Y004 นโยบายการรับเรื่องร้องเรียน _V3

นโยบายการรับเรืองร้องเรียนและเบาะแสการกระทาํ ผิดและการทุจริต (Whistle Blowing Policy) . บทนํา บริษทั ยงคอนกรีต จาํ กดั (มหาชน) และบริษทั ในเครือ (“บริษทั ฯ”) ยดึ มนั ทีจะดาํ เนินธุรกิจ ดว้ ยความซือสัตย์ และมีจริยธรรม ตลอดจน ปฏิบตั ิตามกฎหมายและระเบียบทีเกยี วขอ้ งอย่างเคร่งครัด บริษทั ฯ มีความคาดหวงั ว่าผบู้ ริหารและพนกั งานจะยึดมนั และปฏบิ ตั ิตามในหลกั การ ดงั กล่าว ดว้ ยความม่งุ มนั ดงั กล่าว คณะกรรมการบริษทั ฯ จึงไดอ้ นุมตั แิ ละนาํ นโยบายการรับเรืองร้องเรียนและเบาะแส การกระทาํ ผิดและการทุจริต (“นโยบาย”) ฉบบั นี มาใชป้ ฏิบตั แิ ละเพอื เป็นช่องทางให้ผบู้ ริหาร พนกั งานและผมู้ ี ส่วนไดเ้ สีย สามารถร้องเรียนและแจง้ เบาะแสการกระทาํ ผิดและ การทุจริตตอ่ บริษทั และบริษทั ใหก้ ลุม่ ยงคอนกรีต . วัตถุประสงค์ นโยบายฉบบั นีมีวตั ถุประสงคเ์ พอื (1) สนบั สนุนใหผ้ บู้ ริหารและพนกั งานทกุ คนของบริษทั ในกลุ่มยงคอนกรีต ตลอดจนผมู้ ีส่วนไดเ้ สียตา่ งๆร้องเรียนและแจง้ เบะแสการกระทาํ ผดิ และการทจุ ริตใดๆ ทเี กยี วขอ้ งกบั บริษทั ฯ และบริษทั ในกลมุ่ ยงคอนกรีต (2) กาํ หนดช่องทางทีปลอดภยั และเป็ นความลบั ในการร้องเรียนและแจง้ เบาะแสการกระทาํ ผิดและการทุจริตเพือช่วยให้บุคคลใดก็ตาม สามารถใหข้ อ้ มูลในเรืองทตี นเป็นกงั วลไดอ้ ยา่ งมนั ใจ (3) ใหค้ วามคุม้ ครองพนกั งานทไี ดร้ ้องเรียนและแจง้ เบาะแสการกระทาํ ผดิ และการทุจริต รวมทงั ให้ความร่วมมือ หรือความชว่ ยเหลอื ใดๆ แก่ บริษทั ไม่ให้ถูกคกุ คาม ขม่ ขู่ เปลียนแปลงตาํ แหน่งงาน ลกั ษณะงานหรือสถานทีทาํ งาน พกั งานไล่ออก หรือกระทาํ การอืนใดทีมีลกั ษณะ เป็นการปฏิบตั ิอยา่ งไม่เป็นธรรม (4) ป้ องปรามการกระทาํ ผิดและการทุจริตทีอาจเกิดขึนในบริษทั ฯ และบริษทั ในกลมุ่ คอนกรีต และช่วยให้สามารถพบและลดความเสียหาย จากการกระทาํ ผดิ หรือการทจุ ริต (5) ส่งเสริมภาพลกั ษณแ์ ละการมจี ริยธรรมทีดขี องบริษทั ฯ บริษทั ในกลุ่มยงคอนกรีต และพนกั งาน . ขอบเขต 3.1 นโยบายนีใหใ้ ชบ้ งั คบั กบั กรรมการ ผูบ้ ริหารและพนกั งานทุกคนของบริษทั ฯ และบริษทั ในกล่มุ ยงคอนกรีต 3.2 นโยบายนีครอบคลมุ การกระทาํ ผิดและการทุจริต (ทงั ทีปรากฏแลว้ หรือสงสยั ) ซึงเกยี วขอ้ งกบั ผบู้ ริหารพนกั งาน ผูข้ ายสินคา้ /บริการ เจา้ หนี ลูกหนี คคู่ า้ ผถู้ ือหุ้น กรรมการและผูม้ ีส่วนไดเ้ สียอืน ๆ ซึงมีความสัมพนั ธท์ างธุรกิจกบั บริษทั ฯ และบริษทั ในกลุม่ ยงคอนกรีต . คาํ นยิ าม ขอ้ ความหรือ คาํ ใดๆ ทใี ชใ้ นนโยบายฉบบั นีใหม้ ีความหมายดงั ตอ่ ไปนี เวน้ แตข่ อ้ ความดงั กล่าวจะแสดงหรือไดอ้ ธิบายไวเ้ ป็นอยา่ งอนื (1) “การกระทาํ ผิด” หมายถึง การกระทาํ หรือละเวน้ การกระทาํ ใด ๆ ของผูบ้ ริหารหรือพนกั งาน ซึงเป็ นการฝ่ าฝื นประมวลจรรยาบรรณ ขอ้ บงั คบั การทาํ งาน ระเบียบและนโยบายตา่ ง ๆ ของบริษทั ตลอดจนกฎหมายทเี กียวขอ้ งกบั ธุรกจิ ของบริษทั (2) “การทจุ ริต” หมายถงึ การกระทาํ โดยเจตหาเพอื แสวงหาผลประโยชน์ทีมคิ วรไดห้ รือไมช่ อบดว้ ยกฎหมายแก่ตนเองหรือผูอ้ นื ไม่วา่ ทางตรง หรือทางออ้ ม โดยสามารถแบ่งออกไดเ้ ป็น ประเภท ไดแ้ ก่ ( . ) การตกแต่งรายงาน การจดั ทาํ รายงานต่างๆ ไมว่ ่าจะเป็นรายงานทางการเงินและรายงานทีไม่ใชท้ างการเงิน โดยเจตนาใหผ้ ใู้ ช้งาน เขา้ ใจผิด ซึงอาจทาํ ไดท้ งั การละเวน้ หรือการแสดงรายงานตา่ ง ๆ ของบริษทั ฯไมถ่ ูกตอ้ งตามความเป็นจริง ( . ) การใชท้ รพั ยส์ ินของบริษทั ฯในทางไมเ่ หมาะสม ( . ) การคอร์รัปชนั การใชอ้ าํ นาจทีไดม้ าโดยหน้าทเี พือแสวงหาผลประโยชนส์ ่วนตนหรือผูอ้ นื

(3) “บริษทั ในกลุ่มยงคอนกรีต” หมายถึง บริษทั ย่อย บริษทั ร่วม หรือบริษทั ทียงคอนกรีตมีอาํ นาจควบคมุ การจดั การ โดยการถอื หุน้ หรือตาม สญั ญาทีไดต้ กลงกนั ไว้ (4) “ผูร้ ้องเรียน” หมายถงึ ผูบ้ ริหารหรือพนกั งานของบริษทั ฯ และบริษทั ในกลุ่มยงคอนกรีต รวมถึงผูม้ ีส่วนไดเ้ สียต่างๆ ซึงไดร้ ้องเรียนหรือ แจง้ เบาะแสการกระทาํ ผดิ หรือการทุจริตใดๆ ทเี กิดขึนในบริษทั ฯ หรือบริษทั ในกลมุ่ ยงคอนกรีตดว้ ยเจตนาสุจริต . หน้าทีและความรับผิดชอบ 5.1 ผ้บู ริหารและผ้บู งั คบั บญั ชา . . ประพฤติตนเป็ นแบบอย่างทีดี ตลอดจนสอดส่องดูแลและส่งเสริมผูใ้ ต้บังคบั บัญชาให้ปฏิบตั ิตามประมวลจรรยาบรรณระเบียบ ขอ้ บงั คบั และนโยบายตา่ ง ๆ ของบริษทั ฯ . . ส่งเสริมและจดั ให้มรี ะบบการบริหารความเสียงและการควบคมุ ภายในทีเพยี งพอและมปี ระสิทธิผลเพือป้ องกนั การกระทาํ ผิดและการ ทุจริตในส่วนงานทีตนเองรับผิดชอบ รวมถึงทาํ ความเข้าใจลกั ษณะของการกระทาํ ผิดและการทุจริตใด ๆ ทีอาจเกิดขึนภายใน หน่วยงานของตนเอง และตระหนกั ถงึ ความผดิ ปกตทิ บี ง่ ชีถึงการกระทาํ ผิดหรือการทจุ ริต . . ทาํ ใหม้ นั ใจวา่ พนกั งานทกุ คนในหนว่ ยงานไดร้ บั ทราบนโยบายฉบบั นี . . สร้างสภาพแวดลอ้ มทีเหมาะสม เพือสร้างความมนั ใจให้กบั ผรู้ ้องเรียนในการแจง้ เรืองร้องเรียนและเบาะแสการกระทาํ ความผดิ และ การทุจริต . . เมือพบการกระทาํ ผิดหรือทุจริตเกดิ ขึน ใหแ้ จง้ หนว่ ยงานตรวจสอบภายในและหน่วยงานทรัพยากรบุคคล ภายใน วนั . พนกั งาน . . รับทราบและปฏิบตั ติ ามนโยบายฉบบั นี . . แจง้ ใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชาในสายงานทราบและหรือตามช่องทางทีกาํ หนดไวใ้ นนโยบายฉบบั นีโดยทนั ทีหากพบเหน็ หรือมีเหตุอนั ควรเชือ วา่ มีการกระทาํ ผดิ หรือการทจุ ริตเกดิ ขึน . . ใหค้ วามร่วมมือและช่วยเหลอื กบั หนว่ ยงานทเี กียวขอ้ งของบริษทั ฯ ทีทาํ หนา้ ทสี อบสวนเรืองร้องเรียนและเบาะแสการกระทาํ ผิดและ การทุจริต . หน่วยงานทรัพยากรบคุ คล ใหค้ าํ แนะนาํ แกผ้ ูบ้ ริหารและพนกั งานในการนโยบายนีไปใชป้ ฏิบตั ิ รวมทงั สือสารและจดั อบรมให้ความรู้ ทีจาํ เป็น . หน่วยงานตรวจสอบภายใน . . แจง้ ความคืบหน้าและผลการพจิ ารณาเรืองรอ้ งเรียนและเบาะแสการกระทาํ ผดิ และการทจุ ริตให้ผรู้ ้องเรียนไดร้ ับทราบ . . จัดทาํ ทะเบียนการรับเรืองร้องและเบาะแสการกระทาํ ผดิ และการทจุ ริต และจัดทาํ รายงานสรุปส่งให้คณะกรรมการตรวจสอบและ คณะกรรมการบริหารทราบ เป็นประจาํ อยา่ งนอ้ ยไตรมาสละครัง . . ติดตามความมปี ระสิทธิผลของนโยบายฉบบั นี . การแจ้งเรืองร้องเรียนและเบาะแสการกระทําความผิดและทุจริต 6.1 ผูบ้ ริหาร พนกั งานหรือผูม้ สี ่วนไดเ้ สียสามารถแจง้ เรืองรอ้ งเรียนหรือแจง้ เบาะแสการกระทาํ ผิดและการทุจริตผ่านชอ่ งทางต่างๆ ตามทีเห็นวา่ เหมาะสม ดงั นี . แจง้ ผูบ้ งั คบั บญั ชาทรี ับผดิ ชอบโดยตรง (ตงั แตร่ ะดบั ผจู้ ดั การขึนไป) . แจง้ ผ่าน Ethics Hotline ใน Intranet ของบริษทั 3. ส่ง E-mail ถึง หวั หน้าหน่วยงานทรัพยากรบคุ คลของ บริษทั ยงคอนกรีต จาํ กดั (มหาชน) : [email protected] บริษทั พรอ้ มขนส่ง จาํ กดั : [email protected] 4. ส่ง E-mail ถึง หัวหน้าหน่วยงานตรวจสอบภายใน: [email protected]

5. ส่งจดหมายถึง ประธานคณะกรรมการตรวจสอบ (ซึงเป็นกรรมการอิสระ) หรือ กรรมการของบริษทั ตามทอี ยดู่ งั นี บริษทั ยงคอนกรีต จาํ กดั (มหาชน) เลขที / หมู่ ตาํ บล วงั ขาย อาํ เภอ ท่าม่วง จงั หวดั กาญจนบุรี หรือส่ง E-mail [email protected] [email protected] 6.2 ผูบ้ ริหาร พนกั งานหรือผูม้ สี ่วนไดเ้ สียของบริษทั ในกลมุ่ ยงคอนกรีต ควรส่งเรืองรอ้ งเรียนหรือแจง้ เบาะแสการกระทาํ ผดิ และการทจุ ริตผ่าน ช่องทางทบี ริษทั ของตนเองกาํ หนดไวก้ ่อน อยา่ งไรก็ตาม หากอยู่ในสถานการณ์ทไี ม่เหมาะสม หรือไมส่ ะดวกใจทีจะแจง้ ผา่ นช่องทางของ บริษทั ตนเอง สามารถแจง้ มายงั บริษทั ฯผา่ นทางชอ่ งทางต่างๆ ทีกาํ หนดไวใ้ นขอ้ . ( )- . ( ) ได้ . ในกรณีทผี ูบ้ งั คบั บญั ชาไดร้ บั เรืองร้องเรียนและเบาะแสการกระทาํ ผิดและการทุจริต รวมทงั หากพบว่ามีการกระทาํ ผิดหรือการทุจริตใดๆ เกิดขึน ให้แจง้ หน่วยงานตรวจสอบภายในและหน่วยงานทรัพยากรบุคคลภายใน วนั เพอื ดาํ เนินการตามขนั ตอนการสอบสวนทกี าํ หนด . ผรู้ อ้ งเรียนควรกรอกขอ้ มลู ใน แบบแจง้ เรืองร้องเรียน/เบาะแสการกระทาํ ผิดและการทจุ ริต ตามเอกสารแบบ ไวอ้ ยา่ งเพอื พอเทา่ ทีจะกระทาํ ไดเ้ พือให้สามารถนาํ ไปสอบหาขอ้ เทจ็ จริงได้ เช่น บคุ คลทเี กยี วขอ้ ง ลกั ษณะ และรายละเอียดของเหตกุ ารณ์ วนั ทีและขอ้ มูลนอกจากนีผู้ ร้องเรียนควรเปิ ดเผย ชือ ทีอยู่ของตนเองหรือช่องทางการติดต่ออืนๆ เพือให้บริษทั ฯ สามารถสอบถามขอ้ มูลเพิมเติมได้อย่างไรก็ตามผู้ รอ้ งเรียนสามารถเลือกทจี ะเปิ ดเผยหรือไมเ่ ปิ ดเผยชือของตนเองกไ็ ด้ . ผูบ้ ริหารและพนักงานทรี ้องเรียนและแจง้ เบาะแสกระทาํ ผิดหรือการทจุ ริตดว้ ยเจตนาสุจริต แมว่ ่าภายหลงั บริษทั ฯไดด้ าํ เนินการสอบสวน แลว้ และพบว่าไมม่ กี ารกระทาํ ความผิดตามทไี ดร้ อ้ งเรียน บริษทั ฯ จะไมด่ าํ เนินการลงโทษใดๆ กบั ผบู้ ริหารและพนกั งานทแี จง้ เรืองร้องเรียน หรือเบาะแสดงั กลา่ ว อย่างไรก็ตาม หากผลการสอบสวนพบว่าไดท้ าํ ดว้ ยเหตุเจตนาให้ร้ายหรือจงใจให้เกิดผลทีเป็ นอนั ตรายหรือให้ขอ้ มูลเท็จ บริษัทฯ จะ พิจารณาดาํ เนินการลงโทษทางวินยั กับผูบ้ ริหารและพนกั งานตามขอ้ บงั คบั เกียวกับการทาํ งาน ซึงมีบทลงโทษตงั แต่ตักเตือนดว้ ยวาจาหรือลาย ลกั ษณ์อกั ษร พกั งานจนถงึ ใหอ้ อกจากงาน รวมทงั พิจารณาดาํ เนินคดตี ามกฎหมาย . การดาํ เนินการของบริษทั 7.1 บริษทั ฯ จะดาํ เนินการตรวจสอบขอ้ มลู เรืองรอ้ งเรียนและเบาะแสกระทาํ ผดิ และการทจุ ริตดว้ ยความเป็นอสิ ระและเทยี งธรรม เพือให้ไดม้ าซึง หลกั ฐานทีสามารถใช้ยนื ยนั หรือโตแ้ ยง้ กบั ขอ้ มลู ทีไดร้ ับ รวมทงั จะดาํ เนนิ การลงโทษทางวินัยและ/หรือดาํ เนินคดที างกฎหมายกบั ผูก้ ระทาํ ผดิ . บริษทั ฯ จะแจง้ ความคืบหนา้ และผลการพิจารณาเรืองร้องเรียนการกระทาํ ผิดและการทุจริตให้กบั ผูร้ อ้ งเรียนทไี ดเ้ ปิ ดเผยชือ ทีอยู่ หมายเลข โทรศพั ท์ อีเมล์ หรือช่องทางติดต่ออืนๆไว้ อย่างไรก็ตาม ในบางครังดว้ ยเหตุผลความจาํ เป็นในเรืองขอ้ มูลส่วนบคุ คลและรักษาความลบั บริษทั ฯ อาจไม่สามารถใหข้ อ้ มลู ในรายละเอยี ดเกยี วกบั การสอบสวนหรือการลงโทษทางวินยั . การคุ้มครองพนักงาน 8.1 บริษทั ฯ จะใหค้ วามคุม้ ครองและจะไม่ยินยอมให้มีการข่มขู่ คุกคาม พนักงานทีไดร้ ้องเรียนหรือแจง้ เบาะแสการกระทาํ ผิดและการทุจริต รวมถงึ ผทู้ ีใหค้ วามร่วมมอื หรือความช่วยเหลือในการสอบสวนดว้ ยเจตนาสุจริต . ในกรณีทีพนกั งานถูกข่มขู่ คุกคาม ให้แจ้งต่อหัวหน้าหน่วยงานทรัพยากรบุคคลโดยทันที เพือดําเนินการให้ความคุม้ ครองตามความ เหมาะสม ทงั นีขึนกบั ระดบั ความรา้ ยแรงและความสาํ คญั ของเรืองทรี ้องเรียน . หา้ มผูบ้ ริหารหรือพนกั งานของบริษทั ฯ เลกิ จา้ ง พกั งาน ลงโทษทางวนิ ยั หรือขวู่ ่าจะดาํ เนินการตา่ งๆ จากการทพี นกั งานไดร้ อ้ งเรียนหรือแจง้ เบาะแสการกระทาํ ผิดหรือการทจุ ริต หากผใู้ ดกระทาํ ดงั กลา่ วจะถูกลงโทษทางวินยั

. การรักษาความลบั ผูท้ ีเกียวขอ้ งในการรบั ร้องเรียนและเบาะแสการกระทาํ ผิดหรือการทจุ ริต ตอ้ งเก็บรักษาขอ้ มูลทีไดร้ ับมาไวเ้ ป็นความลบั ไม่เปิ ดเผยแก่ บุคคลหนึงบคุ คลใด เวน้ แตเ่ ป็นการเปิ ดเผยตามความจาํ เป็นในการปฏบิ ตั งิ านเท่านนั หรือเป็นการปฏบิ ตั ิตามทกี ฎหมายกาํ หนด . กรณีมีข้อสงสัย หากผูบ้ ริหารหรือพนักงานมีข้อสงสัยหรือคาํ ถามใดๆ เกียวกบั นโยบายฉบับนี สามารถสอบถามผูบ้ ังคบั บญั ชา หัวหน้าหน่วยงาน ทรัพยากรบคุ คล หัวหนา้ หน่วยงานตรวจสอบภายใน หรือหัวหน้าหน่วยงานกฎหมายของบริษทั ฯ หรือสายงานทตี นเองสงั กดั . การจดั ทาํ ทะเบยี นและการรายงาน หนว่ ยงานตรวจสอบภายใน มหี นา้ ทีจดั ทาํ ทะเบยี นรับเรืองร้องเรียนและเบาะแสการกระทาํ ความผิดและการทุจริต และจดั ทาํ รายงานสรุป การรบั แจง้ ขอ้ มูลการกระทาํ ผิดและการทุจริตทงั หมดของบริษทั ฯ และบริษทั ในกลุ่มยงคอนกรีต ทงั ทีได้ ดาํ เนินการพจิ ารณาแลว้ หรืออยรู่ ะหว่าง การพิจารณาสอบสวน ให้คณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริหารทราบ เป็นประจาํ อย่างนอ้ ยไตรมาสละครัง . นโยบายทเี กียวข้อง ผูบ้ ริหารและพนกั งานทกุ คนควรอ่านทาํ ความเขา้ ใจนโยบายฉบบั นี ร่วมกบั นโยบายและคู่มืออนื ๆ ของบริษทั ฯ ดงั นี ( ) นโยบายการกาํ กบั ดแู ลกิจการทดี ี ( ) ขอ้ กาํ หนดเกยี วกบั จริยธรรมและจรรยาบรรณทางธุรกิจ . การทบทวนนโยบาย หนว่ ยงานทรัพยากรบคุ คล หน่วยงานตรวจสอบภายใน และหน่วยงานกฎหมายของบริษทั คอนกรีต จะทบทวนและปรับปรุงนโยบายฉบบั นีตามความจาํ เป็นและเหมาะสม อยา่ งนอ้ ยปี ละ ครงั