DigitalLabs - AG - Módulo Auditorias

Documentação Técnica Módulo Auditorias Área de Gestão 1 de 14

ÍNDICE1) Diagrama funcional ..................................................................................................................... 32) Explicação das configurações .................................................................................................... 4 2.1 Tipos Auditorias.................................................................................................................. 4 2.2 Classificação Auditorias ..................................................................................................... 5 2.3 Norma/Pontos Auditorias ................................................................................................... 5 2.4 Lista Respostas Auditorias................................................................................................. 7 2.5 Processos........................................................................................................................... 7 2.6 Templates Auditoria............................................................................................................ 8 2.7 Estados Auditoria ............................................................................................................... 9 2.8 Tipos Auditores................................................................................................................... 93) Auditorias .................................................................................................................................. 10 2 de 14

1) DIAGRAMA FUNCIONAL 3 de 14

2) EXPLICAÇÃO DAS CONFIGURAÇÕES2.1 Tipos AuditoriasEste ecrã permite definir e agrupar os tipos de auditorias a nível macro: 4 de 14

2.2 Classificação AuditoriasEste ecrã permite definir e agrupar os tipos de auditorias a um segundo nível. Por exemplo, para otipo de auditoria Normas ISO é possível criar diferentes classificações de auditorias, como AuditoriaNorma ISO 9001 e Auditoria Norma ISO 17025.Nas diferentes classificações de auditorias criadas é ainda possível definir se cada uma teráavaliação ou não, ou seja, se para as auditorias pertencentes a cada classificação será efetuado ocálculo do valor final da auditoria, com base nas ponderações e resultados da auditoria a cadarequisito auditado.2.3 Norma/Pontos AuditoriasEste ecrã permite definir cada uma das normas (referenciais normativos ou internos) que é auditadano cliente, bem como toda a estrutura de pontos auditáveis a nível macro, como se pode verificarna imagem seguinte. A cada ponto definido serão posteriormente associados os requisitos a auditarneste referencial normativo / interno. 5 de 14

É possível exportar a informação contida na grelha, em modo ‘pesquisa’, para um documento excelclicando no botão assinalado abaixo.É também exequível importar o excel, carregando a informação relativa aos pontos e descriçõesassociadas, em modo ‘alterar’, clicando no botão:Ao criar um novo registo é ainda possível duplicar um registo já existente, clicando no botãoassinalado abaixo: 6 de 14

2.4 Lista Respostas AuditoriasEste ecrã permite definir listas de respostas aos requisitos auditados, para cada tipo de requisito /auditoria realizada.Por exemplo, para os requisitos auditados nas auditorias à Norma ISO 17025, a resposta a cadarequisito terá sempre um dos valores definidos na lista da imagem seguinte.Para cada resposta é possível definir o coeficiente de valorização da mesma (que será multiplicadopelo peso de cada requisito a auditar para obter o valor final do requisito), bem como, indicar a suaassociação a uma potencial constatação e se é ou não crítica dentro do processo de auditoria.2.5 ProcessosEste ecrã permite definir processos específicos a serem auditados. 7 de 14

2.6 Templates AuditoriaEste módulo permite definir templates de auditoria que serão carregados no momento do registo daauditoria. O template definido pode incluir todos os requisitos a auditar numa determinada auditoriaou incluir apenas parte dos requisitos, uma vez que, no registo da auditoria poderão ser carregadossequencialmente vários templates de auditorias.No ecrã abaixo é possível definir toda a estrutura da auditoria, incluindo separadores e requisitos aauditar e a ordem pela qual os mesmos são apresentados.Para cada requisito é definido um conjunto de respostas que o mesmo poderá ter, o seu peso (quemultiplicado pelo coeficiente da resposta atribuída permitirá obter o valor final do requisito) e umtexto de ajuda, para o momento de realização da auditoria.Cada requisito definido no template é ainda associado a uma norma e um ponto da auditoria, paraque seja possível determinar estatisticamente quais os pontos e normas que apresentam maissituações de não conformidade. 8 de 14

Para cada template é ainda possível definir um texto inicial e final, que será carregadoautomaticamente para a auditoria no momento do seu registo, permitindo a construção automáticado Relatório de Auditoria pelo software, utilizando estes textos, a estrutura e respostas dadas a cadarequisito.Os botões de importar, exportar e duplicar registo funcionam da mesma forma que foi explanadapara o módulo de ‘Normas/Pontos Auditoria’.2.7 Estados AuditoriaEste ecrã permite definir os diferentes estados que uma auditoria pode apresentar. O estado daAuditoria será gerido no ecrã de registo da auditoria.2.8 Tipos AuditoresEste ecrã permite definir os diferentes tipos de auditores possíveis. Posteriormente, no ecrã deregisto da auditoria, será possível definir para cada auditor, o seu respetivo tipo. 9 de 14

3) AUDITORIASEste módulo permite efetuar o registo das auditorias e controlar a sua execução.O registo da auditoria é efetuado através do preenchimento da seguinte informação (detalhada amais relevante):  Descrição da auditoria;  Classificação e objeto de auditoria;  Lista de requisitos a validar na auditoria: a lista de requisitos será carregada automaticamente de acordo com os templates configurados, através do botão “Carrega perguntas”. 10 de 14

Para cada requisito será selecionada a resposta, podendo igualmente serem registadasobservações ou alterado o pisco na coluna “Constatação”. Existe ainda a possibilidade de copiar ecolar respostas para múltiplos requisitos quando a lista de respostas é comum.  Texto Inicial / Texto Final / Resumo: estes textos podem ser preenchidos, de forma a gerar posteriormente o Relatório da Auditoria, com toda a informação necessária; 11 de 14

 Auditores: neste separador serão registados os auditores internos ou externos que executaram a auditoria e o tipo de auditor para cada um deles; Auditados: neste separador serão registados os auditados que estiveram presentes na auditoria; Anexos: é possível ainda anexar à auditoria todos os documentos relativos à mesma; 12 de 14

 No separador Geral é possível indicar se a auditoria é interna, o intervalo de datas em que é prevista a realização da auditoria e data de realização da mesma e a data de validade da auditoria (este campo permitirá gerar alertas para o utilizador se for registada uma auditoria com a mesma classificação e data prevista de realização inferior à data de validade); Campos adicionais: neste separador são introduzidos atributos previamente definidos para preenchimento de informações adicionais. 13 de 14

Convém ainda salientar a possibilidade de o sistema preencher automaticamente um template(modelo a configurar pela Ambidata) com as informações registadas no decurso da auditoria,produzindo um relatório final da mesma, e adicionar esse documento a uma pasta da gestãodocumental.Para esse efeito é necessário clicar em ‘Opções’ e selecionar ‘Adicionar documento’. É aberta umajanela para a escolha do modelo, da pasta onde deverá ser colocado o documento, do tipo dedocumento que está a ser gerado e a descrição do mesmo. Ao clicar em ‘Ok’, esse documento éanexado à auditoria e à pasta da gestão documental definida. 14 de 14