คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เบื้องต้น

ค่มู ือการใชง้ านระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์เบ้อื งตน้ ศูนย์อตุ ุนิยมวิทยาภาคตะวันออกเฉยี งเหนือตอนบน

คำนำ คมู่ ือเล่มนจี้ ัดทำขึน้ เพ่ือสนบั สนนุ กำรใชง้ ำนระบบสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์กรมอุตนุ ยิ มวิทยำ ซึ่งคณะผจู้ ดั ทำได้ สรุปเนอื้ หำกำรใชง้ ำนในเบ้อื งต้น เพ่อื ให้มวี ิธกี ำรทเ่ี ข้ำใจงำ่ ย เพอ่ื ใหผ้ ้ใู ชง้ ำนสำมำรถใช้งำนระบบสำรบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ได้สะดวก มีประสทิ ธภิ ำพยิ่งขึ้น คณะผู้จัดทำหวังวำ่ คมู่ ือเล่มนี้จะเป็นประโยชน์กับผ้ใู ชง้ ำนท่ีกำลงั หำข้อมูลเร่ืองนี้อยู่ หำกมีข้อแนะนำหรือ ขอ้ ผดิ พลำดประกำรใด ผจู้ ัดทำขอน้อมรับไว้และขออภยั มำ ณ ท่ีนี้ด้วย คณะผ้จู ัดทำ ฝ่ำยบริหำรงำนทวั่ ไป ศนู ย์อตุ นุ ิยมวิทยำภำคตะวันออกเฉียงเหนอื ตอนบน

สำรบัญ เรอ่ื ง หนา้ กำรรบั หนงั สือภำยใน 1 กำรรับหนงั สือภำยนอก 4 กำรสง่ หนังสือภำยใน 7 กำรส่งหนงั สือภำยนอก 13 กำรแก้ไขหนงั สือ 16 กำรค้นหำหนังสือ 19

1 การรบั หนังสอื ภายใน 1. กรอกรหัสผา่ นเพื่อเข้าสรู่ ะบบ จากนั้นคลิก ตกลง 2. คลิกเลอื กรายการเพอ่ื เข้าสู่หนา้ จอ หลกั 3. คลิกเลอื กเมนู รับหนังสือ คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ฯ เบอื ้ งต้น

2 4. คลิกเลือกรายการรบั หนงั สือ 5. หลงั จากที่คลิกเลือกรายการ รบั หนงั สือ แล้วจะเขา้ สหู่ นา้ จอรายการหนงั สอื ทัง้ หมด ให้เลือกรายการท่ตี อ้ งการรับเรอื่ ง และคลิก เครื่องหมายถูกหนา้ รายการทีต่ อ้ งการรบั เรือ่ ง (ตามภาพ) 6. คลิกปมุ่ รบั เรอ่ื งที่ส่วนทา้ ยของหนา้ จอ (ตามภาพ) คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ฯ เบอื ้ งต้น

3 7. เมอื่ คลิกรับเรอื่ งแล้วระบบจะมปี ๊อบอัพ ขึ้นมา แสดงเลขทีร่ ับและรายละเอยี ดของ หนังสอื ที่รับเรือ่ ง (ตามภาพ) 8. .ในหน้าจอหลักจะแสดงรายการหนังสอื หากต้องการดรู ายละเอียดการจดั สง่ หนง้ สือ ให้คลิกทชี่ ื่อเรอ่ื งของหนังสอื ด้านขวาของ หนา้ จอหลัก (ตามภาพ) 9.หลังจากทีค่ ลิกชือ่ เรื่องของหนงั สอื ด้านขวาของหนา้ จอหลักแลว้ ระบบจะ แสดงรายละเอยี ดของหนงั สอื (ตามภาพ) คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ฯ เบอื ้ งต้น

4 การรบั หนังสอื ภายนอก 1. กรอกรหัสผ่านเพ่ือเขา้ สูร่ ะบบ จากน้นั คลิก ตกลง 2. คลกิ เลอื กรายการเพื่อเข้าสู่หนา้ จอ หลกั 3. คลกิ เลือกเมนู รับหนงั สือ คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ฯ เบอื ้ งต้น

5 4. คลิกเลอื กรายการ รบั หนงั สือ 5. คลิกปมุ่ เพ่มิ เพอ่ื รบั หนังสือ 6. ในหนา้ จอรับหนังสือ กาหนดชนั้ ความเรว็ ของหนังสอื และรายละเอยี ด ตา่ งๆ ประกอบด้วย - ช้นั ความเรว็ -เลขท่หี นงั สือ วนั ทีห่ นงั สอื - ผู้ที่มีหนงั สอื มาถงึ - เรือ่ งท่สี ่งมา เม่อื กรอกรายละเอยี ดครบแล้ว จากนั้นคลิกปุ่ม รับเรอื่ ง เพอ่ื รับ หนังสอื เข้าระบบ คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ฯ เบอื ้ งต้น

6 7. ระบบจะแสดงเลขท่รี บั และ รายละเอยี ดของหนังสือ 8. ในหนา้ จอหลักจะแสดงรายการ หนังสอื ภายนอกท่ีรับเข้าระบบ คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ฯ เบอื ้ งต้น

7 การสง่ หนงั สือภายใน 1. กรอกรหัสผา่ นเพ่ือเข้าสรู่ ะบบ จากนัน้ คลกิ ตกลง 2. คลกิ เลือกเมนู ส่งหนังสอื 3. คลิกเลือกเมนู สรา้ งรายการ หนังสอื ส่ง คมู่ อื การใช้งานระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ฯ เบอื ้ งต้น

8 4. คลิกเลอื กรายการ เพมิ่ 5. กรอกขอ้ มลู ส่วนหวั ดังนี้ - กาหนดชน้ั ความเรว็ - เลือกประเภทหนงั สอื ภายใน - เลือกระดับสว่ นราชการท่อี อกหนังสือ (หนงั สอื ระดบั กอง/ศูนย์ฯ) - กรอกช่ือส่วนราชการท่ีจะสง่ หนงั สือไปถึง - กรอกชือ่ เรอื่ งหนังสือท่จี ะสง่ คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ฯ เบอื ้ งต้น

9 6. คลิกป่มุ บันทึกเพอ่ื บันทกึ ขอ้ มูล 7. คลิกป่มุ ออกเลขเพอ่ื ออกเลข หนังสอื 8. ระบบจะแสดงเลขทีห่ นงั สือสง่ คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ฯ เบอื ้ งต้น

10 กรณีท่แี นบหนงั สอื สง่ ทางระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ สามารถกระทาได้ดงั นี ้ 9. ในหน้าจอหนงั สือส่ง เลือ่ นลงมา ด้านลา่ งของหน้าจอในรายการ เอกสารแนบคลิกปุ่ม เพิ่ม 10. กดปมุ่ Brown เพอ่ื คน้ หา เอกสารทต่ี ้องการแนบไฟล์ 11. เลือกไฟล์เอกสารทีต่ ้องการ แนบ คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสฯ์ เบอื ้ งต้น

11 12. กดปมุ่ แนบเอกสาร 13.ระบบจะแสดงชอ่ื ไฟล์เอกสาร จากนัน้ กดปุ่ม ตกลง 14.ระบบจะแสดงชื่อไฟล์เอกสาร ในหนา้ จอหลัก คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สฯ์ เบอื ้ งต้น

12 15.คลิกปมุ่ บนั ทึกเพ่ือบนั ทึกขอ้ มลู 16. คลิกปุ่ม กองสง่ เอง เพ่ือสง่ หนังสือออก คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สฯ์ เบอื ้ งต้น

13 การสง่ หนงั สือภายนอก 1. กรอกรหัสผา่ นเพ่ือเข้าส่รู ะบบ จากน้ันคลิก ตกลง 2. คลิกเลือกเมนู ส่งหนงั สือ 3. คลิกเลอื กเมนู สร้างรายการ หนงั สือส่ง คมู่ อื การใช้งานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สฯ์ เบอื ้ งต้น

14 4. คลิกเลือกรายการ เพมิ่ 5. กรอกข้อมูลสว่ นหัว ดงั น้ี - เลอื กประเภทหนงั สือภายนอก - เลอื กระดบั ส่วนราชการที่ออกหนังสือ (หนงั สือระดับกอง/ศูนย์ฯ) - กรอกชือ่ ส่วนราชการที่จะสง่ หนงั สอื ไปถงึ - กรอกชือ่ เรอื่ งหนงั สือทีจ่ ะสง่ 6. คลิกปุม่ บันทึก เพ่ือบันทึกข้อมูล คมู่ อื การใช้งานระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสฯ์ เบอื ้ งต้น

15 7. คลิกป่มุ ออกเลข เพ่ือออกเลข หนังสือสง่ ออก 8. คลิกปมุ่ กองส่งเอง เพ่ือส่งหนงั สอื ออก โดยระบุวธิ ีการจดั ส่งและช่อื เจ้าหน้าท่ีผรู้ บั ผดิ ชอบสง่ หนังสอื คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ฯ เบอื ้ งต้น

16 การแกไ้ ขหนงั สือ 1. กรอกรหัสผา่ นเพื่อเขา้ สู่ระบบ จากน้นั คลิกตกลง 2. คลิกเลือกรายการเพื่อเข้าสู่หนา้ จอ หลกั 3. คลิกเลอื กเมนู สรา้ งรายการ หนังสอื ส่ง คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สฯ์ เบอื ้ งต้น

17 4. คลิกเลอื กเมนู สง่ หนังสอื เลือก รายการแก้ไขหนังสอื 5. ในหน้าจอแก้ไขหนังสือ ให้ ระบุเลขทีห่ นงั สือทีต่ ้องการแก้ไข จากน้นั คลิกปุ่มคน้ หา 6. ระบบจะแสดงรายการ หนังสือตามเง่ือนไขทร่ี ะบุ จากน้นั เลือกรายการหนงั สือที่ ตอ้ งการแก้ไข คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสฯ์ เบอื ้ งต้น

18 7. เลือกรายการหนงั สือที่ต้องการ แกไ้ ขและระบสุ ง่ิ ท่ีต้องการแก้ไข 8. แก้ไขรายละเอียดหนังสอื จากนนั้ กดปุ่มบนั ทกึ เพ่ือบนั ทึก ขอ้ มูล คมู่ อื การใช้งานระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สฯ์ เบอื ้ งต้น

19 การค้นหาหนังสือ 1. กรอกรหัสผา่ นเพ่ือเขา้ สู่ ระบบ จากนัน้ คลิกตกลง 2. คลิกเลอื กรายการเพื่อเข้าสู่ หนา้ จอหลัก 3. คลิกเลือกเมนู รับหนังสือ คมู่ ือการใช้งานระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ฯ เบอื ้ งต้น

20 4. คลิกเลือกรายการ รบั หนงั สือ 5. คลิกเมนู คน้ หาหนังสือ 6. ระบรุ ายละเอยี ดทีต่ ้องการ คน้ หา เช่น - คน้ หาจากเลขทีห่ นังสือ - ค้นหาจากวันทีส่ ่งหนงั สอื - ค้นหาจากประเภทหนงั สือ - ค้นหาจากเลขรบั - คน้ หาจากวนั ที่รบั เมื่อกรอกรายละเอยี ดครบ แลว้ กดปุ่มคน้ หา คมู่ อื การใช้งานระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสฯ์ เบอื ้ งต้น

21 7. ระบบจะแสดงหนงั สือท่ี คน้ หา คมู่ อื การใช้งานระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสฯ์ เบอื ้ งต้น