คู่มือการปฏิบัติงานกระบวนการ E-Office

คู่มือการปฏิบตั งิ าน (Work Manual)กระบวนการพฒั นาระบบสานกั งานอิเล็กทรอนกิ ส์ (E-Office) กลุม่ พัฒนาส่อื ดิจทิ ัลและระบบบริการอเิ ล็กทรอนิกส์ ศูนยเ์ ทคโนโลยีสารสนเทศและการสอ่ื สาร สป.

คานา การจัดทาคู่มือการปฏิบัติงานกระบวนการพัฒนาระบบสานักงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office)ฉบับนี้ เป็นการดาเนินการสืบเน่ืองจากการทบทวนการออกแบบกระบวนการปฏิบัติงาน โดยการรวบรวมวิเคราะห์ข้อมูลที่เกย่ี วข้องเพื่อจัดทาข้อกาหนดที่สาคัญ ๕ ด้าน ประกอบดว้ ย ด้านความต้องการของผู้รบั บริการด้านความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ด้านกฎหมาย ด้านประสิทธิภาพ และด้านความคุ้มค่าและการลดต้นทนุ การดาเนินงาน และนามากาหนดตัวช้ีวดั ภายในกระบวนการ ตัวช้ีวัดผลการดาเนินงาน รวมถงึ การกาหนดมาตรฐานในการปฏิบัติงานของกระบวนการให้มีความชัดเจน สมบูรณ์ในทุกขั้นตอนเพื่อให้บุคลากรของศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสาร สานักงานปลัดกระทวงศกึ ษาธิการ ท่ีรับผิดชอบตามกระบวนการน้ี ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ตลอดจนผู้ที่สนใจทั่วไปไดศ้ ึกษาหรอื นาไปปรับใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ตามความเหมาะสมตอ่ ไป ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสาร หวังเป็นอย่างยิ่งว่า คู่มือการปฏิบัติงานกระบวนการพัฒนาระบบสานักงานอิเล็กทรอนิกส์ ( e-Office) ฉบับนี้จะเป็นประโยชน์ต่อแนวทางการปฏิบัติงานของผู้ท่ีรับผิดชอบ ตลอดจนหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องได้ศึกษาและนาไปปรับใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ตามความเหมาะสมต่อไป ศนู ยเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศและการสื่อสาร สานกั งานปลดั กระทรวงศึกษาธิการ สิงหาคม 2560

สารบัญ หน้าคานา ๒สารบญั ๒ ๒-๓  วตั ถปุ ระสงค์ (Objectives) ๓-๔  ขอบเขต (Scope) ๔-๕  คาจากดั ความ (Definition) ๖-๑๑  หนา้ ทคี่ วามรับผิดชอบ (Responsibilities) ๑๒-๑๓  ผงั กระบวนการปฏบิ ตั งิ าน (Work Flow) ๑๔  ข้นั ตอนการปฏบิ ตั ิงาน (Procedure) ๑๕  มาตรฐานการปฏิบัติงาน (Work Standard)  ระบบการตดิ ตามประเมนิ ผล (Evaluation)  เอกสารอ้างองิ (Reference Document)ภาคผนวก  แบบฟอรม์ วเิ คราะหก์ ระบวนการตารางท่ี ๑-๙  แบบฟอรม์ ท่ีใช้ในการปฏิบัตงิ าน

คมู่ ือการปฏิบัติงาน กระบวนการพฒั นาระบบสานกั งานอิเล็กทรอนคิ ส์ (e-Office) *******************ความเปน็ มาและความสาคญั ของคมู่ อื ตามที่สานักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ ได้มีนโยบายพัฒนาสานักงานให้เป็นสานักงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (Information and CommunicationTechnology : ICT) เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการและปฏิบัติงานสานักงานให้มีประสทิ ธิภาพ ได้แก่ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบควบคุมงบประมาณ ระบบการลา ระบบจองห้องประชุม ระบบจองรถยนต์ระบบจดั เก็บเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ ระบบทะเบียนประวตั กิ ารอบรม ฯลฯ นนั้ ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศมีการพัฒนาอย่างต่อเน่ืองและรวดเร็ว ทาให้ระบบสานักงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) สานักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ จะต้องมีการปรับปรุงและพัฒนาตามความตอ้ งการของผู้ใช้งาน และกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงไป จึงจาเป็นอย่างย่งิ ที่จะต้องพัฒนาหรือปรบั ปรุงระบบเพื่อให้ระบบดังกล่าวสามารถทางานได้สอดคล้องกับการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพและลดความสน้ิ เปลอื งของเอกสารและขนั้ ตอนการทางานท่ีซ้าซ้อน ดังนนั้ ศนู ยเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศและการสือ่ สาร สป. ในฐานะเปน็ หน่วยงานที่รับผดิ ชอบในด้านการพัฒนาและส่งเสริมการนาระบบเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในการบริหาร การบริการและเรียนรู้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้านการพัฒนาระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเพื่อการศึกษาให้ครอบคลุมมีเสถียรภาพ ตอบสนองความต้องการใช้งาน และด้านการพัฒนาระบบฐานข้อมูลกลางด้านการศึกษาของประเทศให้เป็นเอกภาพและเป็นปัจจุบันทันต่อการใช้งาน ตลอดจนจัดหาทรัพยากรพ้ืนฐานด้านเทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อใช้ในการบริหารการบริการ เรียนรอู้ ยา่ งพอเพียง ทว่ั ถึง และเหมาะสมกับการแสวงหาความรู้และจดั การองค์ความรู้อย่างต่อเน่อื งซ่ึงเป็นกระบวนการที่สาคัญของหน่วยงานท่ีเป็นกลไกในการส่งเสริมให้ความรู้แก่หน่วยงานต่าง ๆ ในสังกัดสานักงานปลัดกระทรวงและหน่วยงานที่ใช้ระบบสานักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-office) โดยการนานวัตกรรมทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสารมาบริหารจัดการในหน่วยงานไปสู่การปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยวิธีการต่างๆ เช่น การให้การอบรมด้านคอมพิวเตอร์ ข้อเสนอแนะ คาแนะนา การสนับสนุนเอกสาร คู่มือการอบรม การสาธิต/การสอน/การฝึกปฏิบัติเก่ียวกับการใช้นวัตกรรมด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสอื่ สาร การจัดทาคู่มือการปฏิบัติงานการพัฒนาระบบสานักงานอิเล็กทรอนิคส์ (e-Office) ฉบับน้ี เป็นการดาเนินการสืบเนื่องจากการทบทวนการออกแบบกระบวนการปฏิบัติงาน โดยการรวบรวม วิเคราะห์ข้อมูลท่ีเกี่ยวข้องเพ่ือจัดทาข้อกาหนดท่ีสาคัญ ๕ ด้าน ประกอบด้วย ด้านความต้องการของผู้รับบริการด้านความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ด้านกฎหมาย ด้านประสิทธิภาพ และด้านความคุ้มค่าและการลดตน้ ทนุ การดาเนินงาน และนามากาหนดตวั ช้ีวัดภายในกระบวนการ ตัวชีว้ ัดผลการดาเนินงาน รวมถึงการกาหนดมาตรฐานในการปฏิบัติงานของกระบวนการให้มีความชัดเจน สมบูรณ์ในทุกขั้นตอนเพ่ือให้บุคลากรของศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสาร สานักงานปลัดกระทวงศกึ ษาธิการ ท่ีรับผิดชอบตามกระบวนการนี้ ใชเ้ ป็นแนวทางในการปฏิบัติงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ตลอดจนผู้ที่สนใจท่ัวไปได้ศึกษาหรือนาไปปรับใช้เพ่ือให้เกิดประโยชน์ตามความเหมาะสมตอ่ ไป

วตั ถปุ ระสงคข์ องการจัดทาคมู่ ือ (Objectives) ๑. เพื่อใหม้ กี ารจดั ทาค่มู อื การปฏบิ ัติงาน มีความชดั เจนอย่างเปน็ ลายลักษณ์อกั ษร ทีแ่ สดงถงึรายละเอียดข้ันตอนการปฏิบัติงานของกระบวนการพัฒนาระบบสานักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-office)ของศนู ย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสอ่ื สาร สป. เพือ่ สรา้ งมาตรฐานการปฏบิ ัติงานท่มี ุ่งไปสูก่ ารบรหิ ารงานท่ีมีคุณภาพและประสิทธิภาพ บรรลุตามวัตถุประสงค์ของโครงการ เพ่ือใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานให้เป็นมาตรฐานเดยี วกัน ๒. เพ่อื ใช้เป็นกรอบและแนวทางในการปฏิบัตงิ านที่เป็นหลักฐาน ซง่ึ สามารถถา่ ยทอดใหก้ บั ผู้ท่ีสนใจได้เข้ามาศึกษาเรียนรู้ปฏิบัติงานใหม่ และใช้ประกอบการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากร หรือเผยแพร่ให้กับบุคลากรผู้ที่ปฏิบัติงานให้เข้าใจและได้ใช้ประโยชน์จากกระบวนการท่ีมีอยู่ เพ่ือให้ตรงตามความต้องการไดศ้ ึกษาหรอื นาไปปรับใช้เพื่อให้เกดิ ประโยชน์ตามความเหมาะสมในการปฏบิ ัตงิ านขอบเขต (Scope) การพฒั นาระบบสานกั งานอิเล็กทรอนคิ ส์ (e-Office) เปน็ กระบวนการทส่ี ่งเสรมิ ใหค้ วามร้แู ก่หน่วยงานในสังกัดสานักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ และสังกัดกระทรวงศึกษาธิการ ในการนานวัตกรรมด้าน ICT ที่เกี่ยวข้องมาใช้เป็นเคร่ืองมือในการบริหารจัดการและปฏิบัติงานสานักงานให้มีประสิทธิภาพและลดข้ันตอนในการทางานที่ซ้าซ้อน ได้แก่ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์,ระบบควบคุมงบประมาณ,ระบบการลา,ระบบจองห้องประชุม,ระบบการใช้รถยนต์,ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทร อนิกส์,ระบบการเบิกจ่ายพัสดุฯลฯ ประกอบกับการพัฒนาสานักงานอิเล็กทรอนิกส์ในระบบราชการท่ีจะต้องดาเนินการในรูปแบบของตัวชี้วัดและเกณฑ์การให้คะแนนตามคารับรองการปฏิบัติราชการระดับสานักไปสู่การปฏิบัติ งานอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้วิธีการต่างๆ เช่น ให้คาปรึกษา จัดอบรมด้าน ICT และพัฒนาระบบต่างๆ เพ่ือให้บริการผ่านระบบดิจิทัลให้คาแนะนาการสนับสนุนคมู่ ือการเกย่ี วกับการใช้นวัตกรรมดา้ น ICT เพื่อให้หน่วยงานนาไปสู่การปฏิบัตไิ ด้อย่างมีประสิทธิภาพ ประกอบด้วย ๓ ข้ันตอนใหญ่ และ ๒๒ ขั้นตอนย่อย ตั้งแต่การจัดทาโครงการการแต่งต้ังคณะจัดทา TOR วิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้ระบบเพ่ือหาแนวทางในการพัฒนาระบบให้มีประสิทธิภาพโดยการจัดประชุมอบรมเพื่อสร้างความเข้าใจให้กับผู้ใช้งานในระบบต่างๆ เพ่ือรับฟังปัญหาและข้อเสนอแนะจากการใชง้ านระบบดังกล่าวแล้วสรปุ รายงานผลให้ผู้บรหิ ารทราบเพ่ือนาไปส่กู ารพัฒนาในระบบต่อไปคาจากัดความ (Definition) การพัฒนาระบบสานักงานอิเล็กทรอนิคส์ (e-Office) ตามคู่มือฉบับน้ี จากขอบเขตการดาเนินงานข้างต้น จะเห็นได้ว่าขอบเขตของการพัฒนาระบบสานักงานอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องพัฒนาระบบต่างๆให้บรรลุตามเกณฑ์การให้คะแนนตามคารับรองการปฏิบัติราชการระดับสานักไปสู่การปฏิบัติ งานอย่างมีประสทิ ธภิ าพ ดังนน้ั จงึ ต้องทราบความหมายของคาทีเ่ ก่ียวข้อง ดงั นี้ ระบบสานกั งานอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (E-Office) หมายถึง ระบบสานกั งานอัตโนมตั ิ ทเี่ ป็นการนาเอาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ รวมถึงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้เพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ มีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น เป็นการประยุกต์ใช้เทคโนโลยี ท่ีทาให้ระบบE-Office สามารถลดการส้ินเปลือง กับเอกสาร การแลกเปล่ียนข้อมูล การตรวจสอบข้อมูลการติดต่อส่ือสารระหว่างบุคลากรในองค์กรและระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร การรักษาความปลอดภัยอานวยความสะดวกในการทางานให้กับบุคลากร โดยสามารถทางานท่ีบ้านหรือจากที่อื่นๆ ที่นาระบบE-Office มาใช้ โดยจะช่วยให้องค์การจัดการข้อมูลและเอกสาร ได้รวดเร็วทันต่อความต้องการและข้อมูลมีความถูกต้องมากข้ึน ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว เช่น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบควบคุม

งบประมาณ ระบบการลา ระบบจองห้องประชุม ระบบจองรถยนต์ ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระบบทะเบียนประวัตกิ ารอบรม ฯลฯ หนว่ ยงานท่ีเก่ยี วขอ้ ง หมายถงึ ๑. หน่วยงานในสานักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ ได้แก่ สานักงานศึกษาธิการจังหวัดทุกจังหวัด สานักงานส่งเสริมการศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัย (ส่วนกลาง) สานักงานคณะกรรมการขา้ ราชการครูและบุคลากรทางการศกึ ษา สานกั งานคณะกรรมการการศึกษาเอกชน สานักนิติการสานักความสัมพันธ์ต่างประเทศ สานักนโยบายและยุทธศาสตร์ สานักตรวจราชการ และติดตามประเมินผลสานักการลูกเสือ ยุวกาชาด และกิจการนักเรียน สถาบันพัฒนาครู คณาจารย์และบุคลากรทางการศึกษา สานักส่งเสริมกิจการการศึกษา กลุ่มพัฒนาระบบบริหาร สป. สานักงานรัฐมนตรี ศธ. กลุ่มตรวจสอบภายใน สป.กลุ่มตรวจสอบภายใน ศธ. ศูนย์ปฏิบัติการต่อต้านการทุจริต ศธ. สานักอานวยการ สป. ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสอ่ื สาร ๒. หน่วยงานในสังกัดกระทรวงศึกษาธิการ ได้แก่ หน่วยงานท่ีมีการใช้ระบบสานักงานอเิ ล็กทรอนกิ ส์ (e-Office) ในทนี่ ้ี ได้แก่ สานกั งานคณะกรรมการการอาชวี ศึกษา การรับรองการปฏิบัติราชการ หมายถึง เป็นเครื่องมือการบริหารจัดการสมัยใหม่ ท่ีช่วยให้ผู้บังคับบัญชาในฐานะเป็นผู้รับผิดชอบสูงสุด (Accountability Holder) และผู้ใต้บังคับบัญชาในฐานะเป็นผู้รับผิดชอบการปฏิบัติงาน (Accountability Holdee) เกิดความเข้าใจร่วมกันและมีความคาดหวังท่ีตรงกันเกี่ยวกับการดาเนินงานและการปรับปรุงการดาเนินงานให้ดีขึ้น รวมทั้งสามารถใช้ประโยชน์ในการจัดสรรงบประมาณและการติดตามผลการปฏิบัติราชการว่าบรรลุผลตามท่ีกาหนดไว้หรือไม่ อย่างไร นอกจากน้ันยังสามารถใช้เป็นข้อมูลในการประเมินศักยภาพของบุคคล ผู้ดารงตาแหน่ง และความเหมาะสมในการมอบหมายความรับผิดชอบ รวมทง้ั เป็นข้อมูลเพ่ือสรา้ งแรงจงู ใจและจ่ายคา่ ตอบแทนตามผลงาน (PerformanceRelated Pay) ในระยะตอ่ ไป คารับรองการปฏิบัติราชการระดับสานัก หมายถึง การแสดงเจตจานงของผู้ทาคารับรองเก่ียวกับการพัฒนาการปฏิบัติราชการ และผลการดาเนินงานของสานัก/ศูนย์ ท่ีหน่วยงานต้องการให้บรรลุผลโดยมีตัวชี้วัด เป้าหมาย และเกณฑ์การให้คะแนนท่ีชัดเจน ระหว่าง ผู้ทาคารับรอง (ผู้อานวยการสานัก/ศูนย์)กบั ผูร้ บั คารบั รอง (หัวหนา้ สว่ นราชการ/ปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร)หน้าทค่ี วามรบั ผดิ ชอบ (Responsibilities) ปลดั กระทรวงศึกษาธิการ : พิจารณาและลงนามอนุมตั ิโครงการเกี่ยวกบั กับการพัฒนาระบบสานักงานอิเลก็ ทรอนิกส์ (E-office) ผู้อานวยการศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสาร : ควบคุม กากับ การดาเนินงานเกี่ยวกับการพัฒนาระบบสานักงานอิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งกล่ันกรอง และเสนอความคิดเห็น เพ่ือประกอบการส่ังการของผู้บริหาร ระดับสูง

ผู้อานวยการกลุ่มพฒั นาสือ่ ดจิ ิทัลและระบบบริการอิเลก็ ทรอนิกส์ : ควบคมุ กากับ ตรวจสอบความถกู ต้องตามระเบยี บกฎหมายตา่ งๆ ในการ ปฏบิ ัติงานของการพัฒนาระบบสานกั งานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) และเสนอ ผอู้ านวยการศนู ยเ์ ทคโนโลยีสารสนเทศและการส่อื สาร เจา้ หนา้ ทที่ ด่ี แู ลและปฏบิ ัตงิ านเกี่ยวกบั ระบบสานักงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) : ปฏบิ ัติการในการจดั ทาเกีย่ วข้องการพฒั นาระบบสานกั งานอิเล็กทรอนกิ ส์ และ ดแู ลการทางานของระบบสานักงานอิเลก็ ทรอนิกส์ (E-Office) ของหนว่ ยงาน สงั กัดสานักงานปลดั กระทรวงศกึ ษาธิการและกระทรวงศึกษาธกิ ารผังกระบวนการปฏิบตั ิงาน (Work Flow) การออกแบบกระบวนการ การพัฒนาระบบสานกั งานอิเล็กทรอนิคส์ (e-Office) เปน็ การดาเนินการตามแนวทางของเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ โดยมีการรับฟังความความต้องการและความคาดหวังของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จัดทาข้อกาหนดที่สาคัญของกระบวนการและตัวชี้วัดประเมินการแล้วนาข้อกาหนดที่ได้ไปใช้ประกอบการออกแบบผังกระบวนการปฏิบัติงานโดยมีผัง กระบวนการปฏิบตั ิงานประกอบดว้ ย ๓ ขน้ั ตอนใหญ่ และ ๒๒ ขั้นตอนย่อย ดังนี้ขั้นตอนท่ี ๑ กระบวนการพัฒนาระบบสานกั งานอเิ ล็กทรอนิกส์ (E-Office)ขั้นตอนท่ี ๑.๑ วิเคราะหค์ วามตอ้ งการปัญหา อุปสรรคและประโยชน์ของ การนาระบบ e-Office ไปใช้ขน้ั ตอนท่ี ๑.๒ จัดทาและขออนุมตั ิโครงการขั้นตอนท่ี ๑.๓ จดั ทา TOR และเสนอขน้ั ตอนที่ ๑.๔ ผู้บริหารให้ความเหน็ ชอบขน้ั ตอนท่ี ๑.๕ขน้ั ตอนที่ ๑.๖ การจดั ซอ้ื จดั จา้ งพัฒนาระบบ ประชมุ คณะกรรมการตรวจรับ และจดั อบรมทดสอบระบบ แจง้ หนว่ ยงานในสังกดั สป. นาระบบไปใช้

ขั้นตอนท่ี ๒ การติดตามการใช้งานระบบสานกั งานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)ขั้นตอนท่ี ๒.๑ การจัดเตรยี มความพรอ้ มข้อมลูขั้นตอนท่ี ๒.๒ จดั เตรียมการดาเนินงานโครงการขัน้ ตอนที่ ๒.๓ อบรมตดิ ตามกลมุ่ เป้าหมายขน้ั ตอนที่ ๒.๔ กลุม่ เปา้ หมาย การเสนอขออนมุ ตั โิ ครงการ เตรยี มขัน้ ตอนการดาเนินงาน ตามโครงการตดิ ตามอบรมขน้ั ตอนท่ี ๒.๕ ดาเนินการอบรม (3 วนั )ขน้ั ตอนท่ี ๒.๖ ประมวลผลหลังการดาเนนิ งาน โครงการติดตามอบรมฯขน้ั ตอนที่ ๒.๗ ส่งเงนิ คนื คลงั และล้างเงนิ ยมื ทดรองราชการขน้ั ตอนที่ ๓ การพฒั นาปรับปรงุ ระบบสานกั งานอเิ ล็กทรอนกิ ส์ (E-Office)ข้ันตอนที่ ๓.๑ วิเคราะหผ์ ลการใช้งานและ ความตอ้ งการของผ้รู บั บริการ ทีม่ ตี อ่ ระบบขั้นตอนท่ี ๓.๒ จัดทาขออนมุ ตั ิโครงการและ ขออนมุ ัตจิ ัดทา TORขั้นตอนที่ ๓.๓ จัดประชุมทา TOR เสนอให้ ผบู้ ริหารใหค้ วามเหน็ ชอบ

ขั้นตอนท่ี ๓.๔ มกี ารจดั ซือ้ จัดจา้ งขั้นตอนท่ี ๓.๕ขน้ั ตอนที่ ๓.๖ จดั ประชุมคณะกรรมการ ตรวจรับ/อบรมผใู้ ช้งานขน้ั ตอนที่ ๓.๗ แจ้งหนว่ ยงานในสังกดั สป.ขั้นตอนท่ี ๓.๘ นาระบบไปใช้ขั้นตอนท่ี ๓.๙ รับแจง้ และดาเนนิ การแกไ้ ข ปญั หาจากการใช้งานของระบบฯ ฯ สรุปวเิ คราะห์ปัญหาและความ ตอ้ งการของผใู้ ชง้ านระบบฯ จัดเก็บข้อมลู ปญั หาและความ ตอ้ งการของผู้ใชง้ านเข้าระบบ สารสนเทศเพอื่ ปรบั ปรงุ ระบบ ผู้ใช้งานและพฒั นาแก้ไขระบบขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedure) กระบวนการพัฒนาระบบสานักงานอิเล็กทรอนิคส์ (e-Office) ตามผังกระบวนการที่ได้นาเสนอข้างตน้ประกอบด้วยขั้นตอนต่าง ๆ รวมท้ังส้ิน ๓ ขัน้ ตอน ซ่งึ มีรายละเอียดของการดาเนินงานในแตล่ ะขนั้ ตอน ดังนี้ข้นั ตอนที่ ๑ : วเิ คราะห์ความตอ้ งการปัญหาอปุ สรรค ประกอบดว้ ยขั้นตอนยอ่ ย ดงั นี้ ขั้นตอนที่ ๑.๑ ศกึ ษาวิเคราะห์นโยบายยทุ ธศาสตร์ ๑.๑.๑ ศกึ ษาวเิ คราะห์นโยบายยุทธศาสตร์ด้านการศกึ ษาในระดับกระทรวงสานกั งาน ปลัดกระทรวงศึกษาธิการ ๑.๑.๒ รวบรวมปัญหาและอุปสรรคตา่ งๆ ท่เี กิดจากการใช้งานระบบ e-office เดิมทั้งหมด ๑.๑.๓ วิเคราะห์ปัญหาอุปสรรคและความตอ้ งการ ความเป็นไปได้ท่ีจะตอบสนอง ความตอ้ งการของผใู้ ช้งานระบบงาน e-office

๑.๑.๔ วเิ คราะห์ระบบเดมิ ๑.๑.๕ กาหนดเขอบเขตการพัฒนาของระบบขนั้ ตอนที่ ๑.๒ จัดทาและขออนุมัติโครงการ ๑.๒.๑ รับเรื่องจากกลมุ่ งานภายในหน่วยงาน ตรวจสอบรายละเอียดของโครงการ ๑.๒.๒ จัดทาหนังสอื เสนอปลัดเพอ่ื ขออนมุ ตั ิโครงการขน้ั ตอนที่ ๑.๓ จดั ทา TOR และเสนอผบู้ รหิ ารให้ความเห็นชอบ ๑.๓.๑ แจง้ ประสานผู้เกยี่ วข้องเพื่อแต่งตั้งเปน็ คณะกรรมการพจิ ารณา TOR ๑.๓.๒ จัดทาหนงั สือเสนอปลดั กระทรวงเพื่อแต่งต้ังคณะกรรมการพิจารณา TOR ๑.๓.๓ ยกรา่ งเอกสาร TOR ๑.๓.๔ จัดทาระเบยี บวาระการประชมุ และหนังสือเชิญประชุมคณะกรรมการ TOR ๑.๓.๕ จดั ประชมุ คณะกรรมการพิจารณากาหนดขอบเขต TOR /สรปุ ผลรายงาน การประชุม ๑.๓.๖ ปรบั แกไ้ ขร่าง TOR ตามมตทิ ปี่ ระชมุ ๑.๓.๗ เสนอคณะกรรมการ TOR ลงนามรับรอง ๑.๓.๘ จัดทาหนังสือเสนอปลัดกระทรวงเพอ่ื ลงนามอนุมัติขอ้ กาหนดและขอบเขต ของการจัดจา้ ง TOR/และแจ้งรายช่อื คณะกรรมการเปิดซองและตรวจรบั พัสดุขั้นตอนท่ี ๑.๔ จดั ทา TOR และเสนอผบู้ ริหารให้ความเห็นชอบ ๑.๔.๑ ดาเนินการพิจารณาคัดเลือกผู้รบั จ้าง/เปิดซอง ๑.๔.๒ ประสาน/ตรวจสอบ/ใหข้ อ้ มลู กบั ผู้ดาเนนิ การรบั จ้างข้ันตอนที่ ๑.๕ วิเคราะห์ตรวจสอบระบบและจัดอบรม ๑.๕.๑ ตรวจรับวเิ คราะหร์ ะบบ ๑.๕.๑.๑. จดั ทาหนงั สือเชิญประชมุ คณะกรรมการตรวจรบั และผู้รบั จา้ ง เพื่อตรวจรบั ระบบงาน ๑.๕.๑.๒. ดาเนินการจดั ประชุมคณะกรรมการตรวจรบั ระบบ e-office ๑.๕.๑.๓. ผู้รบั จ้างนาตวั อย่างระบบที่พัฒนาแล้ว มาใหค้ ณะกรรมการตรวจรบั พจิ ารณา ๑.๕.๒ ทดสอบระบบ ๑.๕.๒.๑. ทา Functional Test ๑.๕.๒.๒. ทา System Test ท้งั ระบบ ๑.๕.๒.๓. เตรยี มขอ้ มลู ตัวอย่าง ๑.๕.๒.๔. นาเข้าขอ้ มลู ตัวอยา่ ง ๑.๕.๒.๕. ทดสอบระบบดว้ ยขอ้ มูลตวั อยา่ งในแตล่ ะ Function การใช้งาน ๑.๕.๒.๖. ทดสอบระบบดว้ ยขอ้ มลู ตัวอยา่ งในภาพรวม ๑.๕.๒.๗. ติดตั้งระบบท่ีผ่านการทดสอบแล้ว ๑.๕.๒.๘. เตรียมเครอื่ งแม่ข่าย ๑.๕.๒.๙. เตรียม Software ( Os, Database, Application, Antivirus ) ๑.๕.๒.๑๐. ตดิ ต้งั Web Server

๑.๕.๒.๑๑. Install Program (Os, Database, Application, Antivirus) ๑.๕.๒.๑๒. Install ระบบงานที่พฒั นาเรยี บร้อยแล้ว ๑.๕.๒.๑๓. ทดสอบระบบหลังการตดิ ต้ัง ๑.๕.๒.๑๔. ผรู้ ับจา้ งจดั ทาเอกสารรายงานการทดสอบและตดิ ต้งั ระบบรวมถงึ คู่มอื ระบบและคู่มือการใช้งาน ๑.๕.๓ จัดอบรมการใช้ระบบงาน ๑.๕.๓.๑. จดั ทาหนังสือเชิญผ้ใู ช้งานเขา้ รับการอบรมระบบ ๑.๕.๓.๒. ดาเนินการอบรม ๑.๕.๓.๓. จดั ทารายงานสรปุ ปญั หาของระบบงานท่เี กิดข้ึนและข้อเสนอแนะ จากผ้เู ข้าอบรมเสนอผบู้ ริหารเพื่อรบั ทราบ ข้นั ตอนที่ ๑.๖. แจ้งหนว่ ยงานในสังกัด สป.นาระบบไปใช้ ๑.๖.๑. จดั ทาหนงั สือแจง้ หน่วยงานทุกสานักในสังกดั สป. เพ่ือเร่ิมตน้ ใช้งานระบบดังกลา่ วขัน้ ตอนท่ี ๒ : การตดิ ตามการใชง้ านระบบสานกั งานอิเลก็ ทรอนิกส์ ประกอบดว้ ยข้นั ตอนยอ่ ย ดงั น้ี ขั้นตอนที่ ๒.๑. การจัดเตรียมขอ้ มลู ๒.๑.๑. รับเร่อื งจากกลมุ่ งานภายในหนว่ ยงาน ตรวจสอบรายละเอยี ดของโครงการ ๒.๑.๒. ศึกษาข้อมลู เช่น เนอ้ื หาแผนบรบิ ททเ่ี ก่ยี วขอ้ งในการจดั สมั มนา ๒.๑.๓. คาสง่ั แต่งตัง้ มอบหมายหนา้ ท่ีในการดาเนินโครงการจดั สมั มนา ๒.๑.๔. จดั ทาวาระประชมุ เตรียมงาน /บนั ทึกเชญิ ประชมุ / ๒.๑.๕. ดาเนินการประชุมจัดเตรยี มงาน ๒.๑.๖. สรปุ ผลมอบหน้าทค่ี วามรับผิดชอบในการเตรียมงานจัดสัมมนา ๒.๑.๗. จดั ทาหนังสอื เชิญประชมุ ผู้ใชง้ านในระบบเพอื่ ติดตามความต้องการและ ข้อเสนอแนะปัญหาของการใช้ระบบ ๒.๑.๘. สรุปผลรวบรวมความต้องการและขอ้ เสนอแนะปัญหาของการใช้ระบบ ข้นั ตอนที่ ๒.๒. การจัดเตรยี มการดาเนนิ งานตามโครงการอบรมตดิ ตามตามกลุม่ เปา้ หมาย ๒.๒.๑. การกาหนดสดั สว่ นกลมุ่ เป้าหมายของโครงการเพ่ือเขา้ รับการอบรม ๒.๒.๒. หาข้อมลู สถานทท่ี ี่เหมาะสม พร้อมตดิ ต่อสถานท่ีอบรม ๒.๒.๓. หาขอ้ มูลวทิ ยากร พร้อมท้งั ตดิ ต่อวิทยากร ๒.๒.๔. เดนิ ทางไปดสู ถานที่ ๒.๒.๕. การคานวณคา่ ใช้จ่ายในการอบรม ขั้นตอนที่ ๒.๓. การเสนอขออนุมัตโิ ครงการ ๒.๓.๑. จัดทาหนงั สอื เสนอขออนุมตั ิโครงการพร้อมโครงการ ๒.๓.๒. จัดทาหนังสือเชิญผู้เข้าอบรมในแตล่ ะสังกัดและแจง้ ประสานผู้ทเี่ ก่ยี วข้อง

ข้ันตอนท่ี ๒.๔ การเตรยี มดาเนินการโครงการ ๒.๔.๑. จดั ทาหนังสอื ยืมเงินและประมาณการคา่ ใช้จ่ายพร้อมการรับเงนิ แลกเงิน กับธนาคาร ๒.๔.๒. เขียนคากลา่ วรายงานและคากล่าวเปดิ การอบรม ๒.๔.๓. จัดทาหนงั สือเชญิ ประธานเปิดการอบรม ๒.๔.๔. จดั ทาหนงั สือขออนุมัติจดั จา้ งรถบัส ๒.๔.๕. จัดทาหนังสือเชญิ วิทยากร ๒.๔.๖. จดั ทาบญั ชผี ู้เขา้ อบรม พรอ้ มตรวจสอบความถูกต้อง ๒.๔.๗. จัดทาหนังสือขออนมุ ัติไปราชการ ๒.๔.๘. ประสานประธานเปิดการอบรม ผู้กล่าวรายงาน พนักงานขบั รถ ผู้เขา้ รับการอบรม และแจง้ ผู้เก่ียวขอ้ งทราบ ๒.๔.๙. ประสานงานเพ่ือขอเอกสารประกอบการอบรมพร้อมจัดทาตน้ ฉบับเอกสาร ประกอบการอบรมพรอ้ มตรวจสอบความถูกต้อง ๒.๔.๑๐.จัดทาแบบประเมนิ ความพงึ พอใจโครงการอบรมและจดั ทาแบบประเมิน ก่อนการอบรมและหลังการอบรม ๒.๔.๑๑.บนั ทึกขอความเห็นชอบจดั ซ้ือจดั จา้ ง (เอกสารการอบรม) วสั ดุ อปุ กรณ์ การอบรม ๒.๔.๑๒.จัดทาปา้ ยชอ่ื วิทยากร ประธานและ ผูเ้ ขา้ อบรมขน้ั ตอนที่ ๒.๕ การจัดดาเนนิ การอบรม (3 วนั ) ๒.๕.๑. รบั รายงานตวั ๒.๕.๒. ดาเนินการอบรมตามโครงการพร้อมอานวยความสะดวกในด้านตา่ งๆ ให้กับผูเ้ ข้ารบั การอบรม ๒.๕.๓. แจกแบบสอบถามพร้อมเก็บรวบรวมแบบสอบถาม ๒.๕.๔. บันทึกอนมุ ัตจิ ดั สรรเงินคา่ พาหนะให้ผู้เข้ารับการอบรมเซ็นรับคา่ พาหนะ และเบย้ี เลยี้ งขน้ั ตอนที่ ๒.๖ ประมวลผลการดาเนินโครงการ ๒.๖.๑. การคยี ร์ หัสขอ้ มูลความพงึ พอใจการอบรมตามแบบสอบถาม ๒.๖.๒. วเิ คราะหแ์ ละสรุปประมวลผลขอ้ มูลความ พงึ พอใจ ๒.๖.๓. ตรวจคะแนนกอ่ น หลังการอบรม ๒.๖.๔. สรปุ คะแนนกอ่ น หลังการอบรม ๒.๖.๕. สรปุ รายงานผลการจดั โครงการในภาพรวมเสนอผู้บรหิ ารขน้ั ตอนท่ี ๒.๗ การส่งคืนเงนิ คลังและลา้ งเงนิ ยืมทดรองราชการ ๒.๗.๑. สรปุ ค่าใชจ้ ่ายการฝึกอบรม ๒.๗.๒. บันทกึ สง่ เงินคนื คลัง พร้อมนาเงนิ สง่ คนื คลังถา้ มเี งินเหลือ

ข้นั ตอนที่ ๓ : การพฒั นาปรบั ปรุงระบบสานักงานอเิ ล็กทรอนิกส์ (e-Office) ประกอบดว้ ยขั้นตอนยอ่ ย ดงั นี้ ข้ันตอนท่ี ๓.๑ ศึกษาวเิ คราะหน์ โยบายยุทธศาสตร์ด้านการศึกษาในระดับสานักงานปลดั กระทรวง และกระทรวงศกึ ษาธิการ ๓.๑.๑. รวบรวมปัญหาและอุปสรรคต่างๆ ทเ่ี กิดจากการใช้งานระบบ e-office เดมิ ทงั้ หมด ๓.๑.๒. วเิ คราะห์ปัญหาอปุ สรรคและความตอ้ งการ ความเป็นไปได้ทจี่ ะตอบสนอง ความต้องการ ของผู้ใชง้ านระบบงาน e-office ๓.๑.๓. วเิ คราะห์ระบบเดิม ๓.๑.๔. กาหนดเขอบเขตการพฒั นาของระบบ ขั้นตอนท่ี ๓.๒.จดั ทาและขออนมุ ัติโครงการ ๓.๒.๑. รบั เร่ืองจากกลุ่มงานภายในหนว่ ยงาน ตรวจสอบรายละเอียดของโครงการ ๓.๒.๒. จดั ทาหนงั สอื เสนอปลัดเพอื่ ขออนุมัตโิ ครงการทา TOR ข้นั ตอนท่ี ๓.๓.จดั ทา TOR และเสนอผูบ้ รหิ ารใหค้ วามเหน็ ชอบ ๓.๓.๑. แจง้ ประสานผเู้ กย่ี วข้องเพื่อแต่งตงั้ เป็นคณะกรรมการพจิ ารณา TOR ๓.๓.๒. จดั ทาหนังสือเสนอปลัดเพื่อแต่งตง้ั คณะกรรมการพิจารณา TOR ๓.๓.๓. ยกรา่ งเอกสาร TOR ๓.๓.๔. จดั ทาระเบียบวาระการประชมุ และหนังสือเชิญประชุมคณะกรรมการ TOR ๓.๓.๕. จดั ประชุมคณะกรรมการพิจารณากาหนดขอบเขต TOR/ สรุปผลรายงานการประชุม ๓.๓.๖. ปรบั แกไ้ ขรา่ ง TOR ตามมตทิ ปี่ ระชมุ ๓.๓.๗. เสนอคณะกรรมการ TOR ลงนามรับรอง ๓.๓.๘. จัดทาหนงั สอื เสนอปลัดกระทรวงเพื่อลงนามอนมุ ตั ิข้อกาหนดและขอบเขต ของการจดั จา้ ง TOR แจ้งรายชอื่ คณะกรรมการเปดิ ซองตรวจรบั พสั ดุ ขน้ั ตอนที่ ๓.๔. มกี ารจดั ซื้อจัดจา้ ง ๓.๔.๑. ดาเนินการพิจารณาคัดเลอื กผู้รับจา้ ง/เปิดซอง ๓.๔.๒. ประสาน/ตรวจสอบ/ให้ขอ้ มูลกับผู้ดาเนนิ การรบั จ้าง ขั้นตอนท่ี ๓.๕. วเิ คราะหต์ รวจสอบระบบและจัดอบรม ๓.๕.๑. ตรวจรับวเิ คราะห์ระบบ ๓.๕.๑.๑. จดั ทาหนงั สือเชิญประชุมคณะกรรมการตรวจรบั และผู้รบั จา้ ง เพื่อตรวจรับระบบงาน ๓.๕.๑.๒. ดาเนนิ การจัดประชมุ คณะกรรมการตรวจรับระบบ e-office ๓.๕.๑.๓. ผู้รับจา้ งนาตัวอยา่ งของระบบทีป่ รับปรงุ พฒั นาแลว้ มาให้ คณะกรรมการตรวจรับพจิ ารณา

๓.๕.๒. ทดสอบระบบ ๓.๕.๒.๑. ทา Functional Test ๓.๕.๒.๒. ทา System Test ทงั้ ระบบ ๓.๕.๒.๓. เตรียมขอ้ มูลตวั อย่าง ๓.๕.๒.๔. นาเขา้ ขอ้ มูลตัวอย่าง ๓.๕.๒.๕. ทดสอบระบบดว้ ยขอ้ มลู ตวั อย่างใน ๓.๕.๒.๖. แต่ละ Function การใชง้ าน ๓.๕.๒.๗. ทดสอบระบบดว้ ยข้อมูลตัวอยา่ งในภาพรวม ๓.๕.๒.๘. ติดตั้งระบบทีผ่ ่านการทดสอบแลว้ ๓.๕.๒.๙. เตรียมเครอ่ื งแม่ข่าย ๓.๕.๒.๑๐. เตรียม Software (Os, Database, Application, Antivirus ) ๓.๕.๒.๑๑. ตดิ ต้ัง Web Server ๓.๕.๒.๑๒. Install Program (Os, Database, Application, Antivirus ) ๓.๕.๒.๑๓. Install ระบบงานทีพ่ ฒั นาเรียบร้อยแล้ว ๓.๕.๒.๑๔. ทดสอบระบบหลงั การติดตั้ง ๓.๕.๒.๑๕. ผู้รับจ้างจดั ทาเอกสารรายงานการทดสอบและติดตง้ั ระบบรวมถงึ ค่มู ือระบบและคมู่ ือการใชง้ านการทดสอบและตดิ ต้ังระบบรวม ถึงคู่มือระบบและคู่มือการใช้งาน ๓.๕.๓. จดั อบรมการใช้ระบบงาน ๓.๕.๓.๑. จัดทาหนังสือเชิญผู้ใชง้ านเข้ารับการอบรมระบบทีพ่ ัฒนาปรบั ปรุงใหม่ ๓.๕.๓.๒. ดาเนินการอบรม ๓.๕.๓.๓. จดั ทารายงานสรปุ ปญั หาของระบบงานทเี่ กิดขน้ึ และข้อเสนอแนะ จากผเู้ ข้าอบรมเสนอผู้บรหิ ารเพ่ือรับทราบขัน้ ตอนที่ ๓.๖ แจ้งหนว่ ยงานในสงั กัด สป.นาระบบไปใช้ ๓.๖.๑. จดั ทาหนังสือแจ้งหน่วยงานทุกสานกั ในสงั กดั สป.และสงั กัด ศธ. ท่ใี ชร้ ะบบสานกั งาน อิเลก็ ทรอนิกส์ (e-Office) เพ่ือเริ่มตน้ ใช้งานในระบบดังกล่าวข้ันตอนที่ ๓.๗. รับแจง้ ปญั หาที่เกิดจากการใชร้ ะบบ ๓.๗.๑. ดาเนนิ การแก้ไขปัญหาทเ่ี กิดจากการใชร้ ะบบทนั ทีท่ีไดร้ ับแจ้งทางโทรศัพท์/อเี มล/์ โทรสารข้ันตอนที่ ๓.๘. สรปุ วเิ คราะหป์ ัญหาและความตอ้ งการของผู้ใช้งานเพ่ือพฒั นาและปรับปรุงระบบการพัฒนาครงั้ ต่อไป ๓.๘.๑. จดั ทาหนงั สอื บันทึกเสนอผู้บรหิ ารเพ่ือรับทราบปัญหาและแนวทางการพฒั นาระบบขั้นตอนที่ ๓.๙. จดั เก็บข้อมูลปญั หาและความต้องการของผูใ้ ชง้ านเข้าระบบสารสนเทศ (ขนั้ ตอนนเ้ี ป็นขัน้ ตอนใหม่ทเ่ี กดิ ข้ึนเน่ืองจากข้อกาหนด (E3)

มาตรฐานการปฏบิ ตั ิงาน (Work Standard) มาตรฐานการปฏิบัติงาน ( Work Standard) สานักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน(๒๕๒๙ : ๕๓) ได้ให้ความหมายว่า เป็นผลการปฏิบัติงานในระดับใดระดับหนึ่ง ซ่ึงถือว่าเป็นเกณฑ์ท่ีน่าพอใจหรอื อยใู่ นระดับที่ผู้ปฏิบัติงานส่วนใหญท่ าได้ การกาหนดมาตรฐานการปฏิบัตงิ านจะเป็นลกั ษณะข้อตกลงร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาในงานที่ต้องปฏิบัติ โดยจะมีกรอบในการพิจารณากาหนดมาตรฐานหลายๆ ด้าน ดว้ ยกัน อาทิ ด้านปรมิ าณ คุณภาพ ระยะเวลา คา่ ใชจ้ า่ ย หรือพฤตกิ รรมของผปู้ ฏบิ ตั ิงาน เนอ่ื งจากมาตรฐานของงานบางประเภทจะออกมาในรูปของปริมาณ ในขณะที่บางประเภทอาจจะออกมาในรูปของคุณภาพ องค์กรจึงจาเป็นต้องกาหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานให้เหมาะสมและสอดคลองกับลักษณะของงานประเภทน้นั ๆ เพ่ือให้การจัดทาคู่มือการปฏิบัติงาน เพ่ือให้การพัฒนาระบบสานักงานอิเล็กทรอนิคส์(e-Office) เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ กลุ่มพัฒนาส่ือดิจิทัลและระบบบริการอิเล็กทรอนิกส์ จาได้ดาเนินการตามแนวทางเกณฑค์ ุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ หมวด 6 การจดั การกระบวนการ (รายละเอียดโปรดศกึ ษาเพมิ่ เติมในภาคผนวก) ต้งั แต่การกาหนดชื่อกระบวนการ การวเิ คราะห์เพอ่ื กาหนดกลุ่มผูร้ ับบรกิ ารและผ้มู ีสว่ นได้สว่ นเสยี ของกระบวนการ การรับฟงั ความต้องการและความคาดหวงั ของผรู้ ับบรกิ ารการจัดทาข้อกาหนดที่สาคัญและตัวช้ีวัดของกระบวนการ การออกแบบกระบวนการ และการกาหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานของกระบวนการ โดยในสว่ นของการกาหนดมาตรฐานการปฏิบตั ิงานนน่ั นับเป็นส่วนสาคญั ในการควบคุมคุณภาพในการปฏิบัติงานของบุคลลากร ซ่ึงจะเป็นแนวทางให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนสามารถสร้างผลผลิตและผลสัมฤทธ์ิของงานได้ตามมาตรฐานที่กาหนด อันจะนาไปสู่การตอบสนองความต้องการและสร้างความพึงพอใจให้แก่ผู้รับบริการ (รายละเอียดท่มี าการวิเคราะหต์ ามเอกสารในภาคผนวก) ในการออกแบบกระบวนการปฏิบัติงาน จะมีการกาหนดจุดควบคุมการปฏิบัติงานในขั้นตอนที่สาคัญให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งแต่ละจุดควบคุมจะมีข้อกาหนดท่ีสาคัญให้ผู้ปฏิบัติงานต้องปฏิบัติตามและข้อกาหนดเหล่านี้จะถูกกาหนดเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน โดยค่าเป้าหมายของตัวชี้วัดเหล่านน้ั จะถูกกาหนดเป็นมาตรฐานการปฏิบตั ิงานของกระบวนการ กระบวนการพัฒนาระบบสานักงานอิเล็กทรอนิคส์(e-Office) ประกอบด้วย ๓ ข้ันตอนใหญ่และ ๒๖ ขั้นตอนยอ่ ย โดยมมี าตรฐานการปฏบิ ัตงิ าน ดงั น้ี กิจกรรม/ขนั้ ตอน มาตรฐานการปฏบิ ัตงิ านSUB 1 กระบวนการพัฒนาระบบสานักงานอิเล็กทรอนิคส์(E-Office)๑. ศึกษาวเิ คราะห์นโยบาย ยุทธศาสตรด์ า้ นการศึกษา ในระดบั สานักงานปลดั กระทรวงและกระทรวงศึกษาธิการ๒. รวบรวมปญั หาและอปุ สรรคต่างๆ ท่เี กิดจากการใชง้ าน ระบบ e-office เดมิ ทัง้ หมด๓. วเิ คราะหป์ ญั หาอุปสรรคและความต้องการ ความเปน็ ไป ได้ทจี่ ะตอบสนองความตอ้ งการของผใู้ ช้งานระบบงาน e-office๔. วเิ คราะหร์ ะบบเดิม๕. กาหนดเขอบเขตการพัฒนาของระบบ

๖. จดั ทาและขออนมุ ัติโครงการ - ติดตามแบบสารวจการใชง้ านระบบ e-Office๗. จัดทา TOR และเสนอผบู้ ริหารใหค้ วามเหน็ ชอบ จากหนว่ ยงานไดร้ บั กลับคนื มาไมน่ ้อยกวา่ รอ้ ยละ๘. การจดั ซอ้ื จดั จา้ งพัฒนาระบบ 80 จากจานวนแบบสารวจทส่ี ่งไปทัง้ หมด๙. จดั ประชมุ คณะกรรมการตรวจรบั และตรวจสอบระบบ - ตดิ ตามแบบสารวจการใช้งานระบบ e-Office ไดร้ ับคืนจากหนว่ ยงานไดไ้ ม่น้อยกวา่ ร้อยละ 80 พรอ้ มจัดอบรมและทดสอบระบบ จากจานวนระบบ e-Office ทัง้ หมด๑๐. แจ้งหน่วยงานในสงั กัด สป.และสงั กัด ศธ.นาระบบไปใช้SUB 2 การติดตามการใช้งานระบบสานักงานอิเลก็ ทรอนิกส์ สามารถดาเนินการแกไ้ ขปญั หาการใช้งานระบบ๑๑. การจดั เตรยี มข้อมลู e-Office ไดภ้ ายใน 3 ชม. นบั จากไดร้ บั เร่อื งทีร่ ับ แจ้งไดไ้ ม่นอ้ ยกวา่ ร้อยละ 80 จากจานวนเรือ่ ง๑๒. การจดั เตรยี มการดาเนนิ งานตามโครงการอบรมติดตาม ทแี่ จ้งมาท้ังหมด ตามกลมุ่ เป้าหมาย๑๓. การเสนอขออนมุ ัตโิ ครงการตดิ ตามการใชร้ ะบบ๑๔. การเตรียมดาเนินการโครงการตดิ ตามการใชร้ ะบบ๑๕. การจัดดาเนนิ การอบรม (3วนั )๑๖. การประมวลผลการดาเนินงานโครงการ๑๗. การส่งคืนเงินคลังและลา้ งเงนิ ยมื ทดรองราชการSUB-3 การพัฒนาปรบั ปรุงระบบสานกั งานอิเล็กทรอนิกส์ e-Office๑๘. ศึกษาวเิ คราะห์นโยบาย ยทุ ธศาสตร์ด้านการศึกษา ในระดับ สป. และกระทรวงศึกษาธกิ าร๑๙. จัดทาและขออนุมตั ิโครงการ๒๐. จดั ทา TOR และเสนอผู้บรหิ ารใหค้ วามเหน็ ชอบ๒๑. การจดั ซ้อื จัดจ้างเพ่อื พัฒนาระบบ๒๒. วเิ คราะหต์ รวจสอบระบบและจัดอบรมระบบ๒๓. แจง้ หน่วยงานในสงั กดั สป. นาระบบไปใช้๒๔. รับแจ้งปัญหาทีเ่ กิดจากการใช้ระบบ๒๕. สรปุ วิเคราะห์ปญั หาและความตอ้ งการ๒๖.จดั เกบ็ ขอ้ มูลปัญหาและความต้องการของผู้ใช้งาน เขา้ ระบบสารสนเทศ

ระบบการตดิ ตามประเมนิ ผล (Evaluation) คู่มือการปฏิบัติงานการพัฒนาระบบสานักงานอิเล็กทรอนิคส์ (e-Office) จัดทาขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์เพ่ือให้ผู้ปฏิบัติงานท่ีรับผิดชอบกระบวนการน้ี ใช้เป็นแนวทางในการดาเนินงานให้เป็นไปตามมาตรฐานการปฏิบัติงานที่กาหนดไว้ เพ่ือให้เกิดประสิทธิภาพและผลสัมฤทธิ์ทั้งในเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ สามารถตอบสนองความต้องการ และสร้างความพึงพอใจให้แก่ผู้รับบริการได้ ท้ังน้ี จะติดตามประเมนิ ผลการปฏิบัติงานของผูท้ รี่ ับผิดชอบกระบวนการเปรยี บเทยี บกับตวั ช้ีวดั สาคญั และคา่ เปา้ หมายทกี่ าหนดเป็นมาตรฐานของกระบวนการโดย ๑. กาหนดให้ผู้ปฏิบัติงานท่ีรับผิดชอบกระบวนการฯ ต้องจัดทาตัวช้ีวัดตามคารับรองการปฏิบัติราชการ ระดับบุคคล โดยต้องวัดผลสัมฤทธิ์ของการดาเนินงานเทียบกับค่าเป้าหมายตามมาตรฐานการปฏิบตั งิ านของกระบวนการฯ ๒. ให้ผู้ปฏิบัติงานจัดทาสรุปผลการดาเนินงานเสนอผู้อานวยการศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการส่อื สาร สป. เมอ่ื ดาเนนิ การสาเร็จครบทุกขัน้ ตอนของกระบวนการแลว้ ๓. ประเมินผลการปฏิบัตงิ านเทยี บกบั มาตรฐานของกระบวนการทีก่ าหนดไว้ ทั้งน้ี กาหนดระบบการประเมินผลตัวช้ีวัดของ กระบวนการพัฒนาระบบสานักงานอิเล็กทรอนกิ ส์(e-Office) มดี ังน้ีตัวชวี้ ัดผลลพั ธข์ องกระบวนการ : ร้อยละความพึงพอใจของผู้ใช้งานระบบท่ีมตี ่อการใชง้ านระบบ E-Officeตวั ช้ีวดั ภายในกระบวนการ แนวทางการประเมนิ ความถี่ วธิ กี ารประเมนิ ในการ๑.ร้อยละของแบบสารวจการใชง้ าน พิจารณาจากการดาเนินงานของ ประเมนิ ตรวจสอบจากจานวนแบบสารวจระบบE-Office ทีส่ ามารถตดิ ตามได้ ผู้รับผิดชอบว่าสามารถติดตามแบบ รายปี ในหนังสอื นาส่งหนว่ ยงานเทียบกับ สารวจการใช้งานระบบ E-Office จาก จ า น ว น แ บ บ ส อ บ ถ า ม ที่ ไ ด้ รั บจากหน่วยงาน รายปี กลบั คืนมา หน่วยงานได้ก่ีชุดคิดเทียบเป็นร้อยละ รายปี ตรวจสอบจากจานวนระบบท่ไี ด้รบั จากจานวนแบบสารวจที่สง่ ไปทัง้ หมด แบบสารวจกลับคืนจากหน่วยงาน เทียบกับรายช่ือระบบ E-Office๒. รอ้ ยละของระบบ E-Office ที่ พิจารณาจากการดาเนินงานของ ทง้ั หมดสามารถตดิ ตามแบบสารวจการใชง้ าน ผู้รับผิดชอบว่าสามารถติดตามแบบ ตรวจสอบจากระยะเวลานับต้ังแต่ ได้รับการแจ้งซ่อมจากผู้ใช้งานได้จากหนว่ ยงาน สารวจการใช้งานระบบ E-Office จาก จนถึงเวลาที่ให้บริการแก้ไขปัญหา แก่ผู้ใช้งานเทียบกับระยะเวลา หน่วยงานได้ก่ีระบบคิดเทียบเป็นร้อย ทกี่ าหนดทกุ เร่ือง ละจากจานวนระบบ E-Office ทัง้ หมด๓. ร้อยละของเรื่องการแจ้งปัญหา พิจารณาจากการดาเนนิ งานของการใช้งานระบบ e-Office ทีส่ ามารถ ผู้รบั ผิดชอบว่าสามารถดาเนนิ การแก้ไขดาเนินการแก้ไขได้ภายในเวลาที่ ปัญหาการใชง้ านระบบ e-officeกาหนด ได้ภายในเวลาทก่ี าหนดกี่เร่อื งคดิ เทยี บ เปน็ ร้อยละจากจานวนเรอื่ งที่ไดร้ ับแจง้ ปญั หาการใชง้ านระบบ E-Office ท้ังหมด

ภาคผนวก