คู่มือการใช้งานVISIO เบื้องต้น

VISIOค่มู อื การใช้งานเบ้ืองตน้ โปรแกรม หลกั สูตร E-Learning : การเขียนผงั ปฏิบตั งิ าน ( Work Flow ) จัดทำโดย นำยภำณุ สุทธิวำรีวฒั นำ งำนสรำ้ งเสริมศกั ยภำพและพัฒนำบุคลำกร ฝ่ ำยทรพั ยำกรบุคคล



ทำควำมรู้จกั VISIO Visio เป็นเคร่ืองมือท่ีเสริมกำรทำงำนของ MicrosoftOffice ในกำรช่ วยให้สร้ำง แผนภูมิ แผนผัง ตำรำงแสดงโครงสร้ำงองค์กร แผนภูมิทำงกำรตลำด ตำรำงเวลำ และอ่ืนๆ ไดอ้ ยำ่ งง่ำยดำย รวมท้ังช่วยเพ่ิมประสทิ ธภิ ำพในกำรส่ือสำรโดยช่วยให้แตล่ ะแผนกสำมำรถดูแผนภูมิ หรือตำรำงในรูปแบบไฟล์ท่ีแตกต่ำงกันตำมต้องกำรได้ เช่น ไฟล์ท่ีส่งทำงอี-เมล์, ระบบอินทรำเน็ต และ อินเทอร์เน็ต เป็นต้น และยังช่ วยให้ผู้จัดทำเอกสำรสร้ำงภำพกรำฟฟิ กใหม่ ๆ ได้สะดวก เพ่ือเพ่ิมสีสัน ควำมชัดเจนให้กับข้อมู ลต่ำงๆ ได้เป็นอย่ำงดี และท่ีสำคัญก็คือ Visio ช่ วย ประหยัดเวลำในกำรสร้ำงเอกสำรหรอื ไฟล์เหลำ่ นี้ได้ ( อำ้ งองิ : คมู่ อื Microsoft Visio หน่วยสำรสนเทศทรพั ยำกรบุคคล คณะแพทยศำสตร์โรงพยำบำลรำมำธิบดี มหำวิทยำลัยมหิดล ) 1

VISIO ทำอะไรไดบ้ ำ้ ง เม่อื เปิดโปรแกรม VISIO หน้ำแรกจะแสดง Featured และ Categories ท่ำนสำมำรถ เลือกใช้ตำมตอ้ งกำร โดยจะมีให้เลอื กท้งั หมด ดังน้ี Featured Categories • Basic Diagram • Business • Blank Drawing • Engineering • Work Flow Diagram • Flowchart • Organization Chart • General • Detailed Network Diagram • Maps and Floor Plans • Timeline • Network • Cross-Functional Flowchart • Schedule • Office Layout • Software and Database • Basic Network Diagram • New from existing • UML Class • Crow’s Foot Database Notation • Microsoft SharePoint 2013 Workflow • Home Plan • Brainstorming Diagram • Floor Plan • Basic Electrical • Block Diagram • Data Flow Diagram • Gantt Chart • Active Director • BPMN Diagram • Audit Diagram • Wireframe Diagram • Rack Diagram • Calendar • Data Flow Model Diagram • Directional Map 3 D 2

หนำ้ ตำ่ งของ VISIO 1 3 4 2 5 หมำยเลข 1 : Ribbon Tab คือ ชุดคำส่ังพน้ื ฐำน ท่จี ะมคี ำส่งั อยูภ่ ำยในแต่ละชุดคำส่งั อกี หมำยเลข 2 : Drawing Area คอื พน้ื ท่สี ำหรับกำรออกแบบชิ้นงำน หมำยเลข 3 : Stencils คือ ชุดของของรูปรำ่ ง(สัญลกั ษณ์) หมำยเลข 4 : Basic Shapes หมำยเลข 5 : Page คือ รูปรำ่ ง (สญั ลักษณ์)พ้ืนฐำน ในชุด Basic Shapes คอื หน้ำกระดำษ 3

Stencils : More Shapes More Shapes : รูปรำ่ ง(สัญลกั ษณ์) ในกำรทำช้ินงำนเพ่มิ เติม ซ่ึงจะแบง่ เป็นประเภทต่ำงๆดังนี้ My shapes : เก่ียวกบั รูปรำ่ ง(สญั ลกั ษณ)์ ของฉัน Business : รูปรำ่ ง(สัญลักษณ์)เก่ียวกบั ธุรกจิ Engineering : รูปร่ำง(สัญลกั ษณ์)เก่ียวกับวศิ วกรรม Flowchart : รูปร่ำง(สัญลกั ษณ์)เก่ยี วกบั กำรเขียนผัง General : รูปร่ำง(สัญลักษณ์)ท่วั ไป Maps and Floor Plans : รูปร่ำง(สญั ลกั ษณ์)เก่ยี วกบั กำรวำดแผนท่ี Schedule : รูปรำ่ ง(สัญลกั ษณ์)เก่ยี วกับกำหนดกำร ,เวลำ Software and Database : รูปรำ่ ง(สญั ลกั ษณ์)เก่ียวกับระบบ โปรแกรม และข้อมูล Visio Extras : รูปร่ำง(สญั ลกั ษณ์)พเิ ศษ Connector Connector คือ เคร่ืองมือท่ีมีควำมสำคัญสำหรับ กำรเขียนผังปฏิบัติงำน (Work Flow) เพรำะ Connector เป็นตัวท่ี ใช้ในกำรบอกทิศทำง บอกควำมสมั พนั ธ์ระหว่ำงรูปรำ่ ง (สัญลักษณ)์ เรำสำมำรถแบ่งรูปแบบของ Connector ได้ 2 รูปแบบ คอื • Dynamic Connector เป็นกำรเช่ือมระหว่ำงรูปร่ำง(สัญลักษณ์) แต่หลังจำกท่ีเปล่ียนแปลง ตำแหน่งรูปร่ำง(สัญลักษณ์) จุ ดท่ีใช้ในกำรเช่ือมต่อจะเปล่ียนแปลงไปโดยอัตโนมัติตำมควำม เหมำะสม ไม่ยดึ ตดิ กับจุ ด หรอื ตำแหนง่ ใด • Static Connector เป็นกำรเช่ือมต่อรูปร่ำง(สัญลักษณ์) แม้จะเปล่ียนแปลงตำแหน่งรูปร่ำง (สญั ลกั ษณ์) จุ ดท่ใี ช้ในกำรเช่ือมตอ่ จะอยู่ท่ีจุ ดเดิมเสมอ 4

วธิ ีกำรออกแบบผังปฏบิ ัติงำนใน VISIO ขัน้ ตอนท่ี 1 • เปิดโปรแกรม Microsoft Visio ขึน้ มำจะพบหนำ้ Categories สำหรบั กำรเขยี นผังปฏบิ ตั งิ ำน (Work Flow) เรำสำมำรถเลอื ก Basic Diagram ได้เลย ขัน้ ตอนท่ี 2 • วิธกี ำรปรบั ขนำดกระดำษ ใหเ้ ลือก DESIGN > Size และเลอื กขนำดตำมควำมเหมำะสมกบั งำน 5

ขัน้ ตอนท่ี 3 • สำหรับกำรเขยี นผังปฏบิ ตั งิ ำน (Work Flow) ให้เลือก More Shapes > Flowchart > Basic Flowchart Shapes เพ่อื แสดงรูปรำ่ ง(สญั ลกั ษณ์)สำหรับกำรเขยี นผังปฏบิ ัตงิ ำน (Work Flow) ขัน้ ตอนท่ี 4 • เพียงแค่เลือกรูปร่ำง(สัญลกั ษณ์) ท่ีต้องกำรใช้ แล้วคลกิ ลำกรูปรำ่ ง(สญั ลกั ษณ์) มำวำงบน ตำแหนง่ ท่เี รำต้องกำร ถ้ำหำกต้องกำรขยำย Drawing Area สำมำรถปรบั ได้ใน Zoom (กรอบสีแดง) 6

ขัน้ ตอนท่ี 5 12 3 • กำรใสข่ อ้ ควำมลงไปในรูปรำ่ ง(สัญลกั ษณ์) ใหด้ บั เบลิ คลิกแลว้ พิมพข์ ้อควำมท่ีตอ้ งกำรได้เลย สำหรับกำรปรบั แตง่ รูปร่ำง(สญั ลกั ษณ์)เพ่อื ควำมสวยงำม สำมำรถใช้เคร่ืองมือต่ำงๆได้ดงั น้ี หมำยเลข 1 Font : ใช้ปรบั แตง่ ตวั อักษร ขอ้ ควำม ตำมท่ีต้องกำร หมำยเลข 2 Paragraph : ใช้ปรับตำแหนง่ ของข้อควำม หมำยเลข 3 Shape Styles : ใช้ปรับแตง่ รูปร่ำง(สญั ลักษณ)์ ตำมท่ตี ้องกำร ขนั้ ตอนท่ี 6 • หำกต้องกำรตกแตง่ เส้น Connector คลิกท่เี ส้น > Line เลอื กขนำด สี รูปแบบ ได้ตำมต้องกำร 7

วธิ ีกำรสรำ้ งผังปฏิบัติงำนแบบ Swim Lane Diagram ขนั้ ตอนท่ี 1 • เปิดโปรแกรม Microsoft Visio ข้ึนมำให้เลือก CATEGORIES > Flowchart ขัน้ ตอนท่ี 2 • เม่ือเลอื ก Flowchart แล้วให้เลอื ก Cross – Functional Flowchart เพ่อื สร้ำง Swim Lane Diagram 8

ขัน้ ตอนท่ี 3 • โครงรำ่ งของ Flowchart แบบ Swim Lane Diagram จะปรำกฎท่ี Drawing Area • สำมำรถเพ่มิ ช่อง Swim Lane โดยลำกจำก Cross – Functional Flowchart (กรอบสแี ดง) มำยงั Drawing Area ได้เลย ขัน้ ตอนท่ี 4 • นอกจำกนเ้ี รำสำมำรถ ปรบั แตง่ ช่อง Swim Lane ให้สวยงำมได้ โดยใช้เคร่ืองมอื ตำ่ งๆ 9

โดย งานสรา้ งเสรมิ ศกั ยภาพและพัฒนาบคุ ลากร ฝา่ ยทรพั ยากรบคุ คล