Gestão Documental

Utilizadores 01/04/21 | Ver. 2021.01

Informações / Créditos Este documento é um componente essencial do produto QMSiTech® que é uma marca registada da Ambidata iTech. Não está permitida a reprodução, manipulação ou utilização sem expressa autorização pela Ambidata ITech de todo ou parte dos conteúdos texto e gráficos deste documento. Os conteúdos deste documento refletem um conjunto de funcionalidades aplicacionais do QMSiTech em todas as suas versões: QMSiTech Essentials , QMSiTech Standard e QMSiTech Premium. Em cada uma das áreas deste documento serão marcadas por meios de iconografia os temas referentes a cada uma das versões disponibilizada. Caso alguma área não possua marca identificativa do tipo de produto, significa que as funcionalidades associadas estão disponíveis em todas as versões do produto QMSiTech. www.qmsitech.com Página 2 de 13 01/04/21

QMSiTech Essentials Os itens deste documento marcado com esta simbologia QMSiTech Standard estão disponíveis apenas na versão QMSiTech Essentials QMSiTech Premium Os itens deste documento marcado com esta simbologia estão disponíveis apenas na versão QMSiTech Standard Os itens deste documento marcado com esta simbologia estão disponíveis apenas na versão QMSiTech Premium www.qmsitech.com Página 3 de 13 01/04/21

QMSiTech Novas Regras Os itens deste documento marcado com esta simbologia QMSiTech Novidades representam alterações a regras em funcionalidades do QMSiTech Melhorias sistema Os itens deste documento marcado com esta simbologia representam novidades nesta versão Os itens deste documento marcado com esta simbologia fazem parte de melhorias a funcionalidades já existentes www.qmsitech.com Página 4 de 13 01/04/21

Índice Informações / Créditos.............................................................................................................................................................................................................................................. 2 QMSiTech Essentials ................................................................................................................................................................................................................................................. 3 QMSiTech Standard .................................................................................................................................................................................................................................................. 3 QMSiTech Premium .................................................................................................................................................................................................................................................. 3 QMSiTech Novas Regras ........................................................................................................................................................................................................................................... 4 QMSiTech Novidades ................................................................................................................................................................................................................................................ 4 QMSiTech Melhorias ................................................................................................................................................................................................................................................. 4 Índice......................................................................................................................................................................................................................................................................... 5 Pessoal ...................................................................................................................................................................................................................................................................... 6 Utilizadores ............................................................................................................................................................................................................................................................... 6 www.qmsitech.com Página 5 de 13 01/04/21

Pessoal Página 6 de 13 01/04/21 Utilizadores No módulo Utilizadores são criados os utilizadores que terão acesso à aplicação. Para criar um utilizador é necessário: ▪ Preencher o ‘Nome’ ▪ Indicar se o utilizador está ‘Ativo’ ▪ Definir o utilizador usado no ecrã de entrada na aplicação (‘Login’) ▪ Definir as credenciais de acesso à aplicação, sendo que existem duas opções: o ‘Criar palavra-passe automaticamente’ – a aplicação cria uma palavra-passe aleatória o ‘Deixar-me criar a palavra-passe’ – quem está a criar o utilizador pode definir a palavra-passe. www.qmsitech.com

Nota: É ainda possível definir se o utilizador terá de Página 7 de 13 01/04/21 alterar a palavra-passe na primeira vez que iniciar sessão na aplicação (‘Obrigar este utilizador a alterar a respetiva palavra-passe na primeira vez que iniciar sessão’) e definir se a palavra-passe é enviada por email ao gravar o registo (‘Enviar a palavra-passe por email após a conclusão’). No caso desta última opção ser selecionada, deve ser preenchido o campo ‘Email’. Opcionalmente, pode ser definida a seguinte informação: ▪ Em ‘Identificação’: o ‘Iniciais’ – as iniciais do utilizador o ‘Referência externa’ – uma referência externa do utilizador o ‘Task Manager’ – se o utilizador aparece no módulo Task Manager e Agenda o ‘Supervisor’ – se o utilizador tem permissões de supervisor nos módulos não referenciados no menu ‘Permissões Colaborador’. Destes, exclui-se o módulo de Formação e Inquéritos em que apenas www.qmsitech.com

se aplicam as configurações de cada módulo. ▪ No separador ‘Dados Gerais’, nomeadamente em ‘Opções de aplicação’: o ‘Módulo de entrada’ - se algum módulo abre automaticamente aquando da abertura da aplicação o ‘Navegador default’ - qual o navegador por omissão o ‘Utilizar filtros de pesquisa avançada’ - se o utilizador vai usar ou não filtros de pesquisa avançada No separador ‘Entidades Associadas’, faz-se a associação do utilizador ao colaborador respetivo. No separador ‘Certificado Digital’ pode ser configurado o certificado digital do utilizador. www.qmsitech.com Página 8 de 13 01/04/21

Por fim, neste menu é possível associar os utilizadores aos grupos de utilizadores de que fazem parte. www.qmsitech.com Página 9 de 13 01/04/21

Portals Utilizadores No Portals, o módulo Utilizadores permite visualizar os utilizadores configurados no sistema. www.qmsitech.com Página 10 de 13 01/04/21

Fazendo duplo clique num dos registos existentes, é possível visualizar ou alterar os dados do utilizador em causa. Para criar um novo utilizador, as informações a preencher são as detalhadas no tópico anterior deste manual. www.qmsitech.com Página 11 de 13 01/04/21

Atualizado à Versão 2021.01 Este Documento pertence à Ambidata Lda. Toda a informação contida no mesmo é confidencial e todos os direitos estão reservados. Nenhuma parte deste documento pode ser reproduzido ou transmitido a nenhuma entidade externa sem a autorização expressa da Ambidata Lda. A Ambidata Lda. é detentora do registo do software na Assoft Nº 993/D/03, sendo proprietária de toda a documentação, código fonte e binários do software. www.qmsitech.com Página 12 de 13 01/04/21

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▪ Texto Inicial / Texto Final / Resumo: estes textos podem ser preenchidos, de forma a gerar posteriormente o Relatório da Auditoria, com toda a informação necessária; ▪ Auditores: neste separador serão registados os auditores internos ou externos que executaram a auditoria e o tipo de auditor para cada um deles; ▪ Auditados: neste separador serão registados os auditados que estiveram presentes na auditoria; Anexos: é possível ainda anexar à auditoria todos os documentos relativos à mesma; www.qmsitech.com Página 14 de 19 18/06/21

▪ No separador Geral é possível indicar se a auditoria é interna, se a auditoria pertence a um setor específico da organização, o processo que afeta, o intervalo de datas em que é prevista a realização da auditoria e data de realização da mesma e a data de validade da auditoria (este campo permitirá gerar alertas para o utilizador se for registada uma auditoria com a mesma classificação e data prevista de realização inferior à data de validade); Este ecrã dispõe, ainda, de uma pasta para o registo dos documentos que fazem referência à mesma pasta. Permite, relacionar auditorias entre si. ▪ Campos adicionais: neste separador são introduzidos atributos previamente definidos para preenchimento de informações adicionais. www.qmsitech.com Página 15 de 19 18/06/21

▪ Auditoria Técnica: neste separador, o sistema permite, se for o caso, descrever uma auditoria para um método do laboratório (se o Cliente desejar mais informação neste sentido, contacte Ambidata). Convém ainda salientar a possibilidade de o sistema preencher automaticamente um template (modelo a configurar pela Ambidata) com as informações registadas no decurso da auditoria, produzindo um relatório final da mesma, e adicionar esse documento a uma pasta da gestão documental. Para esse efeito é necessário clicar em ‘Opções’ e selecionar ‘Adicionar documento’. É aberta uma janela para a escolha do modelo, da pasta onde deverá ser colocado o documento, do tipo de documento que está a ser gerado e a descrição do mesmo. Ao clicar em ‘Ok’, esse documento é anexado à auditoria e à pasta da gestão documental definida. www.qmsitech.com Página 16 de 19 18/06/21

4. INDICADORES A Ambidata disponibilizada alguns indicadores relativos ao módulo de Gestão Documental. ▪ Auditorias www.qmsitech.com Página 17 de 19 18/06/21

Atualizado à Versão 2020.26 Este Documento pertence à Ambidata Lda. Toda a informação contida no mesmo é confidencial e todos os direitos estão reservados. Nenhuma parte deste documento pode ser reproduzido ou transmitido a nenhuma entidade externa sem a autorização expressa da Ambidata Lda. A Ambidata Lda. é detentora do registo do software na Assoft Nº 993/D/03, sendo proprietária de toda a documentação, código fonte e binários do software. www.qmsitech.com Página 18 de 19 18/06/21

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▪ Workflow – for selecionada, a combo box ‘Workflow’ fica ativa para seleção de um processo de aprovação previamente configurado. Da forma semelhante à aprovação setorial, não é preenchida nenhuma informação na grelha. ▪ Workflow com redefinição – Após selecionar o workflow, é possível selecionar os passos do mesmo e atribuir diferentes intervenientes (responsabilidades e/ ou colaboradores) aos diferentes passos da aprovação. Caso não seja configurado nada na grelha, é usado o que tiver sido configurado previamente no workflow. Além disso, se existir uma responsabilidade e/ ou colaborador sem associação a um passo de aprovação é indicativo de que esses intervenientes podem participar em todos os passos do workflow. De ressalvar que, caso existam critérios de aprovação definidos na pasta, os documentos que lá sejam introduzidos só estarão disponíveis após aprovação dos mesmos ficando os mesmo com essa indicação através do símbolo . Depois da aprovação o documento fica disponível para consulta e a simbologia muda para o ícone do tipo de documento carregado (Word, Excel, PDF, etc.). www.qmsitech.com Página 20 de 47 18/06/21

Nota: A configuração de Workflows deverá ser feita em conjunto com a Ambidata, ou pela mesma, ficando na imagem abaixo um exemplo de um Workflow de aprovação de documentos. No separador ‘Notificação’, é possível configurar mensagens para quando é inserido um novo documento, é inserida uma nova versão ou quando há a rejeição de um documento. Existem quatro opções de seleção: Página 21 de 47 18/06/21 www.qmsitech.com

▪ ‘Não’ – não notifica ▪ ‘Sim’ – o sistema vai notificar todos os colaboradores que tenham sido configurados para visualizar o documento, no separador ‘Permissões’. Nas notificações serão usados os templates configurados neste ecrã. ▪ ‘Sim. Para a configuração’ – o sistema vai notificar todos os colaboradores que tenham sido configurados para serem notificados (caixa de seleção ‘Notifica’), no separador ‘Permissões’. Nas notificações serão usados os templates configurados neste ecrã. ▪ ‘Sim. Usando o resumo de entradas em vigor’ – o sistema vai notificar todos os colaboradores que tenham sido configurados para visualizar o documento, no separador ‘Permissões’. Nas notificações serão usadas os templates configurados no Portals (consultar ponto 8.2. Árvore de Documentos de manual, na área de ‘Notificações’). ▪ ‘Sim. Usando o resumo de entradas em vigor para configuração’ – o sistema vai notificar todos os colaboradores que tenham sido configurados para serem notificados (caixa de seleção ‘Notifica’), no separador ‘Permissões’. Nas notificações serão usadas os templates configurados no Portals (consultar ponto 8.2. Árvore de Documentos deste manual, na área de ‘Notificações’). No caso da rejeição de um documento, aplicam-se as seguintes regras de notificação: ▪ Aprovação simples – quem criou o documento é notificado, exceto se o colaborador que o rejeitou for o mesmo que o criou. ▪ Aprovação setorial e com workflow – são notificados os colaboradores que já tenham aprovado o documento. Nota: caso não tenha sido configurada notificação de rejeição, o sistema gera uma notificação automática. O menu de contexto das pastas permite selecionar a opção que remove a pasta (‘Delete’), sendo que só é permitido caso esta não possua nenhum documento, incluindo documentos que já tenham sido caducados. Neste menu, é ainda possível selecionar a opção ‘Mudar provedor’ que irá abrir uma janela para seleção do novo provedor. www.qmsitech.com Página 22 de 47 18/06/21

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4. CRIAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS 4.1. Carregamento de documentos Para iniciar o processo de carregamento de um documento, pode fazer-se de duas formas: ▪ Selecionar a pasta pretendida e arrastar o ficheiro desde uma pasta exterior para a área dos documentos da própria pasta; ▪ Selecionar a pasta na qual se pretende inserir o documento, clicando com o botão do lado direito na opção ‘Novo documento’. De qualquer das maneiras, é aberta uma janela que permite fazer o upload do documento (ao clicar no ícone ) e atribuir/ alterar as propriedades do documento como a descrição do mesmo. www.qmsitech.com Página 24 de 47 18/06/21

No separador ‘Documento’, definem-se as seguintes propriedades: ▪ ‘Tipo de documento’ – informa o tipo de documento que está a ser inserido. Se a pasta só permitir inserir um determinado tipo de documento, este aparecerá preenchido por omissão e, caso permita mais do que um tipo de documento, estará selecionado o primeiro da lista, sendo possível alterar para o tipo de documento pretendido. ▪ ‘Código’ – permite codificar o documento segundo a máscara atribuída previamente no tipo de documento em questão, caso exista máscara. ▪ ‘Tem controlo de versões’ – é identificado se o documento tem ou não controlo de versões (não editável, caso tenha sido selecionado a opção ‘Sim’ ou ‘Não’ no campo ‘Tem controlo de versões’ das propriedades da pasta). ▪ ‘Setor’ – existindo visibilidade por setor e/ ou aprovação setorial nas propriedades da pasta, este campo tem preenchimento obrigatório. Assim, funciona como um filtro para que apenas os colaboradores desse setor possam visualizar o documento. ▪ ‘Gera documento leitura (PDF)’ – por omissão herda da pasta esta configuração, mas pode ser modificada sempre que necessário. ▪ ‘Notificação’ – por omissão herda da pasta esta configuração, mas pode ser modificada sempre que necessário. ▪ ‘Chaves para pesquisa’ – permite identificar palavras-chave relativas ao documento em questão, de forma a que as mesmas sejam utilizadas na área de pesquisa de documentos. ▪ ‘’Dias próxima revisão’ / ‘Dias para notificação de revisão’ – é possível programar revisões de documento estabelecendo o nº de dias até à próxima revisão e notificações automáticas a serem enviadas a faltar determinado nº de dias para a revisão. ▪ Na área de ‘Informações’ - é identificado o colaborador que criou o documento e a pasta na qual o mesmo foi inserido. ▪ Na área de ‘Checkout’ – é possível visualizar se o documento está em checkout e identifica o colaborador que fez o bloqueio do documento, bem como a pasta na qual o documento foi colocado ao realizar o checkout. www.qmsitech.com Página 25 de 47 18/06/21

▪ Na área ‘Caducado’ – é possível identificar se um documento está ou não caducado. Estando caducado, possibilita verificar a data em que o documento caducou, assim como o motivo de caducidade. Salienta-se que, no momento do carregamento do documento, é possível marcá-lo como caducado a partir de uma determinada data. Se assim for, o documento caducará automaticamente na data definida. No separador ‘Versão’, que aparece apenas ao carregar um novo documento, é possível, de acordo com as configurações gerais previamente definidas, alterar ou não a data de entrada em vigor e o número da versão. ▪ ‘Tipo Documento’ – permite indicar que o documento que se está a carregar se trata de um ficheiro ou de um endereço. ▪ ‘Ficheiro’ – mostra a extensão do documento após o seu carregamento e também permite anexar documentos, da mesma forma que o campo ‘Descrição’. ▪ ‘Rascunho’ – opção que permite indicar que o documento que está a ser submetido se trata de um rascunho. Neste caso, será atribuído um código ao documento, se aplicável, mas o documento só estará indisponível para consulta até que o utilizador carregue uma versão final. No separador ‘Classificadores’ é possível preencher os classificadores previamente definidos para o tipo de documento em questão (ver tópico 2.2. Tipos de Documentos). No separador ‘Tarefas e Permissões’ é possível definir se um colaborador ou responsabilidade é ‘detentor de conhecimento’ e/ou ‘Responsável pela revisão’ do documento. www.qmsitech.com Página 26 de 47 18/06/21

A configuração ‘Detentor de conhecimento’ apenas é utilizada para o módulo de Revisão Documental do Portals. A definição de ‘Responsável pela revisão’, será utilizada para o despoletar de um processo pendente, de acordo com o definido no separador ‘Documento’ nos campos ‘Dias para notificação de revisão’ e ‘Dias para notificação de revisão’, no caso dos documentos com controlo de versões. No exemplo da imagem, o processo pendente é despoletado ao 15º dia. No separador ‘Relações’ é possível associar documentos que estejam relacionados com o documento em questão e que se encontrem inseridos na árvore de documentos. Para efetuar esta associação, basta clicar em . É aberta uma nova janela para estabelecer as relações. Ao fazer duplo clique sobre o nome do(s) documento(s) a associar, o sistema vai enviando mensagens indicando que a relação foi estabelecida. Depois, basta clicar no botão ‘Fechar’ que os dados serão atualizados neste separador. No separador ‘Avançado’ é possível definir outras informações adicionais (observações) relacionadas com o documento. www.qmsitech.com Página 27 de 47 18/06/21

No separador ‘Informação‘ é possível consultar as datas relevantes para o documento em causa. Por exemplo, a ‘Data Próxima Revisão’ é calculada em função do campo ‘Dias próxima revisão’ configurado no separador ‘Documento’. 4.1.1. Importação de Documentos Este menu permite importar para a gestão documental, desde o exterior da aplicação, uma estrutura de pastas e respetivos documentos. Desta maneira, é possível carregar uma grande quantidade de documentos e pastas de uma só vez. Para que os documentos e subpastas sejam criados já com as propriedades pretendidas, sugere-se criar primeiro a pasta mãe da estrutura de pastas a importar para definir as propriedades da mesma. O tipo de documento selecionado deve ser um que não exija código. Depois de importadas todas as subpastas e documentos, é possível usar a opção ‘Importar Metadata’ para redefinir as propriedades dos documentos através de um ficheiro Excel (por exemplo, código, versão, etc). Este último passo, deverá ser feito pela Ambidata ou em conjunto com a mesma. 4.2. Filtros e Pesquisa de Documentos Esta área permite realizar pesquisas à árvore de documentos para poder encontrar de forma mais expedita um determinado documento sem ter a necessidade de abrir pasta a pasta. Possibilita também obter as consultas efetuadas aos documentos por data, por número de acessos aos mesmos, por ordem alfabética, por código, por tipo de documento e por favoritos. Assim, basta colocar o nome do documento ou uma parte dele, o código ou ainda uma chave de pesquisa que se tenha definido para o documento, e clicar em ‘Enter’ ou no botão . Os documentos com essas características serão filtrados na área de Documentos. Além disso, através do botão ou do botão ‘Pesquisar’ no menu ‘Operação’, é possível realizar pesquisas avançadas. Entre as várias opções disponíveis para filtrar e consultar os documentos. www.qmsitech.com Página 28 de 47 18/06/21

▪ ‘Mostrar documentos não aprovados’ – apesar de serem mostrados, não estão acessíveis como já abordado anteriormente. ▪ ‘Mostrar documentos de sub pastas’ – se esta opção estiver ativa, ao selecionar a pasta raiz ‘Documentos’, por exemplo, o sistema irá devolver na área de Documentos, os documentos existentes em pastas originais e subpastas. Isto é particularmente interessante quando se pretende pesquisar um determinado documento em toda a árvore de documentos e não se sabe em que pasta se encontra localizado. Caso a opção não esteja selecionada, apenas serão visualizados/ filtrados documentos da pasta que estiver selecionada. Por fim, salienta-se que os filtros da pesquisa avançada que se utilizam de forma sistemática podem ser gravados e que funcionam de forma semelhante ao ‘Gravar Layout’ das grelhas. 4.3. Documentos e Detalhes Na área dos Documentos é possível visualizar a lista de documentos da pasta selecionada, com as principais informações sobre os mesmos: referencia, código, data de entrada em vigor, nome e versão. www.qmsitech.com Página 29 de 47 18/06/21

Além disso, existem normalmente seis colunas cujos ícones indicam se o documento: ▪ Está caducado ▪ Está bloqueado (em checkout) ▪ É um favorito ▪ Tem documentos relacionados ▪ Abre como pdf ▪ Se a data de revisão do documento está ou não ultrapassada, apresentado, respetivamente, o símbolo é ou . De ressalvar que as colunas apresentadas são passíveis de configuração. Para tal, necessário clicar no cabeçalho da grelha com o botão do lado direito do rato e selecionar a opção ‘Lista de Colunas’. Destacamos as colunas ‘Aprovado’, ‘Pasta’ e ‘Setor’. O layout pode depois ser gravado, atualizado e até editado/ eliminado como já acontece nas várias grelhas da aplicação. ▪ Em relação à coluna ‘Aprovado’, convém salientar que os documentos sujeitos a aprovação possuem três estados: o Em aprovação ou pendente de aprovação: aparece com o símbolo do lado esquerdo e não tem nenhuma simbologia associada à coluna ‘Aprovado’; www.qmsitech.com Página 30 de 47 18/06/21

o Aprovado: apresenta a indicação do tipo de documento inserido (Word, Excel, PDF, etc.) e o símbolo na coluna ‘Aprovado’; o Rejeitado: aparece com o símbolo do lado esquerdo (indicativo de ausência de aprovação) e com o símbolo na coluna ‘Aprovado’. Ao selecionar um documento e clicar com o botão do lado direito do rato é apresentado um menu de contexto com várias funcionalidades que se encontram disponíveis de acordo com as permissões que foram dadas ao utilizador na respetiva pasta, bem como no menu ‘Permissões Colaborador’. De seguida, serão abordadas as principais funcionalidades. De ressalvar que as opções disponíveis diferem consoante a visão do colaborador, definida no menu ‘Permissões Colaborador’. ▪ ‘Imprimir Cópia Controlada’ – permite a impressão de documentos com a marca d´água ‘Cópia controlada’ e simultaneamente criar um registo do que foi impresso. Ao selecionar esta opção é aberta uma janela para preenchimento do número de cópias, responsabilidade, setor e local de destino das cópias. Ao clicar em ‘OK’, o documento é aberto para impressão e este registo fica disponível para consulta na opção de ‘Acessos’ do menu de contexto e que será mencionada mais à frente. • ‘Mover’ – possibilita mover documentos entre as pastas da árvore de documentos da gestão documental que tenham características semelhantes. • ‘Marcar como favorito’ – ao marcar um documento como favorito, esta indicação ficará não só na lista de documentos, mas permitirá que, ao realizar pesquisas por favoritos, este documento seja mostrado primeiramente na lista em relação aos outros. www.qmsitech.com Página 31 de 47 18/06/21

• ‘Propriedades’ – esta opção é utilizada para consultar e/ou consultar, sempre que necessário, as propriedades de um documento depois do mesmo ter sido carregado numa pasta da árvore de documentos. • ‘Nova Versão’ – permite inserir uma nova versão de um documento sujeito a controlo de versões. Ao selecionar esta opção é aberta uma janela para o carregamento da nova versão e indicação de principais alterações, caso aplicável. A versão anterior ficará automaticamente obsoleta. • ‘Novo Documento Relacionado’ – esta opção é utilizada apenas quando se pretende inserir um documento ‘filho’ e relacioná-lo com o ‘pai’. Esta funcionalidade foi descrita anteriormente em 2.2. Tipos de Documentos (opção ‘Relacionado’ do código), na qual o código do documento ‘pai’ irá anteceder o código do documento ‘filho’. • ‘Caducar’ – Ao selecionar esta opção, é aberta uma janela para indicação da data a partir da qual o documento se considera caducado, podendo ser colocada a data de hoje ou uma data a futuro, bem como o motivo da caducidade. Sendo colocada uma data a futuro, o documento apenas modificará o seu estado para caducado na data definida. Os documentos que não possuem controlo de versões, para além de poderem ser caducados, podem ser eliminados de forma permanente da gestão documental. A opção de eliminar aparece no menu de contexto, ao passo que a opção de caducar surge apenas nas propriedades do documento, na parte inferior esquerda. www.qmsitech.com Página 32 de 47 18/06/21

▪ ‘Bloqueio’ – permite fazer o checkout de um documento, indicando que o mesmo se encontra bloqueado para edição/ revisão. No entanto, apesar de transmitir aos colaboradores que o documento se encontra em edição, os mesmos podem aceder e consultar a versão em vigor do documento. Após selecionar a opção ‘Bloquear’ é aberta uma janela para indicação da pasta a colocar o documento. Selecionando a pasta e clicando em ‘Ok’, o documento é aberto para edição. Na grelha de documentos surge o ícone respetivo, assinalando que o documento está em bloqueado e, nas propriedades do documento, aparece a informação de quem fez o checkout e a pasta em que foi colocado o documento para edição. Quando a edição do documento estiver finalizada, basta selecionar a opção ‘Submeter versão’. O sistema irá buscar automaticamente a nova versão do documento a carregar para inserir na gestão documental. Por outro lado, na ausência de alterações, é possível ‘Desbloquear’ o documento, para voltar à condição inicial. www.qmsitech.com Página 33 de 47 18/06/21

▪ ‘Versões’ – esta opção permite visualizar todas as versões criadas para um determinado documento, bem como o estado de cada uma delas. Para abrir a versão em vigor ou qualquer outra versão obsoleta, basta fazer duplo clique em qualquer parte da linha de interesse. Com o botão do lado direito do rato é também possível abrir e guardar o documento, tomar conhecimento (se aplicável) e enviar uma notificação com o documento selecionado em anexo. ▪ Relações – quando existe algum documento relacionado, esta condição é identificada na grelha com o ícone . Esta opção do menu de contexto possibilita visualizar os documentos que foram relacionados em cada versão do documento e abri-los fazendo duplo clique sobre a linha correspondente. www.qmsitech.com Página 34 de 47 18/06/21

▪ Acessos – permite verificar quando e quem acedeu a cada versão do documento. Além disso, como mencionado anteriormente, é neste módulo que fica o registo das impressões de cópias controladas do documento. Ao fazer duplo clique num acesso do tipo ‘Impressão’ é aberto o registo efetuado para consulta. ▪ Tomadas de conhecimento – possibilita visualizar cada versão de um documento, quem recebeu um processo para tomada de conhecimento da mesma e quem efetuou ou não a sua aprovação. Esta aprovação é relativa unicamente à tomada de conhecimento e não à aprovação do documento em si. ▪ Workflow – para documentos sujeitos a aprovação, permite averiguar para cada versão, qual o ponto de situação relativo à aprovação do documento, tendo por base o sistema de aprovação definido na pasta. Informa a(s) etapa(s) de aprovação e seu estado, bem como, os colaboradores que realizaram a aprovação de cada etapa ou se ainda está alguma pendente de aprovação. www.qmsitech.com Página 35 de 47 18/06/21

▪ ‘Notificações’ – permite enviar por e-mail o ficheiro original do documento ou a versão PDF do mesmo e anexar outros documentos de interesse que não se encontrem na árvore de documentos da gestão documental. Caso exista um template do tipo ‘Gestão Documental (Documento)’ configurado no módulo ‘Modelos de Mensagens (I)’, o mesmo aparece pré-selecionado no ecrã da notificação. Nesta área dos Detalhes encontram-se os principais dados relativos ao documento selecionado, nomeadamente código, nome, tipo de documento, em que pasta está localizado, referências sobre a criação do documento, principais alterações relativas à última versão carregada, informações dos atributos/ classificadores do tipo de documento, se o documento está relacionado com outros ou se foi referenciado com outros, observações colocadas nas propriedades do documento e indicação de favorito. www.qmsitech.com Página 36 de 47 18/06/21

Quando o documento é sujeito a aprovação ou é caducado também aparecem informações inerentes a esses processos. www.qmsitech.com Página 37 de 47 18/06/21

5. NOTIFICAÇÕES E PROCESSOS PENDENTES As notificações sobre atividades realizadas na gestão documental são enviadas para os colaboradores de acordo com o que tiver sido configurado nas pastas, bem como na respetiva ficha do colaborador. Em relação aos processos pendentes, nomeadamente aprovação de documentos, de tomadas de conhecimento e de revisão de documentos, são ações que o colaborador necessita realizar diretamente na aplicação. Os processos pendentes podem ser acedidos através do menu ‘Processos Pendentes’ ou fazendo duplo clique sobre existente na barra inferior direita da aplicação. É aberta uma janela que permite visualizar todos os processos pendentes do colaborador. Para executar a atividade de aprovação, o colaborador deverá abrir o processo pendente (duplo clique). Este possui informações sobre a versão do documento (data, link para o documento, versão, entre outras) e permite aprovar ou rejeitar o documento. Após selecionar a opção desejada é necessário gravar o registo para finalizar o processo pendente. Para executar a atividade de tomada de conhecimento, o colaborador deverá abrir o processo pendente (duplo clique). Esta ação irá encaminhar o utilizador para a árvore de documentos, posicionando o utilizador no documento em questão. A opção para ‘Tomar Conhecimento’ encontra-se na área de detalhes da árvore de documentos. www.qmsitech.com Página 38 de 47 18/06/21

Por outro lado, também é possível tomar conhecimento dos documentos ao selecionar a opção ‘Tomar conhecimento’ no menu de contexto dos documentos. Depois de concluída a tomada de conhecimento, o sistema alerta o utilizador. Para executar a atividade de revisão de documento, o colaborador deverá abrir o processo pendente (duplo clique). Esta ação irá encaminhar o utilizador para a árvore de documentos, posicionando o utilizador no documento em questão. O processo pendente é terminado quando é inserida uma nova versão do documento. www.qmsitech.com Página 39 de 47 18/06/21

6. INDICADORES A Ambidata disponibilizada alguns indicadores relativos ao módulo de Gestão Documental. ▪ Totais de Documentos ▪ Quem é quem na GD? www.qmsitech.com Página 40 de 47 18/06/21

▪ Documentos em Revisão www.qmsitech.com Página 41 de 47 18/06/21

7. ADICIONAR PROPRIEDADES DE DOCUMENTOS A DOCUMENTOS OFFICE O QMSiTech® disponibilizada algumas propriedades da gestão documental para os documentos Word e Excel. Estas configurações deverão ser feitas pela Ambidata ou em conjunto com a mesma. Tabela 1 – Exemplos de variáveis QMSiTech® Chave Descrição Exemplo DocDtElaborado Data de Elaboração do documento 2020/01/13 DocExtID Número Interno QMSiTech® do Documento 10786 DocExtVersao Versão do Documento 0,00 DocExtCodigo Codificação do Documento IT.01 DocElaborado Nome do colaborador que elaborou o documento Ambidata Demo DocAprovado Nome do colaborador que aprovou o documento Ambidata Demo DataAprovacao Data de Aprovação do documento 2020/01/14 7.1. Word Desde a versão 2014.10 da gestão documental do QMSiTech® é possível automatizar atributos/ propriedades dos documentos Microsoft Office Word previamente introduzidos na Gestão Documental. Passo 1: Aceder ao menu Insert. Passo 2: Aceder ao menu Quick Parts > Opção Field. Passo 3: Escolher a categoria: Categories à Document Information E o Nome do Campo: Field Names à DocProperty www.qmsitech.com Página 42 de 47 18/06/21

Na lista do lado direito irão aparecer TODAS as propriedades do documento Word incluindo as do QMSiTech® Atualizar os campos dinâmicos do Word ▪ Atualizar os campos de propriedade o Para atualizar um campo, clique no campo ou nos resultados de campo e, em seguida, prima F9. o Para atualizar todos os campos de um documento, clique em ‘Select All (CTRL+A)’ no menu Edit e, em seguida, prima F9. ▪ Atualizar automaticamente os campos de propriedade ao imprimir o documento Pode atualizar todos os campos de um documento sempre que o imprimir. Clique em File/Options, clique no separador Display e, em seguida, selecione a caixa de verificação ‘Update Fields before Printing’. ▪ Atualizar automaticamente os campos de propriedade ao abrir o documento Adicionar uma macro ao Word (ALT+ F11), em ThisDocument, com o seguinte código: www.qmsitech.com Página 43 de 47 18/06/21

Private Sub Document_Open() With Options .UpdateFieldsAtPrint = True .UpdateLinksAtPrint = True End With ActiveDocument.Fields.Update End Sub 7.2. Excel Salienta-se ainda que, à semelhança do que acontece no Microsoft Word, também é possível adicionar propriedades da gestão documental aos ficheiros Excel que forem inseridos na área da Gestão Documental. Os campos disponíveis nas propriedades são: string de ligação com a base de dados, ID, Versão e Código do documento, Nome do Colaborador que elaborou e aprovou o documento (no caso da aprovação simples) e por último, data de elaboração e aprovação do documento. Estas propriedades podem ser adicionadas ao documento Excel antes do carregamento na Gestão Documental, pois logo que o documento é carregado, os dados são atualizados. As propriedades disponíveis podem ser consultadas em: Passo 1: Aceder ao menu File > Info Passo 2: Aceder a Properties > Advanced Properties Atualizar os campos dinâmicos do Excel ▪ Atualizar automaticamente os campos de propriedade ao abrir o documento Excel Para que a atualização dos campos seja feita de forma automática devem ser seguidos os seguintes passos: o Inserir uma função no VBA www.qmsitech.com Página 44 de 47 18/06/21

Aceder ao Visual Basic (Developer > Visual Basic) o Inserir um novo ‘Module’ com o seguinte código e gravar: Function ReadProp(sPropName As String) As Variant Dim bCustom As Boolean Dim sValue As String On Error GoTo ErrHandlerReadProp 'Try the built-in properties first 'An error will occur if the property doesn't exist sValue = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties(sPropName).Value ReadProp = sValue Exit Function ContinueCustom: bCustom = True Custom: sValue = ActiveWorkbook.CustomDocumentProperties(sPropName).Value ReadProp = sValue Exit Function ErrHandlerReadProp: Err.Clear 'The boolean bCustom has the value False, if this is the first 'time that the errorhandler is runned If Not bCustom Then 'Continue to see if the property is a custom documentproperty Resume ContinueCustom Else 'The property wasn't found, return an empty string ReadProp = ‘Propriedade inválida!’ Exit Function End If End Function o Adicionar uma macro ao Excel (ALT+ F11), em ThisDocument, com o seguinte código: www.qmsitech.com Página 45 de 47 18/06/21

Private Sub Workbook_Open() Application.CalculateFullRebuild End Sub o Inserir os campos dinâmicos nos locais pretendidos do ficheiro Excel. Para tal, inserir a função ReadProp, e entre parenteses colocar o nome do campo dinâmico. o Guardar o ficheiro com a extensão .XLSM. o Carregar o ficheiro Excel na pasta pretendida da Gestão Documental. Os campos dinâmicos serão atualizados automaticamente. www.qmsitech.com Página 46 de 47 18/06/21

Atualizado à Versão 2020.26 Este Documento pertence à Ambidata Lda. Toda a informação contida no mesmo é confidencial e todos os direitos estão reservados. Nenhuma parte deste documento pode ser reproduzido ou transmitido a nenhuma entidade externa sem a autorização expressa da Ambidata Lda. A Ambidata Lda. é detentora do registo do software na Assoft Nº 993/D/03, sendo proprietária de toda a documentação, código fonte e binários do software. www.qmsitech.com Página 47 de 47 18/06/21