IS

3204-2015 วิชา ระบบสารสนเทศเพอ่ื การจดั การ บทท1ี่ เรอ่ื ง ระบบสารสนเทศเพอื่ การจดั การจดั ทาโดย : ครูบวั ทพิ ย ์ ชติ รตั นสาขาวชิ า คอมพวิ เตอรธ์ รุ กจิวทิ ยาลยั อาชวี ศกึ ษาเพชรบุรีบทท่ี 1 ระบบสารสนเทศเพ่อื การจดั การ

ในปัจจบุ นั ระบบสารสนเทศมคี วามสาคญั และความจาเป็ นอย่างยง่ิ ในการดาเนินงานของหน่วยงานต่าง ๆ ไม่วา่ จะเป็ นหน่วยงานรฐั บาลหรอื เอกชน โดยอาศยั กระบวนขอ้ มูลข่าวสารทมี่ อี ยู่ กระบวนทท่ี าใหเ้ กดิ สารสนเทศนีเ้ รยี กวา่ การประมวลผลสารสนเทศ (Information Technology) และเรยี กวธิ กี ารประมวลผลสารสนเทศดว้ ยเครอื่ งมือทางอเิ ล็กทรอนิกส ์ นีว้ ่า เทคโนโลยสี ารสนเทศเทคโนโลยสี ารสนเทศ มากจากคา 2 คา น่ันคอื เทคโนโลยี และ สารสนเทศเทคโนโลยี หมายถงึ การนาเอาความรทู ้ างดา้ นวทิ ยาศาสตรม์ าประยุกตใ์ ชใ้ หเ้ กดิ ประโยชน์สารสนเทศ หมายถงึ ขอ้ มูลทผี่ ่านการประมวลผลแลว้ การประมวลผลทว่ี า่ นี้ เชน่ การวเิ คราะห ์ การจดั ลาดบั การเรยี งขอ้ มูล เป็ นตน้10.1 ความรูเ้ บอื้ งตน้ เกย่ี วกบั ระบบสารสนเทศ 10.1.1 ความหมายของระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศ (Information System ) หมายถงึ ระบบทม่ี ีการนาคอมพิวเตอร ์มาชว่ ยในการรวบรวมจดั เก็บ หรอื จดั การกบั ขอ้ มูลข่าวสารเพอ่ื ใหข้ อ้ มูลนัน้ กลายเป็ นสารสนเทศทด่ี ี สามารถนาไปใชใ้ นการประกอบการตดั สนิ ใจไดใ้ นเวลาอนั รวดเรว็ และถกู ตอ้ ง ระบบสารสนเทศประกอบดว้ ยองคป์ ระกอบดงั นี้ 1. Hardware หมายถงึ อปุ กรณท์ เ่ี กยี่ วขอ้ งในการจดั กระทากบั ขอ้ มูล ทงั้ ทเี่ ป็ นอุปกรณค์ อมพิวเตอรแ์ ละอปุ กรณอ์ นื่ ๆ เชน่ เครอ่ื งคอมพิวเตอร ์เครอ่ื งคดิ เลข

2. Software หมายถงึ ชดุ คาส่งั หรอื เรยี กใหเ้ ขา้ ง่ายว่า โปรแกรม ทส่ี ามารถ ส่งั การใหค้ อมพิวเตอรท์ างานในลกั ษณะทตี่ อ้ งการภายใตข้ อบเขตความสามารถทเ่ี ครอ่ื งคอมพิวเตอร ์หรอื โปรแกรมนั้น ๆ สามารถทาได ้ ซอรฟ์ แวร ์แบง่ ออกเป็ น ซอรฟ์ แวรร์ ะบบ และ ซอรฟ์ แวรป์ ระยุกต ์ 3. User หมายถงึ กลมุ่ ผุค้ นทท่ี างานหรอื เกย่ี วขอ้ งกบั ระบบสารสนเทศ 4. Data หมายถงึ ขอ้ เท็จจรงิ ตา่ ง ๆ ทอี่ าจอยใู่ นรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็ น ตวั หนังสอื แสง สี เสยี งสญั ญาณอเิ ล็กทรอนิกส ์ ภาพ วตั ถุ หรอื หลาย ๆ อยา่ งผสมผสานกนั ซง่ึ ขอ้ มูลทดี่ จี ะตอ้ งตรงกบั ความตอ้ งการของผูใ้ ช ้ 5. Procedure หมายถงึ ขนั้ ตอน กระบวนการต่าง ๆ ในการปฏบิ ตั งิ านในระบบสารสนเทศ 6. Network หมายถงึ ระบบเครอื ข่าย ทม่ี ีการเชอื่ มโยงคอมพิวเตอรต์ ่างๆ เขา้ หากนั เพือ่ ใหเ้ กดิ โอนถา่ ยและแลกเปลย่ี นขอ้ มูลระหว่างกนั เม่ือทง้ั 6 ส่วนดงั กลา่ วขา้ งตน้ ทางานประสานกนั ส่งผลใหข้ อ้ มูลเกดิ การประมวลผลและนาไปใช ้ประโยชน์ น่ันก็คอื สารสนเทศน่นั เอง ซงึ่ สารเสนทศนีจ้ ะเป็ นสารสนเทศทด่ี ี จะตอ้ งเป็ นสารสนเทศทมี่ ีความถูกตอ้ งตรงกบั ความตอ้ งการของผูใ้ ชแ้ ละทนั เวลาในการใชง้ าน กลา่ วโดยสรุปก็คอื กระบวนการสารสนเทศเป็ นกระบวนการทท่ี าให ้เกดิ สารเสนเทศขนึ้ มาน่ันเอง 10.1.2 เป้ าหมายของระบบสารสนเทศเพม่ิ ประสทิ ธภิ าพในการทางาน (Increase Work Efficiency) องคก์ รสามารถนาระบบสารสนเทศมาชว่ ยในการเพม่ิประสทิ ธภิ าพการทางานภายใตส้ ภาวะทมี่ กี าลงั คนและกาลงั การผลติ ทเี่ ท่าเดมิ แต่ปรมิ ารงานทท่ี ามมี ากขนึ้ การนาระบบสารสนเทศมาใชจ้ ะชว่ ยทาใหท้ างานสะดวก รวดเรว็ และมคี วามถกู ตอ้ งมากขนึ้เพมิ่ ผลติ ใหแ้ กองคก์ ร (Increase Productivity) ตวั อยา่ งเชน่ มีการนาระบบควบคุมการผลติ มาใช ้ ทาใหอ้ งคก์ รสามารถผลติ สนิ คา้ หรอื บรกิ ารไดม้ ากขนึ้ เพยี งพอตอ่ ความตอ้ งการของตลาดเป็ นตน้เพ่ิมคุณภาพในการบรกิ ารลูกคา้ (Increase service Quality) ระบบสารสนเทศถูกนามาใชพ้ ฒั นาการใหบ้ รกิ ารลกู คา้ เพ่อื เพ่มิ ความพึงพอใจในการใชบ้ รกิ ารของลูกคา้ เชน่ ระบบสอบถามและจองต๋วั เครอื่ งบนิ ผ่านอนิ เตอรเ์ น็ต โดยที่ไม่ตอ้ งเดนิ ทางมาเอง เป็ นตน้เพมิ่ ความไดเ้ ปรยี บในการแข่งขนั (Increase Competitive Advantage) ขอ้ มูลนับวา่ มคี วามสาคญั มาก ในทางธรุ กจิ ดงั น้ันจงึ จาเป็ นทจี่ ะตอ้ งมกี ารบรหิ ารจดั การขอ้ มูลทดี่ ี เพอ่ื นาเอาขอ้ มลู เหลา่ นนั้ มาใชใ้ นการสนับสนุนการตดั สนิ ใจ เพอ่ื นามาพฒั นา ปรบั ปรงุ องคก์ ร10.1.3 ประเภทระบบสารสนเทศมงี านหลายงานทางธรุ กจิ ทตี่ อ้ งการใหเ้ กดิ การทางานทเ่ี ป็ นอตั โนมตั ิ ระบบสารสนเทศจงึ เป็ นสงิ่ ทมี่ คี วามจาเป็ นมากขนึ้ ระบบสารสนเทศทน่ี ามาใชเ้ พ่อื ชว่ ยในการทางานน้ันมีหลายระบบ บางระบบอาจออกแบบมาเพ่อื ชว่ ยใหส้ ามารถรวบรวมขอ้ มูลไดร้ วดเรว็ บางระบบอาจถกู ออกแบบมาเพ่อื ชว่ ยในวเิ คราะหแ์ ละตดั สนิ ใจ ระบบสารสนเทศเหลา่ นี้

สามารถทางานไดเ้ สรจ็ ภายในระบบย่อยเพยี งระบบเดยี ว หรอื สามารถทางานรว่ มกนั ในหลาย ๆ ระบบสาหรบั องคก์ รทม่ี ีขนาดใหญ่ ระบบสารสนเทศสามารถแยกตามหนา้ ทที่ แี่ ตกตา่ งกนั ไดด้ งั นี้ 1. ระบบประมวลผลรายการประจาวนั (Transaction Processing System หรอื TPS) 2. ระบบสานักงานอตั โนมตั ิ (Office Automatic System หรอื OAS ) 3. ระบบสารสนเทศเพ่อื การจดั การ (Management Information System หรอื MIS ) 4. ระบบสนับสนุนการตดั สนิ ใจ (Decision Support System หรอื DSS) 5. ระบบสารสนเทศเพอ่ื ผูบ้ รหิ ารระดบั สงู (Executive Information System หรอื EIS ) 6. ระบบผูเ้ ชย่ี วชาญ (Expert System หรอื ES ) 7. ระบบสารสนเทศทางภูมศิ าสตร ์ (Geographic Information System : GIS) 8. ระบบสนับสนุนการตดั สนิ ใจแบบกลมุ่ (Group Decision Support System : GDSS)10.2 ระบบประมวลผลรายการประจาวนั (Transaction Processing System หรอื TPS) เป็ นระบบสารสนเทศทเ่ี กย่ี วกบั การบนั ทกึ และประมวลขอ้ มูลทเี่ กดิ จากธรุ กรรมหรอื การปฏบิ ตั งิ านประจาหรอืงานขน้ั พนื้ ฐานขององคก์ าร เชน่ การซอื้ ขายสนิ คา้ การบนั ทกึ จานวนวสั ดคุ งคลงั เมอื่ ใดก็ตามทมี่ ีการทาธรุ กรรมหรอืปฏบิ ตั งิ านในลกั ษณะดงั กล่าวขอ้ มูลทเี่ กย่ี วขอ้ งจะเกดิ ขนึ้ ทนั ที เชน่ ทุกครงั้ ทม่ี ีการขายสนิ คา้ ขอ้ มูลทเ่ี กดิ ขนึ้ ก็คอื ชอ่ืลูกคา้ ประเภทของลูกคา้ จานวนและราคาของสนิ คา้ ทข่ี ายไป รวมทงั้ วธิ กี ารชาระเงนิ ของลูกคา้หนา้ ทข่ี อง TPS หนา้ ทขี่ อง TPS มดี งั นี้ (Haag et al.,2000:50) 1) การจดั กลุม่ ของขอ้ มูล (Classification) คอื การจดั กลุ่มขอ้ มูลลกั ษณะเหมือนกนั ไวด้ ว้ ยกนั 2) การคดิ คานวณ (Calculation) การคดิ คานวณโดยใชว้ ธิ กี ารคณิตศาสตร ์ เชน่ บวก ลบ คูณ หาร เพ่ือให ้ไดผ้ ลลพั ธท์ เี่ ป็ นประโยชน์ เชน่ การคานวณภาษีขายทง้ั หมดทตี่ อ้ งจา่ ยในชว่ ง 3 ปี ทผ่ี ่านมา 3) การเรยี งลาดบั ขอ้ มูล (Sorting) การจดั เรยี งขอ้ มูลเพ่อื ทาใหก้ ารประมวลผลง่ายขนึ้ เชน่ การจดั เรยี งinvoices ตามรหสั ไปรษณียเ์ พอื่ ใหก้ ารจดั ส่งเรว็ ยง่ิ ขนึ้ 4) การสรปุ ขอ้ มูล (Summarizing) เป็ นการลดขนาดของขอ้ มูลใหเ้ ล็กหรอื กะทดั รดั ขนึ้ เชน่ การคานวณเกรดเฉลย่ี ของนักศกึ ษาแตล่ ะคน 5) การเก็บ (Storage) การบนั ทกึ เหตกุ ารณท์ ม่ี ีผลต่อการปฏบิ ตั งิ าน อาจจาเป็ นตอ้ งเก็บรกั ษาขอ้ มูลไว ้โดยเฉพาะขอ้ มูลบางประเภททจี่ าเป็ นตอ้ งเก็บรกั ษาไวต้ ามกฎหมาย ทจี่ รงิ แลว้ TPS เกย่ี วขอ้ งกบั งานทกุ ระดบั ในองคก์ าร แต่งานสว่ นใหญ่ของ TPS จะเกดิ ขนึ้ ในระดบั ปฏบิ ตั กิ ารมากกว่า แมว้ ่า TPS จะจาเป็ นในการปฏบิ ตั งิ านในองคก์ ารแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพยี งพอในการสนับสนุนในการตดั สนิ ใจของผูบ้ รหิ าร ดงั น้ันองคก์ ารจงึ จาเป็ นตอ้ งมีระบบอนื่สาหรบั ชว่ ยผูบ้ รหิ ารดว้ ย ดงั จะกลา่ วตอ่ ไป

ลกั ษณะทส่ี าคญั ของระบบ TPS มดี งั นี้ (Turban et al.,2001:277)มีการประมวลผลขอ้ มูลจานวนมากแหลง่ ขอ้ มูลสว่ นใหญ่มาจากภายในและผลทไ่ี ดเ้ พือ่ ตอบสนองตอ่ ผูใ้ ชภ้ ายในองคก์ ารเป็ นหลกั อย่างไรก็ตามในปัจจุบนัหนุ ้ สว่ นทางการคา้ อาจจะมสี ่วนในการป้ อนขอ้ มูลและอนุญาตใหห้ น่วยงานทเ่ี ป็ นหุน้ สว่ นใชผ้ ลทไ่ี ดจ้ าก TPS โดยตรงกระบวนการประมวลผลขอ้ มูลมีการดาเนินการเป็ นประจา เชน่ ทกุ วนั ทกุ สปั ดาห ์ ทกุ สองสปั ดาห ์มีความสามารถในการเก็บฐานขอ้ มูลจานวนมากมกี ารประมวลผลขอ้ มูลทรี่ วดเรว็ เนื่องจากมีปรมิ าณขอ้ มูลจานวนมากTPS จะคอยตดิ ตามและรวบรวมขอ้ มูลภายหลงั ทผ่ี ลติ ขอ้ มูลออกมาแลว้ขอ้ มูลทป่ี ้ อนเขา้ ไปและทผี่ ลติ ออกมามีลกั ษณะมีโครงสรา้ งทชี่ ดั เจน (structured data)ความซบั ซอ้ นในการคดิ คานวณมนี อ้ ยมคี วามแมน่ ยาค่อนขา้ งสูง การรกั ษาความปลอดภยั ตลอดจนการรกั ษาขอ้ มูลสว่ นบคุ คลมคี วามสาคญั เกย่ี วขอ้ งโดยตรงกบั TPSตอ้ งมีการประมวลผลทมี่ คี วามน่าเชอื่ ถอื สูง