DigitalLabs - AG - Módulo Constatações

Documentação técnica Módulo Constatações Área de Gestão 1 de 19

Índice1) Diagrama Funcional .................................................................................................................... 32) Configurações ............................................................................................................................. 4 2.1 Grupos de constatações .................................................................................................... 4 2.2 Origens de constatação ..................................................................................................... 5 2.3 Estados de constatação ..................................................................................................... 6 2.4 Atributos (Campos Adicionais) ........................................................................................... 8 2.5 Tipos de ações ................................................................................................................... 9 2.6 Tipos de constatações ..................................................................................................... 103) Constatações ............................................................................................................................ 12 3.1 Constatações.................................................................................................................... 12 3.2 Ações................................................................................................................................ 17 2 de 19

1) DIAGRAMA FUNCIONAL 3 de 19

2) CONFIGURAÇÕES2.1 Grupos de constataçõesEste ecrã permite definir e agrupar as constatações a nível macro, para efeitos estatísticos:Por exemplo, para o grupo de constatações “Reclamações” poderão ser posteriormente criadosvários tipos de constatações como: Reclamação Cliente; Reclamação Produto; ReclamaçãoServiço; etc. 4 de 19

2.2 Origens de constataçãoEste ecrã permite definir as origens das constatações registadas:A origem da constatação pode ser configurada de acordo com a necessidade do cliente:  Por meio físico (telefone, e-mail, etc.) ou,  Por área funcional (auditoria interna, auditoria externa, resultados fora de especificação, etc.). 5 de 19

2.3 Estados de constataçãoEste ecrã permite definir os diferentes estados que uma constatação pode assumir. Além disso, épossível registar um template de notificação HTML que será enviado por e-mail quando aconstatação estiver no respetivo estado.Neste ecrã devem ser definidos todos os estados possíveis que uma constatação pode ter,independentemente do tipo de constatação em causa.Posteriormente, no tipo de constatação será possível configurar quem será notificado e quempoderá intervir (alterar os dados da constatação) em cada um dos estados em que a constataçãose encontre.Além disso, é necessário indicar a fase referente ao estado da constatação. As fases vão permitirque, quando definidas, só se consiga alterar o estado de uma constatação para um novo estadoque se encontre numa fase anterior ou superior ao estado atual. Não será possível avançar fasesgarantido desta forma um maior controlo do workflow das constatações. Genericamente as fasesseguem a sequência: “Em registo”  “Análise”  “Eficácia”  “Fecho”. Existe ainda a fase “Livre”que é aplicada quando não existe a necessidade desta sequência. 6 de 19

No que diz respeito ao template de notificação HTML que será enviado por e-mail, existem doistabuladores: “Template Notificação” e “Estados personalizados”.  Template Notificação  Neste tabulador deverá ser “desenhada” a notificação a enviar por e-mail. O editor, à direita, é semelhante ao editor de Word e permite modificações de tipos de letra, cores, inserção de tabelas, etc.  Os campos à esquerda devem ser usados para substituir valores no e-mail na altura do envio, valores esses que serão preenchidos com os dados da constatação atual. Para usar estes campos é necessário selecionar no documento Word o local onde se quer a sua inserção e realizar duplo clique nos dados de interesse da lista do lado esquerdo. O campo aparecerá com um nome técnico separado por §, por exemplo, “§descr§” que é substituído ao enviar o e-mail pela descrição da constatação. O nome deste campo não pode ser alterado, apenas podendo personalizar a sua cor e tamanho.Nota: para clientes que tenham adquirido o Portals existe um campo designado URL quecorresponde a um link para impressão. Ao usar este campo no template, quando ocorre a notificaçãoda mudança de estado para o utilizador, este recebe um e-mail com um link. Quando se clica nestelink, ocorre a ligação ao Portals e é gerada a impressão da constatação em tempo real com os dadosque já foram atualizados, permitindo fazer download do pdf. 7 de 19

 Estados personalizados  Normalmente é sempre enviada a notificação definida no primeiro tabulador. No entanto, pode haver necessidade de se definir alguma exceção por tipo de constatação. Para isso, é necessário definir no separador “Estados personalizados” o tipo de constatação e o template configurado para este efeito em “Configurações”.  No exemplo abaixo verifica-se que foi configurado um template designado “Nova Constatação” que apenas será utilizado no estado de “Abertura de processo” para o tipo de constatação “Reclamação Cliente”. Para este mesmo estado em outros tipos de constatação o template a utilizar será o que estiver configurado em “Template Notificação”.2.4 Atributos (Campos Adicionais) O “Configurador de atributos” permite definir todos os dados (atributos/campos adicionais) que se pretende registar nas constatações e nas ações associadas às constatações. Para este tipo de configuração consultar o DigitalLabs_Manual Innovway QMS_ Criação de Campos Adicionais. 8 de 19

2.5 Tipos de açõesEste ecrã permite definir todos os tipos de ações que podem ser configuradas por tipo deconstatação:Para cada tipo de ação podem ser associados os campos adicionais para os quais se pretendaregistar informação. Apenas aparecerão para escolha os campos adicionais que foram previamenteconfigurados para o módulo “Constatações”.Os campos “Aprova ação” e “Avalia eficácia”, quando selecionados, tornam obrigatório o registo dosdiferentes campos associados a cada uma destas fases da ação. Se não estiverem selecionados,o preenchimento destes campos é opcional.É ainda possível definir templates de notificações para cada fase da ação. Estes templates sãoconfigurados no módulo Administração  Notificações  Templates. 9 de 19

2.6 Tipos de constataçõesEste ecrã permite definir todos os tipos de constatações. Para cada tipo de constatação é necessáriodefinir a descrição, o grupo de constatações a que pertence, os diferentes tipos de ações que podemser registadas numa constatação deste tipo e sua respetiva sequência.Notas explicativas:  Estado ações concluídas: quando todas as ações são concluídas, a constatação passa para o estado que for configurado neste campo.  Ações: as ações definidas num tipo de constatação são adicionadas automaticamente a uma constatação quando se seleciona o tipo de constatação em questão.  Notificações: 10 de 19

Na área de workflow do tipo de constatação é possível definir para cada estado da constatação asrespetivas ações e os intervenientes.Ações possíveis:  Colaborador: colaborador específico a notificar e se o mesmo intervém no processo (intervenção no processo significa que o colaborador poderá aceder à constatação e alterar os dados, enquanto a mesma se encontrar no estado definido);  Responsabilidade: responsabilidade a notificar e se a mesma intervém no processo;  Apenas colaboradores pertencentes à responsabilidade e setores responsáveis da constatação podem intervir na mesma;  Setores responsáveis da constatação intervêm no processo: apenas colaboradores pertencentes aos setores selecionados na constatação podem intervir na constatação;  Outro Setor (apenas notifica): permite notificar todos os colaboradores que pertençam ao setor selecionado.Na área de campos adicionais é possível associar ao tipo de constatação todos os camposadicionais que podem ser registados nas constatações deste tipo. 11 de 19

3) CONSTATAÇÕES3.1 ConstataçõesEste módulo permite registar todas as constatações dos diferentes tipos existentes (reclamações,auditorias, não conformidades internas, etc.).Na primeira fase de registo da constatação, são inseridos os seguintes dados:  Descrição: título da constatação;  Refª Externa: registo do código externo dado pelo auditor à constatação;  Tipo de constatação: informação determinante que vai controlar o workflow das notificações, bem como adicionar os campos adicionais a registar;  Estado atual do processo;  Data de registo (este campo só é editável se o colaborador for supervisor na área de constatações – menu visões) e data da constatação;  Colaborador responsável pelo registo;  Origem da constatação;  Notas: informação detalhada relativa à constatação;  Setores envolvidos na constatação e qual é o responsável pela mesma (o setor responsável poderá intervir no processo e ser notificado caso isso esteja definido no tipo de constatação); 12 de 19

 Campos adicionais: serão pedidos os que estão afetos ao tipo de constatação registada. Convém salientar que, ao mudar o tipo de uma constatação é perguntado ao utilizador se pretende apagar as ações e os campos adicionais do tipo previamente selecionado. Em caso afirmativo, os campos adicionais do novo tipo são automaticamente carregadosApós terminar a fase de registo, o workflow encarrega-se de notificar quem irá intervir na faseseguinte, controlando igualmente quem poderá continuar a inserir dados sobre o registo na faseseguinte de Análise/Definição de Ações. Nesta fase são registadas as seguintes informações: 13 de 19

 Colaborador responsável pela análise das causas (tem apenas carácter informativo) e data da análise; Análise de causas, causa provável e critério de sucesso; Notas que podem vir da auditoria, para constatações que resultem de uma auditoria interna ou externa; Ações a realizar: neste campo aparecem por omissão as ações definidas para o respetivo tipo de constatação. De qualquer forma, é possível adicionar/remover ações de acordo com a necessidade. Para cada ação é ainda possível registar três fases distintas e os respetivos responsáveis pelas mesmas: ação propriamente dita, aprovação da ação e avaliação da eficácia da ação. (ver item 3.1 para mais detalhes sobre “Ações”) 14 de 19

NOTA: Não é permitido passar a Constatação para Estados das Fases Eficácia ou Fecho sem quetodas as ações da mesma estejam concluídas (Executadas/Anuladas).A última fase de registo da constatação consiste na avaliação da eficácia da constatação. Nestafase são registadas as seguintes informações:  Colaborador responsável pela avaliação e data prevista / real para a avaliação;  Indicação se a constatação foi eficaz ou não;  Notas relativas à avaliação da eficácia.Por fim, ao realizar o fecho da constatação, altera-se o estado da constatação para o estado cujafase é de ‘Fecho’ e grava-se. Ao gravar, a data de fecho da constatação é inserida automaticamente. 15 de 19

Podem ainda ser registadas outras informações relativas à constatação:  Anexar todo o tipo de documentos relativos à constatação;  Constatação relacionada: nesta área pode ser associado uma constatação.Notificações:Este separador mostra o histórico de notificações enviadas por estado ao longo de todo o processoda constatação, quem foi notificado, quando, e em que fase. 16 de 19

3.2 Ações Este ecrã permite registar os dados das ações criadas no módulo de constatações. Cada colaborador apenas visualiza as ações que lhe forem atribuidas. Só é possível alterar ações no módulo de constatação pelo responsável (colaborador, responsabilidade ou setor responsável pela constatação que forem definidos para cada estado nos tipos de constatação e que têm a permissão de intervir no processo).  O estado da ação é de preenchimento automático.  A ação passa pelas três fases definidas (ação, aprovação da ação e avaliação da eficácia da ação) à medida que as datas das mesmas forem preenchidas.  Entre cada fase são geradas notificações via e-mail para o colaborador responsável pela sua execução. Apenas é possível realizar um passo de cada vez mesmo que seja pelo mesmo utilizador.  As fases de registo de uma ação são as seguintes:  Ação: registo da realização da ação – responsável, data prevista e data de execução. Nesta fase o responsável pela ação deve preencher a data de execução e gravar. Ao gravar, a ação vai passar para a próxima fase: “Aprovação” e o executor da mesma, definido pelo responsável da constatação, será notificado. Se houver necessidade de alterar este colaborador, somente o responsável pela constatação, no módulo “Constatações”, o poderá fazer. 17 de 19

 Aprovação: registo da aprovação da ação – responsável, data e notas da aprovação. Avaliação da eficácia: registo da avaliação da eficácia, responsável, data prevista, data de avaliação de eficácia e notas respetivas. 18 de 19

 Além das fases referidas anteriormente é ainda possível registar notas de acompanhamento da ação, bem como os campos adicionais da ação (definidos por defeito no tipo de ação respetivo). Além disso, no separador “Documentos” podem ser registados anexos associados à ação. 19 de 19