คู่มือการเขียนผังปฏิบัติงาน (Work flow)

FLกOาWรคมู่จือCควาดั มHรู้ ทAำRT หลักสตู ร E-Learning : การเขยี นผังปฏิบัตงิ าน ( Work Flow ) จัดทำโดย นำยภำณุ สทุ ธวิ ำรีวฒั นำ งำนสร้ำงเสรมิ ศักยภำพและพฒั นำบุคลำกร ฝ่ ำยทรพั ยำกรบุคคล

Work Flow คืออะไร Flowchart หรือ ผังการทางาน (workflow) คือ เครื่องมือท่ีช่วยให้มองเห็นภาพรวม ของกระบวนงาน แสดงทิศทางการทางาน ความสัมพันธ์ก่อนและหลังในแต่ละข้ันตอนในการทางาน โดยใช้สัญลักษณต์ ่างๆ เขียนแสดงใหเ้ หน็ ถึงแนวคดิ ขน้ั ตอนการทางาน สญั ลกั ษณใ์ นการเขียน Flowchart สัญลักษณ์ ความหมาย Terminator การเร่มิ ตน้ หรอื จบ Flowchart (Start หรอื End) Process สิง่ ท่กี ระทาใน Flowchart Data การนาเขา้ ข้อมลู หรือแสดงผลข้อมลู (Input/Output) Decision การตัดสินใจ Connector จดุ เชอ่ื มตอ่ Direction ทศิ ทางการทางาน **ตามมาตรฐานของ ANSI (American National Standards Institute) และ ISO (International Standard Organization) http://share.olanlab.com/th/it/blog/view/211 1

ประเภทของ Flowchart Flowchart หรือ ผังการทางาน (workflow) คือ เครื่องมือที่ช่วยให้มองเห็นภาพรวม ของกระบวนงาน แสดงทิศทางการทางาน ความสัมพันธ์ก่อนและหลังในแต่ละข้ันตอนในการทางาน โดยใชส้ ญั ลกั ษณ์ตา่ งๆ เขยี นแสดงให้เห็นถึงแนวคิด ขนั้ ตอนการทางาน Top - Down Top - Down เป็นการเขียนกระบวนงาน (flow) จากบนลงลา่ ง แบง่ เป็น 3 ลักษณะ คือ Sequence (ตามลาดับ) Selection (ทางเลอื ก/เงอ่ื นไข) Iteration (ทาซา) เป็นการเขียนแบบไล่ทาไปทีละ เป็นการเขยี นที่มีการเลือก หรือการ เป็นการเขียนท่มี ีการกลบั ไปทาซา้ ใน ลาดับ ไมม่ กี ารแยกเสน้ ทางเลือก ตดั สินใจ บางขน้ั ตอน Swim Lane Diagram Swim Lane Diagram เป็นการเขียนกระบวนงาน (flow) จากซ้ายไปขวาใช้ในกรณีท่ีมีความ เกยี่ วข้องกบั หลายบุคคล หรอื หลายสว่ นงาน สามารถใช้ Top-Down ท้งั 3 รูปแบบมาเขยี นได้ 2

หลกั การเขียน Flowchart  ผังงาน (Flowchart) จะตอ้ งมจี ุดเรมิ่ ต้นและจดุ สน้ิ สุดเสมอ  เลือกใช้สัญลกั ษณเ์ พื่อส่อื ความหมายให้ถกู ต้อง  ใช้ลูกศรเป็นตัวกาหนดทศิ ทางการทางาน จากบนลงล่าง จากซา้ ยไปขวา โดยเรียงตามลาดับ เหตุการณ์  รปู สัญลักษณ์ทุกตวั ตอ้ งมลี ูกศรเขา้ และออก ยกเว้น จุดเรม่ิ ตน้ จะมีเฉพาะออก จดุ ส้นิ สดุ จะมี เฉพาะเข้าเท่าน้นั  ลกู ศรทกุ ตัวจะชีอ้ อกจากรปู สญั ลักษณ์ตวั หน่ึงไปยงั รปู สัญลกั ษณ์อีกตัวหนง่ึ เสมอ  คาอธบิ ายภายในรปู สญั ลักษณ์ ควรส้ัน กระชับ เข้าใจงา่ ย  ไมล่ ากลกู ศรช้ไี ปไกลมากเกนิ ไป หากจาเป็นให้ใช้จดุ เช่อื มแทน ประโยชนแ์ ละข้อจากดั ของ Flowchart ประโยชน์ • ทาใหร้ ู้ เข้าใจกระบวนการทางานได้งา่ ยขึน้ • งา่ ยและสะดวกต่อการพิจารณาลาดับขั้นตอนในการทางานและตรวจสอบความถกู ตอ้ งไดง้ ่าย • Flow แบบ Swim Lane diagram จะทาให้เห็นความสมั พันธร์ ะหว่างบุคคลหรือผ้มู สี ่วนเก่ียวขอ้ ง • ช่วยในการวเิ คราะหแ์ ละปรับปรุงกระบวนการทางานอย่างเป็นระบบ ขอ้ จากดั • ไมท่ ราบความสาคัญของแตล่ ะขั้นตอน • ในผังงานจะบอกเพียงลาดับขั้นตอน แต่จะไม่แสดงรายละเอียดท้ังหมดได้ชัดเจน ต้องมีการอธิบาย เพ่ิมเติม 3

ตวั อย่างเขยี น Flowchart • Top-Down flowchart Flow การรับเชิญเปน็ วิทยากรภายนอกองค์กร 4

ตัวอยา่ งเขียน Flowchart • Swim Lane diagram แบบฝกึ ทดลองเขยี น Flowchart เรอื่ ง การเดินทางไปทางานในวันท่แี สนสนกุ จบุ๊ แจงสาวนอ้ ยท่ีเพง่ิ เรียนจบ เธอไดร้ บั โอกาสใหเ้ ขา้ ทางานในบริษัทแห่งหนึ่งท่ีต้ังอยู่ใน ซอยสขุ ุมวิท 21 เธอต้องเดนิ ทางจากบา้ นทีอ่ ย่แู ถววงเวียนใหญ่ โดยเขา้ งานให้ทนั เวลา 9.00 น. เธอ มี ท า ง เ ลื อ ก ใ น ก า ร เ ดิ น ท า ง 3 แ บ บ คื อ ร ถ ไ ฟ ฟ้ า ใ ช้ เ ว ล า 4 0 น า ที รถตู้ ใช้เวลา 60 นาที หรือรถประจาทาง ใช้เวลา 90 นาที โดยวันนี้เธอมาถึงหน้าปากซอย เวลา 8.45 น. หลังจากน้ันเธอต้องแวะซ้ืออาหารเช้าหน้าออฟฟิศด้วย โดยมีร้านประจา คือ ร้านข้าวมัน ไก่ แตถ่ ้ารา้ นขา้ วมันไกป่ ดิ เธอจะเลือกซอื้ หมปู ิง้ รา้ นใกลๆ้ แทน ลองเขียน Flow วธิ ีการทีจ่ บุ๊ แจงจะสามารถเข้าออฟฟิศได้ทนั เวลาเข้างาน 5

แบบฝึกทดลองเขยี น Flowchart เรอื่ ง การเดินทางไปทางานในวนั ท่แี สนสนกุ จุ๊บแจงสาวนอ้ ยที่เพงิ่ เรยี นจบ เธอได้รบั โอกาสใหเ้ ขา้ ทางานในบริษัทแห่งหน่ึงท่ีต้ังอยู่ใน ซอยสุขมุ วิท 21 เธอต้องเดินทางจากบา้ นทอี่ ย่แู ถววงเวียนใหญ่ โดยเข้างานให้ทันเวลา 9.00 น. เธอ มี ท า ง เ ลื อ ก ใ น ก า ร เ ดิ น ท า ง 3 แ บ บ คื อ ร ถ ไ ฟ ฟ้ า ใ ช้ เ ว ล า 4 0 น า ที รถตู้ ใช้เวลา 60 นาที หรือรถประจาทาง ใช้เวลา 90 นาที โดยวันน้ีเธอมาถึงหน้าปากซอย เวลา 8.45 น. หลังจากนั้นเธอต้องแวะซ้ืออาหารเช้าหน้าออฟฟิศด้วย โดยมีร้านประจา คือ ร้านข้าวมัน ไก่ แตถ่ า้ รา้ นขา้ วมันไกป่ ิด เธอจะเลือกซ้อื หมปู งิ้ รา้ นใกลๆ้ แทน ขอขอบคุณข้อมูลจาก งานจัดการความรู้ คณะแพทยศาสตร์ศริ ิราชพยาบาล มหาวิทยาลยั มหดิ ล 6

โดย งานสรา้ งเสรมิ ศกั ยภาพและพัฒนาบคุ ลากร ฝา่ ยทรพั ยากรบคุ คล