คลิกปมุ่ ตกลง 1 2

19  คลิกปมุ่ เพ่มิ  คลกิ Tab บนั ทกึ การปฏบิ ัตงิ าน และระบุรายละเอียดข้อมลู พร้อมทาการบันทึก 4 3 9.2.2 การบนั ทกึ การปฏิบตั ิงานของเคร่อื งจักร-ยานพาหนะ ดว้ ยการ “นาเข้าไฟล”์  คลกิ ปุ่ม ตวั อยา่ งไฟล์  เลือกที่อยูไ่ ฟล์ทจี่ ะจัดเก็บ และคลกิ ปุ่ม ตกลง 2 1

20  เปิดไฟล์ EC1_Template (.xls) ที่จัดเก็บไว้ ( C:\\DOHEMS3\\P3EMS2\\report\\EC1_Template.xls ) จากนั้นทา การบันทกึ รายละเอยี ดตา่ ง ๆ ใหถ้ ูกตอ้ งและครบถว้ น 3 ทาการบนั ทึกไฟล์ (Save As) เป็นชนิด (Save as type) CSV (Comma delimited) 4  คลิกปุม่ นาเขา้ ไฟล์  คลิกเลือกไฟล์ EC1_Template (.CSV) ท่บี นั ทึกไว้ และคลกิ ปุ่ม Open

21 6 5 **ข้อเสนอแนะเพิ่มเติมในการบันทึกการปฏบิ ัติงานฯ** 1. ระบขุ อ้ มลู ช่ัวโมงที่ปฏบิ ตั ิงานของผู้เช่าหน่วยงานของกรมทางหลวง (W, C, V, M) และช่วั โมงท่ีปฏิบตั ิงานของผู้เช่าหน่วยงาน ภายนอกกรม (O) และชวั่ โมงท่ไี ม่ปฏิบตั งิ าน (F, R, S, U, N) 2. รหัสประเภทงาน W, C, V ถ้ามีการรองานระหว่างเช่าให้บันทึกในช่องรหัส S ส่วนรหัสประเภทงาน M ถ้ามีการรองานของ ผู้ให้เช่าให้บันทึกในช่องรหัส N และไม่ต้องบันทึกการรองานระหว่างเช่า (S)/รองานของผู้ให้เช่า (N) ในวันหยุด (เสาร์, อาทิตย์, วนั หยุดนักขตั ฤกษ์) 3. ควรบันทึกช่วั โมงการปฏิบตั งิ านของเครื่องจักรกลใหต้ รงกับรหัสประเภทงาน ท่ีระบใุ นสัญญาเชา่ 9.3 การเลิกเชา่ ใชเ้ คร่อื งจกั รกลก่อนส้นิ สดุ สัญญาเช่า (ED5) เป็นการขอเลิกเช่าเคร่ืองจกั รกลท่ีไม่ต้องการเช่าครบตามสัญญาเช่า โดยจดั ทาในกรณีจาหน่ายเครื่องจักร ส่งเคร่ืองจักร คืนสานักเคร่อื งกลฯ ซอ่ มเปน็ เวลานาน และสัญญาเช่าขา้ มปงี บประมาณ เป็นต้น ซึ่งจะตอ้ งแจง้ ใหส้ ว่ นกลางเปน็ ผอู้ นุมตั ิ

22  คลกิ ปมุ่ เพม่ิ 7  ระบุ เลขทขี่ อเลิกเช่า และ ลงวันท่ี  คลิกปมุ่ เพม่ิ รายการ ระบขุ ้อมลู ตามช่องข้อมลู ตา่ ง ๆ และทาการบนั ทกึ รายการ ระบขุ อ้ มลู ผู้เช่า/ผใู้ ห้เช่า คลกิ ปุม่ บนั ทึก แจ้งส่วนกลางอนมุ ัติยืนยนั ใหเ้ ลกิ เช่า 2 43 5 16 **ขอ้ เสนอแนะเพ่มิ เตมิ ในการเลกิ เชา่ ฯ (ED5)** 1. การขอเลิกเช่าเครื่องจักรกลก่อนส้ินสุดสัญญาเช่า จะทาในกรณีท่ีจาหน่ายเคร่ืองจักรกล ส่งเคร่ืองจักรคืนสานักเคร่ืองกลฯ ซอ่ มเปน็ เวลานาน และสัญญาเชา่ ขา้ มปงี บประมาณ เป็นต้น 2. การระบุ “ลงวนั ที่” ต้องระบุกอ่ นวันสิ้นสุดการเชา่

23 9.4 การขอโอนย้าย/การรับโอนเคร่อื งจกั รกล  การขอโอนย้ายเคร่ืองจักรกล เป็นการขอโอนย้ายเครื่องจักรกลสาหรับบริหารการเช่า เพื่อนาไปให้เช่าท่ีศูนย์ เครือ่ งจกั รกลอืน่ ๆ  การรับโอนเครื่องจักรกล เป็นการรับโอนเคร่ืองจักรกลจากศูนย์เครื่องจักรผู้ให้เช่าเดิม ที่ได้ทาการโอนย้าย เคร่ืองจักรกลมายังศนู ย์เครือ่ งจกั รกลใหม่ 1 2 9.4.1 การขอโอนยา้ ยเคร่อื งจักรกล  คลกิ ปุ่ม เพิ่ม  ระบุ เลขท่ีใบโอนย้าย ลงวนั ทจ่ี ัดทาเอกสาร วันที่โอนยา้ ย และคลิก ระบุ ศนู ย์เครือ่ งจักรกลท่ีจะรับโอน  คลกิ ปุม่ เพิ่มรายการ  ระบุขอ้ มูลตามช่องขอ้ มลู ตา่ ง ๆ และทาการ บนั ทึกรายการ พรอ้ มคลกิ ปมุ่ บันทึก 2 43 1

24 คลิกปุ่ม แกไ้ ข คลิก Tab ลงชือ่ ผโู้ อน ระบุขอ้ มูลตามชอ่ งข้อมลู ต่าง ๆ พรอ้ มคลกิ ป่มุ อนมุ ตั ิสง่ เครือ่ งจกั รกล 6 5 9.4.2 การรับโอนเครื่องจักรกล ระบุ เลขทใี่ บโอนยา้ ย  คลิกปมุ่ ค้นหา หรอื คลิก  คลิกปุม่ แก้ไข  ระบุ ลงวนั ท่รี ับโอน 1 3 2

25 คลกิ Tab ลงชือ่ ผูร้ บั โอน ระบขุ อ้ มลู ตามช่องขอ้ มลู ต่าง ๆ พรอ้ มคลกิ ปมุ่ ตรวจรับ 4 **ข้อเสนอแนะเพมิ่ เตมิ ในการโอนยา้ ย/การรับโอนเครอ่ื งจักรกล** 1. การโอนย้ายเคร่อื งจักรกลต้องมกี ารประสานงานกนั ระหวา่ งผูโ้ อนและผรู้ ับโอน เพือ่ ทาการโอนเครื่องจักรกลใหแ้ ล้วเสร็จก่อน การทาสัญญาเชา่ /ใชเ้ ครอ่ื งจักรกล 2. ในกรณที ีผ่ ู้โอนยงั เชา่ ใช้งานเครอ่ื งจกั รอยู่ (มสี ญั ญาเชา่ ) การระบวุ ันท่โี อนยา้ ยจะต้องไมเ่ ป็นวนั ทมี่ ีการเชา่ ใช้งาน 3. ในกรณผี ู้รับโอนจะเชา่ ใช้งานเครอื่ งจกั รจะต้องระบุวันทรี่ บั โอนกอ่ นการเช่าหรือจะเปน็ วันแรกของการเชา่ ก็ได้ 4. เครือ่ งจักรกลท่โี อนยา้ ย/รบั โอน มีสถานะ “ตรวจรบั แล้ว” จะไมส่ ามารถแกไ้ ข “วันทโี่ อนย้าย” ได้ 5. ถา้ ต้องการแกไ้ ข “วนั ท่รี ับโอน” ใหต้ ิดต่อส่วนกลาง (สานกั เครือ่ งกลฯ เบอร์โทร 28026, 28028, 28096 และ 28097)

26 9.5 การคานวณคา่ เชา่ สง่ ฝา่ ยบญั ชี เป็นการคานวณค่าเช่าเครื่องจักรกลในแต่ละศูนย์เครื่องจักรกล และส่งข้อมูลจากการคานวณค่าเช่าให้ฝ่ายการเงินและ บญั ชี โดยหน่วยงานของแขวงทางหลวงจะตอ้ งแจง้ สทล. หรือ สก. เพ่ือทาการคานวณ ส่วนการส่งขอ้ มูลฯ สก.จะเปน็ ผู้ดาเนนิ การ  คลกิ หรือ ระบุ รหสั ศูนยเ์ คร่ืองจกั รกล เลอื ก Tab งวดสญั ญาเช่าทถี่ งึ กาหนด คลิกปุม่ แสดงข้อมลู  คลิก  เลขทีส่ ญั ญาเชา่ ทต่ี อ้ งการคานวณ หรือคลกิ  ทง้ั หมด  คลิกป่มุ คานวณค่าเช่า คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อยนื ยันการคานวณ กรณีตอ้ งการยกเลิกการคานวณคลิกป่มุ ยกเลิก 1 4 2 3

27  คลกิ Tab รอสง่ ฝา่ ยบัญชี  คลิก  เลขทสี่ ญั ญาเชา่ หรอื คลกิ  ทัง้ หมด ท่คี านวณแลว้ เพื่อสง่ ฝ่ายบญั ชี  คลกิ ปุ่ม ยืนยนั ส่งฝ่ายบญั ชี 5 6 7  ระบุ ผจู้ ดั ทา ผู้ตรวจทาน  คลิกปุ่ม สง่ ฝ่ายบญั ชี  คลกิ ปมุ่ ตกลง เพอ่ื ยนื ยนั สง่ ฝ่ายบญั ชี 10 8 9

28 9.6 รายงานค่าเช่าเครอ่ื งจักรกลประจาเดือน รายงานขอ้ มูลเกย่ี วกับระบบบรหิ ารการเชา่ เคร่ืองจักรกล ของงานเงินทนุ หมุนเวียน โดยคลิกเลือกปุ่ม รายงาน  คลิกเลือกรายงานขอ้ 13.รายงานคา่ เชา่ เครื่องจักรกลประจาเดอื น (สง่ ฝ่ายบญั ช)ี  ระบุเง่ือนไขรายงานนขอ้ มลู ตามชอ่ งข้อมลู ตา่ ง ๆ  คลกิ ป่มุ ตวั อย่างกอ่ นพมิ พ์ 2 1 3

29  ลงช่อื ผูจ้ ดั ทา ชื่อผ้ตู รวจทาน และคลิกปุม่ พิมพ์ 4 **ข้อเสนอแนะเพ่มิ เติมในการพมิ พร์ ายงานฯ** 1. การพิมพ์รายงานค่าเช่าเคร่ืองจกั รกลประจาเดือน (รายงานขอ้ 13) โดยกรอกข้อมูลตามเง่อื นไขท่ีต้องการพิมพ์รายงาน และ ให้เลอื กแสดงรายงาน “แยกตามเครอื่ งจกั รกล” หรือ “แยกตามผู้เช่า” เพื่อออกใบแจง้ หน้ีให้ถกู ตอ้ ง 2. เจ้าหน้าท่ีเงินทุนฯ แต่ละหน่วยงานจัดพิมพ์รายงานค่าเช่าต้นฉบับจากระบบ EMS เสนอ PS/FDR ลงนาม ส่งมาท่ีสานัก เคร่อื งกลและสอ่ื สาร 3. สว่ นสารสนเทศฯ พมิ พ์รายงานค่าเช่าจากระบบ EMS สง่ ส่วนการเงนิ และบัญชเี งนิ ทนุ ฯ เพอ่ื ออกใบแจ้งหน้ี

30 9.7 การขอแกไ้ ขคา่ เชา่ เป็นการขอแก้ไขข้อมูลค่าเช่าเคร่ืองจักรกล เพื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่ ซึ่งสาเหตุจะต้องมาจากมีการบันทึก EC1 ไม่ตรงกับ รหสั ประเภทงาน  คลิกปุ่ม เพม่ิ  ระบุ เลขทเี่ อกสาร ลงวันท่จี ัดทา และคลกิ หรืออ้างองิ เลขที่สัญญาเชา่ พรอ้ มระบสุ าเหตทุ ขี่ อแก้ไขค่าเชา่  ลงชือ่ ขอแก้ไขค่าเชา่ ระบขุ อ้ มลู ชื่อ ตาแหนง่ ผูเ้ ช่า/ผู้ใหเ้ ชา่  คลิกปุ่ม บันทกึ 2 3 4 1

31  คลิกปุม่ แกไ้ ข  คลิกปุ่ม ยืนยันขอแก้ไข 5 6 9.8 การตรวจสอบเครอื่ งจักรกลทไ่ี ม่มสี ญั ญาเชา่ ประจาวัน เป็นการตรวจสอบเครื่องจักรกลทไ่ี ม่มสี ญั ญาเชา่ ประจาวนั ซ่งึ ระบบจะแสดงสถานะเปน็ “รหสั Y” (รอเชา่ ใช้) 9.8.1 ระบบจดั ทาการตรวจสอบเคร่ืองจกั รกลทไ่ี มม่ ีสญั ญาเช่าประจาวนั ให้อตั โนมัติ ระบบจัดทาการตรวจสอบฯ ให้อัตโนมัติภายหลังจากมีการจัดทารายงานค่าเช่าประจาเดือนไปแล้ว 1 เดือน เช่น รายงานค่าเช่าประจาเดือนเมษายน ระบบจะทาการตรวจสอบเครื่องจักรกลท่ีไม่มีสัญญาเช่าประจาวันของเดือนเมษายน ให้ อตั โนมตั ใิ นเดือนมถิ นุ ายน เปน็ ต้น 9.8.2 เจ้าหน้าที่เปน็ ผู้จัดทาการตรวจสอบเครอ่ื งจกั รกลทไ่ี ม่มสี ัญญาเช่าประจาวนั เอง เจ้าหน้าท่ีสามารถจัดทาการตรวจสอบเคร่ืองจักรกลท่ีไม่มีสัญญาเช่าประจาวัน ภายหลังจากได้รับใบแจ้งหนี้ ประจาเดือนนัน้ ๆ จาก สก. แลว้

32  ระบุ รหสั ศนู ย์เครือ่ งจักรกล วนั ทจ่ี ดั ทา (วนั ทาการ ยกเวน้ วนั เสาร์-อาทติ ย์) และคลิกป่มุ แสดงขอ้ มูล  คลิกปมุ่ ตกลง 1 2  คลกิ ปมุ่ จัดทา  กรณีวนั ท่จี ัดทาเปน็ วนั หยุดนกั ขตั ฤกษ์ คลิก  วันหยุด  ระบุ ผรู้ ายงาน ตาแหนง่ ลงวันท่ี  คลกิ ปมุ่ บนั ทกึ 4 5 3 6

33  คลิกปุ่ม ปรับปรงุ ข้อมลู 7 9.8.3 การจดั ทาการตรวจสอบเคร่ืองจกั รกลทีไ่ มม่ ีสญั ญาเช่าประจาวันใหม่อีกครงั้ ถา้ หากมีการตรวจรบั โอนเครอ่ื งจกั รกลภายหลงั จากทมี่ กี ารจดั ทาการตรวจสอบเครือ่ งจกั รกลทไี่ มม่ สี ญั ญาเชา่ ประจาวนั ไปแลว้ เจา้ หน้าท่จี ะต้องลบข้อมูลการจัดทาการตรวจสอบฯ ในวันดงั กลา่ ว  คลกิ ปมุ่ ยกเลกิ ปรับปรุงข้อมลู  คลิกปมุ่ ตกลง 2 1

34  คลกิ ปุม่ ลบ  คลกิ ปมุ่ ตกลง 4 3 เมอ่ื ทาการลบขอ้ มลู การจดั ทาตรวจสอบฯ ในวันดงั กลา่ วเรียบร้อยแลว้ ใหจ้ ัดทาการตรวจสอบฯ ใหมอ่ กี คร้ัง ตาม ข้นั ตอนในข้อ 9.8.2 9.9 สรปุ ข้อมลู สถติ ิเช่า/ใชเ้ คร่อื งจักรกล การสรุปข้อมลู สถิติเช่า/ใชเ้ คร่ืองจักรกลงานเงินทุนหมุนเวียนฯ จะต้องจัดทาหลังจากมีการตรวจสอบเครื่องจักรกลที่ไม่มี สญั ญาเช่าประจาวัน และได้รับใบแจ้งหนี้เรียบร้อยแล้ว

35  คลกิ เลอื ก ศนู ยเ์ คร่ืองจกั รกล เดือนที่สรปุ ข้อมลู ระบุ พ.ศ. และคลกิ ปุ่ม แสดงขอ้ มลู  คลกิ ปุ่ม ตกลง  คลิกปุ่ม สรปุ ขอ้ มลู 1 2 3  คลกิ ปุ่ม ยนื ยนั การสรุปข้อมลู 4

36 **ขอ้ เสนอแนะเพม่ิ เตมิ ในการสรุปขอ้ มูลสถิตเิ ช่า/ใชเ้ ครอื่ งจักรกล** 1. การจดั ทาสรปุ ข้อมลู สถติ เิ ช่า/ใช้เครอ่ื งจกั รกลจะเสรจ็ สมบูรณ์ ต้องขึ้น สถานะ “ยืนยันการสรปุ ขอ้ มูล” 2. การสรุปข้อมลู สถิติฯ แล้วพบวา่ “เคร่อื งจกั รกลไม่มรี ายงานการใช้งาน” สาเหตุเบอ้ื งตน้ อาจจะเกิดจาก ➢ บันทึกการปฏิบัติงานไม่ครบตามสัญญาเช่าฯ (EC1) ดังนั้นต้องบันทึกการปฏิบัติงานให้ครบตามสัญญาฯ จึงจะสามารถ สรุปสถติ ิฯ ได้ ➢ มกี ารตรวจรับโอนเครือ่ งจักรกลภายหลังจากที่มีการจัดทาการตรวจสอบเครื่องจกั รกลที่ไม่มีสัญญาเชา่ ประจาวันไปแล้ว ดังนั้นต้องจัดทาการตรวจสอบฯ ใหม่ (ทาตามขั้นตอนในข้อ 9.8.3) ในวันท่ีเคร่ืองจักรไม่มีรายงานการใช้งาน จึงจะ สามารถสรปุ สถิตฯิ ได้ 9.10 การสบื คน้ ข้อมลู เปน็ การสืบคน้ ขอ้ มลู ตา่ ง ๆ ของระบบบริหารการเช่าเครอื่ งจักรกล งานเงินทนุ หมุนเวียนฯ

37 การจัดทารายงานคา่ เช่าเครอื่ งจกั รประจาเดอื น (ส่งฝ่ายบัญช)ี จะตอ้ งทาการสบื ค้นฯ จานวน 2 เมนู ดงั น้ี  สืบคน้ วนั ที่เชา่ /ใช้เครอ่ื งจักรกล  สืบค้นเครือ่ งจักรกลท่บี นั ทกึ EC1 ไมค่ รบตามสญั ญาเชา่ /ใบขอใชร้ ถ 1 2 9.10.1 สืบค้นวนั ทเ่ี ชา่ /ใช้เครือ่ งจักรกล เพื่อให้รายงานการเช่า/ใช้เครื่องจักรกลและสัญญาเช่าฯ มีความถูกต้องครบถ้วน จะต้องทาการสืบค้นวันที่เช่า/ใช้ เคร่อื งจักรกล ซึง่ จะเปน็ การสบื ค้นข้อมลู เครื่องจักรกลทมี่ กี ารทาสญั ญาเช่าฯ แลว้ แต่ “ยังไม่ยืนยัน” สัญญาเชา่ ฯ  ระบุเงือ่ นไขการค้นหา ศูนย์เคร่ืองจักรกลผู้ให้เช่า วันที่เช่า เลือกเงื่อนไข การอนุมัติ “ยังไม่ยืนยัน” ประเภทขอเช่า และคลกิ ป่มุ คน้ หา 1

38 9.10.2 สืบคน้ เครือ่ งจักรกลท่บี ันทกึ EC1 ไมค่ รบตามสญั ญาเชา่ /ใบขอใชร้ ถ เพื่อให้รายงานการเช่า/ใช้เครื่องจักรกล และการบันทึก EC1 มีความถูกต้องครบถ้วน จะต้องทาการ สืบค้น เครื่องจกั รกลทบี่ นั ทึก EC1 ไม่ครบตามสัญญาเช่า/ใบขอใช้รถ  ระบุเงื่อนไข ปี พ.ศ. ระบุหรือค้นหา เดอื น ศูนยเ์ ครอ่ื งจกั รกล และคลิกปุ่ม ค้นหา 1 9.11 การประมาณการรายได้คา่ เช่าประจาปี เนื่องด้วยสานักเครื่องกลและสื่อสาร จะตอ้ งจัดทาประมาณการรายรบั รายจา่ ย ประจาปีงบประมาณ เพื่อเสนอขออนุมัติ จากคณะกรรมการบริหารเงินทุนหมุนเวียนฯ ให้แล้วเสร็จภายในไตรมาสท่ี 3 ในการจัดทาประมาณการด้านรายรับของเงินทุน หมุนเวยี นฯ จึงมคี วามจาเปน็ ต้องมีข้อมูลด้านรายไดค้ ่าเชา่ หลกั ที่เกดิ ขึ้นจากการทน่ี าเครื่องจักรกลและยานพาหนะไปใหบ้ ริการเชา่ ใช้งาน ดังนั้นการประมาณการรายได้ค่าเช่าประจาปี จึงมีวตั ถุประสงค์เพ่ือให้ตัวแทนเงินทุนหมุนเวียนฯ วางแผนด้านการบริหาร จัดการเครือ่ งจกั รกลภายในตน้ สังกัด โดยสามารถประเมินและทราบถึงแผนการใชง้ านเคร่อื งจกั ร อตั ราการใชป้ ระโยชน์ และรายได้ ท่เี กดิ ข้นึ จากการนาเครอ่ื งจกั รกลไปให้บริการเชา่ ใช้งาน ในแต่ละปงี บประมาณ ทง้ั น้ีสานกั เครื่องกลฯ จะรวบรวมข้อมลู ในภาพรวม เพอ่ื ทาการวิเคราะห์ กอ่ นนาไปใชป้ ระกอบการพจิ ารณาการจดั ทาประมาณการรายรบั รายจา่ ยในแตล่ ะปี

39  ระบุ ปงี บประมาณ ที่ตอ้ งการประมาณการรายไดค้ ่าเช่า กด Enter  คลกิ ป่มุ ตกลง และ จดั ทา 1 2  ระบบจะดงึ ข้อมูลบัญชีเครอ่ื งจกั รกลของหนว่ ยงาน (ย้อนหลัง 2 ปี นับจากปีงบประมาณทีร่ ะบุ) คลกิ ปุม่ แกไ้ ข  ระบุ ขอ้ มูลแผน/เป้าหมายการเชา่ ใชต้ ามหมายเลขเคร่ืองจกั รกล ในชว่ ง 1 ปีงบประมาณ ระบบจะทาการคานวณ ค่า เชา่ ประมาณการ และอตั ราการใช้ประโยชน์ Utilization ของเครือ่ งจกั รกล - ตอ้ งกรอกข้อมูลข้นั ต่า 1 ช่อง - กรณีกรอก ตัวเลข 0 * ต้องระบุหมายเหตุด้วยทุกครั้ง เช่น หมดความจาเป็นเน่ืองจากอนุมัติจาหน่าย ได้รับ เคร่ืองจกั รใหมท่ ดแทน (พรอ้ มระบหุ มายเลข) เครอ่ื งจักรสนบั สนนุ งานเงินทุนฯ รหสั M เปน็ ต้น  คลกิ ปุม่ แก้ไขรายการ เพอื่ เร่ิมตน้ ดาเนนิ การจดั ทาประมาณการรายได้คา่ เชา่ ของเคร่ืองจักรกลแตล่ ะคัน 4 5 3

40  คลิกปมุ่ บนั ทกึ 6  เลอื ก Tab ลงชอื่ และ ลงชือ่ ผู้รายงาน  จากน้ันกด พิมพ์ พร้อมลงนาม สง่ มาสานกั เคร่อื งกลฯ  คลกิ ปุ่ม สง่ ส่วนกลาง เพอ่ื ส่งขอ้ มลู ทางระบบ 7 89 **ข้อเสนอแนะเพิม่ เตมิ ในการประมาณการรายไดค้ า่ เชา่ ประจาปี** 1. เครื่องจักรประเภทเชา่ รายปี ควรระบุจานวนทเี่ ชา่ 12 เดือน (รหสั 04,12,20,21,36,37,44,46,98) 2. รถบรรทุกน้าควรมรี ายไดไ้ มน่ ้อยกว่า 6 เดือน 3. เครอื่ งจกั รทีใ่ ช้ในงานสนับสนุนรหสั M ไดแ้ ก่ (รหสั 00,01,58,64,15และ61 ใชร้ หสั M กรณีใช้สาหรบั ขนยา้ ยเครื่องจกั รของ เงินทนุ หมนุ เวียนฯ

41 10. การตดิ ตามและประเมินผล หน่วยงานผู้เช่าส่งอีเมล์ยืนยันยอดค่าเช่าเคร่ืองจักรกล จัดส่งรายงานค่าเช่าเครื่องจักรกลประจาเดือน (ตน้ ฉบบั ) และจดั สง่ สัญญาเช่าเครื่องจกั รกลของผู้เช่าบุคคลภายนอก ให้สานักเคร่ืองกลและสื่อสาร กรมทางหลวง ซง่ึ เจา้ หน้าท่สี ว่ นสารสนเทศ ของ สก. จะทาการบันทกึ ลงวนั ทรี่ บั อเี มล์ฯ และบนั ทึกลงวนั ท่รี บั รายงานฯ ตามลาดับ และจดั ทาสรุปสถิติหน่วยงานที่จัดส่งอีเมล์ยนื ยนั ยอดค่าเชา่ ของแต่ละหน่วยงาน เป็นรายไตรมาส เพ่อื ใช้เป็นข้อมูล ในการติดตามเร่งรัดการส่งค่าเช่าฯ ให้รวดเร็วขึ้นทันตามเวลาที่กาหนด รวมทั้งตรวจสอบและพิมพ์รายงานค่าเช่า เครื่องจักรประจาเดือน จากระบบ EMS ส่งส่วนการเงินและบัญชีเงินทุนฯ เพ่ือออกใบแจ้งหน้ี ท้ังนี้เงินทุน หมุนเวียนฯ จะมีการประเมินผลความพึงพอใจในการใช้งานระบบ EMS ทุก ๆ ปี เพื่อนาข้อมูลมาใช้ในการ ปรับปรงุ /แกไ้ ขระบบฯ ใหม้ คี วามทนั สมัยตรงตามความตอ้ งการของผใู้ ชบ้ รกิ ารมากท่ีสดุ 11. ปญั หาอุปสรรคและวิธแี ก้ไข/ขอ้ เสนอแนะ 11.1 การทาสัญญาเชา่ และการเลกิ เชา่ เครอ่ื งจกั รกล ปัญหาอุปสรรค วธิ ีแกไ้ ข/ข้อเสนอแนะ 1. การทาสัญญาเช่าฯ ประเภทค่าเช่ารายปีของเคร่ืองจักร 1. หากได้รับเคร่ืองจักรระหว่างปี (รับหลังจากวันท่ี 1 ท่ีได้รับใหม่ในระหว่างปี เป็นสัญญาข้ามปีงบประมาณ ต.ค.ของปีงบประมาณปัจจุบัน) ให้ทาสัญญาขอเช่า (ควรเหลือระยะเวลาเช่ามากกว่า 3 เดอื น) เคร่ืองจักรประเภทค่าเช่ารายปี เป็นสัญญาข้าม ปีงบประมาณ ตัวอย่างสัญญาเช่าข้ามปีงบประมาณ เช่น สัญญาเช่าที่มีวันที่เช่า 5 มี.ค.63 – 4 มี.ค.64 (ระยะเวลาเช่า 12 เดือน) เป็นต้น และให้โทรแจ้ง ส่วนสารสนเทศฯ เพื่อยืนยันสัญญาฯ ทุกคร้ัง เม่ือ ส่วนสารสนเทศฯ ยืนยันสัญญาฯ เรียบร้อยแล้ว ให้ หน่วยงานผู้เช่าทาขอเลิกเช่า (ED5) ทันที โดย กาหนดวันส้ินสุดการเช่าใน ED5 เป็น 30 ก.ย ของ ปีงบประมาณปัจจุบัน และโทรแจ้งส่วนสารสนเทศฯ อีกครั้ง เพ่ือทาการยืนยันให้เลิกเช่าในระบบ EMS ต่อไป 2. การทาสัญญาเช่าฯ ประเภทค่าเช่ารายเดือน ของ 2. ถ้าวันเร่ิมเช่าในสัญญาฯ ไม่ใช่วันที่ 1 ของเดือน ให้ เครือ่ งจักรท่ีได้รบั ใหม่ ระบุวันสิ้นสุดสัญญาเช่าเป็นวันสิ้นเดือนของเดือน ถัดไป โดยช่ัวโมงการปฏิบัติงานของเคร่ืองจักรและ ยอดค่าเช่าทั้งหมด จะรายงานในเดือนถัดไป ตัวอย่างเช่น สัญญาเช่าฯ มีการระบุวันท่ีเช่า 2 มี.ค.-30 เม.ย. ทาให้ชั่วโมงการปฏิบัติงานของ เคร่ืองจักรและยอดค่าเช่าทั้งหมด จะรายงานใน เดือนเมษายน เปน็ ตน้

42 ปัญหาอุปสรรค วิธแี ก้ไข/ขอ้ เสนอแนะ 3. การขอเลิกเชา่ เครอ่ื งจกั ร (ED5) 3.1 กรณที ่ี 1 ต้องการขอเลิกเชา่ เน่อื งจากมกี ารจาหนา่ ย 3.1 ให้โทรแจ้งสารวัตรภาคเป็นผู้ตรวจสอบ เพ่ือให้ เครื่องจักรกล ส่งเครื่องจักรคืนสานักเคร่ืองกลฯ ซ่อม ส่วนสารสนเทศฯ ดาเนินการยืนยันให้เลิกเช่า ใน เป็นเวลานาน เปน็ ตน้ ระบบ EMS 3.2 กรณที ่ี 2 ตอ้ งการขอเลิกเช่าสญั ญาเชา่ ข้ามปีงบประมาณ 3.2 ให้โทรแจ้งส่วนสารสนเทศฯ เพือ่ ดาเนินการยนื ยัน ใหเ้ ลิกเช่า ในระบบ EMS 11.2 การโอนย้าย/การรับโอนเครือ่ งจักรกล ปญั หาอุปสรรค วธิ ีแกไ้ ข/ขอ้ เสนอแนะ 1. การเช่าเคร่ืองจักรกลจากศูนย์เคร่ืองจักรผู้ให้เช่าที่ 1. ให้ประสานงานกับตัวแทนเงินทุนฯ ต้นสังกัดท่ี ไม่ใช่ของหนว่ ยงานผเู้ ชา่ เอง ต้องการเช่า เพ่ือให้ทาการโอนย้ายเคร่ืองจักรใน ระบบเช่าก่อนวันเร่ิมเช่า และต้องรับโอนก่อนวันท่ี เริ่มเช่า/วันเดียวกันกับวันเร่ิมเช่า เม่ือครบกาหนด เชา่ ให้หนว่ ยงานทาการโอนกลับตน้ สังกดั 2. กรณีท่ีมีการรับโอนเคร่ืองจักรกลแล้ว ไม่สามารถเช่า 2. ให้ประสานกับเจ้าหน้าที่ส่วนสารสนเทศฯ สานัก เคร่ืองจักรกลได้ เครือ่ งกลและสือ่ สาร ทนั ที 3. กรณีที่ไม่สามารถทาการโอนย้ายเคร่ืองจักรกลได้ สาเหตอุ าจจะเกดิ จาก 2 ประเด็น ดังนี้ 3.1 วันที่โอนย้ายเครื่องจักรกลเป็นวันท่ีอยู่ระหว่างเช่า 3.1 ให้ทาการขอเลิกเช่า (ED5) ในสัญญาขอเช่า ก่อน (มีสัญญาเช่า) วันทีโ่ อนยา้ ยฯ 3.2 หากทาการโอนย้าย/รับโอนเครื่องจักรแล้ว ไม่ 3.2 ให้ติดต่อประสานงานมาที่ส่วนสารสนเทศฯ ทันที สามารถทาการเช่าได้ หา้ มทาการโอนหลายฉบบั 4. งานคา้ งทีต่ ้องดาเนนิ การในระบบฯ มี 2 กรณี 4.1 ทาการโอนย้ายเครอ่ื งจกั รกล 4.1 เมื่อมีงานค้างท่ีเป็นใบโอนย้ายเคร่ืองจักรกล หน่วยงานผู้โอนให้ทาการอนุมัติส่งเคร่ืองจักรกล และประสานงานไปยังหน่วยงานผู้รับโอนเพื่อทา การรบั โอนเครอ่ื งจักรกลทนั ที 4.2 ทาการตรวจรบั เครอ่ื งจักรกล 4.2 หน่วยงานผู้รับโอน จะต้องทาการตรวจรับ เคร่อื งจกั รกลใหเ้ รียบรอ้ ย

43 11.3 การบนั ทึก EC1 และคานวณคา่ เช่า วธิ ีแกไ้ ข/ข้อเสนอแนะ ปัญหาอุปสรรค 1. ให้บันทึกชั่วโมงการปฏิบัติงานในรหัสงาน M และ 1. ในกรณีเคร่อื งจกั รท่ีไม่เสียคา่ เช่า (รหสั M) ชวั่ โมงรองานในรหัสงาน N 2. การทาสญั ญาเช่ากับบคุ คลภายนอก/เอกชน (รหสั O) 2.1 สัญญาเช่ากับบุคคลภายนอก/เอกชน (รหัสO) เม่ือ ส้ินสุดสัญญาเช่าให้คานวณและยืนยันค่าเช่าส่งส่วน สารสนเทศฯ ทันที เพ่ือให้การเงินและบัญชีออกใบ แจ้งหน้ีตอ่ ไป 2.2 ให้ทาบันทึกข้อความส่งสัญญาเช่ารหัส O ให้ส่วน สารสนเทศเคร่ืองจักรกลทุกครั้ง เพื่อเก็บรวบรวม ไวใ้ ห้สานกั งานตรวจสอบภายในตรวจสอบต่อไป 11.4 การตรวจสอบเครอื่ งจกั รกลท่ีไมม่ สี ญั ญาเชา่ ประจาวัน และสรปุ ขอ้ มลู สถิติการเช่า/ใช้เคร่อื งจกั รกล ปญั หาอุปสรรค วิธแี กไ้ ข/ข้อเสนอแนะ 1. การตรวจสอบเคร่ืองจักรกลทีไ่ ม่มสี ัญญาเช่าประจาวัน 1. การตรวจสอบฯ ระบบจะทาให้อัตโนมัติ (รหัส Y) 2. การสรปุ ข้อมลู สถิตกิ ารเชา่ /ใชเ้ คร่อื งจักรกล 2. การสรปุ ข้อมูลสถิติเช่า/ใช้เคร่อื งจกั รกล หน่วยงาน ภูมิภาคต้องจัดทาเองทุกเดือน (หลังจากทาการ ตรวจสอบเคร่ืองจักรกลที่ไม่มีสัญญาเช่าประจาวัน เรยี บร้อยแล้ว) 11.5 อื่น ๆ ทีเ่ ก่ียวข้อง ปัญหาอุปสรรคการ วิธีแก้ไข/ขอ้ เสนอแนะ 1. กรณีท่ีมีเงินงบประมาณของงานฉุกเฉิน (รหัส C) ไม่ 1.1 ใหห้ นว่ ยงานทาบันทึกของบประมาณงานฉกุ เฉิน ไป เพียงพอ ที่ สร. พร้อมจัดทาสัญญาเช่าเปน็ ประเภทงาน C และ บันทึกชั่วโมงการปฏบิ ตั ิงานของเครื่องจักรในรหัส C 1.2 เม่ือไดร้ บั ใบแจ้งหน้ีแลว้ ใหท้ าบนั ทกึ ขอ้ ความแจ้ง สว่ นการเงนิ และบญั ชีเงินทุนฯ สานกั เคร่ืองกลฯ เพื่อขอจา่ ยเงนิ รหสั C ในภายหลัง (ติดต่อบัญชีฯ เบอรโ์ ทรศัพท์ 28067) 2. การคิดค่าเช่าเพิ่ม ในกรณีที่มีการใช้งานเคร่ืองจักรกล 2. รายละเอียดตามหนังสือเลขท่ี สก.6/690 ลงวันที่ 9 เกนิ 7 ชว่ั โมงใน 1 วนั จะคิดค่าเช่าเพ่มิ เฉพาะเครือ่ งจักร ต.ค. 2560 เร่ือง “การปรับปรุงการคานวณค่าเช่า ที่เคยมีการใหเ้ ชา่ เปน็ รายช่ัวโมง เครื่องจกั รกลงานเงนิ ทนุ หมนุ เวียนฯ” 3. การกันเงินไว้เบิกจ่ายค่าเช่าในเดือนกันยายนของ 3. ให้เอายอดท้ังหมดของค่าเช่าตามงวดลบกับยอดค่า สัญญาเช่ารายปี ซ่ึงเป็นสัญญาท่ีมีการเรียกเก็บ เช่าที่ใช้จริงทไ่ี ดจ้ ่ายมาแล้ว มากกว่า 1 งวด

44 12. แบบฟอรม์ ทีใ่ ช้ ชื่อแบบฟอร์ม รหัสเอกสาร (ถ้ามี) ลาดบั ที่ - - 1 ใบขอเชา่ เครือ่ งจกั รกลสาหรับหนว่ ยงานกรมทางหลวง ED4/ED4M 2 ใบขอเช่าเครอ่ื งจักรกลสาหรับหนว่ ยงานภายนอกกรมทางหลวง ED5 3 สญั ญาเชา่ เครอ่ื งจกั รกล/ขอใช้เคร่อื งจักรกล EC1 – W 4 ใบแจ้งเลกิ เชา่ เครื่องจักรกล พ.1 - 26 5 รายงานการปฏบิ ตั ิงานของเครื่องจกั ร-ยานพาหนะประจาสัปดาห์ - 6 ใบส่งพัสดุและโอนย้ายเครื่องจกั รกล – ยานพาหนะ 7 รายงานค่าเช่าเครื่องจกั รกลประจาเดือน (รายงานขอ้ 13 ใน EMS) 13. เอกสารอา้ งองิ 13.1 คู่มือการปฏิบตั ิงานการใหบ้ ริการเชา่ ใช้เครื่องจกั รกลเงนิ ทนุ หมุนเวียนฯ 13.2 คมู่ ือการใช้งานระบบบริหารการเชา่ เครื่องจักรกล

ภาคผนวก

ภาคผนวก ก รหัสประเภทงานทใี่ ชร้ ายงานการปฏบิ ตั งิ านของเครื่องจกั รกล

รหสั ประเภทงานทใ่ี ชร้ ายงานการปฏบิ ตั งิ านของเครือ่ งจักรกล รหัสทเ่ี ก็บค่าเช่า รหสั ท่ไี ม่เกบ็ ค่าเช่า รหัส W = ของงานตามหน้าที่ปกตขิ องหนว่ ยงานผเู้ ชา่ รหัส M = งานของผ้ใู หเ้ ชา่ รหัส V = งานอ่นื ๆ ของกรมฯ นอกเหนือจากงาน รหสั F = เครอื่ งจกั รปฏิบตั ิงานไม่ไดเ้ น่ืองจาก ปกตขิ องหน่วยงานผเู้ ช่า อปุ สรรคธรรมชาติ เชน่ ฝนตกหนักท้ังวนั รหัส O = งานต่าง ๆ ท่ีกรมทางหลวงได้รับมอบหมาย รหัส R = ชารดุ หรอื บรกิ ารหล่อลื่น ซ่งึ ได้รบั งบประมาณจากสว่ นราชการอน่ื หรืองานทหี่ น่วยงานอืน่ นอกกรมทางหลวง ขอเชา่ โดยตรง รหัส C = งานฉุกเฉินหรืองานใหบ้ รกิ ารสาธารณะ รหัส U = ความผดิ ของผใู้ ห้เช่า เชน่ กรณีเครอ่ื งจักรที่ ต่างๆ ทจี่ ะเบิกคา่ เช่าให้ภายหลงั ปฏบิ ัติงานร่วมกันมคี นั ใดคนั หนึ่งชารดุ ทา ใหเ้ คร่อื งจักรท่ีรายงานปฏิบัตงิ านไม่ได้ รหัส S = การรองานระหวา่ งเชา่ รหัส N = รองานของผใู้ ห้เช่า รหัส Y = รอเช่าใช้


Like this book? You can publish your book online for free in a few minutes!
Create your own flipbook