การใช้งานโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2016

การใช้งานโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2016

คานา ปจั จบุ ันต้องยอมรับวา่ คอมพวิ เตอรไ์ ด้เขา้ มามีสว่ นร่วมในระบบ ธรุ กิจอยา่ งมาก ไม่ว่าจะเปน็ เรื่องของการจัดเกบ็ ฐานข้อมูล การ ประมวลผล การเกบ็ สถติ ิ รวมไปถงึ การนาเสนอ ซึ่งในสว่ นของ การนาเสนอน้ันคงหนไี มพ่ น้ การใชโ้ ปรแกรมยอดฮติ ตดิ อันดับ อยา่ ง Microsoft PowerPoint 2016 ดงั นนั้ หนังสอื เลม่ นี้จึงไมไ่ ดม้ ีเฉพาะเนื้อหาในสว่ น เทคนคิ การตกแตง่ สไลดเ์ ทา่ นน้ั แต่เราได้เพิ่มเคล็ดลบั สาหรบั การนาเสนอเขา้ ไปดว้ ย วิลาวัณย์

สารบัญ  Power Point คอื อะไร 4  การเรม่ิ ใชง้ านโปรแกรม 6  การใช้เครอ่ื งมือและลักษณะพเิ ศษใหมๆ่ 10 ในการสรา้ ง Presentation 14  การออกแบบงานนาเสนอ Design 15  การกาหนดการเคลอื่ นไหวในขณะเปล่ียนหน้าสไลด์ 19 (Slide Transition) 24  การสรา้ งและคุณสมบตั ิตา่ งๆ เก่ียวกบั Chart 27  การกาหนดการนาเสนอ  การกาหนดคา่ การปรับแตง่ VDO

Microsoft PowerPoint โปรแกรม Microsoft PowerPoint เป็นโปรแกรมสั่งงาน คอมพิวเตอรท์ ่ถี ูกออกแบบมาให้ใช้กับงานดา้ น การนาเสนอเร่ืองราวต่างๆ (Presentation) ในลักษณะคล้ายๆกบั การฉายสไลด์ (Slide Show) โดย เราสามารถใชค้ าสง่ั ของ PowerPoint สรา้ งแผน่ สไลดท์ มี่ รี ปู ภาพและ ขอ้ ความบรรยายเร่ืองราวท่ีต้องการจะนาเสนอได้อย่างรวดเร็ว พร้อมท้ัง กาหนดลกั ษณะแสงเงา และลวดลายสพี ้ืนใหส้ ไลดแ์ ตล่ ะแผ่นมคี วาม สวยงามน่าสนใจย่งิ ข้นึ นอกจากนี้เรายงั สามารถกาหนดรปู แบบการฉาย สไลดแ์ ต่ละแผน่ อยา่ งต่อเนอ่ื ง และใชเ้ ทคนิคพิเศษในการแสดงขอ้ ความ แตล่ ะบรรทดั เพ่อื ให้ผชู้ มการฉายสไลดค์ ่อย ๆ เหน็ ขอ้ ความบรรยายและ ภาพเหลา่ นที้ ลี ะขน้ั ๆ อยา่ งตอ่ เนอื่ งกันเป็นเร่อื งราวตามระยะเวลาที่เรา กาหนดไว้

ลักษณะการทางานของโปรแกรม Microsoft PowerPoint การทางานในรปู ของภาพนิ่ง (slide) คือแผ่นเอกสารเดย่ี วๆ ท่ี แสดงสิง่ ตา่ งๆ ตวั อักษร กราฟตาราง รปู ภาพ หรืออื่นๆ และสามารถ แสดง สไลด์ลงบนแผ่นกระดาษหรอื เคร่อื งฉายข้ามศรษี ะ หรือหนา้ จอคอมพวิ เตอร์ หรอื เคร่ืองฉาย โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2016 เปน็ โปรแกรมส่ังงาน คอมพิวเตอร์ทถี่ กู ออกแบบมาให้ใช้ กับงานด้าน การนาเสนอเร่ืองราวต่าง ๆ (Presentation) ในลักษณะคล้ายๆ กบั การฉายสไลด์ (Slide Show) โดย เราสามารถใชค้ าสงั่ ของ PowerPoint สร้างแผ่นสไลด์ท่มี ีรปู ภาพและ ข้อความบรรยายเรอื่ งราวที่ต้องการจะนาเสนอได้อย่างรวดเรว็ พรอ้ มทัง้ กาหนดลกั ษณะแสงเงา และลวดลายสพี ื้นให้สไลด์ แต่ละแผน่ มคี วาม สวยงามนา่ สนใจยง่ิ ขึ้น นอกจากนี้เรายังสามารถกาหนดรปู แบบการฉาย สไลดแ์ ต่ละแผน่ อย่างตอ่ เน่ือง และใชเ้ ทคนิคพเิ ศษในการแสดงขอ้ ความแต่ ละบรรทัด เพอ่ื ใหผ้ ู้ชมการฉายสไลดค์ อ่ ยๆ เห็นข้อความบรรยายและภาพเห ล่านท้ี ลี ะขัน้ ๆ อยา่ งต่อเนอื่ งกันเป็นเรอ่ื งราวตามระยะเวลาทีเ่ รากาหนดไว้

เรมิ่ ใชง้ านโปรแกรม Microsoft PowerPoint • 1. คลกิ ปุ่ม Start บนแถบ Task bar 2. เลือก All Programs -> Microsoft Office 3. เลอื ก Microsoft Office PowerPoint 2016 จะเปิดให้ ใชง้ านไดท้ ันที

ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม • ก่อนที่จะทางานกบั โปรแกรม Microsoft Office PowerPoint คณุ จะตอ้ งรู้จกั กบั สว่ นประกอบของหนา้ จอ โปรแกรมก่อน เพ่อื จะได้เขา้ ใจถงึ สว่ นตา่ งๆ ท่ีจะกล่าวอ้างถึง ในเอกสารเลม่ นไ้ี ดง้ ่ายข้ึน

 File (Back State) เป็นปุ่มคาสั่งเก่ยี วกับการทางานของแฟ้มงาน เชน่ New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ

• Quick Access Toolbar เปน็ แถบเครอ่ื งมือให้คณุ เรียกใชง้ านได้ อยา่ งรวดเร็ว ผู้ใช้สามารถเพ่มิ ปุ่มคาสง่ั ท่ีใช้งานบอ่ ยๆ ไว้ในแถบ เครอ่ื งมือนี้ได้ • Title bar แถบแสดงชอ่ื โปรแกรมและช่อื ไฟลป์ ัจจุบันท่คี ณุ เปิดใช้ งานอยู่ • แถบ Ribbon เป็นแถบทร่ี วบรวมคาสง่ั ต่างๆ ของเมนหู รือทูล บาร์ เพ่อื ให้ผูใ้ ชเ้ ลือกใชง้ านง่ายข้นึ • Status bar แถบแสดงสถานการทางานปจั จบุ ันบนหน้าจอ • View bar แถบแสดงมุมมองเอกสารในแบบต่างๆ การสร้างงาน นา เสนอใหม่ โปรแกรม

การใช้เครื่องมอื และลกั ษณะพเิ ศษใหมๆ่ ในการสรา้ ง Presentation • ข้อความ • รูปร่าง (AutoShape) • รปู ภาพ (Picture/ClipArt) การสร้างขอ้ ความมี 2 แบบ 1. สรา้ งโดยการใช้ Text box 2. สรา้ งโดยการใช้ WordArt

การสร้างขอ้ ความโดยการใช้ Text box • เม่ือคณุ ตอ้ งการกรอบข้อความแบบปกติ ใหส้ รา้ งโดยการใช้ Text box มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกแท็บ Insert เลือกปุ่ม Text box 2. Drag วางบนพ้ืนที่ว่างของสไลด์พิมพข์ อ้ มลู ไดท้ ันที  การสรา้ งขอ้ ความโดยการใช้ WordArt • เม่ือคณุ ต้องการข้อความท่ีสวยงามกว่าปกติ ใหส้ ร้างโดย การใช้ WordArt มีข้ันตอนดังน้ี 1. คลกิ แทบ็ Insert เลือกปม WordArt 2. คลกิ แบบที่ต้องการ จะแสดงกรอบดังรปู 3. พมิ พ์ข้อความได้เลย

การตกแตง่ ข้อความใน WordArt • ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงแกไ้ ขขอ้ ความใน WordArt มีขั้นตอนดง้ น้ี 1. เลือก WordArt ที่จะแก้ไข 2. คลกิ ปมุ่ เครื่องมือจากแถบ Ribbon ช่อื Format 3. รปู แบบของ WordArt นน้ั กจ็ ะเปล่ยี นแปลงไป

การสรา้ ง AutoShape • ถา้ ตอ้ งการวาดรปู เอง ใชเ้ คร่อื งมือ AutoShape เขา้ มาช่วยในการ ทางาน มขี นั้ ตอนดงั น้ี 1. คลิกแทบ็ Insert เลอื กคาสั่ง Shapes 2. คลิกเลอื กรปู ที่ต้องการวาด แลว้ drag ลงบนพ้นื ทใ่ี นสไลด์  การสร้างรปู ภาพ (Picture/ClipArt) ในกรณีท่คี ณุ ตอ้ งการเลอื กรปู ภาพจากแฟม้ งานอ่นื เลอื กจาก คาสั่ง Picture มขี ั้นตอนดงั นี้ 1. คลกิ แท็บ Insert เลือกคาสั่ง Picture 2. จะปรากฏไดอะลอ็ กบ็อกซ์ Insert Picture

การออกแบบงานนาเสนอ Design หลงั จากทส่ี รา้ งสไลดเ์ สร็จแลว้ เพ่ือใหก้ ารนาเสนอผลงานดู น่าสนใจขึ้น คณุ สามารถออกแบบงานนาเสนอ เช่น การกาหนดขนาด และตาแหน่งในการจัดวางของหนา้ สไลด์ การกาหนดและปรบั เปล่ียน รปู แบบสาเรจ็ รปู การกาหนดพน้ื หลงั สไลด์ เปน็ ตน้ 1.คลกิ แถบ Ribbon ช่ือ Design 2. สว่ นน้ที ่ีแถบ Scrollbar คลิกปมุ่ ลกู ศรลง จะปรากฏแบบของ Design ให้เลอื ก 3. นาเมาสไ์ ปช้ที ่ี Design แตล่ ะแบบ จะแสดงตวั อย่างบนสไลด์ ปจั จบุ ันทันที 4. คลกิ เลอื กแบบท่ีตอ้ งการ

การกาหนดการเคลอ่ื นไหวในขณะเปลยี่ นหน้า สไลด์ (Slide Transition)  กาหนด Effect ใหแ้ ต่ละสไลด์  กาหนดความเร็วในขณะทเ่ี ปลี่ยนสไลด์  กาหนดเสียง  ต้ังเวลาการเปล่ียนสไลด์  การกาหนด Effect ใหแ้ ต่ละสไลด์ • หลังจากทส่ี ร้างสไลดเ์ สร็จแลว้ เพื่อให้การนาเสนอผลงานดนู า่ สนใจ ขึน้ คุณสามารถกาหนด Effect การ เคล่อื นไหวของสไลด์แต่ละหน้า ได้ มีขน้ั ตอนดังนี้

• 1. คลิกแถบ Ribbon ช่อื Transitions • 2. ส่วนน้ีทแ่ี ถบ Scrollbar คลิกปุม่ ลกู ศรลง จะปรากฏแบบ ของ Effect การเล่ือนสไลด์ให้เลือก • 3. นาเมาสไปชที้ ่ี Transition แตล่ ะแบบ จะแสดงตัวอยา่ ง บนสไลดป์ จั จบุ นั ทนั ที • 4. คลกิ เลอื กแบบที่ต้องการ

กาหนดเสียงและความเรว็ ในขณะเปล่ียนสไลด์ • หลงั จากเลอื ก Transition แล้ว ต้องการกาหนดรายละเอยี ด เพิ่มเติม มีข้ันตอนดังน้ี 1. คลิกปมุ่ ลูกศรลงของชอ่ ง Sound เลอื กเสยี งท่ีต้องการ 2. ทีช่ อ่ ง Duration เลอื กความเรว็ ในการเปลี่ยนสไลด์ 3. คลกิ ป่มุ Apply To All เพื่อใหท้ ากบั สไลดท์ ง้ั หมด ถ้าตอ้ งการทา กับสไลด์หนา้ เดียวกไ็ มต่ ้องเลอื กป่มุ นี้

ต้งั เวลาการเปลย่ี นสไลด์ • เมอ่ื กาหนด Effect และรายละเอยี ดอ่ืนๆ แล้ว ตอ้ งการ กาหนดเวลาในการเปลยี่ นสไลด์มขี ้ันตอนดงั น้ี • ทสี่ ว่ นของ Advance Slide มีให้เลอื ก 2 แบบ คือ เปลี่ยนสไลด์เมอื่ ใช้เมาสค์ ลกิ ตั้งเวลาอตั โนมตั ิทกุ กวี่ ินาที จากตวั อย่างนี้กาหนดเปน็ 1 วนิ าที

การสรา้ งและคุณสมบัติตา่ งๆ เก่ียวกบั Chart • การสรา้ ง Chart • การจดั การกบั ขอ้ มลู (Data Source) ของ Chart • การตกแตง่ Chart ใหน้ า่ สนใจมากขึน้ o การสรา้ ง Chart ในโปรแกรม PowerPoint ถา้ คุณต้องการนาเสนอ ผลงานด้วยกราฟ มีขนั้ ตอนดังนี้ 1. เปิดสไลดห์ นา้ ใหม่ คลกิ ลูกศรลงของปมุ่ 2. เลอื กแสดงไลดท์ เี่ ป็นกราฟ ในทนี่ เี้ ลือก แบบที่ 2 Title and Content

3. คลิกไอคอนรูปกราฟ จะปรากฏไดอะล็อกบอ็ กซ์ Insert Chart ให้ เลอื กประเภทของกราฟ และรปู แบบยอ่ ย เสร็จแล้วคลกิ ปม OK 4. จะแสดงหนา้ จอตารางให้ป้อนขอ้ ความและตัวเลขลงไปตาม ตาแหน่งเซลล์นน้ั ๆ

5. ในช่วงขอ้ มูลท่ีโปรแกรมกาหนดไวใ้ ห้ (สังเกตจากเสน้ กรอบสีนา้ เงนิ ) ถ้ามีคอลัมน์หรอแถวว่างทีไ่ ม่ได้ใช้งาน ให้เลอื กหวั คอลมั นห์ รือหวั แถว แล้วคลิกขวาเลอื กคาสั่ง Delete 6. ปดิ กรอบหนา้ ต่างโปรแกรมลง จะกลับมาที่ PowerPoint และแสดง รูปกราฟทส่ี ร้างไว้

• การจัดการกับข้อมูล (Data Source) ของ Chart • กรณที ส่ี รา้ งกราฟแลว้ เลอื กชว่ งข้อมูลผิด คณุ สามารถ เปล่ียนแปลงช่วงข้อมูลใหมไ่ ด้ โดยมขี ั้นตอนดงั นี้ 1. คลกิ รูปกราฟท่ตี อ้ งการแกไ้ ข 2. ทีแ่ ถบ Ribbon ช่ือ Chart Tools หัวข้อ Design ในส่วนของ Data คลิกปุ่ม จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Select Data Source ใหเ้ ปลย่ี นแปลงรายละเอียด

3. จากตัวอยา่ งนค้ี ลกิ ปมุ่ Switch Row/Column เสร็จแล้ว คลกิ ป่มุ OK 4. ผลลัพธท์ ี่ไดก้ จ็ ะเปลย่ี นแปลงไป ดงั รูป  การตกแต่ง Chart ให้น่าสนใจมากขึน้ นอกจากการเปลย่ี นแปลงแกไ้ ขกราฟทที่ าใหข้ อ้ มลู ของคุณถูกตอ้ งแลว้ คุณยงั สามารถตกแตง่ กราฟใหส้ วยงาม ขน้ึ ดว้ ย มีข้ันตอนดังนี้ 1. คลกิ ส่วนของกราฟทต่ี ้องการตกแต่ง 2. ทแ่ี ถบ Ribbon ช่อื Chart Tools หวั ขอ้ Design ในสว่ นของ Chart Style มีแบบสาเร็จรปู ใหเ้ ลอื กใช้ ไดเ้ ลย หรือคลกิ ขวาเลือกคาส่งั Format Chart Area (หรือ Format...แลว้ แต่สว่ นท่เี ลือก)

การกาหนดการนาเสนอ • กาหนดลักษณะของการนาเสนอ • กาหนดตัวเลอื กสาหรบั การนาเสนอ • กาหนดจานวนสไลดท์ ต่ี อ้ งการนาเสนอ กาหนดลักษณะของการนาเสนอ • ในการนาเสนอผลงาน คุณสามารถเลือกชนดิ ของการแสดงผลได้ มีขนั้ ตอนดงั น้ี 1. คลิกแท็บ Slide Show เลือกป่มุ จะปรากฏไดอะลอ็ กบอ็ กซ์ ใหก้ าหนดรายละเอยี ด

2. ตอ้ งการกาหนดลกั ษณะการนาเสนอ เลอื กจากในสว่ นของ Show Type เปน็ การนาเสนอผลงานแบบเตม็ จอ เปน็ การนาเสนอผลงานแบบหน้าต่าง เป็นการนาเสนอผลงานแบบ Touch Screen กาหนดตัวเลือกสาหรับการนาเสนอ • หลงั จากที่เลอื กชนดิ ของการแสดงผล คุณสามารถกาหนดตวั เลือก ในการนาเสนอผลงานได้ มขี ั้นตอนดังนี้ 1. ท่ไี ดอะลอ็ กบ็อกซ์ Setup Show ใหก้ าหนดตวั เลอื กการนาเสนอ จากสว่ นของ Show Options เมื่อมีการกาหนด Slide Transition เป็น Automatic ให้ ทาการวนซ้าไปเรื่อยๆ จนกว่าจะกดป่มุ Esc เป็นการนาเสนอสไลด์โดยไม่ show เสยี งบรรยาย เป็นการนาเสนอสไลดโ์ ดยไม่ show animation เลือกสีของปากกา เป็นคา่ Default เลือกสีของเลเซอร์พ้อยเตอร์ เป็นค่า Default

กาหนดจานวนสไลด์ท่ตี ้องการนาเสนอ • หลงั จากที่กาหนดตวั เลือกของการนาเสนอแลว้ คณุ สามารถ กาหนดจานวนสไลดท์ ี่ตอ้ งการนาเสนอผลงานได้ มี ขัน้ ตอนดังน้ี 1. ท่ีไดอะลอ็ กบ็อกซ์ Setup Show ให้กาหนดจานวนสไลดท์ ่ี ตอ้ งการนาเสนอจากสว่ นของ Show slides เลือกแสดงเฉพาะสไลด์หน้าทต่ี อ้ งการ จาหน้า… ถงึ … ในตัวอยา่ งนี้ เลอื กหน้า 3 ถงึ หน้า 9 แสดงผลการนาเสนอสไลดท์ ง้ั หมด เลือกแสดงเฉพาะสไลดท์ กี่ าหนดใน Custom show 2. กาหนดจานวนสไลดเ์ สรจ็ แลว้ คลกิ ปุ่ม OK

การกาหนดคา่ การปรบั แต่ง VDO • กาหนดลกั ษณะของการนาเสนอ ดว้ ย VDO • กาหนดตัวเลือกสาหรบั การนาเสนอ ดว้ ย VDO • กาหนดจานวนสไลดท์ ี่ตอ้ งการนาเสนอ ดว้ ย VDO กาหนดลักษณะของการนาเสนอ • ในการนาเสนอผลงาน คณุ สามารถเลอื กชนดิ ของการแสดงผลได้ มีขน้ั ตอนดังนี้ • 1. คลกิ แท็บ Insert เลือกปมุ่ จะปรากฏไดอะล็อกบ๊อกซ์ให้ ทาการแทรกไฟล์ VDO

2. ต้องการกาหนดลกั ษณะการนาเสนอ ในสว่ นของรูปแบบการ นาเสนอแบบพิเศษ 3. จากการแทรก VDO ใน Office 2016 ยงั สามารถตัดตอ่ VDO ไดเ้ ลยโดยการเลือกที่ Tab Playback และเลือก Trim VDO

4. จากรูปเมอ่ื เราเลือก Trim VDO เราสามารถเลอื กช่วง หรอื การ ตดั VDO ในชว่ งท่ไี ม่ตอ้ งการได้เลย 5. ทดสอบการเล่น VDO ในช่วงท่ีต้องการ

การใชง้ านโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2016 ผจู้ ดั ทา 1. นางสาวจันทิมา เหล่าเมฆ รหสั 6132160003 2. นางสาววลิ าวัณย์ ชยู อด รหสั 6132160014 3. นางสาวสุมติ ตา รกั ษาผล รหัส 6132160016 4. นางสาวอมรรตั น์ สมุทรสงิ ห์ รหสั 6132160017 5. นางสาวอทุ มุ พร เทยี นแย้ม รหัส 6132160021