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Documentação técnicaMódulo Gestão Documental Área de Gestão 1 de 24

Índice1 Gestão Documental .........................................................................................................3 Tipos de Documentos .......................................................................................................4 Outras configurações........................................................................................................6 Árvore de Documentos e Criação de Pastas ...................................................................7 Criação de Documentos.................................................................................................. 13 Área de Documentos....................................................................................................... 15 Notificações ..................................................................................................................... 19 Pesquisas......................................................................................................................... 202 Adicionar propriedades de documentos aos documentos Office (Word)......21 Descrição ......................................................................................................................... 21 Como inserir uma propriedade de documentos............................................................ 21 Como fazer para atualizar os campos dinâmicos do Word .......................................... 23 2 de 24

1 GESTÃO DOCUMENTALNa área de gestão documental deverão estar armazenados todos os documentos daqualidade, tais como manuais, procedimentos, impressos, normas, entre outros.Os documentos podem ter várias origens, nomeadamente:  Inserção direta através do módulo de gestão documental:  Através dos registos da qualidade (documentos inteligentes) e manutenções que tenham documentos anexados. 3 de 24

Tipos de DocumentosEsta funcionalidade permite configurar diferentes tipos de documentos.Esta deve ser uma das primeiras tarefas a realizar na gestão documental. A criação de tiposde documentos idealiza o primeiro nível de agrupamento de documentos (ex: manual daqualidade, procedimento de gestão, procedimento técnico, impressos, documentos genéricos,etc.) e define também algumas regras a que esses documentos têm de obedecer.Como se configura?Notas explicativas: Inicialmente é necessário atribuir um código no campo “Tipo” de Documento, associar umadescrição e caracterizar o documento através de:  Máscara: permite identificar automaticamente as regras de codificação do documento. Ao adicionar posteriormente, na gestão documental, um documento teremos de associar um tipo de documento e a codificação é feita automaticamente; Exemplo: Tipo de Documento Instruções de Trabalho - IT.## [IT] reflete as iniciais do documento [##] nº de dígitos que deverão ser preenchidos 4 de 24

 Código (situado no lado superior direito do formulário): permite atribuir variáveis à codificação e deve ser selecionada a opção: Obrigatório – sempre que se pretende que para determinado tipo de documento a codificação/máscara seja obrigatória; Automático – sempre que se pretende codificar e numerar os tipos de documentos automaticamente – esta opção é apenas válida para quando se inicia a codificação de documentos numa organização Alterável – sempre que se define que a codificação/máscara pode ser alterada Único – sempre que se pretende atribuir um código único ao documento Atributos: podemos definir neste campo os classificadores para um tipo de documento, a ordem pela qual aparecem, definir se o seu preenchimento é obrigatório e, caso aplicável, indicar um valor por omissão. Ao introduzir um novo documento numa pasta da Gestão Documental, estes atributos encontram-se no separador “Classificadores” para respetivo preenchimento. Além disso, na “Árvore de Documentos” é possível também fazer uma pesquisa avançada por “Classificadores”. Esta pesquisa é realizada de igual forma na versão web da Gestão Documental. 5 de 24