OAS

ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS) 1

ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS) 2 คำนำ รำยวิชำระบบสำรสนเทศเพื่อกำรจัดกำร (MIS.) หน่วยท่ี 3 เรื่อง ระบบสำนักงำนอัตโนมัติ(OAS) ระดับประกำศนียบัตรวิชำชีพขั้นสูง ชั้นปีท่ี 2 น้ี ท้ังน้ีในกำรศึกษำได้มีกำรค้นคว้ำข้อมูลต่ำง ๆซงึ่ ขอ้ มูลตำ่ ง ๆ เหลำ่ นี้ไดถ้ ูกรวบรวมรำยละเอยี ดไวใ้ นรำยงำนฉบบั นีเ้ รยี บรอ้ ยแลว้ สุดท้ำยนี้ ทำงคณะผู้จัดทำหวังเป็นอย่ำงย่ิงว่ำ รำยงำนรำยวิชำระบบสำรสนเทศเพ่ือกำรจัดกำร (MIS.) หน่วยท่ี 3 เรื่อง ระบบสำนักงำนอัตโนมัติ (OAS) ระดับประกำศนียบัตรวิชำชีพขั้นสูงชั้นปีท่ี 2 ฉบับน้ี คงก่อให้เกดิ ประโยชน์แก่ผูท้ ี่สนใจได้ไม่มำกกน็ ้อย หำกมีข้อบกพร่องประกำรใด ทำงคณะผู้จัดทำขอน้อมรับไว้ ณ ทนี่ ้ี คณะผ้จู ดั ทำ

ระบบสำนกั งำนอตั โนมตั ิ (OAS) 3 สำรบญั หน้า (ก)เรอื่ ง (ข)คำนำ (ค)สำรบัญ 5สำรบัญภำพ 6ควำมเป็นมำของระบบสำนักงำนอัตโนมัติ 6วตั ถปุ ระสงค์ของระบบสำนักงำนอัตโนมัติ 7ลกั ษณะของสำนกั งำน 8ชนดิ ของระบบสำนกั งำนอตั โนมัติ 9โครงสรำ้ งระบบสำรสนเทศสำนักงำนโครงสร้ำงและหนำ้ ที่ 11ข้อดีและข้อเสยี ระบบสำนักงำนอตั โนมตั ิ 12องค์ประกอบของสำนักงำนอัตโนมตั ิ 15กำรประยุกต์ใช้ 16กำรใชข้ อ้ ควำมหลำยมิติในงำนสำนกั งำนอัตโนมัติ 20กำรติดต่อสอื่ สำรระหว่ำงบุคคล 21ปญั หำของกำรพัฒนำระบบสำนักงำนอตั โนมตั ิ 23กำรออกแบบระบบเครอื ขำ่ ยสำหรบั สำนกั งำนอัตโนมัติ 24เครอื ข่ำยภำยในสำนกั งำนอัตโนมตั ิ 24คุณลักษณะของสำนกั งำนอตั โนมัติ 26ตวั อย่ำงโปรแกรมของระบบสำนกั งำนอตั โนมัติ 27กำรใช้ไปรษณียอ์ เิ ล็กทรอนกิ ส์ (ง)กำรประกำศแจ้งข้อควำมดว้ ยกระดำนขำ่ วบรรณำนุกรมคณะผจู้ ดั ทำอำจำรยผ์ สู้ อน

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 4 สำรบัญภำพ หนา้ 8ภาพท่ี 17 ภำพที่ 1 โครงสรำ้ งระบบสำรสนเทศ 22 ภำพที่ 2 กำรติดตอ่ ส่ือสำรระหว่ำงบุคคล 25 ภำพที่ 3 กำรออกแบบระบบเครือข่ำยสำนักงำนอัตโนมตั ิ ภำพที่ 4 ระบบของสำนักงำนอตั โนมัติ

ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS) 5 ระบบสานักงานอัตโนมัติความเปน็ มาของระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ ในช่วงระยะเวลำเพียง 20 ปีท่ีผำ่ นมำ พบว่ำพัฒนำกำรเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสค์ อมพวิ เตอร์และกำรส่ือสำรที่ส่งผลต่อกำรเปลี่ยนแปลงและสภำพควำมเป็นอยขู่ องมนุษย์ เป็นผลทำให้โลกพัฒนำเข้ำสู่ยุคของข้อมูลข่ำวสำร ปัจจุบันไม่ว่ำจะอยู่ท่ีส่วนใดของโลกก็สำมำรถติดต่อโทรศัพท์พูดคุยกันได้เสมือนนั่งอยู่เคียงข้ำงกัน พัฒนำกำรของกำรสื่อสำรกำลังทำให้วิถีกำรทำงำนบำงอย่ำงของมนุษย์เปล่ียนแปลงไป มีกำรใช้ข้อมูลข่ำวสำรมำกขึ้น กำรแลกเปลี่ยนข้อมูลข่ำวสำรทำได้อย่ำงรวดเร็ว ด้วยเหตุน้ีเองธุรกิจท่ีแข่งขันจำเป็นต้องใช้ข้อมูลข่ำวสำรเป็นจำนวนมำก เพื่อกำรตัดสินใจ และเพื่อให้บริกำรท่ีต้องกำรควำมสะดวกรวดเรว็ ยุคของสำรสนเทศได้กำ้ วหน้ำและเปน็ จรงิ เป็นจงั มำกขึ้น เรำเร่ิมรู้จักคำว่ำเอทีเอ็มกำรใช้เครดิตกำร์ด กำรส่ือสำรผ่ำนบูเลตินบอร์ด อิเล็กทรอนิกส์เมล์ และอ่ืน ๆนอกจำกนี้ยังได้ยินได้ฟังคำว่ำโอเอ (OA) หรือระบบสำนักงำนอัตโนมัติ ระบบตึกหรืออำคำรอัจฉริยะเป็นต้น บทบำทและควำมสำคญั ของเทคโนโลยกี ำลังก้ำวเข้ำมำมีสว่ นเกย่ี วขอ้ งอย่ำงรวดเร็ว หำกมองให้ลึกลงไปอีกสักนิดพบว่ำ บนควำมสำเร็จของเทคโนโลยีทำงด้ำนข่ำวสำรเกือบทุกประเภท อยู่บนฐำนของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และกำรสื่อสำรข้อมูล จนมีผู้กล่ำวว่ำยุคสำรสนเทศในปัจจุบันฝำกไว้กับเทคโนโลยี C & C (Computer and Communication) ระบบสำนักงำนอัตโนมัติ (Office Automatic System หรือ OAS) หมำยถึง ระบบสำรสนเทศที่ใช้บุคลำกรน้อยที่สุดโดยอำศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติ และระบบส่ือสำรเช่ือมโยงข่ำวสำรระหว่ำงเครื่องมือเหล่ำนั้นเข้ำด้วยกัน OAS มีจุดมุ่งหมำยให้เป็นระบบท่ีไม่ใช้กระดำษ ส่งขำ่ วสำรถงึ กันด้วยข้อมลู ทำงอเิ ล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ระบบสำนกั งำนอัตโนมัติเป็นงำนที่ต้องทำอยู่เป็นประจำ หรืองำนท่ัวไป ที่สำมำรถพบได้ในองค์กรทุกประเภท เช่นกำรส่งจดหมำย กำรพิมพฺ์เอกสำรำยงำน หรือ กำรจัดตำรำงเวลำ ซ่ึงงำนลักษณะนี้ ทำโดยระบบคอมพิวเตอร์อัตโนมัติ ผู้ใช้สำรสนเทศประเภทน้ีสำมำรถนำโปรแกรมประยุกต์ เข้ำมำช่วยงำนแบบประจำได้ เช่น โป รแกรมป ระมวลผลคำ (Word Processing) สมุดบั ญ ชีอิเล็กท รอนิ กส์(Spreadsheet) และโปรแกรมทใ่ี ช้ติดต่อสอ่ื สำรภำยในและภำยนอกองคก์ ร และเพ่อื รองรับกำรขยำยระบบใหญ่มำกขึ้น ทำให้ระบบสำนักงำนอัตโนมัติสำมำรถสร้ำงได้ด้วยโปรแกรมป ระยุกต์

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 6(Application Software) ท่ีมีขำยตำมร้ำนขำยซอฟต์แวร์ระบบสำนักงำนอัตโนมัติน้ีมักถูกใช้งำนโดยบคุ คลทุกระดบั ในองคก์ ร ซ่ึงมรี ปู แบบกำรใชง้ ำน 2 ลักษณะ คือ 1. รูปแบบของระบบงำนพิมพ์และกำรประมวลผลทำงอิเล็กทรอนิกส์ เช่น กำรส่ือสำรด้วย ข้อควำม รปู ภำพ E-mail Fax หรือ เสยี ง เป็นตน้ 2. รูปแบบของกำรประชุมทำงไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น กำรประชุมทำงไกลแบบมีแต่ เสียง (Audio Conferencing) กำรประชุมทำงไกลแบบมีท้ังภำพและเสียง (Video Conferencing) เปน็ ต้นวัตถุประสงค์ของระบบสานกั งานอตั โนมัติ กำรจัดทำระบบสำนกั งำนอตั โนมัติจำเป็นตอ้ งใชเ้ วลำ ทรพั ยำกรมำกมำย แตห่ ลำยหนว่ ยงำนกม็ ีควำมคำดหวงั ทจี่ ะพฒั นำองค์กรให้เปน็ สำนักงำนอัตโนมัติทัง้ น้ีเพื่อประโยชน์ดังน้ี- เปน็ เครอ่ื งมืออำนวยควำมสะดวกในกำรปฏิบัติงำนต่ำงๆ ของสำนักงำนให้มคี วำมสะดวก เปน็ ระบบต่อเนือ่ ง มรี ูปแบบท่ีชดั เจนเป็นมำตรฐำนสำกล- ชว่ ยลดเวลำกำรจัดกำรงำนในสำนักงำนลง- ช่วยลดค่ำใชจ้ ำ่ ยกำรปฏบิ ัตงิ ำน สำนกั งำนลง ในด้ำนแรงงำน เคร่ืองมือ สถำนทจ่ี ัดเกบ็ เอกสำร- เพม่ิ ควำมสะดวกในกำรสบื ค้นข้อมลู และกำรบูรณำกำรข้อมลู จำกแหล่งต่ำงๆ- ปรับปรุงวถิ ปี ฏบิ ัตสิ ำนกั งำนเป็นแบบโลกำวิวัฒนห์ รอื สำนกั งำนแบบเทียม (Virtual office) ภำรงำนในสำนักงำน- เพิม่ โอกำสในกำรแขง่ ขันกับผูแ้ ข่งขนัลกั ษณะของสานกั งาน- ผู้บริหำร จะทำหน้ำท่ีในกำรวำงแผนกำรประสำนงำนและกำรควบคุม ผู้บริหำรควรจะมีวิสัยทัศน์ท่ีกว้ำง ยอมรบั ควำมคดิ เห็นของผใู้ ตบ้ ังคับบญั ชำ- เจ้ำหน้ำท่ีในสำยงำน จะทำหน้ำท่ีในสำยงำนบังคับบัญชำ เช่น หน้ำที่กำรตลำด กำรเงิน กำรบัญชีกำรผลติ และกำรบรหิ ำรทรัพยำกรมนุษย์ เปน็ ตน้ ซงึ่ พนักงำนเหล่ำนี้จะตอ้ งมคี วำมรับผดิ ชอบโดยตรง- ที่ปรึกษำ (Staff professionals) จะทำหน้ำท่ีในกำรให้คำปรึกษำกับผู้บริหำร ในด้ำนกำรวิเครำะห์ขอ้ มูล กำรวำงแผน แตจ่ ะไม่ได้รบั ผิดชอบโดยตรงในหน้ำท่ีกำรงำน

ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS) 7- เลขำนุกำร (Secretaries) จะทำหน้ำท่ีในกำรช่วยเหลือผู้บริหำร หรือเจ้ำหน้ำท่ีในสำยงำนเก่ียวกับกำรจัดเกบ็ เอกสำร กำรพิมพ์งำน กำรตอบรับโทรศพั ท์ และกำรจัดตำรำงนัดหมำย- เสมียน (Clerical personal) เป็นบุคคลทว่ั ไปทไ่ี มไ่ ดม้ ีกำรกำหนดหน้ำท่ีท่แี น่นอนชนดิ ของระบบสานักงานอัตโนมัติระบบสำรสนเทศสำนักงำน (Office information system) แบง่ ได้ 4 ประเภท1. ระบบกำรจดั กำรเอกสำร (Document management system)- ระบบกำรประมวลผลคำ (Word processing systems)- กำรจดั พมิ พ์ตงั้ โต๊ะ (Desktop publishing)- ระบบกำรประมวลภำพ (Image processing systems)- กำรทำสำเนำ (Reprographics)- หน่วยเกบ็ ข้อมูลถำวร (Archival storage)2. ระบบกำรจัดกำรข่ำวสำร (Message-handling systems)- ไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนกิ ส์ (Electronic mail)- ไปรษณียเ์ สยี ง (Voice mail)- โทรสำร (Facsimile)3. ระบบประชมุ ทำงไกล (Teleconferencing system)- กำรประชมุ ดว้ ยเสียง (Audio teleconferencing)- กำรประชุมด้วยภำพ (Video teleconferencing)- กำรประชุมด้วยคอมพวิ เตอร์ (Computer conferencing)- โทรศพั ท์ภำยใน (In-house television)- กำรทำงำนทำงไกล (Telecommuting)4. ระบบสนับสนุนสำนักงำน (Office support systems) ซึ่งระบบจำเป็นจะต้องอำศัยโปรแกรมทำงคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีใหม่ ๆ ทำงฮำร์ดแวร์เข้ำมำช่วย เพื่อเพิ่มประสิทธิภำพในกำรทำงำนของสำนกั งำนยุคใหม่- โปรแกรมเครอื ขำ่ ย (Group ware)- โปรแกรมตั้งโต๊ะอเนกประสงค์ (Desktop organizers

ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS) 8โครงสร้างระบบสารสนเทศสานักงานโครงสร้างและหน้าท่ี“สำนักงำน”กำรพิจำรณำถึงหน้ำทีและโครงสร้ำงของ”สำนักงำน” มีประเด็นที่จะต้องพิจำรณำถึงดังตอ่ ไปนี้1. ลกั ษณะงำนของกจิ กำร2. ควำมสำคัญของ”งำนสำนักงำน”3. ลักษณะกำรใชเ้ คร่ืองใช้สำนกั งำน4. ขอบเขตกำรรวมอำนำจและกำรกระจำยอำนำจ ภาพที่ 1 โครงสรำ้ งระบบสำรสนเทศ ที่มา : https://www.gotoknow.org/posts/628119รูปแบบกำรจัดองค์กรสำนักงำน1. กำรจดั “งำนสำนกั งำน” ในรูปแบบ “บรกิ ำรสำนกั งำน”2. กำรจดั “งำนสำนกั งำน” ในรูปแบบ “ระบบและกระบวนกำรปฏิบตั ิ”3. กำรจัด “งำนสำนักงำน” ในรปู แบบ “งำนบริกำรกำรบริหำร”4. กำรจดั “งำนสำนกั งำน” ในรูปแบบ “งำนกำรบริกำรกำรบรหิ ำรแบบทปี่ รกึ ษำ”ประโยชน์ของระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ1. เพิม่ ประสทิ ธิภำพขององคก์ ร2. ปอ้ งกนั กำรสูญหำยของภูมปิ ัญญำ ในกรณีท่บี ุคลำกรเกษยี ณอำยุ ลำออก หรือเสียชวี ิต3. เพ่ิมศกั ยภำพในกำรแข่งขันและควำมอย่รู อด

ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS) 94. เป็นกำรลงทุนในต้นทุนมนุษย์ ในกำรพัฒนำควำมสำมำรถที่จะแบ่งปันควำมรู้ท่ีได้เรียนรู้มำให้กับคนอื่นๆ ในองค์กร และนำควำมรู้ไปปรับใช้กับงำนที่ทำอยู่ให้เกิดประสิทธิผลมำกยิ่งขึ้น เป็นกำรพฒั นำคน และพัฒนำองคก์ ร5. ช่วยเพ่ิมขีดควำมสำมำรถในกำรตัดสินใจและวำงแผนดำเนินงำนให้รวดเร็ว และดีข้ึน เพรำะมีสำรสนเทศ หรอื แหล่งควำมรู้เฉพำะท่มี ีหลกั กำร เหตุผลและนำ่ เชอื่ ถือชว่ ยสนบั สนุนกำรตดั สินใจ6. ผู้บังคับบัญชำสำมำรถทำงำนเช่ือมโยงกับผู้ใต้บังคับบัญชำให้ใกล้ชิดกนั มำกขึ้น ช่วยเพ่ิมควำมกลมเกลียวในหนว่ ยงำน7. เมื่อพบขอ้ ผดิ พลำดจำกกำรปฏิบัติงำน ก็สำมำรถหำวิธีแก้ไขได้ทันท่วงที8. แปรรูปควำมรู้ใหเ้ ป็นทนุ ซึง่ เปน็ กำรสร้ำงควำมท้ำทำยใหอ้ งค์กรผลติ สนิ คำ้ และบริกำรจำกควำมรู้ท่ีมี เพือ่ เพ่ิมคณุ คำ่ และรำยไดใ้ หก้ ับองคก์ ร9. เพอื่ กำรสรำ้ งสรรค์ และบรรลุเปำ้ หมำยของจนิ ตนำกำรทยี่ งิ่ ใหญ่10. เปลย่ี นวัฒนธรรม จำก วฒั นธรรมอำนำจ / แนวดิ่ง สู่ วฒั นธรรมควำมรู้ / แนวรำบ11. ควำมสำมำรถในกำรปรับตวั และควำมยดื หยนุ่12. กำรจัดกำรควำมรู้ช่วยให้องคก์ รมีควำมเขำ้ ใจลูกค้ำ แนวโน้มของกำรตลำด และกำรแข่งขันทำให้เพ่ิมโอกำสในกำรแข่งขนั13. กำรพัฒนำทรัพย์สินทำงปัญญำเป็นกำรพัฒนำควำมสำมำรถขององค์กรในกำรใช้ประโยชน์จำกทรัพย์สินทำงปญั ญำที่มีอยู่14. กำรยกระดับผลิตภัณฑ์ กำรนำกำรจัดกำรควำมรู้มำใช้ช่วยเพ่ิมประสิทธิภำพในกำรผลิตและบรกิ ำร15. กำรบริหำรลูกค้ำ กำรศึกษำควำมสนใจและควำมต้องกำรของลูกค้ำจะเป็นกำรสร้ำงควำมพึงพอใจและเพมิ่ ยอดกำรขำย และกำรสร้ำงรำยได้16. กำรลงทุนทำงทรัพยำกรบคุ คล กำรเพมิ่ ควำมสำมำรถในกำรแข่งขันกำรเรียนรูร้ ว่ มกันขอ้ ดีและขอ้ เสียระบบสานกั งานอัตโนมัติ ในกำรจัดทำระบบสำนักงำนอัตโนมัติจะมีท้ังผลดีและผลเสีย ซ่ึงผู้บริหำรจะต้องพิจำรณำผลประโยชน์ท่ีจะได้รับเมื่อตัดสินใจดำเนินกำรพัฒนำระบบสำนักงำนอัตโนมัติ และจะต้องพยำยำมตระหนักถึงปญั หำและหนทำงแก้ไขไว้ล่วงหน้ำข้อดี- ประหยดั สถำนทจ่ี ัดเกบ็ เอกสำร

ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS) 10- เพิ่มควำมสะดวก รวดเรว็ ในกำรจัดเก็บ รวบรวมค้นควำ้ ข้อมูล- ลดขัน้ ตอน/เจ้ำหน้ำท่ีในกำรจัดกำรสบื คน้ สำเนำ เอกสำร- ลดภำระในกำรเดนิ ทำง- ลดปัญหำกำรจัดทำ จดั เกบ็ เอกสำรซ้ำซอ้ น- สำมำรถช่วยในกำรตรวจสอบ ตดิ ตำม ส่งั งำน ไดส้ ะดวกรวดเร็ว- ป้องกันกำรทจุ ริต- ช่วยสอบทำนเอกสำร- ไดข้ อ้ มลู รวดเร็ว- ขอ้ มลู ที่ไดม้ คี วำมถูกต้องมำกขึ้น- เพิม่ ประสิทธิภำพด้ำนกำรติดตอ่ สอ่ื สำรขอ้ เสีย- กำรพัฒนำระบบสำนักงำนอัตโนมัติต้องเกี่ยวข้องกับบุคคล/หน่วยงำน และฝ่ำยกำรประสำนงำนประสำนข้อมูล โดยสว่ นรวมค่อนข้ำงยำกและใช้เวลำนำน- กำรพัฒนำระบบตอ้ งใชเ้ วลำอันยำวนำน- ต้องใช้เงิน งบประมำณ อย่ำงต่อเน่ืองและยำวนำน- ขอ้ มลู บำงสว่ นกระจำยไปอยู่ที่หน่วยงำนต่ำงๆ เปน็ เป้ำหมำยตอ่ กำรโจมตเี พื่อล้วงควำมลับ- ระบบกำรทำงำนในระบบสำนักงำนอัตโนมัติ จะเปล่ียนวิถีกำรปฏิบัติงำนไปสู่วิธีกำรใหม่อำจต้องมีกำรฝึกอบรมควำมรู้บุคคลำกรเปลย่ี นตำแหนง่ งำนต้องใช้เวลำในกำรนำเสนอเพ่ือให้บุคคลำกรยอมรับนำนย่งิ ข้ึนอนำคตของระบบสำนักงำนอัตโนมัติ กำรสื่อสำรข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญส่วนหน่ึงของกำรพัฒนำประเทศ ประเทศที่พัฒนำแล้วจะต้องมีพ้ืนฐำนของกำรบรกิ ำรด้วยสื่อสำรโทรคมนำคมอยำ่ งดี เปน็ ที่นำ่ ยนิ ดีท่ีควำมก้ำวหน้ำทำงด้ำนสอ่ื สำรโทรคมนำคมในประเทศไทยกำลังจะกำ้ วไปข้ำงหน้ำ ถึงแม้วำ่ กำรให้บรกิ ำรด้ำนนี้ยงั มีรำคำแพงเมื่อเทียบกับพื้นฐำนของธุรกิจด้ำนอ่ืนๆ ปัจจุบันมีกำรเพิ่มเครือข่ำยบริกำรสำธำรณะเกิดข้ึนหลำยอย่ำง เช่น Data net เปน็ เร่ืองของกำรนำข้อมูลผสมเข้ำกับชอ่ งสัญญำณเสยี ง (data over voice) ทำให้กำรส่ือสำรข้อมูลผ่ำนไปในชุมสำยขณะใช้โทรศัพท์ได้ มีเครือข่ำยผ่ำนดำวเทียมของบริษัทสำมำรถวิศวกรรม และประเทศไทยก็จะมีกำรส่งดำวเทียมของตนเองที่เรียกว่ำ Thaisat ข้ึนในอีกไม่ก่ีปีข้ำงหน้ำบริกำรของกำรสื่อสำรข้อมูลได้เป็นอย่ำงดี ผู้ใช้มีควำมต้องกำรช่องสื่อสำรท้ังเสียงและข้อมูลอีกมำก และเชื่อแน่ว่ำสองล้ำนเลขหมำยที่เพ่ิมข้ึนในกรุงเทพฯ ก็ยังไม่พอเพียงต่อกำรใช้งำน กำรจัดกำรให้เป็นระบบสำนักงำนอัตโนมัติจึงต้องเร่ิมท้ังเครือข่ำยภำยในและเช่ือมโยงกับเครือข่ำย

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 11ภำยนอก จำกกำรที่อุปกรณ์คอมพิวเตอร์มีประสิทธิภำพสูงข้ึน มีรำคำถูกลงกำรขยำยตัวของกำรใช้งำนจะเป็นแรงผลักดันให้ระบบสำนักงำนอัตโนมัติเกิดขึ้นเองได้อย่ำงแน่นอน เพรำะธุรกิจจะต้องแขง่ ขันกัน ผทู้ มี่ ีข้อมลู ขำ่ วสำรพร้อม และรวดเร็วจะเปน็ ผู้อย่รู อดในสงั คมยคุ ขำ่ วสำรข้อมลู ต่อไปองคป์ ระกอบของสานกั งานอัตโนมัติ ประกอบด้วย บุคลำกร ได้แก่ ผ้จู ดั กำรหรอื ผ้บู รหิ ำรทุกระดับ นกั วชิ ำชีพ (เช่น นกั บญั ชี ผูต้ รวจสอบภำยใน สถำปนกิ นักกฎหมำย นกั วิจัย เปน็ ตน้ ) นกั เทคนิค เลขำนุกำรกระบวนกำรปฏิบตั งิ ำน ไดแ้ ก่ กำรรับเอกสำรและขอ้ มูล เชน่ สง่ ผำ่ นระบบเครือขำ่ ยคอมพวิ เตอร์ กำรบันทึกเอกสำรและขอ้ มูล งำนดำ้ นนี้จะปรบั เปลีย่ นเป็นกำรบนั ทกึ ลงในระบบคอมพวิ เตอร์มำกขน้ึ กำรส่อื เอกสำรและข้อมลู จะมีท้ังกำรสง่ ออกที่เป็นกระดำษและเอกสำรอิเล็กทรอนิกส์ไปยงัพนกั งำนกลมุ่ ตำ่ ง ๆ กำรกระจำยข่ำวสำร กรณีกำรกระจำยข่ำวสำรไปยังผู้รบั จำนวนมำก สำมำรถส่งผ่ำนระบบไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนิกส์ทมี่ ีควำมสะดวกและรวดเร็ว กำรจดั เตรยี มข้อมลู ข่ำวสำรต่ำง ๆ สมัยกอ่ นต้องใช้เวลำมำก เพรำะข้อมูลอำจจะกระจำยอยู่ในแฟม้ หลำยแหง่ แต่สำนกั งำนอัตโนมตั สิ ำมำรถค้นหำข้อมลู ทจ่ี ดั เกบ็ ไวไ้ ด้อย่ำงสะดวกและรวดเร็วขึ้น กำรขยำยรูปแบบเอกสำร เช่น แทนท่ีจะต้องถ่ำยสำเนำเอกสำรจำนวนมำก กเ็ ปล่ียนเปน็กำรจดั ทำเอกสำรเอำไว้ในคอมพวิ เตอร์แทน กำรกำจัดและทำลำยเอกสำร เอกสำรที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกสใ์ นระบบคอมพวิ เตอร์สำมำรถกำจัดไดส้ ะดวกและรวดเร็ว ส่วนกำรกำจดั เอกสำรที่เปน็ กระดำษใชเ้ ครือ่ งทำลำยเอกสำรได้ เอกสำรข้อมูลสำรสนเทศ สำนักงำนอัตโนมตั ทิ ำงำนกับเอกสำรในแบบต่ำง ๆ เหมอื นกบัสำนกั งำนธรรมดำ แต่จะแตกตำ่ งทีป่ ริมำณข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่คอมพวิ เตอร์อ่ำนเข้ำใจได้ทนั ทีจะมีมำก และรูปแบบเอกสำรทนี่ ำมำประมวลผลมหี ลำกหลำยมำกขึ้น เช่น ข้อควำม เสยี งภำพ ตวั เลขภำพถ่ำย ภำพเคลอ่ื นไหว แผนภำพ ภำพลักษณ์ เปน็ ต้น เทคโนโลยี จะใช้เทคโนโลยสี ำรสนเทศเปน็ พน้ื ฐำนคอ่ นข้ำงมำก เพ่ืออำนวยควำมสะดวกในกำรทำงำน กำรบรหิ ำรจดั กำร มีลกั ษณะคลำ้ ยกับกำรบรหิ ำรจัดกำรสำนักงำนธรรมดำอยบู่ ้ำง แต่จะมีข้อ

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 12แตกตำ่ งกันดงั นี้ ผ้บู รหิ ำรตอ้ งมที ัศนคติทีถ่ ูกต้องเก่ยี วกับเทคโนโลยที ีจ่ ะนำมำใช้ ผู้บรหิ ำรต้องเข้ำใจวำ่ คำ้ ใชใ้ นดำ้ นเทคโนโลยีของสำนักงำนอัตโนมตั ติ ้องมีระบบและมำตรฐำนในกำรทำงำน มิฉะนั้นกำรตดิ ต่อสอ่ื สำรระหว่ำงกันอำจมีปัญหำเกิดข้นึ ได้เทคโนโลยีเพื่อสำนักงำนอัตโนมตั ิ ประกอบดว้ ย เทคโนโลยคี อมพวิ เตอร์ ซงึ่ มี 4 ระดับ คือ ซปุ เปอร์คอมพวิ เตอร์ (Super Computer)เมนเฟรมคอมพวิ เตอร์ (Mainframe Computer) มนิ ิคอมพวิ เตอร์ (Minicomputer)ไมโครคอมพิวเตอร์ (Microcomputer) เทคโนโลยโี ทรคมนำคม ได้แก่ โทรศพั ท์ ระบบประชมุ ทำงไกล เทคโนโลยีสำนกั งำน เทคโนโลยีภำพกรำฟฟิก ได้แก่ งำนประมวลผลภำพกรำฟิก เช่นงำนสแกน เครื่องมือท่ีใช้งำนภำพกรำฟกิ เชน่ เคร่ืองพมิ พ์เลเซอร์ และโปแกรมอ่ำนอักขระดว้ ยแสง ระบบอินเทอร์เน็ต มบี ทบำทสำคัญต่อสำนักงำนอัตโนมตั ิ ระบบอนิ เทอรเ์ นต็ มีวิธีกำรสื่อสำรทีเ่ ป็นมำตรฐำนใชง้ ำนง่ำย มีกำรกำหนดกำรทำงำนกับเอกสำรทีเ่ ป็นมำตรฐำนและใช้กันอย่ำงกวำ้ งขวำง สำมำรถบันทึกเก็บเอกสำรไว้ในระบบอินเทอร์เน็ตในแบบท่ีผู้ใช้สำมำรถเชื่อมโยงเอกสำรไปยังเอกสำรอื่น ๆ ใช้งำนดำ้ นกำรประชำสัมพนั ธ์ กำรเผยแพร่เอกสำร และกำรจัดทำหอ้ งสมดุ ได้การประยุกตใ์ ช้กำรใช้ทรพั ยำกรทำงดำ้ นระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ1. เครื่องจกั รอุปกรณ์หรอื ฮำร์ดแวร์ เคร่ืองจักรอปุ กรณ์เกย่ี วข้องกับโครงสรำ้ งขององค์กำรในทกุ ระดบั เพรำะเก่ยี วข้องกบั กำรทำงำนของบคุ ลำกรในทุกระดับ 1.1 ระดับบุคคล ฮำรด์ แวร์ใช้งำนในระดับบุคคล ได้แก่ ระบบโทรศพั ท์ โทรสำร คอมพวิ เตอร์สว่ นตัว กำรใชอ้ ุปกรณ์ตำ่ งๆ เหลำ่ นม้ี ี บทบำทสำคัญตอ่ กำรดำเนนิ งำนในระดบั บคุ คลมำก 1.2 ระดับกลมุ่ เม่ือมีกำรทำงำนเป็นกลมุ่ เป็นแผนก เปน็ กอง เป็นฝ่ำย กำรดำเนนิ กำรร่วมกันจึงตอ้ งอำศยั เครื่องจกั รอุปกรณ์ชว่ ย มีกำรตดิ ตอ่ ส่ือสำรกันภำยในกลมุ่ ปัจจบุ นั มีกำรสร้ำงขำ่ ยงำนบริเวณเฉพำะที่หรือแลน(Local Area Network, LAN)

ระบบสำนกั งำนอตั โนมตั ิ (OAS) 13 1.3 ระดบั องคก์ ำร มกี ำรสร้ำงเครือข่ำยรว่ มกนั โดยเช่ือมโยงระดับกลมุ่ แต่ละกลุ่มเข้ำดว้ ยกันมกี ำรวำงเครือข่ำยในรปู แบบเปน็ เครือข่ำยขนำดใหญ่ท่ีเรยี กวำ่ ข่ำยงำนบริเวณวทิ ยำเขต (campusarea network) หรือเอนเตอรไ์ พรส์เน็ตเวิร์ก (enterprise network) เพ่ือรองรบั กำรทำงำนของท้งัองค์กำร2. ซอฟต์แวร์ ซอฟตแ์ วรท์ ่ีใชเ้ กยี่ วข้องกบั กำรทำงำนในองค์กำรทุกระดบั 2.1 ระดับบคุ คล ซอฟตแ์ วรร์ ะดับบคุ คลส่วนใหญเ่ ป็นโปรแกรมสำเรจ็ รูป ได้แก่ โปรแกรมประมวลคำ โปรแกรมตำรำงทำกำร โปรแกรมนำเสนอผลงำน โปรแกรมจัดกำรฐำนข้อมูล เปน็ ตน้ 2.2 ระดับกลมุ่ ผผู้ ลติ ซอฟต์แวรห์ ลำยบริษัทเนน้ ซอฟต์แวร์ใหใ้ ชง้ ำนเป็นกลุ่ม เพือ่ สรำ้ งกลมุ่งำนตำมโครงสร้ำงกำรเชื่อมฮำร์ดแวร์แบบแลน ซอฟต์แวร์เหลำ่ นี้ทำให้ผู้ท่ีอยู่ในกลมุ่ งำนสำมำรถทำงำนร่วมกัน ตดิ ต่อสอื่ สำรถึงกัน สง่ ผ่ำนขอ้ มูลและดูแลจัดกำรข้อมูลขำ่ วสำรภำยในกลุ่ม 2.3 ระดบั องคก์ ำร โดยท่ัวไปกำรใช้งำนระดับองค์กำรจะมีรปู แบบทท่ี ำงำนร่วมกัน แต่ต่ำงมมุ มองในเร่ืองข้อมูล เชน่ กำรจัดกำรฐำนขอ้ มูล ผบู้ ริหำรสำมำรถดูรำยงำนสรปุ ในระดับบริหำรดว้ ยระบบสำรสนเทศเพอ่ื กำรจดั กำรขององค์กำร ฝำ่ ยปฏบิ ัติกำรดแู ลขอ้ มลู เฉพำะทีต่ นเองเกี่ยวข้องจำกระบบประมวลผลรำยกำร3. ขอ้ มลู ข่ำวสำร ข้อมูลข่ำวสำรสำมำรถแบ่งระดับกำรใช้งำนให้ตรงกับวัตถุประสงค์กำรทำงำนแต่ละส่วนขององค์กำร เช่น ในระดับบุคคลมีกำรใช้ข้อมูลข่ำวสำรในกำรประมวลผล ส่วนในระดับกลุ่มมีกำรสร้ำงฐำนข้อมูลเฉพำะงำน ในระดับองค์กำรมีกำรวำงโครงสร้ำงของข้อมูลข่ำวสำรเพ่ือใช้งำนร่วมกันทั้งองค์กำร มีกำรสรำ้ งฐำนข้อมูลกลำง4. บุคลำกร ภำยในองค์กำรต้องมีกำรเตรียมกำรบุคลำกรใหร้ องรับกำรใช้งำน โดยเนน้ กำรวำงแผนกำรฝึกอบรมให้พนกั งำนได้เรียนรู้กำรใชเ้ ทคโนโลยี และซอฟต์แวร์ตำ่ งๆ ในระดับกลมุ่ พนักงำนทกุ คนตอ้ งเรยี นรู้และเข้ำใจกำรทำงำนรว่ มกันในกลมุ่ เข้ำใจกำรประสำนงำนและกำรใชง้ ำนรว่ มกนัลักษณะของกำรประยุกตร์ ะบบสำนกั งำนอัตโนมัตจิ ำกทรัพยำกรทม่ี ีอยู่1. กำรสรำ้ งมลู ค่ำเพมิ่ ให้กบั องค์กำร มูลคำ่ เพิ่ม (value added) เปน็ ตัวสำคัญท่ีจะสร้ำงคุณค่ำเพ่มิ เตมิ จำกสงิ่ ท่ีมอี ยู่แล้วใหม้ ีมูลค่ำเพิ่มขน้ึ โดยกำรลงทุนทใ่ี สเ่ ขำ้ ไปอำจจะไมม่ ำกมำยในแงข่ องตัวเงิน แต่ต้องใชเ้ ทคนิควธิ กี ำรพเิ ศษใช้ควำมรู้ควำมสำมำรถที่ส่ังสมไว้ กำรเพิ่มมูลค่ำเพ่ิมจงึ เปน็ หัวใจทีจ่ ะทำใหธ้ ุรกิจและองค์กำรได้

ระบบสำนกั งำนอตั โนมตั ิ (OAS) 14ประโยชนเ์ พิ่มขน้ึ โดยกำรลงทุนหรอื กำรใชแ้ รงงำนน้อยลง2. กำรประยุกต์ระบบสำนักงำนอตั โนมัตจิ ำกทรัพยำกรทมี่ ีอยู่ กำรใชท้ รัพยำกรที่มอี ยใู่ นองค์กำรจงึ จดั ดำเนนิ กำรให้เพิม่ คุณค่ำได้สำมระดับ คือระดับบุคคลระดับกลุ่ม และระดบั องค์กำร 2.1 ระดบั บุคคล ในระดับบคุ คลมีกำรวำงโครงสรำ้ งเพ่อื รองรบั กำรใช้งำนระดบั บคุ คลให้ดีขน้ึ มกี ำรฝึกอบรมใหม้ ีควำมรู้ควำมสำมำรถในกำรใช้งำนคอมพวิ เตอร์สว่ นตัว โดยเฉพำะงำนต่ำงๆดังนี้ 2.1.1 งำนด้ำนเอกสำร 2.1.2 งำนคำนวณด้วยตำรำงทำกำร 2.1.3 กำรสรำ้ งรำยงำนและกำรนำเสนอผลงำนดว้ ยโปรแกรมนำเสนอ 2.1.4 กำรจดั กำรข้อมูล 2.1.5 โปรแกรมระบบสื่อสำร 2.2 ระดับกลมุ่ และระดบั องค์กำร กำรทำงำนในระดบั กลุม่ ส่วนใหญ่เปน็ งำนที่ตอบสนองงำนในหนำ้ ที่หลกั เชน่ งำนทำงด้ำนบัญชี กำรเงนิ กำรผลิต กำรขำย มีกำรวำงเป็นเครือข่ำยเพ่ือทำงำนรว่ มกัน ลักษณะงำนดังกลำ่ วทำให้ผรู้ ่วมงำนไดป้ ระโยชนร์ ่วมกนั ดงั นี้ 2.2.1 งำนติดต่อสื่อสำร 2.2.2 กำรใช้ทรัพยำกรรว่ มกัน 2.2.3 กำรใช้ข้อมูลรว่ มกันลกั ษณะกำรทำงำนของระบบสำนกั งำนอัตโนมัติ กำรทำงำนในระดบั องคก์ ำรต้องกำรท้ังบคุ ลำกรท่ีมคี วำมรู้ควำมสำมำรถในเชงิ กำรพัฒนำและกำรเป็นผู้ใช้Softwareเป็นสิ่งท่ีสำคัญอีกอย่ำงหนึ่งในกำรทำงำนของเครื่องคอมพิวเตอร์ปัจจุบันมีSoftware ใหม่ ๆ ที่จะคอยช่วยอำนวยควำมสะดวกในกำรทำงำนของระบบสำนักงำนอัตโนมัติ เช่นระบบปฏิบัติกำร Windows Linux NT เป็นต้นซ่ึงจะมี Software ท่ีสำมำรถทำงำนร่วมกับระบบปฏิบัติกำร ของแต่ละชนิดได้เช่น ระบบปฏิบัติกำร Windows จะมีชุด Microsoft Office ท่ีจะคอยอำนวยควำมสะดวกในกำรทำงำนด้ำนต่ำง ๆ ของสำนักงำนระบบวีดีโอคอนเฟอร์เรนซ์สำหรับธุรกิจวีดีโอคอนเฟอร์เป็นกำรนำระบบสื่อสำรผ่ำนดำวเทียมมำใช้ในกำรสื่อสำรภำพ เสียงและข้อมูลเพื่อประโยชน์ในกำรประชุมทำงธุรกิจหรือสัมมนำระยะไกลระหว่ำงกลุ่มบุคคลที่อยู่ต่ำงสถำนท่ีให้สำมำรถ ร่วมประชุมสนทนำโต้ตอบกันได้พร้อมท้ังเห็นภำพผู้เข้ำร่วมประชุม และยังสำมำรถแสดงภำพต่ำงๆ ประกอบ กำรประชุมได้อีกด้วย นอกเหนือจำกกำรประชุมหรือสัมมนำแล้ววีดีโอ

ระบบสำนักงำนอตั โนมตั ิ (OAS) 15คอนเฟอร์เรนซ์ยังสำมำรถนำไปใช้ ในกำรฝึกอบรม แก้ปัญหำลูกค้ำ และช่วยสนับ สนุนกำรนำเสนอสินค้ำได้วีดโี อคอนเฟอรเ์ รนซแ์ บง่ ออกไดเ้ ป็น 2 รูปแบบ คอื 1. วดี ีโอคอนเฟอร์เรนซ์แบบนง่ิ ( Still Video ) เป็นกำรสื่อสำรท่ีแสดงออกมำเป็นภำพน่ิงซึ่งอำจจะมคี วำมต่อเนอื่ งหลำยภำพได้แตท่ ุกภำพท่ีปรำกฏบนจอแสดงภำพจะเป็นภำพนงิ่ ทุกภำพรปู แบบของวีดีโอคอนเฟอร์เรนซ์น้ีเปน็ ลกั ษณะของกำรประชมุ ทำงเสียงประกอบภำพมำกกวำ่ เนอ่ื งจำกควำมสะดวกง่ำยดำย และค่ำใช้จำ่ ยที่ต่ำเหมำะแก่กำรเสนอรปู ภำพ เอกสำร แผนผัง หรือ รูปกรำฟต่ำงๆ 2. วีดีโอคอนเฟอรเ์ รนซ์แบบเคล่ือนไหว ( Motion Video ) กำรสื่อสำรลกั ษณะนจ้ี ะเปน็ ที่นยิ มมำกกวำ่ เพรำะนอกจำกจะสง่ ภำพของกำรประชมุ ท่ีเปน็ธรรมชำตแิ ลว้ ยังสำมำรถสง่ ภำพน่งิ หรือเอกสำรตำ่ งๆได้ด้วยขอ้ ดีของวีดีโอคอนเฟอรเ์ รนซว์ ีดีโอคอนเฟอรเ์ รนซ์แบ่งออกได้เป็น 2 รูปแบบ คอื 2.1 สำมำรถลดค่ำใชจ้ ำ่ ยในกำรเดินทำง คำ่ เบย้ี เลี้ยง คำ่ ที่พัก 2.2 สำมำรถประหยดั เวลำในกำรเดินทำง ทำให้เกิดควำมสะดวก และรวดเร็ว 2.3 สำมำรถใชข้ ้อไดเ้ ปรยี บของวดี โี ดคอนเฟอรเ์ รนซเ์ หนือคแู่ ขง่ ขันด้ำนกำรออกแบบผลติ ภณั ฑ์ หรือกลยทุ ธข์ องบริษทั รวมท้ังไดร้ บั ควำมคิดเห็นที่สำคญั ต่อกำรปรับปรุง และพฒั นำได้อย่ำงทันเหตุกำรณ์การใชข้ ้อความหลายมติ ใิ นงานสานักงานอัตโนมัติ เวบ็ เพจ คอื ข้อมูลทีเ่ ก็บด้วยหลกั กำรของข้อควำมหลำยมิติ และเชอ่ื มโยงขอ้ มูลเปน็ เครอื ข่ำยเรยี กเครือขำ่ ยข้อมลู บนอินเทอร์เน็ตนีว้ ำ่ เวิรลด์ ไวล์ เว็บ (World Wide Web, WWW)1. กำรใชข้ ้อควำมหลำยมติ เิ ป็นโฮมเพจสว่ นบคุ คล กำรสรำ้ งโฮมเพจส่วนตวั เป็นวธิ กี ำรท่จี ะทำให้บุคลำกรทุกคนสำมำรถหำท่ีอยูภ่ ำยในไซเปอร์สเปซ เพ่อื ประโยชน์ในกำรดำเนินธรุ กจิ ตำ่ งๆ ผำ่ นทำงโฮมเพจ และเป็นกำรแนะนำตัวเอง2. กำรใช้โฮมเพจหนว่ ยงำนแนะนำองค์กำรและประชำสัมพันธ์ โฮมเพจขององคก์ ำรจะให้ข้อมูลเก่ียวกับองค์กำรทเ่ี รียกวำ่ ขอ้ มลู ย่อขององค์กำร (companyprofile) มกี ำรใหร้ ำยละเอียดสนิ ค้ำทผ่ี ลติ หรือข้อมูลกำรดำเนนิ งำนตำ่ งๆ เพ่ือกำรประชำสัมพันธ์

ระบบสำนักงำนอตั โนมตั ิ (OAS) 16องค์กำร3. กำรใชโ้ ฮมเพจในกำรโฆษณำขำยสนิ คำ้ และรับส่งสนิ คำ้ ปจั จบุ ันมีกำรทำธรุ กิจผ่ำนทำงดำ้ นโฮมเพจเหล่ำนเ้ี ปน็ จำนวนมำก เกิดสภำพกำรทำธรุ กิจบนเครอื ข่ำยทแี่ พร่หลำยเพ่ิมข้ึนอย่ำงรวดเรว็การตดิ ตอ่ ส่ือสารระหวา่ งบคุ คล1. กำรประยุกต์สื่อสำรทำงเสียง ระบบสอื่ สำรทำงเสยี งท่รี จู้ กั กันดีคอื ระบบโทรศัพท์ กำรตดิ ตอ่ ส่ือสำรภำยในองค์กำร จะมีระบบสื่อสำรภำยในท่เี ปน็ ตสู้ ำขำอตั โนมตั หิ รือพีเอบีเอกซ์ (Private Automatic BranchchExchange, PABX) เปน็ ชุมสำยโทรศัพทภ์ ำยในองค์กำร ปัจจุบนั เทคโนโลยที ำงดำ้ นตู้สำขำอตั โนมัติพฒั นำไปมำก ใช้เทคนิคทำงด้ำนดิจทิ ลั ทำให้สำมำรถเชือ่ มโยงกับชุมสำยโทรศัพท์สำธำรณะได้อยำ่ งดีกำรติดต่อทำงเสียงมีแนวโนม้ ทจ่ี ะพัฒนำให้กำ้ วหน้ำ และสะดวกย่งิ ขน้ึ ดังจะเห็นไดจ้ ำกกำรท่มี ีระบบโทรศพั ท์ไรส้ ำยสว่ นบุคคลหรือพซี ีที (Personal Communication Telephone, PCT) ระบบโทรศัพทเ์ คลื่อนท่ีแบบรังผง้ึ หรือเซลลูลำ่ โฟน (cellular mobile phone) หรือระบบโทรศพั ท์มือถอื2. กำรเช่ือมโยงระบบโทรศพั ทก์ บั เครือข่ำยคอมพวิ เตอร์ กำรพัฒนำกำรทำงเทคโนโลยสี ำมำรถนำสัญญำณเสียงที่ใชใ้ นระบบโทรศัพทใ์ หเ้ ป็นกลมุ่ข้อมูล (package) ขนำดเลก็ และใชง้ ำนรว่ มกบั เครอื ข่ำยคอมพวิ เตอร์ได้ กำรใช้สัญญำณเสียงเป็นกลุ่มขอ้ มลู เล็กๆ นี้ จะทำใหร้ ะบบกำรสื่อสำรด้ำนโทรศัพท์ใชง้ ำนบนเครือข่ำยคอมพวิ เตอร์ ทำใหก้ ำรผนวกกันระหวำ่ งข้อมลู กบั เสียงเปน็ ไปได้มำก3. กำรประชุมและระบบกำรประชมุ ทำงวีดทิ ัศน์ กำรตดิ ต่อสือ่ สำรระหวำ่ งบุคคลในลักษณะกำรประชมุ ทำงวดี ิทัศน์และกำรประชมุ บนเครอื ข่ำยทำให้เกดิ สภำพกำรเปล่ยี นแปลงกำรทำงำนในองค์กำรได้มำก เพรำะสำมำรถลดระยะเวลำในกำรทำงำน และลดระยะทำงขององค์กำรลงได้มำก สภำพกำรดำเนินงำนในองค์กำรจงึ ต้องปรับเปลีย่ นกำรบรหิ ำรและกำรจดั กำร โดยเน้นโครงสรำ้ งของข้อมูลข่ำวสำรทจ่ี ะเข้ำมำมีส่วนช่วยในกำรดำเนนิ กำร เพ่ือกำรแขง่ ขันทีน่ บั วันจะต้องแข่งขันกนั มำกขนึ้ และรนุ แรงขึ้นกรณศี ึกษำในกำรประยกุ ต์ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ

ระบบสำนกั งำนอตั โนมตั ิ (OAS) 17 ภาพที่ 2 กำรติดต่อสอ่ื สำรระหวำ่ งบุคคล ที่มา : https://pirun.ku.ac.thตวั อย่ำงกำรประยุกต์ใช้ระบบสำนักงำนอตั โนมัติในงำนด้ำนธรุ กิจ ตัวอย่ำงกำรประยกุ ต์ใช้ระบบสำนกั งำนอัตโนมัติในงำนด้ำนธุรกจิ มกี ำรพัฒนำระบบกำรทำงำนและสร้ำงระบบเครือข่ำยตำ่ งๆ ภำยในองคก์ ำรให้เชื่อมโยงกัน ไมว่ ่ำจะเป็นฝำ่ ยขำย ฝ่ำยกำรเงนิ ฝำ่ ยบญั ชี ฝำ่ ยจัดซื้อ หรอื กองกลำง เพอ่ื ทำให้กระบวนกำรทำงำนและกระบวนกำรรับสง่เอกสำรระหว่ำงกันภำยในองคก์ ำรเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซง่ึ จะทำให้สำมำรถเพม่ิ ประสิทธภิ ำพในกำรดำเนนิ งำนขององค์กำรได้ นอกจำกนน้ั องค์กำรสำมำรถผนวกและเพิ่มเติมระบบงำนต่ำงๆ เชน่ กำรรบั สง่ ไปรษณีย์อิเลก็ ทรอนิกส์ กำรตดิ ต่อส่อื สำรระหวำ่ งบุคคลภำยในองค์กำร กำรแจง้ ข้อควำมภำยในองค์กำร กำรตดิ ต่อกบั หนว่ ยงำนภำยนอกองค์กำร เปน็ ต้น เพอ่ื ทำใหเ้ กิดระบบสำนักงำนอัตโนมตั ใิ นองค์กำรทสี่ มบรู ณ์มำกยิง่ ขึ้นตัวอย่ำงกำรแลกเปลย่ี นข้อมูลอิเลก็ ทรอนิกส์สำหรบั กำรจดั ซอ้ื สินคำ้ พิจำรณำองค์กำรหน่งึ มีแผนกจัดซ้ือทตี่ ้องกำรติดต่อกบั รำ้ นค้ำหรือผู้ขำยสนิ คำ้ กำรดำเนนิ กำรแบบเดิมจะมีกำรเตรยี มเอกสำรตำ่ งๆ หลำยขน้ั ตอน มกี ำรส่งเอกสำรระหวำ่ งกันทเี่ กดิ ขน้ึคงตอ้ งใชเ้ วลำหลำยวัน หำกเปล่ยี นรปู แบบกำรทำงำนโดยหนั มำใช้ระบบข้อมลู ท่ีเป็นอิเล็กทรอนิกส์และจดั แลกเปลีย่ นขอ้ มลู กับแบบอิเลก็ ทรอนกิ ส์ กำรดำเนินกำรเชือ่ มต่อกันระหวำ่ งผู้ซื้อ และผู้ขำยสำมำรถทำให้วงรอบกำรดำเนินกำรเสรจ็ ส้ินอยำ่ งรวดเร็ว

ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS) 18องค์ประกอบในกำรพฒั นำระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ ขั้นตอนในกำรพัฒนำระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ จะมีขน้ั ตอนคลำ้ ยคลงึ กับกำรพฒั นำระบบสำระสนเทศดงั นี้1. จัดสร้ำงแผนควำมต้องกำรข่ำวสำรขององค์กรในทุก ๆ ระดับ ได้แก่ TPS, MIS, DSS, และ EISระบคุ วำมจำเปน็ เร่งด่วนและลำดับกำรจัดสร้ำงเรยี กดู แก้ไข ลบท้ิงของสำระสนเทศแต่ละฉบับ2. จัดเตรียมแผนแม่บทให้สมบูรณ์ข้ึน โดยกำรกำหนดระยะเวลำข่ำวสำรที่จะต้องพัฒนำผู้รับผิดชอบงบประมำณ และเปำ้ หมำยในแตล่ ะขั้นตอน3.จัดทำตำรำง/ควำมเก่ียวข้องข้อมูลและ/กิจกรรม ( Function งำนต่ำง ๆ ) ท้ังหมดของทุก ๆระบบงำน (ตำมแผนแม่บทพัฒนำสำรสนเทศ) ข้ันตอนน้ีเป็นตอนกำรศึกษำภำพรวมของเชิงตรรกของระบบงำนที่พึงประสงค์ (purpose logical model) ซ่ึงจะแสดงออกมำโดย ER Diagram OODiagram, Software-Hardware และ people ware specification4. ตัดแบ่งผังงำนออกเป็นผังงำนแบบยอ่ ม ๆ ในแต่ละผังงำนย่อม ๆ หำกยังมีระบบงำนย่อยอีกให้เร่ิมพฒั นำระบบงำนย่อยท่ีจุดสร้ำง เป็นข้อมูลอันดับต้น ส่วยกำรปรับปรุงเปล่ียนแปลงข้อมูลจะพัฒนำในอนั ดับรองต่อ ๆ ไป5. ทำกำรปรังปรุงแผนแม่บทสำระสนเทศให้เหมำะสมเป็นไปได้ในเชิงปฏิบัติท้ังในด้ำนระยะเวลำระบบข่ำวสำรท่ีต้องพฒั นำ เวลำ ผู้รับผิดชอบ และทรพั ยำกรทีเ่ กี่ยวขอ้ ง6. จัดเตรียมทรัพยำกร บุคคล เครื่องมือ สถำนที่ งบประมำณ ผู้เชี่ยวชำญ ฯลฯ ห้พร้อมที่จะตอบสนองกำรทำงำนพัฒนำระบบข่ำวสำร7. ดำเนินกำรพัฒนำระบบข่ำวสำรฝึกอบรมบุคลำกร จัดเตรียมอุปกรณ์ สถำนที่ พัฒนำทดสอบแก้ไขโปรแกรม8. ปรบั ปรงุ แกไ้ ขระเบยี บวิธกี ำรปฏบิ ตั งิ ำน9. พิจำรณำปรับเปลยี่ นระบบงำนเกำ่ สรู่ ะบบงำนใหม่10. ประเมินผลกำรปฏิบตั งิ ำน11. ยุติระบบงำนสำระสนเทศระยะนน้ั ๆ พร้อมรำยงำนต้อผู้บรหิ ำรหน่วยงำน12. พจิ ำรณำดำเนนิ กำรพัฒนำระบบขำ่ วสำรระยะต่อไป13. เมอื่ สิ้นสดุ ทุก ๆ ระบบข่ำวสำรตำมแผนงำแลว้ ให้บันทึกสรปุ ผลกำรดำเนนิ งำน14. ปรบั ปรงุ และบำรงุ รักษำระบบข่ำวสำรต่ำง ๆ

ระบบสำนักงำนอตั โนมตั ิ (OAS) 1915. ประเมนิ ผลค่ำใช้จ่ำย ผลประโยชน์ ประสอทธภิ ำพของระบบข่ำวสำรทกุ ๆ ระยะทีมงำนพัฒนำระบบสำนักงำนอตั โนมตั ิ1. คณะกรรมกำรบรหิ ำรโครงกำร มีหน้ำท่ี กำหนดนโยบำย วตั ถปุ ระสงค์ ขอบเขตกำรทำงำน จดั ต้ังคณะทำงำน ฯลฯ2. กล่มุ ท่ีปรึกษำ มหี นำ้ ที่ ให้คำปรกึ ษำแนะนำ ให้ข้อมูลรำยละเอียด3. กล่มุ ผู้สนบั สนุน มีหน้ำที่ และข้อเสนอแนะและแนวทำง ให้กำรสนับสนนุ ด้ำนต่ำงๆ4. กลมุ่ คณะทำงำน ซงึ่ เป็นบุคลำกรผูใ้ ช้และเจำ้ ของระบบสำนักงำนอัตโนมัติแผนงำนกำรพฒั นำระบบสำนักงำนอัตโนมัติ1. แผนกลยทุ ธ์ เป็นแผนงำนระยะยำวครอบคลุมระยะเวลำ 3-5 ปี2. แผนดำเนินกำร แผนระยะสน้ั ใช้ระยะเวลำ 1 ปี โดยกำหนดรำยละเอยี ดของสง่ิ เหลำ่ น้ี 2.1 เปำ้ หมำย วัตถุประสงค์ และโครงสร้ำงขององค์กำร 2.2 รำยละเอยี ดควำมสำมำรถของระบบปัจจบุ นั 2.3 กำรคำดกำรณ์ถึงเทคโนโลยีและวทิ ยำกำรท่ีจะมีผลกระทบต่อแผน 2.4 รำยละเอยี ดกจิ กรรมทตี่ อ้ งทำท้ังแผนระยะยำวและระยะส้ัน3. ข้อมลู รำยละเอียดประกอบกำรพฒั นำระบบสำนกั งำนอัตโนมัติ ตัวอย่ำงเช่น ข้นั ตอนกำรศึกษำและวเิ ครำะหร์ ะบบ มกั จะใชจ้ ำกรำยงำนกำรศึกษำควำมเป็นไปได้มำประกอบกำรดำเนินกำรศึกษำและวเิ ครำะหร์ ะบบฯ4. เครอื่ งมือหรอื เทคนิคในกำรพัฒนำระบบสำนักงำนอัตโนมัติ 4.1 กำรเขยี นโฟลวข์ ำร์ต เปน็ เทคนิคกำรเขยี นแผนภำพแสดงข้นั ตอนกำรทำงำนของระบบสำนักงำน ช่วยทำใหท้ มี งำนพัฒนำระบบฯ เกดิ ควำมเข้ำใจในขน้ั ตอนกำรทำงำนได้ดีขนึ้ 4.2 กำรประมำณกำร มีอยู่ 4 ชนิดคือ กำรมองภำพรวม กำรตอ่ รอง กำรใชป้ ระสบกำรณ์และกำรระดมควำมคิด 4.3 กำรทำระบบตน้ แบบ เป็นเทคนิคทใี่ ช้ช่วยในกำรออกแบบระบบฯ โดยกำรสร้ำงระบบต้นแบบหรือระบบจำลองขน้ึ มำ เพือ่ ตรวจหำข้อบกพร่องและปญั หำตำ่ งๆ

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 20 4.4 กำรทำระบบเพื่อนำร่อง เป็นเทคนคิ ท่ีค่อยๆสรำ้ งระบบสำนกั งำนอัตโนมัติจรงิ ๆข้นึ มำทีละส่วน 4.5 กำรเขยี นแบบแปลน5. วธิ ีกำรหรือกระบวนกำรในกำรพัฒนำระบบสำนักงำนอัตโนมัติ6. ทรัพยำกรอื่นๆ เช่น เครือ่ งมอื อุปกรณ์ตำ่ งๆที่ใช้ในระบบ คำ่ ใช้จ่ำยหรือเงินลงทนุ ในกำรพฒั นำระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิในทีน่ ้ีจะกล่ำวถึงวิธีวัฏจกั รพัฒนำระบบ (SystemDevelopment Life Cycle,SDLCวฏั จกั รพัฒนำระบบขั้นตอนที่ 1 กำรศึกษำและวิเครำะหร์ ะบบข้ันตอนท่ี 2 กำรออกแบบระบบขัน้ ตอนท่ี 3 กำรพัฒนำระบบและจัดเตรยี มบุคลำกรขั้นตอนท่ี 4 กำรทดสอบระบบขัน้ ตอนท่ี 5 กำรตดิ ต้ังเพื่อใช้งำนระบบขน้ั ตอนที่ 6 กำรปรับเปล่ยี นระบบ มหี ลำยวิธี แบบคูข่ นำน แบบทนั ทีทันใด และแบบทลี ะส่วนงำนขน้ั ตอนที่ 7 กำรประเมนิ ผล ปรบั ปรงุ และบำรุงรักษำระบบปญั หาของการพัฒนาระบบสานกั งานอัตโนมตั ิ กำรพฒั นำระบบสำนกั งำนอตั โนมตั จิ ะประสบปญั หำ ในหลำยเรอื่ งจำกต้องใช้เทคนิควิธีหลำกหลำยในกำรพฒั นำและใชง้ ำนร่วมกนั แบบผสมผสำน1. กำรจัดซอื้ ซอฟแวร์ ในกำรพฒั นำระบบสำนักงำนอัตโนมัตอิ ำจใชว้ ธิ ีกำรพัฒนำข้ึนเองในทกุ ๆ เรื่อง2. ควำมตอ้ งกำรของหนว่ ยงำนเปลี่ยนแปลงไป มกี ำรเพ่ิมหรือลดก่อนท่ีได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสำรสนเทศ3. กำรเปลย่ี นทำงดำ้ นวทิ ยำกำรเทคโนโลยฮี ำรด์ แวร์ และซอฟต์แวร์ในเรอื่ งท่ีเกย่ี วข้องมีอยู่อย่ำงตอ่ เน่อื งตลอดเวลำ4. ยังไม่มีกำรกำหนดมำตรฐำนสำกลในกำรเชื่อมต่อ แลกเปล่ยี นข้อมลู ระหวำ่ งกัน5. ควำมสำมำรถในกำรบีบอัดแฟม้ ข้อมลู ภำพ และเสียงยงั ไมม่ ปี ระสทิ ธภิ ำพยงั คงใช้เนื้อที่จดั เก็บสูง6. ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิจำเป็นตอ้ งใชร้ ะบบสอ่ื สำรขอ้ มูลซึง่ หำกตอ้ งกำรประสิทธิภำพ หมำยถงึ

ระบบสำนักงำนอตั โนมตั ิ (OAS) 21ซง่ึ ค่ำใชจ้ ่ำยซ่ึงสูงขน้ึ และยำกต่อกำรควบคุมยงิ่ ข้นึ7. กำรสังเครำะห์เสยี งจำกข้อควำมตัวอักษรในแฟม้ ขอ้ มูล ยงั ขำดควำมถกู ต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพำะภำษำไทย8. กำรวิเครำะห์ตวั อักษรไทย ยังอยูใ่ นระยะกำรพฒั นำอัลกอลิทมึ ให้สำมำรถเข้ำใจตวั อักษรไทยได้ถกู ต้องย่งิ ขน้ึ9. ควำมแตกต่ำงองระบบซอฟต์แวร์ประยุกตแ์ ละซอฟต์แวร์ปฏิบตั กิ ำรแต่ละภำษำ จะมีรำยละเอียดปลกี ย่อยข้อมลู หน่วยควำมจำ หรอื แมแ้ ต่ฮำร์ดแวร์พิเศษแตกต่ำงกันไปข้อมลู เสนอแนะในกำรพัฒนำระบบสำนักงำอัตโนมตั ิ จำกข้อปญั หำที่มกั จะพบในกำรพจิ ำรณำระบบสำนกั งำนอัตโนมัติเพื่อแบง่ เบำปัญหำขำ้ งต้นจึงมแี นวทำงดงั นี้1. เลือกซื้อซอฟต์แวร์หรอื พฒั นำซอฟต์แวรซ์ ง่ึ สมำรถใชง้ ำนได้บนระบบซอฟตแ์ วร์ปฏบิ ัติ2. คำ่ ใช้จำ่ ยของซอฟต์แวร์ทจ่ี ะพัฒนำจะต้องเสียคำ่ ใชจ้ ำ่ ยซอฟต์แวร์ควบคมุ หรอื ไมเ่ น่ืองจำกหนว่ ยปฏิบัตกิ ำรอำจมหี ลำยจดุ ติดต่อ3. กำรมเี ทคนิค/โปรแกรม ช่วยกำรพฒั นำระบบงำน เพื่อช่วยในกำรสร้ำงตน้ แบบระบบสำนักงำนอตั โนมตั ิการออกแบบระบบเครือขา่ ยสาหรับสานกั งานอัตโนมตั ิ หำกเป็นองค์กรขนำดเล็ก ควำมสำคัญของเครือข่ำยจะลดลงเพรำะองค์กรอำจเลือกระบบPABX และ LAN ประกอบร่วมกันใช้งำนภำยใน และต่อเช่ือมกับภำยนอกผ่ำนเครือข่ำยบริกำรสำธำรณะ เช่น ขององค์กำรโทรศัพท์หรือของกำรส่ือสำร ตลอดจนบริกำรของเอกชนท่ีกำลังให้เปิดบริกำรในขณะน้ีอีกหลำยเครือข่ำย สำหรับองค์กรขนำดใหญ่ระบบเครือข่ำยภำยในเป็นเร่ืองสำคัญกำรวำงเครือข่ำยภำยในหรือที่เรยี กว่ำ backbone เป็นเร่ืองที่ทำให้ข้อมูลข่ำวสำรต่ำง ๆ ถึงกันได้ รูปท่ี 5 เป็นตัวอย่ำงกำรวำงโครงข่ำยหลักขององค์กรขนำดใหญ่ที่ต้องกำรเชื่อมโยงขอ้ มูลภำยในหลำย ๆแผนเข้ำด้วยกัน โดยมีหน่วยงำนกลำงหรือศูนย์คอมพิวเตอร์เป็นแหล่งเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับกำรบริหำร ศูนย์คอมพิวเตอร์จึงเสมือนเป็นศูนย์กลำง ซึ่งแต่เดิมจะแตกกระจำยเช่ือมโยงกับศูนย์คอมพิวเตอรข์ ององค์กรแบบรูปดำว คือแตกกระจำยเทอร์มินัลออกไป แตใ่ นปัจจุบนั มีกำรวำงสำยเพื่อ

ระบบสำนกั งำนอตั โนมตั ิ (OAS) 22เป็นถนนให้กับข้อมูลท่ีเรียกว่ำ backbone ถนนข้อมูลเหล่ำน้ีจะทำหน้ำที่เป็นถนนสำยหลักสำหรับขอ้ มลู ซึ่งจำเป็นต้องใหข้ อ้ มูลวิง่ ผำ่ นถนนดว้ ยควำมเรว็ เหมอื นถนนเช่ือมระหวำ่ งจังหวัด ภาพที่ 3 กำรออกแบบระบบเครือข่ำยสำนักงำนอตั โนมัติ ท่ีมา : https://sites.google.comในแตล่ ะแผนกจะมีถนนสำยย่อยของตนเอง เชน่ เปน็ ระบบแลน มจี ำนวนสถำนหี ลำย ๆ สถำนี แตล่ ะสถำนีเชอ่ื มต่อถงึ กัน มกี ำรสง่ ผ่ำนขอ้ มูลต่ำง ๆ เขำ้ หำกนั ได้ และสง่ ข้อมูลออกถนนสำยหลักไปยังแผนกต่ำง ๆ หรอื ศนู ยค์ อมพิวเตอร์กลำงได้ กำรขยำยเครือขำ่ ยจะทำไดง้ ่ำย ด้วยเหตุนี้เองจงึ ให้ข้อเดน่ที่แตล่ ะหนว่ ยงำนจะดูแลสถำนขี องตนเอง และสำมำรถลงทุนขยำยระบบตำมควำมจำเป็นคอมพิวเตอร์หลักก็ไม่จำเป็นต้องมีขีดควำมสำมำรถประมวลผลสงู มำก เพรำะกำรประมวลผลกระทำแบบกระจำย แต่ตอ้ งมขี ีดควำมสำมำรถในกำรเก็บข้อมูลได้มำก เรำจึงเรยี กว่ำ ไฟลเ์ ซริ ์ฟเวอร์โครงข่ำยกำรวำงถนนหลักจึงทำใหเ้ ครื่องคอมพวิ เตอร์มีขนำดเลก็ ลง ลงทุนนอ้ ยลง ดูแลง่ำยข้ึน จงึ มีผู้เรยี กระบบลกั ษณะนว้ี ำ่ down sizing ซ่ึงเปน็ กำรลดขนำดเมนเฟรมในอดีตลงมำ โดยที่ประสทิ ธิภำพกำรทำงำนต่ำง ๆ ยงั ทำได้ดี และที่สำคญั คือ เช่ือมโยงให้เป็นระบบสำนักงำนอัตโนมัตไิ ด้อีกดว้ ย กำรวำงถนนข้อมูลสำยหลักจะต้องดูพ้ืนท่ีทำงภูมิศำสตร์ เพ่ือว่ำกำรลงทุนวำงสำยจะสิ้นเปลืองค่ำใช้จ่ำยน้อยลง หำกต้องกำรให้มีเส้นทำงถนนสำรองเพื่อเพิ่มควำมเชื่อถือได้ของระบบ ก็จะต้องเลอื กเสน้ ทำงสำรอง นอกจำกน้ียังต้องดูควำมหนำแน่นของกำรใช้ขอ้ มูลเพื่อทำใหถ้ นนขอ้ มูลไม่แออดั ทำให้ประสทิ ธิภำพลดลง

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 23เครอื ข่ายภายในสานักงานอัตโนมตั ิ ภำยในสำนักงำนอัตโนมัติที่เกิดขึ้นในปัจจุบันจะมีทั้งกำรส่ือสำรด้วยเสียง ข้อมูลภำพระบบภำยในท่ีมีกำรสื่อสำรด้วยเสียง จึงมักใช้ชุมสำยแบบเซอร์กิตสวิตชิ่ง เช่น PABX ดังน้ันจึงพ่วงกำรส่ือสำรข้อมูลเข้ำไปด้วย ด้วยกำรต่อเช่ือม เช่น เทอร์มินัลคอมพิวเตอร์เข้ำกับมินิคอมพิวเตอร์หรือเมนเฟรม กำรใช้วงจรจะเช่ือมต่อเพ่ือส่งผ่ำนข้อมูลถึงกัน อย่ำงไรก็ดี ภำยในสำนักงำนก็จำเป็นต้องมีกำรเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ในลักษณะแลน กำรเชื่อมต่อแบบแลนเป็นกำรนำอุปกรณ์หลำย ๆแบบต่อเข้ำสู่โครงข่ำยเดียวกัน เพ่ือเพิ่มคุณค่ำของระบบทำให้กำรส่งผ่ำนข้อมูลระหว่ำงกันทำด้วยควำมรวดเร็วสูงมำก ผู้ใช้งำนสำมำรถโต้ตอบกันเสมือนเวลำจริง กำรใช้แลนจึงมีบทบำทท่ีสำคัญเพิ่มขึ้น และมีผู้นิยมใช้ในสำนักงำนต่อไป ภำยในสำนักงำนจำเป็นต้องมีกำรเช่ือมโยงระบบคอมพิวเตอรใ์ นลักษณะแลนแพก็ เกจ-สวติ ช่ิงเป็นบริกำรเครือข่ำยสำธำรณะ เพื่อให้กำรใช้งำนในรูปแบบเครือข่ำยมีประสิทธิภำพ และทุ่นค่ำใช้จ่ำย จึงจำเป็นต้องมีหน่วยงำนกลำงลงทุนให้ และแบ่งงำนร่วมกัน ระบบแพ็กเกจ-สวิตชิ่งจึงเป็นระบบท่ีเรียกได้ว่ำเป็นบริกำรสำธำรณะปัจจุบัน กำรสื่อสำรแห่งประเทศไทยเปิดบริกำรเครือข่ำยเชื่อมโยงผ่ำนแพ็กเกจ-สวิตชิ่งที่ใช้ช่ือว่ำ ไทยแพ็ก กำรบริกำรผ่ำนไทยแพ็กจะมีค่ำบริกำรถูกกว่ำกำรใช้เซอร์กิตสวิตช่ิงขององค์กำรโทรศัพท์ เพรำะหำกใช้บริกำรระยะทำงไกล อัตรำค่ำโทรศัพท์จะทวีตำมอัตรำทำงไกล แต่หำกผ่ำนไทยแพก็ จะคิดตำมปรมิ ำณกำรรับส่งข้อมลู จริงEmail เปน็ ตวั อยำ่ งของกำรใช้ระบบสำนักงำนอัตโนมัติ อิเล็กทรอนิกส์เมล์ หรือ อีเมล์ เป็นตัวอย่ำงกำรประยุกต์ที่ใช้งำนกันอย่ำงแพร่หลำยในต่ำงประเทศ ปัจจุบันเรำสำมำรถส่งข่ำวสำรถึงกันผ่ำนทำงอีเมล์ได้ง่ำย บนนำมบัตรของชำวต่ำงประเทศท่ีได้รับมำ ขณะนี้จะเห็นแอดเดรสของอีเมล์เพิ่มข้ึนจำกหมำยเลขโทรศัพท์ และแฟกซ์กำรเชื่อมเครอื ข่ำยต่ำง ๆ เข้ำถงึ กัน ทำให้กำรส่งข่ำวสำรตำมแอดเดรสดงั กลำ่ วเป็นไปได้ ผู้ส่งเพียงจ่ำหน้ำตำมแอดเดรสแลว้ สง่ ผ่ำนบริกำรสำธำรณะ ส่วนของบริกำรสำธำรณะน้ันจะต้องมีข้อตกลงส่งออกผ่ำนไปยังเครือข่ำยอ่ืนส่งต่อ ๆ กันไปจนถึงปลำยทำง แต่สำหรับภำยในองค์กรเดียวกัน หำกมีกำรพำ

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 24โครงข่ำยไว้แล้วก็จะมีกำรกำหนดแอดเดรสภำยในกนั ได้ ระบบซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ในระบบสื่อสำรข้อมูลจะเปน็ ตวั จัดกำรรับส่งจดหมำย หรือข้อควำมเหลำ่ น้ีถึงกัน ทำใหก้ ำรส่งเอกสำรขอ้ มูล ข้อควำมเป็นไปด้วยควำมรวดเร็วและงำ่ ยดำยคุณลักษณะของระบบสานักงานอตั โนมตั ิ1. ผู้บรหิ ำรและพนักงำนทเี่ กีย่ วข้องล้วนใช้อปุ กรณ์คอมพวิ เตอร์ท่เี ชอ่ื มต่อกันเป็นระบบเครือข่ำยแลน2. มีกำรวำงแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อผู้ใช้สำมำรถค้นหำข้อมูลและเอกสำรได้อย่ำงสะดวกรวดเร็ว3. ซอฟตแ์ วร์ต่ำงๆใชง้ ่ำย และเป็นมำตรฐำนเดยี วกันทั้งองค์กร4. อปุ กรณต์ ่ำงๆเป็นมำตรฐำนและทำงำนรว่ มกนั ได้5. ระบบงำนประยุกต์ต่ำงๆ ไดร้ บั กำรติดตัง้ หรือพัฒนำขนึ้ ให้ตรงกับควำมต้องกำรของผูใ้ ช้6. เป็นระบบสำหรับเชื่อมโยงกำรทำงำนของเจ้ำหน้ำที่และผู้บริหำร เพื่อใช้ในกำรสื่อสำรข้อมูล กำรค้นหำขอ้ มลู จำกฐำนข้อมูล กำรจดั ตำรำงนัดหมำย กำรประชุมทำงไกล7. สนับสนุนกำรทำงำนของเจ้ำหน้ำที่ท่ีทำงำนเกี่ยวข้องกับข้อมูลโดยตรง เช่น พนักงำนป้อนข้อมูล(Data Entry Worker)8. เปน็ กลมุ่ พนักงำนที่มคี วำมร้ใู นระดบั ตำ่ กว่ำผู้ชำนำญกำร (Knowledge Workers)9. OAS เพ่ิมประสิทธิภำพกำรทำงำนด้วยกำรสนับสนุนกำรใช้ข้อมูลร่วมกัน และอำนวยควำมสะดวกในกำรสื่อสำรระหว่ำงกันตวั อยา่ งโปรแกรมของระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ PRAXTICOL คือโปรแกรมสำนักงำนอัตโนมัติ (e-office) ท่ีประกอบด้วยระบบ Workflow,ระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ระบบจัดเก็บและค้นหำเอกสำร และระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ ซ่ึงเป็นระบบท่ีสนบั สนนุ กำรลดประมำณกำรใชก้ ระดำษ ให้น้อยลง เน้นกำรทำงำนที่เกีย่ วข้องกับกำรรับ-ส่งเรื่องตลอดจนกำรจัดเก็บและค้นหำข้อมูลเอกสำรสำคัญอ่ืนๆ ในองค์กรให้มีกำรจัดเก็บที่มีประสทิ ธิภำพ คน้ หำได้ถูกต้องและรวดเรว็

ระบบสำนักงำนอตั โนมตั ิ (OAS) 25PRAXTICOL เป็นระบบที่สนับสนุนกำรทำงำนของอุปกรณ์ชนิดต่ำงๆ ได้อย่ำงมีประสิทธิภำพ อำทิเช่น เครือ่ งสแกนเนอร์ เครือ่ งพิมพ์ เครอ่ื งยงิ และพมิ พ์บำร์โคด้ กลอ้ งดิจิตอล เปน็ ต้นPRAXTICOL คอื โปรแกรมระบบงำน ซึง่ สนับสนนุ กำรทำงำนทเี่ กี่ยวเนอ่ื งกบั เอกสำร ข้อมลู ทรัพยำกรและกำรแลกเปลีย่ นข้อมูลภำยในองคก์ ร เพอื่ ช่วยใหก้ ำรทำงำนของคณุ มปี ระสทิ ธิภำพเพมิ่ มำกยิ่งขนึ้ ภาพที่ 4 ระบบของสำนักงำนอัตโนมัติ ทม่ี า : https://www.gotoknow.org• PRAXTICOL ประกอบด้วยระบบงำนส่วนตำ่ งๆ ซ่ึงทำงำนสัมพนั ธ์กนั ได้อย่ำงมปี ระสิทธภิ ำพ• เป็นระบบท่สี นับสนุนกำรทำงำนของอุปกรณช์ นิดตำ่ งๆ ได้อย่ำงมปี ระสทิ ธภิ ำพ อำทเิ ชน่ เคร่ืองสแกนเนอร์ เครื่องพมิ พ์ เครื่องยงิ และพิมพบ์ ำรโ์ ค้ดกลอ้ งดจิ ติ อล เปน็ ตน้• ถกู พัฒนำข้นึ มำเพื่อรองรับองค์กรขนำดเล็ก กลำง จนกระท่ังขนำดใหญ่• ถูกพฒั นำขนึ้ มำด้วยทีมงำนคนไทย 100 %• สำมำรถลดกำรใช้งำนกระดำษภำยในองค์กร• สำมำรถเพมิ่ ประสิทธิภำพ ควำมถูกต้อง ควำมรวดเรว็ และควำมปลอดภยัในกำรใชข้ ้อมูลและทรัพยำกรต่ำงๆขององค์กร• สำมำรถเพมิ่ ประสทิ ธิภำพในกำรจัดเกบ็ และสืบค้นเอกสำร รวมถึงข้อมลูประเภทต่ำง ๆ• สำมำรถเพ่มิ ประสิทธิภำพในกำรรบั ส่ง และแลกเปล่ียนข้อมูลข่ำวสำรระหวำ่ งบุคลำกร

ระบบสำนกั งำนอตั โนมตั ิ (OAS) 26• สำมำรถสร้ำงระเบยี บในกำรจัดกำรเอกสำร ข้อมลู และทรัพยำกรตำ่ งๆขององค์กรการใช้ไปรษณยี อ์ เิ ล็กทรอนกิ ส์ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนกิ ส์หรืออเี มล์ (electronic mail (e-mail) เป็นระบบสื่อสำรข้อควำมที่มีลักษณะเหมือนกำรส่งจดหมำยท่ัวไป แต่ข้อควำมหรือจดหมำยน้ันเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ และส่งผ่ำนทำงเครอื ขำ่ ยคอมพวิ เตอร์ มกี ำรรับสง่ อย่ำงอัตโนมัติ1. ลักษณะกำรใช้งำนอีเมลใ์ นองค์กำรเพื่องำนสำนักงำนอัตโนมัติกำรใชง้ ำนอีเมล์ในองคก์ ำรมี 2 วิธี คอื แบบออนไลน์และออฟไลน์ ดงั นี้ 1.1 วิธีกำรแบบออนไลน์ ผู้ใช้ใช้คอมพิวเตอร์ส่วนตัวที่ต่ออยู่กับเครือข่ำย โดยมีโปรแกรมเช่ือมโยงไปยังเคร่ืองบริกำรที่มีตู้จดหมำยของตนเองเก็บไว้ ทำกำรเรียกหยิบจดหมำยออกมำดู มำเขียนโต้ตอบ หรอื ดำเนนิ กำรใดๆ กับจดหมำยของตนได้ 1.2 วิธีกำรแบบออฟไลน์ ผู้ใช้จะทำกำรใช้งำนบนพีซีของตนเอง โดยมีโปรแกรมเมล์สำหรับเคร่ืองรับบริกำรทำงำนอยู่ เมื่อต้องกำรอ่ำนเมล์จะมีกำรเชื่อมต่อไปยังเครื่องบริกำร เพ่ือคัดลอกจดหมำยจำกเคร่ืองบริกำรมำไว้ที่เคร่ืองรับบริกำร ผู้ใช้จะทำกำรโต้ตอบจดหมำยเฉพำะทำงฝ่ังเคร่ืองบริกำรเท่ำนั้น กำรเช่ือมต่อจะเช่ือมต่อชั่วขณะเพ่ือดำเนินงำนคัดลอกหรือส่งจดหมำยจำกนั้นจะเลิกตดิ ตอ่2. กำรใช้ประโยชน์ไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกสเ์ พ่อื กำรเพิ่มมูลคำ่ ให้องค์กำรระบบไปรษณียอ์ เิ ล็กทรอนิกส์มีส่วนชว่ ยเพ่มิ ให้กับกำรดำเนินในองค์กำรมำกมำย ดังนี้ 2.1 ควำมรวดเร็วในกำรตดิ ตอ่ สือ่ สำร 2.2 กำรบริกำรทำงอเี มล์ เป็นช่องทำงทท่ี ำให้บริกำรขององค์กำรกว้ำงขวำงขน้ึ 2.3 กำรลดค่ำใช้จ่ำยในกำรดำเนินกำร 2.4 กำรบรหิ ำรงำนในองคก์ ำรใชห้ ลกั กำรไมป่ ระสำนเวลำไดด้ ีขนึ้ 2.5 ควำมสัมพันธ์ของบคุ ลำกรในองคก์ ำรดขี ้ึน

ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS) 273. กำรจัดลำดบั งำนและกำรนดั หมำย โปรแกรมสำเร็จรูปในเร่ืองกำรจัดลำดับงำน และกำรนัดหมำยใช้งำนบนเครือข่ำยภำยในองค์กำร โปรแกรมเหล่ำน้ีเน้นใช้งำนได้ต้ังแต่ระดับบุคคล ระดับกลุ่ม หรือใช้ร่วมกันทั้งองค์กำรโปรแกรมสำมำรถทำได้ทั้งกำรเก็บรวบรวมกำหนดกำรนัดหมำยต่ำงๆ ของบุคคลเอำไว้ มีปฏิทินให้ใช้งำน และสำมำรถแสดงสมุดวำงแผนงำนประจำวัน ช่วยให้มีกำรทำงำนอย่ำงมีประสิทธิภำพและร่วมงำนกบั ผอู้ ื่นได้ดี1. กำรสรำ้ งและตรวจสอบกำรนดั หมำย2. กำรกำหนดกำรและเชญิ ประชุม3. กำรเตือนกำหนดกำรนัดหมำย4. กำรจัดลำดับควำมสำคญั ของงำนการประกาศแจง้ ข้อความดว้ ยกระดานขา่ ว กระดำนข่ำวเป็นกระดำนที่เปิดให้ผู้อื่นสำมำรถเข้ำมำอ่ำนข่ำวสำรได้ รูปแบบของกระดำนข่ำวที่ใช้ในองค์กำรมีหลำยรูปแบบ มีโปรแกรมในลักษณะกระดำนข่ำวหลำกหลำยแบบ แต่ทุกแบบมีลกั ษณะในกำรแจง้ ขำ่ วและรับขำ่ วสำรจำกผูท้ ี่จะนำมำประกำศแจ้งข้อควำม1. กระดำนข่ำวยูสเนต็ นวิ ส์ กระดำนข่ำวยูสเน็ตนิวส์ เป็นกระดำนข่ำวท่ีมีผู้พัฒนำมำนำนแล้ว พัฒนำขึ้นมำใช้กับอินเทอร์เน็ต แต่ต่อมำมีผู้นำมำใช้เป็นกระดำนข่ำวในองค์กำรของตนในรูปแบบท่ีใช้เฉพำะกับอินทรำเน็ต คือใช้เฉพำะในองค์กำรของตนเท่ำนั้น กำรใช้กระดำนข่ำวนี้มีประโยชน์ต่อองค์กำรมำกเพรำะบำงองค์กำรพนักงำนอยู่กันคนละที่หรือต้องปฏิบัติภำรกิจนอกท่ีทำงำนทุกวัน สำมำรถติดต่อเขำ้ มำทำงเครือข่ำยคอมพิวเตอร์เพ่ือดขู ่ำวสำรต่ำงๆ ได้ตลอดเวลำ2. กระดำนเว็บหรือเว็บบอร์ด จุดอ่อนของยูสเน็ตนิวส์คือ มีควำมยุ่งยำกในกำรเขียนข่ำวในลักษณะท่ีเป็นภำพ หรือมีลักษณะมัลตมิ ีเดีย จงึ มีผ้พู ัฒนำระบบกระดำนที่ผตู้ ดิ ข่ำวสำมำรถใหข้ ่ำวสำรในลกั ษณะขอ้ ควำม พร้อมรปู ภำพ หรอื องค์ประกอบอื่นร่วมก็ได้ โดยกำรแจง้ ควำมขำ่ วสำรน้ีกระทำบนโปรแกรมค้นผ่ำนหรือเบรำเซอร์ (browser) เพื่อส่งข่ำวสำรไปเก็บไว้ยังเว็บของเคร่ืองบริกำร ข่ำวสำรท่ีเขียนลงไปบนเว็บ

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 28บอร์ดน้ี เป็นข่ำวสำรท่ีใช้ร่วมกันบนเครือข่ำยเวิรลด์ ไวล์ เว็บจึงทำให้ผู้เรียกใช้ง่ำยและสะดวกในกำรเรียกดูขำ่ วสำร3. ประโยชน์ทไ่ี ดจ้ ำกกระดำนข่ำว- ใชก้ ระดำนประกำศ แจ้งข้อควำมสำธำรณะ- ใช้เป็นเวทีแสดงควำมคดิ เห็น แลกเปลี่ยนควำมคิดเห็น หรือรบั ฟงั ควำมคดิ เหน็- ช่วยใหผ้ ู้ทำงำนทีอ่ ยู่ห่ำงไกลสำมำรถสง่ ขอ้ ควำมถึงกัน และช่วยกันดำเนนิ กำรบำงอย่ำงได้- เพ่ิมคณุ ค่ำกำรใช้งำนให้กับองคก์ ำรกำรใช้ข้อควำมหลำยมติ ิในงำนสำนักงำนอตั โนมัติ เว็บเพจ คือขอ้ มูลท่ีเก็บด้วยหลักกำรของข้อควำมหลำยมิติ และเช่อื มโยงข้อมลู เปน็ เครอื ข่ำยเรียกเครือข่ำยขอ้ มลู บนอินเทอร์เน็ตนี้วำ่ เวลิ ด์ ไวล์ เว็บ (World Wide Web, WWW)1. กำรใชข้ อ้ ควำมหลำยมติ เิ ปน็ โฮมเพจสว่ นบุคคล กำรสร้ำงโฮมเพจส่วนตัวเป็นวิธีกำรท่ีจะทำให้บุคลำกรทุกคนสำมำรถหำท่ีอยู่ภำยในไซเปอร์สเปซ เพอ่ื ประโยชนใ์ นกำรดำเนินธรุ กิจตำ่ งๆ ผ่ำนทำงโฮมเพจ และเปน็ กำรแนะนำตวั เอง2. กำรใชโ้ ฮมเพจหนว่ ยงำนแนะนำองค์กำรและประชำสมั พนั ธ์ โฮมเพจขององค์กำรจะให้ข้อมูลเกีย่ วกับองค์กำรท่ีเรียกว่ำ ข้อมูลย่อขององคก์ ำร (companyprofile) มีกำรให้รำยละเอียดสินค้ำที่ผลิตหรือข้อมูลกำรดำเนินงำนต่ำงๆ เพื่อกำรประชำสัมพันธ์องคก์ ำร3. กำรใชโ้ ฮมเพจในกำรโฆษณำขำยสินค้ำและรบั สง่ สินคำ้ ปจั จุบนั มีกำรทำธรุ กิจผ่ำนทำงด้ำนโฮมเพจเหลำ่ นเี้ ป็นจำนวนมำก เกิดสภำพกำรทำธุรกิจบนเครือข่ำยท่แี พรห่ ลำยเพม่ิ ข้นึ อย่ำงรวดเร็ว

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 29 แบบฝกึ หดั หน่วยท่ี 3 ระบบสานกั งานอัตโนมัติ (OAS)คาส่งั จงตอบคำถำมตอ่ ไปนี้1. ระบบสำนกั งำนอัตโนมัติ หมำยถึงอะไรตอบ ระบบสำรสนเทศท่ีใช้บุคลำกรน้อยท่ีสุดโดยอำศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติ และระบบสื่อสำรเชื่อมโยงข่ำวสำรระหวำ่ งเครอ่ื งมอื เหลำ่ นั้นเขำ้ ดว้ ยกัน2. ชนดิ ของระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ มกี ่ีประเภท อะไรบำ้ งตอบ มี 4 ประเภท 1) ระบบกำรจดั กำรเอกสำร 2) ระบบกำรจัดกำรข่ำวสำร 3) ระบบประชุมทำงไกล 4) ระบบสนับสนนุ สำนกั งำน3. วีดิโอคอนเฟอร์เรนซ์ มีกรี่ ูปแบบ อะไรบำ้ งตอบ มี 2 รปู แบบ 1) วีดโิ อคอนเฟอรเ์ รนซแ์ บบนึ่ง 2) วดี โิ อคอนเฟอร์เรนซ์แบบเคล่อื นไหว4. เวบ็ เพจ คืออะไรตอบ คือ ข้อมูลท่เี กบ็ ด้วยหลกั กำรของขอ้ ควำมหลำยมติ ิ และเชือ่ มโยงข้อมลู เรยี กเครอื ข่ำยข้อมูลบนอินเทอรเ์ นต็ น้วี ่ำ เวิลด์ ไวล์ เวบ็5. กำรใชไ้ ปรษณียอ์ เิ ล็กทรอนิกส์ หมำยถึงอะไรตอบ หมำยถงึ ระบบส่ือสำรข้อควำมท่มี ีลกั ษณะเหมือนกำรสง่ จดหมำยทั่วไป แต่ข้อควำมหรอืจดหมำยนัน้ เก็บไวใ้ นคอมพวิ เตอร์ และส่งผำ่ นทำงเครือขำ่ ยคอมพวิ เตอร์ มีกำรรับส่งอย่ำงอัตโนมตั ิ6. กำรใชง้ ำนอีเมล์ในองค์กำร มกี ี่วิธี อะไรบ้ำงตอบ มี 2 วธิ ี 1) วิธีกำรแบบออนไลน์ 2) วธิ กี ำรแบบออฟไลน์7. กำรแลกเปลย่ี นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ หมำยถงึ อะไรตอบ หมำยถงึ กำรดำเนนิ กำรแลกเปลีย่ นข้อมูลระหวำ่ งกันทำงอิเลก็ ทรอนิกส์ โดยมเี ปำ้ หมำยท่ีจะรบั ส่งขอ้ มูลระหว่ำงองคก์ ำร โดยข้อมลู ทง้ั หมดจะรบั สง่ กนั ทำงสัญญำณอิเลก็ ทรอนิกส์ โดยไม่ต้องมีกำรแก้ไขระบบกำรจดั กำรข้อมูลภำยในของตน

ระบบสำนกั งำนอตั โนมตั ิ (OAS) 30 แบบทดสอบ หน่วยที่ 3 ระบบสานกั งานอัตโนมัติ (OAS) คาสงั่ จงเลือกคำตอบท่ีถูกเพียงคำตอบเดียว1. ระบบสานกั งานอตั โนมัติ คอื อะไร ก. ระบบสำรสนเทศทใี่ ชบ้ ุคลำกรน้อยท่สี ดุ โดยอำศยั เคร่ืองมือแบบอัตโนมตั ิ ข. กำรแลกเปล่ยี นข้อมูลข่ำวสำรทำได้อย่ำงรวดเรว็ ค. กำรจัดทำระบบสำนักงำนอัตโนมตั จิ ำเป็นต้องใช้เวลำ ทรัพยำกรมำกมำย ง. เพ่ิมโอกำสในกำรแขง่ ขันกบั ผู้แข่งขนั จ. ถกู ทกุ ขอ้2. ลักษณะของสานกั งาน มีอะไรบา้ ง ก. ผูบ้ ริหำร ข. เจ้ำหนำ้ ที่ในสำยงำน ค. ท่ปี รกึ ษำ ง. เลขำนุกำร จ. ถกู ทุกข้อ3. ชนิดของงานอัตโนมตั ิ มีก่ีประเภท ก. 2 ข. 3 ค. 4 ง. 5 จ. 64. ชนิดของงานอตั โนมัติ มีอะไรบ้าง ก. ระบบกำรจัดกำรเอกสำร ข. ระบบกำรจัดกำรข่ำวสำร ค. ระบบประชมุ ทำงไกล ง. ระบบสนบั สนุนสำนักงำน จ. ถกู ทุกข้อ5. โครงสรา้ งระบบสารสนเทศสานกั งานโครงสรา้ งและหนา้ ท่ี ”สานกั งาน” มกี ลี่ ักษณะ ก. 1 ข. 2 ค. 3

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 31 ง. 4 จ. 56. รปู แบบการจดั องคก์ รสานกั งาน ก. กำรจดั “งำนสำนักงำน” ในรูปแบบ “งำนกำรบรกิ ำรกำรบรหิ ำรแบบท่ีปรึกษำ” ข. เพม่ิ ประสทิ ธิภำพขององค์กร ค. ปอ้ งกนั กำรสญู หำยของภูมปิ ญั ญำ ในกรณีทบ่ี คุ ลำกรเกษียณอำยุ ลำออก หรือเสียชีวติ ง. เพ่มิ ศักยภำพในกำรแข่งขันและควำมอยรู่ อด จ. เปน็ กำรลงทุนในต้นทุนมนุษย์ ในกำรพฒั นำควำมสำมำรถท่ีจะแบ่งปนั ควำมรู้ท่ีไดเ้ รยี นรูม้ ำใหก้ ับคนอืน่ ๆ ในองค์กร และนำควำมร้ไู ปปรับใช้กับงำนที่ทำอยใู่ ห้เกิดประสทิ ธิผลมำกย่ิงขึ้น เป็นกำรพัฒนำคน และพฒั นำองค์กร7. ประโยชนข์ องระบบสานกั งานอัตโนมตั ิ ก. เพม่ิ ควำมสะดวก รวดเร็ว ในกำรจดั เก็บ รวบรวมค้นคว้ำขอ้ มูล ข. ลดขนั้ ตอน/เจ้ำหนำ้ ท่ีในกำรจัดกำรสืบคน้ สำเนำ เอกสำร ค. กำรจัดกำรควำมรูช้ ว่ ยใหอ้ งคก์ รมีควำมเขำ้ ใจลกู ค้ำ แนวโน้มของกำรตลำด และกำรแข่งขันทำให้เพิม่ โอกำสในกำรแข่งขนั ง. ลดภำระในกำรเดินทำง จ. ลดปญั หำกำรจดั ทำ จัดเก็บ เอกสำรซ้ำซ้อน8. ขอ้ ดีของระบบงานอตั โนมัติ ก. ประหยดั สถำนที่จัดเก็บเอกสำร ข. กำรพฒั นำระบบตอ้ งใชเ้ วลำอันยำวนำน ค. ต้องใชเ้ งิน งบประมำณ อย่ำงต่อเน่ืองและยำวนำน ง. ข้อมลู บำงสว่ นกระจำยไปอยู่ท่หี นว่ ยงำนต่ำงๆ เป็นเป้ำหมำยตอ่ กำรโจมตีเพ่อื ล้วงควำมลบั จ. ระบบกำรทำงำนในระบบสำนักงำนอัตโนมัติ จะเปลี่ยนวถิ ีกำรปฏบิ ัตงิ ำนไปสู่วธิ กี ำรใหม่อำจต้องมีกำรฝกึ อบรมควำมรบู้ คุ คลำกรเปลย่ี นตำแหนง่ งำนต้องใชเ้ วลำในกำรนำเสนอเพื่อให้บคุ คลำกรยอมรบั นำนยง่ิ ขน้ึ9. ข้อเสียของระบบงานอัตโนมัติ ก. ประหยดั สถำนที่จัดเกบ็ เอกสำร ข. ต้องใช้เงิน งบประมำณ อย่ำงตอ่ เน่ืองและยำวนำน ค. เพม่ิ ควำมสะดวก รวดเรว็ ในกำรจัดเกบ็ รวบรวมคน้ ควำ้ ขอ้ มลู ง. ลดขน้ั ตอน/เจ้ำหนำ้ ท่ีในกำรจดั กำรสืบค้นสำเนำ เอกสำร จ. ลดภำระในกำรเดนิ ทำง

ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS) 3210. องคป์ ระกอบของสานักงานอตั โนมตั ิ ประกอบด้วยอะไรบ้าง ก. ผจู้ ดั กำรหรอื ผบู้ ริหำรทุกระดบั ข. นักวิชำชพี ค. นกั เทคนคิ ง. เลขำนกุ ำร จ. ถูกทกุ ข้อ11. เทคโนโลยีคอมพวิ เตอร์ มีก่รี ะดับ ก. 5 ข. 4 ค. 3 ง. 2 จ. 112. การประยกุ ตใ์ ช้ มกี ีป่ ระเภท ก. 6 ข. 7 ค. 4 ง. 9 จ. 1013. วีดีโอคอนเฟอร์เรนซแ์ บบเคล่ือนไหว ( Motion Video ) ก. 2 ข. 4 ค. 6 ง. 8 จ. 1014. เว็บเพจ คืออะไร ก. ระบบส่ือสำรทำงเว็บท่ีรูจ้ ักกนั ดี ข. กำรพัฒนำกำรทำงเทคโนโลยีสำมำรถนำสัญญำณเสียงที่ใชใ้ นระบบโทรศัพทใ์ ห้เปน็ กลุ่มขอ้ มลู(package) ค. เวบ็ ทใี่ ครก็สำมำรถเขำ้ ถงึ ได้

ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS) 33 ง. ข้อมลู ทีเ่ ก็บด้วยหลกั กำรของข้อควำมหลำยมิติ และเช่ือมโยงข้อมูลเปน็ เครอื ข่ำย เรยี กเครอื ข่ำยข้อมลู บนอนิ เทอร์เน็ตน้ีว่ำเวริ ลด์,ไวล์,เว็บ,(World Wide Web, WWW) จ. ไม่มีข้อไหนถูก15. ทีมงานพัฒนาระบบสานักงานอตั โนมตั ิ มีก่ีกลุ่ม ก. 1 ข. 2 ค. 3 ง. 4 จ. 516. วัฏจกั รพัฒนาระบบ มกี ี่ขั้นตอน ก. 3 ข. 4 ค. 5 ง. 6 จ. 717. การใช้ประโยชนไ์ ปรษณียอ์ ิเล็กทรอนิกสเ์ พ่ือการเพ่ิมมลู คา่ ให้องค์การ ก. ควำมรวดเรว็ ในกำรตดิ ตอ่ สอ่ื สำร ข. กำรบรกิ ำรทำงอเี มล์ เปน็ ช่องทำงทที่ ำใหบ้ ริกำรขององค์กำรกว้ำงขวำงขน้ึ ค. กำรลดค่ำใช้จำ่ ยในกำรดำเนินกำร ง. กำรบรหิ ำรงำนในองค์กำรใช้หลกั กำรไมป่ ระสำนเวลำได้ดีข้ึน จ. ถูกทุกข้อ18. การแลกเปล่ยี นข้อมลู อเิ ลก็ ทรอนิกส์หมายถึง ก. จัดสรำ้ งแผนควำมตอ้ งกำรขำ่ วสำรขององค์กรในทุก ๆ ระดบั ไดแ้ ก่ TPS, MIS, DSS, และ EISระบุควำมจำเป็นเร่งดว่ นและลำดับกำรจดั สร้ำงเรียกดู แก้ไข ลบท้งิ ของสำระสนเทศแตล่ ะฉบับ ข. จดั เตรียมแผนแมบ่ ทใหส้ มบูรณ์ขนึ้ โดยกำรกำหนดระยะเวลำข่ำวสำรทีจ่ ะต้องพัฒนำผูร้ บั ผิดชอบ งบประมำณ และเป้ำหมำยในแตล่ ะขนั้ ตอน ค. เปน็ กำรดำเนินกำรแลกเปล่ยี นข้อมลู ระหวำ่ งกนั ทำงอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ง. จดั ทำตำรำง/ควำมเกย่ี วข้องข้อมลู และ/กิจกรรม ( Function งำนต่ำง ๆ ) จ. ไม่มีข้อไหนถูก19. แผนงานการพฒั นาระบบสานกั งานอตั โนมัติ ก. แผนกลยทุ ธ์ เป็นแผนงำนระยะยำวครอบคลมุ ระยะเวลำ 3-5 ปี

ระบบสำนกั งำนอตั โนมตั ิ (OAS) 34 ข. แผนดำเนินกำร แผนระยะสัน้ ใชร้ ะยะเวลำ 1 ปี โดยกำหนดรำยละเอยี ดของส่ิงเหล่ำนี้ ค. เป้ำหมำย วัตถุประสงค์ และโครงสรำ้ งขององค์กำร ง. รำยละเอยี ดควำมสำมำรถของระบบปจั จุบนั จ. ถูกทกุ ข้อ20. ประโยชนท์ ไ่ี ดจ้ ากกระดานขา่ ว ก. ใช้กำหนดกำรและเชญิ ประชุม ข. ใช้กระดำนประกำศ แจ้งข้อควำมสำธำรณะ ค. ใชเ้ ตอื นกำหนดกำรนัดหมำย ง. ใช้จัดลำดบั ควำมสำคญั ของงำน จ. ถูกทุกข้อ

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 35 บรรณำนกุ รมระบบสานักงานอัตโนมัติ [ออนไลน์] เข้ำถงึ ได้จำก : https:// http://blog.vzmart.com/office- automation-system-oas/ (วนั ท่คี ้นข้อมูล : 30 ตลุ ำคม 2561)ประโยชน์สานักงานอัตโนมตั ิ [ออนไลน]์ เขำ้ ถึงได้จำก : http://oascomedu.blogspot.com/ 2015/01/office-automation-system-oas.html (วันทีค่ ้นข้อมลู : 30 ตลุ ำคม 2561)การประยกุ ต์ใช้สานักงานอัตโนมตั ิ [ออนไลน์] เข้ำถึงไดจ้ ำก : https://pimolphun.bus. pimolphun.bus.ubu.ac.th/ os_education_1.doc (วันท่ีค้นข้อมูล : 10 พฤศจิกำยน2561)เสำวคนธ์ สวสั ดิศ์ รี, ชนดิ ของระบบสานักงานอัตโนมัติ [ออนไลน์] เข้ำถงึ ได้จำก : https:// eclassnet.kku.ac.th/etraining/file/1078628564-activity4.doc (วั น ท่ี ค้ น ข้ อ มู ล : 1พฤศจกิ ำยน 2561)

ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS) 36 คณะผ้จู ัดทาประวตั ิสว่ นตัวชอื่ -นามสกลุ : นำงสำวปำลติ ำ บุญเฉยชอ่ื งาน : ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS.)สาขาวิชา : คอมพิวเตอร์ธุรกจิเกิดเม่ือ : วันท่ี 27 ตุลำคม พ.ศ.2541ทอ่ี ยู่ : 30/9 ม.2 ต.บ้ำนใหม่ อ.ปำกเกร็ด จ.นนทบรุ ี 11120ประวตั ิการศึกษาปี พ.ศ. 2554 ระดบั มัธยมศกึ ษำ โรงเรียนนวมนิ ทรำชนิ ทู ศิ หอวงั นนทบรุ ีปี พ.ศ. 2559 ระดบั ประกำศนยี บัตรวชิ ำชพี 1-3 สำขำคอมพิวเตอร์ธุรกจิ วิทยำลัยเทคนคิ ปทมุ ธำนีปี พ.ศ. 2562 ระดับประกำศนียบตั รวิชำชพี ขนั้ สงู 1-2 สำขำงำนคอมพวิ เตอร์ธุรกิจ วิทยำลัยเทคนิคปทุมธำนี

ระบบสำนกั งำนอตั โนมตั ิ (OAS) 37 คณะผู้จดั ทาประวตั สิ ว่ นตัวชอื่ -นามสกลุ : นำงสำวสำวติ รี หมน่ั กิจชอื่ งาน : ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS.)สาขาวิชา : คอมพิวเตอร์ธุรกจิเกิดเม่ือ : วนั ท่ี 22 สิงหำคม พ.ศ.2541ทอ่ี ยู่ : 27/2 ม.1 ต.คลองควำย อ.สำมโคก จ.ปทุมธำนี 12160ประวตั กิ ารศึกษาปี พ.ศ. 2554 ระดบั มัธยมศกึ ษำ โรงเรยี นไตรรำชวทิ ยำปี พ.ศ. 2559 ระดบั ประกำศนยี บตั รวชิ ำชีพ 1-3 สำขำคอมพิวเตอร์ธุรกจิ วิทยำลัยเทคนิคปทุมธำนีปี พ.ศ. 2562 ระดับประกำศนยี บัตรวิชำชีพขัน้ สูง 1-2 สำขำงำนคอมพวิ เตอร์ธรุ กิจ วิทยำลัยเทคนิคปทมุ ธำนี

ระบบสำนักงำนอัตโนมตั ิ (OAS) 38 คณะผจู้ ัดทาประวตั สิ ว่ นตัวชอื่ -นามสกลุ : นำงสำวสุวิตตำ ไพบรู ณ์ชอ่ื งาน : ระบบสำนักงำนอัตโนมัติ (OAS.)สาขาวิชา : คอมพิวเตอร์ธุรกจิเกิดเม่ือ : วันท่ี 3 กรกฎำคม พ.ศ.2542ทอ่ี ยู่ : 2 ม.2 ต.ไม้ตรำ อ.บำงไทร จ.พระนครศรอี ยุธยำ 13190ประวตั กิ ารศึกษาปี พ.ศ. 2554 ระดบั มัธยมศกึ ษำ โรงเรยี นไตรอรุณศกึ ษำปี พ.ศ. 2559 ระดบั ประกำศนยี บัตรวชิ ำชพี 1-3 สำขำคอมพิวเตอร์ธุรกจิ วิทยำลัยเทคนิคปทมุ ธำนีปี พ.ศ. 2562 ระดับประกำศนยี บตั รวิชำชพี ขนั้ สงู 1-2 สำขำงำนคอมพวิ เตอร์ธุรกิจ วิทยำลยั เทคนิคปทมุ ธำนี

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 39 คณะผู้จดั ทาประวตั ิสว่ นตัวชอ่ื -นามสกลุ : นำงสำวสวุ ิมล ทองอ่ิมชอื่ งาน : ระบบสำนักงำนอตั โนมตั ิ (OAS.)สาขาวิชา : คอมพิวเตอร์ธรุ กจิเกิดเม่ือ : วันท่ี 27 กมุ ภำพันธ์ พ.ศ.2541ทอ่ี ยู่ : 1/15 ม.3 ต.บำ้ นกลำง อ.เมอื ง จ.ปทุมธำนี 12000ประวตั ิการศึกษาปี พ.ศ. 2554 ระดบั มัธยมศกึ ษำ โรงเรียนวัดมะขำมปี พ.ศ. 2559 ระดบั ประกำศนียบัตรวิชำชพี 1-3 สำขำคอมพิวเตอร์ธุรกจิ วิทยำลัยเทคนคิ ปทุมธำนีปี พ.ศ. 2562 ระดับประกำศนยี บัตรวิชำชพี ข้นั สูง 1-2 สำขำงำนคอมพวิ เตอร์ธุรกิจ วทิ ยำลยั เทคนิคปทุมธำนี

ระบบสำนกั งำนอตั โนมตั ิ (OAS) 40 คณะผ้จู ัดทาประวตั สิ ่วนตัวชอ่ื -นามสกลุ : นำงสำวสุทธดิ ำ บญุ พำชอื่ งาน : ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS.)สาขาวิชา : คอมพิวเตอร์ธุรกจิเกิดเม่ือ : วันที่ 25 กันยำยน พ.ศ.2541ทอี่ ยู่ : 20/1 ม.6 ต.สวนพริกไทย อ.เมือง จ.ปทุมธำนี 12000ประวตั กิ ารศึกษาปี พ.ศ. 2554 ระดบั มัธยมศกึ ษำ โรงเรยี นชมุ ชนวัดเสดจ็ปี พ.ศ. 2559 ระดบั ประกำศนียบตั รวิชำชีพ 1-3 สำขำคอมพิวเตอร์ธุรกจิ วิทยำลัยเทคนคิ ปทมุ ธำนีปี พ.ศ. 2562 ระดับประกำศนียบตั รวิชำชพี ขน้ั สูง 1-2 สำขำงำนคอมพิวเตอร์ธุรกิจ วิทยำลยั เทคนิคปทมุ ธำนี

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 41 คณะผจู้ ดั ทาประวตั ิสว่ นตัวชอ่ื -นามสกลุ : นำงสำวสุวจณี สำลีขำวชอ่ื งาน : ระบบสำนกั งำนอัตโนมัติ (OAS.)สาขาวิชา : คอมพิวเตอร์ธรุ กจิเกิดเม่ือ : วนั ที่ 27 พฤศจกิ ำยน พ.ศ.2541ทอ่ี ยู่ : 39 ม.6 ต.บำงพูด อ.เมือง จ.ปทมุ ธำนี 12000ประวตั ิการศึกษาปี พ.ศ. 2554 ระดบั มัธยมศกึ ษำ โรงเรียนชมุ ชนวดั เสด็จปี พ.ศ. 2559 ระดบั ประกำศนียบตั รวชิ ำชพี 1-3 สำขำคอมพิวเตอร์ธุรกจิ วิทยำลัยเทคนคิ ปทุมธำนีปี พ.ศ. 2562 ระดับประกำศนยี บัตรวิชำชพี ขัน้ สงู 1-2 สำขำงำนคอมพิวเตอร์ธุรกิจ วทิ ยำลัยเทคนิคปทุมธำนี

ระบบสำนักงำนอตั โนมตั ิ (OAS) 42 อาจารยผ์ สู้ อนชอ่ื -นามสกลุ : อำจำรย์วลิ ำวัลย์ วัชโรทยัรายวชิ า : วิชำระบบสำรสนเทศเพ่อื กำรจัดกำร (3204-2105)ตาแหน่งครู : วทิ ยฐำนะครชู ำนำญกำร แผนกวิชำคอมพวิ เตอร์ธุรกจิ วทิ ยำลัยเทคนคิ ปทมุ ธำนี

ระบบสำนกั งำนอัตโนมตั ิ (OAS) 43