เทคโนโลยีสารสนเทศ ในงานสำนักงาน

เทคโนโลยีสารสนเทศ จัดทำโดย นนาางงสสาาววนนาารรีีรรััตตนน์์ หหนน่่ออแแกก้้วว เเลลขขททีี่่1111 ปปววสส..22//กกสส.. รราายยววิิชชาาเเททคคโโนนโโลลยยีีสสาารรสสนนเเททศศเเพพืื่่ออกกาารรจจััดดกกาารรสสำำนนัักกงงาานน รรหหััสสววิิชชาา 3300221166--22110011

ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) อุปกรณ์หรือเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมประมวล เก็บรักษา และเผยแพร่ข้อมูลและสารสนเทศโดยรวมทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ฐานข้อมูล และการสื่อสาร โทรคมนาคม

ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ ระบบสารสนเทศสร้างขึ้นมาเพื่อจุดมุ่งหมายหลายประการ จุดมุ่งหมายพื้นฐานประการหนึ่ง คือ การประมวลข้อมูล (Data) ให้เป็นสารสนเทศ (Information) และนำไปสู่ความรู้ (Knowledge)ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน

ความหมายของข้อมูล ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเหตุการณ์ หรือข้อมูลดิบที่ยังไม่ผ่าน การประมวลผล ยังไม่มีความหมายในการนำไปใช้งาน ข้อมูลอาจเป็น ตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ รูปภาพ เสียง หรือภาพเคลื่อนไหว ความหมายของสารสนเทศ สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลหรือจัดระบบแล้ว เพื่อให้มีความหมายและคุณค่าสำหรับผู้ใช้

ลักษณะสารสนเทศที่ดี เนื้อหา (Content) -ความสมบูรณ์ครอบคลุม (completeness) -ความสัมพันธ์กับเรื่อง (relevance) -ความถูกต้อง (accuracy) -ความเชื่อถือได้ (reliability) -การตรวจสอบได้ (verifiability) รูปแบบ (Format) - สื่อการนำเสนอ (media) - ชัดเจน (clarity) - ความยืดหยุ่น (flexibility) - ระดับรายละเอียด (level of detail) - ประหยัด (economy) - รูปแบบการนำเสนอ (presentation)

ลักษณะสารสนเทศที่ดี เวลา (Time) - ความรวดเร็วและทันใช้ (timely) - การปรับปรุงให้ทันสมัย (up-to-date) - มีระยะเวลา (time period) กระบวนการ (Process) - ความสามารถในการเข้าถึง (accessibility) - การมีส่วนร่วม (participation) - การเชื่อมโยง (connectivity)

ความหมายของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่รวบรวม ประมวล เก็บรักษา และเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อใช้ในหารวางแผน การ พัฒนาตัดสินใจ ประสานงาน และควบคุมการดำเนินงาน

องค์ประกอบระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการที่ใช้คอมพิวเตอร์ (Computer-based information systems CBIS) มีองค์ประกอบที่สำคัญ 5 ส่วนคือ ฮาร์ดแวร์ (hardware) ซอฟต์แวร์ (software) ฐานข้อมูล (database) เครือข่าย (network) กระบวนการ (procedure) และคน (people)

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ ประสิทธิภาพ (Efficiency) ระบบสารสนเทศทำให้การปฏิบัติงานมีความรวดเร็วมากขึ้น ช่วยลดต้นทุน ช่วยให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว ระบบสารสนเทศช่วยทำให้การประสานงานระหว่างฝ่ายต่างๆ

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ ประสิทธิผล (Effectiveness) ระบบสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศที่ออกแบบสำหรับผู้บริหาร ระบบสารสนเทศช่วยในการเลือกผลิตสินค้า/บริการที่เหมาะสมระบบสารสนเทศ จะช่วยทำให้องค์การทราบถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับต้นทุน ระบบสารสนเทศช่วยปรับปรุงคุณภาพของสินค้า/บริการให้ดีขึ้นระบบสารสนเทศ ทำให้การติดต่อระหว่างหน่วยงานและลูกค้า สามารถทำได้โดยถูกต้องและรวดเร็วขึ้น

ความสำคัญของสำนักงานเทคโนโลยี ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีบทบาทต่อการ ดำเนินธุรกิจ การทำงานในสำนักงาน และการบริหาร งานสำนักงาน จึงมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ ค่อนข้างมาก เพื่อความได้เปรียบในการแข่งขัน ดังนั้น หากธุรกิจใดบริหารงานโดยไม่มีการนำ เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยอาจทำให้เสียโอกาส ทางการแข่งขันและความอยู่รอด

เทคโนโลยีสารสนเทศสำนักงาน เทคโนโลยีสำนักงาน (Office Technology ) คือ เทคโนโลยี สองด้านหลัก ๆ ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในการบริหารงานสำนักงาน ช่วยให้เกิดความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ตอบสนองผู้ใช้ได้ดี ความแม่นยำในการใช้ข้อมูลข่าวสาร และนำมาซึ่งการ ตัดสินใจที่ดีและถูกต้อง ประสิทธิภาพ และความประหยัด

เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในสำนักงานนั้น ประกอบด้วย เทคโนโลยี 3 ประเภทดังนี้ 1) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้กับงานสำนักงาน ได้แก่ เทคโนโลยีด้านฮาร์ดแวร์ (Hardware) เทคโนโลยีด้านซอฟต์แวร์ (Software) เทคโนโลยีฐานข้อมูล (Database) 2) เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถช่วยให้งานสำนักงานสะดวก ขึ้นเช่น เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องฉายภาพ เป็นต้น 3) เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร ในปัจจุบันการสื่อสารมีหลายรูปแบบ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม เป็นต้น

ระบบสารสนเทศสำนักงาน ระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS = Office Information System) คือ ระบบเทคโนโลยีและเทคโนโลยีสารสนเทศ สำหรับ ทุกคนในองค์กร เพื่อช่วยให้การทำงานร่วมกับการติดต่อสื่อสาร ภายใน และภายนอกสำนักงานมีประสิทธิภาพสูงสุด เช่น การแชร์เอกสาร อีเมล ระบบเครือข่ายเอกสารภายในสำนักงาน ระบบไอพีโฟน ระบบประเมินออนไลน์, Workflow, Leave Online หรือ Google Doc เป็นต้น

ระบบสารสนเทศสำนักงาน ระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS) คือ ระบบสารสนเทศที่ ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงาน มีประสิทธิภาพ โดยผสานระหว่าง เทคโนโลยีสารสนเทศ และ เทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงาน เพื่อปฏิบัติงานในสำนักงาน ได้มีประสิทธิภาพ และมีความสะดวกในการติดต่อสื่อสาร

สำนักงานอัตโนมัติ E-Office หรือสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ หรือสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ สำนักงานยุคใหม่ที่มีการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในสำนักงาน เพื่อใช้เทคโนโลยีมา สนับสนุนการดำเนินงานให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ เช่น จดหมายเวียน ระบบกลุ่มอีเมล จัดเก็บข้อมูลไม่ซ้ำซ้อน ค้นหาข้อมูลได้เร็ว ติดต่อสื่อสาร ได้ง่าย ลดกระดาษ ลดพื้นที่ใช้งาน และทำงานเป็นอัตโนมัติ

ระบบสารสนเทศสำนักงาน ประกอบด้วย 1. ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System) - ระบบการประมวลผลคำ (Word Processing Systems) - การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) - ระบบการประมวลภาพ (Image Processing Systems) - การทำสำเนา (Reprographics) - หน่วยเก็บข้อมูลถาวร (Archival Storage)

2. ระบบการจัดการข่าวสาร (Message-handling Systems) - ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail) - ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail) - โทรสาร (Facsimile) 3. ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support Systems) - โปรแกรมเครือข่าย (Group Ware) - โปรแกรมตั้งโต๊ะเอนกประสงค์ (Desktop Organizers)

4. ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing System) - การประชุมด้วยเสียง (Audio Teleconferencing) - การประชุมด้วยภาพ (Video Teleconferencing) - การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing) - โทรศัพท์ภายใน (In-house Television) - การทำงานทางไกล (Telecommuting)

อ้างอิง https://www.nkatc.ac.th/web/pictures/e-learning/ e-lennning5/j.html http://www.thaiall.com/mis/mis12.htm https://www.scimath.org/article- technology/item/12413-e-office-4-0