ความรู้พื้นฐานทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Word

ความรพู ้ืนฐานทว่ั ไปเกย่ี วกบั โปรแกรม Word ในชวี ติ ประจำวันของเราแตล ะวนั เราตอ งทำงานกับเอกสารตาง ๆ มากมายตั้งแต ทำรายงานการประชุมพมิ พจดหมาย และทำหนังสือคมู ือตา งๆ การบันทึกขอ ความ เหลา น้หี ากจดั ทำดวยการใชม ือเขยี นหรอื การพิมพดวยการใชเครือ่ งมือพิมพดดี อาจไมใ ช ที่สะดวกรวดเรว็ ที่สดุ โปรแกรม Microsoft Word เปนโปรแกรมสำหรับสรางและ จดั การกบั เอกสารทกุ รูปแบบไมวา จะเปน บันทึกขอความ จดหมาย รายงาน ใบปะ หนา แฟกซ ไปจนถงึ การจัดทำคูม ือและหนังสอื โดยมีระบบอัตโนมตั ิ การจดั การหนา เอกสาร เปน ตน ซ่งึ จะชวยใหเราใชเวลานอ ยลงในการจัดรูปแบบตางๆ โปรแกรม Microsoft Word 2013 เปนหนึ่งในโปรแกรม ชดุ Office 2013 ท่ี ปรับปรุงความสามารถใหมีประสิทธภิ าพดขี ้ึนกวา เดิม อีกทั้งมหี นา จอสว นติดตอผูใ ชงาน ( Inter Face ) ที่มงุ เนน ผลลพั ธแบบใหมจ ะแสดงเครอื่ งมอื เมือ่ ผใู ชต องการในลักษณะท่ี มกี ารจัดเรียงและชัดเจนการแสดงตัวอยา งเปนภาพ และคลงั ขอ มูลหรือภาพ (Gallery) ของลกั ษณะทีก่ ำหนดไวลวงหนา รูปแบบตารางอตั โนมตั ิ และเน้ือหาอน่ื ๆ จะชว ยใหเ รา ใชงาน Microsoft Word ไดอ ยา งมีประสิทธิภาพดยี ง่ิ ขึน้ สามารถเลือกขอ ความ ตาราง ลกั ษณะกราฟก แบบอกั ษร หรอื แมแ ตอ งคประกอบของเนอื้ หาที่ใชงานบอ ยๆ ไดอยาง งา ยดาย

การเขา ใชง านโปรแกรม Microsoft word 2013 วิธีที่ 1 : 1. คลกิ Start 2. เลือก All programs 3. เลือก Microsoft office 2013 4. คลกิ Word 2013 วธิ ีที่ 2 Microsoft Office Word 2013 จะสามารถเปดใช 1. เลอื กดบั เบิล้ คลิกทไี่ อคอนสญั ลกั ษณ งานไดทันที

สวนประกอบของ Microsoft Word 2013 1. หมายเลข 1 แถบช่อื เร่ือง (Title Bar) เปน สวนทีใ่ ชใ นการแสดงช่ือของไฟลเ อกสารท่กี ําลังใชงานและ แสดงช่ือของ โปรแกรมจากภาพงานเอกสารท่กี ําลังใชง านมีชื่อวา “Document1” และช่ือโปรแกรมที่กาํ ลังใช งาน คือ “Microsoft Word” 2. หมายเลข 2 แถบเครือ่ งมอื ดวน (Quick Access Tool Bar) เปน สวนทแ่ี สดงคำส่ังทต่ี อ งการใชงาน บอยๆ ปรากฏอยดู านบนซา ยของหนา ตา งหรอื เราสามารถสง่ั ใหแสดงอยใู ตริบบอนกไ็ ดท แ่ี สดงในรปู ของปุม รปู ภาพ หรือไอคอนเราสามารถเพม่ิ หรือลดจำนวนของเครอื่ งมือบนแถบเครื่องมอื ดว น 3. หมายเลข 3 แทบ็ คำส่ัง “ไฟล” (File Tab) เปน ปุมรายการทร่ี วบรวมคำสง่ั ท่ีเกย่ี วขอ งกบั การจดั การ แฟมหรืองานนาํ เสนอ ซ่ึงประกอบดว ยคำส่ัง “ขอมลู ” “ใหม” “เปด” “บนั ทกึ ” “บันทกึ เปน” “พมิ พ” “แชร” “สงออก” และ “ปด” 4. หมายเลข 4 แท็บเครอื่ งมอื หรอื ริบบอน (Ribbon) เปนแทบ็ ทร่ี วบรวมเครอ่ื งมอื คำสง่ั ตางๆ ของโปรแกรม ไมโครซอฟทเ วริ ด ซ่งึ จะถกู แบงออกเปน แทบ็ (Tab) ตามหมวดหมขู องการใชค ำส่งั ไดแ กแ ท็บ “หนาแรก” “แทรก” “ออกแบบ” “เคา โครงหนากระดาษ” “การอา งองิ ” “การสง จดหมาย” “รวี วิ ” และ “มมุ มอง” 5. หมายเลข 5 ไมบ รรทัด (Ruler) เปน สว นทีแ่ สดงมาตราสว นเชนเดยี วกับไมบ รรทัดทั่วไป เพอ่ื บอกระยะ ของขอความในเอกสาร มีทงั้ แนวนอนและแนวตงั้ ใชไ ดท ั้งเปนนิ้วและเซนตเิ มตร

6. หมายเลข 6 ตําแหนง พิมพ (Cursor) ตำแหนง พมิ พหรือเคอรเ ซอรเปน เครอ่ื งหมายท่ีบอกตำแหนง การพิมพงานในปจจุบัน 7. หมายเลข 7 แถบสถานะ (Status Bar) เปน สว นทีแ่ สดงสถานะของการใชงานเอกสารในขณะนน้ั บางสถานะของ การทำงานสวนนีจ้ ะแสดงคำอธิบายการทำงานใหท ราบดว ย 8. หมายเลข 8 มมุ มอง (View) เราสามารถใชม ุมมองของเอกสารในแบบตางๆ จากรบิ บอน “มมุ มอง” หรอื ใชจ ากแถบ สถานะดา นมุมลา งขวามือตามหมายเลข 8 กไ็ ดซ ง่ึ ไดแกม ุมมอง “โหมดการอา น” “เคาโครงเหมือน พมิ พ” และ “เคา โครงเว็บ” 9. หมายเลข 9 มุมมองยอ/ขยาย ใชสำหรบั ปรับมุมมองของเอกสาร ซ่ึงสามารถปรับไดทงั้ แบบยอและแบบ ขยาย โดยเปรยี บเทยี บไดจากตวั เลขแสดงเปอรเ ซ็นต (Percent) ของการยอ/ขยาย 10. หมายเลข 10 แถบเล่อื น (Scroll Bar) โดยปกตมิ ที ง้ั แนวต้งั และแนวนอน ใชสำหรบั การเลือ่ นดูเอกสาร ทัง้ ในแนว บน-ลา ง และแนวซา ย-ขวา

แถบเครอ่ื งมือของ Microsoft Word 2013 แถบเคร่อื งมอื หรือแถบริบบอน (Ribbon) เปนแถบบรรจคุ ำส่งั และไอคอนเคร่ืองมอื ตา งๆ เชน คำสง่ั Home, Insert เปน ตน ซงึ่ จะมีลักษณะคลา ยคลึงกับ Microsoft Office Word 2007 – 2010 การใชงานคำสั่งบนริบบอนใหคลิกที่แท็บคำสงั่ เชน Home ก็จะปรากฏไอคอนเคร่ืองมือยอยในกลุม คำสั่งดงั กลาว ดงั นน้ั ผูใชตองเรียนรูแ ละจดจำใหไดวา คำสง่ั ทตี่ อ งการใชงานอยใู นหมวดคำส่ัง หรือเครื่องมอื ใด บนริบบอน คำสง่ั และเคร่อื งมือในรบิ บอนประกอบดว ยเมนู ดังนี้ 1. หนา แรก (HOME) คำสั่งแรกใชสำหรบั จัดการกับขอ ความ ตวั อักษร ยอ หนา และสไตล 2. แทรก (INSERT) คำสั่งสำหรบั แทรกสวนเพม่ิ เติมลงไปในหนา เอกสาร เชน แทรกตาราง แทรกรปู ภาพ แทรกแผนภูมิ เปน ตน 3. ออกแบบ (DESIGN) คำสั่งสำหรบั ออกแบบเอกสารสำเร็จรูป 4. เคาโครงหนากระดาษ (PAGE LAYOUT) คำส่งั สำหรบั ออกแบบหรอื ตกแตง หนา กระดาษ เชน การกำหนดขนาดกระดาษ การจัดยอหนา

5. การอา งอิง (REFERENCES) คำสั่งสำหรบั การจดั เชงิ อรรถอา งอิง เชน การทำสารบญั การใส บันทึกชว ยจำ และการสรา งบรรณานุกรม 6. การสงจดหมาย (MAILINGS) คำสงั่ สำหรบั สรางและจัดการกับปา ยผนกึ จดหมาย และจดหมาย เวยี น 7. รวี ิว (REVIES) คำสง่ั สำหรบั ทบทวน ตรวจทาน และปรับปรุงเอกสาร 8. มุมมอง (VIEW) คำสงั่ สำหรับมุมมองเอกสาร 9. รูปแบบ (FORMAT) คำส่ังนจี้ ะปรากฏก็ตอ เม่อื เราเลือกระทำการกับวัตถนุ ้ัน แลว จะปรากฏ เคร่อื งมอื ที่ชว ยในการตกแตงวัตถุนัน้ ๆ เชน การตกแตง รปู ภาพ หรอื ตาราง แท็บรูปแบบนี้ จะปรากฏกต็ อเมอื่ คลิกเลือกหรือใชงานวัตถุนัน้ อยู จะไมปรากฏเม่อื ไมเลือกใชง าน

หนา ทแี่ ละการใชง านคยี ตางๆ บนแปน พมิ พ การใชง านคียบ อรด (Keyboard) 1.Grave Accent : สว นใหญมักกำหนดใหเปนปุมสำหรบั สลับภาษาที่ใชบ นคยี บอรด 2.Tab : สำหรับเลือ่ นเคอรเซอรไปยังตำแหนง ยอ หนา ทีก่ ำหนดไว 3.Caps Lock : กำหนดใหส ลับไปใชอ กั ษรตวั ที่อยมู ุมดานบนของปมุ คยี บอรด (ภาษาไทย) หรอื พิมพอ กั ษร ตัวพมิ พใ หญ (ภาษาองั กฤษ) 4.Shift : ใชทำงานรว มกบั ปมุ อนื่ ๆ เชน เม่ือตอ งการพิมพตัวอักษรที่อยดู านบนของปุม หรอื อักษรตัวพิมพใหญ ใหก ดปมุ นีค้ างไว พรอ มกบั กดปมุ อ่นื ๆ บนคียบ อรด 5.Control และ Alternate : มกั ใชทำงานรว มกบั ปุม อื่นๆ เพือ่ ทำหนา ทพ่ี ิเศษ หรอื ใชเปน คียลดั ของคำสงั่ ใน โปรแกรม 6.Space Bar : เปน ปมุ ดา นลางที่มีลกั ษณะเปน แถบยาวสำหรบั เคาะเพื่อนเลอ่ื นตำแหนง เคอรเ ซอรไ ป 1 ตำแหนง 7.Escape : สาหรบั ยกเลกิ หรอื หยดุ งานท่ที ำคา งอยู 8.Print Screen : จบั ภาพท่ีกำลงั แสดงอยูบนหนา จอนัน้ เกบ็ ไวบนคลิปบอรด 9.Enter : เลือกตกลงสง่ิ ทีก่ าลงั ทำงานอยู หรือเปนการขึน้ อยหู นาใหมในเอกสาร 10.Home และ End : เลอื่ นเคอรเซอรไปยงั ตน และทา ยบรรทัด ตามลำดบั 11.Page up และ Page Down : เลื่อนเคอรเซอรไ ปยงั ตน และทา ยเอกสาร ตามลำดบั 12.Backspace : สว นมากไวสาหรับลบขอ ความทเี่ ราพมิ พลงไป

คยี ล ดั ใน Microsoft Office CTRL + A = Select All / เลือกท้งั หมด CTRL + B = Bold / ตวั หนา CTRL + C = Copy / คัดลอก CTRL + D = Font format / กำหนดรูปแบบอกั ษร CTRL + E = Center / ตรงกลาง CTRL + F = Find / คนหา CTRL + G = Goto / ไปท่ี CTRL + H = Replace / แทนที่ CTRL + I = Italic / ตวั เอยี ง CTRL + J = Justify / จัดชิดขอบ CTRL + K = Insert Hyper Link / แทรกการเชื่อมโยงหลายมติ ิ CTRL + L = Left / จดั ชิดซาย CTRL + M = Indent / เพิ่มระยะเย้อื ง CTRL + N = New / สรา งแฟม ใหม CTRL + O = Open / เปด แฟม ใหม CTRL + P = Print / พมิ พ CTRL + Q = Reset Paragraph / ต้ังคา ยอ หนาใหม CTRL + R = Right / จดั ชดิ ขวา CTRL + S = Save / จดั เก็บ (บันทกึ ) CTRL + T = Tab / (ต้ังระยะแทบ็ ) CTRL + U = Underline / ขีดเสนใต CTRL + V = Paste / วาง CTRL + W = Close / ปด แฟม CTRL + X = Cut / ตดั CTRL + Y = Redo or Repeat / ทำซำ้ CTRL + Z = Undo / ยกเลกิ การกระทำครั้งลา สุด