โปรแกรมประมวลผลคำ หน่วยที่ 7

หนว่ ยท่ี 7 เร่ือง จดหมายธรุ กิจ

จดหมายธุรกจิ (Business Letter) • ถือเป็นการส่ือสารธุรกิจรูปแบบหน่ึงเป็นจดหมายท่ีใชต้ ิดต่อระหวา่ งกนั ในวงธุรกิจโดยมีจุดประสงคอ์ ยา่ งใดอยา่ งหน่ึงในการดาเนินธุรกิจ เช่น เสนอขายสินคา้ หรือบริการสง่ั ซ้ือสินคา้ และจดหมายตอบรับการสง่ั ซ้ือ จดหมายติดตามหน้ี จดหมายร้องเรียนเก่ียวกบั ขอ้ ผิดพลาด หรือความเสียหาย เป็นตน้ จดหมายธุรกิจมีความแตกต่างจากจดหมายส่วนตวั บา้ ง ในดา้ นรูปแบบและการใชถ้ อ้ ยคาภาษากล่าวคือจดหมาย ธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใชภ้ าษาเป็นทางการหรือค่อนขา้ งเป็นสิ่งท่ีผพู้ มิ พง์ านจดหมายตอ้ งคานึงถึงมี ดงั น้ี • 1. ความสะอาดของงานพมิ พส์ ีของกระดาษพิมพ์ • 2. ขนาดของกระดาษ • 3.รูปแบบของจดหมาย • 4.ความถูกตอ้ งของตวั อกั ษรทุกตวั บนจดหมายรวมท้งั บนซองจดหมาย ตอ้ งไมม่ ีคาผดิ ส่ิงท่ีตอ้ งคานึงถึงดงั กล่าวจะสร้างเสริมความ น่าเชื่อถือของธุรกิจซ่ึงหมายถึงความเชื่อถือในคุณภาพของสินคา้ และบริการของธุรกิจน้นั ๆ

ความสาคญั ของจดหมายธุรกจิ • จดหมายธุรกิจมีความสาคญั ต่อธุรกิจประเภทต่างๆ มาก อาจสรุปไดด้ งั น้ี • 1. สะดวก สามารถติดต่อกนั ไดใ้ นระยะทางไกลๆ • 2.ประหยดั ท้งั เวลาและค่าใชจ้ ่าย • 3.สามารถติดต่อกนั ไดใ้ นวงกวา้ งท้งั ผทู้ เี่ รารู้จกั และไม่รู้จกั • 4.เป็นสื่อก่อสมั พนั ธภาพทีด่ ี สร้างความประทบั ใจแก่ผรู้ ับ • 5.ขอ้ ความสื่อสารสมบูรณ์ เนื่องจากสามารถเขียนใหร้ ายละเอียดทีส่ มบรู ณ์กวา่ การพูด • 6.เกบ็ เป็นหลกั ฐาน มีประโยชน์เพ่อื การอา้ งองิ และคน้ เร่ืองเม่ือจาเป็น • 7.สามารถแจง้ ข่าวสารไดอ้ ยา่ งทวั่ ถึงตามเวลาที่กาหนด

ประโยชน์ของจดหมายธุรกจิ • จดหมายธุรกิจมีประโยชนต์ ่อกิจการเป็นอยา่ งมาก ทาใหเ้ กิดความสะดวกหลายประการ เช่น • 1.เป็ นเอกสารป้องกนั การคลาดเคลื่อน ป้องกนั การส่ือสารกนั ดว้ ยวาจาซ่ึงอาจคลาดเคล่ือนหรือลืมได้ อาจทาใหเ้ กิดความเขา้ ใจผิดหรือจงใจ บิดเบือนขอ้ มูล การใชจ้ ดหมายจึงเป็นวิธีที่สามารถแกป้ ัญหาน้ีได้ • 2.เป็ นเครื่องมือให้รายละเอยี ดข้อมลู การเตรียมการการตรวจสอบขอ้ มลู ต่างๆ ก่อนส่งไปใหล้ ูกคา้ สามารถใหร้ ายละเอียดที่ถูกตอ้ งชดั เจน ทาให้ ลูกคา้ ไดร้ ับรายละเอียดครบถว้ นและชดั เจน • 3.เป็ นหลกั ฐานในการอ้างองิ ข้อมลู การส่ือสารดว้ ยจดหมายเป็นลายลกั ษณ์อกั ษรชดั เจน ใชส้ าหรับอา้ งอิงเรื่องที่ธุรกิจติดต่อกนั จึงนามาเป็น หลกั ฐานในการอา้ งอิงและหลกั ฐานทางกฎหมายกรณีทีเ่ กิดขอ้ ชดั แยง้ • 4.เป็ นสื่อสัมพนั ธ์ทดี่ ใี นการติดต่อทางธุรกจิ ช่วยเสริมสร้างความสมั พนั ธท์ ี่ดีระหวา่ งธุรกิจ เป็นเคร่ืองมือในการแกไ้ ขความเขา้ ใจผดิ หรือขอ้ มูล ที่คลาดเคลื่อนไดเ้ ป็นอยา่ งดี เช่น จดหมายปรับความเขา้ ใจ • 5.เป็ นเคร่ืองมือทป่ี ระหยดั เวลาและค่าใช้จ่าย การสื่อสารที่มีความเร่งด่วนและมีผรู้ ับจานวนมาก การใชจ้ ดหมายจึงมีความสะดวก ประหยดั และ รวดเร็วในการติดต่อสื่อสาร เสียเวลานอ้ ยกวา่ การเดินทางในการติดต่อส่ือสาร

ส่วนประกอบของจดหมายธุรกจิ • จดหมายธุรกิจโดยทวั่ ไปมีส่วนประกอบดงั น้ี • ท่ีอยู่ผ้สู ่ง เป็นส่วนของการระบุช่ือและท่ีต้งั ของบริษทั หา้ งร้าน หรือกิจการเจา้ ของจดหมายเพื่อใหผ้ อู้ ่านทราบวา่ จดหมายฉบบั น้นั มาจากท่ีใดและจะตอบจดหมายส่งกลบั ไปยงั ท่ีใด โดยอาจกลางหนา้ กระดาษ ทางดา้ นซา้ ยหรือ ทางดา้ นขวามือกไ็ ด้ โดยปกติบริษทั หา้ งร้านหรือกิจการทว่ั กระดาษพิมพห์ วั จดหมายสาเร็จรูปไวแ้ ลว้ ซ่ึงมีการ ออกแบบแตกตา่ งกนั ไป แต่ส่วนใหญ่นิยมใส่ตราบริษทั (Logo)หมายเลขโทรศพั ท์ หมายเลขโทสารของบริษทั ไวด้ ว้ ยเพ่ือสะดวกในการติดต่อและเพ่ือประชาสมั พนั ธ์ไปในตวั และเนื่องจากในปัจจุบนั นอกจากการติดตอ่ ธุรกิจ ภายในประเทศติดตอ่ คา้ ขายยงั ขยายกวา้ งไกลสู่นานาประเทศมากข้ึนและเพ่ือใหเ้ กิดความสะดวกอยา่ งเตม็ ที่บริษทั ส่วนใหญ่นิยมพิมพห์ วั จดหมายสาเร็จรูปท้งั ภาษาไทยและภาษาองั กฤษควบคู่กนั ไปหากเป็นกรณีท่ีไมม่ ี กระดาษพิมพห์ วั จดหมายสาเร็จรูปไวใ้ หพ้ ิมพช์ ่ือและท่ีต้งั ของบริษทั เอง โดยมีรายละเอียดไม่ควรเกิน3-4 บรรทดั

ส่วนประกอบของจดหมายธุรกจิ • เลขที่จดหมาย/ปี พ.ศ.ใหร้ ะบเุ ลขท่จี ดหมายและปี พุทธศกั ราชทจี่ ดั ทาจดหมายฉบบั ดงั กล่าว • เพอื่ ประโยชน์ในการจดั เกบ็ เอกสารและการอา้ งองิ ต่อไป เลขท่จี ดหมายนิยมกาหนดข้ึนโดยเรียงตามลาดบั • ของจดหมายที่จดั ทาข้ึนในแต่ละปี เริ่มต้งั แต่เลข 1เรียงเป็นลาดบั ไปจนถึงปี ปฏิทิน อยา่ งไรกต็ ามแตล่ ะหน่วยงานอาจมีวิธีการ กาหนดเลขท่ีจดหมายแตกต่างกนั ออกไป • วนั เดือน ปี หมายถึง วนั เดือน ปี ทเ่ี ขียนจดหมายเพื่อเป็นขอ้ มูลในการอา้ งองิ หรือการติดต่ออนั อาอาจเกิดข้ึนในภายหลงั โดย ใหล้ งเฉพาะตวั เลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปี พ.ศ. • คาขนึ้ ต้น เป็นขอ้ ความทกั ทายท่แี สดงการเริ่มตน้ จดหมายซ่ึงมีลกั ษณะเช่นเดียวกบั การเริ่มตน้ การสนทนาอาจใชค้ าวา่ \"สวสั ดี\" แต่การใชค้ าข้ึนตน้ ในจดหมายธุรกิจทวั่ ไปนิยมใช้ \"เรียน\" ตามดว้ ยตาแหน่งหรือช่ือของผรู้ ับจดหมายแต่ท้งั น้ีตอ้ งใชใ้ หถ้ ูกตอ้ ง กบั ระดบั ช้นั ของบคุ คลตามท่ีกาหนดไวใ้ นระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

ส่วนประกอบของจดหมายธุรกจิ • ท่ีอยู่ผู้รับ เป็นการระบุชื่อ ตาแหน่งและทอี่ ยขู่ องผรู้ ับเพือ่ ประโยชน์ในการเกบ็ จดหมายไวเ้ ป็นหลกั ฐานในส่วนของทอี่ ยผู่ รู้ ับน้ี นิยมระบชุ ื่อตาแหน่งและท่ีอยขู่ องผรู้ ับรวมถงึ รหสั ไปรษณียด์ ว้ ยควรใหข้ อ้ มูลอยา่ งครบถว้ นและไม่ควรใชต้ วั ยอ่ หากไม่แน่ใจ เก่ียวกบั ขอ้ มูลใดควรตรวจสอบหาขอ้ มูลที่ถูกตอ้ งไม่ควรใชว้ ิธีการคาดเดาเพราะอาจทาใหข้ อ้ มูลไม่ถกู ตอ้ งซ่ึงยอ่ มส่งผลให้ ผรู้ ับจดหมายเกิดความไม่พอใจไดอ้ ยา่ งไรกต็ ามผเู้ ขียนจดหมายธุรกิจบางรายไม่นิยมใส่ทอ่ี ยผู่ รู้ ับไวเ้ นื่องจากไม่เห็นความ จาเป็น ท้งั น้ีก็สุดแลว้ แต่ความสะดวกความเหมาะสม และความตอ้ งการของผเู้ ขียนแต่ละรายดว้ ย • หมายถงึ เร่ืองหรือสาระสาคญั ส้นั ๆ ของจดหมายฉบบั น้นั ซ่ึงมีลกั ษณะคลา้ ยกบั เรื่องในจดหมายติดต่อราชการหรือบนั ทึก ขอ้ ความ เป็นส่วนท่ีใหข้ อ้ มูลแก่ผรู้ ับจดหมายก่อนท่จี ะอา่ นเน้ือความในจดหมายเพอื่ ใหพ้ อทราบว่าจดหมายฉบบั น้นั มี จุดประสงคอ์ ยา่ งไร เร่ืองควรมีลกั ษณะส้นั กะทดั รัดแต่ไดใ้ จความครอบคลุมรายละเอียดและจุดประสงคข์ องจดหมาย ซ่ึงควร มีความยาวอยรู่ ะหวา่ ง1/2-1 บรรทดั แต่หากมีสาระสาคญั มาก อาจมีความยาวถงึ 2 บรรทดั ได้ แต่ไม่ควรเกินกว่าน้ี ในจดหมาย ธุรกิจส่วนมากนิยมวางตาแหน่งของเร่ืองไวก้ ่อนข้ึนส่วนขอ้ ความ อยา่ งไรกด็ ีอาจมีหน่วยงานบางแห่งยดึ ถอื ตามรูปแบบของ จดหมายติดต่อราชการ กล่าวคือ วางตาแหน่งของเรื่องไวก้ ่อนส่วนคาข้ึนตน้ ท้งั น้ีสุดแลว้ แต่ความตอ้ งการของแต่ละหน่วยงาน

ส่วนประกอบของจดหมายธุรกจิ • เนื้อหา หมายถงึ ส่วนทเ่ี สนอเน้ือหาหรือสาระสาคญั ของจดหมายทเี่ ขียน ตามปกติแลว้ จะแบง่ เน้ือหาออกเป็นตอนๆ เพือ่ ให้ ชดั เจนและเขา้ ใจง่ายอาจมีมากกว่าหน่ึงยอ่ หนา้ ก็ได้ ในการพมิ พจ์ ดหมายใหเ้ วน้ แต่ละบรรทดั ห่างกนั 1 ช่วงบรรทดั พมิ พเ์ ด่ียว และแต่ละยอ่ หนา้ ห่างกนั 2 ช่วงบรรทดั พิมพเ์ ดี่ยว • คาลงท้าย เป็นการอาลาผอู้ ่านโดยทวั่ ไปนิยมใชค้ าวา่ \"ขอแสดงความนบั ถอื \" แต่ท้งั น้ีตอ้ งใชใ้ หส้ อดคลอ้ งกบั คาข้ึนตน้ และ ถกู ตอ้ งกบั ระดบั ช้นั ของบคุ คลตามทก่ี าหนดไวใ้ นระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 • ลายมือช่ือ เป็นการลงลายมือช่ือเจา้ ของจดหมาย • ชื่อเตม็ หมายถงึ การพมิ พช์ ่ือเตม็ ของเจา้ ของลายมือช่ืออนั ไดแ้ ก่ ช่ือ นามสกุลและคานาหนา้ เพ่อื บอกสถานภาพตลอดจน ตาแหน่ง โดยพมิ พห์ ่างจากคาลงทา้ ยประมาณ 4 ช่วงบรรทดั พมิ พเ์ ด่ียวท้งั น้ีเพอื่ เวน้ ท่ีวา่ งไวส้ าหรับลงลายมือชื่อนอกจากการ พมิ พช์ ื่อเตม็ แลว้ บริษทั บางแห่งนิยมพมิ พช์ ื่อบริษทั ไวใ้ นส่วนน้ีดว้ ยโดยอาจพิมพใ์ หอ้ ยเู่ หนือหรือใตช้ ่ือทพ่ี ิมพเ์ ตม็

ลักษณะของจดหมายธุรกจิ ท่ดี ี • การเขียนจดหมายธุรกิจท่ดี ีน้นั ควรคานึงถึงลกั ษณะดงั ต่อไปน้ี • ความชัดเจน คือเน้ือหาทเ่ี ขียนตรงจุดประสงคเ์ ม่ือผรู้ ับอา่ นแลว้ เขา้ ใจสาระที่อยใู่ นจดหมายไดต้ รงตามประสงคข์ องผเู้ ขียน • ความสมบูรณ์ คือเขียนขอ้ ความไดค้ รบถว้ นตามท่ีตอ้ งการ • ความกะทดั รัด คือเขียนส้นั แต่ไดใ้ จความครอบคลุมเรื่องราวท้งั หมด • ความสุภาพ คือการใชภ้ าษาทีส่ ุภาพจริงใจ และมีความเป็นมิตรแสดงถึงความเคารพยกยอ่ งผอู้ า่ น ใชค้ าหรือสานวนภาษาทีเ่ ป็นแบบแผน • ความถูกต้อง คือการใชภ้ าษาถูกตอ้ งตามความนิยมกาลเทศะและเหมาะสมกบั ฐานะของผอู้ ่านการเรียบเรียงถอ้ ยคาการสะกดการันต์ การใชเ้ ครื่องหมาย วรรคตอน ใชค้ ายอ่ ตลอดจนรูปแบบต่างๆ ของตวั จดหมายการจ่าหนา้ ซองการผนึกดวงตราไปรษณียากร • การระลกึ ถงึ ผู้อ่าน หมายถึงการเขียนทีค่ านึงถึงความรู้สึกของผอู้ ่านควรเขียนใหผ้ รู้ ับอ่านแลว้ เกิดความพงึ พอใจมีขอ้ ความน่าสนใจและทาใหเ้ กิดศรัทธา • มคี วามสะอาดเรียบร้อย คือ ควรระมดั ระวงั ไม่ใหม้ ีรอยลบ ขีดฆ่า หรือรอยเป้ื อนใดๆเละควรเลือกใชร้ ูปแบบที่สวยงาม สร้างความประทบั ใจแก่ผรู้ ับ

หลักในการพมิ พ์จดหมายธุรกจิ • การพมิ พจ์ ดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ • ใชห้ ลกั การพิมพห์ นงั สือราชการแต่มีการปรับเปล่ียนบางส่วนออกไปบา้ ง การวางส่วนต่างๆ ของจดหมายเป็นการประยกุ ตใ์ ชจ้ ากแบบ หนงั สือราชการใหม้ ีส่วนคลา้ ยคลึง ส่วนตา่ งๆ ของจดหมายจึงคลา้ ยๆ กบั หนงั สือราชการภายนอก แต่ในธุรกิจไดป้ รับเปล่ียนหรือเพ่ิมเติม บางส่วนของจดหมายไปบา้ งเล็กนอ้ ย เช่น • 1. ใชก้ ระดาษหวั จดหมาย • 2. คาวา่ \"เรียน\" บางแห่งอาจพิมพก์ ่อนเรื่อง โดยเล่ือนช่ือเร่ืองมาไวต้ รงกลางกระดาษเพ่ือใหเ้ ด่นชดั ข้ึน • 3. หลงั คาลงทา้ ยอาจมีช่ือบริษทั ก็ให้เวน้ 1.5 บรรทดั โดยวางศนู ยก์ บั คาลงทา้ ย, • 4. ช่ือผเู้ ซ็นจดหมายธุรกิจบางแห่งไม่ใส่ พมิ พแ์ ตต่ าแหน่งเพยี งอยา่ งเดียว • 5.ชื่อยอ่ อา้ งอิง (ช่ือยอ่ ผพู้ ิมพ)์ พิมพไ์ วช้ ิดซา้ ยใตต้ าแหน่ง โดยเวน้ 1-1.5 บรรทดั

รูปแบบของจดหมายธุรกจิ • รูปแบบของจดหมายธุรกิจไทยแบบต่างประเทศ (Style of Business Letter) ที่ใชก้ นั อยมู่ ี 7 รูปแบบ • 1.Full Block Style เป็นจดหมายธุรกิจที่ทุกส่วนของจดหมายจะพิมพช์ ิดดา้ นซา้ ย • 2.Modified Block Style เป็นจดหมายธุรกิจที่ส่วนเลขที่จดหมาย ที่อยขู่ องผรู้ ับ คาข้ึนตน้ และสิ่งท่ีส่งมา ดว้ ยอยชู่ ิดเสน้ ก้นั หนา้ (ชิดซา้ ย) และส่วนท่ีอยขู่ องผสู้ ่ง วนั เดือน ปี คาลงทา้ ย ลายมือชื่อชื่อเตม็ และตาแหน่ง อยู่ กลางหนา้ กระดาษหรือคอ่ นไปทางขวาเลก็ นอ้ ย ส่วนเร่ือง จะพิมพก์ ่ึงกลางหนา้ กระดาษ • 3.Semi Block Style เป็นจดหมายท่ีหน่วยงาน หรือบริษทั ต่างๆ ใชเ้ พื่อติดตอ่ ธุรกิจกบั ลูกล้าหรือบริษทั กบั บริษทั ฯลฯ เป็นสิ่งท่ีสร้างความประทบั ใจใหก้ บั ผรู้ ับในดา้ นความสวยงาม สะอาด เป็นรูปแบบของจดหมายธุรกิจ ท่ีไดร้ ับความนิยม

รูปแบบของจดหมายธุรกจิ • 4.Indented Style เป็นจดหมายธุรกิจท่ีบางคนเรียกวา่ \"จดหมายแบบเฉียง\" เน่ืองจากส่วนของช่ือ-ที่อยผู่ รู้ ับ คาลงทา้ ย ชื่อผลู้ งนาม และตาแหน่งของผลู้ งนาม จะพมิ พเ์ ฉียงเขา้ ไปทางดา้ นขวามือ • 5.Invented Style หรือ Hanging Style เป็นจดหมายธุรกิจท่ีจะพิมพเ์ ฉียงเขา้ ไปทางดา้ นขวามือในส่วนของคาลง ทา้ ย ช่ือผลู้ งนาม และตาแหน่งของผลู้ งนาม • 6.Square Block Style เป็นจดมายธุรกิจทีม่ ีลกั ษณะเช่นเดียวกนั กบั แบบ Full Block Style และมีรูปแบบของ จดหมายทีท่ าใหข้ อ้ ความในจดหมายมีลกั ษณะเป็นรูปสี่เหล่ยี มจตั ุรัส โดยจะมีการยา้ ยส่วนของวนั ท่ี และช่ือยอ่ อา้ งอิง ไปพิมพ์ ไวท้ างดา้ นขวาใหช้ ิดก้นั ขวา • 7.Official Form เป็นจดหมายธุรกิจท่ีมีลกั ษณะเป็นทางการ ซ่ึงจะใชร้ ูปแบบจดหมายแบบใดก็ไดเ้ พียงแต่จะตอ้ งพิมพ์ ส่วนของช่ือ-ท่ีอยผู่ รู้ ับ ชิดซา้ ย และพิมพต์ ่อจากบรรทดั ของชื่อ ผลู้ งนาม หรือตาแหน่งของผลู้ งนามในจดหมาย โดยห่างกนั 2 บรรทดั หรือตามความเหมาะสม

การพมิ พ์จดหมายธุรกจิ ด้วยคอมพวิ เตอร์ • การกาหนดค่าของระยะบรรทัดใน การกาหนดคา่ ในการพมิ พจ์ ดหมายธุรกิจดว้ ยคอมพิวเตอร์ ในปัจจบุ นั นิยมใชก้ ระดาษขนาด A4(ตามระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงาน สารบรรณฯ กาหนดใหใ้ ชก้ ระดาษ A4) และเพือ่ การกาหนดใหเ้ ป็นบรรทดั ฐานในการพิมพจ์ ดหมายท้งั ราชการและจดหมายธุรกิจ จะอา้ งอิง ตามระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณฯ ในการกาหนดระยะบรรทดั ในการพิมพจ์ ดหมาย • การต้ังระยะขอบ (กรณสี ร้างหวั กระดาษบริษทั ) การกาหนดระยะขอบกระดาษ คือ บน 1.25 ชม. ล่าง 2 ชม. ซา้ ย 3 ชม. ขวา 2 ชม.(ระยะขอบน้ีสามารถปรับไดต้ ามความเหมาะสมของ ขอ้ ความ) • การใช้ตวั อกั ษร นิยมใชต้ วั อกั ษร Angsana New หรือ Angsana UPC ขนาดตวั อกั ษร 16 หรือตวั อกั ษรท่ีธุรกิจกาหนดเป็นมาตรฐานเอง

การพมิ พ์จดหมายธุรกจิ ด้วยคอมพวิ เตอร์ • การกาหนดระยะบรรทดั ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณฯ ไดก้ าหนดระยะบรรทดั ในการพมิ พห์ นงั สือราชการดว้ ยเครื่องพมิ พด์ ีดธรรมดาไว้ 3 ระยะ ดว้ ยกนั ดงั น้ี บรรทดั 1. ระยะ ก = ระยะ ปัด 1 = ระยะ 1 บรรทดั 2. ระยะ ข = ระยะ ปัด 1 บดิ ข้ึน 2 = 1.5 บรรทดั 3. ระยะ ค = ระยะ ปัด 2 = 2 บรรทดั • จากระยะบรรทดั ขา้ งตน้ สามารถนามาเทียบเคียงเพอ่ื กาหนดระยะบรรทดั สาหรับใชใ้ นการพมิ พห์ นงั สือราชการดว้ ยเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ไดด้ งั น้ี • 1. วธิ ีที่หน่ึง เคาะป่ มุ Enter 1 คร้งั = ระยะ ก เคาะป่ มุ Enter 2 คร้ัง เมื่อเคาะ Enter คร้งั ท่ี 2 แลว้ กลบั ไปปรบั ขนาดตวั อกั ษร 16 ก็ปรับลดเหลือ 8 ระยะบรรทดั จะ ปรับเป็นระยะ ข เคาะป่ มุ Enter 2 คร้งั จะเป็นระยะ ค • 2. วธิ ีทส่ี อง คลิกทเี่ มนู > รูปแบบ > เลือก ยอ่ หนา้ เลือก > ระยะห่าง โดยกาหนดคา่ ก่อนหนา้ เป็น 12 Point > ตกลง ซ่ึงเทา่ กบั ระยะ ก กาหนดคา่ เป็น 18 Point จะ เท่ากบั ระยะ ข ถา้ กาหนดคา่ เป็ น24 Point จะเท่ากบั ระยะ ค • 3. วธิ ีที่ 3 คลิกท่เี มนู > รูปแบบ > เลือก ระยะห่างระหวา่ งบรรทดั เลือกใชร้ ายการ คอื หน่ึงเท่าระยะ ก 1.5 บรรทดั = ระยะ ข สองเทา่ = ระยะ คุ โดยเคอร์เซอร์

หลักการพมิ พ์จดหมายธุรกจิ • การพมิ พจ์ ดหมายธุรกิจไทยแบบก่ึงราชการ • เลขทีอ่ อกหนังสือ อาจจะมีหรือไม่กไ็ ด้ ถา้ มีใหก้ าหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั Paragraph ท่ี Before เป็น 18 Point จากหวั จดหมาย เริ่มพมิ พช์ ิดดา้ นซา้ ยกระดาษ • วัน เดือน ปี ใหก้ าหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ท่ี Before เป็น 18 Point ต่อจากเลขท่ีออก หนงั สือ หรือจากหวั จดหมาย (กรณีไม่ไดใ้ ส่เลขท่อี อกหนงั สือ) เร่ิมพมิ พจ์ ากก่ึงกลางกระดาษ • คาข้ึนตน้ ใหก้ าหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ท่ี Before เป็น 18 Point จากวนั เดือน ปี • ข้อความ ใหก้ าหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ท่ี Before เป็น 18 Point จากคาข้ึนตน้ ยอ่ หนา้ 10 เคาะ

หลักการพมิ พ์จดหมายธุรกจิ • คาลงท้าย ให้กาหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ท่ี Before เป็น 18 Point จากขอ้ ความพมิ พต์ รงกบั วนั เดือน ปี จากก่ึงกลางกระดาษ • ช่ือบริษทั (ถ้ามี) กาหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ท่ี Before เป็น 18 Point จากคาลงทา้ ย พมิ พต์ รง กบั คาลงทา้ ย • ชื่อผ้ลู งนาม กาหนดระยะบรรทดั 2.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ที่ Before เป็น 42 Point จากคาลงทา้ ยหรือจากชื่อ บริษทั (แลว้ แตก่ รณี) พิมพว์ างศนู ยก์ บั คาลงทา้ ย • ตาแหน่ง โดยกด Enter 1 คร้ังจากชื่อผลู้ งนามพมิ พว์ างศนู ยก์ บั คาลงทา้ ยหรือช่ือผลู้ งนาม • ช่ือย่ออ้างองิ ให้กาหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ที่ Before เป็น 18 Point จากตาแหน่ง • ส่ิงทีส่ ่งมาด้วย (ถา้ มี) กาหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ท่ี Before เป็น 18 Point จากช่ือยอ่ อา้ งอิง

การพมิ พ์จดหมายธุรกจิ ไทยแบบต่างประเทศ • จดหมายธุรกิจแบบฟลู บลอ็ ก (Full Block Style) เป็นจดหมายธุรกิจที่ทกุ ส่วนของจดหมายเริ่มพมิ พช์ ิดก้นั ระยะซา้ ยทุกบรรทดั หลกั การพิมพส์ ่วนต่างๆ ของจดหมายธุรกิจไทยแบบต่างประเทศ มีดงั น้ี • วนั เดือน ปี โดยกาหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ท่ี Beforeเป็น 18 Point จากหวั จดหมาย • ทอ่ี ยู่ผ้รู ับ ให้กาหนดระยะบรรทดั 2.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ที่ Before เป็น 42 Point จากวนั ที่ ซ่ึงข้ึนอยกู่ บั ขนาด ของขอ้ ความของจดหมายท่ีพิมพ์ ส่วนของท่ีอยผู่ รู้ ับจดหมายน้ีควรมีอยา่ งนอ้ ย 3 บรรทดั และไมค่ วรเกิน 4 บรรทดั • คาขนึ้ ต้น ใหก้ าหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ที่ Before เป็น18 Point จากท่ีอยผู่ รู้ ับจดหมาย • ข้อความ ใหก้ าหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ที่ Before เป็น18 Point จากคาข้ึนตน้

การพมิ พ์จดหมายธุรกจิ ไทยแบบต่างประเทศ • คาลงท้าย ใหก้ าหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ท่ี Before เป็น 18 Point จากขอ้ ความ • ช่ือบริษทั (ถา้ มี) โดยกาหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ท่ี Before เป็น 18 Point จากคาลง ทา้ ย • ช่ือผู้ลงนาม ใหก้ าหนดระยะบรรทดั 2.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ที่ Before เป็น 42 Point จากคาลงทา้ ย หรือจากชื่อบริษทั (แลว้ แต่กรณี) การพมิ พช์ ื่อผลู้ งนาม ถา้ เป็นผชู้ ายไม่ตอ้ ง พิมพค์ านาหนา้ นาม \"นาย\" ใหพ้ มิ พช์ ่ือไดเ้ ลยแต่ถา้ เป็นผหู้ ญิงใหพ้ มิ พค์ านาหนา้ นาม \"นาง\" หรือ \"นางสาว\" • ตาแหน่ง ให้ Enter 1 คร้ัง จากช่ือผลู้ งนาม • ช่ือย่ออ้างองิ ใหก้ าหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ที่ Before เป็น 18 Point จากตาแหน่ง (ถา้ มี) ใหก้ าหนดระยะบรรทดั 1.5 บรรทดั หรือกาหนด Paragraph ที่ Before เป็น 18 Point จากชื่อยอ่ อา้ งอิง

บอกรูปแบบของจดหมายธุรกจิ ท่นี ิยมใช้มากในปัจจุบนั • รูปแบบการเขียนจดหมายธุรกิจทน่ี ิยมใชก้ นั อยใู่ นปัจจุบนั น้ี ไดแ้ ก่ • 1.แบบสี่เหล่ยี มเตม็ รูป (Full-block style) เป็นแบบที่เขียนใหท้ ุกบรรทดั ชิดขอบซา้ ยของกระดาษจดหมาย • 2.แบบส่ีเหล่ียม (Block style) เป็นแบบที่เขียนใหท้ ุกบรรทดั ชิดขอบซา้ ยของกระดาษ ยกเวน้ วนั เดือนปี คาลงทา้ ย ลายมือช่ือ อยกู่ ่ึงกลางกระดาษ • 3.แบบก่ึงส่ีเหลีย่ ม (Semi-block style) เป็นแบบท่คี ลา้ ยกบั แบบสี่เหลีย่ ม แต่ใหเ้ น้ือหาหรือขอ้ ความของจดหมายยอ่ หนา้ เขา้ ไปประมาณ 1 นิ้วหรือประมาณ 10 เคาะ • รูปแบบจดหมายดงั กลา่ วน้นั เป็นรูปแบบของจดหมายธุรกิจของต่างประเทศทนี่ ิยมใชก้ นั แต่ในทางปฏิบตั ิอาจจะมีการ ดดั แปลงใหเ้ หมาะสมหรือความสะดวกแก่การปฏิบตั ิงานของหน่วยงานทท่ี ากไ็ ด้ และการใชร้ ูปแบบของจดหมายตามรูปแบบ ของหนงั สือราชการ ท้งั น้ีข้ึนอยกู่ บั หน่วยงานน้นั ๆ วา่ ตอ้ งการใชร้ ูปแบบของจดหมายแบบใด