โปรแกรมประมวลผลคำ หน่วยที่ 6

หนว่ ยท่ี 6 เร่ือง หนังสอื ราชการ

ความหมายและชนดิ ของหนังสอื ราชการ • หนงั สือราชการ คือ เอกสารท่ีเป็นหลกั ฐานในราชการ ไดแ้ ก่ • 1. หนงั สือที่มีไปมาระหวา่ งส่วนราชการ • 2. หนงั สือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมีใช่ส่วนราชการหรือท่ีมีไปถึงบุคคลภายนอก • 3. หนงั สือท่ีหน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ • 4. เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาข้ึนเพ่ือเป็นหลกั ฐานในราชการ • 5. เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอ้ บงั คบั • 6. ขอ้ มลู ขา่ วสารหรือหนงั สือท่ีไดร้ ับเขา้ จากระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ • 7. หนงั สือท่ีเจา้ หนา้ ท่ีทาข้ึนหรือรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ

ลักษณะของหนังสือราชการ • หนงั สือราชการมีท้งั หมด 6 ชนิด ไดแ้ ก่ • หนงั สือภายนอก คือ หนงั สือติดต่อราชการทเ่ี ป็นแบบพธิ ี โดยใชก้ ระดาษตราครุฑ เช่น หนงั สือติดต่อราชการระหวา่ งส่วนราชการ หรือส่วน ราชการมีถึงหน่วยงานอน่ื ใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือท่ีมีถึงบคุ คลภายนอก • หนงั สือภายใน คือ หนงั สือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีนอ้ ยกวา่ หนงั สือภายนอก เป็นหนงั สือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวดั เดียวกนั ใชก้ ระดาษบนั ทึกขอ้ ความ • หนงั สือประทบั ตรา คือ หนงั สือท่ใี ชป้ ระทบั ตราแทนการลงชื่อของหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมข้ึนไปเป็นผรู้ ับผดิ ชอบลงช่ือยอ่ กากบั ตรา หนงั สือสง่ั การ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ คาสงั่ ระเบียบ และขอ้ บงั คบั • คาสงั่ คือ บรรดาขอ้ ความท่ผี บู้ งั คบั บญั ชาสง่ั การใหป้ ฏิบตั ิโดยชอบดว้ ยกฎหมายใชก้ ระดาษตราครุฑ • ระเบยี บ คือ บรรดาขอ้ ความทีม่ ีผมู้ ีอานาจทีห่ นา้ ทไี่ ดว้ างไวโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไม่กไ็ ด้ • ขอ้ บงั คบั คือ บรรดาขอ้ ความท่ผี มู้ ีอานาจหนา้ ทีก่ าหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมายบญั ญตั ิใหก้ ระทาได้

ลักษณะของหนงั สอื ราชการ • หนังสือประชาสัมพนั ธ์ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว • ประกาศ คือ บรรดาขอ้ ความที่ทางราชการประกาศหรือช้ีแจงใหท้ ราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ ใชก้ ระดาษตราครุฑ • แถลงการณ์ คือ บรรดาขอ้ ความที่ทางราชการแถลงเพื่อทาความเขา้ ใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตกุ ารณ์หรือกรณีใดๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยทวั่ กนั ใชก้ ระดาษตราครุฑ • ข่าว คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใหท้ ราบ • หนังสือทเ่ี จ้าหน้าทที่ าขนึ้ เพ่ือรับไว้เป็ นหลกั ฐานในราชการ คือ หนงั สือที่ทางราชการทาข้ึนนอกจากท่ีกลา่ วมาน้ีแลว้ ขา้ งตน้ หรือหนงั สือที่หน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมีใช่ส่วน ราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด • หนงั สือรับรอง คือ หนงั สือท่ีส่วนราชการออกใหเ้ พ่ือรับรองแก่นิติบคุ คลหรือหน่วยงานเพอ่ื วตั ถุประสงคอ์ ยา่ งหน่ึงอยา่ งใดใหป้ รากฏแก่บุคคลโดยทวั่ ไปไม่จาเพาะเจาะจง ใชก้ ระดาษตราครุฑ • รายงานการประชุม คือ การบนั ทึกความคิดเห็นของผมู้ าประชุม ผเู้ ขา้ ร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไวเ้ ป็นหลกั ฐาน • บนั ทึก คือ ขอ้ ความซ่ึงผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาเสนอตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชา หรือผบู้ งั คบั บญั ชาสัง่ การแก่ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา หรือขอ้ ความท่ีเจา้ หนา้ ท่ีหรือหน่วยงานระดบั ต่ากวา่ ส่วน ราชการระดบั กรมติดต่อกนั ในการปฏิบตั ิราชการ • หนงั สืออื่น คือ หนงั สือหรือเอกสารอ่ืนใดที่เกิดข้ึนเน่ืองจากการปฏิบตั ิงานของเจา้ หนา้ ที่เพื่อเป็นหลกั ฐานในทางราชการ

การพิมพ์หนังสือราชการดว้ ยคอมพิวเตอร์ • การพมิ พห์ นงั สือราชการภาษาไทย การจดั ทากระดาษตราครุฑ และกระดาษบนั ทึกขอ้ ความโดยใชโ้ ปรแกรมการพมิ พใ์ นเคร่ือง คอมพิวเตอร์ ใหจ้ ดั ทาใหถ้ กู ตอ้ งตามแบบของกระดาษตราครุฑ(แบบที่ ๒๘) และแบบของบนั ทึกขอ้ ความ (แบบท่ี ๒๙) ทา้ ยระเบียบ โดยเฉพาะส่วนหวั ของกระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความจะตอ้ งใชจ้ ุดไข่ปลาแสดงเสน้ บรรทดั ท่ีเป็นช่องว่างหลงั คา ดงั ต่อไปน้ี ส่วนราชการ ท่ี วนั ที่ เรื่องละไม่ตอ้ งมีเส้นขีดทบึ แบง่ ส่วนระหวา่ งหวั กระดาษบนั ทึกขอ้ ความกบั ส่วนทีใ่ ชส้ าหรับจดั ทาขอ้ ความ การต้งั ค่าการพมิ พ์ ขนาดตราครุฑ • การต้งั ระยะขอบหนา้ กระดาษ ขอบซา้ ย 3 ชม. ขอบขวา 2 ซม. ตราครุฑสูง 3 ชม. ใชส้ าหรับการจดั ทากระดาษ • การต้งั ระยะบรรทดั ใหใ้ ชค้ ่าระยะบรรทดั ปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single และตราครุฑสูง 1.5 ชม. ใชส้ าหรับการจดั ทากระดาษ • การก้นั ค่าไมบ้ รรทดั ระยะการพมิ พ์ อยรู่ ะหว่าง 0 - 16 ชม. บนั ทึกขอ้ ความการวางตรวจครุฑใหว้ ่างห่างจาก ขอบกระดาษบน ประมาณ 1.5 ชม.

การพมิ พ์หนังสอื ภายนอก • การพิมพเ์ รื่อง คาข้ึนตน้ อา้ งถงึ ส่ิงทสี่ ่งมาดว้ ยใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ งกนั เท่าก้นั ระยะบรรทดั ปกติ และเพ่ิมคาก่อนหนา้ อกี 6 พอยต์ (1 Enter + Before 6 Pt) • การพิมพข์ อ้ ความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ งขอ้ ความแต่ละภาคห่างเท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ และ เพ่มิ คาก่อนหนา้ อกี 6 พอยต์ (1 Enter +Before 6 Pt) • การยอ่ หนา้ ขอ้ ความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ใหม้ ีระยะยอ่ หนา้ ตามค่าไมบ้ รรทดั ระยะการพมิ พ์ เทา่ กบั 2.5 ชม. • การพมิ พค์ าลงทา้ ย ใหม้ ีระยะบรรทดั ห่างจากบรรทดั สุดทา้ ยภาคสรุปเท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพิ่มค่าก่อนหนา้ อีก 12 พอยต์ (1 Enter + Before 12Pt) • การพิมพช์ ื่อเตม็ ของเจา้ ของหนงั สือ ใหเ้ วน้ บรรทดั การพมิ พ์ 3 บรรทดั (4 Enter)จากคาลงทา้ ย • การพมิ พช์ ่ือส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง ใหเ้ วน้ บรรทดั การพิมพ์ 3 บรรทดั (4 Enter)จากตาแหน่งของเจา้ ของหนงั สือ

การพิมพห์ นังสือภายใน • ส่วนหวั ของแบบบนั ทึกขอ้ ความกาหนดขนาดอกั ษรดงั น้ี • คาวา่ \"บนั ทึกขอ้ ความ\" พมิ พด์ ว้ ยอกั ษรตวั หนาขนาด 29 พอยตแ์ ละปรับคา่ ระยะบรรทดั จาก 1 เท่าเป็นค่าแน่นอน (Exactly) 35 พอยต์ • คาวา่ \"ส่วนราชการ\" วนั ที่ เรื่อง \"พิมพด์ ว้ ยอกั ษรตวั หนาขนาด20 พอยต์ • การพมิ พค์ าข้ึนตน้ ให้มีระยะบรรทดั ห่างจากเร่ืองเทา่ กบั ระยะบรรทดั ปกติและเพ่มิ คา่ ก่อนหนา้ อีก 6 พอยต์ (1 Enter + Before 6 Pt) • การพมิ พข์ อ้ ความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ ภาคสรุป และการยอ่ หนา้ ให้ถือปฏิบตั ิเช่นเดียวกบั การพมิ พห์ นงั สือภายนอก • การพิมพช์ ื่อเตม็ ของเจา้ ของหนงั สือ ใหเ้ วน้ ระยะบรรทดั การพิมพ์ 3 บรรทดั จากภาคสรุป (4 Enter) • จานวนบรรทดั ในการพิมพห์ นงั สือราชกรในแต่ละหนา้ ใหเ้ ป็นไปตามความเหมาะสมกบั จานวนขอ้ ความ และความสวยงาม • การพิมพห์ นงั สือราชการแบบยนื่ ตามที่ระเบียบกาหนดให้ถือปฏิบตั ิตามนยั ดงั กล่าวขา้ งตน้ โดยอนุโลม โดยคานึงถึงความเหมาะสมกบั รูปแบบของ หนงั สือชนิด • หมายเหตุ กรณีท่ีมีความจาเป็น ส่วนราชการอาจปรับการพิมพห์ นงั สือราการใหแ้ ตกต่างจากน้ีไดต้ ามความเหมาะสม โดยให้คานึงถึงความสวยงามและ รูปแบบของหนงั สือราชการเป็นสาคญั

หนังสือราชการภายนอก • หนังสือราชการภายนอก คือ หนงั สือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใชก้ ระดาษตราครุฑเป็นหนงั สือติดต่อระหวา่ งส่วน ราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอ่ืนซ่ึงมีใช่ส่วนราชการหรือที่มีถึงบุคคลภายนอกมีส่วนประกอบสาคญั ๆ ดงั น้ี • ที่ หมายถึง เลขที่ออกหนงั สือใหล้ งรหสั พยญั ชนะแทนช่ือกระทรวง ทบวงหรือส่วนราชการ 2 ตวั และรหสั ตวั เลข 4 ตวั 2 ตวั แรกหมายถึง กรม 2 ตวั หลงั หมายถึง กองโดยพิมพต์ ิดก้นั ระยะซา้ ยอยใู่ นระดบั เดียวกนั กบั ตีนครุฑพิมพค์ าวา่ \"ที่\" แลว้ เวน้ 1 วรรคพิมพอ์ กั ษรยอ่ และเลขท่ีออกหนงั สือของส่วนราชการน้นั • ช่ือส่วนราชการทอ่ี อกหนังสือ ใหล้ งชื่อส่วนราชการสถานท่ีราชการหรือคณะกรรมการซ่ึงเป็นเจา้ ของหนงั สือน้นั • วนั เดือนปี ใหล้ งเลขของวนั ท่ี (คาวา่ \"วนั ที่\" ไมต่ อ้ งใช)้ ช่ือเตม็ ของเดือนและตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราช (คาวา่ พ.ศ. ไมต่ อ้ งใช)้ โดยใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ งกนั เท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพ่ิมคาก่อนหนา้ อีก 6 พอยต์ (1 Enter + Before 6 Pt) จาก ส่วนราชการที่ออกหนงั สือ เริ่มพิมพว์ นั ท่ีตรงก่ึงกลางกระดาษ (หางครุฑ)

หนงั สอื ราชการภายนอก • เรื่อง ใหล้ งซื่อยอ่ ท่ีเป็นขอ้ ความส้นั ท่ีสุดของหนงั สือฉบบั น้นั โดยใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ งกบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพ่ิมคา ก่อนหนา้ อีก 6 พอยด์ (1 Enter + Before 6 Pt) จากวนั ที่พิมพก์ ้นั ระยะซา้ ย หลงั \"เร่ือง\" เวน้ 2 วรรคแลว้ จึงพิมพข์ อ้ ความ • คาขึน้ ต้น ใหใ้ ชค้ าข้ึนตนั ตามฐานะของผรู้ ับหนงั สือตามตารางการใชค้ าข้ึนตนั สรรพนามและคาลงทา้ ยโดยใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ งกนั เท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพิ่มคาก่อนหนา้ อีก 6 พอยด(์ 1 Enter + Before 6 Pt) จากเร่ือง พิมพช์ ิดก้นั ระยะซา้ ย หลงั คาข้ึนตนั ใหเ้ วน้ 2 วรรค 6 • อ้างถงึ (ถา้ มี ใหอ้ า้ งถึงหนงั สือท่ีเคยมีติดต่อกนั เฉพาะหนงั สือท่ีส่วนราชการผรู้ ับหนงั สือแลว้ จะจากส่วนราชการใดกต็ าม โดย ใหล้ งช่ือส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ เลขท่ี หนงั สือเดือนพุทธศกั ราชท่ีออกหนงั สือน้นั การอา้ งถึง ใหอ้ า้ งถึงหนงั สือฉบบั สุดทา้ ยท่ีติดตอ่ กนั เพียงฉบบั เดียวเวน้ แตม่ ีเรื่องอื่นท่ีเป็นสาระสาคญั ตอ้ งนามาพิจารณาจึงอา้ งถึงหนงั สือฉบบั อ่ืนๆ ที่เกี่ยวกบั เร่ืองน้นั โดยเฉพาะใหท้ ราบดว้ ย ใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ งกนั เท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพ่ิมคาก่อนหนา้ อีก 6 พอยด์ (1 Enter + Before 6 Pt) จากคาข้ึนตน้ พิมพช์ ิดก้นั ระยะซา้ ยหลงั \"อา้ งถึง\" เวน้ 2 วรรคแลว้ พิมพข์ อ้ ความ

หนังสอื ราชการภายนอก • ส่ิงท่ีส่งมาด้วย (ถา้ มี ใหล้ งช่ือส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสารทส่ี ่งไปพร้อมกบั หนงั สือน้นั ใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ งกนั เท่ากบั ระยะ บรรทดั ปกติ และเพ่มิ คาก่อนหนา้ อกี 6 พอยต์ (1 Enter + Before6 Pt) จากอา้ งถึงพมิ พช์ ิดก้นั ระยะขา้ งหลงั \"ส่ิงที่ส่งมาดว้ ย\" เวน้ 2 วรรค แลว้ จึงพมิ พข์ อ้ ความ • ข้อความจดหมาย ใหล้ งสาระสาคญั ของเร่ืองใหช้ ดั เจนและเขา้ ใจง่ายหากมีความประสงคห์ ลายประการใหแ้ ยกเป็นขอ้ ๆใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ งกนั เทา่ กบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพิม่ คาก่อนหนา้ อกี 6 พอยต์ (1 Enter + Before 6 Pt) จากส่ิงท่ีส่งมาดว้ ยหรืออา้ งถงึ หรือเรียน (แลว้ แต่กรณี) ใหม้ ีระยะยอ่ หนา้ ตามค่าไมบ้ รรทดั ระยะการพิมพ์ เท่ากบั 2.5 ชม.เริ่มพิมพข์ อ้ ความถา้ มีหลายยอ่ หนา้ ระหวา่ งยอ่ หนา้ ใหม้ ี ระยะบรรทดั ระหว่างกนั เท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพิม่ คาก่อนหนา้ อกี 6 พอยต์ (1 Enter + Before 6 Pt)และยอ่ หนา้ ตามคาไมบ้ รรทดั ระยะการพิมพ์ เท่ากบั 2.5 ชม. • คาลงท้าย ใหใ้ ชค้ าลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ ับหนงั สือตามตารางการใชค้ าข้ึนตนั สรรพนามและคาลงทา้ ยทีก่ าหนดใหม้ ีระยะบรรทดั ห่างจาก บรรทดั สุดทา้ ยภาคสรุปเท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติและเพม่ิ ค่าก่อนหนา้ อกี 12 พอยต์ (1 Enter + Before 12 Pt) จากขอ้ ความเริ่มพิมพท์ ี่ ก่ึงกลาง

หนังสือราชการภายนอก • ลงช่ือ ใหล้ งลายมือช่ือเจา้ ของหนงั สือและใหพ้ มิ พช์ ื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมือชื่อไวใ้ ตล้ ายม้ือชื่อใหเ้ วน้ บรรทดั การพิมพ์ 3 บรรทดั (4 Enter) จากคาลงทา้ ยจากคาลงทา้ ย พมิ พช์ ่ือผลู้ งนามไวใ้ นวงเลบ็ โดยวางศูนยก์ บั คาลงทา้ ย และตอ้ งพิมพค์ านาหนา้ นาม คือ นาย, นาง, นางสาว เป็นตน้ • ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหน่งเจา้ ของหนงั สือ Enter 1 คร้ังจากลงชื่อ พมิ พต์ าแหน่ง โดยวางตูกบั คาลงทา้ ยเช่นเดียวกบั \"ลงช่ือ\" แต่ไม่ตอ้ งใส่ วงเลบ็ ในกรณีที่มีการลงชื่อแทนใหใ้ ชค้ าว่า ปฏิบตั ิหนา้ ทร่ี ักษาราชการแทน ปฏิบตั ิราชการแทน ทาการแทน ใหพ้ ิมพไ์ วบ้ รรทดั เดียวกบั ตาแหน่งของผสู้ ง!\"ในจดหมายน้นั โดยเวน้ ระยะ 1 เคาะแลว้ พมิ พต์ าแหน่งที่แทนไวบ้ รรทดั ลา่ งครุฑตรงกบั วนั ท่ี • ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ใหล้ งช่ือส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง หรือหน่วยงานทถี า้ ส่วนราชการทีอ่ อกหนงั สืออยใู่ นระดบั กระทรวงหรือทบวง ใหล้ งช่ือราชการเจา้ ของเรื่องท้งั ระดบั กรมและกอง ถา้ ส่วนราชการทีอ่ อกหนงั สืออยใู่ นระดบั กรมลงมาใหล้ งช่ือส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง เพียงระดบั กองหรือหน่วยงานทรี่ ับผดิ ชอบใหเ้ วน้ บรรทดั การพิมพ์ 3 บรรทดั (4 Enter) จากตาแหน่งของเจา้ ของหนงั สือจากตาแหน่ง พิมพช์ ิดก้นั ระยะซา้ ย

หนงั สือราชการภายนอก • เบอร์โทรศัพท์ ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ทข์ องส่วนราชการเจา้ ของเร่ืองหรือหน่วยงานที่ออกหนงั สือและหมายเลขภายในตสู้ าขา หรือโทรสาร (ถา้ มี) ไวด้ ว้ ยแลว้ Enter จากส่วนราชการเจา้ ของเรื่องพิมพช์ ิดก้นั ระยะซา้ ย หรือจะพิมพบ์ รรทดั เดียวกบั ช่ือส่วน ราชการเจา้ ของเรื่องกไ็ ด้ • สาเนาส่ง (ถา้ มี) ในกรณีท่ีผสู้ ่งจดั ทาสาเนาส่งไปใหส้ ่วนราชการหรือบุคคลอ่ืนทราบและประสงคจ์ ะใหผ้ รู้ ับทราบวา่ ไดม้ ี สาเนาส่งไปใหผ้ ใู้ ดแลว้ ใหพ้ ิมพช์ ่ือเตม็ หรือช่ือยอ่ ส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสาเนาไปใหเ้ พ่ือใหเ้ ป็นท่ีเขา้ ใจระหวา่ งผสู้ ่ง และผรู้ ับ ถา้ หากมีรายช่ือที่ส่งมากใหพ้ ิมพไ์ ปวา่ ส่งไปตามรายช่ือที่แนบและแนบรายช่ือไปดว้ ย โดยใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ ง กนั เท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพิ่มคาก่อนหนา้ อีก6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 Pt) พิมพช์ ิดก้นั ระยะซา้ ย • ด่วนทีส่ ุด ด่วนมาก ด่วน ช้นั ความเร็ว (ถา้ มี) ใหพ้ ิมพเ์ หนือเลขที่ออกหนงั สือ และขีดเสน้ ใตห้ รือประทบั \"ด่วน, ด่วนมาก, ด่วนที่สุด\" ดว้ ยตรายางหมึกสีแดงเม่ือพิมพเ์ สร็จแลว้

หนงั สอื ราชการภายใน • หนังสือราชการภายใน คือ หนงั สือติดต่อราชการที่เป็นแบบพธิ ีนอ้ ยกว่าหนงั สือราชการภายนอกเป็นหนงั สือติดต่อภายในกระทรวงทบวง กรมหรือจงั หวดั เดียวกนั ใชก้ ระดาษบนั ทึก • วิธีการพมิ พ์หนังสือราชการภายใน • ส่วนราชการใหล้ งชื่อส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง หรือหน่วยงานทอี่ อกหนงั สือโดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถา้ ส่วนราชการที่ออก หนงั สืออยใู่ นระดบั กรมข้ึนไปใหล้ งช่ือส่วนราชการเจา้ ของเรื่องท้งั ระดบั กรมและกอง ถา้ ส่วนราชการทอ่ี อกหนงั สืออยใู่ นระดบั ต่ากวา่ กรมลงมาใหล้ งช่ือส่วนราชการเจา้ ของเร่ืองเพียงระดบั กองหรือส่วนราชการเจา้ ของเรื่องพร้อมท้งั หมายเลขโทรศพั ท์ • ท่ี ใหล้ งรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจา้ ของเร่ือง ทบั เลขทะเบยี นหนงั สือส่ง • วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ชี ื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปี พุทธศกั ราชทอ่ี อกหนงั สือ • เรื่อง ใหล้ งเรื่องยอ่ ทเี่ ป็นใจความส้นั ท่ีสุดของหนงั สือฉบบั น้นั ในกรณีทเ่ี ป็นหนงั สือต่อเน่ืองโดยปกติใหล้ งเรื่องของหนงั สือฉบบั เดิม

หนงั สือราชการภายใน • คาข้ึนตน้ ใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ งกนั เทา่ กบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพ่ิมคาก่อนหนา้ อีก • พอยต์ (1 Enter + Before 6 Pt) จาก \"เรื่อง\" แลว้ จึงเร่ิมพิมพค์ าข้ึนตน้ การใชค้ าข้ึนตน้ ควรใชต้ ามฐาน:ของผรู้ ับหนงั สือตามตารางการใช้ คาข้ึนตน้ สรรพนาม และคาลงทา้ ย เช่น เรียน หรือกราบเรียน เป็นตน้ หลงั คาข้ึนตน้ ใหเ้ คาะเวน้ วรรค 2 เคาะ แลว้ จึงพิมพช์ ่ือหรือตาแหน่ง ของผรู้ ับขอ้ ความใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ งกนั เท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพิ่มคาก่อนหนา้ (1 Enter + Before 6 Pt) จาก \"คาข้ึนตน้ \" แลว้ ยอ่ หนา้ ตามค่าไมบ้ รรทดั ระยะการพิมพ์ เทา่ กบั 2.5 ชม.จึงเร่ิมพิมพข์ อ้ ความขอ้ ความเป็นสาระสาคญั ของเร่ืองใหพ้ มิ พใ์ หช้ ดั เจนและ เขา้ ใจง่ายหากมีความประสงคห์ ลายประการใหแ้ ยกเป็นขอ้ ๆ ในกรณีท่ีมีการอา้ งถึงหนงั สือทเี่ คยมีติดต่อกนั หรือมีสิ่งท่ีส่งมาดว้ ยใหร้ ะบุไว้ ในขอ้ น้ี ถา้ มีหลายยอ่ หนา้ ทุกยอ่ หนา้ ก่อนพมิ พใ์ หม้ ีระยะบรรทดั ระหว่างกนั เท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติและเพ่มิ คาก่อนหนา้ อีก 6 พอยต์ (1 Enter + Before 6 Pt) และยอ่ 2.5 ชม.จึงพมิ พข์ อ้ ความต่อไป • ลงชื่อและตาแหน่งใหเ้ วน้ ระยะบรรทดั การพมิ พ์ 3 บรรทดั จากภาคสรุป (4 Enter) เลื่อนไปทกี่ ่ึงกลางกระดาษพิมพช์ ื่อผลู้ งนามอยใู่ น วงเลบ็ จากน้นั Enter 1 คร้ังพมิ พต์ าแหน่งโดยการวางศูนยก์ บั ช่ือผลู้ งนาม

หนงั สือประทับตรา • หนังสือประทับตรา คือ หนงั สือประทบั ตราแทนการลงชื่อของหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมข้ึนไปโดยใหห้ วั หนา้ ส่วน ราชการระดบั กองหรือผทู้ ่ีไดร้ ับมอบหมายจากหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมข้ึนไปเป็นผรู้ ับผดิ ชอบ ลงช่ือยอ่ กากบั ตรา หนงั สือประทบั ตราใชก้ ระดาษตราครุฑ • เราจะใชห้ นงั สือประทบั ตราระหวา่ งส่วนราชการกบั ส่วนราชการ และระหวา่ งส่วนราชการกบั บุคคลภายนอก เฉพาะกรณีท่ี ไม่ใช่เร่ืองสาคญั เช่น การส่งสาเนาหนงั สือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรสาร การขอรายละเอียดเพิ่มเติม การตอบรับทราบไม่ เก่ียวกบั เรื่องการเงิน การเตือนเร่ืองที่คา้ งอยู่ เป็นตน้ ซ่ึงส่วนประกอบของหนงั สือประทบั ตราที่สาคญั ๆ มีดงั ตอ่ ไปน้ี • ท่ี หมายถึงเลขท่ีออกหนงั สือของส่วนราชการน้นั ใหล้ งรหสั พยญั ชนะแทนช่ือกระทรวงทบวงหรือส่วนราชการ 2 ตวั และรหสั ตวั เลข 4 ตวั 2 ตวั แรกหมายถึง กรม 2 ตวั หลงั หมายถึง กองโดยพิมพช์ ิดก้นั ระยะบรรทดั เดียวกบั ตีนครุฑ

หนังสือประทบั ตรา • ถึง คือ ช่ือของส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคล ท่ีจะส่งหนงั สือไปถึง ใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ งกนั เท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพิ่มคาก่อนหนา้ อีก 6 พอยต์ (1 Enter + Before 6 Pt) จากเลขหนงั สือออก • ข้อความ ใหล้ งสาระสาคญั ของเรื่องใหช้ ดั เจนและเขา้ ใจง่าย หากมีความประสงคห์ ลายประการใหแ้ ยกเป็นขอ้ ๆ ใหม้ ีระยะ บรรทดั ระหวา่ งกนั เท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ 2 บรรทดั และเพิ่มคาก่อนหนา้ อีก12พอยต์ (2Enter + Before 12Pt) จากช่ือของ ส่วนราชการท่ีส่งไปถึง ยอ่ หนา้ 2.5 ชม. เริ่มพิมพข์ อ้ ความถา้ มีหลายยอ่ หนา้ ระหวา่ งยอ่ หนา้ ใหม้ ีระยะบรรทดั ระหวา่ งกนั เท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพ่ิมคาก่อนหนา้ อีก 6 พอยต์ (1 Enter + Before 6 Pt) และยอ่ หนา้ 2.5 ชม. • ช่ือส่วนราชการทีอ่ อกหนังสือใหพ้ ิมพช์ ่ือของส่วนราชการ หรือหน่วยงานที่ออกหนงั สือจากกลางครุฑ โดยกาหนดระยะ บรรทดั 3 บรรทดั (Enter)

หนังสือประทบั ตรา • วนั เดือน ปี ใหพ้ ิมพว์ างศูนยก์ บั ช่ือส่วนราชการที่ส่งหนงั สือออก และประทบั ตราชื่อส่วนราชการดว้ ยตรายางสีแดง และให้ ผรู้ ับผิดชอบลงลายมือชื่อยอ่ กากบั โดยใชต้ วั อกั ษรขีดเส้นใต้ และใหผ้ รู้ ับผิดชอบลงลายมือชื่อยอ่ กากบั (ขา้ ราชการระดบั หวั หนา้ กองหรือผไู้ ดร้ ับมอบหมาย) โดยกาหนดระยะบรรทดั ปกติหรือ 1 Enter จากช่ือส่วนราชการท่ีออก • ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ใหล้ งชื่อส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง หรือหน่วยงานที่ออกหนงั สือโดยพิมพช์ ิดดา้ นซา้ ย โดยกาหนด ระยะบรรทดั 3 บรรทดั (4 Enter) จากวนั ที่ • โทรศัพท์ หรือท่ีต้งั ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ทห์ รือส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง และหมายเลขภายในตูส้ าขา (ถา้ มี) ไวด้ ว้ ย กรณีไมม่ ี โทรศพั ทใ์ หล้ งที่ต้งั ของส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง และลงเลขท่ี ตาบล ท่ีอยตู่ ามความจาเป็น และรหสั ไปรษณีย์ โดยกาหนด เท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ 1 บรรทดั หรือ 1 Enterโทรสาร ใหใ้ ส่หมายเลขโทรสารดว้ ย (ถา้ มี โดยกาหนดเท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ 1 บรรทดั หรือ 1 Enter