การเขียนหนังสือราชการและงานสารบรรณ

ก หหหหนนนนัััังงงงสสสสืืืืออออรรรราาาาชชชชกกกกาาาารรรร มหาวิทยาลัยราชภัฏสุราษฎร์ธานี

นายณัฐพล สินธวาชีวะ 6216209001161 นางสาวธนพร ศรีพัฒน์ 6216209001165 นางสาวชลลดา บุญกวย 6216209001169 นางสาวชโลบณ ชังช่างเรือ 6216209001168 นางสาวอริสา อ่อนนวล 6216209001173 เสนอ อาจารย์อยับ ซาดัดคาน รายงานนี้เป็นส่วนหนึ่งของการศึกษาตามหลักสูตรปริญญรัฐประศาสนศาสตร์บัณฑิต สาขารัฐประศาสนศาสตร์ ภาคเรียนที่ 2 ปีการศึกษา 2564

พระราชดำรัส การทำความดีนั้น...โดยมากเป็นการเดินทวน กระแสความพอใจและความต้องการของมนุษย์ จึง ทำได้ยากและเห็นผลช้า...แต่ก็จำเป็นต้องทำเพรา หาไม่...ความชั่วซึ่งทำได้ง่ายจะเข้ามาแทนที่แล้วจะ พอกพูนขึ้นอย่างรวดเร็วโดยไม่ทันรู้สึกตัว พระบรมราโชวาท พระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดชในพิธีพระราชทานกระบี่และ ปริญญาบัตรแก่ว่าที่ร้อยตำรวจตรีโรงเรียนนายร้อยตำรวจ ๑๐ มีนาคม ๒๕๒๙

author's foreword คำนำผู้เขียน รายงานเล่มนี้ เป็นส่วนหนึ่งของราชวิชา BPA0601 การเตรียมฝึก ประสบการณ์วิชาชีพรัฐประศาสนศาสตร์ โดยมีจุดประสงค์เพื่อศึกษาการเขียน หนังสือราชการและงานสารบรรณ ทั้งนี้ในรายงานมีเนื้อหาประกอบด้วยความ รู้เกี่ยวกับ ความหมายและลักษณะของหนังสือราชการ การเขียนหนังสือ ภายใน การเขียนหนังสือภายนอก หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือ ประชาสัมพันธ์ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือมีไว้เป็นหลักฐานในราชการ และ งานสารบรรณ คณะผู้จัดทำ ขอขอบคุณอาจารย์อยับ ซาดัดคาน ผู้ให้ความรู้และ แนวทางการศึกษาและหวังว่ารายงานเล่มนี้จะให้ความรู้และประโยชน์แก่รุ่น น้องในสาขาและผู้อ่านทุกๆท่า คณะผู้จัดทำ 4 กุมภาพันธ์ 2565

Contents สารบัญเรื่อง หน้า คำนำ........................................................................................................................................ก สารบัญ....................................................................................................................................ข สารบัญ(ต่อ)............................................................................................................................ค สารบัญตาราง..........................................................................................................................ง สารบัญภาพ.............................................................................................................................จ บทที่ 1 ความหมายและลักษณะของหนังสือราชการ.................................................1 ความหมายและลักษณะของหนังสือราชการ....................................................1 องค์ประกอบของหนังสือราชการ.....................................................................1 งานสารบรรณ..................................................................................................3 ความหมายของงานสารบัญ.............................................................................3 ขอบข่ายของงานสารบัญ..................................................................................3 หนังสือราชการ................................................................................................3 ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์..................................................................3 ประเภทของหนังสือราชการ............................................................................4 บทที่ 2 การเขียนหนังสือภายใน..................................................................................5 การเขียนหนังสือภายใน...................................................................................5 โครงสร้างของหนังสือภายใน............................................................................5 การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์...8 บทที่ 3 การเขียนหนังสือภายนอก............................................................................13 การเขียนหนังสือภายนอก..............................................................................13 ส่วนประกอบและรายละเอียดของหนังสือภายนอก.......................................13

Contents สารบัญ(ต่อ) เรื่อง หน้า บทที่ 4 หนังสือประทับตรา..................................................................................21 หนังสือประทับตรา........................................................................................21 โครงสร้างของหนังสือประทับตรา..................................................................21 รายละเอียดของหนังสือประทับตรา..............................................................22 บทที่ 5 หนังสือสั่งการ..........................................................................................27 หนังสือสั่งการ.................................................................................................27 บทที่ 6 หนังสือประชาสัมพันธ์.............................................................................33 หนังสือประชาสัมพันธ์....................................................................................33 บทที่ 7 หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ......................36 หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ..........................36 การเตรียมและการจัดทำรายงานการประชุม................................................39 จุดมุ่งหมายของการจดรายงานการประชุม...................................................40 วิธีการจัดรายงานการประชุม........................................................................40 เทคนิคการจดรายงานประชุม.......................................................................41 ปัญหาในการที่จะเขียนรายงานการประชุม..................................................42 บรรณานุกรม.......................................................................................................43

Table of Contents สารบัญตาราง เรื่อง หน้า ตารางที่ 1 ตารางจุดประสงค์ของเรื่อง....................................................................................7 ตารางที่ 2 ตารางคำลงท้ายจะต้องให้สัมพันธ์กับคำขึ้นต้น...................................................15

Picture Contents สารบัญรูปภาพ เรื่อง หน้า ภาพที่ 1 ภาพแสดงเนื้อเรื่องของหนังสือภายใน.....................................................................6 ภาพที่ 2 ตัวอย่างแบบหนังสือภายใน3ย่อหน้า.......................................................................9 ภาพที่ 3 ตัวอย่างแบบหนังสือภายในแบบองค์5...................................................................10 ภาพที่ 4 ตัวอย่างแบบหนังสือภายในแบบองค์5...................................................................11 ภาพที่ 5 ตัวอย่างแบบหนังสือภายในแบบองค์5...................................................................12 ภาพที่ 6 หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ.................................16 ภาพที่ 7 หนังสือราชการแบบภายนอก................................................................................17 ภาพที่ 8 หนังสือราชการแบบภายนอก................................................................................17 ภาพที่ 9 ตัวอย่างหนังสือขอความอนุเคราะห์......................................................................20 ภาพที่ 10 ตัวอย่างหนังสือขอเชิญวิทยากร..........................................................................20 ภาพที่ 11 ตัวอย่างแบบหนังสือประทับตรา.........................................................................23 ภาพที่12 ตัวอย่างการตั้งค่าการพิมพ์หนังสือประทับตรา.....................................................24 ภาพที่ 13 ตัวอย่างหนังสือประทับตรา.................................................................................26 ภาพที่ 14 ตัวอย่างรูปแบบคำสั่ง..........................................................................................31 ภาพที่ 15 ตัวอย่างคำสั่ง......................................................................................................32 ภาพที่ 16 ตัวอย่างหนังสือประชาสัมพันธ์............................................................................33 ภาพที่ 17 ตัวอย่างหนังสือแถลงการณ์.................................................................................34 ภาพที่ 18 ตัวอย่างแบบข่าว.................................................................................................35 ภาพที่ 19 ตัวอย่างรูปแบบหนังสือรับรอง............................................................................37 ภาพที่ 20 ตัวอย่างวาระการประชุม.....................................................................................40

Chapter 1 บทที่ 1 ความหมายและลักษณะของ หนังสือราชการ

ความหมายและลักษณะ 1 ของหนังสือราชการ ความหมายและลักษณะของหนังสือราชการ คือเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หนังสือที่ส่วน ราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นซึ่งไม่ใช่ส่วนราชการ หนังสือที่หน่วยงานอื่นซึ่งไม่ใช่ส่วนราชการหรือที่ บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐาน และเอกสาร ที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบหรือข้อบังคับ sanook.com (2564). คุณลักษณะที่ดีของหนังสือราชการ 1.) องค์ประกอบของหนังสือราชการ ได้แก่ - กระดาษที่ใช้ เป็นกระดาษตราครุฑที่มีขนาดตัวครุฑสูง3 เซนติเมตร พิมพ์ด้วยสีดำหรือเป็น ครุฑดุน อยู่ที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ(ยกเว้นหนังสือภายในที่มีรูปแบบเฉพาะโดยมีขนาดของตัว ครุฑสูง1.5 เซนติเมตร และมีข้อความกำหนดเป็นแบบไว้) ลักษณะของกระดาษที่มีคุณภาพดี คือ กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนักไม่น้อยกว่า 60 กรัมต่อตารางเมตร ขนาด เอ 4 (210 * 297 มิลลิเมตร) - สีของหมึกพิมพ์ ใช้หมึกพิมพ์สีดำ โดยสีของหมึกพิมพ์ต้องมีระดับความเข็มที่สม่ำเสมอตลอด ทั้งฉบับรูปแบบของหนังสือราชการ ในกรณีที่เป็นหนังมือราชการประเภทจดหมายควรจัดระยะและวาง ตำแหน่งส่วนประกรอบต่างๆ ของจดหมาย เช่น เลขที่และชื่อเรื่องของหนังสือ ชื่อและที่อยู่ส่วนราชการ เจ้าของหนังสือ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง วันที่ออกหนังสือ คำขึ้นต้นและคำลงท้าย ข้อความส่วน ราชการเจ้าของหนังสือ ฯลฯ ให้ถูกต้องตามรู้แบบที่สำนักนายกรัฐมนตรีได้กำหนดเป็นระเบียบหรือแนว ปฏิบัติไว้ ทั้งนี้ เพื่อความถูกต้อง ความเป็นระเบียบ และความน่าอ่านของหนังสือราชการนั้นๆ - ซอง เป็นซองสีขาวที่มีตราครุฑขนาดสูง 1.5 เซนติเมตร อยู่ด้านบนซ้ายของหน้าซอง ขนาด ของซองจะต้องมีขนาดที่เหมาะสมกับหนังสือราชการและสิ่งที่จะส่งไปพร้อมกับหนังสือราชการนั้น ขนาดมาตรฐาน 4.25 * 9.50 นิ้ว และจัดพิมพ์ตามรูปแบบที่ถูกต้อง - ข้อความในหนังสือ ภาษาและการใช้ภาษาในหนังสือราชการนั้นเป็นสิ่งสำคัญประการหนึ่งที่ ต้องคำนึงถึง ข้อความในจดหมายควรมีลักษณะดังนี้ - มีความถูกต้อง ความถูกต้องในการเขียนหนังสือราชการ หมายถึง ความถูกต้องของเนื้อหา ประเภทและรูปแบบของหนังสือ ตัวสะกดการันต์ วรรคตอนและการใช้เครื่องหมายวรรคตอน ตลอดทั้ง ความเหมาะสมในการใช้ภาษาให้สอดคล้องกับผู้รับและเนื้อหา

2 - มีความกะทัดรัดและชัดเจน หนังสือราชการที่ดี ควรเขียนด้วยข้อความที่กะทัดรัด ชัดเจน กล่าวคือ เป็นข้อความที่มีขนาดสั้นและมุ่งเสนอเฉพาะประเด็นสำคัญของเนื้อหา เมื่ออ่านแล้ว เข้าใจได้ทันทีว่าผู้เขียนมีจุดประสงค์หรือต้องการสื่ออะไรให้ผู้อ่านได้ทราบ - มีความสมบูรณ์ เนื้อหาในหนังสือราชการจะต้องมีสาระสำคัญครบถ้วน ตามจุดประสงค์ หรือเจตนาที่ผู้เขียนกำหนดไว้อีกด้วย - มีความสุภาพ หนังสือราชการควรมีถ้อยคำสุภาพ แสดงถึงการให้เกียรติแก่ผู้รับ การเลือก ใช้ภาษาที่แสดงถึงสุภาพนั้น จะขึ้นอยู่กับสถานภาพของผู้ลงนามในหนังสือกับผู้รับเป็นสำคัญ เช่น การเขียนข้อความส่วนสรุปเพียงเพื่อแจ้งให้ผู้รับหนังสือทราบถึงเรื่องราวที่เกิดขึ้น หากผู้ใต้บังคับ บัญชาบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา จะต้องใช้ว่า “จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ” แต่หากเป็นหนังสือ จากผู้บังคับบัญชาแจ้งไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา จะต้องใช้คำว่า “จึงเรียนมาเพื่อทราบ” - มีความเป็นเอกภาพ ในการเขียนหนังสือราชการแต่ละครั้งไม่ควรนำเรื่องราวที่เป็นคนละ เรื่องไว้ในฉบับเดียวกัน ในหนังสือราชการแต่ละฉบับควรนำเสนอเนื้อหาที่เป็นเรื่องเดียวกันทั้ง ฉบับ โดยมีจุดประสงค์สำคัญ ใจความสำคัญหรือประเด็นสำคัญที่ต้องการจะสื่อให้ผู้รับได้ทราบ เพียงประการเดียมีสารัตถภาพ การเขียนหนังสือราชการควรเขียนเน้นย้ำสาระสำคัญหรือให้ราย ละเอียดสำคัญที่ต้องการให้ผู้อ่านทราบอย่างชัดเจน ตรงไปตรงมา ไม่วกวน หรืออ้อมค้อมด้วยการ ใช้ข้อความหรืออธิบายเรื่องราวที่ยืดยาวจนเกินความจำเป็น - มีสัมพันธภาพ ข้อความและเนื้อหาในหนังสือราชการ ความมีความสัมพันธ์ที่เชื่อมโยงกัน โดยตลอด และมีการลำดับความที่ต่อเนื่อง ไม่สร้างความสับสนให้แก่ผู้อ่านความสะอาด ความ สะอาดก็เป็นสิ่งที่แสดงถึงความละเอียด รอบคอบ ตลอดจนความตั้งใจจริงในการติดต่อสื่อสาร ดัง นั้นในหนังสือราชการจึงไม่ควรมีรอยขุด ขีด ลบ รอบคราบสกปรกต่างๆ หรือแม้แต่รอยยับย่นของ กระดาษก็ไม่ควรให้มีปรากฏขั้น - ความรวดเร็วในการดำเนินการ ในการติดต่อสื่อสารด้วยหนังสือราชการประเภทจดหมาย จะเสียเวลาในการนำส่งพอสมควร ดังนั้น ในช่วงของการดำเนินการ คือ การผลิตสื่อ (การร่าง การ พิมพ์หนังสือ การนำเสนอผู้บังคับบัญชาลงนาม) ไม่ว่าจะเพื่อเป็นการให้บริการ ตอบคำถาม ข้อ สงสัย หรือการแจ้งเรื่องราวต่าง ๆ ให้แก่ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบ จึงควรดำเนินการอย่างรวดเร็ว โดยใช้ ระยะเวลาที่ไม่นานนัก ทั้งนี้ จะต้องคำนึงถึงผลเสียที่อาจจะเกิดขึ้นเสมอ ปราณี กันธิมา (2560)

3 งานสารบรรณ ความหมายของงานสารบรรณ “งานสารบรรณ” คือ งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การรับ การส่ง การ เก็บรักษา การยืม และการทำลายเอกสาร ขอบข่ายของงานสารบรรณ (การจัดทำทำ – การส่ง – การรับ – การรักษา – การยืม - การทำลาย) จากความหมายของ “งานสารบรรณ” ทำให้สามารถเห็นถึงขั้นตอนและขอบข่ายของงาน สารบรรณว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องใด บ้างเริ่มตั้งแต่ 1.) การผลิตหรือจัดทำเอกสาร (พิจารณา-คิด-ร่าง เขียน ตรวจร่าง-พิมพ์ ทาน สำเนา- เสนอ-ลงนาม) 2.) การส่ง (ตรวจสอบ-ลงทะเบียน-ลงวันเดือนปี-บรรจุซอง-นาส่ง) 3.) การรับ (ตรวจ-ลงทะเบียน-แจกจ่าย) 4.) การเก็บ รักษา และการยืม 5.) การทำลาย หนังสือราชการ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ 1.) หนังสือที่มีไปมาระหว่าง ส่วนราชการ 2.) หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานภายนอกซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก 3.) หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ 4.) เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ 5.) เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตาม กฎหมาย ระเบียบหรือข้อบังคับ รวมถึง เอกสารที่ประชาชน ทั่วไปมีมาถึง ส่วนราชการและเจ้าหน้าที่รับไว้ เป็นหลักฐานก็จัดว่าเป็นหนังสือราชการด้วย นภาลัย สุวรรณธาดา และอดุล จันทร์ศักดิ์ (2552).

4 ระบบงานสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่าน ระบบสื่อสารด้วยวิธีการทาง อิเล็กทรอนิกส์โดยรวมถึงการรับส่งโดยใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการหรือที่ ส่วนราชการ จัดให้แก่เจ้าหน้าที่และระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นใด ตามที่หัวหน้าส่วน ราชการกำหนดด้วย หนังสืออิเล็กทรอนิกส์การเขียนหนังสือราชการ. (2559) ประเภทของหนังสือราชการ ประเภทของหนังสือราชการแบ่งออกเป็น 5 ประเภทคือ 1.) หนังสือภายนอก 2.) หนังสือภายใน 3.) หนังสือประทับตรา 4.) หนังสือสั่งการ 5.) หนังสือประชาสัมพันธ์

Chapter 2 บทที่ 2 การเขียน หนังสือภายใน

การเขียน 5 หนังสือภายใน การเขียนหนังสือภายใน หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือ ภายนอก เป็น หนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึก ข้อความ (การใช้หนังสือภายใน ส่วนราชการมักนิยมใช้เฉพาะเรื่องที่ติดต่อภายในกรมเดียวกันเป็นส่วน ใหญ่ หากมีหนังสือไปต่างกรมแม้อยู่ใ นกระทรวงเดียวกันมักนิยมใช้หนังสือราชการ ภายนอก) Trainflix (2562). โครงสร้างของหนังสือภายใน ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 4 ส่วน คือ 1.) หัวเรื่อง 2.) เนื้อเรื่อง 3.) จุดประสงค์ของเรื่อง 4.) ท้ายเรื่อง ส่วนที่ 1 : หัวเรื่อง 1.1) ที่ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบ สำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ทับเลขทะเบียนหนังสือส่งเลขที่หนังสือประจำ หน่วยงานในสังกัดกรมสรรพสามิต ใช้ตามหนังสือสานักงานเลขานุการกรม ด่วนที่สุด ที่ กค0601/ว 22 ลงวันที่ 31 มกราคม 2551ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ - ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ หรือหน่วยงานที่ออก หนังสือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถ้าส่วนราชการที่ออก หนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้น ไปให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้า เรื่อง ทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออก หนังสืออยู่ใน ระดับต่ำกว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วน ราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือส่วนราชการ เจ้าของเรื่องต่อด้วยหมายเลขโทรศัพท์ภายในของ ส่วนราชการเจ้าของเรื่องนั้น 1.2) วันเดือนปี - ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ พ.ศ. ที่ออกหนังสือ 1.3) เรื่อง - เขียนเป็นวลีหรือประโยคสั้นๆ - ใช้ภาษาง่าย และชัดเจน - ตรงประเด็นและตรงกับส่วนสรุป

6 - ไม่ซ้ำกับเรื่องอื่น - ใช้ภาษาเขียนที่สุภาพ และรักษาน้ำใจผู้รับ 1.4) คำขึ้นต้น ใช้ ตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณ โดยทั่วไปใช้คำว่า “เรียน” ตามด้วยตำแหน่งของผู้รับหนังสือ หรือ ชื่อบุคคลที่รับ หนังสือ 1.5) อ้างถึง (ถ้ามี) - การอ้างถึงจะไม่ปรากฏที่หัวหนังสือ แต่จะอยู่ในเนื้อความส่วนแรกของหนังสือ 1.6) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้กล่าวถึงสิ่งที่ส่งมาด้วยในส่วนเนื้อหา โดยเขียนให้มีการเชื่อมโยงถึงกันเพื่อความ ชัดเจนด้วย ธนพรรณ มากมณี (2561). ส่วนที่ 2. เนื้อเรื่อง เนื้อเรื่องของหนังสือภายใน คือ “ข้อความที่ผู้มีหนังสือแจ้งไปยังผู้รับหนังสือ ประกอบด้วย เหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งเขียนย่อหน้าต่อจาก “คำขึ้นต้น” อาจเป็นข้อความตอนเดียว หรือ 2 ตอน หรือ 3 ตอนก็ได้ ภาพที่ 1.) ภาพแสดงเนื้อเรื่องของหนังสือภายใน การเขียน “เหตุที่มีหนังสือไป” จะขึ้นต้นด้วยคำใดคำหนึ่ง ดังต่อไปนี้ 1.) กรณีที่เป็นเรื่องใหม่ ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้ในเรื่องดังกล่าวมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไป กับผู้รับหนังสือ เกี่ยวกับเรื่องนั้น จะขึ้นต้นเนื้อเรื่องโดยใช้คำว่า “ด้วย” นิยมใช้ในกรณีที่บอกกล่าวเล่าเหตุที่มีหนังสือไป โดยเกริ่นขึ้นมาลอย ๆ ตัวอย่าง เช่นด้วยกรมสรรพสามิตจะจัดการฝึกอบรม หลักสูตร......................................................................................................

7 “เนื่องจาก” นิยมใช้ในกรณีที่อ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่จำเป็นต้องมีหนังสือไปเพื่อให้ผู้รับ หนังสือดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง ตัวอย่างเช่น เนื่องจากท่านได้หยุดราชการไป 3 วัน โดยไม่ ได้ยื่นใบลาตามระเบียบ จึง ขอให้ท่านชี้แจงเหตุผลที่หยุดราชการครั้งนี้โดยด่วน 2.) กรณีที่เป็นเรื่องต่อเนื่อง หรือเป็นเรื่องที่มีการติดต่อกันมาก่อนหน้านี้ จะขึ้นต้นเนื้อ เรื่องโดยใช้คำว่า “ตาม” จะต่อด้วยคำนาม เช่น ตามหนังสือที่อ้างถึง แจ้งว่า....................................................นั้น “ตามที่”จะต่อด้วยประโยค เช่น ตามที่กรมสรรพสามิตอนุมัติให้..........................................นั้น “อนุสนธิ” จะต่อด้วยคานาม เช่น อนุสนธิมติ ก.พ. ในการประชุมครั้งที่...............................นั้น ส่วนที่ 3. จุดประสงค์ของเรื่อง จุดประสงค์ของเรื่อง คือ “ข้อความ” ที่แสดงความมุ่งหมายที่มีหนังสือไปว่าประสงค์จะให้ ผู้รับหนังสือทำอะไรหรือทำอย่างไรการเขียน“จุดประสงค์ของเรื่อง”ควรเขียนย่อหน้าขึ้น บรรทัดใหม่ เป็นอีกตอนหนึ่งต่างหากจาก “เนื้อเรื่อง”โดยปกติมักจะเขียน “จุดประสงค์ของ เรื่อง” ขึ้นต้นด้วยคำว่า “จึง..................................................................”

8 ตารางที่ 1 ตารางจุดประสงค์ของเรื่อง ส่วนที่ 4 ท้ายเรื่อง 1.) คำลงท้าย ไม่มี 2. ) ลงชื่อและตำแหน่งให้ลงลายมือเจ้าของหนังสือ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ ใต้ลายมือ กับลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ ราชการ 3. ) ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง จะไม่ปรากฏในส่วนท้ายเรื่อง แต่จะอยู่ในส่วนหัวเรื่อง การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ 1. ) หนังสือภายใน 1.1) ส่วนหัวของแบบบันทึกข้อความกำหนดขนาดตัวอักษร ดังนี้ 1.1.1) คำว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 29พอยท์ และปรับค่า ระยะ บรรทัดจาก 1 เท่าเป็นค่าแน่นอน (Exactly) 35พอยท์ 1.1.2) คำว่า “ส่วนราชการ วันที่ เรื่อง” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 20พอยท์ 1.1.3) การพิมพ์คำขึ้นต้นให้มีระยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และ เพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) 1.1.4) การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ ภาคสรุป และการย่อหน้าให้ถือ ปฏิบัติเช่นเดียวกับการพิมพ์หนังสือภายนอก 1.1.5) การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ ให้เว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด จากภาคสรุป (4 Enter) การพิมพ์หนังสือบันทึกข้อความโดยใช้โปรแกรมการพิมพ์เครื่อง คอมพิวเตอร์ จะต้องจัดทาให้ถูกต้อง โดยเฉพาะส่วนหัว ของกระดาษบันทึกข้อความ จะต้องใช้ จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็น

9 ช่องว่างหลังคาและไม่ต้องมีเส้นทึบ แบ่งส่วนหัว กระดาษกับส่วนข้อความ ทั้งนี้ ให้เป็นไป ตามหนังสือสานักนายกรัฐมนตรี ที่ นร0106/ว 2019 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2554 1.2) จำนวนบรรทัดในการพิมพ์หนังสือราชการในแต่ละหน้าให้เป็นไปตามความ เหมาะสมกับจานวน ข้อความ และความสวยงาม 1.3) การพิมพ์หนังสือราชการแบบอื่นตามที่ระเบียบกำหนดให้ถือปฏิบัติตามนัย ดังกล่าวข้างต้นโดยอนุโลม โดยคำนึงถึงความเหมาะสมกับรูปแบบของหนังสือชนิดนั้นกรณี ที่มีความจำเป็น ส่วนราชการอาจปรับการพิมพ์หนังสือราชการให้แตกต่างจากนี้ได้ตาม ความเหมาะสม โดยให้ คำนึงถึงความสวยงามและรูปแบบของหนังสือราชการเป็นสำคัญ รูปภาพที่ 2 ตัวอย่างแบบหนังสือภายในแบบ 3 ย่อหน้า

10 รูปภาพที่ 3 ตัวอย่างแบบหนังสือภายในแบบองค์ 5 โครงสร้างของหนังสือภายใน แบบองค์ 5 1.) ตั้งหน้ากระดาษ กั้นหน้า 3 เซนติเมตร กั้นหลัง 2 เซนติเมตร 2.) ขนาดตัวครุฑ 1.5 เซนติเมตร โดยวางตัวครุฑห่างจากขอบกระดาษประมาณ 1.5 เซนติเมตร 3.) คำว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 29พอยท์ และปรับค่าระยะบรรทัดจาก1 เท่า เป็นค่าแน่นอน (Exactly) 35พอยท์ 4.) ชั้นความลับ (ถ้ามี) ให้ปั๊ มตรงกึ่งกลางด้านบนและด้านล่างของบันทึกข้อความ โดยใช้หมึกสีแดง 5.) ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ให้ปั๊ มระหว่าง ครุฑ กับ บันทึกข้อความ โดยใช้หมึกสีแดง 6.) คำว่า “ส่วนราชการ” พิมพ์อักษรตัวหนาขนาด 29พอยท์ สำหรับชื่อส่วน ราชการให้ลงชื่อ หน่วยงานเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ/ โทรศัพท์ พร้อมด้วยไปรษณีย์ อิเล็กทรอนิกส์ของ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง โดยพิมพ์ด้วยอักษรขนาด 16พอยท์ 7.) คำว่า “ที่”พิมพ์อักษรตัวหนาขนาด 29 พอยท์ โดยลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของ เรื่อง ด้วยอักษรขนาด 16 พอยท์ 8.) คำว่า “วันที่” พิมพ์อักษรตัวหนาขนาด 29 พอยท์ โดยลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและ ตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ ด้วยอักษรขนาด 16พอยท์

11 9.) คำว่า “เรื่อง” พิมพ์อักษรตัวหนาขนาด 29พอยท์ โดยลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของ หนังสือ ฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง ให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม ด้วยอักษรขนาด 16พอยท์ 10.) พิมพ์ “คำขึ้นต้น” ให้มีระยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อน หน้า อีก 6พอยท์ (1Enter + Before 6 pt) การพิมพ์คำขึ้นต้นให้ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ 11.) พิมพ์ย่อหน้าแรก “1. เรื่องเดิม”” ให้มีระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6พอยต์ (1 Enter + Before 6pt) และพิมพ์ “2. ข้อเท็จจริง” “3. กฎหมาย ระเบียบที่เกี่ยวข้อง” “4. ข้อพิจารณา” “5. ข้อเสนอแนะ” ให้มีระยะบรรทัดปกติ โดยแต่ละหัวข้อให้มีระยะย่อหน้าตาม ค่าไม้บรรทัดระยะ การพิมพ์เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร (2 Tab) และพิมพ์ภาคสรุปโดย ให้มีระยะบรรทัด ปกติ และเพิ่มค่า ก่อนหน้าอีก 6พอยต์ (1 Enter + Before 6pt) 12.) ลงชื่อ พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ พร้อมกับตำแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ ลายมือชื่อ โดยเว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด (4 Enter) สำหรับจำนวนบรรทัดในการพิมพ์ หนังสือราชการ ในแต่ละหน้าให้เป็นไปตามความเหมาะสมกับจำนวนข้อความ และความสวยงาม ** หมายเหตุ*** ส่วนหัวของแบบกระดาษบันทึกข้อความจะต้องใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่ เป็น ช่องว่าง หลังคำว่า ส่วนราชการ... ที่.... วันที่.... เรื่อง..... ทั้งนี้บันทึกข้อความไม่ต้องมีคำลงท้ายและ กรณีที่มีความจำเป็น อาจปรับการพิมพ์หนังสือราชการให้แตกต่างได้ตามความเหมาะสม โดยให้ คำนึง ถึงความสวยงามและรูปแบบของหนังสือราชการเป็นสำคัญ ภาพที่ 4 ตัวอย่างแบบหนังสือภายในแบบองค์ 5

12 ภาพที่ 5 ตัวอย่างแบบหนังสือภายในแบบองค์ 5

Chapter 3 บทที่ 3 การเขียน หนังสือภายนอก

การเขียน 13 หนังสือภายนอก การเขียนหนังสือภายนอก หมายถึงหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษ ตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่าง ส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ ส่วนราชการหรือที่มีถึงบุคคลภายนอก Trainflix เพื่อครูไทย พัฒนาไปด้วยกัน (2562). ส่วนประกอบและรายละเอียดของหนังสือภายนอก 1.) ที่เป็นส่วนประกอบที่อยู่ทางด้านซ้ายบนสุดของหนังสือ ซึ่งหนังสือทุกฉบับจะมีกำหนดไว้เพื่อ เป็นข้ออ้างอิงของฝ่ายที่ส่งหนังสือออก ในกรณีที่จะมีการอ้างถึงหนังสือฉบับนั้นในการติดตามเรื่อง หรือเพื่อการติดต่อ โต้ตอบหลังจากที่ได้ส่งหนังสือนั้นออกไปแล้ว - เป็นประโยชน์ในการเก็บเรื่องระหว่างปฏิบัติหรือเมื่อเรื่องนั้นได้ดำเนินการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว - เป็นข้ออ้างอิงเมื่อต้องการจะค้นหาเรื่องที่ได้เก็บไว้ - เป็นตัวเลขสถิติแสดงปริมาณของหนังสือที่ได้มีการติดต่อกับหน่วยงานต่างๆ ในรอบปีปฏิทินหนึ่ง 2.) ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อของส่วนราชการหรือคณะกรรมการที่เป็นเจ้าของหนังสือ นั้น พร้อมทั้งลงที่ตั้งที่สามารถติดต่อทางไปรษณีย์ได้โดยสะดวกไว้ด้วย สำหรับตำแหน่งของส่วนราชการ เจ้าของหนังสือจะปรากฏอยู่ทางด้านขวาสุดของหนังสือและอยู่บรรทัดเดียวกับ “ที่” 3.) วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ โดยไม่ต้องมีคำว่าวันที่ เดือน และ พ.ศ. นำหน้า สำหรับตำแหน่งตัวเลขของวันที่จะ ปรากฏอยู่ตรง กึ่งกลางหน้ากระดาษ บรรทัดต่อจากที่อยู่ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง 4.) เรื่อง ให้ลงสาระสำคัญที่เป็นใจความที่สั้น กะทัดรัดและครอบคลุมเนื้อหาของหนังสือฉบับนั้น 5.) คำขึ้นต้น ระบุเฉพาะตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีไปถึง หือลงชื่อบุคคล ในกรณีที่เป็นการติดต่อ กับบุคคลโดยไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ (โดยไม่ต้องมีคำว่า “ฯพณฯ” หรือ “ท่าน” นำหน้าชื่อตำแหน่ง หรือชื่อบุคคล) เช่น เรียน รัฐมนตรีว่าการกระทรวงศึกษาธิการ 6.) อ้างถึง เป็นการอ้างถึงเอกสารที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวกับเนื้อหาในหนังสือหรืออาจเป็นหนังสือที่ เคยมีติดต่อกันมาก่อน โดยปกติจะอ้างถึงเฉพาะหนังสือฉบับล่าสุดที่ติดต่อกนเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มี เรื่องหรือสาระสำคัญในหนังสือฉบับอื่นที่เกี่ยวข้องและต้องนำมาพิจารณา จึงจะอ้างถึงหนังสือฉบับนั้นๆ สำหรับการเขียน “อ้างถึง” นั้น ให้เขียนประเภทสิ่งพิมพ์ ชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปีที่ออกหนังสือ เช่นอ้างถึง กรมอนามัย ที่ สธ 0601/163 ลงวันที่ 17 มีนาคม 2560

14 7.) สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือ หากไม่ สามารถบรรจุใสชองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใน การเขียน สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้เขียน ประเภทสิ่งพิมพ์ (ในกรณีที่เป็นหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือสั่งการ ให้ระบุชื่อส่วน ราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปีที่ออกหนังสือ) พร้อมทั้งจำนวนของสิ่งพิมพ์ ที่ส่งไป เช่นสิ่งที่ส่งมาด้วย 7.1) สำเนาหนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0103/270 ลงวันที่ 10 เมษายน 2560 จำนวน 1 ฉบับ 7.2) เอกสารทางวิชาการเรื่อง ภาษีมูลค่าเพิ่ ม จำนวน 500 เล่ม (ส่งทางพัสดุ ไปรษณีย์) 8.) ข้อความ คือเนื้อหาสาระที่ต้องการจะให้ผู้รับได้ทราบ ข้อความในหนังสือจะต้อง ชัดเจน เข้าใจง่าย และมีสาระครบถ้วน ซึ่งข้อความในหนังสือราชการแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ 8.1) เหตุผล เป็นข้อความที่กล่าวถึงสาเหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งอาจกล่าวในลักษณะของการแจ้ง ให้ผู้ทราบว่า หน่วยงานของผู้เขียนจะทำอะไร หรือมีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้น หากเป็นเรื่องที่เคยติดต่อ กันมาแล้ว เนื้อความตอนนี้มักเป็นการเท้าความเรื่องเดิม โดยปกติคำที่ใช้ขึ้นต้นเนื้อความส่วนนี้ ในกรณีที่เป็นเรื่องที่ใหม่หรือติดต่อเป็นครั้งแรก มักขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย......” หรือ “ เนื่อง ด้วย......” หากเป็นเรื่องที่เคยมีการติดต่อกันมาแล้วหรือเป็นเรื่องที่ทราบกันโดยทั่วไปแล้วมักจะ ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตามที่” แล้วตามด้วยข้อความในเรื่องเดิมที่กระชับที่สุด และปิดท้ายย่อหน้าใน ส่วนนี้ด้วยคำว่า “นั้น” ในกรณีที่เป็นการติดตอกันอย่างต่อเนื่องและต้องการที่จะกล่าวอ้างถึงหนังสือฉบับเดิมที่เคย ติดต่อกัน จะขึ้นต้นเนื้อหาในส่วนนี้ ว่า “ตามหนังสือที่อ้างถึง” แล้วตามด้วยข้อความในเรื่องเดิมที่ กระชับที่สุด และปิดท้ายด้วย “ ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น” จุดประสงค์ เป็นข้อความในส่วนที่สองที่นับว่ามีความสำคัญ เพราะเนื้อความจะกล่าวถึงจุด ประสงค์ของหนังสือฉบับนี้ ซึ่งจะต้องเขียนให้ชัดเจนเพื่อให้ผู้รับหนังสือทราบว่าผู้เขียนมีจุด ประสงค์อย่างไร ในกรณีที่หนังสือมีจุดประสงค์หลายประการ ควรแยกจุดประสงค์เป็นรายข้อ อย่างชัดเจนเพื่อความสะดวกของผู้รับในการทำความเข้าใจและการนำไปปฏิบัติ - สรุป เป็นข้อความในส่วนสุดท้ายของหนังสือที่เน้นให้ผู้รับหนังสือได้ทราบถึงวิธีการปฏิบัติ เมื่อได้รับหนังสือฉบับนี้แล้ว ข้อความที่สรุปนี้จะต้องสัมพันธ์กับจุดประสงค์ที่ปรากฏในเนื้อหา ตอนต้น ซึ่งการเขียนข้อความสรุปมีวิธีการเขียนโดยทั่วไป ดังนี้ในกรณีที่ต้องการเพียงให้ผู้รับได้ ทราบเรื่องราวที่ปรากฏในหนังสือ อาจใช้ว่า - จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ - จึงเรียนมาเพื่อทราบ ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับดำเนินเรื่องตามขั้นตอนต่อไป อาจใช้ว่า - จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาดำเนินการต่อไป - จึงเรียนมาเพื่อทราบและดำเนินการต่อไป

15 ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับตัดสินใจในเรื่องที่ปรากฏในหนังสือ อาจใช้ว่า - จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา - จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ - จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์ ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับนำเรื่องในหนังสือไปปฏิบัติ อาจใช้ว่า - จึงเรียนมาเพื่อทราบและถือเป็นแนวปฏิบัติต่อไป การเขียนส่วนสรุปของหนังสืออาจเขียนในลักษณะที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งจะตรงตามเจตนารมณ์ของเนื้อ ความในหนังสือ อันจะทำให้ผู้รับมีความรู้สึกที่ดีและเข้าใจจุดประสงค์ของหนังสือได้อย่างถูกต้อง เช่นใน กรณีที่ประสงค์ จะเชิญผู้รับไปร่วมงานหรือกิจกรรมที่จัดขึ้น อาจใช้ว่า - หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับเกียรติจากท่าน และขอขอบพระคุณเป็นอย่างสูงมา ณ โอกาสนี้ใน กรณีที่ประสงค์จะขอความช่วยเหลือ เช่น ขอรับบริจาค ของความร่วมมือ ขอใช้สถานที่เพื่อจัดกิจกรรม ฯ อาจใช้ว่า - หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่าน และขอขอบพระคุณเป็นอย่างสูง มา ณ โอกาสนี้ 9.) คำลงท้าย คำลงท้ายจะต้องให้สัมพันธ์กับคำขึ้นต้น เช่น ตารางที่ 2 ตารางคำลงท้ายจะต้องให้สัมพันธ์กับคำขึ้นต้น 10.) ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือและพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใน วงเล็บใต้ลายมือชื่อ ซึ่งพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อที่เป็นบุคคลธรรมดานั้น ให้คำนำหน้า ชื่อว่า นาย นาง นางสาว หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ ในกรณีเจ้าของลายมือชื่อมีตำแหน่งทาง วิชาการ คือ ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ และผู้ช่วยศาสตราจารย์ ให้พิมพ์คำเต็มของชื่อ ตำแหน่งทางวิชาการไว้หน้าชื่อเต็มในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ 11.) ตำแหน่ง ให้ลงชื่อตำแหน่งของเจ้าของหนังสือไว้ใต้ชื่อเต็ม 12.) ส่วนราชาการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือหรือส่วนราชการที่เป็น ผู้รับผิดชอบดำเนินเรื่องหรือปฏิบัติการเกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยตรง โดยพิมพ์ไว้ตรงมุมด้านล้างซ้าย ของหน้ากระดาษในระดับบรรทัดที่ถัดลงมาจากบรรทัดชื่อตำแหน่ง

16 13.) โทร. ให้ลงรหัสทางไกลหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หมายเลข โทรศัพท์ภายใน (ถ้ามี) หมายเลขโทรสาร (ถ้ามี) และไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ไว้ใต้ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง 14.) สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ได้จัดส่งสำเนาหนังสือไปให้ส่วนราชการหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง และประสงค์ให้ผู้รับหนังสือทราบว่าได้ส่งสำเนาไปให้ผู้ใดบ้าง ให้พิมพ์ชื่อส่วนราชการหรือชื่อ บุคคลที่ส่งสำเนาไปให้แล้วในบรรทัดต่อจากหมายเลขโทรศัพท์หรือโทรสารของส่วนราชการ เจ้าของเรื่อง (ปราณี กันธิมา)หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็น หนังสือติดต่อ ราชการระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการที่มีถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วน ราชการหรือที่มีถึง บุคคลภายนอก ให้จัดทำตาม แบบที่ 1 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ รูปภาพที่ 6 หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ รายละเอียดของ “หนังสือภายนอก” 8.) ข้อความ 1.) ที่ 9.) คำลงท้าย 2.) ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ 10.) ลงชื่อ 3.) วัน เดือน ปี 11.) ตำแหน่ง 4.) เรื่อง 12.) ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง 5.) คำขึ้นต้น 13.) โทร. 6.) อ้างถึง (ถ้ามี) 14.) สำเนาส่ง (ถ้ามี) 7.) สิ่งทที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)

17 รูปที่ 7 หนังสือราชการแบบภายนอก รูปที่ 8 หนังสือราชการแบบภายนอก

18 เรื่อง ขอเชิญเป็นวิทยากร เรียน นางสุชาดา สัตยกุล ภาคเหตุ - ด้วยสาขาวิชาการท่องเที่ยวและการโรงแรม คณะมนุษยศาสตร์และ สังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครปฐม จะจัดโครงการพัฒนาบัณฑิต งานวิจัย บริการ วิชาการที่มีจุดเน้นเพื่อพัฒนาชุมชนท้องถิ่นให้มีความเข้มแข็งโครงการการยกระดับ มาตรฐานการบริการอาหารและเครื่องดื่มจากท้องถิ่นสู่สากล Thailand 4.0 ในระหว่างวันที่ 17 – 20 กรกฎาคม 2560 เวลา 08.30 - 17.30 น. ณ จังหวัดพังงาและจังหวัดภูเก็ต ภาคความประสงค์ - ในการนี้มหาวิทยาลัยพิจารณาแล้วว่าท่านเป็นผู้มีประสบการณ์ เชี่ยวชาญ และความสามารถในอาชีพทางด้านการบริการอาหารและเครื่องดื่ม จึงใคร่ขอ เรียนเชิญท่านไปเป็น วิทยากรในวัน เวลาและสถานที่ดังกล่าว

19 จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุเคราะห์จักเป็นพระคุณยิ่ง ขอแสดงความนับถือ (ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร. พัชรศักดิ์ อาลัย) รองอธิการบดี ปฏิบัติราชการแทน อธิการบดีมหาวิทยาลัยราชภัฏนครปฐม

20 โทร. 0 3426 1066 โทรสาร 0 3426 1066 ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ rajabhat@npru.ac.th รูปที่ 10 ตัวอย่างหนังสือขอเชิญวิทยากร รูปที่ 9 ตัวอย่างหนังสือขอความอนุเคราะห์

Chapter 4 บทที่ 4 หนังสือประทับตรา

21 หนังสือประทับตรา หนังสือประทับตรา หมายถึง หนังสือติดต่อราชการที่ใช้ตราประทับแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับ กรมขึ้นไปโดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตราโดยใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ หรือกับหน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วน ราชการและกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญเช่น - การขอรายละเอียดเพิ่มเติม - การส่งสําเนาหนังสือของเอกสารหรือบรรณสาร - การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน - การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ - การเตือนเรื่องที่ค้าง - เรื่องที่หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา โครงสร้างของหนังสือประทับตราประกอบด้วยส่วนสำคัญ 4 ส่วนหรือ 3 ส่วนแล้วแต่กรณี ดังนี้ 1.) ส่วนหัวหนังสือ 1.1) ลำดับชั้นความลับ (ถ้ามี) ลำดับชั้นความลับมี 3 ลำดับ ได้แก่ ลับลับมากและลับที่สุด 1.2) ลำดับขั้นความเร่งด่วน (ถ้ามี) ลำดับชั้นความเร่งด่วนมี 3 ลำดับได้แก่ ด่วนด่วนมากและ ด่วนที่สุด 1.3) ที่ให้ใส่รหัสด้วยพยัญชนะ (ตัวย่อส่วนราชการ) เลขประจำของเจ้าของเรื่องและเลขทะเบียน หนังสือส่งเรียงตามลำดับจนสิ้นปีปฏิทินแล้วเริ่มนับใหม่ในปีต่อไปเช่นที่ ณ ๐๒๐/๑๑๕๖ 1.4) คำขึ้นต้นใช้คำว่า“ ถึง” ให้ระบุชื่อส่วนราชการหรือบุคคลที่จะมีหนังสือไปถึงเช่นถึงสํา นักงานปลัดกระทรวงอุตสาหกรรม 2.) ส่วนของข้อความที่เป็นเหตุหรือจุดประสงค์ ที่มีหนังสือไปการเขียนเหตุหรือจุดประสงค์ ที่มีหนังสือไปอาจเขียนแยกกันคนละย่อหน้าหรือเขียนรวมไว้ในย่อหน้าเดียวกับโดยไม่ต้องขึ้น ย่อหน้าใหม่ก็ได้เพราะส่วนมากจะมีข้อความสั้น ๆ หรือบางครั้งมี แต่จุดประสงค์ที่มีหนังสือไปโดยไม่ ต้องอ้างเหตุที่ต้องมีหนังสือไป 3.) ส่วนท้ายหนังสือประกอบด้วยชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออกชื่อย่อของผู้ได้รับมอบหมาย จากหัวหน้าส่วนราชการกำกับตรานั้นแทนวันเดือนปีที่ออกหนังสือใช้ตราส่วนราชการประทับการ ระบุชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องและหมายเลขโทรศัพท์ในส่วนท้ายหนังสือเช่นเดียวกับหนังสือ ภายนอก

22 หนังสือประทับตราใช้กระดาษครุฑซึ่งอาจเป็นกระดาษตราครุฑนุนหรือครุฑปั้ มหรือ ครุฑพิมพ์จากคอมพิวเตอร์ขนาดครุฑ 3 เซนติเมตรและครุฑควรอยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษ ตราส่วนราชการประทับใช้หมึกสีแดง ธนพรรณ มากมณี (2561). รายละเอียดของหนังสือประทับตรา ระเบียบข้อ 14 หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 3 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียด คือ 1.) ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ในภาค ผนวก 1 ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง เช่นเดียวกับหนังสือภายนอก 2.) ถึง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง เช่น ถึง กรมบัญชี กลาง หนังสือประทับตรา ไม่ใช้คำขึ้นต้นจึงต้อคำนึงถึงฐานะของผู้รับหนังสือด้วยว่าสมควร จะใช้หนังสือประเภทนี้หรือไม่ โดยทั่วไปหนังสือประทับตราจะใช้กับบุคคลทั่วไปเท่านั้น 3.) ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย 4.) ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออกไว้ใต้ข้อความ ข้อความพอสมควร เช่น สำนักงาน ก.พ. 5.) วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ ออกหนังสือ 6.) ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการตามข้อ 72 ด้วยหมึกแดงและให้ ผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา ระเบียบ ข้อ 72 กล่าวไว้ดังนี้ - รูปวงกลมสองวงซ้อน เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 ซ.ม. วงใน 3.5 ซ.ม. ล้อมรูปตัว ครุฑขนาดสูง 3 ซ.ม. ระหว่างวงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อ กระทรวง กรหรือส่วนราชการ ที่เรียกชื่ออย่างอื่นมีฐานะเป็นกรมหรือจังหวัด อยู่ขอบล่างของตรา - ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อต่างประเทศ จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วย ก็ได้ โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบน อักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตราตรานี้ ประทับด้วยหมึก แดง และให้ผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อย่อกำกับ 7.) ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออก หนังสือให้พิมพ์ไว้ระดับต่ำลงมาอีกหนึ่งบรรทัดจากบรรทัดสุดท้ายของหนังสือทางริม กระดาษซ้ายมือ 8.) โทร. หรือที่ตั้ง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่องด้วย และ หมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์ให้ลงชื่อที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของ เรื่อง โดยให้ลงตำบลที่อยู่ตามความจำเป็นและแขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี) สุภรณ์ ประดับแก้ว (2545).

23 รูปที่ 11 ตัวอย่างแบบหนังสือประทับตรา

24 รูปที่ 12 ตัวอย่างการตั้งค่าการพิมพ์หนังสือประทับตรา

25 ที่ ศธ 0554/ ถึง สำนักงานศาลปกครอง ตามที่สำนักงานศาลปกครอง ได้ประชาสัมพันธ์จะจัดการสัมมนาโครงการเสริมสร้าง ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับหลักกฎหมายปกครอง กระบวนการยุติธรรมทางปกครองและ การอำนวย ความยุติธรรมทางปกครองให้แก่เจ้าหน้าที่ของรัฐ หัวข้อ “หลักปฏิบัติราชการ เกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ” ด้วยงานพัสดุ กองกลาง สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏนครปฐม มีความ ประสงค์ขอเข้าร่วมการสัมมนาโครงการเสริมสร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับหลักกฎหมาย ปกครอง กระบวนการยุติธรรมทางปกครองและการอำนวยความยุติธรรมทางปกครองให้ แก่เจ้าหน้าที่ของรัฐ หัวข้อ “หลักปฏิบัติราชการเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหาร พัสดุภาครัฐ” จึงขอเสนอรายชื่อผู้เข้าร่วมการสัมมนาโครงการดังกล่าวจำนวน 2 ท่าน รายละเอียด ตามเอกสารที่แนบมาพร้อมนี้

26 งานพัสดุ กองกลาง สำนักงานอธิการบดี โทร. 0 3410 9300 ต่อ 3559-60 โทรสาร 0 3426 1078 รูปที่ 13 ตัวอย่างหนังสือประทับตรา

Chapter 5 บทที่ 5 หนังสือสั่งการ

หนังสือสั่งการ 27 หนังสือสั่งการ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฏหมายกำหนดแบบไว้ โดยเฉพาะ หนังสือสั่งการมี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฏหมาย ใช้ กระดาษตราครุฑและให้จัดตามแบบที่ 4 รูปแบบคำสั่งท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้ 1.) คำสั่ง ให้ลงชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งของผู้มีอำนาจที่ออกคำสั่ง รูปแบบคำสั่ง 2.) ที่ ให้ลงเลขที่ที่ออกคำสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง 3.) เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกคำสั่ง 4.) ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง และอ้างถึงอำนาจที่ให้ออกคำสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วยแล้วจึง ลงข้อความที่สั่งและวันใช้บังคับ 5.) สั่ง ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ขื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ ออกคำสั่ง 6.) ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำสั่ง และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือ ชื่อ 7.) ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกคำสั่ง ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยจะอาศัยอำนาจของกฏหมาย หรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตาม แบบที่ 5 ท้ายระเบียบ โดย กรอกรายละเอียดดังนี้ 1.) ระเบียบ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกระเบียบ 2.) ว่าด้วย ให้ลงชื่อของระเบียบ 3.) ฉบับที่ ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่เท่าใด แต่ถ้าเป็นระเบียบเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็น ฉบับที่ 2 และที่ถัด ๆ ไปตาม ลำดับ 4.) พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกระเบียบ 5.) ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกระเบียบ และอ้าง ถึงกฏหมายที่ให้อำนาจออกระเบียบ (ถ้ามี)

28 6.) ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อ ๆ โดยให้ข้อ 1 เป็นชื่อระเบียบข้อ 2 เป็น วันใช้บังคับกำหนดว่า ให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใดและข้อสุดท้าย เป็นข้อผู้รักษาการระเบียบใดถ้ามี มากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่ จะขึ้นหมวด 1 7.) ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ ออก 8.) ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกระเบียบ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ ลายมือชื่อ 9.) ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกระเบียบ ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฏ หมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑและให้จัดทำตามแบบที่ 6 ท้ายระเบียบ โดย กรอกรายละเอียดดังนี้ 1.) ข้อบังคับ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข้อบังคับ 2.) ว่าด้วย ให้ลงชื่อของข้อบังคับ 3.) ฉบับที่ถ้าเป็นข้อบังคับที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่ เท่าใด แต่ถ้าเป็นข้อบังคับ เรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็นฉบับที่ 2 และที่ ถัด ๆ ไป ตามลำดับ 4.) พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข้อบังคับ 18.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกข้อบังคับและอ้างถึงกฎหมาย ที่ให้อำนาจออกข้อบังคับ 6.) ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้บังคับเป็นข้อ ๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นชื่อข้อบังคับ ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับกำหนดว่า ให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใด้และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการข้อ บังคับใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อ สุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด 1 7.) ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช ข้อบังคับ 8.) ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกข้อบังคับ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ ลายมือชื่อ 9.) ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกข้อบังคับ

29 ตัวอย่างหนังสือสั่งการ ที่ 151/2547 เรื่อง มอบหมายให้บุคลากรเข้าร่วมโครงการอบรมปฏิบัติธรรมเฉลิมพระเกียรติ 65 พรรษา มหาราชินี ด้วย กรมอาชีวะศึกษา ได้จัดโครงการอบรมปฏิบัติธรรมเฉลิมพระเกียรติ 65 พรรษา มหาราชินี ขึ้นระหว่างวันที่ 9 – 11 สิงหาคม 2540 ณ วัดพระธรรมกาย จังหวัดปทุมธานีใน โอการนี้ได้กำหนดเป้าหมายให้วิทยาลัยพณิชยการบางนานำนักเรียน จำนวน 40 คน เข้า ร่วมกิจกรรมดังกล่าว เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปได้ด้วยความเรียบร้อยและบังเกิดผลดี วิทยาลัยฯ จึงมอบ หมายให้ บุคลากรเข้าร่วมโครงการ ดังต่อไปนี้ 1.) นายสุเทพ เจนาคม 2.) นางบุญญลักษณ์ บริบูรณ์ 3.) นางอรพิน ขอประพันธ์ 4.) นางสินี วิจารณ์ 5.) นางภัสภร วรนีธีปรีชา 6.) นางสาสวอนุจิตร จอนจำรัส 7.) นางเพียงภรณ์ หิรัญวงค์ 8.) นางสภางค์พรรณ พงศ์สุวรรณ สั่ง ณ วันที่ 7 สิงหาคม 2548

ตัวอย่างระเบียบ 30 ว่าด้วยการใช้งานระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กรอย่างปลอดภัย ด้วย(หน่วยงาน / บริษัท / ห้าง /ร้าน)..............................ได้ จัดให้มีเครือข่ายคอมพิวเตอร์ขึ้น เพื่ออำนวยความสะดวกแก่พนักงานในการปฏิบัติงานให้แก่องค์กร ดังนั้นเพื่อให้การใช้งานเครือ ข่ายคอมพิวเตอร์เป็นไปอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ รวมทั้งเพื่อป้องกันปัญหาที่อาจจะ เกิดขึ้นจากการใช้งานเครือข่ายคอมพิวเตอร์ในลักษณะที่ไม่ถูกต้อง เห็นสมควรวางระเบียบไว้ ดัง ต่อไปนี้ บทที่ 1 คำนิยาม \"องค์กร\" หมายความว่า ชื่อ (หน่วยงาน / บริษัท / ห้าง / ร้าน)..................................................... \"เครือข่ายคอมพิวเตอร์\" หมายความถึง เครือข่ายคอมพิวเตอร์ของ องค์กร................................... \"ผู้บังคับบัญชา\" หมายความว่า ผู้มีอำนาจสั่งการตามโครงสร้างขององค์กร / บริษัท / ห้าง / ร้าน \"พนักงาน\" หมายความว่า พนักงานและลูกจ้างขององค์กร / บริษัท / ห้าง / ร้าน รวมถึง บุคคลอื่นที่ องค์กรมอบหมายให้ปฏิบัติงานตามสัญญา ข้อตกลง หรือใบสั่งซื้อ \"ข้อมูล\" หมายความว่า สิ่งที่สื่อความหมายให้รู้เรื่องราว ข้อเท็จจริง ข้อมูล หรือสิ่งใด ๆ ไม่ ว่าการสื่อความหมายนั้นจะทำได้โดยสภาพของสิ่งนั้นเองหรือโดยผ่านวิธีการใด ๆ และไม่ว่าจะได้ จัดทำไว้ในรูปแบบของเอกสาร แฟ้ม รายงาน หนังสือ แผนผัง แผนที่ ภาพวาด ภาพถ่าย ฟิล์ม การบันทึกภาพหรือเสียง การบันทึกโดยเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือวิธีอื่นใดที่ทำให้สิ่งที่บันทึกไว้ ปรากฏได้ \"ผู้ดูแลเครือข่ายคอมพิวเตอร์\" หมายความถึง พนักงานที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา ให้มีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลรักษาเครือข่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งสามารถเข้าถึงโปรแกรมเครือข่าย คอมพิวเตอร์เพื่อการจัดการฐานข้อมูลของเครือข่ายคอมพิวเตอร์ บทที่ 2 กำหนดอำนาจหน้าที่ ของคณะกรรมการหรือผู้ดูแลความปลอดภัยของข้อมูลและเครือข่ายคอมพิวเตอร์ให้มี \"คณะ กรรมการความปลอดภัยของข้อมูลและเครือข่ายคอมพิวเตอร์\" ที่ผู้บังคับบัญชาแต่งตั้งจาก พนักงานขององค์กร โดย คณะกรรมการความปลอดภัยของข้อมูลและเครือข่ายคอมพิวเตอร์มี อำนาจหน้าที่ดังต่อไปนี้ * กำกับดูแลและให้คำแนะนำเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของผู้ดูแลเครือข่ายคอมพิวเตอร์ในการ ปฏิบัติตาม ระเบียบนี้ * ให้คำปรึกษาแก่ผู้ดูแลเครือข่ายคอมพิวเตอร์เกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้ * ให้คำแนะนำและคำเสนอแนะต่อผู้บังคับบัญชาในการกำหนดนโยบายและมาตรการเกี่ยว กับการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล * จัดทำรายงานเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้เสนอผู้บังคับบัญชาเป็นครั้งคราวตามความ เหมาะสม

31 * ปฏิบัติหน้าที่อื่นตามที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ * ดำเนินการเรื่องอื่นตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย(นิรันชรารัตน์ มีพุด) รูปที่ 14 ตัวอย่างรูปแบบคำสั่ง

32 รูปที่ 15 ตัวอย่างคำสั่ง

Chapter 6 บทที่ 6 หนังสือ ประชาสัมพันธ์

หนังสือ 33 ประชาสัมพันธ์ หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดแบบไว้โดยเฉพาะ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว 1.) ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือ แนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 7 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 1.1) ประกาศ ให้ลงชื่ อส่วนราชการที่ออกประกาศ 1.2) เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ 1.3) ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกประกาศและข้อความที่ประกาศ 1.4) ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปี พุทธศักราช 1.5) ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อออกประกาศ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ ลายมือชื่อ 1.6) ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกประกาศ ในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้ทำเป็น แจ้งความ ให้เปลี่ยนคำว่าประกาศ เป็นแจ้งความ ตัวอย่างแบบประกาศ รูปที่ 16 ตัวอย่างหนังสือประชาสัมพันธ์

34 2.) แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทาง ราชการหรือ เหตุการณ์หรือกรณีใดๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกันใช้กระดาษตราครุฑและให้จัดทำตาม แบบที่ 8 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 2.1) แถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ 2.2) เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกแถลงการณ์ 2.3) ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกันให้ ลงฉบับที่เรียง ตามลำดับไว้ด้วย 2.4) ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกแถลงการณ์และข้อความที่แถลงการณ์ 2.5) ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ 2.6) วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ ออกแถลงการณ์ ตัวอย่างแบบแถลงการณ์ รูปที่ 17 ตัวอย่างหนังสือแถลงการณ์

35 3.) ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จัดทำตามแบบที่ 9 ท้ายระเบียบโดยกรอก รายละเอียดดังนี้ 3.1) ข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว 3.2) เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกข่าว 3.3) ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกข่าวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกัน ให้ลงฉบับ ที่เรียงตามลำดับไว้ด้วย 3.4) ข้อความ ให้ลงรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องของข่าว 3.5) ส่วนราชการที่ออกข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว 3.6) วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ ออกข่าว สุภรัตน์ ทิวผักแว่น (มปป). ตัวอย่างแบบข่าว รูปที่ 18 ตัวอย่างแบบข่าว

Chapter 7 บทที่ 7 หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ