Verklaring van ORIT - Korp Bestuursverslag - Volhoubaarheidsverslag - 2019

SUIDWES BEHEREND (RF) EIENDOMS BEPERK VERKLARING VAN DIE sterne ouditeure nomineer vir aanstelling as ouditeure OUDIT-, RISIKO- EN van die Groep. Die Komitee bepaal die ouditeure se IT-KOMITEE aanstellingsvoorwaardes en vergoeding en moet alle op- dragte aan die ouditeure vir nie-ouditwerk vooraf goedkeur. Die Oudit-, Risiko- en IT-komitee (“die Komitee”) van Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk het vir die Die Komitee bespreek en adviseer die direksie ook oor die jaar bestaan uit ten minste drie onafhanklike nie-uitvoe- volgende sake: rende direkteure, in ooreenstemming met die bepalings • Die afsonderlike en gekonsolideerde finansiële jaarstate, van die Maatskappywet, Wet 71 van 2008, soos gewysig, (“die Maatskappywet”). verslagdoening, openbaarmaking en rekeningkundige beleid; Die Komitee tree ingevolge ’n formele mandaat onder ge- sag van die direksie op. • Transaksies wat nie in die gewone loop van besigheid aangegaan word nie; Die belangrikste rol en funksie van die Komitee is: • Om die direksie by te staan om dié se verantwoordelikhede • Interne ouditmandaat, asook interne ouditbeplanning en -verslae; ten opsigte van die beveiliging van bates na te kom; • Eksterne ouditbeplanning en -verslae vir sowel die interim • Om die direksie tevrede te stel dat voldoende finansiële- as die finale oudit, asook die onafhanklikheid van die ek- en bestuurskontroles in die Groep bestaan, en dat alle sterne ouditeure; wesenlike korporatiewe risiko’s geïdentifiseer word en die nodige aandag geniet; • Nakoming van wetlike vereistes, die Kode van Korpo- ratiewe Praktyke en die Etiese Gedragskode van die Groep; • Die daarstelling en uitvoering van doeltreffende stelsels van interne beheer; • Kommunikasie met die uitvoerende bestuur en die oudi- teure; en • Om toe te sien dat interne-, finansiële en bedryfskon- troles nagekom word; • Die effektiwiteit van bestuursinligting en interne beheer- stelsels. • Om die geïntegreerde verslagdoening, asook finansiële in- ligting wat deur die Maatskappy verstrek word, na te gaan; Suidwes maak gebruik van die dienste van Whistle Blowers waar gevalle van onetiese optrede, bedrog, oortreding van • Om te verseker dat ʼn effektiewe risikobestuurstelsel wetgewing en ander onreëlmatighede anoniem aange- bestaan wat nie net risiko’s identifiseer nie, maar dit ook meld kan word. Benewens Whistle Blowers se dienste, aanspreek; beskik Suidwes oor ʼn onafhanklike tolvrye telefoonlyn waar gedrag soos hierbo genoem, eweneens anoniem • Om te verseker dat inligtingstegnologierisiko’s en -kon- aangemeld kan word. Die Komitee ontvang die volledige troles, sowel as inligtingsekuriteit en -vertroulikheid vol- rekord van alle oproepe wat na hierdie fasiliteite gemaak doende aangespreek word; word, met ʼn verslag van die aksies wat ten opsigte daar- van geneem is. • Om besigheidsvolhoubaarheid te oorweeg; en Die Komitee vergader ten minste drie keer per jaar ten • Om die Maatskappy se nakoming van wette en regu- einde sy werksaamhede uit te voer. Benewens die aange- lasies te beoordeel. wese komiteelede, word die Komitee se vergaderings deur die eksterne ouditeure, interne ouditeure en senior In die uitvoering van sy mandaat is die Komitee in sy uitsluit- bestuurslede (op uitnodiging) bygewoon. like diskresie geregtig om onafhanklike advies oor enige aangeleentheid in te win. Die voorsitter van die Komitee is ONAFHANKLIKHEID VAN DIE OUDITEURE ingevolge die mandaat daarvan ʼn onafhanklike nie-uitvoer- Hiermee word ingevolge Artikel 94(7)(a) van die Maat- ende direkteur. skappywet verklaar dat die eksterne ouditeure, Pricewater- houseCoopers Ingelyf, onafhanklik van die Maatskappy en sy filiale is. Die samestelling van die Komitee, soos op 30 April 2019, Mnr A Botha word in die Korporatiewe Bestuursverslag uiteengesit Voorsitter van die Oudit-, Risiko- en IT-komitee (beskikbaar op www.suidwes.co.za). 26 Maart 2020 Ingevolge die vereistes van die Maatskappywet moet die Maatskappy se Ouditkomitee jaarliks onafhanklike ek-

KORPORATIEWE Regsbeampte) en tot alle inligting, rekords, dokumente BESTUURSVERSLAG en eiendom van die Groep. Die direkteure is ook gereg- tig daarop om onafhanklike professionele advies oor die sake van die Groep in te win. Die Suidwes Groep bly daartoe verbind om goeie korpo- ROL EN FUNKSIE ratiewe bestuurspraktyke te handhaaf en te bevorder. Die direksie is verantwoordelik vir die oorsig, beheer en In hierdie verband streef die Groep daarna om aan die riglyne strategie van die Groep wat die volgende insluit: van die King IV-verslag te voldoen. • Die bepaling en heroorweging van die strategie van die DIREKSIE Groep; SAMESTELLING Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk (“Suidwes • Goedkeuring van begrotings en wesenlike kapitale uit- Beherend”) se direksie bestaan uit ’n meerderheid gawes; nie-uitvoerende direkteure wat op ’n wyksgrondslag deur die aandeelhouers verkies word en driejaarliks op • Monitering van die bedryfsresultate teen begrotings; ’n rotasiegrondslag, ingevolge die toepaslike statuutbe- palings, aftree. Die twee uitvoerende direkteure, synde • Evaluering van die finansiële stand van die Groep; en die Besturende- en Finansiële Direkteure, word deur die nie-uitvoerende direkteure aangestel. • Evaluering van die uitvoerende bestuur se prestasie. Suidwes Beleggings Eiendoms Beperk (“Suidwes Beleg- Besluitneming oor alle sake van wesenlike belang en die gings”), Suidwes Landbou Eiendoms Beperk (“Suidwes effektiewe beheer oor die Groep, sowel as die uiteindelike Landbou”) en Africum Beperk (“Africum”) se onderskeie aanspreeklikheid ten opsigte daarvan, berus by die direksie. direksies bestaan uit dieselfde direkteure as Suidwes Be- herend. Nie een van die Suidwes Groep se nie-uitvoerende Operasionele besluitneming, met die uitsondering van direkteure het ’n dienskontrak met enige maatskappy in bepaalde magte, is aan die Besturende Direkteur gedele- die Groep nie. Daar word egter van alle nie-uitvoerende geer ooreenkomstig ‘n formele Delegasie van Besluit- direkteure verwag om ’n direkteurskontrak met die Maat- nemingsmagte-beleid. Die Besturende Direkteur delegeer skappy aan te gaan. Die kontrak reël aspekte rondom hul verder aan die uitvoerende bestuur bepaalde operasio- verantwoordelikhede onder die King-verslag, verbintenis nele magte. Die Delegasie van Besluitnemingsmagte tot die etiese gedragskode, botsing van belange, vertrou- word sentraal geadministreer deur die Sekretariaat en likheid, direkteursvergoeding, bywoning van vergaderings vestig die beginsel dat verantwoordbaarheid hand-aan- en prestasiebeoordeling. hand loop met gedelegeerde magte. Die samestelling van die genoemde direksies, soos op 30 Nuutaangestelde direkteure word deur middel van ‘n for- April 2019, word in die direkteursverslae van die onder- mele oriëntasieproses volledig oor die Groep se funk- skeie maatskappye getoon. Geen direkteur word gedis- sionering, aktiwiteite en prestasie ingelig, ten einde hulle in kwalifiseer of onbevoeg verklaar om die amp te beklee staat te stel om so gou moontlik optimaal te funksioneer. soos bedoel in die Maatskappywet (2008) nie. VERGOEDING Die direkteure se vergoeding bestaan uit die volgende drie komponente: ONAFHANKLIKHEID • ’n Vaste jaarlikse honorarium wat deur die Sosiaal-, Die direksie se onafhanklikheid van die uitvoerende bestuur Etiese- en Vergoedingskomitee aanbeveel word en deur word deur die volgende maatreëls verseker: die aandeelhouers by die Algemene Jaarvergadering goedgekeur word. Die vergoeding word kwartaalliks • Die voorsitter van die direksie het nie enige uitvoerende betaal. funksies nie en die rolle van Voorsitter en Besturende Direkteur (Hoof Uitvoerende Beampte) is geskei. • Vergoeding per kilometer vir amptelike ritte, wat op AA- tariewe gebaseer word. • Met die uitsondering van die Besturende Direkteur en die Direkteur: Finansies, bestaan die direksie slegs uit • ’n Daaglikse toelaag vir tyd en uitgawes wat aan ampte- nie-uitvoerende direkteure, wat almal onafhanklik is. like sake van die Groep bestee word. Nie-uitvoerende direkteure se vergoeding word nie aan die Groep se finansiële prestasie gekoppel nie. VERGADERINGS Die direksie vergader ten minste vier keer per jaar. Ad- • Die samestelling van die Ouditkomitee geskied in disionele vergaderings word belê soos nodig. Dit staan ooreenstemming met die bepalings van die Maatskap- direkteure vry om sake op die sakelys van direksieverga- pywet (2008) en die riglyne van die King-verslag. derings, of enige vergadering van die direksiekomitees, te plaas en openhartige bespreking van alle sake word • Die voorsitters en meerderheid lede van die direksie- aangemoedig. Die direksie se inligtingsbehoeftes is deeg- komitees is nie-uitvoerende direkteure. lik gedefinieer. Sakelyste van vergaderings en toepaslike voorleggings word tydig vooraf aan die direkteure voor- • Geen individu het onbeperkte besluitnemingsmagte nie. sien, ten einde hulle voldoende geleentheid vir deeglike voorbereiding te bied. • Al die direkteure het onbelemmerde toegang tot die advies en dienste van die Groepsekretaris (Groep Hoof

BYWONING VAN VERGADERINGS Nie-statutêre lede VERGADERINGSDATUM Me D Bester (Direkteur: Finansies – ex officio) (waarnemend) Bywoning van vergaderings – 28/07/2018 Dr HD van Schalkwyk (Besturende Direkteur - ex officio) Mei 2018 tot April 2019 05/12/2018 05/02/2019* Die Ouditkomitee se verslag ingevolge artikel 94(7) van 14 & die Maatskappywet, Wet 71 van 2008, vir die 2018/2019- 15/02/2019* finansiële jaar word op die Suidwes-webblad publiseer. 29/04/2019 SOSIAAL-, ETIESE- EN VERGOEDINGSKOMITEE Viljoen JJ (Voorsitter) T T TT T Die samestelling soos op 30 April 2019 was soos volg: T Marx FE (Ondervoorsitter) T T TT T Statutêre lede V Botha A T T TT T Mnre PF Delport (Voorsitter) - JJ Viljoen Delport PF T T TT T FE Marx A Botha Geldenhuys GT T T TT GT Geldenhuys GL Malherbe Le Roux JJ (Termyn eindig 26 September T - -- PA Roux 2018) T T TT Nie-statutêre lede Malherbe GL Mathews B T T- - - Me D Bester (Direkteur: Finansies – ex officio) (waarnemend) (Termyn eindig 17 Januarie 2019) T TT T Dr HD van Schalkwyk (Besturende Direkteur - ex officio) Roux PA (Termyn begin 26 September 2018) - Die hooffunksies en bevoegdhede van die komitee is die Bester D - - TT T volgende: (Direkteur: Finansies) (Groep Hoof Finansiële Beampte (wnd)) • Om die finansiële samestelling en die effek van vergoed- Termyn begin 8 Desember 2018) ing van direkteure en hoofbestuurders in die totale ver- goedingsamestelling van Suidwes op beleidsvlak na te Potgieter G T T- - - vors en voorstelle daaromtrent vir oorweging aan die (Direkteur: Finansies) (Groep Hoof Finansiële direksie voor te lê; Beampte) (Termyn eindig 7 Desember 2018) • Om die direkteure en uitvoerende bestuur se vergoeding jaarliks te oorweeg en goed te keur en te verseker dat die Van Schalkwyk HD T T TT T samestelling van hulle vergoeding markverwant, mede- (Besturende Direkteur) (Groep Hoof Uitvoer- dingend en proaktief is en ’n aansporingselement bevat; ende Beampte) • Om riglyne vir algemene jaarlikse verhogings van (* - Spesiale direksievergadering; T = Teenwoordig; V = Afwesig met werknemers daar te stel; verskoning) • Om aanbevelings aan die direksie te maak oor die wyse DIREKSIEKOMITEES waarop daar aan die aandeelhouers verslag gedoen sal Die direksiekomitees hieronder genoem, is ingestel om die word oor die vergoedingsbeleid en individuele vergoeding, direksie in die uitvoering van sy kollektiewe verantwoor- asook om toe te sien dat die nodige besluite rakende die delikheid vir korporatiewe bestuur en risiko’s by te staan. vergoeding van direkteure van aandeelhouers verkry word; Die direksie erken sy uiteindelike verantwoordelikheid vir die optrede van die direksiekomitees en is tevrede dat die • Om, gegewe die noodsaaklikheid om in die lig van die dina- komitees hulle verantwoordelikhede vir die jaar onder oor- miese besigheidsomgewing geskikte direkteure en hoof- sig behoorlik nagekom het. bestuurders te werf, vereistes en kriteria na te vors en riglyne daar te stel wat sal bydra dat die bes moontlike kan- Notules en sakelyste van alle vergaderings van die komi- didate vir Suidwes se werwingsaksies geïdentifiseer word; tees word aan al die direkteure gesirkuleer. • Om geskikte kandidate vir aanstelling as onafhanklike, OUDITKOMITEE nie-uitvoerende direkteure te identifiseer, onderhoude Die samestelling soos op 30 April 2019 was soos volg: met hulle te voer en ’n aanbeveling vir aanstelling aan die direksie voor te lê; Statutêre lede • Om aanbevelings aan die direksie te maak oor die same- Mnre A Botha (Voorsitter) stelling van die direksie en sy komitees in die algemeen, JJ Viljoen sowel as ten opsigte van spesifieke vereistes en kundigheid; FE Marx PF Delport GT Geldenhuys GL Malherbe PA Roux

• Om die voorsitter van die direksie by te staan met die INTERNE OUDIT beoordeling van die funksionering van die direksie en sy Die funksie van Interne Oudit van die Suidwes Groep word komitees, asook die evaluering van individuele direkteure; intern deur onafhanklike personeel verrig. Die interne ouditfunksie word onafhanklik en kragtens ’n spesifieke • Om voorlopige onderhoude met kandidate vir aanstelling mandaat van die Ouditkomitee uitgevoer. Die interne ou- as Besturende Direkteur, Direkteur: Finansies en lid van diteure rapporteer aan en het direkte en onbelemmerde die uitvoerende bestuur te voer en ʼn kortlys daaruit aan toegang tot die voorsitter van die Ouditkomitee. Hulle ge- die direksie voor te lê; niet die volle steun en samewerking van sowel die direksie as die bestuur in al die divisies van die Groep. • Om toe te sien dat opvolg-beplanning met betrekking tot uitvoerende direkteure en hoofbestuurders geskied; Die Interne Ouditafdeling se hooftaak en -oogmerk is om die Groep by te staan met die identifisering van bedryfs- • Om die Groep se nakoming van sy sosiale verantwoorde- risiko’s, ’n onafhanklike evaluasie van die nakoming van likheid te oorweeg; groepsbeleid, risiko-beheermaatreëls, interne beheer- stelsels, prosedures en rekeningkundige praktyk en, waar • Om toe te sien dat die Suidwes Groep se besigheid op ’n nodig, aanbevelings ter verbetering daarvan te maak. etiese en volhoubare basis bedryf word, in navolging van die King IV-riglyne en die Groep se etiese gedragskode; Die Bestuurder: Interne Oudit koördineer die afdeling se werk soos deur die bestuur vereis. Die eksterne • Om voldoening aan die maatskappy se korporatiewe bestuurs- ouditeure word ingelig oor die aktiwiteite van Interne vereistes en wetgewing te verseker, in die besonder die Oudit om die duplisering van ouditpogings te vermin- nakoming van wette en regulasies wat op die Maatskappy der en al die relevante verslae word, waar nodig, aan van toepassing is en die voorskrifte van King IV; hulle gesirkuleer. • Die opstel, hersiening en monitering van beleide wat op RISIKOBESTUUR die menslike hulpbronne van die Groep betrekking het; Die identifisering, evaluering en bestuur van wesenlike risiko’s van die Groep is ’n deurlopende proses. Die direksie • Die evaluering van die uitvoerende direkteure se prestasie; aanvaar volle verantwoordelikheid vir die totale proses van risikobestuur in die Groep en word hierin bygestaan • Die ontwikkeling van aansporingskemas en uitoefening deur die Ouditkomitee, die eksterne ouditeure en die in- van beheer daaroor, ten einde prestasieverwante ele- terne ouditeure, sowel as verslagdoening deur die bestuur mente in die vergoedingstelsel in te sluit; oor die ontwerp, implementering en monitering van risiko- bestuursprosesse. Die effektiwiteit van die interne kontro- • Om statutêre nakoming van arbeidswetgewing te verseker; lestelsels word gereeld nagegaan. • Om die direksie te adviseer met betrekking tot swart Die oogmerk van die risikobestuursproses is om te verse- ekonomiese bemagtiging; ker dat die Groep se bates en beleggings beveilig is, dat die besigheid se doelwitte en volhoubaarheid onder alle • Om aanbevelings aan die direksie te doen oor gefokusde bedryfstoestande daardeur ondersteun word en dat daar opleiding en ontwikkeling van personeel, afleggingspro- verantwoordelik teenoor Suidwes se belangegroepe op- gramme en die aanstellingsbeleide van die Groep; getree word. • Die jaarlikse hersiening van die toepaslikheid van die Die Groep volg ’n omvattende Risikobestuursbeleid en Im- Groep se prestasiebeoordelingstelsels; en plementeringsplan en primêre bestuur van risiko’s binne die Groep ressorteer by Interne Oudit. • Om toe te sien dat opvolgbeplanning in die Groep behoor- lik aandag geniet. NAKOMING ’n Toegewyde Nakomingsbeampte is verantwoordelik vir Die Sosiaal-, Etiese- en Vergoedingskomitee vergader die nakoming van wetgewing en regulatoriese vereistes minstens twee keer per jaar. binne die Suidwes Groep. Die amptenaar rapporteer aan die Groep Hoof Regsbeampte. Eersgenoemde is verant- UITVOERENDE BESTUUR woordelik vir die bestuur en verslagdoening binne Suidwes Die Besturende Direkteur vervul die rol van Hoof aangaande nakoming op korporatiewe vlak, maar die Uitvoerende Beampte. Die uitvoerende bestuur is divisionele bestuurders dra die verantwoordelikheid vir verantwoordelik vir die dag-tot-dag bestuur van die nakoming op divisionele vlak. Suidwes Groep se besigheid. Die lede van die uitvoer- ende bestuur woon die vergaderings van die direksie Die direksie keur jaarliks ’n omvattende Nakomingsplan en komitees by. goed waarbinne bepaalde wetgewing en regulatoriese vereistes vir nakoming geïdentifiseer word. Die Na- Elke filiaalmaatskappy beskik ook oor ’n eie direksie komingsbeampte doen jaarliks verslag aan die direksie waarop van die lede van die uitvoerende bestuur dien. aangaande die nakoming (al dan nie) van die geïdenti- Elke filiaalmaatskappy word aldus deur ’n eie direksie fiseerde wetsvereistes en sodanig word gerusstelling in die betrokke maatskappy se beste belang bestuur, aan die direksie verskaf omtrent die nakomingsfunksie alhoewel klem gelê word op sinergieë en voordele wat bereik kan word deur van gedeelde dienste op groepvlak gebruik te maak.

binne die Groep. Enige gevalle van nie-nakoming word INLIGTINGSTEGNOLOGIE BESTUUR (IT) uitgewys en met ’n meegaande regstellingsaksie op- Suidwes gebruik tegnologie om sy besigheidsprosesse te gevolg. Geen wesenlike oortredings van enige wette optimiseer en meer effektief uit te voer. Gedurende die of regulatoriese voorskrifte is gedurende die jaar deur afgelope dekade gebruik Suidwes ’n rekenaarnetwerk wat enige owerheid teen die Suidwes Groep uitgewys nie. onafhanklik van enige derde party kan funksioneer. ETIESE KODE Die netwerk, met ’n gemiddelde beskikbaarheid van Suidwes bly verbind tot die handhawing van die hoogste 99.5%, laat Suidwes toe om sy bedryfspunte optimaal te standaarde van integriteit en etiese beginsels in sy inter- benut. Verdere effektiwiteit en besparings word moontlik aksie met alle belanghebbendes. Professionele optrede, gemaak deur ’n sentrale drukwerkstelsel te gebruik wat integriteit en ’n nie-kompromiterende houding, wat be- die bestuur van drukwerk vergemaklik. sigheidsetiek van die hoogste standaard vereis, vorm die kern van die bestaande etiese kode. Die implementering van die SYSPRO-sagtewarestelsel het gepaard gegaan met verwagte uitskieter-probleme, Die direkteure, wat die beskermhere van integriteit binne welke grotendeels op datum hiervan reggestel is. Suidwes is, verseker dat etiese prestasie gemonitor en by die Sosiaal-, Etiese- en Vergoedingskomitee gerapporteer Dit is vir Suidwes ’n prioriteit om te verseker dat die inlig- en verklaar word. ting wat op die rekenaarstelsels en -netwerke gestoor word, beveilig word met die nuutste tegnologie. Baie tyd en moeite Daar is verskeie platforms geskep waardeur bedrog en word spandeer om te verseker dat inligting nie risiko ver- ander onaanvaarbare optrede in Suidwes aangemeld hoog weens virusse of aanvalle van kuberkriminele nie. kan word, insluitende ’n tolvrye aanmeldingslyn wat die geleentheid bied vir die anonieme aanmelding van one- GROEPSEKRETARIAAT tiese gedrag en wat verseker dat die identiteit van die aan- Die Groephoof Regsbeampte vervul die rol van Groepsek- melder beskerm sal word. retaris en voldoen aan die vereistes gestel in Artikel 86 van die Maatskappywet (2008). Die Groepsekretaris bestuur Die bestuur is tevrede dat voldoende griewe- en dis- die regs- en ander ondersteuningsfunksies van die Groep, siplinêre prosedures bestaan wat die toepassing van voorsien leiding en advies aan die direkteure ten opsigte van die etiese kode verseker en bevorder. Indien werkne- hulle magte, pligte en verantwoordelikhede en verseker dat mers hulle wel aan swak etiese optrede skuldig maak, die direksie en die Groep aan alle toepaslike wetgewing, sowel is Suidwes se standpunt duidelik dat daar sonder as aan die bepalings van die afsonderlike statute, voldoen. uitsondering onverbiddelik teenoor die betrokke werknemers opgetree word. Werknemers wat tydens Die Groepsekretaris is verantwoordelik vir die byhou en ’n dissiplinêre proses skuldig bevind word, word ge- administrasie van behoorlike notules van alle vergaderings woonlik ontslaan en in die geval van optrede waarby van aandeelhouers, direksies en direksiekomitees in ooreen- oneerlikheid betrokke is, word ‘n klag by die Suid- stemming met die bepalings van die Maatskappywet, sowel Afrikaanse Polisiediens gelê. as van vergaderings van die uitvoerende bestuur. Tydens interaksie met klante, verskaffers en/of tussen- GESLOTE PERIODE VIR AANDELETRANSAKSIES gangers, mag werknemers nie geld, gunste en/of geskenke Die Maatskappy handhaaf ’n geslote periode voor die van waarde ontvang nie. ’n Formele beleid wat die gee en publikasie van jaarlikse en interim resultate, volgens ’n ontvang van geskenke reguleer, is goedgekeur om te dien beleid deur die direksie neergelê. Gedurende ’n geslote as hulpmiddel vir personeel in hul interaksie met belang- periode mag geen direkteur, beampte of personeellid van hebbendes. die Groep enige transaksie rakende aandele in Suidwes Beherend aangaan nie. Die direksie het ’n beleid oor bin- Werknemers mag nie betrokke raak by ander belange as nekennistransaksies neergelê ten einde te verseker dat dit op enige manier in konflik is met die behoorlike uitvoer- transaksies met aandele in die Groep deur direkteure, ing van hul pligte of met Suidwes se besigheid nie. amptenare en personeel deursigtig geskied.

VOLHOUBAARHEIDSVERSLAG Suidwes se betrokkenheid in die gemeenskappe waar ons Ook die Laerskool Bultfontein het hulle Suidwes- bedryfspunte geleë is, is die resultaat van ons toegewyde geborgde rugbytruie in ontvangs geneem. en betrokke personeel. Slegs deur middel van ons almal se deelname, samewerking en betrokkenheid kan die plat- teland volhoubaar voortbestaan. Borgskappe en donasies Gemeenskapsbetrokkenheid en ondersteuning is een van die voertuie wat Suidwes Landbou gebruik om terug te gee aan ons kliënte, ons lede en ons aandeelhouers. Daar is in die 2018/2019-finansiële jaar R794,255 in die Suidwes- gemeenskappe aan onder meer die volgende bestee: • Opvoedkundige instansies (skole); • Gemeenskapsprojekte; • Boeredae vir plaaseienaars, plaasbestuurders, op- Suidwes Landbou bied ‘n tweede suksesvolle skolesportdag aan komende boere en plaaswerkers; op Wolmaransstad, waaraan 11 skole, 42 spanne en 642 leerlinge deelgeneem het. • Damesoggende; • Droogtehulpprojekte en -skenkings; FOKUS NA BUITE Inligting- en demonstrasiedae • Jongboertjiedae vir die jeug; en Vernuwing en verandering vind deurlopend plaas, daarom • Gemeenskapsfeeste. is dit noodsaaklik vir produsente om ingelig te bly rakende nuwe boerderytendense, meganisasiepraktyke, asook poli- As gevolg van die kwynende staatshulp aan skole, het tieke en ekonomiese uitdagings. Die volgende geleenthede Suidwes ’n groot behoefte by skole in die gemeenskappe is aangebied: waar ons opereer, geïdentifiseer. Suidwes het, soos tevore, die inisiatief geneem om ’n skoolhoofdedag te organiseer. Geleentheid Area of dorp Tydens hierdie dag is die behoeftes van skole bespreek en het Suidwes sy bestaande vyfjaar-borgskap aan deelne- Spreekbeurte by Boereverenigings en De Hoop Boerevereniging – Wessels- mende skole bevestig. Dié borgskap behels dat sportklere Studiegroepe bron en -toerusting geborg word, asook ‘n finansiële inspuiting Hertzogville Boerevereniging – Hert- aan elke skool gemaak word. zogville Broekman Studiegroep – Bothaville Mooiveld Boerevereniging – Wes- selsbron Migdol Boereklub – Migdol Reivilo Boerevereniging – Reivilo Vaalbank Studiegroep - Makwassie Inligtingsdae Wolmaransstad Schweizer-Reneke Stella/Kameel Agrifriend Demonstrasiedae Nampopark Schweizer-Reneke Agri Noordwes Jongboerkonferensie 2018 Uurpan Safari Lodge, Schweizer-Reneke Skaapinligtingsdag Wolmaransstad Suidwes Landbou borg die sportdrag van 33 skole in die Suidwes- Tuingroente Inligtingsdag Bultfontein bedieningsgebied. Hier ontvang Hoërskool Wolmaransstad hulle Suidwes- Beesvleisdag Makwassie geborgde rugbytruie. Suidwes Damesdag 2018 Wolmaransstad Nampo 2018 Nampopark Die Netbalspan van Laerskool Lichtenburg ontvang hulle sportdrag. Nampo 2018 Tydens Nampo, 15 – 18 Mei 2018, was daar op Suidwes Landbou se nuwe perseel ‘n miernes van bedrywighede. Handel, Graan, Agrifriend, AgriCapital, Terratek en Menslike Hulpbronne was betrokke en het afsondelike uitstalruimtes beman. Die GameX-Vuurwapen Afdeling van Suidwes Handel het ook uitgestal en die vorige jaar se omset is reeds op dag 2 verbygesteek. Daar is afgesluit met ‘n omset van R2,7m.

Oorweldigende positiewe terugvoering is ontvang en die nuwe perseel is deur duisende feesgangers besoek. Suidwes Landbou het dit ook moontlik gemaak dat 35 stu- dente van die Landbou Fakulteit van die Universiteit van die Vrystaat, Nampo 2018 kon bywoon. Die Thusang Primary School van die Kgakala-woongebied, wat deur Suidwes geborg word, het tydens die Suidwes Personeelvergadering in Leeudoringstad opgetree. Suidwes Landbou Damesdag Op 15 September 2018 het 250 dames die Suidwes Land- bou Damesdag bygewoon wat buite Wolmaransstad aangebied is. Trudie Badenhorst het as seremoniemeester opgetree, met Gretha Wiid as gasspreker en Corlea Botha as gaskunstenaar. Suidwes Landbou se betrok- kenheid en deelname aan Nampo 2018 was ’n reuse sukses. Duisende besoekers het die Suidwes-perseel besoek, lekker gratis koffie geniet en hulle verkyk aan ‘n wye reeks produkte Goeie bywoning tydens die CASE Stroper-demonstrasie buite Schweizer-Reneke. Die jaarlikse Suidwes Damesdag Gretha Wiid tree op as motiver- is deur 250 dames bygewoon. ingspreker tydens die Suidwes Corlea Botha het opgetree as Damesdag. gaskunstenaar. Dr Herman van Schalkwyk praat Die Suidwes Beesvleisdag naby Kommunikasie met kliënte, lede en aandeelhouers met die Wesselsbron-produ- Makwassie is deur 35 produ- Daar word gereeld deur middel van gedrukte media met sente tydens die De Hoop Boer- sente bygewoon. Suidwes se verskillende belangegroepe gekommunikeer evereniging se vergadering. deur te konsentreer op inligting wat heersende tendense in die landbou aanspreek en wat produsente van hulp kan Die CASE-trekker wat deur Mnre Hennie Gous (Agrifriend) wees om hul boerderypraktyke te verbeter. Suidwes en Northmec aan die en Johan vd Merwe (Northmec) gemeenskap van Mier geskenk is. oorhandig ‘n CASE-trekker aan Nuuswaardige gebeure van die Suidwes Groep word gereeld die lede van die Mier Game Trust aan plaaslike en nasionale gedrukte media voorsien om in Upington. ook op dié manier met belangegroepe te kommunikeer en hulle op hoogte te hou van gebeure in Suidwes se bedien- ingsgebied. Dr Herman van Schalkwyk gebruik ook die nuusbrief, Uit Herman se Kantoor, om gereeld oor maatskappy- en land- bousake met Suidwes se ongeveer 3,900 aandeelhouers te kommunikeer. Ons Eie is ’n tydskrif wat elke tweede maand verskyn en aan alle Suidwes-aandeelhouers versprei word. Dit fokus hoofsaaklik op landbousake, maar dien ook as vertoon- venster vir die maatskappy.

Sprekers tydens die Agri Noordwes Jongboerkon- ferensie buite Schweizer- Reneke. Suidwes Landbou tree op as hoofborg. Ons Eie – die lyfblad en glanstydskrif van Suidwes Land- Suidwes Landbou is vir die bou wat elke twee maande verskyn. tweede jaar die trotse borg van die Agri Noordwes Jongboerkonferensie. Spreekbeurte tydens Boereverenigingvergaderings Suidwes Skaalbraai Daar word gepoog om jaarliks besoek af te lê by ten min- Soos in 2017 is daar na afloop van die oesinname ’n braai- ste 15 boereverenigings in die Suidwes-bedieningsgebied. vleis vir die produsente by die betrokke silo gehou. Die Tydens hierdie geleenthede word boere toegespreek deur gebruik het mettertyd agterweë gebly, maar is in 2017 dr Herman van Schalkwyk (Groep HUB, Suidwes), mnr weer afgestof en daar is weer behoorlik gekuier by die Hansie Viljoen (Voorsitter van die direksie, Suidwes), onderskeie Suidwes-silo’s. Tydens die geleentheid is pro- asook die plaaslike wyksdirekteur. Relevante terugvoer- dusente bedank vir hulle lojale en getroue ondersteuning. ing van die maatskappy word verskaf en terugvoer word ook van kliënte gevra. Topklante Erkenningsaand Die Suidwes Topklantefunksie is vir die vyfde jaar tydens ‘n swierige geleentheid by die Riverside Sun Hotel in Van- derbijlpark aangebied. Die 120 gaste is deur Touch of Class vermaak tydens ’n bootrit op die Vaalrivier. Suidwes Landbou se bestuur, direksie en produsente kuier gesellig Die jaarlikse Skaalbraai, om die oesinname tydens die Suidwes Topklantefunksie by die Riverside Sun Hotel in te vier, is by verskeie Suidwes-silo’s gehou. Vanderbijlpark. FOKUS NA BINNE Hoofborg: Agri Noordwes Jongboerkonferensie Kommunikasie met personeel Suidwes Landbou tree as hoofborg op tydens Agri Noord- Werknemer- en kliënteverbondenheid is die resultaat van wes se Jongboerkonferensie in 2018 tot 2020. Tydens die effektiewe en tydige kommunikasie. Die volgende kom- 2019-konferensie, wat by Uurpan Safari Lodge buite Schweizer- munikasieplatforms word deur Suidwes gebruik: Reneke gehou is, is die 130 konferensiegangers blootgestel aan die volgende: • Gereelde bestuursvergaderings tussen hoofbestuur en hoofde van divisies; • Marnus Brooderyk, entrepreneur, outeur en gewilde spreker het opgetree as motiveringspreker en het ge- • Maandelikse divisievergaderings; fokus op “Verandering, innovasie & entrepeneurskap”. • Kwartaallikse Bestuur Indaba’s; • Paneelbespreking onder leiding van dr Herman van Schalkwyk, met die tema: “Die fondasie van innovasie • Gereelde sessies oor mediese- en aftreefondse; en entrepreneurskap”. • Jaarlikse personeel-erkenningsgeleetheid; ’n Suksesvolle damesprogram is ook aangebied. Die ge- leentheid is afgesluit met ’n Gala-funksie waartydens mnr • Gedrukte media, byvoorbeeld Ons Eie en Esprit de Corps; Dawie Rothman aangewys is as die Noordwes Jongboer van die Jaar. • Elektroniese media, byvoorbeeld e-pos, intranet, SMS’e en elektroniese nuusbriewe; en • Sosiale media, byvoorbeeld Facebook en Instagram.

Personeelvergaderings en dorpvergaderings Die Esprit de Corps is ’n twee-maandelikse personeel- Daar word jaarliks in verskeie dorpe in die Suidwes- tydskrif wat propvol bestuurs- en personeelbydraes is. bedieningsgebied personeelvergaderings gehou. Tydens dié Die tydskrif is baie gewild onder personeel, omdat die in- geleenthede bestee dr Herman van Schalkwyk en die res ligting vars en relevant is. van die bestuurspan tyd saam met personeel en bespreek relevante personeel- en besigheidsaangeleenthede. Die doelwit van dorpsvergaderings is om samewerking en skakeling tussen die verskillende divisies binne Suidwes te verbeter. Maandelikse dorpsvergaderings word gehou deur die bestuur van afdelings wat in die dorp betrokke is, waar- tydens geleenthede en uitdagings in die spesifieke dorp bespreek word. As gevolg van die verhoogde samewerking tussen divisies, word diens aan kliënte ook verbeter. Personeelvergaderings word gehou in Schweizer-Reneke, Esprit de Corps – die Suidwes-nuusblad vir Wolmaransstad, Vryburg en Leeudoringstad. alle personeel, verskyn elke twee maande. Suidwes Bestuur Indaba Personeelerkenning Verskeie Suidwes Indaba’s vir alle middel- en seniorbestuur Die jaarlikse Personeelerkenningsaand is ‘n hoogtepunt op het plaasgevind. Tydens die geleentheid is die volgende die personeelkalender. Die geleentheid is by Nampopark punte aangespreek: buite Bothaville gehou en is deur 300 gaste bygewoon. • Kliënte- en personeelterugvoering per video-opnames Tydens Suidwes se jaarlikse • Gasspreker: Mark Berger – “Hoe om jou kliënte terug te wen” Personeelerkenningsaand • Maatskappynuus ontvang Phillip Oelofse, Onderdele Bestuurder Vryburg, ‘n toekenning van Pieter van Zyl, HUB: Agrifriend Equipment. Die tweede Suidwes Indaba 2018 het op 21 Junie 2018 Suidwes se jaarlikse Personeelerkenningsaand is deur in Leeudoringstad plaasgevind. Die geleentheid is deur 300 personeellede en hul gades bygewoon. 160 middel- en seniorbestuur bygewoon. Loslitdag 2018 Loslitdag en Valentynsdag word ook jaarliks met groot ywer deur die Suidwes-personeel ondersteun. Spesifieke temas word uitgebeeld en in die proses word ‘n gesonde gees onder personeel bevorder. Mnr Mark Berger, motiveringspreker, Mnr Hansie Viljoen het tydens het gepraat oor kliëntediens asook die Bestuur Indaba bestuurders hoe om verlore kliënte terug te wen. aangemoedig om met groter erns hul bedryfspunte te bestuur en foute te beperk. Gedrukte media Suidwes-personeel neem deel Valentynsdag is met Die nuusbrief, Uit Herman se Kantoor, word deur dr Herman aan die jaarlikse Loslitdag. oorgawe gevier. van Schalkwyk gebruik om gereeld met personeel te kom- munikeer oor personeel- en maatskappysake.

ONTWIKKELING VAN MENSLIKE KAPITAAL IN-HUIS OPLEIDING VAARDIGHEIDSONTWIKKELING EN LEERLINGSKAPPE (1 Mei 2018 – 30 April 2019) Jaarliks word jongmense die geleentheid gebied om deur middel van die Suidwes Vaardigheidsontwikkeling- en Leer- Dit is Suidwes se strewe om vaardige en presterende lingskapprogram ’n kwalifikasie te verwerf. AgriSETA het werknemers te werf, te ontwikkel en te behou. Suidwes ook gehelp met befondsing daarvan en daar is aan sewe strewe na ’n werksomgewing wat meewerk om personeel kandidate van Handel die opleidingsgeleentheid gebied. aan te moedig om hulle beter te kwalifiseer, sodat elkeen se volle potensiaal bereik en benut kan word, tot voordeel VAKLEERLINGSKAPPE van die werknemer en die werkgewer. Met die hulp van AgriSETA is fondse bewillig om vakleerlinge in diens te neem en te help met die ontwikkeling van hul beroepe. Tipe opleiding Totaal Agrinet CRM 42 Gedurende Julie 2019 is twee diesel werktuigkundiges Arbeidsverhoudinge 2 gekwalifiseer en in permanente poste geplaas. Basiese werksessies 198 Bedryfsopleiding 3 Daar is twee vakleerlinge by Instandhouding waarvan die Bedryfsprosedures 26 een besig is om homself te kwalifiseer as ’n Passer en Besigheidsetiket 14 Draaier en die ander een as ’n Ketelmaker (“boiler”). Brandbestryding 19 Broodkoring gradering 9 Drie dieselwerktuigkundige vakleerlinge is nou besig met Dissiplinêre Kursus 8 hulle tweede jaar en vyf dieselwerktuigkundige vakleer- Equip-heelgoedere 24 linge is besig om hulle prakties van 85 weke te voltooi. Excel Inleidend 2 Hulle doen dit onderskeidelik te Schweizer-Reneke, Goedere 23 Hoopstad, Wolmaransstad en Bothaville Werkswinkels. Heelgoedere opleiding 46 Gedurende 2020 kan hulle aansoek doen vir die vaktoets. Hulplyn 12 Intermediêre Excel 6 STUDIELENINGS Klantediens 15 Fasiliteite vir studielenings aan permanente werknemers Kommunikasie vaardighede 312 en hul direkte familie (man, vrou, kinders) is beskikbaar. Laaigraaf 7 Die bedrag van die lening mag nie meer as 60% van die Laboratorium kursusse 19 werknemer se maandelikse salaris beloop nie en verder Leierskap Ontwikkeling 27 moet hulle aan die studieleningsbeleid voldoen. MCS Office 24 Mieliegradering 9 BEURSE - LOOPBAANONTWIKKELING N1 Wiskunde 6 AgriSETA verskaf fondse aan Suidwes om te verseker Noodhulp 52 dat die personeel binne die organisasie toegerus word “People”-vaardighede 28 met die nodige kwalifikasies. Benewens spesifieke eise, Posgraadwaardering 12 kwalifiseer Suidwes vir diskresionêre toelaes, wat deur Prestasiebestuur Meesterklas 231 AgriSETA vir bykomende opleiding en vir indiensneming Produkopleiding 79 van leerlingskappe toegeken word. Projekbestuur 8 Prosedure 61 Gedurende 2018 was daar 12 studente wat ingeskryf het vir Psigometrie-toetsing 1 AMP (Gevorderde bestuursprogram) by NWU (Noordwes Uni- Rekenaarvaardigheid 129 versiteit – Potchefstroom). 10 studente het ook ingeskryf vir Sage 5 MBP (Middel Bestuursprogram). Al die studente het die kur- Silo-opleiding 9 sus suksesvol voltooi. Ongelukkig kon een van ons studente, Stelselkennis 56 mnrJimmy Jason, nie sy kursus voltooi nie - hy is gedurende Swaartekragopleiding 8 2018 oorlede. Dit het ’n groot leemte in die groep gelaat. Tegniese Opleiding 25 Trokstoter 11 In-huis opleiding word in verskeie rigtings aangebied en Veiligheid 119 spreek die behoeftes van elke werknemer aan. Werkne- Veranderingsbestuur 79 mers word hierdeur bemagtig en kan sodoende pro-aktief Verkope 6 optree om aan die kliënte se behoeftes te voldoen. Formele opleiding by tersiêre instansies vind op verskeie vlakke plaas en behels bestuurs-, vaardigheids- en spesialisopleid- ing. Hierdie opleiding sluit Bestuursprogramme, Nagraadse Diploma in Bestuur, Nagraadse Diploma in Rekeningkunde, asook CIMA-sertifikate in Bestuurs Rekeningkunde in. Daar is ook verskeie ander opleiding wat gevolg word, naamlik: • Projekbestuur; • Leierskapsontwikkeling; • Analitiese Chemie (NviroTek); en • Vraghantering (NQF3 – opleiding – Agrinet).

Vurkhyser 8 handelstakke en 50% in die Sentrale Kantoor, wat ’n groot Vurkhyserdrywer 2 bydrae tot elektrisiteitbesparing in die Groep meebring. Waardes en Gedrag 15 Werksplekverhoudinge 17 Beroepsveiligheid en -gesondheid Wetgewing 54 Suidwes steun die visie om ’n veilige en gesonde omge- Groot totaal 1,868 wing vir besoekers en werknemers te verskaf en die nodige opleiding en materiaal te voorsien om die werknemers in te Die volgende opleiding is reeds geskeduleer vir 2019: lig aangaande die potensiële risiko’s en bewusmaking van • Noodhulp; gevare in die werkarea en -omgewing. • Vurkhyser (opvolg en vir nuwe kandidate); • Brandbestryding; Opleidingsaksies met beeldmateriaal word geloods om • Werk op hoogtes; werkers in hoë risiko werkareas (waar gereelde ongelukke • Steiers; plaasvind), meer bewus te maak van die gevare in hul omgewing. Opleiding in beroepsveiligheid geskied vanaf vakleerlingskap tot aspirant bestuurders. Self oudits, veiligheidsverteenwoordiger inspeksies en korporatiewe inspeksies word deurlopend gedoen om aan Suidwes se standaarde te voldoen. • Trokstoter, of meer bekend as LOCO; Suidwes beskik oor ’n volledige Veiligheidsbestuur- sisteem welke aanlyn op Suidwes se Intranet beskikbaar • Arbeidsverhouding; is, wat elke Bedryfspunt Bestuurder maklike toegang daartoe verleen. Alle nodige vorms vir die aanmeld van • Leierskap; en ongelukke, asook inspeksieregisters en -handleidings met veiligheidsinligting, word voorsien as hulp vir alle • Kassier: Prosedure en Beleid bestuurders. Deelname aan loopbaanuitstalling by NWU (Noodwes Lynbestuurders is verantwoordelik vir die implementering Universiteit – Potchefstroom) van veilige, gesonde en omgewings-vriendelike beleide en Suidwes Landbou is deur die Opleidingspan by die loop- prosesse met die oog daarop om: baanuitstallings wat by NWU (Noordwes Universiteit – Potchefstroom) gehou is, verteenwoordig. • te verseker dat voldoen word aan wetlike voorskrifte wat op die omgewing betrekking het; OMGEWINGS- EN BEROEPSVEILIGHEID Omgewingsbeleid • die gebruik van energie en water tot die minimum te beperk; Suidwes Landbou lê klem op die identifikasie en bestuur van omgewingsrisiko’s. Besparing van natuurlike hulp- • die gebruik van middels wat skadelik vir die omgewing bronne en energie is ‘n prioriteit vir die maatskappy in is te vermy; en geheel en daar word deurentyd gepoog om die gebruik van skadelike middele tot die minimum te beperk. Her- • te verseker dat senior bestuur by veiligheidsaksies winning van alle moontlike materiaal word aangemoedig. betrokke is. Die energieverbruik in die Suidwes Groep is nie hoog in Die Departement van Arbeid doen gereelde ondersoeke vergelyking met ander industrieë nie, maar dit laat wel en inspeksies by Suidwes se bedryfspunte - geen wesen- ’n koolstofvoetspoor by die punt van opwekking. Alter- like afwykings is deur hulle gevind nie. natiewe word deurentyd ondersoek. Die volgende bedryfspunte is deur die Departement van Elektriese opwekking deur sonpanele is by Boshof- Arbeid gedurende die laaste 12 maande besoek: handelstak opgerig. Son-energie is verder benut deur son- verhitte warmwaterverwarmers by alle slaapkwartiere en • Silo’s: Wolmaransstad, Vryburg, Leeudoringstad, Christiana nuwe opgraderings te installeer. en Hoopstad. Energiebesparingsgloeilampe, asook LED-buise, word • Handelstakke: Reivilo, Bloemhof, Wolmaransstad, Leeu- gesamentlik met bewegingsensors by bedryspunte geïn- doringstad, Christiana, Vryburg, Stella en Makwassie. stalleer om energiebesparing te bevorder. Gemiddeld 45% van alle buise in die silo’s is LED-buise, met 68% in die • Werkswinkels: Wolmaransstad en Schweizer-Reneke.