Buku Panduan Event

Buku Manual Event PALA NUS ANTARA \"Conveying The Story Of Nusantara Through Design\" www.palanusantara.com

ABOUT US PALA lahir dari ikatan emosional yang erat dengan budaya Indonesia yang penuh warna serta harapan untuk memperkenalkan potensi Nusantara sebagai cakrawala dunia baru. PALA mengedepankan konsep ceria, sederhana, dan elegan dalam setiap produk yang dibuat. Produk PALA dibuat khusus untuk karakter kamu yang unik namun bergaya,. PALA menghantarkan perspektif baru dalam mengapresiasi keindahan budaya Indonesia tanpa mengurangi kualitas atau orisinalitas. 1

STRUKTUR CEO Sendri Widiyanto CFO COO Alfonso Riantino Ilham Pinastiko GENERAL MANAGER Andang Syamsuri Production Administration & Marketing Social Media RND Creative Manager Finance Manager Manager Manager Manager Manager Purchasing Officer Finance Digital Copywriter Product Fotografer Staff Marketer Development Visual CNC Operator Marketplace Artist Sanding Specialist Detailing Customer Finishing/Coating Relation Leather Marketing Assembly Executive Expedition Officer Online Offline WhatsApp Wholesale Website Event Shopee Consignment Tokopedia B2B Blibli B2B 2

DEFINISI EVENT Event adalah sebuah kegiatan display secara luar jaringan (luring) sebagai salah satu metode penjualan. Event adalah tanggung jawab dari marketing executive sebagai salah satu kegiatan dalam marketing offline. 3

TAHAPAN EVENT SEBAGAI MARKETING EXECUTIVE SEBELUM Sebelum melaksanakan event, Marketing Executive harus mengisi tabel general check list (lihat formulir lampiran 1/General Task List). Dimana hal tersebut berisi tahapan-tahapan yang harus dilakukan, sebagai berikut : 1. Menerima informasi mengenai event yang akan diselenggarakan (lihat formulir lampiran 2/Informasi Event). Diharapkan marketing executive mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya. Yang meliputi apa nama event, tempat dan tanggal pelaksanaan, persyaratan yang harus dipenuhi (t&c event), serta contact person yang bisa dihubungi. 2. Mengikuti seluruh kegiatan rangkaian pra-event seperti webinar ataupun technical meeting yang diselenggarakan oleh panitia. 3. Membuat Surat Pengajuan Dana (lihat formulir lampiran 3/Surat Pengajuan Dana). Terdiri dari seluruh biaya yang dikeluarkan. Bandung : Transport dan Makan Luar Bandung : Penginapan, tiket, makan, dan transport serta biaya lain-lain Ditandatangani oleh marketing executive, marketing manager, dan general manager. 4. Mempersiapkan produk dan membuat surat jalan (lihat formulir lampiran 4/Surat Jalan). Yang berisi list product dan marketing kit, yang kemudian ditandatangani oleh marketing executive, marketing manager, serta general manager. 5. Membuat Surat Permintaan barang yang akan dibawa (lihat formulir lampiran 5/Surat Permintaan Barang). Berisi mengenai list produk display dan selling. Ditandatangani oleh marketing executive, marketing manager, serta general manager. 4

6. Packing (memastikan produk dibawa) (lihat formulir lampiran 4/Surat Jalan) Setelah semua surat sudah ditandatangani, selanjutnya siapkan barang yang akan dibawa menggunakan koper dan totebag serta pastikan kembali dengan mengisi general check list. 7. Survey area dan koordinasikan dengan pihak penyelenggara terkait (administrasi, tanda pengenal, dan lain-lain). EVENT 8. Penataan (lihat referensi penataan di lampiran) Menata booth untuk event (pastikan sambungan listrik dan lampu), menyiapkan struk, edc, qris, dan channel pembayaran lainnya. 9. Menyambut konsumen, melakukan pendekatan, dan menawarkan produk kepada konsumen. Meliat potensial konsumen dan menawarkan peluang B2B. 10. Pencatatan (lihat formulir lampiran 6/Catatan Penjualan Tabel 1) Pada saat event lakukan pencatatan penjualan, menyimpan bukti struk penjualan, serta melakukan packing untuk konsumen dan memastikan booth tetap rapi dan dokumentasi. Bisa berupa copy invoice, tanda terima, dokumentasi untuk seluruh laporan. 11. Last day event (lihat formulir lampiran 6/Catatan Penjualan Tabel 2) Lakukan rekap penjualan, list barang yang terjual dan yang masih ada (untuk memastikan produk yang tidak ada adalah yang terjual). 12. Packing (memastikan produk dibawa : lihat formulir lampiran 4 dan 6) Pastikan kembali tidak ada barang yang tertinggal. 5

SETELAH 13. Kembali ke Kantor Rekap kembali penjualan untuk dilaporkan ke marketing manager dan finance manager. 14 Membuat surat pengembalian dana (struk transport dll) dan claim reimbursement (lihat formulir lampiran 7/Surat Penggunaan Dana). 15. Laporan ke admin untuk konfirmasi pengembalian barang. 16. Pemeriksaan akhir kesesuaian data dan produk yang dibeli oleh konsumen. 17. Mengisi formulir evaluasi event (lihat formulir lampiran 8/Evaluasi Event). 18. Melaporkan general check list kepada marketing manager (lihat formulir lampiran 1/General Task List). 6

PROSES JAM TANGAN PALA NUSANTARA RND Production & Marketing, Purchasing Quality Marketing Production, Control Manager Purchasing Plan Body Melakukan Berdiskusi Membeli Watch riset pasar apakah produk raw material dan desain Watch layak untuk Leather untuk diproduksi rencana secara massal Strap produksi atau tidak Sebelum Produksi Ketika Produksi Crown CNC Mesin Potong Head Watch Kayu Drilling & Finishing Assembly Buckle Poleshing List Burnishing Sanding Stitching Hole Glue Emboss Skiving Cut Edging Punch Setelah Produksi Membuat Membuat strategi Memproses strategi untuk pemasaran (online pemesanan Produksi Aset sosial media konsumen Visual oleh (plan konten) dan offline) (shipping) Creative 7

SEBELUM PRODUKSI Research and Development & Creative RnD melakukan riset pasar dan riset desain yang dibantu oleh creative untuk memberikan referensi pada setiap produk PALA Nusantara. pitching -> evaluasi -> evaluasi akhir -> produksi Production Manager dan Marketing Manager Kemudian RnD berdiskusi dengan production manager dan marketing manager mengenai plan produk dengan COO, general manager, serta marketing manager untuk menentukan apakah produk memenuhi spesifikasi untuk diproduksi secara massal atau tidak. Marketing, Production, dan Purchasing Plan Marketing Plan : Menyusun strategi untuk memasarkan produk. Purchasing Plan : Membuat daftar barang-barang yang harus dibeli untuk memenuhi produksi. Prosess Purchasing Dilakukan oleh purchase staff untuk melakukan pembelian raw material ke supplier. Quality Control Raw material yang sudah dibeli oleh purchase staff dilakukan quality control sebelum masuk ke tahapan produksi. 8

KETIKA PRODUKSI Body Watch Potong Raw material berupa kayu gelondongan dipotong sesuai Kayu kebutuhan. Terdapat 2 jenis ukuran material part jam yang terdiri dari kepala jam dan dudukan mesin (1.5 - 2 cm), dan tutup CNC belakang (0.8 - 1 cm). Semua ukuran/dimensi dari tiap part kayu Mesin memiliki spesifikasi dimensi standar yang pihak produksi sudah tetapkan. Crown Kayu yang sudah dipotong kemudian masuk ke mesin CNC. Mesin CNC berjalan secara otomatis dengan kendali atau control secara komputerisasi yang telah terprogram. Setiap part jam memiliki settingan mesin CNC yang berbeda-beda dengan program CAM yang berbeda pula. Tiap part jam memiliki intensitas penggunaan tooling atau pisau CNC yang berbeda- beda tiap part memiliki estimasi waktu pengerjaan yang berbeda. Crown Logam -> QC -> Semi Finishing -> QC -> Polishing Crown Kayu -> QC -> Semi Finishing -> QC -> Fisnishing Head Pembentukan raw kayu menjadi produk jam setengah jadi yang Watch terdiri dari head bodi jam, dudukan mesin, dan bagian tutup. Drilling & Produk jam setengah jadi yang terdiri dari head bodi jam, Finishing dudukan mesin, dan bagian penutup kemudian diamplas pada tahapan semi finishing. Setelah dilakukan pengamplasan proses selanjutnya adalah proses pengeboran tiap lubang pada jam kayu yang terdiri dari lubang crown, lubang baut pada head jam dan tutup. Tahap terakhir yaitu pengacatan produk jam kayu dengan cat clear. 9

KETIKA PRODUKSI Watch Lea ther Strap Cut Raw material berupa kulit dipotong menjadi lembaran ukuran Skiving strap. Ukuran strap terdiri dari dua ukuran, yaitu : Ukuran strap regular (lebar 2,4 cm) Ukuran strap mini (lebar 2,0 cm) Proses penipisan kulit menggunakan mesin penipis kulit. Standar ketebalan strap PALA Nusantara yaitu 2,5 mm Emboss Proses pembuatan logo di ujung strap dengan teknik press dengan berbagai macam logo sesuai seri PALA. GGlluuee Kulit yang sudah melalui proses penipisan (leather skiving) Hole Punch digabungkan menggunakan lem khusus kulit. Proses pelubangan strap kulit untuk lubang buckle, lubang pin buckle, dan radius ujung dengan menggunakan alat kulit yang berbeda-beda. Stitching Stitching Proses jahit strap kulit secara handmade. Sanding Sanding Proses pengamplasan pinggir stap kulit untuk mendapatkan hasil pinggir yang rata dan presisi. Burnishing Burnishing Proses penutupan pori-pori pada pinggir strap kulit dengan menggunakan cairan khusus burnish dan pengampelasan. List Edging List Edging Proses pembuatan garis pinggir pada strap kulit. Polishing Polishing Proses pemolesan kulit supaya tidak terlihat kusam dengan menggunakan mink oil (khusus kulit). 10

Buckle Buckle Assembly Proses pemasangan buckle pada strap kulit. Assembly Proses perakitan body watch dan watch leather strap. SETELAH PRODUKSI Produksi Aset Visual oleh Creative Melakukan produksi aset visual (foto dan editorial) Membuat strategi untuk sosial media (plan konten) Membuat plan konten dan memposting untuk media sosial serta e- commerce. Membuat strategi pemasaran (online dan offline) Menyusun strategi untuk memasarkan produk serta memantau penjualan di website, ecommerce,WhatsApp serta tiktok shop. Memproses pemesanan konsumen (shipping) Produk yang dibeli oleh konsumen selanjutnya akan dipacking kemudian dikirimkan ke alamat konsumen melalui ekspedisi. Event Mendata produk apa saja yang akan dipamerkan Menyapa dan menawarkan produk kepada konsumen Mencari kosumen potensial untuk B2B Mengikuti event serta melakukan penjualan Mengumpulkan kontak konsumen 11

MARKETING KIT Marketing Kit adalah media/barang yang digunakan untuk promosi yang memiliki fungsi untuk mendukung peningkatan penjualan suatu produk. Kategori Perkiraan Jumlah Lokasi A Pengunjung/Booth Mall 15 - 75 orang B 75 - 100 orang Event Lokal C > 100 orang Event Internasional Event Besar No Marketing Kit Qty A Qty B Qty C 1 pasang 1. Kakek Nenek 1 pasang 1 pasang 1 pcs 2. Lampu Neon PALA 1 pcs 1 pcs 2 pcs Nusantara 6 pcs 4 pcs 3. Miniatur Tangan 1 pcs 1 pcs 2 pcs 4 pcs 4. Display Papan Kayu 1 pcs 2 pcs 5. Kain Batik 12

6. Look Book 1 pcs 3 pcs 5 pcs 8. Katalog 1 pcs 3 pcs 5 pcs 7. Flayer 500 pcs 1.000 pcs 1.500pcs 9. Kartu Nama 1 Box 2 Box 5 Box 10 Banner Discount 1 pcs 2 pcs 4 pcs 11. Mini banner product 1 pcs 3 pcs 6 pcs 12. Koper 1 pcs 2 pcs 2 pcs 13. Akrilik 10 pcs 20 pcs 42 pcs *disesuaikan juga dengan ukuran dan layout booth 13

MARKETING KIT Kakek Nenek Lampu Neon Katalog Miniatur Tangan Flyer Mini Banner Discount Koper Kartu Nama Display Papan Kayu Akrilik Kain Batik Banner Discount Look Book 14

PRODUK SERI VARNA SERI SATTVA Rp 519.000 - Rp 646.000 Rp 649.000 - Rp 759.000 Material : Sono keling, Maple Material : Sono keling, Maple Reguler : Reguler : Merah, Cemani, Bulat Cemani, Bulat Merah, Arwana, Bulat Arwana Cokelat, Mini : Bulat Cokelat Cemani, Mini : Arwana, Merah, Merak, Cokelat, Tarsius, Natural Kura, Kucing Merah SERI ABHISANA GAWAI Rp 2.200.000 Rp 242.210 Material : Material : Kuningan, Maple Maple Kuningan, Sonokeling Gada, Pilihan Warna : Yanu Merah, Kuning, PRODUK LAIN Hijau, Biru Tua, Biru Muda. Rp 189.000 - Rp 2.000.000 Subak Limited Collaboration Mawa 40 mm x 40 mm 35 mm x 35 mm Diameter Regular Diameter Mini 15

LAMPIRAN





*Formulir Lampiran 1 KREASI PALA NUSANTARA CHECK LIST Jl. Kaum Cipaganti, no 44/35A. Bandung, Jawa Barat No. Telp: 022-2035262, email: [email protected] General Task List Berisi mengenai tabel kendali kegiatan dari sebelum event dimulai sampai dengan seluruh kegiatan event tersebut berakhir. NO. KETERANGAN 1. Product knowledge 2. Mengikuti rangkaian kegiatan pra event 3. Mengisi formulir informasi event (lihat formulir lampiran 2) 4. Membuat dan mengisi surat pengajuan dana (lihat formulir lampiran 3) 5. Membuat dan mengisi surat jalan (lihat formulir lampiran 4) 6. Membuat dan mengisi surat permintaan barang (lihat formulir lampiran 5) 7. Melakukan packing barang yang akan dibawa 8. Survey area 9. Melakukan penataan display 10. Mempersiapkan produk selling 11. Mencatat dan menyimpan bukti penjualan 12. Dokumentasi 13. Pencatatan penjualan (tabel 1 form lampiran 6) 14. Rekap penjualan (tabel 2 form lampiran 6)

15. Memastikan bukti penjualan dan barang terjual sesuai 16. Memastikan produk untuk dibawa pulang (lihat formulir lampiran 3) 17. Packing 18. Membuat laporan rekap penjualan 19. Membuat surat pengembalian dana dan claim reimbursement (lihat formulir lampiran 7) 20. Berkoordinasi dengan admin untuk pengembalian barang event 21. Mengisi formulir evaluasi event (lihat formulir lampiran 8) 22. Memastikan seluruh kelengkapan dokumen telah terisi dan lengkap Yang Mengajukan, Mengetahui, .................................. .................................. (Marketing Executive) (General Manager)

*Formulir Lampiran 2 KREASI PALA NUSANTARA INFORMASI Jl. Kaum Cipaganti, no 44/35A. Bandung, Jawa Barat EVE NT No. Telp: 022-2035262, email: [email protected] Marketing Executive harus mencari informasi pada tabel dibawah ini : NO. TASK LIST INFORMASI 1. Nama Event 2. Lokasi 3. Waktu 4. Contact Person 5. T&C 6. Price 7. Ukuran Booth 8. Fasilitas yang Disediakan

*Formulir Lampiran 3 KREASI PALA NUSANTARA SURAT Jl. Kaum Cipaganti, no 44/35A. Bandung, Jawa Barat PENGA JUAN No. Telp: 022-2035262, email: [email protected] DA NA No. : ......./......./...... Tanggal : Untuk : (nama event) (lokasi) (tanggal pelaksanaan) NO. TANGGAL DANA yang NOMINAL KETERANGAN DIGUNAKAN TRANSPORT 1. 2. 3. dst. TOTAL Rp....... Yang Mengajukan, Menyetujui, Mengetahui, .................................. .................................. (General Manager) .................................. (Marketing Executive) (Marketing Manager)

*Formulir Lampiran 4 KREASI PALA NUSANTARA Jl. Kaum Cipaganti, no 44/35A. Bandung, Jawa Barat SURAT JALAN No. Telp: 022-2035262, email: [email protected] No. : ......./......./...... Tanggal : Untuk : (nama event) (lokasi) (tanggal pelaksanaan) PRODUCT LIST DISPLAY & SELLING NO. PRODUCT QTY QTY MB BOX CHECK (DISPLAY) (SELLING)

MARKETING KIT NO. PRODUCT QTY Yang Mengajukan, Menyetujui, Mengetahui, .................................. .................................. (General Manager) .................................. (Marketing Executive) (Marketing Manager)

*Formulir Lampiran 5 KREASI PALA NUSANTARA SURAT PERMINTAAN Jl. Kaum Cipaganti, no 44/35A. Bandung, Jawa Barat BARANG ( SELLING) No. Telp: 022-2035262, email: [email protected] No. : ......./......./...... Tanggal : Untuk : (nama event) (lokasi) (tanggal pelaksanaan) PRODUCT LIST NO. PRODUCT QTY Yang Mengajukan, Menyetujui, Mengetahui, .................................. .................................. (General Manager) .................................. (Marketing Executive) (Marketing Manager)

*Formulir Lampiran 6 KREASI PALA NUSANTARA CATATAN Jl. Kaum Cipaganti, no 44/35A. Bandung, Jawa Barat No. Telp: 022-2035262, email: [email protected] PENJU ALAN No. : ......./......./...... Tanggal : Untuk : (nama event) (lokasi) (tanggal pelaksanaan) TABEL 1 : DATA BASE PENJUALAN EVENT N TANGGAL NAMA PRODUCT Q JENIS NO. EMAIL/ KET O. KONSU SELLING T PEMBAY TELP SOSMED Y MEN ARAN TABEL 2 : DAFTAR PRODUK LIST dan TERJUAL NO. PRODUCT QTY (L) QTY (S) QTY (L) - QTY (S) KET *Produk yang tercantum pada tabel product list (QTY L) dikurangi dengan product selling (QTY S), bertujuan untuk memastikan produk yang keluar adalah produk yang terjual.

*Formulir Lampiran 7 KREASI PALA NUSANTARA SURAT Jl. Kaum Cipaganti, no 44/35A. Bandung, Jawa Barat PENGGU NAAN No. Telp: 022-2035262, email: [email protected] DA NA No. : ......./......./...... Tanggal : Untuk : (nama event) (lokasi) (tanggal pelaksanaan) NO. TANGGAL DANA yang NOMINAL KETERANGAN DIGUNAKAN TRANSPORT 1. 2. 3. dst. TOTAL Rp....... *note : Laporan Pengajuan Dana sebesar Rp ………. Mengetahui, Kekurangan/pengembalian sebesar Rp …….. Yang Mengajukan, .................................. (Marketing Manager) .................................. Menyetujui, (Marketing Executive) .................................. (General Manager) *Bukti penggunaan dana dicantumkan dalam lampiran

*Formulir Lampiran 8 KREASI PALA NUSANTARA EVALUASI Jl. Kaum Cipaganti, no 44/35A. Bandung, Jawa Barat No. Telp: 022-2035262, email: [email protected] EVE NT No. : ......./......./...... Tanggal : Untuk : (nama event) (lokasi) (tanggal pelaksanaan) NO. HAMBATAN SOLUSI KETERANGAN 1. 2. 3. dst. TOTAL Rp....... *note : Laporan Pengajuan Dana sebesar Rp ………. Kekurangan/pengembalian sebesar Rp …….. Yang Mengajukan, Mengetahui, .................................. (Marketing Manager) .................................. Menyetujui, (Marketing Executive) .................................. (General Manager) *Bukti penggunaan dana dicantumkan dalam lampiran