การเขียนหนังสือราชการให้สัมฤทธิ์ผล

การเขียนหนงั สอื ราชการ ประภัสรา กิจไพบูลยทวี เจา หนาท่บี ริหารงานทวั่ ไปชาํ นาญการ คณะวเิ ทศศึกษา มหาวิทยาลยั สงขลานครินทร วิทยาเขตภูเก็ต //22 22 พฤษภาคม 2563

งานสารบรรณ

หนงั สือราชการ เอกสารท่เี ปน หลักฐานของทางราชการตามระเบียบสํานกั นายกรัฐมนตรวี าดว ยงานสารบรรณ ● หนังสือที่มีไปมาระหวางสว นราชการ ● หนังสอื ทส่ี วนราชการมีไปถึงหนวยงานท่ไี มใ ชส ว นราชการหรอื บคุ คลภายนอก ● จากหนวยงานทไี่ มใ ชส วนราชการ/บคุ คลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ ● หนงั สอื ทเ่ี จา หนาที่ทาํ ข้นึ หรอื รบั ไวเปนหลักฐานในราชการ ● เอกสารที่ทางราชการจดั ทาํ ขน้ึ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอ บังคับ ● ขอ มลู ขาวสารหรือหนังสือทีไ่ ดรับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส

วตั ถปุ ระสงคของหนงั สือราชการ 1.แจง เพ่อื ทราบ 6.ตําหนิ/ตักเตอื น 2.ขอความรวมมอื 7.ชี้แจง 3.ขอความอนเุ คราะห 8.รายงาน 4.แสดงความยนิ ดี 9.ปฏิเสธ 5.แสดงความเสยี ใจ 10.เชญิ ไปรวมงาน

ชนิดและรปู แบบหนงั สือราชการ ● หนังสอื ภายนอก ● หนังสือภายใน ● หนงั สือประทับตรา ● หนงั สือสั่งการ ● หนังสือประชาสมั พันธ ● หนังสือทเ่ี จาหนา ทจ่ี ัดทาํ ขน้ึ หรือรับไวเ ปน หลกั ฐานในราชการ

การเรยี บเรยี งขอ ความ การรา งหนงั สือ ตามเรอื่ งท่ีจะแจง ความ ประสงคไ ปยังผรู ับหรอื ผูท่ี หลักการรา งหนังสอื ตองทราบหนังสอื นน้ั กอ นทีจ่ ะ จัดทําเปน ตนฉบับ ● ถกู รูปแบบ ● ถกู ตอ งตามชือ่ เร่ือง ● ถกู หลกั ภาษา

การพมิ พ

โครงสรา งหนังสอื ราชการ

หนงั สือภายนอก

ช้นั ความลบั ลบั -ลบั มาก-ลบั ที่สดุ ชั้นความเรว็

หนงั สือภายนอก

หลกั การเขยี น “เรอื่ ง” ทดี่ ี 1. ยอใหส นั้ ทสี่ ุด: การเขยี นเรื่องใหส ้ันทสี่ ดุ (ไมค วรเกิน 2 บรรทดั ) ตัวอยา ง “การลงโทษขา ราชการพลเรือนท่ีกระทําผิดวนิ ัยขา ราชการพลเรอื นฐานทุจรติ ในการสอบ” ทถ่ี กู ตอ ง “การลงโทษขา ราชการฐานทจุ รติ ในการสอบ” 2. เขียนใหเปน ประโยค หรือวลี : เรื่องที่ไมเ ปน ประโยคหรือวลี ตวั อยา ง “เครื่องพมิ พดดี ” ทีถ่ ูกตอง “เครอื่ งพิมพดีดหาย” 3. บอกใหรใู จความโดยสรปุ : เรอื่ งท่ไี มไ ดใจความวาเปนเร่ืองเกีย่ วกบั อะไร ตวั อยา ง “แจง มติ ก.พ.” ทถ่ี ูกตอง “การลงโทษขาราชการท่ีทุจริตการสอบ” 4. เกบ็ คนอา งอิงไดง า ย ตวั อยาง เรื่องทเ่ี ก็บคนอางองิ ไดย าก “ซอมถนน” ที่ถกู ตอ ง “การซอมถนนวชิ ติ สงคราม” 5. แยกความแตกตา งจากเร่อื งอ่นื ได ตวั อยาง เรื่องที่แยกความแตกตา งจากเรอ่ื งอ่นื ไดยาก “ขอความรวมมอื ” ทถ่ี ูกตอง “ขอความรว มมอื ในการจดั สัมมนานกั บริหาร”

หนงั สือภายนอก

เขียนใหถ กู เน้อื หา เนือ้ หาหรอื ขอความของหนังสอื ราชการท่วั ไป ควรประกอบดว ยเนือ้ หา 3 สวน ดงั น้ี • สว นทเ่ี ปนเหตุใหม หี นังสือไป • สวนความประสงคท ีท่ ําใหมีหนังสือไป • สวนสรปุ ความ

การเขยี นสวนเน้อื หา

การใช “ดว ย” หรอื “เนื่องจาก” “ดว ย” ในกรณที ่ีบอกกลาวเหตุทมี่ ีหนังสอื ไป โดยเกริ่นขน้ึ ลอย ๆ” ตัวอยาง “ดว ยกรมสง เสริมการเกษตรจะจดั การฝกอบรมหลักสูตรการเขยี นหนังสือราชการ ในระหวางวันที่ ...ณ...” “เนอ่ื งจาก” ควรใชใ นกรณที ี่อา งเปน เหตุอนั หนักแนนที่จาํ เปน ตอ งมีหนงั สอื ไป เพือ่ ใหผ ูรบั หนงั สือดาํ เนินการอยางใด อยา งหนึ่ง ตัวอยาง “เนือ่ งจากทานไดหยุดราชการไป 3 วัน โดยไมไ ดยน่ื ใบลาตามระเบียบ จงึ ขอใหท านช้ีแจงเหตุผลทีห่ ยุด ราชการครง้ั น้ีโดยดว น”

การเขียนสว นเน้อื หา (ตอ )

หนงั สือภายใน

หนงั สอื ประทบั ตรา

หนงั สือส่งั การ: คําส่งั

หนงั สือส่งั การ: ระเบยี บ

หนงั สือส่งั การ: ขอ บงั คบั

หนงั สือประชาสัมพนั ธ: ประกาศ

หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ: แถลงการณ

หนงั สอื ที่เจา หนาท่ที าํ ขึ้นหรอื รบั ไวเ ปน หลักฐานในราชการ: หนงั สอื รบั รอง

หนงั สือที่เจา หนา ทที่ ําขน้ึ หรอื รบั ไวเ ปนหลกั ฐานในราชการ: รายงานการประชุม

หนงั สอื ที่เจา หนา ท่ที าํ ขึ้นหรอื รบั ไวเ ปนหลกั ฐานในราชการ: รายงานการประชุม

การใชคาํ ในหนงั สอื ราชการ คาํ ท่คี วรใช คาํ ทไ่ี มค วรใช บอก แจง ทาํ ไม จัก เพราะเหตใุ ด จะ ถา หาก ตรวจดู ตดิ ตอ ตรวจสอบ ประสานงาน ทํา ดาํ เนนิ การ ใคร ตอ งการ ประสงค ชว ย อนเุ คราะห

คําภาษาตา งประเทศ คําทใี่ ชผ ดิ คําท่ถี กู ตอ ง เฟสบคุ เฟซบกุ ไลค ไลก อีเมล อเี มล เวปไซต เว็บไซต อินเตอรเน็ต อินเทอรเนต็ สเปค สเปก คอมเมนท คอมเมนต ดจิ ิตอล ดิจทิ ัล อัพเดท อปั เดต

การรับหนงั สือ ● รบั เขา ● คัดแยก การเสนอหนังสอื ● เสนอผูบงั คบั บัญชาโดยแยกตามความสําคญั

หลกั สาํ คญั การเขยี นหนงั สือราชการ 1. ตอ งเอาใจของผูลงนามมาใสใจเรา 2. ตอ งเอาใจของผูร บั หนังสือมาใสใ จเรา 3. ตองรูจกั ใชคาํ ใหถ กู ตองและใหม นี าํ้ หนกั 4. ตอ งใชอ กั ขรวิธี ตัวสะกด การนั ต 5. ตองเวนวรรคตอนใหถ กู ตอ ง 6. ใชภ าษาเขียน ไมใชภาษาพูด 7. หลีกเล่ยี งการใชภาษาตางประเทศ 8. ใชถอ ยคําสน้ั ๆ ชดั เจน กะทัดรัด ไมใชค าํ ฟุม เฟอย 9. ลําดับความดี ไมวกวน 10. ใชถ อ ยคาํ สภุ าพ เหมาะสมกับผูรบั

สรปุ องคป ระกอบหนงั สือราชการ

หลกั การเขยี นจดหมายอิเล็กทรอนิกส 1. การเขียนชอ่ื เร่ือง 2. การเขียนตอบ 3. การเขียนคาํ ข้ึนตน และคาํ ลงทา ย 4. การเขยี นเนอื้ หา 5. การสง เอกสารแนบ 6. การสง ตอ

ขอ คาํ นึงการเขยี นจดหมายอิเล็กทรอนกิ ส 1. ระบุชอ่ื และนามสกุลจริง 2. ใชเพื่อประโยชนท ้งั สองฝา ย 3. เขียนขอ มลู ทีถ่ กู ตอง 4. ใชภ าษาทด่ี ี 5. เคารพสิทธิของผูเขยี นตนเร่อื ง 6. ไมใ ชเปน สอ่ื โจมตผี ูอืน่ 7. ไมเขียนความลับเดด็ ขาด 8. รกั ษามารยาท

ตวั อยาง กรณศี กึ ษาท่ี ๑ ท่มี า: นภาลัย สุวรรณธาดา. (2560). หนงั สอื เทคนิคการเขียนหนงั สือราชการ หนงั สอื โตต อบ และรายงานการประชมุ .

กรณศี ึกษาที่ ๑ ตวั อยางทแี่ กไขแลว ทม่ี า: นภาลยั สุวรรณธาดา. (2560). หนงั สอื เทคนคิ การเขียนหนงั สอื ราชการ หนงั สอื โตต อบ และรายงานการประชุม.

ตวั อยา ง กรณศี กึ ษาที่ ๒ ท่มี า: นภาลยั สุวรรณธาดา. (2560). หนงั สือเทคนิคการเขียนหนงั สือราชการ หนังสอื โตต อบ และรายงานการประชมุ .

กรณีศึกษาท่ี ๒ ตัวอยา งทแ่ี กไขแลว ที่มา: นภาลัย สุวรรณธาดา. (2560). หนงั สอื เทคนคิ การเขียนหนงั สือราชการ หนังสอื โตตอบ และรายงานการประชมุ .

ตัวอยางอีเมล ท่มี า: นภาลยั สวุ รรณธาดา. (2560). หนังสอื เทคนคิ การเขยี นหนงั สือราชการ หนงั สอื โตต อบ และรายงานการประชมุ .