DigitalLabs - AG - Módulo Formação

Documentação técnica Módulo Formação Área de Gestão 1 de 15

ÍndiceFormação ..................................................................................................................................3 Levantamento de Necessidades de Formação................................................................4 Registo de Formação Realizada .......................................................................................8 Plano de Formação............................................................................................................9 Avaliação da Eficácia Colaborador ................................................................................ 11 Avaliação da Eficácia Supervisor................................................................................... 12 Informação e Consulta aos Formandos......................................................................... 13 Consulta do Estado da Avaliação .................................................................................. 14 Pontos a ter em conta ..................................................................................................... 15 2 de 15

FORMAÇÃO A área de formação do InnovWay QMS tem por objetivo definir o procedimento para efetuar os registos associados à formação. Envolvem os seguintes passos:  Levantamento de Necessidades de Formação  Registo da Formação Realizada  Plano de Formação O plano de formação é um quadro geral onde se visualizam as ações de formação e o seu estado de realização. O processo de formação termina com a avaliação da eficácia, quer pelo Colaborador quer pelo seu Supervisor.NOTA IMPORTANTE:Neste documento será visualizado um workflow típico, no entanto, o workflow deaprovações é feito à medida de cada cliente. 3 de 15

Levantamento de Necessidades de FormaçãoO registo de levantamento denecessidades de formação écomposto por três passos, com baseno Workflow definido (Módulo 10006): 1. Registo do Levantamento de Necessidade de FormaçãoOnde todos os intervenientes têm permissão para registar a formação à qual se pretendempropor. 2. Aprovação setorial (avaliação da relevância da formação)Onde é feita a aprovação setorial da formação bem como registos adicionais da formação (tipode formação externa/interna, custos, responsável da avaliação, etc.). Neste passo só os RTL(Responsáveis Técnicos de Laboratório) têm permissão para registar este tipo de informaçãoe realizar a aprovação da formação. 3. Aprovação finalOnde é dada permissão para que a formação se realize. Neste passo final só o CCQ(Coordenador da Comissão de Qualidade) tem permissão para aprovação final. 4 de 15

Como se configura? 1. Registo do Levantamento da Necessidade de FormaçãoNotas explicativas:  O campo “Formação” não é editável, destina-se à atribuição do registo numérico automático pela aplicação.  No campo “Data” aparece por omissão a data em que se está a efetuar o registo, podendo ser alterada pelo utilizador. Este campo destina-se apenas a informar em que data foi efetuado o registo.  No campo “Descrição” deverá escrever-se a designação da ação de formação à qual se propõe.  Podem ainda ser definidos os detalhes, objetivos, número de horas e data(s) de realização da formação.  Deverão ser sempre preenchidos os campos respeitantes ao setor e perfil de posto de trabalho, tendo em conta que o passo seguinte de aprovação é feito setorialmente. No caso da ação de formação se destinar aos diferentes setores e diferentes perfis de posto de trabalho deverá optar-se, em ambos os casos, por selecionar o setor TODOS e o perfil de posto de trabalho TODOS. Neste caso a aprovação setorial será feita pelo CCQ, que é o responsável pelo setor TODOS.  É necessário também identificar os Colaboradores propostos para formação (através do botão adicionar) sendo que, para se apagar um colaborador colocado inadvertidamente, deverá selecionar-se a linha em questão e premir Del. Os formadores só deverão ser adicionados, neste ecrã, quando se trata de formações internas em que os formadores são colaboradores. 5 de 15

 Após estar tudo devidamente registado é necessário realizar a aprovação do levantamento de necessidades de formação, mudando o estado de “Aberto” para “Aprovado”, para que este passe para aprovação setorial.Sugestão: quando há um levantamento de necessidades de uma formação comum a vários setores/perfis postode trabalho devemos fazer esse levantamento à priori e só depois registar no InnovWay QMS para evitar que seregistem inúmeros pedidos para a mesma formação. 2. Aprovação SetorComo se configura?Notas explicativas:  A “Aprovação setor” destina-se a ser preenchida pelos RTL ou pelo CCQ (no caso de serem formações gerais). Antes de aprovar, o responsável tem a possibilidade de adicionar ou eliminar colaboradores.  É possível incluir informações adicionais relacionadas com a formação, como por exemplo, se é externa, o seu preço e outros custos associados.  A definição da avaliação da eficácia da formação como sendo “Obrigatória” ou “Opcional” e o responsável pela mesma é também definido nesta área.  Se o responsável rejeitar a necessidade de formação, é solicitada, pela aplicação, a razão da rejeição. No entanto, a ação de formação mantém-se no plano de formação. 6 de 15

3. Aprovação FinalComo se configura?Notas explicativas:  A “Aprovação final” destina-se a ser preenchida pelo CCQ, independentemente de ser uma formação setorial ou não.  No caso de ações de formação com avaliação, o responsável deverá indicar “Prazo previsto para avaliação da eficácia”.  Depois de aprovadas as necessidades de formação, estas são integradas no plano de formação, o que permite acompanhar o estado de realização da formação. 7 de 15

Registo de Formação RealizadaUma vez realizada a ação de formação deverá proceder-se ao seu registo preenchendo o“Registo de Formação Realizada”.Como se configura?Notas explicativas:  Geral: No campo “Formação” deverá selecionar-se a ação de formação na lista de ações propostas no levantamento de necessidades de formação. No campo “Descrição” deverá indicar-se a designação da ação de formação (que poderá denominar-se, ou não, da mesma forma daquela descrita do campo “Formação”). Ter em atenção que será esta descrição que constará do plano de formação.  Colaboradores/Formadores: deverão adicionar-se os participantes, utilizando o botão Adicionar, que efetivamente frequentaram a ação de formação e opcionalmente os formadores que ministraram a formação (no caso de ser formação interna).  Observações: existe a possibilidade de introduzir mais informação sobre a ação de formação no campo “Observações” e anexar documentos/ficheiros relativos à ação de formação (desde que os mesmos estejam previamente carregados na Gestão Documental).  Depois de preenchidas todas as informações nos diferentes separadores, deve-se proceder à aprovação do registo de formação realizada para que fique registado, no Plano de Formação, a ação realizada e se proceda posteriormente ao passo seguinte de avaliação da eficácia da formação. 8 de 15

Plano de FormaçãoNeste quadro é possível visualizar:  Colunas: designações das ações de formação;  Linhas: nome dos Colaboradores a quem se destinam essas ações.Onde se visualiza? 9 de 15

Notas explicativas:  No cabeçalho é possível verificar a data da última alteração efetuada a qualquer registo de formação.  Clicando em “?” é possível verificar a legenda utilizada no Plano de Formação.  Com a opção “Filtrar”, é possível fazer uma pesquisa mais específica da formação (por data, colaborador, formação, perfil de posto de trabalho, estado e setor definido no levantamento de necessidades).Em relação ao filtro por estado, convém salientar:  Por omissão são mostrados os levantamentos de necessidades aprovados;  O levantamento de necessidades – visão geral engloba todos os levantamentos de necessidades e formações realizadas;  No caso da formação realizada, esta engloba todas as formações realizadas e aprovadas, vindas ou não de um levantamento de necessidades; efetuada dentro ou fora do previsto. 10 de 15

Avaliação da Eficácia ColaboradorApós a realização da ação de formação, e dentro do prazo máximo estabelecido, deve serefetuada a avaliação da eficácia da formação pelo formando.Como se configura?Notas explicativas:  O campo “Avaliação” não é editável, destinando-se apenas à atribuição do registo numérico automático pela aplicação.  No campo “Data” aparece por omissão a data em que se está a efetuar a avaliação, podendo a mesma ser alterada.  Deverá ser indicada a “Formação realizada” selecionando a mesma através do botão de pesquisa.  No campo “Colaborador” deverá ser selecionado, da lista existente, o nome do Colaborador que está a efetuar a avaliação.  O campo “Observações” (preenchimento facultativo) pode ser utilizado para registar observações que se considerem pertinentes como, por exemplo, pontos fracos e pontos fortes da formação, necessidades de formação complementar, etc.  Antes de gravar a avaliação é necessário aprovar o registo (mudança do estado “Em aberto” para “Aprovado”) para que a avaliação da eficácia pelo colaborador fique registada. 11 de 15

Avaliação da Eficácia SupervisorAs formações que foram classificadas com “Avaliação Obrigatória” devem ser avaliadasquanto à sua eficácia, dentro do prazo previsto, pelo responsável pela sua avaliação.Como se configura?Notas explicativas:  O campo “Avaliação” não é editável, destinando-se apenas à atribuição do registo numérico automático pela aplicação.  No campo “Data” aparece por omissão a data em que se está a efetuar a avaliação, podendo a mesma ser alterada.  Deverá ser indicada a “Formação realizada” selecionando a mesma através do botão de pesquisa.  No campo “Colaborador” deverá ser selecionado, da lista existente, o nome do Colaborador ou dos Colaboradores que estão a ser avaliados. Esta possibilidade permite efetuar a avaliação individual ou coletiva de cada colaborador que frequentou a formação.  O campo “Observações” (preenchimento facultativo) pode ser utilizado para descrever, com mais detalhe, o resultado da avaliação, bem como, ações daí decorrentes.  Antes de gravar a avaliação é necessário aprovar o registo (mudança do estado “Em aberto” para “Aprovado”) para que a avaliação da eficácia pelo supervisor fique registada. 12 de 15

Informação e Consulta aos FormandosPermite evidenciar que os formandos tiveram conhecimento do levantamento de necessidadesde formação que foi registada pelo seu supervisor, por exemplo, e que aprovou ou rejeitouesse mesmo levantamento. Esta situação aplica-se quando é registado um levantamento denecessidades de formação por outrem para determinado(s) colaborador(es).Como se configura?.Notas explicativas:  O campo “ID” não é editável, destinando-se apenas à atribuição do registo numérico automático pela aplicação.  No campo “Data” aparece por omissão a data na qual o colaborador informa que teve conhecimento do levantamento de necessidades.  No campo “Colaborador” deverá ser selecionado, da lista existente, o nome do Colaborador a quem se destina a informação e indicar se aceita ou não o levantamento que foi sugerido para si. Este passo não tem consequência na aprovação final da formação, sendo apenas de carácter indicativo, de tomada de conhecimento do Colaborador.  Antes de gravar é necessário aprovar o registo (mudança do estado “Em aberto” para “Aprovado”) para que a essa informação fique registada. 13 de 15

Consulta do Estado da AvaliaçãoPermite visualizar e comparar a avaliação da eficácia feita pelo colaborador e pelo supervisor.Este plano permite evidenciar se as avaliações já foram efetuadas (comparando as diferençasentre a avaliação pelo colaborador e pelo supervisor).Onde se visualiza? 14 de 15

Pontos a ter em contaUma vez que o processo de formação tem um Workflow definido com etapas de aprovação foidefinido que os RTL têm permissão de “Voltar Atrás” após aprovação.Como se processa?Notas explicativas:  A primeira etapa consiste em abrir o formulário sujeito a aprovação (no qual é necessário voltar atrás no processo).  Depois, é necessário aceder ao menu “Ficheiro” da barra de ferramentas, selecionar “Avançado”  “Estado do Processo”. Nesta área é possível verificar as atividades que foram efetuadas ou que estão ainda pendentes de efetuar.  Efetuando duplo clique na atividade é possível verificar quem está apto a realizar a aprovação dessa atividade e se a mesma foi realizada ou não.  Para voltar atrás no processo é necessário selecionar a linha da atividade e clicar no botão voltar atrás no processo. Voltando atrás no processo fica também permitido que o colaborador que volta atrás no processo altere o registo. 15 de 15