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Utilizadores 01/04/21 | Ver. 2021.01

Informações / Créditos Este documento é um componente essencial do produto QMSiTech® que é uma marca registada da Ambidata iTech. Não está permitida a reprodução, manipulação ou utilização sem expressa autorização pela Ambidata ITech de todo ou parte dos conteúdos texto e gráficos deste documento. Os conteúdos deste documento refletem um conjunto de funcionalidades aplicacionais do QMSiTech em todas as suas versões: QMSiTech Essentials , QMSiTech Standard e QMSiTech Premium. Em cada uma das áreas deste documento serão marcadas por meios de iconografia os temas referentes a cada uma das versões disponibilizada. Caso alguma área não possua marca identificativa do tipo de produto, significa que as funcionalidades associadas estão disponíveis em todas as versões do produto QMSiTech. www.qmsitech.com Página 2 de 13 01/04/21

QMSiTech Essentials Os itens deste documento marcado com esta simbologia QMSiTech Standard estão disponíveis apenas na versão QMSiTech Essentials QMSiTech Premium Os itens deste documento marcado com esta simbologia estão disponíveis apenas na versão QMSiTech Standard Os itens deste documento marcado com esta simbologia estão disponíveis apenas na versão QMSiTech Premium www.qmsitech.com Página 3 de 13 01/04/21

QMSiTech Novas Regras Os itens deste documento marcado com esta simbologia QMSiTech Novidades representam alterações a regras em funcionalidades do QMSiTech Melhorias sistema Os itens deste documento marcado com esta simbologia representam novidades nesta versão Os itens deste documento marcado com esta simbologia fazem parte de melhorias a funcionalidades já existentes www.qmsitech.com Página 4 de 13 01/04/21

Índice Informações / Créditos.............................................................................................................................................................................................................................................. 2 QMSiTech Essentials ................................................................................................................................................................................................................................................. 3 QMSiTech Standard .................................................................................................................................................................................................................................................. 3 QMSiTech Premium .................................................................................................................................................................................................................................................. 3 QMSiTech Novas Regras ........................................................................................................................................................................................................................................... 4 QMSiTech Novidades ................................................................................................................................................................................................................................................ 4 QMSiTech Melhorias ................................................................................................................................................................................................................................................. 4 Índice......................................................................................................................................................................................................................................................................... 5 Pessoal ...................................................................................................................................................................................................................................................................... 6 Utilizadores ............................................................................................................................................................................................................................................................... 6 www.qmsitech.com Página 5 de 13 01/04/21

Pessoal Página 6 de 13 01/04/21 Utilizadores No módulo Utilizadores são criados os utilizadores que terão acesso à aplicação. Para criar um utilizador é necessário: ▪ Preencher o ‘Nome’ ▪ Indicar se o utilizador está ‘Ativo’ ▪ Definir o utilizador usado no ecrã de entrada na aplicação (‘Login’) ▪ Definir as credenciais de acesso à aplicação, sendo que existem duas opções: o ‘Criar palavra-passe automaticamente’ – a aplicação cria uma palavra-passe aleatória o ‘Deixar-me criar a palavra-passe’ – quem está a criar o utilizador pode definir a palavra-passe. www.qmsitech.com

Nota: É ainda possível definir se o utilizador terá de Página 7 de 13 01/04/21 alterar a palavra-passe na primeira vez que iniciar sessão na aplicação (‘Obrigar este utilizador a alterar a respetiva palavra-passe na primeira vez que iniciar sessão’) e definir se a palavra-passe é enviada por email ao gravar o registo (‘Enviar a palavra-passe por email após a conclusão’). No caso desta última opção ser selecionada, deve ser preenchido o campo ‘Email’. Opcionalmente, pode ser definida a seguinte informação: ▪ Em ‘Identificação’: o ‘Iniciais’ – as iniciais do utilizador o ‘Referência externa’ – uma referência externa do utilizador o ‘Task Manager’ – se o utilizador aparece no módulo Task Manager e Agenda o ‘Supervisor’ – se o utilizador tem permissões de supervisor nos módulos não referenciados no menu ‘Permissões Colaborador’. Destes, exclui-se o módulo de Formação e Inquéritos em que apenas www.qmsitech.com

se aplicam as configurações de cada módulo. ▪ No separador ‘Dados Gerais’, nomeadamente em ‘Opções de aplicação’: o ‘Módulo de entrada’ - se algum módulo abre automaticamente aquando da abertura da aplicação o ‘Navegador default’ - qual o navegador por omissão o ‘Utilizar filtros de pesquisa avançada’ - se o utilizador vai usar ou não filtros de pesquisa avançada No separador ‘Entidades Associadas’, faz-se a associação do utilizador ao colaborador respetivo. No separador ‘Certificado Digital’ pode ser configurado o certificado digital do utilizador. www.qmsitech.com Página 8 de 13 01/04/21

Por fim, neste menu é possível associar os utilizadores aos grupos de utilizadores de que fazem parte. www.qmsitech.com Página 9 de 13 01/04/21

Portals Utilizadores No Portals, o módulo Utilizadores permite visualizar os utilizadores configurados no sistema. www.qmsitech.com Página 10 de 13 01/04/21

Fazendo duplo clique num dos registos existentes, é possível visualizar ou alterar os dados do utilizador em causa. Para criar um novo utilizador, as informações a preencher são as detalhadas no tópico anterior deste manual. www.qmsitech.com Página 11 de 13 01/04/21

Atualizado à Versão 2021.01 Este Documento pertence à Ambidata Lda. Toda a informação contida no mesmo é confidencial e todos os direitos estão reservados. Nenhuma parte deste documento pode ser reproduzido ou transmitido a nenhuma entidade externa sem a autorização expressa da Ambidata Lda. A Ambidata Lda. é detentora do registo do software na Assoft Nº 993/D/03, sendo proprietária de toda a documentação, código fonte e binários do software. www.qmsitech.com Página 12 de 13 01/04/21

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▪ Texto Inicial / Texto Final / Resumo: estes textos podem ser preenchidos, de forma a gerar posteriormente o Relatório da Auditoria, com toda a informação necessária; ▪ Auditores: neste separador serão registados os auditores internos ou externos que executaram a auditoria e o tipo de auditor para cada um deles; ▪ Auditados: neste separador serão registados os auditados que estiveram presentes na auditoria; Anexos: é possível ainda anexar à auditoria todos os documentos relativos à mesma; www.qmsitech.com Página 14 de 19 18/06/21

▪ No separador Geral é possível indicar se a auditoria é interna, se a auditoria pertence a um setor específico da organização, o processo que afeta, o intervalo de datas em que é prevista a realização da auditoria e data de realização da mesma e a data de validade da auditoria (este campo permitirá gerar alertas para o utilizador se for registada uma auditoria com a mesma classificação e data prevista de realização inferior à data de validade); Este ecrã dispõe, ainda, de uma pasta para o registo dos documentos que fazem referência à mesma pasta. Permite, relacionar auditorias entre si. ▪ Campos adicionais: neste separador são introduzidos atributos previamente definidos para preenchimento de informações adicionais. www.qmsitech.com Página 15 de 19 18/06/21

▪ Auditoria Técnica: neste separador, o sistema permite, se for o caso, descrever uma auditoria para um método do laboratório (se o Cliente desejar mais informação neste sentido, contacte Ambidata). Convém ainda salientar a possibilidade de o sistema preencher automaticamente um template (modelo a configurar pela Ambidata) com as informações registadas no decurso da auditoria, produzindo um relatório final da mesma, e adicionar esse documento a uma pasta da gestão documental. Para esse efeito é necessário clicar em ‘Opções’ e selecionar ‘Adicionar documento’. É aberta uma janela para a escolha do modelo, da pasta onde deverá ser colocado o documento, do tipo de documento que está a ser gerado e a descrição do mesmo. Ao clicar em ‘Ok’, esse documento é anexado à auditoria e à pasta da gestão documental definida. www.qmsitech.com Página 16 de 19 18/06/21

4. INDICADORES A Ambidata disponibilizada alguns indicadores relativos ao módulo de Gestão Documental. ▪ Auditorias www.qmsitech.com Página 17 de 19 18/06/21

Atualizado à Versão 2020.26 Este Documento pertence à Ambidata Lda. Toda a informação contida no mesmo é confidencial e todos os direitos estão reservados. Nenhuma parte deste documento pode ser reproduzido ou transmitido a nenhuma entidade externa sem a autorização expressa da Ambidata Lda. A Ambidata Lda. é detentora do registo do software na Assoft Nº 993/D/03, sendo proprietária de toda a documentação, código fonte e binários do software. www.qmsitech.com Página 18 de 19 18/06/21

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▪ Workflow – for selecionada, a combo box ‘Workflow’ fica ativa para seleção de um processo de aprovação previamente configurado. Da forma semelhante à aprovação setorial, não é preenchida nenhuma informação na grelha. ▪ Workflow com redefinição – Após selecionar o workflow, é possível selecionar os passos do mesmo e atribuir diferentes intervenientes (responsabilidades e/ ou colaboradores) aos diferentes passos da aprovação. Caso não seja configurado nada na grelha, é usado o que tiver sido configurado previamente no workflow. Além disso, se existir uma responsabilidade e/ ou colaborador sem associação a um passo de aprovação é indicativo de que esses intervenientes podem participar em todos os passos do workflow. De ressalvar que, caso existam critérios de aprovação definidos na pasta, os documentos que lá sejam introduzidos só estarão disponíveis após aprovação dos mesmos ficando os mesmo com essa indicação através do símbolo . Depois da aprovação o documento fica disponível para consulta e a simbologia muda para o ícone do tipo de documento carregado (Word, Excel, PDF, etc.). www.qmsitech.com Página 20 de 47 18/06/21

Nota: A configuração de Workflows deverá ser feita em conjunto com a Ambidata, ou pela mesma, ficando na imagem abaixo um exemplo de um Workflow de aprovação de documentos. No separador ‘Notificação’, é possível configurar mensagens para quando é inserido um novo documento, é inserida uma nova versão ou quando há a rejeição de um documento. Existem quatro opções de seleção: Página 21 de 47 18/06/21 www.qmsitech.com

▪ ‘Não’ – não notifica ▪ ‘Sim’ – o sistema vai notificar todos os colaboradores que tenham sido configurados para visualizar o documento, no separador ‘Permissões’. Nas notificações serão usados os templates configurados neste ecrã. ▪ ‘Sim. Para a configuração’ – o sistema vai notificar todos os colaboradores que tenham sido configurados para serem notificados (caixa de seleção ‘Notifica’), no separador ‘Permissões’. Nas notificações serão usados os templates configurados neste ecrã. ▪ ‘Sim. Usando o resumo de entradas em vigor’ – o sistema vai notificar todos os colaboradores que tenham sido configurados para visualizar o documento, no separador ‘Permissões’. Nas notificações serão usadas os templates configurados no Portals (consultar ponto 8.2. Árvore de Documentos de manual, na área de ‘Notificações’). ▪ ‘Sim. Usando o resumo de entradas em vigor para configuração’ – o sistema vai notificar todos os colaboradores que tenham sido configurados para serem notificados (caixa de seleção ‘Notifica’), no separador ‘Permissões’. Nas notificações serão usadas os templates configurados no Portals (consultar ponto 8.2. Árvore de Documentos deste manual, na área de ‘Notificações’). No caso da rejeição de um documento, aplicam-se as seguintes regras de notificação: ▪ Aprovação simples – quem criou o documento é notificado, exceto se o colaborador que o rejeitou for o mesmo que o criou. ▪ Aprovação setorial e com workflow – são notificados os colaboradores que já tenham aprovado o documento. Nota: caso não tenha sido configurada notificação de rejeição, o sistema gera uma notificação automática. O menu de contexto das pastas permite selecionar a opção que remove a pasta (‘Delete’), sendo que só é permitido caso esta não possua nenhum documento, incluindo documentos que já tenham sido caducados. Neste menu, é ainda possível selecionar a opção ‘Mudar provedor’ que irá abrir uma janela para seleção do novo provedor. www.qmsitech.com Página 22 de 47 18/06/21

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